SlideShare a Scribd company logo
1 of 4
Download to read offline
24 tiem 36 mei 2010
Een integrale ict-implementatie betekent een forse inves-
tering. Cruciaal is dat die investering zich ook daadwer-
kelijk terugbetaalt in businessresultaat. In de praktijk
blijkt vaak dat de projectdoelstellingen zijn gehaald,
maar dat de feitelijke verandering – het gebruik van een
nieuwe applicatie of ict-toepassing – niet is geland bij de
medewerkers. Of zoals een projectmanager tijdens een
interview zei: ‘De doelstellingen zijn gehaald met betrek-
king tot structuur, ict-voorzieningen en de fysieke inrich-
ting, maar met betrekking tot het menselijk denken en
handelen is er nog volop werk te doen’.
Tijdige en duidelijke communicatie over de gewenste toe-
komstige situatie is bij elk veranderproces van belang (De
Swart, 2001, p. 47). Het verschaffen van heldere informa-
tie over wat medewerkers kunnen verwachten, reduceert
de onzekerheid hierover en vermindert de weerstand
omtrent een nieuwe ict-toepassing. Een andere veelge-
hoorde aanname is dat ‘het informeren van mensen over
het waarom, wat en hoe van een ict-implementatie ervoor
zorgt dat ze zich eerder zullen inzetten voor de uitvoe-
ring ervan’. Maar is informeren op zich wel genoeg om
medewerkers ook daadwerkelijk te mobiliseren? Dat een
communicatieplan bij een integrale ict-implementatie
noodzakelijk is, is geen nieuw idee. Maar welke factoren
spelen hierbij een rol, mede gelet op de verschillende
fasen van een dergelijke implementatie? We legden deze
en andere vragen voor aan een tiental senior projectma-
nagers, eindverantwoordelijk voor de implementatie van
grootschalige integrale ict-trajecten in zowel de profit
als de non-profit sector: KPN, Brandweer Amsterdam-
Amstelland, ING, UWV, gemeente Terneuzen, minis-
terie van Justitie, Achmea, voormalig AXA en een
elektronicaconcern.
Ict als organisatievraagstuk
In enkele recente onderzoeksverslagen van de Algemene
Rekenkamer naar de resultaten van ict-implementa-
tietrajecten bij de overheid, wordt als belangrijkste
uitdaging genoemd: het voorkomen van technology-fix-
denken. Hiervan is sprake wanneer de organisatorische
implementatie – de bewustwording en omgang van de
medewerkers met het nieuwe systeem – ondergeschikt
is of niet wordt meegenomen in de planning. Van Elk
en Van den Dool (2009, p. 38) komen op basis van hun
analyse van de rapporten van de Algemene Rekenkamer
viewpoint: projectmanagement
In dit artikel gaan we in op de vraag hoe senior projectma-
nagers met eindverantwoordelijkheid voor de implementatie
van integrale ict-trajecten, aansluiting zoeken bij de informa-
tiebehoefte van de medewerkers en communicatie toepassen
tijdens het traject. Deze vraag is gesteld aan een tiental senior
projectmanagers actief in zowel de profit als de non-profit
sector. Uit de gesprekken bleek dat een aantal criteria bepalend
is voor daadwerkelijke verbetering van de business. Deze
criteria worden in dit artikel toegelicht.
door: Antonie van Nistelrooij, Annemijn Poot en Lonneke Mechelse
Integrale
ict-implementatie.
van project naar
daadwerkelijke
verbetering van
de business
Wat iedere CIO moet weten over verandertrajecten
tiem 36 mei 2010 25
tot de conclusie dat ‘ict niet een technologisch, maar een
organisatievraagstuk is’. Het ligt dan ook voor de hand
om een ict-project als een verandertraject aan te pakken,
met aandacht voor planning, communicatie en betrok-
kenheid. Zaken die ogenschijnlijk met elkaar samen
lijken te hangen en die tot het domein van verander- en
projectmanagement gerekend kunnen worden (Van
Nistelrooij, Poot & Mechelse, 2009).
Vanuit de veranderkundige literatuur weten we dat het
doorvoeren van organisatieveranderingen niet alleen
een kwestie is van een adequate kostenadministratie,
goed opdrachtgeverschap, tijdige controle van door-
looptijden en zorgvuldig planning van interventies en
capaciteiten, maar ook een kwestie van tijdig inspelen
op en het ondersteunen van allerlei onvoorziene en
emergente processen (Van Nistelrooij & De Wilde, 2008).
Grip krijgen op integrale ict-projecten betekent ook dat
je handelt vanuit een businesscase, waarbij je ook vooraf
in de planning zoveel mogelijk aansluiting zoekt bij de
realiteit van de medewerkers (Van Nistelrooij, 2009). Dat
betekent dat er een realistische planning moet zijn, met
ruimte om in te spelen op onvoorziene en emergente
processen. Eén van de centrale uitgangspunten in ons
onderzoek was dat het niet bijtijds halen van de gestelde
doelen van integrale ict-projecten ook te maken heeft
met niet al te realistische verwachtingen ten aanzien
van de planbaarheid en beïnvloedbaarheid van het
menselijk gedrag.
In de veranderkundige literatuur wordt doorgaans onder-
scheid gemaakt tussen inhoud en proces, waarbij dan
één van beide wordt benadrukt (Cozijnsen en Vrakking
in De Swart, 2001). Met betrekking tot ict wordt nog wel
eens de nadruk gelegd op de inhoud als het gaat om de
communicatieve inspanningen en op het proces als het
gaat om het veranderkundige gedeelte (De Swart, 2001).
Ten eerste is deze indeling onvolledig, het sluit namelijk
de context van de verandering en de daarbij behorende
betekenisgeving uit. In de internationale vakliteratuur
over projectmanagement wordt bijvoorbeeld het belang
benadrukt van communicatieve inspanningen die gere-
lateerd zijn aan betekenisgeving en het (tijdig) mobili-
seren en betrekken van medewerkers (Milis & Mercken,
2002; Boddy & Paton, 2004; Sauer & Reich, 2009). Ten
tweede komt het ook een beetje gekunsteld over om deze
zaken zo te verdelen. Niet alleen heeft elke doelgroep
een andere informatiebehoefte, deze behoefte verandert
ook naarmate het veranderproces vordert. Het gaat dus
meer om het vinden van de juiste verdeling van aandacht
tussen deze communicatie- en veranderdimensies en het
aanpassen van deze mix naarmate de informatiebehoefte
van de doelgroepen verandert (zie figuur 1).
Opzet en uitvoering onderzoek
Het onderzoek komt voort uit een samenwerking tussen
de divisie People and Change Leadership van Atos
Consulting en de afdeling Organisatiewetenschap van de
faculteit Sociale Wetenschappen van de Vrije Universiteit
te Amsterdam. Bij de selectie van respondenten is
gestreefd naar een goede balans tussen profit en non-pro-
fit organisaties. Ook is gekeken naar een goede verdeling
tussen rijksoverheid en lagere overheid. Het onderzoek
bestond uit twee interviewronden, waaraan in totaal
twaalf projectmanagers van negen cliëntorganisaties
van Atos Consulting hebben deelgenomen. De eerste
interviewronde was individueel van opzet, waarbij onder
meer van elk project het plan van aanpak is besproken.
Na analyse van deze eerste ronde zijn de respondenten
uitgenodigd voor een seminar waarbij de deelnemers aan
de hand van stellingen met elkaar in gesprek gingen.
Verbetering van de business
De gebruikte businesscases van de projecten, oftewel de
reden tot verandering, hadden te maken met efficiën-
tieoverwegingen, uitlijnen van de verschillende naast
elkaar werkende ict-pakketten, de invoering van een
nieuw bedrijfsconcept en het verbeteren van werkpro-
cessen en prestaties. De projecten hadden een doorloop-
tijd variërend van tien tot achttien maanden. In vijf
gevallen was sprake van een doorstart. Ten aanzien van
de uitkomsten van de projecten is door de respondenten
aangegeven dat:
•	 de efficiencywinst wat tegenviel – uiteindelijk maar
vijf fte winst. In relatie met de benchmark is dit een
pijnpunt,
•	 er wel awareness werd gecreëerd, maar de doelstel-
ling niet werd behaald,
•	 er een heel mooi model lag, zij het op papier,
•	 het streven was een lerende organisatie te worden,
maar dat deze stap nog onvoldoende werd gemaakt.
In sommige gevallen werd een opsplitsing gemaakt, bij-
