WordCamp Netherlands 2015 - Gijs Hovens & Taco Verdonschot

No notes for slide

Gijs - Opening:
Wie had gedacht dat zo veel mensen op WCNL naar deze talk zouden komen? Ik denk dat ik zo ook even van de massage gebruik ga maken want dit ben ik niet gewend.

Ik ben Gijs, doe de marketing van Savvii - Managed WordPress Hosting (stand in hal) en gebruik WP al sinds 2008 heb ik net opgezocht.

Taco introductie, community manager, stand naast die van Savvii. Gebruik WP sinds maart 2013.

Wij zijn in 2014 begonnen met het organiseren van WordPress Meetup Nijmegen. Eerste keer 20 bezoekers waaronder veel collega’s, nu toe aan 6e editie.
Gemiddeld 80+ bezoekers, inmiddels 3 sprekers per avond in keynote en 2 tracks: tech en business.

Gijs - Index

Vandaag 10 tips om je eigen meetup van de grond te krijgen. Vragen achteraf i.v.m. de tijd.

Taco - Begin

Elke oplossing ‘zou moeten beginnen’ met een probleem. In dit geval dat er nog geen meetup is over je favoriete onderwerp; bijvoorbeeld WordPress, JS, PHP of piano stemmen. Op dit moment is meetup.com het populairste medium voor meetups, maar er zijn meer bronnen waar je kan zien of jouw probleem toch al is opgelost. Zo niet, dan is het aan jou…
Het is even triviaal als ingewikkeld; beginnen is de eerste stap op weg naar succes. Waar moet je dan precies mee beginnen? Hoe moet je beginnen? Wat nou als het geen succes wordt? Gelukkig heb je de eerste goede stap al gezet; je bent hier. Twijfel je hoe je nu verder moet beginnen, sla deze stap dan over en kom er later achter dat je ook deze stap hebt gezet.

Gijs - Organisatoren:

Alleen een meetup organiseren is niet heel veel werk maar de voortgang is afhankelijk van jou alleen. Daarnaast is het succes van een aantal zaken (sponsors, sprekers) in grote mate afhankelijk van je netwerk, en hoe meer organizers hoe groter het netwerk.

Daarom beter om met een aantal enthousiaste mensen te organiseren. Deze kun je vinden op andere meetups, op Slack, in je eigen netwerk of door een ‘startup meeting’ te organiseren.

Taco - Datum

Uit ervaring kunnen we je vertellen dat je alleen een meetup gaat organiseren als je een datum prikt. Daarom is dat -wat ons betreft- stap 3. Een gecommuniceerde datum brengt een verplichting met zich mee en is daarom een goed middel om je te "dwingen" de volgende stappen te zetten. Houd bij het prikken van een datum rekening met je doelgroep, werkenden zullen vaak niet overdag kunnen. Let ook op de data van andere meetups en conferenties. Je wil bijvoorbeeld voorkomen dat je concurreert met WordCamp Nederland, koopavond, kerst, pasen of de meetup in het volgende dorp.Ook vakanties (uit welke regio komt je doelgroep) en zelfs de dag van de week hebben invloed. Let dus goed op welke datum je prikt en wacht niet te lang met het communiceren ervan, zodat anderen rekening kunnen houden met jouw meetup.

Gijs - Locatie

Er zijn 2 opties:Vaste locatie, bijvoorbeeld co-werkplek, bedrijf waar je altijd terecht kan of (luxe) congreslocatie. Zoek iets dat past bij je doelgroep en waar iedereen zich prettig voelt (bijv. geen stripclub).Reizend circus: elke meetup op andere locatie. Benader VEEL bedrijven, het kan lastig zijn om locaties te vinden. Extra duidelijk de locatie communiceren, vooral voor bezoekers die voor de 2e keer komen.

Kies voor goed bereikbare locatie; ook met OV.

Belangrijke tip: Zorg dat de jouw locatie is afgeschermd van ander publiek. Een openbare plaats als een kroeg is niet handig i.v.m. verstoring.

Taco - Sprekers

We gaan je vast waarschuwen. Het vinden van sprekers is een zegen en een vloek. Als het lukt om goede presentaties te boeken voor je meetup, dan geeft dat een fantastisch gevoel (wij snappen hoe Barry zich nu moet voelen met deze line-up voor WordCamp NL). Helaas is niet alles rozengeur en maneschijn.

Soms is het gruwelijk ingewikkeld om tijdig goede sprekers te vinden. Hoeveel per avond? En wie?Op joind.in vind je de feedback die is gegeven op sprekers, zo krijg je een idee wie een goede spreker is en wie (nog) niet. Waar je sprekers vindt? In je eigen netwerk! Iedereen kent wel iemand die iemand kent die…

Heb je sprekers gevonden, zorg dat voor voldoende informatie. Ze willen graag weten hoe laat ze waar worden verwacht, waar ze kunnen parkeren, of er een beamer/microfoon/etc is, enz. Als je sprekers goed voorbereid op je meetup komen, komt dat zeker ten goede aan de kwaliteit van de presentatie!

