RPA en 45 minutos

RPA en 45 Minutos
Una introducción rápida a
Robotic Process Automation

Acerca de HelpSystems
La transformación de IT es un viaje,
no un destino. Avancemos juntos.

Soluciones software
Ciberseguridad Automatización
Workload Automation
Infrastructure Automation
Soluciones software
Data Security
Identity & Access Management
Infrastructure Protection

HelpSystems. All rights reserved.
Agenda de hoy
1. ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. ¿Por donde arrancar?
4. Cálculo de ROI
5. RPA en acción (demo rápida)
6. Preguntas y respuestas

Encuesta rápida
…Y COMPARTIMOS RESULTADOS EN UNOS SEGUNDOS …
¿Cuánto conoces de RPA?
1) Experto: Ya tenenos en producción un proyecto maduro y escalable
2) Mucho: Ya tenenos un proyecto arrancado
3) Bastante: Estamos investigando para arrancar un proyecto
4) Poco: He oído un poco de RPA
5) Nada: es la primera vez que oigo hablar de RPA

RPA es la tecnología que tiene como objetivo principal
reducir la intervención manual en el uso de programas
y aplicaciones informáticas, automatizando funciones
y tareas administrativas, mecánicas y bien definidas,
para dejar en manos de los humanos aquellas
cuestiones que requieran interpretación o análisis.
No hablamos de máquinas compuestas por
engranajes y tuercas, hablamos de robots software.
En RPA los Robots son programas
que controlan otros programas

Antes de empezar: RPA en un ejemplo rápido…

¿Qué es RPA?
 Automatizar tareas repetitivas
 con robots software
 de crecimiento ilimitado
 que trabajan con las personas
¡SIN MODIFICAR LOS PROCESOS!

Terminología y el lugar de RPA

RPA es una nueva tecnología que permite la automatización de procesos de forma rápida y sin
rediseñar los procesos
RPA y otros enfoques de automatización
RPA comparado con enfoques tradicionales de transformación de procesos
Cambiosenlosprocesos
Velocidad y predictibilidad de ejecución

Claves de RPA
PUNTOS CLAVES:
Automatizar tareas manuales con
robots software para:
Liberar tiempo de personas
Reducir errores
Mejorar SLAs
Proyectos de gran ROI y rápidos
de implementar

Inversión en RPA en el mundo
Crecimiento espectacular
RPA es la categoría de software que
más creció en 2018
Las inversiones de RPA en 2019
llegaron a los $822 millones
Llegará a los $1.2-1.5 billones en 2020
Source: Deloitte

Adopción de RPA
Habrán empezado un proyecto RPA en 2020
72% de las empresas
100% en 2024 a la tasa actual
Source: Deloitte

¿Qué automatizan las empresas?
APLICACIONES DE
NEGOCIO
Maximizar ROI en
aplicaciones
Extender capacidad de
automatización y planificación de
flujos multi-aplicación
Planificación de trabajos
Integración de datos y
aplicaciones: Managed File
Transfer, FTP, ETL, Web services,
EAI, Email, JSON, XML, …
AUTOMATIZACIÓNCORPORATIVA
SISTEMAS E
INFRAESTRUCTURA
Tareas
repetitivas de IT
Automatizar tareas de IT que se
ejecutan manualmente o con
scripts, sin visibilidad.
Monitoreo + automatización=
reparar incidentes
automaticamente y mejorar los
SLAs.
Devops, testing automático,
Backups, Automatización en cloud,
provisionamiento de usuarios, …
PRODUCTIVIDADDELPERSONAL
EQUIPOS Y
PERSONAS
Robotic Process
Automation
Tareas repetitivas de bajo valor
añadido realizadas de forma
manual.
Procesamiento de datos
Reporting
Call centers
Alta empleados
Facturación
Pagos
Procesamiento pedidos
Escaneo / OCR