voorbeeld naar kosten en opbrengsten: ‘We zijn binnen
budget gebleven en het systeem is op tijd opgeleverd,
maar ik twijfel ten zeerste over de opbrengsten’. In
enkele gevallen was het nog te vroeg om met duidelijke
uitspraken te komen: ‘het daalt langzaam in’, ‘het traject
moet zich nog bewijzen’. De grote omslag of het slagen
van een verandertraject blijkt nauw gerelateerd aan het
werkelijke gebruik dat is af te lezen aan het gedrag van
de medewerker. Al met al kwam bij de analyse van deze
verandertrajecten duidelijk naar voren dat typische uit-
komsten die te maken hebben met gedragsverandering
meer tijd nodig hebben dan uitkomsten die gerelateerd
zijn aan de structuur, ict en meer fysieke veranderingen.
Draagvlak als dé succesfactor voor verbetering
De overheersende opvatting van de onderzoeksgroep is
dat het krijgen van grip op de voortgang bij integrale
Inhoud
(wat verandert er?)
Context
(wat betekent de
verandering?)
Proces
(hoe verandert
het?)
Figuur 1: Communicatiedimensies bij organisatieverandering
26 tiem 36 mei 2010
ict-projecten vooral een kwestie is van het bijtijds
mobiliseren en betrekken van medewerkers. De meeste
ondervraagde projectmanagers zijn het erover eens dat
‘elke verandering weerstand geeft en dat succes van een
ict-implementatie afhangt van de mate van draagvlak
van mensen’. Draagvlak realiseer je volgens de respon-
denten onder meer door het vooraf opzetten van een
communicatieplan met bijbehorende stakeholdermap.
Met een stakeholdermap wordt vooraf per doelgroep
gekeken naar de bestaande informatiebehoefte, de mate
van invloed op het verandertraject en de huidige houding
ten opzichte van de verandering. De overheersende
mening van de projectmanagers was dat het werken met
een stakeholdermap zorgt voor een goede start en dat het
voor de bewustwording van de mensen doorgezet moet
worden gedurende het hele traject. Het is volgens de res-
pondenten van groot belang dat mensen helder krijgen
wat ze moeten doen, bijtijds weten wat er van hen wordt
verwacht en antwoord krijgen op de vraag ‘what’s in it
for me?’ Daarom wordt communicatie door de projectma-
nagers als een belangrijk onderdeel van het verandertra-
ject gezien. Naast het werken met een stakeholdermap
werd ook aanbevolen gedurende het hele project gebruik
te maken van nieuwsbrieven, intranet met FAQ’s, actieve
betrokkenheid van ondernemingsraad en interactieve
personeelsbijeenkomsten om bepaalde veranderissues
die spelen op de afdelingen te bespreken.
Strategisch communiceren
Een goed strategisch communicatieplan geeft antwoord
op de vraag wanneer wat wordt gecommuniceerd naar
welke doelgroep. Als het gaat om gedragsverandering
dient ook te worden nagedacht over de participatiegraad
en de specifieke wijze van communiceren naar de doel-
groepen. In dit verband worden in de literatuur grofweg
drie categorieën genoemd: activiteiten gericht op (1) het
informeren van medewerkers (meeweten), (2) het con-
sulteren van medewerkers (meedenken) en (3) het actief
participeren in de besluitvorming (meebeslissen) (Van
Nistelrooij & De Wilde, 2008). Dat dit in combinatie met
goede timing van belang is, blijkt bijvoorbeeld uit uitspra-
ken als: ‘Wij hadden een uitgebreid communicatieplan en
gingen de boer op met ons project naar een doelgroep die
geen behoefte had aan uitleg over een systeem waarmee
zij niet zoveel te maken kregen’. En: ‘Terugkijkend op ons
project hebben we de verkeerde verwachtingen gewekt.
We hadden geen interactie nodig. We hadden het beeld
duidelijker neer moeten zetten.’ Alle stakeholders op
dezelfde manier informeren of in dezelfde mate laten
participeren is niet efficiënt qua tijd en inspanning. Of
zoals werd aangegeven: ‘Niet op elke afdeling zitten ze te
wachten op lastige managementinformatie’. En: ‘Er had
langer stilgestaan moeten worden bij welke boodschap je
op welk niveau wilt uitdragen en door wie. Iedereen zit
er anders in’. Op basis van de uitspraken van de project-
managers zijn er – als het gaat om inhoud en mate van
informatiebehoefte en de daarbij passende wijze van com-
municeren – in een integraal ict-implementatieproject
grofweg drie fasen te onderscheiden.
Fase 1: Informeren en overtuigen
Uit het onderzoek blijkt dat het borgen van het
project in de hogere managementlagen noodzakelijk
is voordat überhaupt begonnen kan worden. Daarbij
heeft kennelijk elk project qua zwaarte, reikwijdte en
business­impact een eigen managementniveau waarop
dit dient te gebeuren. Niet alleen om het verkrijgen
van goedkeuring en vereiste financiering, maar ook
om het realiseren van betrokkenheid van de hogere
managementniveaus bij het project en indirect daarmee
van de medewerkers. Het is van eminent belang dat
het hoger management – per voorkeur de dominante
coalitie – achter het project staan. ‘Daarbij gaat het om
leidinggevenden die geloven in de businesscase, die het
project actief sponsoren. Die fungeren als boegbeeld en
ze voorkomen dat mensen terechtkomen in een polder-
model, waardoor het proces gaat meanderen of reeds in
een vroeg stadium in een impasse komt’. Het gaat er ook
om dat mensen dedicated worden vrijgemaakt voor het
project en dat het project vanaf het eerste moment in de
agenda’s komt van de juiste stakeholders. Daarvoor heb je
volgens de meeste ondervraagden lijnmanagers nodig, en
in ieder geval mensen uit de eigen organisatie. ‘Het gaat
in essentie om ‘zwaargewichten’ die kunnen overtuigen,
die het belang zichtbaar kunnen maken, het nut laten
zien, verantwoordelijkheid op de juiste plaats neerleggen
en knopen kunnen doorhakken op het juiste moment.’
De projectmanagers stellen tevens dat je tijdens het hele
proces moet kijken welke personele of managementcom-
petenties je zelf in huis hebt en welke je bij derden moet
halen. De respondenten geven aan dat projectmanage-
ment over het algemeen goed is vertegenwoordigd en
dat er meer dan voldoende kennis is over methoden en
technieken, zoals Prince2. Aangegeven wordt ook dat de
benodigde competenties meer op het gebied liggen van
het bepalen van gedragsdoelstellingen en de daadwerke-
lijke gedragsverandering zelf.
Fase 2: Motiveren en betrekken
Na de aankondiging en de eerste stappen gaat het
volgens de ondervraagde projectmanagers ‘de mensen
echt raken’, dan ‘krijg je tegengas’ en ‘komen de vragen
waarbij het vooral gaat om het krijgen van een antwoord
op de vraag: wat betekent het voor mij?’ Wanneer
ontslag niet aan de orde is of zodra duidelijk is dat de
eigen baan niet vervalt, gaat – zoals een van de project-
managers aangaf – bij veel mensen de vraag spelen ‘krijg
ik wat ik wil krijgen?’ Dat is ook het moment waarop
volgens sommige respondenten ‘het spel gaat beginnen
en de radertjes beginnen te draaien’ en waarop onder-
steunende trainingen en workshops worden aangebo-
den. Dit is bovendien het moment waarop je volgens een
kleine meerderheid van de ondervraagden overstapt van
‘alleen maar zenden naar zenden en ook ontvangen’.
Van belang is dat er voor deze fase open gesprekken
zijn gepland ‘om te kijken hoe de boodschap is aange-
komen’, ‘om te kijken hoe het gaat’, ‘je de bloemetjes
laat bloeien’, ‘je niet teveel op het resultaat focust’, ‘je
aansluit op de praktijk’ en ‘openstaat voor suggesties en
feedback en dit ook serieus neemt door bijtijds terugkop-
peling te verzorgen middels interactieve personeelsbij-
eenkomsten op afdelingsniveau. Al dan niet geflankeerd
door individuele afspraken met eigen afdelingsmanage-
ment over inzet en ontwikkeling (POP-gesprekken)’.
De doorslag als het gaat om draagvlak en echte betrok-
kenheid vindt volgens sommige respondenten plaats
tiem 36 mei 2010 27
‘zodra mensen door hebben dat de verandering echt
doorgevoerd gaat worden en dat het (deze keer wel) gaat
lukken’.
