1. TÜRKİYE FAAL FUTBOL HAKEMLERİ VE GÖZLEMCİLERİ DERNEĞİ BÖLGESEL ŞUBE BAŞKANLARI TOPLANTISINA HOŞGELDİNİZ

2. 1. BÖLÜM ŞUBE YÖNETİMLERİNİN ÇALIŞMALARI ESNASINDA KARŞILAŞILAN OLUMLU/OLUMSUZ HUSUSLAR

3. 1-) Genel Merkez’den gönderilen yazıların dikkatli olarak incelenmemesinden kaynaklanan hata ve aksaklıkların sık sık yaşanması, 2-) Genel Merkez Yönetim Kurulu Talimatlarının zamanında yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorunlar, 3-) Şubeler tarafından Genel Merkez Yönetim Kurulundan istenen/talep edilen yardımların çoğu zaman yazılı olarak gerçekleşmemesi, bu nedenle konuların toplantı gündeminde yer almaması,

4. 4-) Bölge sorumlularına bilgi aktarılmadan direk olarak Genel Merkez ile yazışmaların yapılması, 5-) Resmi yazışmalarda antetli kağıt kullanılmaması, Sayı, Tarih ve Konu’nun belirtilmemesi, 6-)Üyelik müracaatlarında ; Üst Yazı ve Yönetim Kurulu Kararı ‘nın bazı illerce gönderilmemesi, Üyelik Müracaat Formlarında yer alan bilgilerin tam olarak doldurulmaması, yetkili imzalarının eksik olması, bazı formların gelişi güzel olarak (karalama şeklinde) el yazısıyla doldurulmasından kaynaklanan okunma sıkıntılarının yaşanması,

5. 7-) Üyelerin Müracaat Formlarında bildirdikleri bilgilerde değişiklik olması durumunda bu değişiklik, Üye Formunda bulunan değişiklik kısmı işaretlenerek bu değişikliğin en kısa sürede Şube kanalıyla Genel Merkeze iletilmemesi, 8-) Üyeliklerin sona erdirilmesi için Genel Merkeze yapılan müracaatlarda; resmi üst yazı ekinde, üyeliğe son verme gerekçesi ile üyelerin ad-soyad ve genel merkez üye numaralarının açıkça belirtildiği Yönetim Kurulu kararı ve üye formlarının mutlaka gönderilmesi gerekmektedir. Bu konudaki kararlarda “....... nedeniyle üyeliklerinin sona erdirilmesi için Genel Merkez Yönetim Kurulunun onayına sunulmasına.” şeklinde bir ifade kullanılmalıdır. Bazı şubelerimizin halen yetkileri olmadığı halde kararlarında “Üyeliklerine son verilmiştir.” biçiminde ifadeler kullanmaları,

6. 9-) Genel Merkeze gönderilen resmi evrak mahiyetindeki yazıların prosedür’e uymayan (karalama evrak görüntüsünde) düzende hazırlanarak gönderildiği, yazılar üzerinde karalamaların olması, 10-) Genel Merkez’den gönderilen Format düzenindeki Maktu Evrakların bazı şubelerce kullanılmadığı ve bazı formatların şubelerce resen değiştirilmesi, 11-) Malzeme talebi için fax olarak gönderilen dekontların okunamaması. (Bu durumun ortadan kaldırılması için talep listesinin ayrı bir yazıda belirtilmesi daha sağlıklı olacaktır.)

7. 12-) Üyelerimiz tarafından münferit olarak yapılan malzeme taleplerinin engellenerek, Şube Yönetimlerince taleplerin Genel Merkeze ulaştırılmasının sağlanamaması, 13-) Şubelerimizin 6 ayda bir Bilançolarının ve 3 ayda bir yapılması gereken Denetlemelere ait Raporların Genel Merkeze gönderilmemesi, 14-) Şube organlarında herhangi bir nedenle meydana gelen isim değişikliklerinin Kanun’da yapılan son düzenlemeler gereğince ; 30 gün içerisinde Genel Merkeze ve İl Dernekler Müdürlüğü’ne Dernek Yöneticileri Değişiklik Formu’nun ulaştırılmaması,