Usos comunes de RPA para Finanzas
PROCESO DE
COBROS
• Aprobación de créditos y
mantenimiento del
archivo maestro de
clientes
• Procesamiento y
enrutamiento de pedidos
• Procesamiento de
recibos en efectivo a
cobrar
• Automatización de
notificaciones de
retrasos en pagos
FINANZAS
OPERACIONALES
Y CONTABILIDAD
• Revisión del proceso de revisión
de aprobaciones para manejar
múltiples variaciones para
cuentas cliente
• Cálculo y procesamiento de
reembolsos
• Descarga de datos mensuales de
ventas detallados y cálculo de
comisiones
• Creación de archivos y emails
para obtener aprobaciones
• Publicación y libros mayores y
subsistemas
PREPARACIÓN
DE REVISIÓN
FINANCIERA
• Conexión y automatización
del movimiento de datos
entre sistemas y
consolidación para informes
ejecutivos
• Automatización de la
limpieza de datos para crear
reportes legibles
ENTRADAS
ESTANDAR EN
EL DIARIO
• Creación de entradas de
diario estándar mensuales
• Realización de analíticas
de validación
• Entradas en el ERP y
movimiento de datos
RECONCILIACIÓN
DE CUENTAS
• Descarga automatizada de
balances de subcuentas en
formato pre-aprobado
• Carga de datos de
transacciones de distintos
sub-sistemas y varios
formatos
• Realización de validación de
datos y búsqueda y manejo de
excepciones
• Creación y balanceo de
entradas de diario y
remediación de discrepancias
RECONCILIACIÓN
INTERCOMPANY
• Verificación automatizada y
conciliación de balances
intercompany
• Búsqueda básica y reporte de
excepciones
• Creación de archivo de
excepciones y envío por email
para revisión y aprobación
CUMPLIMIENTO
REGULATORIO Y
REPORTING
• Pre-populación de reporting y
enrutamientos anuales complejos
• Captura y manipulación de datos para
soportar reportes regulativos generados
automáticamente
• Registro de auditoría de informes y
confirmación de recepción
RECONCILIACIONES
BANCARIAS
• Automatización de workflows
de descarga de saldos
bancarios para cuentas
individuales
• Creación de archivos de texto
y almacenamiento en las
carpetas apropiadas
• Reconciliación de balances y
transacciones con subsistemas
core de finanzas
• Creación de entradas de diario
equilibradas para manejar
discrepancias
PLANIFICACIÓN Y
ANÁLISIS
FINANCIERO
• Automatización y conexión de
previsiones utilizando datos
históricos y de mercado
• Carga de saldos en sistemas
de planificación de registro
• Creación de informes de
diferencia entre previsiones y
reales
PROCESO DE
CUENTAS A PAGAR
• Configuración y
mantenimiento de
proveedores
• Procesos de flujo de trabajo
y aprobaciones
• Procesamiento y
preparación de entrada de
datos y pagos
• Automatización del
procesamiento de pagos y
archivos masivos de pago
para entradas al diario en
subsistemas
• Automatización de devengos
por departamento

Usos comunes de RPA para Recursos Humanos
INCORPORACIÓN/
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
• Procesamiento de registros de
aplicaciones a través de la presentación
de la solicitud inicial
• Enrutamiento y automatización de los
procesos de notificación de nuevas
contrataciones
• Interacción con aplicaciones como Active
Directory para un procesamiento de la
información preciso y completo
• Uso de los datos de nuevas
contrataciones para disparar la
activación de la creación de credenciales
de usuario
ADMINISTRACIÓN
DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
• Revisión del estado de
certificaciones de empleados
contra los requisitos
• Notificación a empleados,
managers y cumplimiento de
requisitos de certificación
• Conexión de sistemas de gestión
del talento dispares
GESTIÓN DE GASTOS
Y REEMBOLSOS
• Notificación y enrutamiento
de aprobaciones
• Requisitos lógicos basados
en reglas para el
procesamiento de
estándares
• Notificación de
anormalidades y tendencias
en los gastos
ANÁLITICA Y
REPORTING DE
GASTOS
• Captura y limpieza de datos
para la generación
automatizada de reportes
• Pre-populación de requisitos
de reportes periódicos
complejos
• Auto-enrutamiento y entrega
de reportes repetitivos
• Registros de auditoría
automatizados para el
enrutamiento de documentos
DATOS DE
EMPLEADOS
entrada, transferencia y
terminación de
empleados
• Limpieza de datos de
cambios de estado, de
nombre y otros cambios
VALIDACIÓN DE
TIEMPO REGISTRADO
• Revisión de los registros de tiempo
de empleado diariamente para
precisión y terminación
• Enrutamiento de notificaciones de
información de empleado faltante
para solucionar errores y maximizar
la precisión de las nóminas
• Reportes automatizados y auditoría
para administrar el pronóstico del
uso de horas extras
GESTIÓN DE REQUISITOS
• Comparación de requisitos de
nuevas contrataciones contra
posiciones y presupuestos
aprobados
• Comparación de ofertas de sueldos
contra requisitos y presupuestos
aprobados
• Generación de reportes de conteo
continuo y plantilla
• Conexión de sistemas de gestión del
talento dispares
• Planificación y notificación de
procesos y planes de entrevista
• Gestión de flujos de necesidades
contratación
PROCESAMIENTO
DE NÓMINAS
• Ejecución de extractos
estándar de lotes de nóminas
y enrutamiento de las
nóminas para su
procesamiento
• Ejecutar validaciones
estándar de nóminas contra
los datos para reducir la
intervención humana antes
del cálculo de bruto a neto
BENEFICIOS A
EMPLEADOS
• Reconciliación de facturas de
proveedores contra la lista de
empleados
• Gestión de deducciones de
salariales a través de facturas
• Enrutamiento de solicitudes
vacaciones durante cada
periodo de pago
• Gestión y workflows del
proceso de periodo de pago
general

