Distretto Rotary 2080 Assemblea Formativa Cagliari 19 giugno 2016 Relazione DRFC Commissione Distrettuale Rotary Foundation Bruno Nigro

1. La commissione R.F. del D2080
Assemblea formativa Cagliari 19.06.2016
Relatore DRFC D2080 (a.r. 2016-2017)

2. Obiettivi della sessione
• La missione della RF
• Il programma della Commissione
• Il conflitto di interessi: cosa/come fare
Obiettivi della sessione

3. Missione della Rotary Foundation

4. Lo scopo del Rotary è di diffondere il valore del servizio, motore e
propulsore ideale di ogni attività. In particolare, esso si propone di:
Primo. Promuovere e sviluppare relazioni amichevoli fra i propri soci per
renderli meglio atti a servire l’interesse generale;
Secondo. Informare ai principi della più alta rettitudine l’attività professionale
e imprenditoriale, riconoscendo la dignità di ogni occupazione utile e facendo sì
che venga esercitata nella maniera più nobile, quale mezzo per servire la
collettività;
Terzo. Orientare l’attività privata, professionale e pubblica di ogni socio del
club secondo l’ideale del servizio;
Quarto. Propagare la comprensione reciproca, la cooperazione e la pace a
livello internazionale mediante il diffondersi nel mondo di relazioni amichevoli
fra persone esercitanti diverse attività economiche e professionali, unite nel
comune proposito e nella volontà di servire. (RRI 4, STRC 4)
[Manuale di Procedura, 2013 pagg. 61-62]
SCOPO DEL ROTARY

5. MISSIONE DEL ROTARY INTERNATIONAL
La nostra missione è di servire gli altri, promuovere
l’integrità e avanzare la comprensione, la buona volontà e la
pace nel mondo attraverso una rete di professionisti,
imprenditori e personalità di spicco della comunità. (RCP
26.010.)
[Manuale di Procedura, 2013 pag.62]
MISSIONE DEL ROTARY INTERNATIONAL

6. MISSIONE DELLA FONDAZIONE ROTARY
La missione della Fondazione Rotary è consentire ai
Rotariani di promuovere la comprensione, la buona volontà
e la pace nel mondo migliorando le condizioni sanitarie,
appoggiando l’istruzione e alleviando la povertà*. (TRFC 1.030.)
Lo fa aiutando a finanziare le nostre attività
umanitarie che vanno dai progetti locali alle
iniziative globali
*[Manuale di Procedura, 2013 pag.62]
MISSIONE DELLA FONDAZIONE ROTARY

7. Il programma della
Commissione

8. Gli obiettivi del D2080

9. Obiettivi R.F. del D2080
Gli obiettivi del Distretto 2080 per il 2016/2017 (fonte: SISD)
1. aumento dell’effettivo (giovani e neo pensionati)
2. coinvolgimento dei soci e dinamismo dei club
3. più club con attestato presidenziale
4. maggiore conoscenza e più sensibilità nei confronti della RF
5. End polio now, ora e per sempre
6. Alzare la media delle donazioni al fondo annuale, da destinare attraverso i FODD alle
sovvenzioni della Fondazione
7. Aumentare le donazioni dei club e di esterni al RI per Polio Plus
8. Incrementare qualità ed impatto della azione umanitaria del RI attraverso le sovvenzioni della
RF e le sei aree di intervento (risoluzione dei conflitti, prevenzione e cura delle malattie, acqua
e strutture igienico sanitarie, salute materna ed infantile, alfabetizzazione ed educazione di
base, sviluppo economico e comunitario)
9. Aumentare le azioni di servizio sostenibili incentrate su programmi e iniziative a sostegno dei
giovani e delle sei aree di intervento
10. Sensibilizzare il pubblico sul Rotary
11. Promuovere i successi della RF e i 100 anni del suo impegno umanitario.

