Doelenboom DIN: case study veenendaal: monitoren voortgang programma.. Software for Goal tree, program management, monitoring (how to)

1. Structureren en monitoren
Gemeente Veenendaal programma energieneutraal

2. Programma structureren en monitoren
Inhoud
1. Belang van monitoring gezien vanuit drie rollen
2. Wat levert het op?
3. Hoe werken met software?

3. 1. Waarom gebruik van software?

4. De uitdagingen van programmamanager & team
4
“Ons programma is meerjarig
onze rapportages zijn
complex omdat er meerdere
stakeholders betrokken zijn.”
“We zijn te veel
resultaat gestuurd en
stellen onvoldoende
prioriteiten op basis
van bijdrages aan
doelstellingen.”
Programma structureren en monitoren
“We willen steeds
wijzigingen kunnen
aanbrengen in de DIN
en de rapportages
zonder hoge kosten te
maken.”
“We hebben meer
dan 50 projecten: dit
is te veel om goed bij
te houden in Excel”“Ons financiële
pakket is niet
geschikt voor wat we
nodig hebben.”

5. Voordelen van goede monitoringsrapportage voor het team
5
“Software zorgt ervoor dat
teams meer gestructureerd
werken: opleverdata worden
netjes ingevuld, programma
aanpak etc.”
Programma structureren en monitoren
“Een goede
monitoringsrapportages
zorgt ervoor dat teams
binnen de organisatie meer
voor elkaar krijgen. Hun
zichtbaarheid is groter..”
“Het team is meer
gemotiveerd: ze zien
hoe ze bijdragen aan
het grotere geheel ”

6. Monitoring: wensen van de opdrachtgever
6
“Zorg dat de rapportages in
één opslag helder zijn”
“We willen
maatschappelijke
resultaten realiseren.
Laat zien hoe jouw
programma dit doet.”
Programma structureren en monitoren
“Met programma’s probeer je
nieuwe dingen. Zorg dat je
achteraf kunt leren en zien wat de
overwegingen zijn geweest.”
“Laat je enthousiasme
doorklinken in je
rapportage. Dat helpt mij
als opdrachtgever richting
anderen”“Je krijgt meer draagvlak
voor je programma als je
kunt laten zien dat ook
andere stakeholders
bijdragen.”