Usos comunes de RPA para Impuestos
VALIDACIÓN DE DATOS
• Automatización del proceso
de validación de la
información mediante una
lista de control de ítems
• Auto-aseguramiento de
datos mediante la validación
de registros coincidentes
• Activos fijos o pagos
trimestrales
• Errores al manejar
escalamientos, notificaciones
y enrutamientos
ENTRADA DE DATOS
• Automatización de la entrada y
manipulación de datos en
formularios fiscales
• Movimiento de datos del balance
desde los libros contables
generales a sistemas tributarios
• Automatización GUI de sistemas
tributarios para un manejo
eficiente y libre de errores 24/7
• Automatización de workflows
asociados con el procesamiento
de devoluciones de impuestos
eFILING
• Borrado de diagnósticos
para eFiling
• XML para devolver
reconciliación
• Impresión o emailing de
notificaciones de aceptación
o rechazo para eFiling
RECONCILIACIONES
• Aprovisionamiento para devolver
la reconciliación
• Identificación, alerta y
remediación de elementos no
reconciliados
• Comprobaciones automatizadas
de varios balances de impuestos
• Selección de elementos de
excepción y enrutamiento para
su revisión
• Reconciliación de balance y
transacciones en sistemas de
Finanzas
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
convenciones de nombres
estándar para seguir
políticas
• Mantenimiento de datos
históricos de impuestos
para auditoría
FORMATEO DE DATOS
Y DOCUMENTOS
• Formateo, corte y pegado para tener
los datos preparados para su entrada
• Manipulación de balances de prueba
a herramientas de impuestos
• Reembolso de saldos y entrada del
registro en los sistemas
EXTRACCIÓN
DE DATOS
• Extracción de balances de
libros y saldos clave –
devengos, activos fijos,
PyG, u otras cuentas
sensibles para los
impuestos
GENERACIÓN DE
REPORTES
• Automatización de la descarga
de reportes específicos
• Enrutamiento basado en
eventos y planificación, y
distribución a las partes
interesadas
• Maridaje de datos de múltiples
sistemas

Usos comunes de RPA para IT
GESTIÓN DE ARCHIVOS
(FTP, SFTP, MFT)
• Procesamiento batch y
transferencia de archivos
ad hoc
• Sincronización, borrado y
vaciado de carpetas
• Securización y encriptación
de datos en reposo y
movimiento
• Reporting de auditoría
• Gestión centralizada de
flujos de datos
MONITOREO DE
APLICACIONES Y
REMEDIACIÓN
• Monitoreo diario de
rendimiento y capacidad
de servidores
notificaciones de email
por incidencias en
servidores
• Reporting de
rendimiento de
servidores
• Monitoreo y uso de
entornos cloud
POLÍTICAS DE IT
Y FORMACIÓN
• Distribución y
enrutamiento de
políticas
• Seguimiento de la
finalización y puntuación
de formaciones
REPORTING
• Creación de informes
estándar de gestión
• Distribución de informes
seleccionados a varios
grupos de usuarios
• Cálculos de SLA e informes
vs. objetivos
GESTIÓN DE HELP
DESK Y SERVICIOS
• Creación y enrutamiento de
tickets
• Procesamiento, registro y
actualización de solicitudes
• Respuesta automatizada de
FAQs
• Ejecución automatizada de
tareas pre-aprobadas
• Automatización del proceso
de escalamiento
notificaciones fuera de horas
y alerta
GESTIÓN DE
EVENTOS
• Monitoreo y reporting
de eventos
• Resolución de
eventos de primer
nivel
MONITOREO DE
SEGURIDAD
• Gestión de amenazas y
vulnerabilidades
• Registro y reporting de
incidentes
• Resolución de eventos de primer
nivel
GESTIÓN DE
ACCESOS E
IDENTIDADES
perfiles de usuario y
configuración
solicitudes nueva y de
alto nivel
• Gestión del proceso
de restablecimiento
de contraseñas
terminales
TESTING DE
APLICACIONES
• Prueba inicial de
rendimiento de la
aplicación
• Recolección de ratios de
feedback de usuarios
• Reporting
INSTALACIONES Y
ACTUALIZACIONES
DE SOFTWARE
solicitudes de software y
proceso de aprobación
• Descarga y licenciamiento
de aplicaciones de software
para usuarios de negocio
• Instalación de software
aprobados en servidores y
estaciones de trabajo
designadas
• Descarga y monitoreo de
actualizaciones de software
disponibles