10. LA STRUTTURA

11. La struttura della Commissione R.F. del D2080
Commissione R.F.
Sovvenzioni
Buona
Amministrazione PolioPlus Raccolta fondi
Distrettuali
Globali
Borse di Studio
VTT
Task Force
Maratona Roma
2017
Sottocommissione
Revisione contabile
Task force
PHS
Task Force conflitti
interesse

12. LE PERSONE:
a) gli indispensabili
b) gli “altri”

13. GLI INDISPENSABILI

14. I dirigenti dei Club e i Rotariani delle commissioni R.F. di Club
• Forniscono informazioni e formazione sulla R.F. ai loro Club
• Sono gli interlocutori della R.F. per le Comunicazioni ai/dai Club
• Consentono ai Club di formulare corrette domande per Sovvenzioni Distrettuali e Globali, Borse di
Studio, VTT
• Promuovono le sovvenzioni e le altre attività della Fondazione e incoraggiano i soci a parteciparvi
• Motivano i soci a donare alla Fondazione
• Partecipano al seminario sulla gestione delle sovvenzioni
• Sovraintendono al processo di qualificazione del club, necessario per poter usufruire delle sovvenzioni
della Fondazione
• Conducono, almeno quattro volte all’anno, programmi motivazionali sulla Fondazione per i soci
• Collaborano con il tesoriere alla gestione dei fondi delle sovvenzioni ricevuti dal club
• Collaborano con la commissione Progetti allo sviluppo di iniziative di servizio e al loro finanziamento
[Fonte: DIREZIONE DEL CLUB. MANUALE DELLA COMMISSIONE PER LA FONDAZIONE ROTARY]
i
LE PERSONE: Gli indispensabili

15. I Rotariani delle commissioni R.F. di Club
Per poter svolgere i loro compiti devono:
• Iscriversi a MyRotary
• Essere inseriti (dal Segretario del Club) in Rotary Club
Central con i rispettivi incarichi di Club
• Studiare il Manuale
• Rimanere in contatto con la Comm.ne del D2080
LE PERSONE

16. GLI “ALTRI”

17. Tutti i componenti della Commissione R.F.
del D2080 si trovano
QUI
(sarà aggiornato il 01.07.2016)
LE PERSONE: GLI “ALTRI”

18. Impegni e obiettivi della commisssione

19. 1. Ogni componente della Commissione si impegna a effettuare una donazione personale minima di
€26.50 a RF entro il 31.10.2016
2. Ogni componente della Commissione si impegna a conoscere il manuale RF di riferimento
3. Ogni componente della Commissione si impegna a partecipare ad almeno un evento distrettuale
formativo sulla RF
4. Ogni Sottocommissione si impegna a tracciare una bozza scritta delle proprie prassi/regolamento
(anche di erogazione dei fondi) e trasmetterla al DRFC e al coordinatore Comm.ne Buona
Amministrazione per l’implementazione
5. Ogni Sottocommissione si impegna a predisporre - entro il 30.07.2016 - un file in Powerpoint (o
simile) che sarà utilizzato per illustrare le attività della commissione e formare i Rotariani su tali
attività
6. Ogni componente della Commissione si impegna a prepararsi ed essere disponibile -dal
01.07.2016- a richiesta dei Club/commissione/DRFC/Distretto, a tenere brevi conferenze (15/20
min) sulle attività/progetti/programmi/obiettivi della propria commissione, inquadrati nel
contesto generale RF, con l’ausilio del file in Powerpoint elaborato dalla rispettiva Commissione
7. Creazione di un indirizzo email unico per ciascuna commissione per consentire immediata
condivisione delle informazioni
Impegni comuni a tutte le Sottocommissioni

20. 1. Adempiere compiti e responsabilità Manuale
2.Coordinare le sottocommissioni e sfruttare le
sinergie
3.Contribuire a garantire trasparenza e conoscenza
di tutte le procedure
4.Intervenire nelle situazioni di conflitti di
interesse
rfdistretto2080@gmail.com
Impegni DRFC del D2080

21. 1. implementa un sistema per facilitare e rilevare
l’uso improprio o gestione inappropriata dei fondi
2. effettua prontamente delle indagini in seguito alle
denunce sull’uso improprio e gestione
inappropriata dei fondi
3. riporta alla FR qualsiasi potenziale o circostanziata
denuncia di uso improprio o di gestione
inappropriata dei fondi
conflittirf2080@gmail.com
Impegni Task Force Conflitto Interessi

