2. The first step : tone ا لخطوة ا لوللى : النبرة
to writing successful business correspondence is to relax
لكتابة خطاب تجاري ناجح قم بالمراسلة في راحة
While business letters will vary in tone from familiar to formal, they should
الخطاب التجاري يكون مختلف في نبرته من مألوف إلى رسمي ويجب أن تكون
all sound natural. Within the limits of standard English, of course, جميعها تبدو طبيعية في
مستوى اللغة النجليزية بالطبع
you should try to say things in a "regular " way: يجب أن تجرب تقول شيء بطريقة نظامية
As you requested , I am enclosing a check for $ ( جملة صحيحة) . 16.49
49 دولر , مثل ما طلبت ارفقت شيك بملبغ 16
ل ماذا صحيحة ؟
to sound businesslike you will end up being more business-minded
.
تبدو عملية في نهاية المر لبد أن يكون تفكيرك عملي
Our sample sentence is not only more personal and friendly; it is also more
الجملة البسيطة ليس فقط أكثر شخصية وكذلك ودية و اكثر كفاءة
efficient.
It uses fewer words , taking less time to write and prepare as well as to read and
comprehend.
تحتوي على كلمات قليلة تاخذ وقت قليل في الكتابة والعداد ومثلها في القرءاة والفهم
.As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16,49
(جملة خاطئة ) / بموجب طلبك ارجو أن تجد الشيك مرفق في هذه الطية قدره 16 دولر
م ا ا لخط أ فيه ا ؟
"herewith" and "as per" contribute nothing to the message while making the letter sound
stilted and stiff .
الكلمتين " الطية " و " بموجب " لم تساهم بشيء للرسالة وجعلت الرسالة تبدو متكلفة وجافة
The second step : attitude أ ول ا لموقف ا لسلوك :الخطوة ا لثانية
you should also aim for a positive attitude يجب أن يكون أيضاً غرض الموقف ايجابي
Even when the subject of your letter is unpleasant عندما موضوع خطابك غير مقبول
Dr zeinab elemary
3. it is important to remain courteous and tactful ( من المهم أن تبقى مهذب ولبق ( في ردك يقصد
Building and sustaining the goodwill of your reader should be an underlying goal of
.nearly any letter you write
البناء و المحافظة على العلقات الجيدة هي هدف اساسي للقارئ في اغلب الرسائل التي تكتبها
A simple " please" or " thank you" is often enough to make a mundane letter more #
.courteous
كلمات بسيطة مثل شكرا و ارجو تكفي لجعل الرسالة المملة أكثر تهذيباً
مثل :
we have received your order. استقبلنا طلبك
thank you for your recent order. شكرا لقد تم استقبال طلبكم ( (هذه الطف مهذبة أكثر
in place of the impersonal : في وضع غير شخصي
checking our records, we have verified the error in your November bill ( (جملة خطأ
فحصنا سجلتنا تحققنا من خطأك في فواتير نوفمبر
please accept our sincere apologies for the error in your November bill جملة صحيحة) 0
اردولا أن تقبل اعتذرنا في فواتير نوفمبر
saying "we are sorry" or " I appreciate" can do much to build rewarding business
relations
قول نحن اسفون أو اعتذار تجعل بناء عائد أكثر من علقات التجارة
# you must be tactful when delivering unpleasant messages
يجب أن تكون لبق عندما تسلم رسالة غير مقبولة
# never accuse you reader with expression such as " your error " or " you failure"
ل تتهم القارئ بأنه مخطأ مع تفسيرك له مثل خطأك أو فشلك
# a more diplomatic
أكثر دبلوماسية
: مثل
Because you have refused to pay your long overdue bill , you credit rating is jeopardy
جملة خطأ
Because the$ 520 balance on your account is now over ninety days past due , your
credit rating is in jeopardy .
جملة صحيحة
لماذا ؟
Dr zeinab elemary
4. Because the second sentence refrains from attacking the reader personally ( includes
important details) it will be read more receptively.
لن الجملة الثانية تمتنع عن هجوم شخص القارئ وتضمنت تفاصيل هامة يكون القارئ أكثر استقبالً
Third step : you approach ا لخطوة ا لثالثة : اسلوب ت عاملك
Courtesy and tact are sometime achieved by you approach
اللطف واللباقة احيانا تنجزها في اسلوبك
: مثال
Please accept our apologies for delay
ارجو أن تتقبل اعتذارنا عن التأخير
We hope you have not been seriously inconvenienced by the delay .