Fase 3: Bevestigen, bekrachtigen en nazorg
Dit is de fase van de feitelijke implementatie en de
effectuering die daar direct op volgt. De fase waarin het
project live gaat en waarbij men vervolgens spreekt van
de ‘nazorgfase’ (Van Nistelrooij et al., 2009). In deze fase
moet de verandering beklijven. Het gaat dus om meer
dan alleen de ict-toepassing in productie nemen. Het gaat
erom dat het werken met de nieuwe toepassing routine
is geworden en dat de gewenste veranderingen zichtbaar
zijn in het gedrag van degenen die ermee moeten werken.
Zoals De Swart (2001) aangeeft is dit iets wat in veel ict-
projecten in veranderkundig opzicht wordt onderschat.
Ook in ons onderzoek wordt dit bevestigd, wat blijkt
uit opmerkingen als: ‘op het moment dat je live bent
gegaan, dan ben je er nog niet, en dan denk ik dat een (…)
verandernabrander essentieel is’, ‘(…) after go-live: wat doe
je om te zorgen dat het beklijft?’, ‘als je kijkt naar de wer-
kelijkheid, ligt de borging op de afdelingen zelf, nadat het
geïmplementeerd is’ en ‘ergens ga je naar die livedatum,
maar er moet ook een after care zijn. Een verandertraject
is per definitie dus later klaar’. Men is het er unaniem
over eens dat deze (implementatie)fase net zo belangrijk
is als de voorafgaande fasen. Men is dan ook van mening
dat deze implementatiefase deel moet uitmaken van het
oorspronkelijke plan en dienovereenkomstig projectma-
tig dient te worden aangepakt: ‘Ik denk dat we het hier
aardig ingebed hebben, maar de nazorgfase zou ik graag
vaster gedefinieerd hebben: wat gaan we daarin doen en
wat moet er gerealiseerd zijn?’ Ook in deze fase dient de
(lijn)manager nadrukkelijk aanwezig te zijn en aan te
geven dat ‘dit de manier is waarop we het gaan doen (…)
inclusief stuurgroep, korte lijnen, inclusief projectteam
dat niet naar huis gaat voordat het is gebeurd’. Ook zijn
er meerdere respondenten die stellen dat het project
formeel afgesloten dient te worden met een evaluatie om
naar alle betrokkenen te kunnen terugkoppelen wat de
opbrengsten ervan zijn geweest.
Ten slotte: onrust, onzekerheid en communicatie
Er zijn tal van complicerende zaken die direct gevolgen
hebben voor de voortgang van de integrale ict-implemen-
tatie. Zaken die niet planbaar zijn en die direct te maken
hebben met onduidelijkheid en de daardoor ontstane
onzekerheid. De grip op het project verlies je wanneer er
sprake is van langdurige onrust. Of zoals een van de pro-
jectmanagers het aangaf: ‘Onzekerheid – hoe vervelend
ook – hoeft geen probleem te zijn, het moet alleen niet te
lang duren’. Of zoals een ander zei: ‘Om het tot een succes
te maken moet je zorgen dat mensen zo snel mogelijk
die drempel over zijn en er weer vertrouwen in hebben.
Kortom, een korte tijdsspanne van onzekerheid is belang-
rijk. Hoe langer de onzekerheid duurt hoe moeilijker het
is voor de mensen en hoe moeilijker het wordt de mensen
daarna weer mee te krijgen’. De geïnterviewde project-
managers zijn van mening dat ‘het belangrijk is om uit
te leggen waarom je iets doet en wat de onderliggende
doelstelling is, in plaats van alleen maar op de techniek
ervan in te gaan’. Maar of dit op zichzelf voldoende is, is
nog maar de vraag. ‘Het informeren van mensen is niet
moeilijk’ zo vatte een van de aanwezigen het samen. ‘Het
tijdig informeren en het vinden van de juiste woorden om
helder te krijgen wat de consequenties zijn, is een stuk
lastiger’. Deze persoon zei ook dat ‘als het daarbij blijft,
alleen maar woorden, dan houdt het op en komt de ver-
andering uiteindelijk niet tot stand’. En ook: ‘Top-down
ingezette communicatie verdwijnt snel uit het collectieve
geheugen’. En: ‘Je ziet dat je heel duidelijk moet kiezen en
communiceren wat je gekozen hebt (…). Vervolgens ga je
een interactief proces in om dat te tunen op de werkelijk-
heid en sturing. Dus als je een keuze maakt, dan moet je
dat communiceren gedurende het hele traject’.
Conclusie
Uit het onderzoek blijkt dat tijdige betrokkenheid van
medewerkers een belangrijke succesfactor is van een
integrale ict-implementatie. Het is belangrijk dat de pro-
jectmanager zich bewust is van de verschillende doelgroe-
pen waarmee hij of zij werkt en hier de communicatie op
afstemt. Immers, een succesvolle integrale ict-implemen-
tatie valt of staat met het (veranderend) gedrag van de
medewerkers. Tenslotte zijn we op basis van dit onderzoek
tot de conclusie gekomen dat elke CIO moet weten dat:
•	 een goede businesscase en een realistische planning
belangrijke factoren zijn in het beheersbaar laten
verlopen van de integrale ict-implementatie,
•	 een realistische planning ook inhoudt dat er zowel
qua tijd als qua inhoud ruimte open wordt gelaten
voor onverwachte en emergente zaken die zich tijdens
een veranderproces kunnen voordoen,
•	 goed moet worden nagedacht over de inzet en inhuur
van mensen in het traject. Een analyse vooraf van de
gewenste competenties in de verschillende fasen van
het project kan daarbij helpen,
•	 het succes van een integrale ict-implementatie wordt
bepaald door de mate van draagvlak van medewer-
kers. Daarbij blijkt het volgende van cruciaal belang:
zichtbare betrokkenheid van het hogere management,
goede regie op het proces en een strategisch commu-
nicatieplan gekoppeld aan een stakeholdermap, zodat
van elke doelgroep duidelijk is wat de informatiebe-
hoefte en bijpassende participatiegraad zijn,
•	 het van doorslaggevend belang is om te investeren in
begeleiding van de fase na het live gaan. Het daadwer-
kelijke voordeel voor de business wordt vaak in deze
fase behaald, terwijl deze in de planning – en vaak
ook in de praktijk – onderbelicht blijft.
Literatuur
Algemene Reken-
kamer, ‘Lessen uit
ict-projecten bij de
overheid’, deel B,
2008, www.cs.vu.
nl/~x/knipselkrant/
lessen-uit-ict-projec-
ten-bij-de-overheid-
deel-B.pdf.
Boddy, D., & Paton,
R. (2004). Respond-
ing to competing
narratives: lessons
for project managers.
International Journal
of Project Management,
22, 225-233.
De Swart, N. (2001).
Lessen uit de veran-
derkunde toegepast
in ict-projecten.
Management & Informa-
tie (6), 45-51.
Elk, W. van, & F. van
den Dool (2009).
Onvoldoende balans
tussen ambitie,
beschikbare midde-
len, mensen en tijd.
Ict-projecten overheid
vaak te complex. TIEM
(29), 36-40.
Millis, K., & R. Merc-
ken (2002). Success
factors regarding the
implementation of ict
investment projects.
International journal of
production economics,
80, 105-117.
Nistelrooij, A.T.M.
van (2009). Organisa-
tieontwikkeling. Een
interactieve insteek.
Leren in organisaties,
9(11), 12-15.
Nistelrooij, A.T.M.
van, en R. de Wilde
(2008), Voorbij
verandermanagement;
Whole Scale Change de
wind onder de vleugels,
Deventer: Kluwer.
Van Nistelrooij,
A.T. M., A. Poot &
L. Mechelse (2009).
Change leadership
geeft doorslag bij
integrale ict-imple-
mentatie. Management
Executive, 7 (septem-
ber/oktober), 14-17.
Sauer, C., & B. Horner
Reich (2009). Rethink-
ing IT project man-
agement: evidence
of a new mindset
and its implications.
International Journal of
Project Management, 27,
182-193.
Over de auteurs:
Dr. Antonie van Nistelrooij is werkzaam als universitair docent bij de afde-
ling organisatiewetenschap aan de faculteit Sociale Wetenschappen van de
Vrije Universiteit te Amsterdam. Hij is gespecialiseerd in organisatieontwik-
keling (OD) en in de begeleiding van communicatie- en groepsprocessen
tijdens organisatieverandering.
Annemijn Poot MSc is werkzaam als business consultant bij de divisie
People & Change Leadership van Atos Consulting. Zij legt zich met name
toe op structuur en cultuur bij verandertrajecten.
Drs. Lonneke Mechelse is werkzaam als executive business consultant bij
de divisie People & Change Leadership van Atos Consulting en is specialist
in verandermanagement.

