دنیای امروز، ابزارهای زیادی را برای «ارتباط اثربخشتر» با دیگران، به ما هدیه داده است. تعداد و تنوع این ابزارها، هر روز بیشتر و بیشتر میشود. گاهی ابزارها چنان سریع وارد زندگی شخصی و شغلی ما میشوند که فرصتی برای یادگیری ویژگیهای آنها، نحوه استفاده درست از آنها و حتی نقاط قوت و ضعف آنها نداریم.
نمایش اسلاید از جمله شیوههایی است که امروزه به صورت فراگیر در سخنرانیها، جلسات تجاری و دورههای آموزشی مورد استفاده قرار میگیرد. کمتر جلسهی رسمی را میتوان یافت که در آن از اسلاید، به عنوان ابزار اصلی یا ابزار کمکی در برقراری ارتباط استفاده نشود.
از میان انواع نرمافزارها و سرویسهایی که برای نمایش اسلاید تولید و عرضه شدهاند، بدون شک، نرمافزار پاورپوینت عرضه شده توسط شرکت مایکروسافت، بیش از سایر رقبا مورد اقبال عموم قرار گرفته است. اما فراگیر بودن استفاده از پاورپوینت، به این معنا نیست که ما همهی ظرفیتهای آن را میشناسیم و یا حتی قابلیتهایی را که میشناسیم، به درستی به کار میبریم.
اسلایدها در صورتی که دقیق و هوشمندانه طراحی شوند میتوانند باعث ایجاد شرایطی که در ادامه آورده شده می شوند.
فضای خسته کنندهی جلسات را به فضای اثربخشتر و شادتر تبدیل کنند.
در جلسات معرفی محصول و خدمات، که به صورت پیشفرض، مخاطب نسبت به پذیرش حرفهای سخنران موضع مقاومتی دارد، به صورت آرام و با کمترین مقاومت، دیدگاهها و نگرش عرضهکنندهی کالا و خدمت را به مشتری بالقوه منتقل کنند
به عنوان روشی برای یادگیری بهتر و طبقهبندی آموخته ها مورد استفاده قرار بگیرند.
در فضای مجازی به عنوان یکی از ابزارهای ارزانقیمت اما اثربخش بازاریابی با استفاده از محتوا، به کار گرفته شوند
معرفی پاورپوینت 20 سال پیش توسط ماکروسافت
نصب روی بیش از یک میلیاد کامپیوتر
95% سهم بازار در اختیار پاور پوینت
بسیار پیش میآید که ما «ابزار» و «روش» و «دستورالعمل» و «هدف» را با هم اشتباه میگیریم.
ایمیل یک ابزار است.
باید ابتدا هدفی داشته باشم و ببینم که این ابزار، تا چه حد به کار من میاید. اگر هدف من تبلیغ یک رستوران کوچک است که در گوشهی شهر باز شده، ایمیل احتمالاً بهترینابزار نیست (یا شاید اساساً ابزار مناسبی نباشد). اما اگر هدف من تبلیغ یک سایت یا اعلام یک خبر سیاسی یا اقتصادی باشد، احتمالاً ایمیل، ابزار خوبی است. روش به معنی این است که من میخواهم در ایمیل، صرفاً تبلیغ کنم؟ یا میخواهم مطالب آموزشی بگذارم؟ میخواهم کوپن تخفیف ارسال کنم؟ یا اینکه مصاحبهای با برخی از مشتریانم داشته باشم و دستورالعمل، یک بحث تکنیکی است. اینکه چه کنم که ایمیل با احتمال بیشتری باز شود و چه کنم که اسپم نشود و چه کدهایی را در کجاها بگذارم تا از خوانده شدن مطالب مطلع شوم و …
اسلاید باید کمک کند که مخاطب، به حرفهای شما بهتر گوش کند. هر وقت مسیر صحبتها را فراموش کرد، با لحظهای نگاه به اسلاید، به خاطر بیاورد که کجای بحث است و از کجا به اینجا رسیده است. اسلاید باید دعوتی مجدد به گوش دادن حرف سخنران باشد، خصوصاً در مواقعی که مخاطب برای فرار از چهره و صدای سخنران، به تصویر پشت او پناه میبرد. در این حالت مجبور خواهید بود وقت بیشتری را برای آماده سازی بگذارید، اما همهی کسانی که چنین کاری کردهاند، از آن رضایت دارند…
همیشه به خاطر داشته باشید که مخاطب، یا به شما گوش میدهد و یا به اسلایدها نگاه میکند. او نمیتواند در یک لحظه هر دو کار را انجام دهد… حالا تصمیم بگیرید. شاید بعضی جاها باید خودش از روی اسلاید بخواند. و شاید بعضی جاها باید به شما گوش دهد. در یک اسلاید واحد، نمیتوان به هر دو هدف رسید.
ه طور کلی میتوان گفت که هر ارائهی موفق، زمانی مفید است که سه گام مختلف به درستی و دقت در آن رعایت شده باشد. گام اول، تعیین پیامی است که قرار است به مخاطب منتقل شود. گام دوم، تهیه اسلایدها و در واقع شکل دادن به یک داستان تصویری است و در گام سوم، مواردی که در زمان اجرای واقعی پیش میآید و باید رعایت شود.
در گام اول نکات مختلفی باید مورد توجه قرار گیرند. شناخت مخاطب یکی از آنها است. برای مخاطب باید پرسونا آماده شود. قالبی کلی که احساس میکنیم قسمت عمدهای از مخاطبان در آن قرار میگیرند. تعیین سطح و عمق محتوای اولیه، بر اساس شناختی که از مخاطب داریم، انجام میگیرد. ساختار کلی بحث هم در همین گام، شکل میگیرد. تبدیل کردن این داستان به جملهبندی و ساختار مکتوب، مرحلهی چالش برانگیز دیگری است که بدون آن نمیتوان به مرحلهی بعدی رفت.
در گام دوم، نقشه بصری داستان و همینطور طرحی از کلمات مورد استفاده تهیه میشود.دیاگرامهای اولیه، گروهبندیهای مختلف اطلاعات و تمام جنبههای شکل بصری محتوا در این گام، مورد توجه قرار میگیرند. انتخاب رنگها، انتخاب زمینه مناسب، انتخاب تصاویر، تعیین نیاز یا عدم نیاز به متحرک سازی در اسلاید و نحوه به کار گرفتن آن و حتی بررسی مسیر حرکت چشم روی اسلاید در همین مرحله انجام میشود. شاید مخاطب به صورت آگاهانه متوجه خیلی از این موارد – مثلاً نحوه حرکت چشم روی صفحه – نشود. اما رعایت همین نکات روی میزان خستگی او و نحوهی قضاوتی که روی ارائه دارد، تاثیر خواهد داشت.
گام سوم، عملاً بحثهای اجرایی واقعی در ارائه خواهد بود. طراحی و برنامهریزی برای ارتباط با مخاطب، تعیین سرعت مناسب برای ارائهی بخشهای مختلف مطلب، کنترل لحن صدا، طراحی و انتخاب و به کار گیری مستندات کاغذی و در نهایت، مدیریت تجربهی مخاطب و تلاش برای ایجاد احساس خوب در او، مواردی است که در سومین گام رعایت میشود. بدیهی است که موفقیت در گام سوم، تا حد زیادی هم پس از تکرار و تجربه و خطا کردن و آموختن، حاصل میشود. اما به هر حال، دانستن نکات مختلف کاربردی، کمک میکند که دستیابی به تجربه، با کمترین هزینهی ممکن انجام شود.