( نتمنى أن أل تكون منزعج جداً عن التأخير ( الولى مهذبة تماماً لكن هذه ألطف
# The you approach does not mean you should avoid I and We when necessary
في أسلوبك ل يعني انك تتجنب استخدام أنا و نحن عند الضرورة
When you do use these pronouns keep a few pointers mind :
: عندما تستخدم هذه الضمائر ضع في بالك هذه النقاط
1. Use I when you are referring to you self . اشر لنفسك عند استخدامك أنا
2. Use we when you are referring to the company أشر لمنظمتك عندما تستخدم نحن
3. Do not use the company name or our company ل تستخدم اسم الشركة أو شركتنا
# you should be careful to use your readers name sparingly in the body of you letter and
practice
يجب أن تنتبه في استخدام اسم القارئ باعتدال في محتوى الرسالة
#Although this practice seems, at first glance , to personalize a letter, it can sound
condescending
على الرغم من أن هذه الممارسة يبدو، للوهلة الولى ، لضفاء الطابع الشخصي على الرسسالة، فسسإنه يبسسدو بالمكسان
التنازل عنه
.
Dr zeinab elemary
5. Fourth step : SeXist Language ا لخطوة الرابعة :لفة التحيز الجنسي
Once women had assumed a larger and larger role in the workplace, the words used to
describe business roles had to be reexamined. Since, for example, a businessman
often turned out to be a woman, more and more people opted for the sexually neutral
term businessperson.
المرأة لوحدها تضطلع بدور أكبر في مكان العمل ، وكانت الكلمات المستخدمة لوصف أدوار العمال تطلب إعادة
النظر. منذ ذلك الحين ، على سبيل المثال ، رجل العمال تتحول في كثير من الحيان إلى أن تكون امرأة ،
ومزيد من الشخاص اختارت مصطلح محايد جنسيا شخص تجاري
يوجد حلول ممكنة تتجنب لغة التحيز الجنسي استخدمها كتَااب الرسائل التجارية هي :
اول:
The third person singular pronouns in English (hershe, himher ,hishers) are still
divided by gender, and so pronoun use continues to present a problem for the writer
wishing to avoid sexist language. Traditionally
ضمائر الشخص الثالث المفردة في النججليزية ( هي / ها , هو / هـ ، له / لها ) مازالت مقسمة على نجوع الجنس
ولذا استعمال الضمير يواصل المشكلة الحالية للكاتب ويتمنى أن يتجنب اللغة الجنسية التقليدية .
مثل :
An employer must be able to rely on his secretary.
used to refer to abstract, singular human nouns
يستخدم للشاارة للصفات النجسانجية المجردة المفردة
( هذا الحل غير مقبول)
: ثانجيا
A common approach, of an awkward one, is to use both third person singular pronouns:
السلوب العام ، ومن اصعبها ، يستعمل جميع ضمائر الشخص الثالث
An employer must be able to rely on his or her secretary
This however, can become extremely cumbersome, especially when a passage contains
several pronouns
هذا ممكن أن يكون متعب جدا خاصة عندما يجتاز ويحتوي على عدة ضمائر
: ثالثا
Some writers, therefore, revise their sentence to avoid singular human nouns in the first
place; that way, a third person plural pronoun (with no gender reference) may be used
يذهب بعض الكتاب للشارة في جملهم لتفادي الصفات النسانية المفردة في المركز الول في هذه الطريقة يستخدم
( ضمير جمع شخصي ثالث ( بدون الشارة للجنس
.employers must be able to rely on their secretaries
Dr zeinab elemary
6. رابعا وابسط الحلول واكثرها استخدما :
is to alternate the masculine and feminine pronouns throughout your writing
أن تتناوب ( الجمع بينهم ) بين ضمائر المذكر والمؤنث في جميع انحاء كتابتك
keep in mind, though, that many companies have policies regarding sexist language.
Some, for instance, still forbid the use of the term Ms. on company correspondence;
some retain old forms such as chairman or congressman
تذكر . مع ذلك هنالك العديد من الشركات لها سياستها بخصوص اللغة الجنسية مثل مازل يمنع استخدام تعبير
. آنجسة في مراسلة الشركات . يحتفظ البعض بالشاكال القديمة مثل الرئيس أو عضو الكونججرس
a company may have a policy regarding pronoun use; before you revise your boss's or
your own letters to eliminate all the sexist pronouns, find out where your company
stands on the issue.