Encuesta rápida
…Y COMPARTIMOS RESULTADOS EN UNOS SEGUNDOS …
¿Cómo definirías el grado de automatización de tu empresa?
1) Muy bajo (Muchos procesos manuales o poco fiables)
2) Bajo (Muchos procesos manuales que se podrían automatizar)
3) Normal (Se han automatizado procesos)
4) Alto (Empresa casi totalmente automatizada)
Desde tu posición actual, ¿dónde crees que la automatización puede
ayudar más a tu compañía?
1) En mejorar la eficiencia del departamento de IT (Sistemas, Desarrollo, Operaciones)
2) En procesos/tareas manuales de Negocio (RRHH, Finanzas, Ventas, u otros)

¿Por dónde empezar? Algunos consejos
Descubrir procesos “candidatos”
Evangelizar: explicar RPA a distintas áreas, y hacer un listado inicial (TOP5 o TOP10) de procesos
Caso de negocio: Arrancar con un QUICK-WIN
Piloto con un proceso relevante
Y rápido de automatizar
ROI claro
Principales errores:
No elegir el caso correcto
Querer analizarlo todo antes de arrancar

Elegir bien los candidatos para la Automatización
Criterio
Valor del criterio
Peso Descripción
9 3 1 0
Ahorro de
tiempo
24/7 crítico para
la operación del
negocio
Horas de trabajo,
importante para la
operación
Ahorra
puntualmente
tiempo a
múltiples
personas
Ahorra
puntualmente
tiempo a un
persona
10
Criticidad general del proceso para
el negocio – desde un ahorro de
tiempo individual hasta un
elemento necesario para el
crecimiento del beneficio
Frecuencia >1000 100 a 1000 10 to 100 < 10 8 Número de instancias por mes
Impacto de un
error
Alto Medio Bajo Mínimo 7
Impacto en el negocio de un error:
¿Impacta en cliente?
Esfuerzo para
Automatizar
Alto Medio Bajo Mínimo 6
Urgencia
Necesario
inmediatamente 5
Ciclo de vida de la
automatización
Permanente Más de 6 meses
Necesario
temporalmente
para una
migración
Uso único 4

Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Core Team Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTURA
PERSONAS CAPACIDADES
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas

Cálculo simple ROI – Caso de negocio
ANALISIS DE ROI DE AUTOMATIZACIÓN
PROCESO #1: Proceso de validación y pago de facturas (accounts payable)
Un importante ayuntamiento debe abonar las facturas a sus proveedores. El pago de la factura debe realizarse
dentro de los siguientes 30 días por ley. Antes de hacerlo se deben validar que las facturas remitidas por los
proveedores son correctas con varios controles que hoy se realizan manualmente:
- Toda la información del proveedor es correcta (identificador, datos fiscales, etc.)
- El tipo de impuesto aplicado es correcto.
- Existe un presupuesto aprobado.
- Otros aproximadamente 30 controles, previos a realizar el pago
DESGLOSE DE COSTES - Realización manual del proceso Inputs
PERSONAS
Media de horas necesarias por persona y semana 16 horas
Número de personas realizando la tarea 3 personas
Coste/hora de las personas 20,00 $
Ratio de % de automatización 70 %
ERRORES
Media de errores manuales o retrasos / semana 1 errores
Coste medio de error 1000,00 $
COSTES - Realización MANUAL Semanal Anual
Coste de las horas $ 960 49.920 $
Coste medio errores humanos / retrasos $ 1000 52.000 $
COSTE TOTAL ANUAL - MANUAL 101.920 $
COSTES - Proceso AUTOMATIZADO Semanal Anual
COSTE ANUAL en personal -
AUTOMATIZADO
$ 288 14.976 $
Hardware + Licencias software + Implementación XXX XXX $
Horas hombre
Errores
humanos
¡ROI positivo
antes del primer
año!

Cálculo simple ROI
Otros beneficios:
Motivación: Las personas no queremos hacer tareas
repetitivas con poco valor añadido.
Se puede dedicar personas formadas a otros proyectos.
Mejora de calidad y SLAs del proceso.

Demo personalizada
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Formación de Automate gratuita
A petición de asistentes en webinars anteriores, ofrecemos un
curso de Automate online gratuito! 3 sesiones de 1 hora
20 ABRIL: Automate – Sesión 1 – Primeros pasos con Automate
 Introducción, Variables, aplicaciones de escritorio, OCR, Excel, Fechas,…
21 ABRIL: Automate - Sesión 2 – Automatización con sitios web
 Navegación web, login, extraer tablas, gestión errores, manipular datos
22 ABRIL: Automate - Sesión 3 – Automatizaciones en segundo plano
 Leer/escribir archivos, CSV, SFTP, Servicios web REST, JSON, SSH
Enviaremos un correo con enlaces de inscripción

Estamos llegando al final…
Próximamente le enviaremos:
La grabación de este webinar
Enlaces al curso gratuito

www.helpsystems.com/es
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