7. Programma structureren en monitoren
2. Wat levert het op?

8. V’daal e.o. is dé
ICT banenmotor
V’daal e.o. heeft
een optimaal
vestigingsklimaat
voor ICT
V’daal e.o. heeft
top ICT
onderwijs
Veenendaal e.o. vormt in 2025
landelijk hét ICT centrum voor
Food, Health en Tech
Hoofd-
doelen:
Inspanningen:activiteitenenprojecten:
Projectwerven+matchenstagesvoorICTstudenten
doorICTValleyinclstagebank,vervolgperiodet/m2018
Gezamenlijke
Ambitie:
PlanvooropenbareruimteomA12zonemeerICT
uitstralingtegeven
Planvooraantrekkelijkeontmoetingsruimtevoorzzp-ers
inICTinVonk360
organiserenICTnetwerk-borrelsmetinhoudelijkprogr.
doorICTValley,1eperiode(2018)
Ontwikkelen+beherenwebsitemetdoorverwijzing+
nieuwsblogs1eperiode
ProjectICTLab4FoodValley(metsubs.GLD)
Makencommunicatiemiddelenvoorwervenbedrijvenen
onderwijs:bannersenflyersvoorpijlers
ProjectCode4Xmasmetbasisschoolleerlingenleren
coderen
InventariserendiversestartersinitiatievenregioFoodValley
ICTInterviewspublicereninregionaleenlandelijke
bladen/sitesvoor1eperiode
Datasturing:gemeentealslaunchingcustomer
(Energieneutraal)
Project‘GrowIT’metWSP,CTC,ICTValleyen
gemeente,voorwerkzoekendenrichtingICT-banen
OprichtennieuweICTHBOrichtingbijCHEen2AD-
trajecten
ProjectStartersbegeleiding:onderdeelcoaching
InventarisatiecommerciëleICTopleiding/cursusopHBO
niveau
Publiciteitgenererenovergeslaagdecross-overen
innovatieprojectenvoor1eperiode
Bedrijfsleven: Onderwijsinstellingen:
Project‘ondersteuningwerklozenmetautismeaanbaan
matchenindeICT’
GameEvent/Nextgenict&game2018
FoodValleyICTBusinessEventmetICTAwardsvoorICT
innovaties
OperationeelhoudenenverbeterenICTVacaturebank
vanICTValley
PilotmetICTdatasturingt.b.v.winkelstadVeenendaal
acquisitieplanvooraantrekken(aansprekende)ICT
bedrijven
InnovatieprojectmetMpriseentuinbouw
InternetofThingintheValley(ismDigitalLabmakers)
Fase2
A1
A2
A3
B1
B2
C2
C3
C4
D1
D2
E1
D3
D4
D5
E2
E3
E6
E7
F1
F3
G6
G1
G3
G5
Waarde-
ringscijfer
van (oud)
studenten
over niveau
harde en
toegepaste
ICT
opleiding
omhoog
naar
rapportcijfer
7 na 3 jaar
Beter
innovatief
klimaat bij
ICT
bedrijven in
regio
Snellere
groei van
jonge ICT-
onderne-
mingen en
starters
Meer
werk-
zoeken-
den naar
een ICT
baan
Beter ICT-
imago met
sterker
merk als
ICT-
centrum
Strategische
(ER)doelen:
Vestiging
van
minstens
2 aan-
spreken-
de ICT
bedrijven
naar
V’daal na
3 jaar
waarde-
ringscijfer
door be-
drijven voor
innovatief
klimaat voor
(toegepaste)
ICT in V’daal
e.o. omhoog
naar
rapportcijfer
7 na 3 jaar
tevreden-
heidscijfer
van ICT
(gerele-
lateerde)
bedrijven
over eind-
niveau ICT
studenten
omhoog naar
een
rapportcijfer 7
na 3 jaar
Toename
van 10%
passend
afgestu-
deerde
studenten
ICT op
MBO en
HBO en
Univ.
niveau na
3 jaar
Toename
van 10%
passend
afgestu-
deerde
stud. food/
health/
tech
opleiding
met ICT
specialisa-
tie na 3
jaar
Meer studenten
ICT met hogere
kwaliteit harde
en toegepaste
ICT op MBO-
HBO-Univ.
niveau
10%
meer
startende
studen-
ten ICT-
opleiding
MBO-
HBO-
Univ
niveau na
3 jaar
Meer ICT-
bedrijfs-
vestigingen
/ nieuwe
ICT-banen
Betere
aansluiting
ICT
onderwijs-
inhoud op
arbeidsmarkt-
wensen
waarde-
ringscijfer
voor fysieke
bedrijfs-
zone met
ICT
bedrijven in
V’daal
omhoog
naar een
rapportcijfer
7 na 3 jaar
waarde-
ringscijfer
voor ICT
merk / ICT
profiel
V’daal
omhoog
naar een 7
rapport-
cijfer na 3
jaar
100 meer
ingevulde
ICT-
arbeids-
plaatsen
bij nieuwe
en
bestaande
bedrijven
in V’daal
e.o. na 3
jaar
Aanbod
van 4
extra ICT
specia-
lisaties op
MBO, AD,
en HBO
niveau na
3 jaar
30 ICT
werk-
zoeken-
den uit
V’daal e.o.
aan een
baan in
ICT gehol-
pen na 3
jaar
Groei van
20% meer
werkne-
mers bij
jonge +
startende
ICT
bedrijven
in V’daal
e.o. na 3
jaar
Meetbare
doelen2020:
Onderzoek‘overnemenconceptTechniekveldjesvoorICT’
Inontwikkeling:volgendeprojectentbvverbeteren
afstemmingonderwijs-arbeidsmarkt
VirtueleICTUniversityontwikkelen(MOOOC’s)
CitymarketingactiesmetICTcomponent(samenmet
BrandManagergemeenteVeenendaal)voor1eperiode
A5
D6
F4
F5
Gemeente:
ICT werkzoekenden
ICT Starters/ doorgroei
ICT vestigingslocaties
ICT PR / marketing
ICT innovaties
ICT aansluiting ond-arb
ICT onderwijs uitbreiding
Startersbegeleiding:onderdeelICTTraining(opzettenvan
detraining)
B4
Startersbegeleiding:opzettenonderdeelFundingB5
HaalbaarheidsonderzoekprojectICTindeWolkenG8
G9Onderzoekenvoortgang/toekomstfablab
InventarisatievanreedsgeplandeactiviteitendoorMBOen
HBOvoorinteressewekkeninICTopleidingen
G10
nieuwbouwbedrijfscampusHSO
VestigingscampagneITbedrijven
C5
C6
BekendheidcampagneTasteofITD7
Event#DiruptiveFoodValley
BusinesscaseInnvovatieprojectDiabetesdoorVitalhealth
enWUR
SmarrtMobilityPilot
DisruptivepilotsandereFoodValleygemeenten
E10
E12
E13
E14
HUMinorInfoSupport
DualeopleidingHUCloudEngineering
OnderzoekinzetrestantbudgetICTonderwijsfonds
G11
G12
G13
SharinginnovationeventE11
Versie juni 2018

