BAB IV Analisis sitem informasi perpustakaan

1. 44
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
1. Uraian Prosedur
Sistem informasi perpustakaan di Kantor Perpustakaan Daerah
Kabupaten Garut khususnya dalam pelayanan sirkulasi yaitu sebuah aliran
kerja pelayanan peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan oleh
petugas sirkulasi dan anggota perpustakaan. Dimana apabila anggota
melakukan peminjaman buku harus terlebih dahulu menjadi anggota
perpustakaan yang sah dan mempunyai kartu anggota sehingga pihak
perpustakaan membuat formulir pendaftaran bagi yang akan meminjam buku
fiksi maupun non fiksi yang merupakan slah satu persyaratan pembuatan kartu
anggota atau kartu peminjaman.
Adapun persyaratan untuk membuat kartu anggota, adalah sebagai
berikut :
1. Mengisi formulir secara lengkap dan benar yang tersedia di Kantor
Perpustakaan Daerah.
2. Formulir yang telah diisi, diketahui oleh Pejabat yang berwenang di
tempat tinggal atau alamat yang dicantumkan.
3. Melampirkan :
a. Poto copy KTP/KTM/OSIS/Paspor/identitas lain yang sah ( bagi
yang belum memiliki KTP / identitas lain secara pribadi ,dapat
melampirkan Poto copy KTP / Identitas Orang Tua / Wali ).
44

2. 45
b. Pas poto ukuran 2x3 1 (satu) lembar
c. Pas poto ukuran 3x4 1 (satu) lembar
Setelah persyaratan dilengkapi petugas sirkulasi membuat kartu
anggota dengan tanggal pemberlakuan yang tidak ditentukan atau aktif
selama-lamanya dan anggota bisa meminjam buku maksimal sebanyak tiga
buku dengan judul yang berbeda-beda dan bukan buku referensi dengan batas
waktu peminjaman dua minggu setelah tanggal peminjaman. Anggota dapat
melakukan perpanjangan buku ketika batas waktu lewat dari tanggal
pengembalian.
Sebelum melakukan peminjaman, pengembalian ataupun membaca
buku anggota harus mengisi daftar hadir terlebih dahulu yang telah disediakan
oleh perpustakaan.
Adapun analisis prosedurnya adalah sebagai berikut:
a. Peminjaman
1. Anggota membawa kartu anggota atau kartu peminjaman
2. Anggota mencari buku yang akan dipinjam
3. Anggota menyerahkan buku beserta kartu peminjaman kepada petugas
sirkulasi.
4. Petugas sirkulasi memeriksa buku yang diperiksa apakah buku tersebut
merupakan buku referensi atau bukan. Jika buku tersebut buku referensi
maka buku tersebut tidak dapat dipanjamkan.

3. 46
5. Petugas sirkulasi mencatatat data buku yang ada di slip buku pada kartu
peminjaman dan buku besar peminjaman
6. Petugas sirkulasi menyimpan slip buku yang di pinjam kedalam kantong
peminjaman dan disimpan di loker sesuai dengan tanggal pengembalian.
7. Petugas sirkulasi menyerahkan buku dan kartu peminjaman kepada
anggota.
b. Pengembalian
1. Anggota membawa kartu anggota dan buku yang di pinjamnya
2. Anggota menyerahkan buku yang dipinjam dan kartu peminjaman
kepada petugas sirkulasi.
3. Petugas sirkulasi memiriksa buku yang dipinjam dengan data yang ada
pada kartu peminjaman apakah sesuai atau tidak.
4. Petugas sirkulasi memeriksa tanggal kembali di kartu peminjaman untuk
mencari kantong peminjaman yang sesuai dengan nama anggota pada
kartu peminjaman di loker yang sesuai dengan tanggal pengembailian.
5. Petugas sirkulasi mencari data peminjaman di buku besar kemudian
diberi cap atau distempel di buku besar maupun di kartu peminjaman.
6. Slip buku yang ada dikantong peminjaman dikembalikan kedalam buku
sesuai dengan kode kelas dan judul bukunya, kemudian kartu
peminjaman beserta kantong peminjaman dikembalikan kepada anggota
yang bersangkutan.
2. Diagram sistem prosedur ( Flowmap)

4. 47
Berdasarkan uraian prosedur di atas , maka diagram prosedur yang
sedang berjalan di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Garut adalah
sebagai berikut :
Flowmap Peminjaman Buku Pada Kantor Perpustakaan Daerah
Kabupaten Garut.

5. 48
Gambar 4.1 : Flowmap Peminjaman Buku
Flowmap Pengembalian Buku Pada Kantor Perpustakaan Daerah
Kabupaten Garut.