22. • Predisporre un piano di formazione per gruppi di club di ogni zona
• Consentire a TUTTI i Club del D2080 di partecipare a un GG
• Contribuire all’implementazione del “memorandum d’intesa per la
qualificazione del Club” MOU
• Concordare col Governatore le modalità ed i criteri di ripartizione
delle risorse distrettuali
• Sensibilizzare ogni Assistente del Governatore affinchè i Club
assegnati definiscano i propri obiettivi contributivi, comunichino
(prima dell’Assemblea Distrettuale) il nominativo del Presidente
Commissione R.F. e sollecitino la sua partecipazione agli incontri “di
zona” ed ai Seminari Distr.li R.F. (anche ai fini della qualificazione
del Club);
• Impegnare i Club alla “raccolta fondi” per i versamenti alla R.F.
globali2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Sovvenzioni Globali

23. 1. Creazione di un archivio elettronico delle
sovvenzioni
2.Creazione di un archivio elettronico dei format
(lettera/report/etc.) documentali da tempo
utilizzati, per una migliore gestione di procedure
e attività
distrettuali2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Sovvenzioni Distrettuali

24. Fase di pianificazione e implementazione
 Sondaggio presso i club
 Creazione rete con dei potenziali sponsor ( Università - Imprese -
 Associazioni.......)
 Recepire dal Governatore a.r. 2016/2017 l'indicazione del Tipo di Borsa/e da pianificare e offrire, condividendone,
come sottocommissione, gli obiettivi professionali e i risultati da conseguire.
 Preparare una procedura di domanda con un importo fisso
 Definire i requisiti di idoneità alla Borsa di Studio
 Definire e pubblicizzare la procedura di domanda e di selezione
 Determinare i requisiti di rendicontazione per i borsisti, gli impegni e le responsabilità dei club sponsor
 Selezionare e formare borsisti e Club Sponsor anche a fornire un costante feedback del periodo borsista.
 Comunicare ai club e ai candidati l'avvenuta assegnazione, con i termini per l'accettazione della stessa, oltre alla
 sintesi di diritti, doveri, impegno etico, assegnazione tutor, indicazioni per il monitoraggio.
Per le Borse di Studio per la Pace la sottocommissione:
1) Informa i rotariani (Club) sui programmi della Borsa di Studio per la Pace e li incoraggia a presentare partecipanti
2) Aiuta il Governatore a selezionare candidati qualificati
3) Conduce programmi di orientamento
4) Fornisce un programma di formazione agli Assistenti Sponsor e Ospite
5) Si attiva con i Borsisti, anche di altri distretti che arrivano nel nostro.
borsestudiod2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Borse di Studio

25. 1)Programmare e effettuare almeno un VTT
distrettuale per l’anno 2016-2017
• Valutare le proposte già presenti
• Evidenziare possibili nuove proposte
• Trovare un RC partner
• Trovare possibili RC sponsor
• Portare a termine la procedura
• Effettuare il VTT
2)Sollecitare i RC del Distretto a conoscere e
eventualmente organizzare GG o anche DG in forma di
VTT
vttd2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione VTT

26. Raccolta di almeno 200.000 euro per FAP
Aiutare i club a stabilire obiettivi di raccolta fondi e a scegliere le
strategie per realizzarli.
Organizzare raccolte di fondi a livello distrettuale e di club.
Incoraggiare i club a organizzare iniziative di raccolta fondi a
favore della Fondazione e li consiglia a proposito.
Coordina le attività svolte nel distretto per assicurare ai donatori
un adeguato riconoscimento.
Si esprime in merito alla distribuzione del FODD
Diffondere informazioni su Paul Harris Society e incrementare
membri
raccoltafondi2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Raccolta Fondi

