Một trong những khó khăn lớn cản trở doanh nghiệp mở rộng và tăng trưởng là khả năng quản lý hàng tồn kho kém. Nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khách hàng của bạn nếu bạn không cung cấp kịp thời cho họ. Trong kinh doanh B2B, nó dẫn đến sự thiếu tin tưởng và gắn bó, điều này tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa người cung cấp và người bán. Ngoài ra, khi thói quen mua sắm của khách hàng liên tục thay đổi, các thương hiệu ngày càng phát triển để bán hàng trên nhiều kênh để đáp ứng nhu cầu của họ. Do đó, để dễ dàng quản lý và theo dõi sản phẩm đã bán và số dư hàng tồn kho trên tất cả các kênh này, các phương pháp và công cụ kiểm soát hàng tồn kho là cần thiết hơn bao giờ hết. Bài viết này giải thích các tính năng chính cần xem xét khi tìm kiếm Hệ thống quản lý hàng tồn kho và cách xác định các tính năng chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành.

1. Các tính năng của Hệ thống
quản lý kho cần có theo
từng ngành | SmartBiz
https://sbiz.vn
Tháng 9, 2022

2. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
Quản lý kho: Các tính năng của Hệ
thống quản lý kho cần có theo từng
ngành | SmartBiz
Một trong những khó khăn lớn cản trở doanh nghiệp mở rộng và tăng trưởng
là khả năng quản lý hàng tồn kho kém. Nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến
khách hàng của bạn nếu bạn không cung cấp kịp thời cho họ. Trong kinh doanh
B2B, nó dẫn đến sự thiếu tin tưởng và gắn bó, điều này tạo ra mối quan hệ lâu
dài giữa người cung cấp và người bán.
Ngoài ra, khi thói quen mua sắm của khách hàng liên tục thay đổi, các thương
hiệu ngày càng phát triển để bán hàng trên nhiều kênh để đáp ứng nhu cầu của
họ. Do đó, để dễ dàng quản lý và theo dõi sản phẩm đã bán và số dư hàng tồn
kho trên tất cả các kênh này, các phương pháp và công cụ kiểm soát hàng tồn
kho là cần thiết hơn bao giờ hết.
Bài viết này giải thích các tính năng chính cần xem xét khi tìm kiếm Hệ thống
quản lý hàng tồn kho và cách xác định các tính năng chính của hệ thống quản
lý hàng tồn kho theo ngành.
Nội dung chính
1. Hệ thống quản lý kho là gì?
2. Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho cần có
3. Các tính năng quản lý kho cần được xem xét
4. Các tính năng của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành
5. Kết luận

3. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
Hệ thống quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các tổ chức tính toán tất cả hàng tồn kho
đến và đi để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và tránh chi phí cho việc
tồn kho quá nhiều hoặc thua lỗ kinh doanh do hết hàng. Hệ thống tác động đến
mọi chức năng kinh doanh thiết yếu bao gồm kế toán, sản xuất, quản lý kho,
mua hàng, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Các thông số kỹ thuật chính của hệ thống quản lý kho là gì?
Các thông số kỹ thuật chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho liên quan đến
việc cung cấp cách thức lưu trữ, tổ chức, quản lý và phân tích dữ liệu hàng tồn
kho. Yêu cầu hệ thống bao gồm:
 Giao diện dễ sử dụng
 Tự động hóa để loại bỏ các quy trình thủ công của các chức năng kinh doanh
liên quan đến quản lý hàng tồn kho.
 Cơ sở dữ liệu an toàn, đáng tin cậy cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời
gian thực.
 Hiệu suất cho phép theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng
 Khả năng cho người quản trị dễ dàng thêm các mô-đun phần mềm với cấu
hình tối thiểu để hệ thống có thể mở rộng.
 Tích hợp phần mềm và các tính năng tự động giúp giảm thiểu việc cập nhật
hoặc nhập kho thủ công.
Các module chính trong hệ thống quản lý Kho là gì?
Các mô-đun tạo nên hệ thống quản lý hàng kho khác nhau tùy theo nhà cung
cấp và giá cả. Bạn có thể bắt đầu với các mô-đun quản lý hàng tồn kho cơ bản
(công cụ quản lý và quản lý đơn hàng) và xây dựng hệ thống bao gồm các tính
năng và tích hợp phần mềm nâng cao (chẳng hạn như kế toán và thương mại
điện tử) trong đó phổ biến nhất bao gồm:
 Mô-đun thương mại điện tử: Các mô-đun này hữu ích cho việc bán hàng
trực tuyến.
 Mô-đun Kế toán: Các mô-đun này tự động hóa các hoạt động tài chính và
kế toán như các khoản phải trả và phải thu, mua sắm và thanh toán của bên
thứ ba, đồng thời chúng phân loại doanh thu.

4. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
 Mô-đun quản trị dữ liệu: Các mô-đun giống như quản trị viên này cung cấp
các công cụ nhanh chóng, đơn giản để quản lý dữ liệu hệ thống hàng tồn
kho như kết nối người dùng qua mật khẩu, cập nhật hồ sơ hàng tồn kho và
xuất dữ liệu.
 Mô-đun quản lý kho: Các mô-đun kho cung cấp các chức năng quản lý hàng
tồn kho phải có như lập lịch cuộc hẹn, nhận đơn đặt hàng, xử lý trả hàng,
ghi nhãn và quản lý nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ ba.
 Mô-đun Quản lý Đơn hàng: Các mô-đun này giúp quản lý các đơn đặt hàng,
yêu cầu bộ phận và hợp nhất đơn hàng.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho
cần có?
Hệ thống quản lý hàng kho có các tính năng giúp quản lý, kiểm soát, theo dõi
và lập kế hoạch hàng tồn kho. Sử dụng danh sách các tính năng phần mềm
này để so sánh các giải pháp để bạn có thể chọn hệ thống quản lý hàng tồn
kho phù hợp.
STT Các tính năng Diễn giải
1 Kiểm soát hàng tồn
kho
Kiểm soát hàng tồn kho là phân loại, di
chuyển, bổ sung, trả lại và theo dõi các sản
phẩm và nguyên vật liệu một cách hiệu quả.
Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho có thể
phân loại sản phẩm theo loại, vị trí và SKU
(hoặc số sê-ri), kiểm tra dữ liệu, tạo báo cáo,
tìm kiếm, lọc và xem sản phẩm theo thời gian
thực.
Khám phá: Cách cải thiện 50% hiệu suất lấy
hàng và thực hiện đơn hàng
2 Quản lý hàng tồn
kho
Xử lý các quy trình kinh doanh xảy ra trước khi
hàng đến kho và cách hàng tồn kho đến các
điểm đến khác.
Các tính năng này bao gồm các công cụ để
quản lý kho đa địa điểm và tích hợp với phần
mềm hoặc nền tảng hoạch định nguồn lực

5. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
doanh nghiệp (ERP) khác (ví dụ: tạo hóa đơn
không cần giấy tờ và đơn đặt hàng).
3 Theo dõi hàng tồn
kho
Theo dõi hàng tồn kho ở các giai đoạn khác
nhau trong chuỗi cung ứng và tự động hóa các
quy trình.
4 Quản lý hàng hoá
bằng Mã vạch
Phần mềm mã vạch giúp loại bỏ lỗi nhập dữ
liệu và tự động hóa các chức năng nghiệp vụ
yêu cầu giao tiếp với các bộ phận khác của hệ
thống. Thu thập, lưu trữ và tổ chức dữ liệu
hàng tồn kho kỹ thuật số giúp hoạt động kiểm
kê nhanh hơn và chính xác hơn.
Phần mềm mã vạch có thể tích hợp với các
tính năng báo cáo và tài liệu kỹ thuật số (ví dụ:
chữ ký trên màn hình cảm ứng và lập hóa đơn
không cần giấy tờ).
Thiết bị quét mã vạch di động cải thiện độ
chính xác của hàng tồn kho, tăng tốc các quy
trình tại văn phòng và bổ sung hàng dự trữ và
cho phép lập tài liệu không cần giấy tờ.
5 Tối ưu hoá hàng tồn
kho
Thay vì các công thức đặt hàng tiêu chuẩn và
quy trình đặt hàng cơ bản, bạn có thể sử dụng
các công cụ cung cấp báo cáo tự động, xu
hướng tồn kho và chế độ xem các thay đổi
trên toàn bộ chuỗi cung ứng.
Thông tin này cho phép khớp cung và cầu chặt
chẽ hơn để bạn có thể tối ưu hóa hàng tồn kho
hiện có.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cần thiết cho việc
Lập kế hoạch hàng tồn kho
6 Cảnh báo hàng tồn
kho
Các mô-đun khác nhau kích hoạt cảnh báo
hàng tồn kho giúp giảm lãng phí, tối ưu hóa tài
chính hàng tồn kho và quản lý kỳ vọng của
khách hàng.
Các tính năng này bao gồm email hoặc tin
nhắn SMS tự động thông báo cho bạn về mức

6. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
tồn kho thấp và sự chậm trễ trong giao hàng
và chuỗi cung ứng.
Cảnh báo hàng tồn kho cung cấp một mức độ
kiểm soát hoạt động bổ sung cho dự báo bán
hàng, lập kế hoạch nguyên vật liệu, hậu cần
vận chuyển và quản lý nhà cung cấp.
Các tính năng quản lý kho cần được xem xét
Hãy xem xét các tính năng của hệ thống quản lý kho hiện đại sau đây, mà bạn
có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình và làm được
nhiều việc hơn là kiểm soát hàng tồn kho:
STT Các tính năng Diễn giải
1 Cơ sở hạ tầng đám
mây (Cloud)
Phần mềm dựa trên đám mây là một giải pháp
có thể mở rộng, tiết kiệm chi phí. Điện toán
đám mây có nghĩa là các tổ chức không cần
thuê nhân viên chuyên trách để quản lý và duy
trì các hệ thống đó. Cơ sở hạ tầng đám mây
cũng cho phép sao lưu tự động, truy cập an
toàn và cộng tác trong thời gian thực trên
nhiều địa điểm.
Cung cấp cơ sở dữ liệu có thể mở rộng và tiết
kiệm chi phí, sao lưu tự động, tích hợp thiết bị
di động và truy cập an toàn trên nhiều địa
điểm.
2 Tích hợp Internet of
Things (IoT)
Mang đến kiểm soát và báo cáo hàng tồn kho
tự động, ghi nhãn kỹ thuật số, theo dõi GPS
và theo dõi hỗ trợ Bluetooth và RFID. Công
nghệ này cũng đã được sử dụng để cải thiện
an ninh chống trộm cắp và mất mát.
3 Nhãn kỹ thuật số Việc chuyển sang ghi nhãn kỹ thuật số đã tạo
ra các tính năng như thẻ RFID hỗ trợ GPS và

7. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
mã vạch kỹ thuật số. Với dữ liệu kiểm kê kỹ
thuật số, các tổ chức hiện có thể kết nối mạng
các thiết bị cầm tay với cơ sở dữ liệu để theo
dõi thời gian thực và tài liệu không cần giấy tờ.
4 Thiết bị di động Các thiết bị di động và ứng dụng cho phép
theo dõi thời gian thực và cảnh báo và thông
báo hàng tồn kho tức thì.
5 Học máy và AI Công nghệ này cung cấp phân tích dữ liệu
theo thời gian thực có thể cải thiện dự báo và
báo cáo về xu hướng tồn kho khó theo dõi và
dự đoán theo cách thủ công.
Các lợi ích của máy học bao gồm khả năng
cải thiện kiểm soát hàng tồn kho nội bộ và
ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng.
Các tính năng của hệ thống quản lý hàng tồn
kho theo ngành
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy danh sách về các tính năng chính của hệ
thống quản lý kho dựa theo từng ngành ngoài các tính năng cần có hoặc cần
được xem xét ở trên.
Ngành Sản xuất
Hệ thống quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất có các tính năng kết hợp để
quản lý kho hàng và kho nguyên liệu. Các tính năng này kết hợp khả năng
chuyển đổi đơn vị tiên tiến để xử lý kho nguyên liệu số lượng lớn, kết hợp
phương pháp sản xuất tinh gọn, lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu và lập
định mức nguyên vật liệu.
Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để sản xuất tinh gọn và cách Toyota sản xuất tinh
gọn như thế nào?

8. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
Các tính năng chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất bao
gồm:
STT Các tính năng Diễn giải
1 Chuyển đổi đơn vị
đo lường
Chuyển đổi số lượng hàng tồn kho nhận được
thành đơn vị đo lường cao hơn hoặc thấp hơn.
2 Đặt hàng tự động Đặt giới hạn hàng và đặt hàng khi hàng tồn
kho giảm xuống dưới một số lượng nhất định.
3 Lập kế hoạch
nguyên vật liệu
Theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp hoặc gián
tiếp theo chu kỳ mua và sản xuất, lập bảng kê
nguyên vật liệu và xác định lợi tức đầu tư
(ROI) cho một nguyên vật liệu nhất định.
4 Quản lý Đơn đặt
hàng
Chỉ định nhà cung cấp, theo dõi thời gian giao
hàng của sản phẩm và quản lý vòng đời của
đơn đặt hàng.
5 Hàng tồn kho được
tuần tự hóa
Đi sâu vào từng mặt hàng để theo dõi vòng
đời sản phẩm, xác định hàng tồn kho bị lỗi và
theo dõi thông tin bảo hành.
Ngành Phân phối/Bán buôn
Các nhà bán buôn có kênh phân phối trực tuyến cần các tính năng quản lý hàng
tồn kho giúp kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho số lượng lớn, quản lý nhiều
nhà cung cấp và khách hàng và tự động hóa các quy trình.
Các tính năng chính dành cho nhà phân phối bán buôn bao gồm:
STT Các tính năng Diễn giải
1 Thực hiện đơn hàng
bán hàng
Sử dụng một trang tổng quan để xem đơn
hàng bán hàng, tạo phiếu đóng gói và tự động
xác nhận qua email cho khách hàng.

9. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
2 Thực hiện Nhiều
Kho
Theo dõi và thực hiện các đơn đặt hàng với
hàng tồn kho được lưu trữ trên nhiều kho.
3 Đóng gói Kiểm soát, chuyển và kết nối các mặt hàng
thường được theo dõi riêng lẻ thành đơn đặt
hàng bán hàng theo gói cho các dịch vụ như
hộp đăng ký.
4 Theo dõi theo lô Theo dõi số lượng nhiều mặt hàng dễ hư
hỏng, nhạy cảm với thời gian theo ngày hết
hạn của nhà sản xuất với số lô có thể truy
nguyên.
5 Quản lý thùng Quản lý thùng cho phép nhận hàng tồn kho tại
kho và bỏ vào các thùng ưu tiên trong hệ
thống giá đỡ của nhà kho để dễ dàng lấy hàng
sau này trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Ngành Bán lẻ
Các nhà bán lẻ phụ thuộc vào các tính năng quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa
trải nghiệm của khách hàng tại cửa hàng. Họ cần các giải pháp cải thiện việc
theo dõi hàng tồn kho, dự báo nhu cầu và cảnh báo hàng tồn kho. Các tính
năng quản lý đa vị trí, chính xác là điều cần thiết cho các hoạt động đa kênh (ví
dụ: mua trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng). Các tính năng tích hợp điểm bán
hàng và kế toán đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động bán lẻ truyền
thống.
Các tính năng chính cho bán lẻ bao gồm:
STT Các tính năng Diễn giải
1 Nhận từng phần Kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho đã nhận
từng phần.
2 Quản lý đơn đặt
hàng
Tạo đơn đặt hàng mới với đơn đặt hàng tổng
hợp của nhà cung cấp và theo dõi sản phẩm

10. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
theo loại, lượng hàng đến dự kiến hoặc theo
mùa.
3 Dự báo nhu cầu Đặt mức tồn kho ưu tiên theo nhu cầu theo
mùa, tự động bổ sung ở nhiều vị trí và tạo báo
cáo để xác định xu hướng nhu cầu trong
tương lai.
4 Kiểm kê chu kỳ Phân loại hàng tồn kho theo khối lượng, giá trị
hoặc giao dịch và nhận lời nhắc tự động về số
lượng hàng tồn kho để thiết lập mức tồn kho
an toàn.
Thương mại điện tử
Hệ thống kho thương mại điện tử cần hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho chính xác
và các quy trình tự động để cung cấp sản phẩm cho khách hàng mà không bị
gián đoạn. Tích hợp kế toán kết hợp xử lý thanh toán trực tuyến, lập hóa đơn
qua email và theo dõi khoảng không quảng cáo là các tính năng thương mại
điện tử phổ biến.
Các tính năng hàng đầu của hệ thống quản lý hàng tồn kho cho thương mại
điện tử bao gồm:
STT Các tính năng Diễn giải
1 Xử lý hàng trả lại Gửi cập nhật email của khách hàng, chỉ định
kho hàng để nhận hàng bị trả lại và tạo báo
cáo về xu hướng trả hàng.
2 Tự động hoàn lại Tạo đơn đặt hàng tự động khi hàng tồn dưới
mức đặt trước.
3 Vận chuyển qua
nhiều hãng vận
chuyển
Lưu trữ thông tin liên hệ và dữ liệu về các
hãng vận chuyển ưu tiên và quản lý nhiều nhà
cung cấp dịch vụ hậu cần.

11. Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: https://sbiz.vn
4 Kiểm soát kho ảo Tạo kho ảo và quản lý hậu cần chuyển hàng
với kho hàng của nhà cung cấp được lưu trữ
ở nơi khác.
5 Hiển thị tình trạng
còn hàng của hàng
tồn kho trên trang
web
Phản ánh chính xác tình trạng còn hàng trên
các nền tảng thương mại điện tử.
Khám phá: Cách + 5000 doanh nghiệp lớn xây dựng Nhà kho thông minh thành
công
Kết luận
Người ra quyết định có rất nhiều lựa chọn và việc chọn ra giải pháp phù hợp
cần có thời gian, nghiên cứu và đặt những câu hỏi thông minh. SmartBiz có các
câu trả lời và nhiều công cụ có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn. Tối ưu hoá
hiệu suất Kho của bạn. Theo dõi và kiểm soát các hoạt động Nhà kho chính
xác. Kho trực tuyến hiện đại trên một phần mềm quản lý.
Tìm hiểu thêm cách SmartBiz quản lý kho thông minh như thế nào để quản lý
hàng tồn kho tự động, tăng độ chính xác, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và
tăng dòng tiền.