More Related Content

Viewers also liked

voor-mantelzorgers-van-dementerenden
voor-mantelzorgers-van-dementerendenvoor-mantelzorgers-van-dementerenden
voor-mantelzorgers-van-dementerendenLonneke Mechelse
 
Juliana mendoza Pacherres
Juliana mendoza PacherresJuliana mendoza Pacherres
Juliana mendoza Pacherreskelymariam
 
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...OECD Governance
 
Information Session Output
Information Session OutputInformation Session Output
Information Session OutputAIESEC Thammasat
 
Biomedical equipment technician skill standards
Biomedical equipment technician skill standardsBiomedical equipment technician skill standards
Biomedical equipment technician skill standardsLệnh Xung
 
Karmacharya_MS_Thesis_Florida
Karmacharya_MS_Thesis_FloridaKarmacharya_MS_Thesis_Florida
Karmacharya_MS_Thesis_FloridaBinab Karmacharya
 

Viewers also liked (11)

voor-mantelzorgers-van-dementerenden
voor-mantelzorgers-van-dementerendenvoor-mantelzorgers-van-dementerenden
voor-mantelzorgers-van-dementerenden
 
corporate+presentation
corporate+presentationcorporate+presentation
corporate+presentation
 
Katalog quinta
Katalog quintaKatalog quinta
Katalog quinta
 
Juliana mendoza Pacherres
Juliana mendoza PacherresJuliana mendoza Pacherres
Juliana mendoza Pacherres
 
Gambar
GambarGambar
Gambar
 
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...
Final agenda OECD Roundtable on Combatting Corruption Related to Trafficking ...
 
Information Session Output
Information Session OutputInformation Session Output
Information Session Output
 
CV_PP
CV_PPCV_PP
CV_PP
 
Biomedical equipment technician skill standards
Biomedical equipment technician skill standardsBiomedical equipment technician skill standards
Biomedical equipment technician skill standards
 
Karmacharya_MS_Thesis_Florida
Karmacharya_MS_Thesis_FloridaKarmacharya_MS_Thesis_Florida
Karmacharya_MS_Thesis_Florida
 
Tamatem
TamatemTamatem
Tamatem
 

Similar to TIEM 2010 CIO

Het nieuwe werken, de mens, de cultuur en regie v11
Het nieuwe werken,   de mens, de cultuur en regie v11Het nieuwe werken,   de mens, de cultuur en regie v11
Het nieuwe werken, de mens, de cultuur en regie v11mscholte
 
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)Wicher F. Schönau
 
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)Springfish
 
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105ir. Oscar K.W. Sijtsma MBA
 
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105ir. Oscar K.W. Sijtsma MBA
 
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereld
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereldProjectportfoliomanagement in de virtuele wereld
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereldLeon Dohmen
 
Good Practice Projectsturing
Good Practice ProjectsturingGood Practice Projectsturing
Good Practice ProjectsturingPeter A. De Jong
 
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv v
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv vWaterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv v
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv vJohn van Veen
 
Mouter pelzerzwemlesvoorplanners
Mouter pelzerzwemlesvoorplannersMouter pelzerzwemlesvoorplanners
Mouter pelzerzwemlesvoorplannersMarco
 
Ict & Projectmanagement
Ict & ProjectmanagementIct & Projectmanagement
Ict & ProjectmanagementDan Kamminga
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementStichting Kennisnet
 
SOD aanzet tot visie: de analyse!
SOD aanzet tot visie: de analyse!SOD aanzet tot visie: de analyse!
SOD aanzet tot visie: de analyse!basbaalmans
 