27. a)Raccolta fondi coordinata dal Distretto a favore del programma PolioPlus nel corso dell’anno
(MARATONA DI ROMA); beneficiari i Club che adotteranno un runner solidale. Obiettivo di raccolta
almeno il 5% in più rispetto a 2015-16. coinvolgimento di almeno il 50% dei Club del Distretto 2080.
b) Pianificazione di almeno una raccolta fondi aperta al pubblico, a sostegno dell’iniziativa di
eradicazione della polio
c) Celebrazione della giornata mondiale della polio il 23/24 ottobre con un evento a livello distrettuale
di spessore internazionale
d) Raccolta tramite i salvadanai Pro Polio nelle scuole. Obiettivo almeno 70 scuole elementari
coinvolte in ambito distrettuale.
e) Iniziativa con tutti i ragazzi dello Scambio giovani e Rotaract ed Interact con maglietta end polio
now
e bandiere nazione di appartenenza per la c.d. foto “This Close”
f) Social Mobilization - Create Awareness: coinvolgimento di nuovi testimonial della campagna End
Polio Now – This Close
g) Collaborazione con il Governatore e i Presidenti delle commissioni distrettuali Fondazione Rotary e
Pubbliche relazioni per premiare le attività esemplari svolte dai club e a livello distrettuale nella lotta
contro la malattia.
h) Polio gala dinner
i) Polio newsletter
poliod2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione PolioPlus

28. Formazione di un Team Rotariano di fundraisers
OBIETTIVI DEL TEAM ROTARIANO
1. RACCOLTA FONDI
1. Incremento pagine sulla Rete del Dono per ogni singolo Club
2. Incremento partecipazione Rotaract
3. Ottenere dalla Rete del Dono visibilità in Home Page a partire dal lancio delle pagine
2. COMUNICAZIONE
1. Maggior visibilità e comunicazione in rete arricchendo pagine sui principali social networks
2. Analisi periodica delle pagine pubblicate e loro aggiornamento (foto…testo…)
3. Attività mirate a dare molta visibilità al Rotary e a Club aderenti
3. ISCRITTI MARATONA DI ROMA E ROMA FUN
1. Incremento del numero dei club aderenti con particolare riferimento alla Sardegna e Lazio
2. Incremento runners anche attraverso strette collaborazioni con Società Podistiche
3. Incremento partecipazione Interact per la Roma Fun
4. Creazione di un Team di runners e fitwalkers rotariano rappresentativo del Distretto
5. Acquisto pettorali da shop conveniente per la quantità
6. Attività in Inteclub tra soci runners
7. Rafforzamento tappa/puntotifo del 13’ km con medaglia destinata a coloro che correranno o cammineranno la Tappa
Distrettuale non competitiva
8. Rafforzamento e coinvolgimento alla Roma Fun come elemento di affiatamento tra familiari e amici dei soci
maratonad2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione PolioPlus – Task force Maratona di Roma

29. 1. Controllo del flusso delle sovvenzioni
1. Controllo presenze seminari
2. conservazione MOU cartaceo ed digitale
3. disponibilità elenco club qualificati
4. verifica requisiti per emissione bonifici ai Club
5. verifica estratto conto finale
6. Effettuare una visita ad un club x verifica procedure conserv. Archivio
7. controllo emissione dei rapporti finali/annuali
2. Definizione e raccolta delle buone prassi Rotary Foundation
3. Gestione riunioni revisione contabile
rfamministrazione2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Buona Amministrazione

30. 1. Conferma dell’adesione del distretto al proprio piano di gestione finanziaria.
2. Esame delle spese per sovvenzioni distrettuali, sovvenzioni globali sponsorizzate dal distretto
e sovvenzioni predefinite sponsorizzate dal distretto che include:
a. Selezione di una parte campione degli esborsi e riconciliazione a fronte della documentazione
di accompagnamento.
b. Revisione dell’intero elenco di spese per assicurare che i fondi siano stati spesi nel rispetto
dei termini e delle condizioni dell’assegnazione della sovvenzione.
c. Conferma dell’esecuzione di un’asta per tutte le spese con un importo cospicuo.
d. Revisione della procedura di esborso dei fondi per assicurare che siano stati applicati gli
appropriati controlli.
3. Verifica che tutte le transazioni finanziarie e attività progettuali correlate alla sovvenzione
siano state svolte in base alle prassi commerciali standard del settore:
a. Conferma dell’osservanza dei requisiti della FR sulla conservazione della relativa
documentazione.
b. Altre procedure ritenute necessarie dalla commissione di revisione della Fondazione Rotary
4. Rapporto conclusivo della valutazione finanziaria annuale, da consegnare ai club membri del
distretto entro tre mesi dalla fine di ogni anno rotariano.
revcont2080@gmail.com
Impegni della Sottocommissione Revisione Contabile