وربما شركة لها سياسة معينة بخصوص استخدام الضمائر قبل تنقيح رئيسك أو رسائلك الخاصة يزيل كل الضمائر
الجنسية يجدها خارج مستوى اصدار التي تقف عليه الشركة
Fifth step : organization ا لخطوة ا لخامسة : التنظيم
you must plan in advance everything you want to say; you must say everything
necessary to your message.
. يجب أن تخطط مقدما كل شيء تريد أن تقوله ويجب أن تقول كل ضروري في رسالتك
a letter must be logical, complete, and concise.
. الخطاب يجب أن يكون منطقي وكامل وموجز
#When planning a letter and before you start write :
: عندما تخطط رسالتك وقبل أن تبدأ بالكتابة
1 jot down the main point you want to make دون النقاط الساسية التي تريد أن تفعلها
2. list all the details necessary to make that point ادرج كل التفاصيل الضرورية لفعل تلك النقاط
3 . rearrange your list اعد ترتيب سجلتك
in the letter you will want to mention things in a logical order so that your message #
will come across as clearly as possible
في رسالتك ستذكر الشياء في طلب منطقي إذا رسالتك هذه ستعبر بكل وضوح قدر المكان .
# Making a letter complete takes place during the planning stage, too. Check your list to
make sure you have included all the relevant details.
اجعل رسالتك كاملة اثناء قيامك بمرحلة التخطيط . ايضاً قم بتدقيق قائمتك لتتاكد انها تضمنت كل التفاصيل المتعلقة
. بها
Dr zeinab elemary
7. In addition to facts, reasons, and explanations, necessary information could also entail #
an appeal to your reader's emotions or understanding
بالضاافة إلى الحقائق والسبباب والتفسيرات . المعلومات الضرورية تستلزم أيضا تحريك عواطف القارئ احيانا أو
. فهمها
. Say everything you can elicit from you reader the response you like
قل كل شيء تستطيع أن تنتزع من القارئ الرد الذي تريده
# you must be careful not to say too much. You must know when a letter is finished. of
a message is brief , resist the temptation to pad it ; if you've said what you have to say
on just a few lines, don't try to fill the letter out. One mistake is to reiterate an idea. If
you've already offered your thanks, you will upset the logical order and, therefore, the
impact of your letter if you end with
يجب أن تكون حذراً عندما ل تتحدث كثيرا ،عليك أن تعرف متى تنتهي من الرسبالة .اذا الرسبالة القصيرة يحتمل
أن تجذبه بباطنها إذا كان يجب عليك أن تقول ما تقوله قله في سبطور قليلة ل تحاول مل الرسبالة ومن الخطأ أن
تكرر فكرة . إذا عرضات فعل الشكر سبتخل بمنطقية طلبك ولذا سبتتأثر رسبالتك في النهاية .مثل
thank you once again
# Don't moreover, give your reader more information than is needed
ل تعطي القارئ معلومات كثيرة ل يحتاجها
Dr zeinab elemary
8. Electronic Mail
What is the E- mail ? ؟ ما هو اليميل اللكتروني
an electronic message sent via the Internet رسبالة الكترونية أرسبلت بواسبطة النترنت
ماهي خصائص اليميل ؟
It's faster than the postal service أسبرع من خدمات البريد
less expensive than a telephone call أقل تكلفة من المكالمات الهاتفية
more casual than a written letter أكثر عفوية ( غير رسبمي ) من الرسبالة الخطية
but less personal than your own voice لكنها اقل شخصية من اصواتنا
e-mail is appropriate when immediacy is desirable and informality acceptable
اليميل مناسبب عندما يكون مستعجل وغير مرغوب وغير رسبمي في القبول
# While any business correspondence can technically (or technologically)be sent via e-mail,
not all messages should be. Some are obvious. You surely wouldn't send a
message of condolence to a colleague by e-mail
بينما يمكن من الناحية الفنية أي المراسبلت التجارية (أو التكنولوجية) يتم إرسبالها عبر البريد اللكتروني، ل ينبغي
أن تكون كافة الرسبائل. بعض واضاحة. وبالتأكيد لن ترسبل رسبالة تعزية إلى زميلك عن طريق البريد اللكتروني.