6. 49
Gambar 4.2 : Flowmap Pengembalian
3. Analisis Dokumen
Dokumen yang di gunakan pada sistem informasi di Kantor
Perpustakaan Daerah Kabupaten Garut adalah sebagai berikut :

7. 50
a. Formulir Anggota
Fungsi :Sebagai data anggota baru untuk pembuatan kartu
peminjaman.
Sumber : Petugas sirkulasi
Data Item :No Anggota, Nama, Tempat Tanggal Lahir, Alamat, Jenis
Kelamin, status anggota dan Telp.
b. Formulir Buku
Fungsi : Sebagai data buku yang ada di perpustakaan
Sumber : Petugas sirkulasi
Data Item : Kode buku, Judul Buku, Pengarang
c. Formulir Transaksi ( peminjaman dan Pengembalian ) / Buku Besar
Fungsi : Sebagai data peminjaman dan data pengembalian buku
Sumber : Petugas sirkulasi
Data Item : No Anggota, Nama Anggota, Alamat, Status, Judul Buku,
Kode Buku
4. Analisis Aliran Sistem
a. Contect Diagram

8. 51
contek diagram adalah suatu model yang menggambarkan hubungan
dalam sebuah sistem informasi secara global dengan entitas-entitas luarnya.
Adapun kontek diagram dari sistem informasi pelayanan sirkulasi perpusda
adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3 contek Diagram
b. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau
proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana
tujuan data yang keluar dari sistem,dimana data disimpan,proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan
proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD dapat dikatakan sebagai
penjabaran dari kontek diagram, yaitu sebagai berikut :

9. 52
Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) level 0
Sistem Informasi Perpustakaan Daerah Kab. Garut
Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 1Proses 1 - Peminjaman

10. 53
Gambar 4.6 Data Flow Diagram level 2 proses 1.2 - Peminjaman
Gambar 4.7 Data Flow Diagram level 1 Proses 2 - Pengembalian

11. 54
Gambar 4.8 Data Flow Diagram level 2 Proses 2.3 - Pengembalian
B. Analisis Database Peminjaman Dan Pengembalian Buku
a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan model rancangan
database yang terdiri dari himpunan entitas dan himpunan relasi. Adapun
untuk rancangan database dalam sistem infomasi peminjaman dan
pengembalian buku adalah sebagai berikut :
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
b. Kamus Data

12. 55
Sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku dapat
digambarkan selain dengan Entity Relationship Diagram (ERD) juga dapat
digambarkan dengan kamus data untuk memperjelas field atau file dalam
suatu sistem, yaitu sebagai berikut :
Buku : { Kd_buku , Judul, Pengarang, Penerbit, Tahun, Kota,
Klasifikasi, No_kelas }
Anggota : { No.Anggota, Nama, Ttl, Jns_kel, Status, Alamat, RT,
RW, Desa, Kec, Kab, Telp }
Transaksi : { No.Anggota, Kd_buku, Tgl_pinjam, Tgl_Kembali, Ket }
c. Struktur Tabel
1. Tabel Buku
Field Name Type Size #Key Ket
Kd_buku A 7 * Kode Buku
Judul A 35 Judul Buku
Pengarang A 30 Nama Pengarang
Penerbit A 30 Penerbit
Tahun A 4 Tahun Terbit
Kota A 25 Kota Penerbit
Klasifikasi A 20 Klasifikasi Buku
No_kelas A 3 No Rak/ No. Klasifikasi
Tabel 4.1 Buku
2. Tabel Anggota

13. 56
Field Name Type Size #Key Ket
No.Anggota A 10 * No Anggota
Nama A 25 Nama Anggota
Ttl A 25 Tempat dan Tanggal Lahir
Jns_Kel A 1 Jenis Kelamin
Status A 4 Status Pekerjaan
Alamat A 25 Alamat Tempat Tinggal
RT A 3 RT
RW A 3 RW
Desa A 20 Desa
Kec A 20 Kecamatan
Kab A 15 Kabupten
Telp A 12 Telephon
Tabel 4.2 Anggota
3. Tabel Transaksi/ Buku Besar
Field Name Type Size #Key Ket
No.Anggota A 10 * No Anggota
Kd_buku A 7 * Kode Buku
Tgl_Pinjam D Tanggal Peminjaman
Tgl_Kembali D Tanggal Pengembalian
Ket A 13 Keterangan Kembali/Belum
Tabel 4.3 Transaksi
C. Gambaran Perancangan Input dan Output

14. 57
a. Struktur Menu Program
Berdasarkan kebutuhan proses yang telah diidentifikasi, maka
didapat struktur menu program sebagai betikut:
Gambar 4.10 Struktur Menu Program
b. Tampilan Input dan Output

15. 58
a. Splesh Screen
Splesh screen merupakan sebuah form animasi untuk menunggu
masuk ke program aplikasi perpustakaan yang diikuti dengan
munculnya menu password.
Gambar 4.11 Tampilan Splash Screen
b. Password
Password merupakan tampilan aplikasi yang berfungsi mengunci
program supaya tidak bisa diakses oleh semua orang dan hanya bisa
digunakan bagi pengguna yang mengetahui kuncinya.