Financieel Management.Nl
Financieel Management.NlFinancieel Management.Nl
Financieel Management.NlMichielAtzema
 
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewVerbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewMagnitudeConsulting
 
Cesar working document 4 instrumenten in het planproces
Cesar working document 4 instrumenten in het planprocesCesar working document 4 instrumenten in het planproces
Cesar working document 4 instrumenten in het planprocesMarco
 
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands BestuurBregje van Helmond
 
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijken
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijkenRapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijken
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijkenswaipnew
 
Digitaliseren zonder weerstand
Digitaliseren zonder weerstandDigitaliseren zonder weerstand
Digitaliseren zonder weerstandYorrick Mentink
 

Similar to TIEM 2010 CIO (20)

Het nieuwe werken, de mens, de cultuur en regie v11
Het nieuwe werken,   de mens, de cultuur en regie v11Het nieuwe werken,   de mens, de cultuur en regie v11
Het nieuwe werken, de mens, de cultuur en regie v11
 
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)
Onbeheersbare publieke werken - Wicher F. Schönau (Openbaar Bestuur)
 
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)
Projectcommunicatie als sleutel tot een geslaagd project (artikel in Projectie)
 
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr_mag_201105
 
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105
Verandertrajecten menselijker maken oscar-sijtsma_xr-mag_201105
 
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereld
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereldProjectportfoliomanagement in de virtuele wereld
Projectportfoliomanagement in de virtuele wereld
 
Good Practice Projectsturing
Good Practice ProjectsturingGood Practice Projectsturing
Good Practice Projectsturing
 
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv v
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv vWaterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv v
Waterleidingbedrijf professionaliseert inkoopfunctie 2010 jv v
 
Mouter pelzerzwemlesvoorplanners
Mouter pelzerzwemlesvoorplannersMouter pelzerzwemlesvoorplanners
Mouter pelzerzwemlesvoorplanners
 
Ict & Projectmanagement
Ict & ProjectmanagementIct & Projectmanagement
Ict & Projectmanagement
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
 
SOD aanzet tot visie: de analyse!
SOD aanzet tot visie: de analyse!SOD aanzet tot visie: de analyse!
SOD aanzet tot visie: de analyse!
 
Financieel Management.Nl
Financieel Management.NlFinancieel Management.Nl
Financieel Management.Nl
 
New Governance
New Governance New Governance
New Governance
 
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewVerbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
 
Klaar om te wenden: onderzoek naar veranderbereidheid van ambtenaren.
Klaar om te wenden: onderzoek naar veranderbereidheid van ambtenaren.Klaar om te wenden: onderzoek naar veranderbereidheid van ambtenaren.
Klaar om te wenden: onderzoek naar veranderbereidheid van ambtenaren.
 
Cesar working document 4 instrumenten in het planproces
Cesar working document 4 instrumenten in het planprocesCesar working document 4 instrumenten in het planproces
Cesar working document 4 instrumenten in het planproces
 
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur
2016 Verandertraject binnen sociaal domein - Binnenlands Bestuur
 
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijken
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijkenRapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijken
Rapport de-aanhouder-wint-samenwerken-aan-veilige-krachtwijken
 
Digitaliseren zonder weerstand
Digitaliseren zonder weerstandDigitaliseren zonder weerstand
Digitaliseren zonder weerstand
 

More from Lonneke Mechelse

Managerial_Conflict_Management_in_Five_E
Managerial_Conflict_Management_in_Five_EManagerial_Conflict_Management_in_Five_E
Managerial_Conflict_Management_in_Five_ELonneke Mechelse
 
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalk
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalkpsychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalk
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalkLonneke Mechelse
 
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)Lonneke Mechelse
 
Psychologie Magazine april 2016
Psychologie Magazine  april 2016Psychologie Magazine  april 2016
Psychologie Magazine april 2016Lonneke Mechelse
 

More from Lonneke Mechelse (7)

Houd diabetes uit het oog
Houd diabetes uit het oogHoud diabetes uit het oog
Houd diabetes uit het oog
 
Managerial_Conflict_Management_in_Five_E
Managerial_Conflict_Management_in_Five_EManagerial_Conflict_Management_in_Five_E
Managerial_Conflict_Management_in_Five_E
 
Keuzestress-bij-zwangeren
Keuzestress-bij-zwangerenKeuzestress-bij-zwangeren
Keuzestress-bij-zwangeren
 
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalk
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalkpsychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalk
psychischeproblematiek-en-relaties-Lonneke-Mechelse-def-peptalk
 
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)
ZS Zwanger en nog niet blij VORM(1)
 
burnout-presentatie-pp
burnout-presentatie-ppburnout-presentatie-pp
burnout-presentatie-pp
 
Psychologie Magazine april 2016
Psychologie Magazine  april 2016Psychologie Magazine  april 2016
Psychologie Magazine april 2016
 

