XI CIO-Конгресс "Уральские самоцветы 2016". Екатеринбург

1. Проект компании
КАК ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ С КЛИЕНТАМИ
Денис Баянов
Менеджер проектов

2. Проект «ЭДО с внешними
контрагентами» с применением
системы Диадок
Старт проекта: сентябрь 2012
Статус проекта: выполняется
О себе

3. КАК СТАРТОВАТЬ ЭДО

4. ПОДГОТОВКА
• Определить цель
• Определить ответственного за ЭДО
• Внести изменения в учетную политику
• Выбрать целевую цепочку документов
• Выбрать оператора ЭДО
• Подобрать техническое решение
• Рассказать всем о плане
√
√
√

5. ЗАПУСК
• Пилотный проект
• Выбор способа отправки документов
• Пригласить клиентов к обмену
• Начать обмен
√
√
√

6. РАЗВИТИЕ И КОНТРОЛЬ
• Контролировать качество
• Контролировать показатели
• Совершенствовать процесс
• Расширять применение
√
√
√

7. ЦЕЛЬ
Пример цели № 1:
• Попробовать обмен документами «как есть»
• Интегрировать учетную систему с системой ЭДО
• Провести пилотный проект с лояльными контрагентами
Пример цели № 2:
• Перейти на ЭДО с 50% контрагентов
• Сохраняя уровень подписываемости 85-90%
• В течение трех месяцев
…

8. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО
Талантливый и мотивированный:
• Руководитель, менеджер, специалист …

9. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО
Правильно:
• Наделить полномочиями
• Предоставить поддержку руководства

10. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО
Должен быть готов:
• Принять ответственность на себя
• Действовать самостоятельно
• Быстро учиться

11. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА
В учетную политику добавить пункт:
«Хозяйственные операции в бухгалтерском учете
оформляются типовыми первичными документами,
которые утверждены законодательно, а также формами,
разработанными предприятием самостоятельно в
электронном виде»

12. ЦЕЛЕВАЯ ЦЕПОЧКА ДОКУМЕНТОВ
Самые массовые и проблемные документы
Например,
• Акты, накладные, счета-фактуры
• Счета на оплату, договоры, соглашения
- …

13. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 1
• Надежность компании
• Простота системы
• Сеть контрагентов
• Темп расширения

14. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 1
• Методологическая поддержка пользователей
• Обучающие вебинары
• Материалы, шаблоны, подсказки
• Поддержка внедрения ЭДО «от оператора»
• Помощь в активации контрагентов
• Помощь в выполнении интеграционных проектов
• Наличие опыта внедрений в вашей отрасли

15. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 2
• Доступность технической поддержки
• Многопользовательский режим
• Наличие элементов СЭД в системе ЭДО

16. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 2
• Базовые возможности интеграции «от оператора»
• Открытость и документированность API
• Отношение оператора к роумингу ЭДО

17. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 4
• Ответственность оператора:
• соглашение об уровне предоставления (SLA)
• обязательства по хранению данных
• обязательства по предоставлению доступа к данным
• обязательства по защите данных
• Поддержка англоязычного интерфейса
• Наличие предложения White Label

18. ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 3
• Региональный охват сети сервисных центров
• Роль продукта в бизнесе оператора

19. ВЫБОР СПОСОБА РАБОТЫ
• WEB-интерфейс
• Готовые решения для интеграции
• Для популярных бухгалтерских программ
• Для систем класса ERP и систем СЭД

20. ВЫБОР СПОСОБА РАБОТЫ
• Коннекторы – программное обеспечение,
автоматизирующее отправку большого числа
документов
• Быстрый запуск ЭДО на больших объемах
• Открытый программный интерфейс COM / HTTP API
• Сопровождение готовых модулей своими силами
• Разработка своего решения для интеграции с системой

21. ПИЛОТНЫЙ ПРОЕКТ
• Пробный обмен документами с лояльными клиентами
• Первыми контрагентами могут стать ваши партнеры
• Цель – отработать технологию, настроить процессы

22. ПРИГЛАШЕНИЕ КЛИЕНТОВ
• Выявить точки контакта
• Выпустить официальное письмо
• Разместить информацию на сайте
• Разослать приглашения к ЭДО
• Наблюдать за результатами
• Сделать email-рассылку
• Позвонить ключевым клиентам
• Доверить активацию оператору

23. ОБ ИСПЫТАНИИ ВЕРЫ

24. ЖЕЛЕЗНЫЕ АРГУМЕНТЫ
• Квалифицированная электронная подпись
• Наделяет электронный документ юридической силой
• Закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 6, пункт 1
• Согласие на обмен может быть выражено
• Письменно
• Устно
• Конклюдентными действиями
• Заключать соглашение об ЭДО не обязательно
• Достаточно обменяться приглашениями

25. ЖЕЛЕЗНЫЕ АРГУМЕНТЫ
• ФНС принимает электронные документы
• Судебная система признает электронные документы
• Все используют электронный документооборот с ФНС

26. РАЗВИТИЕ И КОНТРОЛЬ
• Понять что нужно сделать
• Делать
• Оценивать результат
• Изменять подход или продолжать
• Повторять
… вспоминаем Дёминга :-)

27. О ПРЕИМУЩЕСТВАХ ЭДО
Материальная выгода
• Экономия времени
• Экономия трудозатрат
• Экономия ресурсов
Нематериальная выгода
• Больше личной свободы
• Больше смысла в жизни
• Больше возможностей

28. НЕСКОЛЬКО ФАКТОВ ОБ ЭДО
Через систему Диадок, с 2012 года, передано:
• 112,5 млн документов
• 45,5 млн. счетов-фактур
• 33 млн. ТОРГ-12
• 4,9 млн. актов
сдачи-приемки
В 2015 году электронными
документами обменялись
972 тысячи компаний

29. Проект компании
Денис Баянов
Менеджер проектов СКБ Контур
+7 912 62 11 581
bayan@skbkontur.ru
Департамент общих служб
www.diadoc.ru