Katalog dobrych praktyk współpracy z przedstawicielami samorządów terytorialnych zidentyfikowanych na terenie działania Energa-Operator.

1. Katalog
dobrych praktyk
w relacjach
z samorządami
wrzesień 2015

2. Szanowni Państwo,
ENERGA-OPERATOR SA jest firmą działającą lokalnie. To w gminach budu-
jemy i modernizujemy naszą sieć, by w sposób ciągły dostarczać energię
najwyższej jakości. Rozpoczęcie dialogu na temat dobrych praktyk w re-
lacjach z samorządami jest niezmiernie ważne z punktu widzenia tworze-
nia przyjaznych warunków dla podniesienia atrakcyjności obsługiwanych
przez ENERGA-OPERATOR regionów. Naszymi klientami są bowiem miesz-
kańcy Państwa gmin i przedsiębiorcy działający na Państwa terenie.
Dokument ten jest efektem rozmów prowadzonych podczas konferencji,
które zorganizowaliśmy dla przedstawicieli samorządów lokalnych. Spi-
saliśmy w nim najlepsze w naszej opinii praktyki, jakie już funkcjonują we
współpracy samorządów i ENERGA-OPERATOR.
Dla nas dobrą praktyką jest każde sprawdzone działanie, wykonywane
w sposób rzetelny, odpowiedzialny, terminowy, które przynosi satysfak-
cję obu stronom. Takie przykłady wybraliśmy i mamy determinację do
ich upowszechniania w taki sposób, by stały się obowiązujące na całym
naszym obszarze działania. Oddając w Państwa ręce tę broszurę, liczymy
na to samo – by także w Waszych gminach zaszczepić ich ideę.
Praktyki podzieliliśmy na 6 obszarów, będących głównymi polami na-
szej współpracy. Piszemy więc o bieżącej komunikacji z samorządami,
współpracy podczas awarii masowych, wspólnym planowaniu inwesty-
cji i modernizacji sieci, usuwaniu kolizji infrastrukturalnych, prowadze-
niu wycinki drzew oraz ochronie środowiska.
Zapraszamy do lektury, dzielenia się doświadczeniami oraz zgłaszania dal-
szych propozycji usprawnień współpracy do dyrektorów rejonów, oddzia-
łów lub bezpośrednio do nas – zarządu ENERGA-OPERATOR. W tym celu
uruchomiliśmy dla Państwa specjalny adres email: samorzady@energa.pl.
Ze swojej strony deklarujemy, że każde takie zgłoszenie potraktujemy
z należytą uwagą.
Prezentowane przykłady działań w istotny sposób poprawiają efektyw-
ność współpracy. To z kolei ma bardzo wymierny wpływ na skuteczniejszą
realizację zadań wobec naszych interesariuszy.
Zarząd ENERGA-OPERATOR SA

3. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie
bieżącej komunikacji
z samorządami
Organizacja cyklicznych bezpośrednich
spotkań z przedstawicielami
samorządów terytorialnych.
W ramach budowania dialogu organizowane są lokalne konferen-
cje z samorządami. Poruszana tematyka obejmuje m.in. współ-
pracę podczas awarii masowych, realizację nowych inwestycji
sieciowych oraz modernizację istniejącej infrastruktury. Każda kon-
ferencja uwzględnia także sesję pytań i odpowiedzi. Jest to dobra
okazja do przedstawienia wzajemnych punktów widzenia i wymia-
ny doświadczeń dotyczących współpracy. Sugestie zebrane pod-
czas konferencji są wdrażane w codzienną działalność operacyjną
ENERGA-OPERATOR. Wstępem do spotkań były wizyty przedstawi-
cieli ENERGA-OPERATOR w Urzędach Miast i Gmin i przekazanie
folderów „W dobrym kontakcie” przygotowanych specjalnie dla
przedstawicieli samorządów.
Formułę bezpośrednich spotkań będziemy chcieli nadal wykorzysty-
wać, m.in. do prezentowania samorządom planów inwestycyjnych
i modernizacyjnych na kolejny rok.

4. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Umieszczanie informacji na stronach
samorządów o planowych ograniczeniach
w dostawach energii.
Wiele gmin publikuje na zarządzanych przez siebie portalach in-
ternetowych komunikaty otrzymywane od ENERGA-OPERATOR
o planowanych w danej miejscowości tymczasowych przerwach
w dostawach energii związanych z realizowanymi pracami moderni-
zacyjnymi. W niektórych gminach wykorzystywane do tego są rów-
nież inne kanały służące do komunikacji z mieszkańcami, jak: sms-y,
telewizje lokalne czy telebimy.
Na portalu ENERGA-OPERATOR dostępna jest inte-
raktywna mapa, na której na bieżąco publikowane są
wyłączenia awaryjne i harmonogramy prac planowych
z koniecznością czasowego wstrzymania dostaw energii.
Samorządy mogą ją również zamieścić bezpośred-
nio na swoich portalach miejskich. Wystarczy prze-
kopiować kod zgodnie z instrukcją zamieszczoną na
www.energa-operator.pl/instrukcja_mapa.xml
na swoją stronę www.
Mapa wykonana została w technologii Responsive Web
Design (RWD), dzięki czemu jej układ sam dostosowu-
je się do rozmiaru okna urządzenia, na którym jest wy-
świetlana (np. przeglądarka, smartfon czy tablet). Mapa
aktualizuje się automatycznie.

5. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Organizacja spotkań informacyjnych
i przygotowanie materiałów
o sposobie przyłączenia odnawialnych
źródeł energii do sieci.
Samorządy lokalne często organizują konferencje dotyczące pozyska-
nia dofinansowania na realizację inwestycji w zakresie odnawialnych
źródeł energii. Do aktywnego uczestnictwa zapraszani są przedstawi-
ciele ENERGA-OPERATOR, którzy omawiają proces związany z przyłą-
czeniem takiego źródła do sieci energetycznej. Zainteresowani inwe-
storzymogądziękitemuzpierwszejrękiuzyskaćniezbędneinformacje.
www.energa-operator.pl

6. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie
współpracy
podczas awarii
masowych
Udrażnianie
dróg dojazdowych
do miejsc awarii.
W trakcie usuwania awarii masowych często występuje problem z do-
jazdem do miejsca awarii. Przeszkodą są nieprzejezdne drogi gmin-
ne i leśne. W niektórych gminach, w takiej sytuacji, w porozumieniu
z władzami wzywane są na pomoc służby do udrożnienia przejazdu
lub wskazywana jest alternatywna droga przejazdu przez tereny pry-
watne. Dzięki temu awarie usuwane są znacznie szybciej.
Wykorzystanie kanałów samorządów
(mail/sms) do przekazywania informacji
o awarii masowej.
Gminy, które posiadają własny system do komunikacji z mieszkańca-
mi, przekazują im poprzez sms lub e-mail komunikaty o awariach ma-
sowych, otrzymane od ENERGA-OPERATOR. W komunikacie znajdują
się odnośniki do mapy wyłączeń oraz szacowanego czasu przywró-
cenia dostaw energii. Ponadto mieszkańcy dostają informację o nu-
merze 3991, na który poprzez SMS można zgłosić awarię sieci oraz
o specjalnych lokalnych numerach telefonu, które są uruchamiane
specjalnie na wypadek rozległych awarii.

7. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Zbieranie
informacji o awariach
przez gminy.
Podczas awarii masowych, gdy wielu mieszkańców pozbawionych
jest dostępu do energii, pracownicy niektórych gmin zbierają infor-
macje od klientów pozbawionych napięcia i zbiorczo przekazują ją do
ENERGA-OPERATOR, która na bieżąco weryfikuje w systemie otrzy-
mane zgłoszenia. W przypadku takiego podejścia ENERGA-OPERATOR
dysponuje pełną i zweryfikowaną informacją o braku zasilania na ni-
skim napięciu. W szczególności jest to istotne w przypadku osób star-
szych, pozbawionych narzędzi komunikacji.
W DOBRYM KONTAKCIE
z ENERGA-OPERATOR SA
operator
Zgłoszenia awarii lub przerw w dostawie
energii elektrycznej
991
801 404 404
3991
Obsługa całodobowa, numer
dostępny dla klientów dzwoniących
z obszaru działania ENERGA-
OPERATOR. Połączenie bezpłatne.
Obsługa całodobowa, numer
dostępny dla klientów dzwoniących
spoza obszaru działania ENERGA-
OPERATOR. Połączenie płatne
zgodnie z cennikiem operatora
telekomunikacyjnego.
SMS o treści AWARIA
na www.energa-operator.pl
Formularz zgłoszeniowy

8. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie wspólnego
planowania inwestycji
i modernizacji sieci
Konsultacje planów
modernizacyjnych z samorządami.
Łączenie planów inwestycyjnych
z planami rozwoju samorządu.
Przedstawiciele niektórych gmin regularnie przedstawiają z dużym wy-
przedzeniemswojeplanyinwestycyjneiremontowe.Pozwalatonaskoor-
dynowanietychzadańzmodernizacjamisiecienergetycznej,dziękiczemu
nie są generowane dodatkowe koszty czy utrudnienia dla mieszkańców
(co jest istotne zwłaszcza dla zadań realizowanych w pasach dróg).
W przypadku modernizacji sieci elektroenergetycznych niskiego napięcia
przedstawiciele ENERGA-OPERATOR informują gminy, na których terenie
modernizacje będą prowadzone, o zakresie i rodzaju prac. Dzięki bezpo-
średniemu zaangażowaniu lokalnych włodarzy w proces wydawania de-
cyzji lokalizacyjnych czy zgód właścicieli gruntów, realizacja prac przebiega
szybciej, sprawniej i bez konfliktów z lokalnymi społecznościami.
Nabywanie tytułów prawnych
do gruntów JST na potrzeby
budowy/przebudowy sieci.
W wielu lokalizacjach zostały wypracowane zasady pozyskiwania tytu-
łów prawnych do gruntów będących we władaniu jednostek samorzą-
du terytorialnego. Z reguły odbywa się to w formie służebności prze-
syłu. Tego typu zasady w znaczący sposób skracają czas opracowania
dokumentacji projektowej, a w efekcie czas realizacji inwestycji.

9. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Przyłączanie inwestycji
finansowanych
z funduszy europejskich.
Coraz częściej gminy, na terenie których planowana jest realizacja
inwestycji finansowanej ze środków unijnych, informują o niej z wy-
przedzeniem ENERGA-OPERATOR. Dzięki temu, każdy etap prac jest
wspólnie nadzorowany i monitorowany z przedstawicielami firmy.
Można też odpowiednio wcześniej podjąć środki zaradcze w przypad-
ku ryzyka niedotrzymania wymaganego terminu oddania inwestycji.
Bliska współpraca pozwala przygotować inwestycje tak, aby przyłą-
czenie odbyło się w wymaganym terminie.
Współpraca
dotycząca rozwoju
obszarów inwestycyjnych.
Większość gmin zatrudnia pracowników zajmujmujących się ob-
sługą nowych inwestorów. W przypadku, gdy inwestor do podję-
cia decyzji o uruchomieniu działalności gospodarczej potrzebuje
dodatkowych informacji (np. o dostępnej infrastrukturze, procesie
przyłączenia, itp.), bezpośrednio kontaktuje się z przedstawicielami
ENERGA-OPERATOR w celu uzyskania potrzebnych informacji. Jeżeli
sytuacja tego wymaga organizowane są spotkania, na których przy-
szły inwestor może uzyskać od przedstawicieli ENERGA-OPERATOR
szerszą informację w interesującym go temacie.

10. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie prowadzenia
wycinki drzew
Wycinka drzew
realizowana
przez samorządy.
Coraz częściej przedstawiciele samorządów z własnej inicjatywy
zwracają się z prośbą o umożliwienie dokonania wycinki drzew
własnymi siłami w pobliżu dróg i domów. W takim przypadku na-
stępuje wyłączenie i opuszczenie przewodów linii napowietrznej.
W tych zadaniach bardzo ważnym elementem jest ograniczenie
czasu przerw w dostawie energii dla mieszkańców, dlatego każda
tego typu sprawa jest rozpatrywana indywidualnie. Prace przy wy-
cince często realizowane są także wspólnie.
Gminy wykonują wycinkę drzew corocznie w okresie zimowo-wio-
sennym, w tym również pod liniami niskiego napięcia. Regularna
konserwacja drzew znacznie obniża poziom awaryjności sieci bez-
pośrednio zasilającej mieszkańców.

11. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Uzgadnianie i konsultacje
sposobu wycinki
i chirurgii drzew.
W wielu gminach praktykowane są wspólne spotkania przedstawi-
cieli zarządców dróg, Zieleni Miejskiej oraz ENERGA-OPERATOR, na
których uzgadnia się m.in. współpracę pracowników Zieleni Miejskiej
z firmami prowadzącymi wycinki na zlecenie ENERGA-OPERATOR
w zakresie usuwania i utylizacji gałęzi ściętych przy wycince w pobli-
żu linii energetycznych. W realizacji jest również pomysł opracowa-
nia mapy miasta z naniesionymi liniami napowietrznymi średniego
napięcia i zagrażającymi im drzewami, wspólne oględziny zadrze-
wienia, na podstawie których podejmowana byłaby decyzja o wy-
cince profilaktycznej drzew zagrażającym tym liniom.

12. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie
ochrony środowiska
Wdrożenie w ENERGA-OPERATOR
systemu EMAS.
System ekozarządzania i audytu – EMAS (ang. Eco Management and
Audit Scheme) jest funkcjonującym w Unii Europejskiej, umocowa-
nym prawnie narzędziem zarządzania przeznaczonym dla organiza-
cji, które dobrowolnie podejmują zobowiązania na rzecz ogranicze-
nia negatywnych oddziaływań na środowisko powodowanych ich
działalnością. Program zarządzania środowiskowego ma na celu za-
pewnienie prowadzenia działalności w zgodności z przepisami prawa
środowiskowego; prowadzenia działalności z należytą starannością
i skutecznością zgodnie z rozsądnymi praktykami środowiskowymi,
minimalizującymi ryzyka i zapewniającymi realizację zasad zrów-
noważonego rozwoju; informowania i zapewniania interesariuszy,
w szczególności finansowych o zgodności prawnej i wynikach mo-
nitoringu środowiskowego (zgodnie z przyjętymi zobowiązaniami
i wymogami) oraz realizację zarządzania środowiskowego w zgodzie
z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.

13. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Ochrona tras
przelotów ptaków.
W sprawach związanych z ochroną tras przelotu ptaków ENERGA-
-OPERATOR współpracuje bezpośrednio z ornitologami. Tam gdzie
jest to niezbędne, firma stosuje kablowanie linii (czyli budowę linii
pod ziemią). Ponadto, jeśli zachodzi taka konieczność, na linii 110 kV
instalowane są tzw. odstraszacze ptaków.
Ochrona bocianów.
Na terenach wielu samorządów ENERGA-OPERATOR montuje plat-
formy pod bocianie gniazda. Są one montowane w przypadku, gdy
bociany przez okres dwóch lat z rzędu wyprowadzają młode z dane-
go miejsca. Ewentualny montaż jest możliwy dopiero po zakończeniu
okresu lęgowego, czyli w IV kwartale. Zgodnie z ustawą o ochronie
przyrody, w okresie od marca do połowy października (01.03.-16.10.)
nie wolno ingerować w cykl zakładania gniazd, ani nawet prowadzić
żadnych prac w ich pobliżu. Prace wykonywane są we współpracy z or-
nitologami, Polskim Towarzystwem Przyjaciół Przyrody „pro Natura”
oraz Ogólnopolskim Towarzystwem Ochrony Ptaków. Dodatkowo na
potrzeby ornitologów udostępniane są podnośniki koszowe wraz z ich
obsługą w celu obrączkowania ptaków.
Kontakt w sprawie ochrony bocianów:
infolinia 0 801 BOCIAN (nr telefonu 0 801-262-426)
oraz email bociany@bociany.pl

14. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Dobre praktyki
w zakresie
usuwania
kolizji infrastrukturalnych
Doradztwo w zakresie
usuwania kolizji.
Jednym z istotnych zadań samorządów terytorialnych jest przygoto-
wanie terenów inwestycyjnych. Aby uatrakcyjnić takie nieruchomo-
ści konieczne jest usunięcie kolizji. Niektóre samorządy decydują się
na sfinansowanie koniecznej przebudowy jeszcze przed wydaniem
decyzji lokalizacyjnych. W takich przypadkach pracownicy ENERGA-
-OPERATOR wspólnie z przedstawicielami samorządowymi uzgadnia-
ją optymalne dla obu stron warianty przebudowy sieci.
Informowanie o geodezyjnym
podziale działek
przed sporządzeniem planu.
Przed ostatecznym zatwierdzeniem podziału geodezyjnego dużych
obszarów, przeznaczonych głównie na działki budowlane, praktyko-
wane jest występowanie do ENERGA-OPERATOR o opinię w zakresie
konieczności zarezerwowania terenu pod ewentualne stacje transfor-
matorowe i linie elektroenergetyczne. Na tej podstawie przygotowy-
wane są stosowne opinie związane z przyszłą rozbudową sieci.

15. Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami
Inne zidentyfikowane
praktyki lub działania
które planujemy
zrealizować
99 Komunikowanie kwestii organizacyjnych
ENERGA-OPERATOR, dotyczących konkretnej gminy.
99 Bezpośredni kontakt z wójtami, burmistrzami
i prezydentami miast celem przekazywania informacji
o stanie napraw sieci.
99 Organizacja spotkań omawiających skutki awarii
z najbardziej poszkodowanymi gminami.
99 Bliższa współpraca z samorządami przy usuwaniu
kolizji przy przebudowie dróg publicznych.
99 Uzgadnianie zagospodarowania terenu na etapie
wydawania decyzji o warunkach zabudowy.
99 Wymiana informacji z samorządami o działaniach
prowadzonych na rzecz ochrony środowiska.
99 Szybka ścieżka informowania o awariach
w zasilaniu ważnych obiektów infrastrukturalnych,
np. przepompowni, hydroforni itp.
99 Projektowanie obiektów energetycznych
w sposób dopasowany do istniejącej architektury.
99 Wzajemna wymiana informacji
o jakości usług świadczonych na rzecz samorządów
przez podwykonawców ENERGA-OPERATOR.
99 Przekazywanie poprzez Urzędy Gmin materiałów
informacyjnych dla mieszkańców o procedurach
przyłączenia do sieci.
99 Przygotowywanie i dystrybucja newslettera
dla samorządów.

16. ENERGA-OPERATOR SA
www.energa-operator.pl
samorzady@energa.pl