TIEM 2010 CIO

  • 1. 24 tiem 36 mei 2010 Een integrale ict-implementatie betekent een forse inves- tering. Cruciaal is dat die investering zich ook daadwer- kelijk terugbetaalt in businessresultaat. In de praktijk blijkt vaak dat de projectdoelstellingen zijn gehaald, maar dat de feitelijke verandering – het gebruik van een nieuwe applicatie of ict-toepassing – niet is geland bij de medewerkers. Of zoals een projectmanager tijdens een interview zei: ‘De doelstellingen zijn gehaald met betrek- king tot structuur, ict-voorzieningen en de fysieke inrich- ting, maar met betrekking tot het menselijk denken en handelen is er nog volop werk te doen’. Tijdige en duidelijke communicatie over de gewenste toe- komstige situatie is bij elk veranderproces van belang (De Swart, 2001, p. 47). Het verschaffen van heldere informa- tie over wat medewerkers kunnen verwachten, reduceert de onzekerheid hierover en vermindert de weerstand omtrent een nieuwe ict-toepassing. Een andere veelge- hoorde aanname is dat ‘het informeren van mensen over het waarom, wat en hoe van een ict-implementatie ervoor zorgt dat ze zich eerder zullen inzetten voor de uitvoe- ring ervan’. Maar is informeren op zich wel genoeg om medewerkers ook daadwerkelijk te mobiliseren? Dat een communicatieplan bij een integrale ict-implementatie noodzakelijk is, is geen nieuw idee. Maar welke factoren spelen hierbij een rol, mede gelet op de verschillende fasen van een dergelijke implementatie? We legden deze en andere vragen voor aan een tiental senior projectma- nagers, eindverantwoordelijk voor de implementatie van grootschalige integrale ict-trajecten in zowel de profit als de non-profit sector: KPN, Brandweer Amsterdam- Amstelland, ING, UWV, gemeente Terneuzen, minis- terie van Justitie, Achmea, voormalig AXA en een elektronicaconcern. Ict als organisatievraagstuk In enkele recente onderzoeksverslagen van de Algemene Rekenkamer naar de resultaten van ict-implementa- tietrajecten bij de overheid, wordt als belangrijkste uitdaging genoemd: het voorkomen van technology-fix- denken. Hiervan is sprake wanneer de organisatorische implementatie – de bewustwording en omgang van de medewerkers met het nieuwe systeem – ondergeschikt is of niet wordt meegenomen in de planning. Van Elk en Van den Dool (2009, p. 38) komen op basis van hun analyse van de rapporten van de Algemene Rekenkamer viewpoint: projectmanagement In dit artikel gaan we in op de vraag hoe senior projectma- nagers met eindverantwoordelijkheid voor de implementatie van integrale ict-trajecten, aansluiting zoeken bij de informa- tiebehoefte van de medewerkers en communicatie toepassen tijdens het traject. Deze vraag is gesteld aan een tiental senior projectmanagers actief in zowel de profit als de non-profit sector. Uit de gesprekken bleek dat een aantal criteria bepalend is voor daadwerkelijke verbetering van de business. Deze criteria worden in dit artikel toegelicht. door: Antonie van Nistelrooij, Annemijn Poot en Lonneke Mechelse Integrale ict-implementatie. van project naar daadwerkelijke verbetering van de business Wat iedere CIO moet weten over verandertrajecten
  • 2. tiem 36 mei 2010 25 tot de conclusie dat ‘ict niet een technologisch, maar een organisatievraagstuk is’. Het ligt dan ook voor de hand om een ict-project als een verandertraject aan te pakken, met aandacht voor planning, communicatie en betrok- kenheid. Zaken die ogenschijnlijk met elkaar samen lijken te hangen en die tot het domein van verander- en projectmanagement gerekend kunnen worden (Van Nistelrooij, Poot & Mechelse, 2009). Vanuit de veranderkundige literatuur weten we dat het doorvoeren van organisatieveranderingen niet alleen een kwestie is van een adequate kostenadministratie, goed opdrachtgeverschap, tijdige controle van door- looptijden en zorgvuldig planning van interventies en capaciteiten, maar ook een kwestie van tijdig inspelen op en het ondersteunen van allerlei onvoorziene en emergente processen (Van Nistelrooij & De Wilde, 2008). Grip krijgen op integrale ict-projecten betekent ook dat je handelt vanuit een businesscase, waarbij je ook vooraf in de planning zoveel mogelijk aansluiting zoekt bij de realiteit van de medewerkers (Van Nistelrooij, 2009). Dat betekent dat er een realistische planning moet zijn, met ruimte om in te spelen op onvoorziene en emergente processen. Eén van de centrale uitgangspunten in ons onderzoek was dat het niet bijtijds halen van de gestelde doelen van integrale ict-projecten ook te maken heeft met niet al te realistische verwachtingen ten aanzien van de planbaarheid en beïnvloedbaarheid van het menselijk gedrag. In de veranderkundige literatuur wordt doorgaans onder- scheid gemaakt tussen inhoud en proces, waarbij dan één van beide wordt benadrukt (Cozijnsen en Vrakking in De Swart, 2001). Met betrekking tot ict wordt nog wel eens de nadruk gelegd op de inhoud als het gaat om de communicatieve inspanningen en op het proces als het gaat om het veranderkundige gedeelte (De Swart, 2001). Ten eerste is deze indeling onvolledig, het sluit namelijk de context van de verandering en de daarbij behorende betekenisgeving uit. In de internationale vakliteratuur over projectmanagement wordt bijvoorbeeld het belang benadrukt van communicatieve inspanningen die gere- lateerd zijn aan betekenisgeving en het (tijdig) mobili- seren en betrekken van medewerkers (Milis & Mercken, 2002; Boddy & Paton, 2004; Sauer & Reich, 2009). Ten tweede komt het ook een beetje gekunsteld over om deze zaken zo te verdelen. Niet alleen heeft elke doelgroep een andere informatiebehoefte, deze behoefte verandert ook naarmate het veranderproces vordert. Het gaat dus meer om het vinden van de juiste verdeling van aandacht tussen deze communicatie- en veranderdimensies en het aanpassen van deze mix naarmate de informatiebehoefte van de doelgroepen verandert (zie figuur 1). Opzet en uitvoering onderzoek Het onderzoek komt voort uit een samenwerking tussen de divisie People and Change Leadership van Atos Consulting en de afdeling Organisatiewetenschap van de faculteit Sociale Wetenschappen van de Vrije Universiteit te Amsterdam. Bij de selectie van respondenten is gestreefd naar een goede balans tussen profit en non-pro- fit organisaties. Ook is gekeken naar een goede verdeling tussen rijksoverheid en lagere overheid. Het onderzoek bestond uit twee interviewronden, waaraan in totaal twaalf projectmanagers van negen cliëntorganisaties van Atos Consulting hebben deelgenomen. De eerste interviewronde was individueel van opzet, waarbij onder meer van elk project het plan van aanpak is besproken. Na analyse van deze eerste ronde zijn de respondenten uitgenodigd voor een seminar waarbij de deelnemers aan de hand van stellingen met elkaar in gesprek gingen. Verbetering van de business De gebruikte businesscases van de projecten, oftewel de reden tot verandering, hadden te maken met efficiën- tieoverwegingen, uitlijnen van de verschillende naast elkaar werkende ict-pakketten, de invoering van een nieuw bedrijfsconcept en het verbeteren van werkpro- cessen en prestaties. De projecten hadden een doorloop- tijd variërend van tien tot achttien maanden. In vijf gevallen was sprake van een doorstart. Ten aanzien van de uitkomsten van de projecten is door de respondenten aangegeven dat: • de efficiencywinst wat tegenviel – uiteindelijk maar vijf fte winst. In relatie met de benchmark is dit een pijnpunt, • er wel awareness werd gecreëerd, maar de doelstel- ling niet werd behaald, • er een heel mooi model lag, zij het op papier, • het streven was een lerende organisatie te worden, maar dat deze stap nog onvoldoende werd gemaakt. In sommige gevallen werd een opsplitsing gemaakt, bij- voorbeeld naar kosten en opbrengsten: ‘We zijn binnen budget gebleven en het systeem is op tijd opgeleverd, maar ik twijfel ten zeerste over de opbrengsten’. In enkele gevallen was het nog te vroeg om met duidelijke uitspraken te komen: ‘het daalt langzaam in’, ‘het traject moet zich nog bewijzen’. De grote omslag of het slagen van een verandertraject blijkt nauw gerelateerd aan het werkelijke gebruik dat is af te lezen aan het gedrag van de medewerker. Al met al kwam bij de analyse van deze verandertrajecten duidelijk naar voren dat typische uit- komsten die te maken hebben met gedragsverandering meer tijd nodig hebben dan uitkomsten die gerelateerd zijn aan de structuur, ict en meer fysieke veranderingen. Draagvlak als dé succesfactor voor verbetering De overheersende opvatting van de onderzoeksgroep is dat het krijgen van grip op de voortgang bij integrale Inhoud (wat verandert er?) Context (wat betekent de verandering?) Proces (hoe verandert het?) Figuur 1: Communicatiedimensies bij organisatieverandering
