Mechanizm do automatyzacji rozliczeń pozwala na rozliczanie wpłat zbiorczych, które rozdziela i przypisuje wpłatę do konkretnego podmiotu, a mówiąc prościej, łączy dokument zapłaty z daną transakcją. Nasze rozwiązanie rozpoznaje i przypisuje do właściwych kontrahentów ich płatności z zestawienia zbiorczego, na podstawie danych pobranych z systemu Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL, wg ustalonych wcześniej reguł walidacji, a następnie te płatności rozlicza.

1. CASE STUDY
Wdrożenie mechanizmu
do automatyzacji rozliczeń

2. Branża: e-commerce
działający w segmencie
elektroniki użytkowej
CEL WDROŻENIA →Automatyzacja rozliczeń płatności
napływających od wielu kontrahentów takich jak:
InPost, Poczta Polska, Allegro Przelewy24, PayU.

3. Firma z branży e-commerce zwróciła się do nas w związku z podjęciem decyzji o
wdrożeniu narzędzia do rozliczania wpłat zbiorczych, które rozdziela i przypisuje
wpłatę od konkretnych podmiotów – łącząc wybraną transakcję z dokumentem
handlowym. Przedsiębiorstwo w codziennej pracy wykorzystuje system Comarch ERP
Optima. Dla rozwijającego się przedsiębiorstwa, istotnym jest możliwie szerokie
zautomatyzowanie poszczególnych czynności, również tych w zakresie księgowości.

4. W związku z wcześniejszą współpracą, naturalnym dla firmy było zwrócenie się do
YOSI.PL, autoryzowanego partnera Comarch o wsparcie i wdrożenie mechanizmu do
automatyzacji rozliczeń dedykowanego dla systemu Comarch ERP Optima,
Comarch ERP XL oraz dla firm korzystających z aplikacji AVOCADO Shipping.
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że obsługa i realizacja płatności to kluczowe
etapy w życiu każdego przedsiębiorstwa, nie inaczej jest w przypadku tego Klienta.
Prostota i szybkość przebiegu wskazanych procesów jest skorelowana z kondycją
finansową firmy i jej bieżącymi wynikami. Możliwość maksymalnego uproszczenia
wskazanego obszaru wiąże się z wykorzystaniem automatyzacji i zrezygnowaniem z
tradycyjnego podejścia biznesowego.

5. Realizacja usługi
W nawiązaniu do zgłaszanego problemu przez firmę i pojawieniu się zapytania, w
związku z możliwością wdrożenia automatycznych rozliczeń płatności, pracownicy
YOSI.PL zwrócili się do pracowników Klienta o przesłanie przykładowych plików CSV z
płatnościami. Tego typu informacja pozwoliła na ustalenie czy wykonanie wdrożenia
wskazanego narzędzia jest możliwe.
Firma decydując się na takie rozwiązanie ma możliwość uniknąć poważnych
konsekwencji wynikających z drobnych omyłek, a ograniczenie ręcznego
wprowadzania danych pozwala na eliminację zbędnych czynności i
kosztownych błędów ludzkich.

6. Realizacja usługi
W oparciu o dostarczone pliki CSV pracownicy firmy YOSI.PL ustalili jak należy dokonać
powiązania danych płatności z dokumentem w systemie Comarch ERP Optima. Istotnym
na tym etapie było ustalenie z firmą jak oferowane narzędzie ma działać w oparciu o zakres
identyfikatora. Powiązanie płatności z dokumentem na podstawie np. ID transakcji pozwala
rozliczać różne typy płatności od spedytorów. Założenia objęte pracami dotyczyły rozliczania
płatności w opcji za pobraniem, mowa tutaj o zbiorczych wypłatach wraz z zestawieniami.
Niezbędnym w tym zakresie było ustalenie zasad parowania wpłat bankowych z dokumentami
sprzedaży. Istotnym dla Klienta w zakresie wdrożenia mechanizmu do automatyzacji
rozliczeń było rozliczanie płatności wpływających z systemu płatności internetowych –
Przelewy24, co ma związek z wykorzystywaną formą sprzedaży opartej na sklepach
internetowych. Podobnie jak w przypadku wpłat z pobrania, pliki te dostępne są w formacie
CSV.