31. Cosa chiediamo ai Club

32. 1. Inserire in MyRotary e Rotary Club Central i nominativi dei presidenti della
commissione RF del Club (entro marzo/aprile prima dell’entrata in carica)
2. Inserire in Rotary Club Central gli obiettivi di raccolta e versamento a RF (entro il
mese di aprile dell’a.r. precedente)
3. Versare alla RF con regolarità
4. Partecipare ai bandi per le sovvenzioni e per le borse di studio
5. Organizzare eventi di raccolta fondi
6. Organizzare uno/due eventi formativi sulla RF destinati ai soci del Club
7. Stabilire un programma di rotazione per la commissione RF di Club in modo da
assicurare la progressiva implementazione e continuità delle conoscenze
8. Partecipare ai seminari formativi RF
Cosa chiediamo ai Club del D2080

33. Conflitto di interessi:
cosa è per R.F.– cosa/come fare

34. Perché ce ne occupiamo qui a Cagliari?
Cambiamenti a termini e condizioni delle
sovvenzioni -Sezione XII Creata nuova sezione
per includere l'intero regolamento sul conflitto
d'interessi – la R.F. chiede di occuparsene
Conflitto di interessi: perché ce ne occupiamo

35. • Tutti gli individui che partecipano a uno dei programmi di sovvenzione o
assegnazione di fondi devono svolgere le attività evitando qualsiasi tipo di conflitto
d’interessi reale o percepito
• Tale conflitto consiste in una relazione tra gli individui attraverso la quale gli
individui coinvolti in un programma di sovvenzione o assegnazione di fondi porta ad
un beneficio, o percepita come fonte del beneficio, per gli individui o loro famigliari,
conoscenze personali, colleghi di lavoro, interessi commerciali o un'organizzazione in
cui tali individui sono fiduciari, amministratori o dirigenti.
[testo come compare nella versione italiana]
A conflict of interest is a relationship among individuals through which an individual involved in a program grant or
award causes benefit, or could be perceived to cause benefit, for such individual or such individual’s family, personal
acquaintances, business colleagues, business interests, or an organization in which such individual is a trustee, director,
or officer. This conflict of interest policy shall be applied in the following circumstances as specifically set forth below.
The application of this conflict of interest policy shall not be limited to these circumstances.
Terms and Conditions for Rotary Foundation District Grants and Global Grants (updated March 2016)
Conflitto di interessi: cosa è per la R.F.

36. A quali circostanze si applica
1. Idoneità del destinatario
2. Imparzialità delle Commissioni selezionatrici
3. Transazioni d’affari con i fornitori
A quelle specificate, ma non limitatamente a quelle
Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

37. Idoneità dell’assegnazione al destinatario
Ai sensi dell'articolo 9.3 del Regolamento della Fondazione Rotary, quelli definiti qui di seguito non
possono essere candidati né destinatari finali di un’assegnazione o beneficiari di qualsiasi programma
della Fondazione Rotary. Tra questi individui sono inclusi i Rotariani attivi; dipendenti del club,
distretti e altre entità del Rotary (come definito nel Rotary Code of Policies) o del Rotary International;
i coniugi, discendenti (figli o nipoti di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senza
adozione), coniugi di discendenti diretti o antenati (genitori o nonni di sangue) delle persone nelle
suddette categorie; e dipendenti di agenzie, organizzazioni o istituzioni che collaborano con la
Fondazione Rotary o Rotary International.
Gli ex Rotariani continuano ad essere inidonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione della loro
affiliazione. Le persone non idonee in base al loro rapporto familiare con un ex Rotariano continuano a
non essere idonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione dell’affiliazione di un loro membro
della loro famiglia. Ciò nonostante, tali individui sono idonei a partecipare alle squadre di formazione
professionale e ai viaggi individuali per progetti umanitari (se tali individui sono ritenuti qualificati a
fare parte della squadra) finanziati con le sovvenzioni distrettuali e sovvenzioni globali.
Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