  • 3. 26 tiem 36 mei 2010 ict-projecten vooral een kwestie is van het bijtijds mobiliseren en betrekken van medewerkers. De meeste ondervraagde projectmanagers zijn het erover eens dat ‘elke verandering weerstand geeft en dat succes van een ict-implementatie afhangt van de mate van draagvlak van mensen’. Draagvlak realiseer je volgens de respon- denten onder meer door het vooraf opzetten van een communicatieplan met bijbehorende stakeholdermap. Met een stakeholdermap wordt vooraf per doelgroep gekeken naar de bestaande informatiebehoefte, de mate van invloed op het verandertraject en de huidige houding ten opzichte van de verandering. De overheersende mening van de projectmanagers was dat het werken met een stakeholdermap zorgt voor een goede start en dat het voor de bewustwording van de mensen doorgezet moet worden gedurende het hele traject. Het is volgens de res- pondenten van groot belang dat mensen helder krijgen wat ze moeten doen, bijtijds weten wat er van hen wordt verwacht en antwoord krijgen op de vraag ‘what’s in it for me?’ Daarom wordt communicatie door de projectma- nagers als een belangrijk onderdeel van het verandertra- ject gezien. Naast het werken met een stakeholdermap werd ook aanbevolen gedurende het hele project gebruik te maken van nieuwsbrieven, intranet met FAQ’s, actieve betrokkenheid van ondernemingsraad en interactieve personeelsbijeenkomsten om bepaalde veranderissues die spelen op de afdelingen te bespreken. Strategisch communiceren Een goed strategisch communicatieplan geeft antwoord op de vraag wanneer wat wordt gecommuniceerd naar welke doelgroep. Als het gaat om gedragsverandering dient ook te worden nagedacht over de participatiegraad en de specifieke wijze van communiceren naar de doel- groepen. In dit verband worden in de literatuur grofweg drie categorieën genoemd: activiteiten gericht op (1) het informeren van medewerkers (meeweten), (2) het con- sulteren van medewerkers (meedenken) en (3) het actief participeren in de besluitvorming (meebeslissen) (Van Nistelrooij & De Wilde, 2008). Dat dit in combinatie met goede timing van belang is, blijkt bijvoorbeeld uit uitspra- ken als: ‘Wij hadden een uitgebreid communicatieplan en gingen de boer op met ons project naar een doelgroep die geen behoefte had aan uitleg over een systeem waarmee zij niet zoveel te maken kregen’. En: ‘Terugkijkend op ons project hebben we de verkeerde verwachtingen gewekt. We hadden geen interactie nodig. We hadden het beeld duidelijker neer moeten zetten.’ Alle stakeholders op dezelfde manier informeren of in dezelfde mate laten participeren is niet efficiënt qua tijd en inspanning. Of zoals werd aangegeven: ‘Niet op elke afdeling zitten ze te wachten op lastige managementinformatie’. En: ‘Er had langer stilgestaan moeten worden bij welke boodschap je op welk niveau wilt uitdragen en door wie. Iedereen zit er anders in’. Op basis van de uitspraken van de project- managers zijn er – als het gaat om inhoud en mate van informatiebehoefte en de daarbij passende wijze van com- municeren – in een integraal ict-implementatieproject grofweg drie fasen te onderscheiden. Fase 1: Informeren en overtuigen Uit het onderzoek blijkt dat het borgen van het project in de hogere managementlagen noodzakelijk is voordat überhaupt begonnen kan worden. Daarbij heeft kennelijk elk project qua zwaarte, reikwijdte en business­impact een eigen managementniveau waarop dit dient te gebeuren. Niet alleen om het verkrijgen van goedkeuring en vereiste financiering, maar ook om het realiseren van betrokkenheid van de hogere managementniveaus bij het project en indirect daarmee van de medewerkers. Het is van eminent belang dat het hoger management – per voorkeur de dominante coalitie – achter het project staan. ‘Daarbij gaat het om leidinggevenden die geloven in de businesscase, die het project actief sponsoren. Die fungeren als boegbeeld en ze voorkomen dat mensen terechtkomen in een polder- model, waardoor het proces gaat meanderen of reeds in een vroeg stadium in een impasse komt’. Het gaat er ook om dat mensen dedicated worden vrijgemaakt voor het project en dat het project vanaf het eerste moment in de agenda’s komt van de juiste stakeholders. Daarvoor heb je volgens de meeste ondervraagden lijnmanagers nodig, en in ieder geval mensen uit de eigen organisatie. ‘Het gaat in essentie om ‘zwaargewichten’ die kunnen overtuigen, die het belang zichtbaar kunnen maken, het nut laten zien, verantwoordelijkheid op de juiste plaats neerleggen en knopen kunnen doorhakken op het juiste moment.’ De projectmanagers stellen tevens dat je tijdens het hele proces moet kijken welke personele of managementcom- petenties je zelf in huis hebt en welke je bij derden moet halen. De respondenten geven aan dat projectmanage- ment over het algemeen goed is vertegenwoordigd en dat er meer dan voldoende kennis is over methoden en technieken, zoals Prince2. Aangegeven wordt ook dat de benodigde competenties meer op het gebied liggen van het bepalen van gedragsdoelstellingen en de daadwerke- lijke gedragsverandering zelf. Fase 2: Motiveren en betrekken Na de aankondiging en de eerste stappen gaat het volgens de ondervraagde projectmanagers ‘de mensen echt raken’, dan ‘krijg je tegengas’ en ‘komen de vragen waarbij het vooral gaat om het krijgen van een antwoord op de vraag: wat betekent het voor mij?’ Wanneer ontslag niet aan de orde is of zodra duidelijk is dat de eigen baan niet vervalt, gaat – zoals een van de project- managers aangaf – bij veel mensen de vraag spelen ‘krijg ik wat ik wil krijgen?’ Dat is ook het moment waarop volgens sommige respondenten ‘het spel gaat beginnen en de radertjes beginnen te draaien’ en waarop onder- steunende trainingen en workshops worden aangebo- den. Dit is bovendien het moment waarop je volgens een kleine meerderheid van de ondervraagden overstapt van ‘alleen maar zenden naar zenden en ook ontvangen’. Van belang is dat er voor deze fase open gesprekken zijn gepland ‘om te kijken hoe de boodschap is aange- komen’, ‘om te kijken hoe het gaat’, ‘je de bloemetjes laat bloeien’, ‘je niet teveel op het resultaat focust’, ‘je aansluit op de praktijk’ en ‘openstaat voor suggesties en feedback en dit ook serieus neemt door bijtijds terugkop- peling te verzorgen middels interactieve personeelsbij- eenkomsten op afdelingsniveau. Al dan niet geflankeerd door individuele afspraken met eigen afdelingsmanage- ment over inzet en ontwikkeling (POP-gesprekken)’. De doorslag als het gaat om draagvlak en echte betrok- kenheid vindt volgens sommige respondenten plaats