16. 59
Gambar 4.12 Tampilan Password
c. Menu Utama
Menu utama merupakan form menu yang terdiri dari sub sub menu
yang dapat dipilih sesuai dengan sub-sub menu yang dibutuhkan
berkaitan dengan pengolahan data peminjaman dan pengembalian
buku.
Gambar 4.13 Tampilan Menu Utama
d. Sub Menu Password

17. 60
Pada Tampilan form merupakan bagian dari sub menu pada menu
utama ini berfungsi untuk menambah beberapa pengguna atau user
yang dapat mengakses secara langsung dengan cara mendaftarkan
password yang user inginkan.
Gambar 4.14 Tampilan Password Pemakai Sistem
e. Sub Menu Buku
Sub menu buku merupakan sub menu yang berfungsi untuk
pengolahaan data buku yang terdiri dari input data buku,
Penyimpanan, hapus data serta laporan data buku.
1. Input, Penyimpanan dan Hapus Data Buku

18. 61
Input berfungsi untuk menambah data buku pada suatu tempat
penyimpanan. Hapus berfungsi untuk menghapus data yang salah
atau data yang tidak berguna lagi, sedangkan penyimpanan adalah
suatu perintah untuk menyimpan inputan kedalam table buku.
Gambar 4.15 Tampilan Sub Menu Buku
2. Laporan Data Buku

19. 62
Laporan data buku merupakan report atau laporan semua data buku
yang akan di berikan kepada penyedia bahan pustaka sebagai
pengarsipan atau dokumen data buku.
Gambar 4.16 Tampilan Laporan Data Buku
f. Sub Menu Anggota
Sub menu buku merupakan sub menu yang berfungsi untuk
pengolahaan data anggota yang terdiri dari input data buku,
Penyimpanan, Pembuatan Kartu Peminjam data serta laporan data
Anggota.
1. Input, Penyimpanan Data Anggota

20. 63
Input berfungsi untuk menambah data anggota pada suatu tempat
penyimpanan sedangkan penyimpanan adalah suatu perintah
untuk menyimpan inputan kedalam table anggota atau media
penyimpanan.
Gambar 4.17 Tampilan Sub Menu Anggota
2. Tampilan Kartu Peminjaman Untuk Dicetak
Pembuatan kartu ini dibuat untuk dicetak dalam sebuah kartu
peminjaman dengan data-data yang telah diinputkan yang
berfungsi untuk seorang anggota berhak meminjam buku yang
diinginkannya.

21. 64
Gambar 4.18 Tampilan Kartu Pemnjaman
3. Laporan Data Anggota
Laporan ini berfungsi untuk melaporkan data anggota yang ada
di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Garut.
Gambar 4.19 Tampilan Laporan Data Anggota
g. Sub Menu Pencarian Data Buku

22. 65
Sub menu ini berfungsi untuk memudahkan mencari data buku
menurut judul buku yang dibutuhkan oleh anggota secara cepat.
Gambar 4.20 Tampilan Pencarian Data Buku
h. Sub Menu Pencarian Data Anggota
Sub menu ini berfungsi untuk memudahkan mencari data anggota
menurut no anggota yang biasanya digunakan jika anggota ingin
membuat kartu kembali karena rusak atau hilang atau pencarian
anggota yang data-datanya perlu diubah. Apabila pencarian no anggota
yang tidak terdaftar maka aplikasi ini akan memberitahu bahwa data
yang dicari belum terdaftar.

23. 66
Gambar 4.21 Tampilan Pencarian Data Anggota
i. Sub Menu Peminjaman Buku
Sub menu ini berfungsi untuk memudahkan pengguna atau user untuk
mencatat data peminjaman buku secara cepat supaya dalam
penyimpanan data peminjaman buku tersusun secara rapi.Selain itu
tampilan form ini disertai dengan laporan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku.

24. 67
Gambar 4.22 Tampilan Sub Menu Peminjaman Buku
j. Sub Menu Pengembalian Buku
Sub menu ini berfungsi untuk memudahkan pengguna atau user untuk
mencari dan mengolah data peminjaman buku yang akan dikembalikan
secara cepat baik buku yang dikembalikan maupun buku yang
diperpanjang.Dalam sub menu ini terdapat laporan transaksi.

25. 68
Gambar 4.23 Sub menu pengembalian buku
k. Laporan Transaksi Peminjaman dan Pengembalian Buku
Tampilan form ini merupakan bagian dari sub menu peminjaman dan
pengembalian buku yang berfungsi untuk menampilkan laporan data
peminjaman dan pengembalian kepada kepala Perpustakaan.
Gambar 4.24 Tampilan Laporan Data Transaksi