1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Sự khác nhau lớn nhất là ở chỗ dự án thì mang tính trình tự chứ không theo các hoạt động thông thường như
trong quản lý nói chung. Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án,
thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận.Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định
nghĩa: “Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay một kết quả
độc nhất nào đó”.
Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không
phải là dự án nữa. Và tất nhiên cũng có nghĩa là, một dự án phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể (tiến độ,
thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) và đòi hỏi kết quả thực hiện công
việc phải theo yêu cầu (kết quả).Nói cách khác, mục tiêu của dự án gồm: Kết quả dự án Chi phí dự án Tiến độ dự
án Quy mô dự án Có người có định nghĩa khác rằng, dự án là một trình tự các giải pháp nhằm giải quyết một vấn
đề cụ thể. Đó có thể là một sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, một chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao
thông, dân số hay vấn đề môi trường. HOẠCH ĐỊNH VÀ VAI TRÒ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Tại sao nhiều dự án bị
thất bại, thể hiện lãng phí tiền của và có thể phải hủy bỏ. Nhiều số liệu thống kê chỉ ra rằng, có ít nhất một phần ba
chi phí để phát triển sản phẩm là dùng để làm lại dự án. Có nghĩa là cứ trong ba kỹ sư được chọn ra để làm một
dự án thì có một người phải sử dụng toàn thời gian của mình để làm lại những gì mà hai người kia đã làm sai lúc
đầu.Có người nghĩ rằng dự án xây dựng thì luôn phải được xác định rõ ràng và dễ dàng kiểm soát hơn các dự án
trong lĩnh vực nghiên cứu khác, nhưng thực tế cũng không thoát được những thất bại tương tự.Nguyên nhân đầu
tiên mà không phải ai cũng nhận ra, đó là công tác hoạch định. Một dự án có kế hoạch kém chất lượng sẽ dẫn đến
thất bại sớm. Người ta thường có thói quen tiến hành ngay một công việc, ngay cả là công việc mới mẻ để nhanh
chóng hoàn thành. Kết quả là phải sử dụng nhiều thời gian hơn dự kiến để làm lại những việc bị sai, sửa chữa
những công việc bị bế tắc do đi chệnh hướng.Vai trò của nhà quản lý là ở chỗ nào? Nếu bạn là một nhà quản lý và
phải vắng mặt ở đơn vị trong một thời gian tương đối dài mà hoạt động của đơn vị bị giảm sút thì chứng tỏ vai trò
của bạn đã tác động tích cực lên công việc của đơn vị. Và nếu, “không mợ thì chợ cũng đông” thì chứng tỏ điều
ngược lại. Và nếu không như thế thì làm sao có thể phân biệt đâu là một nhà quản lý giỏi, đâu là nhà “kỹ trị” và đâu
là nhà “chính trị”. Mà một người thì không thể có được tất cả. Trong quản lý dự án cũng hoàn toàn tương tự.
QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ
Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra: “quản lý dự án là việc áp dụng:Kiến thứcKỹ năngCông cụ, vàKỹ
thuậtvào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra”. Quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết
hợp các quy trình:Lập kế hoạch dự án
Thực hiện dự án
Điều hành và kiểm soát dự án
Kết thúc dự án
Một sai lầm mà các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường mắc phải đó là, muốn lên kế hoạch tổng thể và
chi tiết cho toàn bộ các bộ phận dự án. Thoạt đầu, những tưởng việc làm đó là thể hiện sâu sát nhưng thực sự
chúng đã chứa đựng nhiều khiếm khuyết vì họ hoàn toàn không đủ dữ kiện ban đầu, dẫn đến quyết định chủ quan
áp đặt. Một người, kể cả lãnh đạo chẳng thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng sai dẫn đến toàn bộ dự án
sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu. Quy tắc đầu tiên của quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải
cùng nhau lên kế hoạch.