  • 4. tiem 36 mei 2010 27 ‘zodra mensen door hebben dat de verandering echt doorgevoerd gaat worden en dat het (deze keer wel) gaat lukken’. Fase 3: Bevestigen, bekrachtigen en nazorg Dit is de fase van de feitelijke implementatie en de effectuering die daar direct op volgt. De fase waarin het project live gaat en waarbij men vervolgens spreekt van de ‘nazorgfase’ (Van Nistelrooij et al., 2009). In deze fase moet de verandering beklijven. Het gaat dus om meer dan alleen de ict-toepassing in productie nemen. Het gaat erom dat het werken met de nieuwe toepassing routine is geworden en dat de gewenste veranderingen zichtbaar zijn in het gedrag van degenen die ermee moeten werken. Zoals De Swart (2001) aangeeft is dit iets wat in veel ict- projecten in veranderkundig opzicht wordt onderschat. Ook in ons onderzoek wordt dit bevestigd, wat blijkt uit opmerkingen als: ‘op het moment dat je live bent gegaan, dan ben je er nog niet, en dan denk ik dat een (…) verandernabrander essentieel is’, ‘(…) after go-live: wat doe je om te zorgen dat het beklijft?’, ‘als je kijkt naar de wer- kelijkheid, ligt de borging op de afdelingen zelf, nadat het geïmplementeerd is’ en ‘ergens ga je naar die livedatum, maar er moet ook een after care zijn. Een verandertraject is per definitie dus later klaar’. Men is het er unaniem over eens dat deze (implementatie)fase net zo belangrijk is als de voorafgaande fasen. Men is dan ook van mening dat deze implementatiefase deel moet uitmaken van het oorspronkelijke plan en dienovereenkomstig projectma- tig dient te worden aangepakt: ‘Ik denk dat we het hier aardig ingebed hebben, maar de nazorgfase zou ik graag vaster gedefinieerd hebben: wat gaan we daarin doen en wat moet er gerealiseerd zijn?’ Ook in deze fase dient de (lijn)manager nadrukkelijk aanwezig te zijn en aan te geven dat ‘dit de manier is waarop we het gaan doen (…) inclusief stuurgroep, korte lijnen, inclusief projectteam dat niet naar huis gaat voordat het is gebeurd’. Ook zijn er meerdere respondenten die stellen dat het project formeel afgesloten dient te worden met een evaluatie om naar alle betrokkenen te kunnen terugkoppelen wat de opbrengsten ervan zijn geweest. Ten slotte: onrust, onzekerheid en communicatie Er zijn tal van complicerende zaken die direct gevolgen hebben voor de voortgang van de integrale ict-implemen- tatie. Zaken die niet planbaar zijn en die direct te maken hebben met onduidelijkheid en de daardoor ontstane onzekerheid. De grip op het project verlies je wanneer er sprake is van langdurige onrust. Of zoals een van de pro- jectmanagers het aangaf: ‘Onzekerheid – hoe vervelend ook – hoeft geen probleem te zijn, het moet alleen niet te lang duren’. Of zoals een ander zei: ‘Om het tot een succes te maken moet je zorgen dat mensen zo snel mogelijk die drempel over zijn en er weer vertrouwen in hebben. Kortom, een korte tijdsspanne van onzekerheid is belang- rijk. Hoe langer de onzekerheid duurt hoe moeilijker het is voor de mensen en hoe moeilijker het wordt de mensen daarna weer mee te krijgen’. De geïnterviewde project- managers zijn van mening dat ‘het belangrijk is om uit te leggen waarom je iets doet en wat de onderliggende doelstelling is, in plaats van alleen maar op de techniek ervan in te gaan’. Maar of dit op zichzelf voldoende is, is nog maar de vraag. ‘Het informeren van mensen is niet moeilijk’ zo vatte een van de aanwezigen het samen. ‘Het tijdig informeren en het vinden van de juiste woorden om helder te krijgen wat de consequenties zijn, is een stuk lastiger’. Deze persoon zei ook dat ‘als het daarbij blijft, alleen maar woorden, dan houdt het op en komt de ver- andering uiteindelijk niet tot stand’. En ook: ‘Top-down ingezette communicatie verdwijnt snel uit het collectieve geheugen’. En: ‘Je ziet dat je heel duidelijk moet kiezen en communiceren wat je gekozen hebt (…). Vervolgens ga je een interactief proces in om dat te tunen op de werkelijk- heid en sturing. Dus als je een keuze maakt, dan moet je dat communiceren gedurende het hele traject’. Conclusie Uit het onderzoek blijkt dat tijdige betrokkenheid van medewerkers een belangrijke succesfactor is van een integrale ict-implementatie. Het is belangrijk dat de pro- jectmanager zich bewust is van de verschillende doelgroe- pen waarmee hij of zij werkt en hier de communicatie op afstemt. Immers, een succesvolle integrale ict-implemen- tatie valt of staat met het (veranderend) gedrag van de medewerkers. Tenslotte zijn we op basis van dit onderzoek tot de conclusie gekomen dat elke CIO moet weten dat: • een goede businesscase en een realistische planning belangrijke factoren zijn in het beheersbaar laten verlopen van de integrale ict-implementatie, • een realistische planning ook inhoudt dat er zowel qua tijd als qua inhoud ruimte open wordt gelaten voor onverwachte en emergente zaken die zich tijdens een veranderproces kunnen voordoen, • goed moet worden nagedacht over de inzet en inhuur van mensen in het traject. Een analyse vooraf van de gewenste competenties in de verschillende fasen van het project kan daarbij helpen, • het succes van een integrale ict-implementatie wordt bepaald door de mate van draagvlak van medewer- kers. Daarbij blijkt het volgende van cruciaal belang: zichtbare betrokkenheid van het hogere management, goede regie op het proces en een strategisch commu- nicatieplan gekoppeld aan een stakeholdermap, zodat van elke doelgroep duidelijk is wat de informatiebe- hoefte en bijpassende participatiegraad zijn, • het van doorslaggevend belang is om te investeren in begeleiding van de fase na het live gaan. Het daadwer- kelijke voordeel voor de business wordt vaak in deze fase behaald, terwijl deze in de planning – en vaak ook in de praktijk – onderbelicht blijft. Literatuur Algemene Reken- kamer, ‘Lessen uit ict-projecten bij de overheid’, deel B, 2008, www.cs.vu. nl/~x/knipselkrant/ lessen-uit-ict-projec- ten-bij-de-overheid- deel-B.pdf. Boddy, D., & Paton, R. (2004). Respond- ing to competing narratives: lessons for project managers. International Journal of Project Management, 22, 225-233. De Swart, N. (2001). Lessen uit de veran- derkunde toegepast in ict-projecten. Management & Informa- tie (6), 45-51. Elk, W. van, & F. van den Dool (2009). Onvoldoende balans tussen ambitie, beschikbare midde- len, mensen en tijd. Ict-projecten overheid vaak te complex. TIEM (29), 36-40. Millis, K., & R. Merc- ken (2002). Success factors regarding the implementation of ict investment projects. International journal of production economics, 80, 105-117. Nistelrooij, A.T.M. van (2009). Organisa- tieontwikkeling. Een interactieve insteek. Leren in organisaties, 9(11), 12-15. Nistelrooij, A.T.M. van, en R. de Wilde (2008), Voorbij verandermanagement; Whole Scale Change de wind onder de vleugels, Deventer: Kluwer. Van Nistelrooij, A.T. M., A. Poot & L. Mechelse (2009). Change leadership geeft doorslag bij integrale ict-imple- mentatie. Management Executive, 7 (septem- ber/oktober), 14-17. Sauer, C., & B. Horner Reich (2009). Rethink- ing IT project man- agement: evidence of a new mindset and its implications. International Journal of Project Management, 27, 182-193. Over de auteurs: Dr. Antonie van Nistelrooij is werkzaam als universitair docent bij de afde- ling organisatiewetenschap aan de faculteit Sociale Wetenschappen van de Vrije Universiteit te Amsterdam. Hij is gespecialiseerd in organisatieontwik- keling (OD) en in de begeleiding van communicatie- en groepsprocessen tijdens organisatieverandering. Annemijn Poot MSc is werkzaam als business consultant bij de divisie People & Change Leadership van Atos Consulting. Zij legt zich met name toe op structuur en cultuur bij verandertrajecten. Drs. Lonneke Mechelse is werkzaam als executive business consultant bij de divisie People & Change Leadership van Atos Consulting en is specialist in verandermanagement.