8. 15-) Şube Yönetimlerinin Tüzüğümüz hükümleri gereğince; Disiplin Kurulunu ilgilendiren konular hakkında ifade ve savunma alma veya soruşturma yapma yetkileri yoktur, ancak konuyu belgeleri ile birlikte Genel Merkez’e ulaştırmakla yükümlüdürler. Bu hususlara dikkat edilmemesi, 16-) Bazı Şube Yönetimlerinin üyelerine karşı gerçekleştirilen sözlü veya fiili saldırılarla ilgili olarak Genel Merkez’den hukuki destek alabilmek için gerekli prosedürü takip etmemeleri, (yazılı olarak talepte bulunulması yerine sözlü taleple müracaat edilmeye çalışıldığı) 17-) Genel Merkeze, Faks yoluyla yapılan yazışmalardan sonra evrakların asıllarının bilahare gönderilmemesi, 18-) Üyelik müracaatları konusunda; Dernekler Kanunu ve Dernek Tüzüğümüz gereğince üye olma hakkına sahip olmayanlar (18 yaşından küçükler ) için müracaatta bulunulmamasına özen gösterilmemesi ,

9. 19-) Vize Bedeli, Yıllık Üye Aidat Bedeli, Kimlik Kartı Bedeli gibi ödemelerin ek’inde Genel Merkez’den gönderilen İcmal Listelerin kullanılmaması, (bilhassa yıl içinde askerlik nedeni ve adaylıkları kalkan üyeler için yapılan ödemelerde kullanılmamaktadır) bu ödemelerle ilgili müracaatların Şube kanalıyla ve antetli resmi üst yazıyla yapılmaması, (Üyelerin münferit müracaatları işleme alınmamaktadır), 20-) Şubelerde yapılması planlanan Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları hakkında; Yasal sürenin göz önünde bulundurularak ve Genel Merkez’den onay alınarak, Genel Kurul tarihlerinin belirlenmesi ve buna göre karar alınıp, prosedüre uygun şekilde Genel Merkeze resmi müracaatın yapılmaması,

10. 21-) Üyelik işlemlerinin aksamadan yürütülmesi ve Şubelerimiz ile Genel Merkez kayıtlarının aynı olması için belirli dönemlerde (en az 6 ayda bir , en geç her yıl sonunda), asli görevleri nedeniyle nakil gelen ve nakil giden, üyeliklerine son verilmesi gereken üyelerin durumlarının prosedüre uygun olarak Genel Merkeze bildirilmemesi, 22-) Bazı üyelerimizce münferit olarak ve sadece dilekçe ile (hakem/gözlemci dosyalarının aktarılması uygulanmasında olduğu gibi) Genel Merkeze Nakil işlemi için müracaat yapılmaktadır. Bu durumun engellenmesi için gereken hatırlatmaların zamanında yapılmaması, (Üyelik Nakil işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için Üyenin tayin olduğu ilin Yönetimine müracaat ederek yeniden Üyelik Bilgi Formu doldurması ve nakil bölümünü işaretleyerek Şube Yönetimine teslim etmesi gerekmektedir.)

11. 23-) Genel Merkezimiz tarafından hazırlanan yazılar çoğu zaman durumun aciliyeti göz önünde bulundurularak Şubelerimize Faks ile ulaştırılmakta, ancak bazı şubelerimizde bulunan faks cihazları OTOMATİK alıma ayarlanmaması nedeniyle sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu nedenle özellikle dernekte sürekli bulunan görevlilerin olmadığı şubelerimizde ve dernek binasından ayrılırken Faks Cihazlarını çalışır durumda bırakılmasına dikkat edilmemesi,

12. 2. BÖLÜM DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN BAZI KONULAR