# Nor are you likely to e-mail a lengthy report. But nowadays you would probably e-mail
co-workers rather than distribute a memo. You would e-mail a brief update to
clients rather than mail a written announcement
ول يحتمل أن البريد اللكتروني تقريرا مطول. لكن في الوقت الحاضار ربما يمكنك توزيع البريد اللكتروني إلى
زملء العمل بدل من المذكرة. تريد أن يكون البريد اللكتروني مختصر محدث للعملء بدل من البريد المعلن
المكتوب
# When deciding to use e-mail, you must use your judgment; If the situation is not
particularly formal and the message can be kept brief, then e-mail is probably
acceptable. If the permanence conveyed by a piece of paper is desired or personal
contact would strengthen business relationship ,then don't send e-mail
عندما تقرر اسبتخدام البريد اللكتروني، يجب عليك اسبتخدام حكمك الشخصي ، وإذا كان الوضاع غير رسبمي
وخاص ، ويمكن أن تظل رسبالة قصيرة،اذا البريد اللكتروني ربما أن يتم قبوله. إذا احتمل التواصل تحويله إلى
ورقي وهو المرغوب أو أن التصال الشخصي من شأنه أن يعزز العلقة التجارية،إذا ل ترسبل بريد إلكتروني.
# we've become so accustomed to conducting personal communication by e-mail that it
is important to remember the basic differences between personal correspondence and
business correspondence:
اصبحنا معتادين على إجراء التصالت الشخصية عن طريق البريد اللكتروني أنه من المهم أن نتذكر الختلفات
: السباسبية بين المراسبلت الشخصية والمراسبلت التجاري
· Do not use chat room abbreviation (such as BTW for by the way) –
they are annoying and not universally recognized
Dr zeinab elemary
9. · Do not use emoticons ( such as : a smiley ) they are frivolous and make
your message seem silly.
· Do not use all capital letters- this signifies shouting and will be perceived
as offensive.
· Do not flame (that is, express outrage) – this will be viewed as rude and
unbusinesslike.
· Do not use a cute or clever signature ( such as BUILT2LAST) – this is
adolescent and you own name would be much more professional.
ل تستخدم اختصارات الشات ( مثل ....) انها مزعجة وغير معترف بها عالمياً
انها تافهه وتجعل رسبالتك تبدو سبخيفة ل تستخدم رموز المشاعر مثل
ل تستخدم احرف الكابيتال هذا يدل على انك تصرخ ويتصور كأنك تهجم
ل تنفعل يعرضاك كالفظ و الغير عملي
ل تستخدم توقيع ذكي أو لطيف يبدو كأنك مراهق واسبمائنا يجب أن تكون أكثر احترافية
# remember a very important difference between e-mail and written mail:
: ت ذكر فروق مهمة جدا ب ين ا لبريد ا للكتروني والبريد مكتوب
e-mail is not private, especially at work. Not only is e-mail stored on disk; at a
corporation it is routinely backed up. E-mail can be forwarded to others and, with the
slightest error in the Internet address, may be sent to the wrong party. It can, as well, be
printed and passed around.
البريد اللكتروني ليس خاص. ول سبيما في العمل. ليس فقط البريد اللكتروني المخزنة على القرص؛ في المؤسبسة
ومن يدعمها بشكل روتيني بالتسجيل. ويمكن توجيه البريد اللكتروني لخرين، ومع خطأ بسيط في عنوان
النترنت، ويمكن إرسبالها إلى طرف خاطئ وكذلك، سبيتم طباعتها وتمرر تكرارا
# For these reasons (not to mention hackers and other security issues), business e-mail
must be discreet:
· Do not express criticism of a third party.
· Do not reprimand your recipient
· Do not convey confidential, classified , or restricted information
لهذه السبباب (ناهيك عن المتسللين والقضايا المنية الخرى) ، يجب عند عمل البريد اللكتروني يكون حذرا
.ويأخذ في العتبار :
ل تعبر عن انتقادات من طرف ثالث. ·
ل توبخ المتلقي. ·
ل تنقل معلومات سبرية، أو محدودة أو مصنفة ·
ا
انتهي ...ادعوا لي ...زعفرانه
.
Dr zeinab elemary