Maar zijn sprekers wel altijd nodig? WP Meetup Rotterdam heeft eerder dit jaar een proef gedaan met een info-markt. Ook dat was geslaagd. De eerste meetup van NijmegenPHP bestond uit pizza eten en overleggen over de opzet van de meetup. Je kan ook denken aan code-nights, barsessies, en andere (sociale) activiteiten. Sprekers hebben op je meetup is dus niet noodzakelijk!

Gijs - Promotie:
meetup.com!! nl.wordpress.org/meetups, twitter, facebook, linkedin. Via sponsors. Vraag andere meetups jouw meetup te promoten. Promotie hoeft geen geld te kosten, maar kost wel tijd. Sprekers zorgen ook voor promotie, hoe bekender de sprekers hoe meer promotie.

Communiceer ook duidelijk één hashtag en zorg ook voor nazorg op meetup en social media. Denk aan het delen van de presentaties of het schrijven van een verslag, posten van foto’s & videomateriaal.

Taco - Bezoekers

Als je promotie goed is gegaan zijn er, als het goed is, mensen inschreven voor je meetup. Wanhoop niet als er de eerste keer maar 5 aanmeldingen zijn, maar zorg gewoon voor een leuke avond. Dat spreekt zich rond en voor je ’t weet moet je gaan werken met een wachtlijst. Als je gebruik maakt van meetup.com kan dit trouwens heel eenvoudig.

Niet alleen je sprekers houden van duidelijke informatie, ook je bezoekers willen graag weten hoe laat het begint, waar ze kunnen parkeren, ze geld mee moeten nemen voor eten/drinken en tot hoe laat de avond duurt. Dat laatste is zeker niet onbelangrijk als mensen met het OV komen of bijvoorbeeld een oppas thuis hebben zitten.

Ga er vanuit dat ongeveer 10-20% van de mensen die zich hebben aangemeld niet naar je meetup komt. Ons "record" staat op 110 aanmeldingen en 59 aanwezigen, mede dankzij een griepgolfje.

Des te meer je bezoekers betrokken zijn bij je meetup, des te kleiner is het aantal last-minute afmeldingen. Je promotie is dus niet alleen van belang bij het bereiken van nieuwe mensen!

Gijs - Organize Meetup Repeat:

Zorg voor regelmaat in je meetups. Makkelijker te onthouden voor bezoekers en extra stok achter deur voor jezelf. Ook makkelijker om overlap met andere meetups te voorkomen.

Wij doen elk kwartaal een meetup op elke 2e woensdag van de maand.

Dus meetup organizers: take note ;)

Let wel op: Hoe eerder je de inschrijving opent hoe meer inschrijving, maar het aantal no-shows wordt ook hoger omdat mensen het vergeten of zich niet goed bewust waren van hun agenda op de dag van de meetup.

Taco - Sponsoren

Zowel bij Yoast als bij Savvii komen redelijk veel sponsorverzoeken binnen. De enige manier waarop deze serieus genomen worden is als ze concreet zijn. "Wil je ons sponsoren?" is niet genoeg. Geef duidelijk aan wat je van een potentiële sponsor verwacht, wat het ze kost en wat je tegenprestatie is (dus wat het ze oplevert).
Als je bedrijven benadert, of als bedrijven jou benaderen, let dan goed op of de potentiële sponsor wel bij je doelgroep past. Organiseer je een meetup voor ex-alcoholverslaafden, dan is een brouwerij waarschijnlijk niet de beste sponsor.

Gijs - Have Fun:

Zorg dat het organiseren leuk blijft, zorg voor variatie in onderwerpen en sprekers.

Uit een enquete onder onze meetup leden blijkt dat mensen variatie belangrijk vinden, ook op de avond zelf. Meerdere onderwerpen zijn belangrijk. Netwerk gelegenheid net zo belangrijk als de talks zelf.

Varieer ook met de opzet van de avond, wij hebben 2 talks gehad, 3 talks, geen thema, wel thema en staan zeker open voor meer dingen.

Taco - Feedback

Natuurlijk hebben ook wij niet de wijsheid in pacht en we gaan er vanuit dat jullie ook goede tips hebben voor elkaar. We nodigen jullie daarom van harte uit om je tips te delen op twitter. Gebruik dan hashtag #wcnl. Heb je vragen n.a.v. onze presentatie, stuur dan rustig een tweet naar @ghovens of @TacoVerdo of spreek ons vandaag (of morgen) even aan. We helpen je graag verder! We hebben nu ook nog X minuten voor vragen…

Discussiepunt: Wat te doen met no-shows?

WordCamp Netherlands 2015 - Gijs Hovens & Taco Verdonschot - 10 tips voor het organiseren van een meetup

TacoVerdo

WordCamp Netherlands 2015 - Gijs Hovens & Taco Verdonschot - 10 tips voor het organiseren van een meetup