13. 1-) Yönetim Kurulumuzun şubelerimizin bünyelerinde gerçekleştirilen organizasyonlara yeterli ilgiyi gösterebilmesi ve destek verebilmesi amacıyla Genel Merkezimizin bu organizasyonlar hakkında en kısa süre içerisinde sözlü ve/veya yazılı olarak bilgilendirilmesi, 2-) Web sitemizin güncellenmesi ve şubelerimizdeki her türlü aktivite (eğitim ve sosyal içerikli) ve üyelerimizin ve birinci derece yakınlarının evlenme/sünnet gibi düğün haberleri, hastalık, vefat vb. durumlarının duyurulması amacıyla konu hakkında web sitemizin e-mail adresine haber ve fotoğrafların en kısa sürede gönderilmesi veya genel merkeze bildirilmesi, 3-) Şubelerimizin kendi bünyelerinde hazırladıkları web sitelerinin yayına başlamasından önce mutlaka konu hakkında Genel Merkezimizin bilgilendirilmesi ve onay talebinde bulunulmasına özen gösterilmesi. (Genel Merkezimizin sitesiyle uyum sağlanması amacıyla web adresinin tffhgd.-ilin adı-.org.tr olarak alınması.)

14. 5-) Tüzüğümüzün 21.maddesi gereğince Basın Açıklaması, Basın Toplantısı, Bildiri Yapılması ve Tv. Yayınlarına katılım yapılmadan önce mutlaka Bölge Sorumlularının bilgilendirilmesi. 6-) İllerde üyelerimize karşı, görevli oldukları müsabakalarda gerçekleştirilen sözlü ve/veya fiili saldırıların Genel Merkezimizce gerekli desteğin verilebilmesi amacıyla İvedilikle Bölge Sorumlusuna bilgi verilmesine özen gösterilmesi. 7-) Dernekler Kanunu ve Tüzüğümüz hükümleri gereğince belirli sürelerde yapılması zorunlu olan çalışma ve işlemlerin süresinde yerine getirilmesi. (Dernek Çalışmalarında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar)

15. 8-) Disiplin Kurulu’nun 2006/09 sayılı dosyanın kararı hakkında gönderdiği, 15.01.2007 tarih, 9/01-074 sayılı yazısında belirttiği “Şubelerimizce yapılacak sosyal etkinliklerde Derneğin ve Hakemlik Müessesesinin onurunu zedeleyecek davranışlarda bulunulmaması için gerekli önlemleri alma sorumluluğunun Şube Başkanlıklarına ait olduğunun tüm Şube Başkanlıklarına duyurulması hususundaki tavsiye kararı” gereğince bu konuya hassasiyet gösterilmesi. 9-) Üyelerimize ve spor kamuoyuna tepkilerimizi daha etkin olarak yansıtmak amacıyla, Genel Merkezimizden yayınlanan ve web sitemizde de yer alan Basın Açıklamalarının aynı sürelerde Şube Başkanlıklarımızın web sayfalarında da yayınlanmasına dikkat edilmesi. 10-) Şubelerimizce, illerinden nakil giden veya illerine nakil gelen üyelerin derneğe mali yükümlülüklerini yerine getirdiklerini belgelendirmeleri amacıyla Genel Merkezimizce en kısa süre içerisinde hazırlanarak bildirilecek olan “İlişik Kesme Formu” ‘nun kullanılmasına özen göstermesi, bu işlemi tamamlamayan üyelerin nakil evraklarının Genel Merkeze gönderilmemesi.

16. 11-) Telsim VODAFONE firmasıyla Derneğimiz arasında yapılan protokolle yürürlüğe giren "Kurumsal Aile Futbol Hakemleri Faturalı Tarifesi" anlaşmasından üyelerimizin azami şekilde faydalanmaları için gerekli yönlendirmelerin yapılmasının hatırlatılması. Şube Başkanlarımızın üyelerine örnek olmaları amacıyla Telsim Hat kullanmaya özen göstermesi. 12-) Şube Yönetimlerimizin herhangi bir cezai müeyyideyle karşı karşıya kalmamaları amacıyla TFFHGD Hukuk Kurulumuzca hazırlanmakta olan ve kısa bir süre içerisinde yayınlanacak olan ; Demirbaş alımları, demirbaştan düşme ve dernek adına yer kiralanması işlemleri esnasında yapılacak uygulama ve takip edilecek prosedür hakkındaki bilgilere dikkat edilmesi.

17. 3. BÖLÜM ŞUBE BAŞKANLARIYLA GENEL DEĞERLENDİRME

18. KAPANIŞ TOPLANTIYA KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDER, ÇALIŞMALARINIZDA KOLAYLIKLAR DİLERİZ.