13. Programma structureren en monitoren

14. H fd e Fi a cië
In bovenstaand overzicht is in groen (de totale dashboards) aangegeven wat het toegezegde budget was in het convenant van het betreffende type partner. Dit is uitgesplitst in budget
in gekapitaliseerde uren (rekeneenheid 50 euro per uur) en echte (investerings) euro's. De gemeente houdt in het Managementsysteem bij wat de inzet is en uitgaven zijn voor de
verschillende pijlers.
Aan de partners van het bedrijfsleven, het onderwijs, Oost NL en Regio Foodvalley is gevraagd om aan te geven wat de inzet voor de afgelopen periode is geweest. Dit geldt bij het
onderwijs en Oost NL voor de ureninzet en bij het bedrijfsleven (en ICT Valley) voor zowel de inzet in uren als de geleverde investeringen en uitgaven voor de activiteiten in de pijlers.
We verwerken de uren en de investeringen van de convenantpartners in het systeem.
De provincies Utrecht en Gelderland dragen samen bij tot de medefinanciering van de drie opschalingsprojecten van het ICT Campus Programma. Deze bijdragen zijn zowel in de
onderhavige hoofdrapportage alsmede in de separate rapportage van de opschalingsprojecten in beeld gebracht.
Andere samenwerkingspartners, zoals ICT bedrijven die lid zijn van ICT Valley, worden niet benaderd om hun inzet aan te geven. Indien deze samenwerkingspartners hebben bijgedragen
aan een activiteit of inspanning van de ICT Campus, proberen we hen zo veel mogelijk wel in de tekst van de voortgangsrapportage te noemen. Ook deze partners leveren vaak een grote
bijdrage!

15. Programma structureren en monitoren
3. Hoe werken met software?

16. De Bizaline software biedt het programmateam handreikingen om maatregelen
te definiëren en te koppelen aan strategische en operationele doelen
16
Programma structureren en monitoren

17. De Bizaline software biedt het programmateam handreikingen om maatregelen
te definiëren en te koppelen aan strategische en operationele doelen
17
‣ Het programmateam zorgt ervoor dat het
programmaplan scherp en actueel blijft;
‣ Teamleden kunnen telkens weer een doelenboom
uitdraaien om zicht te houden op het gehele
programma;
‣ Minder tijd gaat verloren aan het opstellen van
voortgangsrapportages;
‣ Verschillende stakeholders en externe partijen
houden de voortgang bij in één gezamenlijk
werkomgeving.
Programma energieneutraal: structureren en monitoren

18. Programma structureren en monitoren
Antwoord op automatisch gegenereerde e-mails vormen input voor rapportages
18
‣ Project status updates en KPI metingen worden via automatisch gegenereerde e-mail opgehaald.
‣ E-mails kunnen naar externe partijen worden verstuurd zonder ze toegang te geven tot de gehele
software.
‣ Deze manier van rapporteren wordt als laagdrempelig ervaren.

19. Programma structureren en monitoren
Live demo