38. Imparzialità delle Commissioni selezionatrici
I Rotariani che ricoprono un incarico in un club o commissione di selezione a livello distrettuale per un
programma della Fondazione Rotary sono tenuti ad agire con la piena trasparenza nelle transazioni
con familiari, conoscenze personali o d'affari che hanno avanzato la loro richiesta e devono informare
il Presidente della Commissione prima del processo di selezione di eventuale conflitto di interessi reale
o percepito a causa del rapporto preesistente con un candidato all’assegnazione di fondi del
programma della Fondazione. Ad esempio, i dipendenti della stessa azienda o organizzazione, soci
appartenenti allo stesso club Rotary o soci dello stesso club che sponsorizza la domanda, rapporto
familiare, ecc. Il Presidente di Commissione di selezione deciderà se tale membro di commissione
debba partecipare o meno nella procedura di selezione per uno o tutti i candidati con i quali esiste un
conflitto di interessi reale o percepito. Se il Presidente di Commissione è il soggetto per il quale esiste
un conflitto di interessi reale o percepito, il Consiglio direttivo del club o il presidente DRFC, se
appropriato, deciderà se l’individuo in questione debba partecipare o meno alla selezione per uno o
tutti i candidati con i quali esiste un conflitto di interessi reale o percepito.
Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

39. Transazioni d’affari con i fornitori
Prima che la Fondazione Rotary, un distretto Rotary, un Rotary club o Rotariano possa condurre una
transazione commerciale correlata a un’assegnazione inerente ad un programma della Fondazione in cui il
fornitore riceve il pagamento da un entità del Rotary, occorre richiedere proposte e preventivi equi, trasparenti
e approfonditi o condurre un’asta per garantire i migliori servizi offerti ad un costo ragionevole, nonostante
eventuali connessioni tra un fornitore e un'entità del Rotary. Potenziali conflitti d’interesse possono sorgere
allorquando un'entità del Rotary stia valutando l'opportunità di condurre affari con un Rotariano a cui
corrispondere i fondi; un fornitore di beni e/o servizi di proprietà o gestiti da un Rotariano, Rotariano
onorario, dipendente di un club, distretto o altre entità del Rotary del Rotary International, coniuge di
Rotariano, discendenti diretti (figlio o nipote di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senza
adozione), i coniugi discendenti diretti e antenati (genitori o nonni di sangue), o dipendenti di agenzie,
organizzazioni o istituzioni che collaborano con la Fondazione Rotary. Tra gli esempi di rapporti d'affari che
possono richiedere un'ulteriore revisione per verificare che non esiste un conflitto di interesse per un
Rotariano si possono citare le transazioni commerciali con un'organizzazione non governativa partner,
fornitore di beni o servizi, società di assicurazioni, agenzia viaggi, agenzia di spedizione, istituto scolastico,
agenzia di verifica delle competenze linguistiche, ecc.
Le transazioni commerciali con individui o persone giuridiche con le quali esiste un conflitto di interessi reale
o percepito possono essere completate dopo l'approvazione del Segretario generale nel caso in cui tale
transazione fornisce il miglior prodotto o servizio in base all’equo valore di mercato, così come evidenziato da
un'offerta di vendita o offerta ottenuta attraverso un preventivo, proposta o asta equa, trasparente e
approfondita.
Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

40. Conflitto di interessi:
cosa fare

41. Cosa fare
• Per questioni di trasparenza chiunque si venga a trovare
in una posizione di conflitto, anche potenziale,
nell’ambito di una sovvenzione è tenuto a renderla nota.
• La presenza di un conflitto d’interessi, attuale o
percepito, non esclude automaticamente un Rotariano
dalla partecipazione al programma della Fondazione.
• Queste situazioni saranno esaminate caso per caso
Conflitto di interessi: cosa fare

42. Conflitto di interessi:
come fare

43. conflittirf2080@gmail.com

44. Obiettivi raggiunti?
• La missione della RF
• Il programma della Commissione
• Il conflitto di interessi: cosa/come fare
Obiettivi della sessione

45. GRAZIE PER L’ATTENZIONE