7. Realizacja usługi
Przedsiębiorstwo korzysta również z portalu aukcyjnego Allegro, stąd rozliczenia
płatności odbywają się z wykorzystaniem systemów płatności internetowych
takich jak PayU czy wspomniane wcześniej Przelewy24. Cały proces rozliczeń to
zarówno wpłaty pochodzące od Allegro Finanse, jak i wypłaty i zwroty z
uwzględnieniem funkcji parowania ich z paragonami, fakturami, korektami
paragonów i korektami faktur, które są nieodłącznymi elementami w codziennej
działalności firmy obsługującej Klientów z zakresie sprzedaży na odległość.

8. Realizacja usługi
Kolejnym etapem realizacji wdrożenia mechanizmu było przygotowanie
modyfikacji ustalonych z Klientem przez pracowników YOSI.PL.
Istotą ustaleń było włączenie w mechanizm – formatu przelewu dla każdego
pliku w formacie CSV dostarczonego przez Klienta. Format przelewu w systemie
Comarch ERP Optima odpowiada za wyjaśnienie sposobu czytania plików CSV,
pozwala to na poprawne importowanie przelewów do zapisów kasowo-bankowych.

9. Realizacja usługi
Po prawidłowym etapie importowania istnieje możliwość ustalenia
kontrahentów, zgodnie ze sparowanymi dokumentami. Wykonanie wskazanych
operacji pozwala Klientowi na szybsze i prostsze rozliczenie dokumentu, co
przełożyło się na digitalizację i automatyzację procesów związanych z płatnościami
po stronie przedsiębiorcy. Nasze rozwiązanie stanowi dodatkową funkcję wobec
systemu Comarch ERP Optima. Zadaniem mechanizmu do automatyzacji
rozliczeń jest pilnowanie zgodności podmiotów. W standardowym modelu
mechanizmu do automatyzacji rozliczeń, rozliczenia tworzone są jako rozliczenia
całkowite. Zgodnie z potrzebami firmy dostosowaliśmy rozwiązanie tak, aby
narzędzie pozwalało na rozliczenia częściowe.

10. Efekty współpracy
Współpraca pomiędzy Klientem a firmą YOSI.PL pozwoliła na zaimplementowanie
automatycznych rozliczeń płatności. Dzięki przedstawionemu wdrożeniu
przedsiębiorstwo zyskało możliwość szybkiego i precyzyjnego rozliczania
płatności, które napływają od wielu kontrahentów takich jak kurierzy czy
spedytorzy.
Optymalizacja i przyspieszenie procesów zachodzących w firmie pozwala na
osiągnięcie większej efektywności działania, co dotyczy także księgowości.
Wdrożone rozwiązanie stanowi odpowiedź na potrzebę autokontroli, oszczędność
czasu i zmniejszenie ryzyka pomyłek.

11. Klient oszczędza czas, dzięki wykorzystaniu automatycznego przetwarzania
zestawień płatności,
Precyzyjność rozliczeń eliminuje ryzyko pomyłki,
Kontrola nad całym procesem rozliczania płatności, narzędzie do
automatyzacji rozliczeń dokonuje zestawień i porównuje występujące różnice,
Dedykowane rozwiązanie dla Klienta w zakresie wprowadzenia rozliczeń
częściowych.
Korzyści

12. katalog rozwiązań ONLINE
WWW.YOSI.PL
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
WWW.YOSI.PL
katalog rozwiązań ONLINE
WWW.AVOCADOSOFT.PL
WWW.YOSI.PL
EMAIL: kontakt@avocadosoft.pl / kontakt@yosi.pl
TEL: 12 345 02 56
Kontakt
https://www.linkedin.com/company/yosi.pl