MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
BADAN DIKLAT
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2012
Manajemen Perkantoran Modern
Oleh :
Drs. PETRUS RESI, M.Si
PP
Kamis, 13 September 2012
pada Diklat Prajabatan
Gol III Kabupaten
Karanganyar
Pukul 07.30s.d. 18.00 WIB

PERKANTORAN MODERN
Drs. PETRUS RESI, M.Si
Ende-Flores-NTT, 14 April 1955
Widyaiswara Madya
Penmbina Utama Muda/IV C
Sarjana Administrasi Negara FIA
Unibraw Malang 1983, S2 SP UKSW
Salatiga 2004
Istri 1 anak 2 (laki-laki)
CPNS 1986 s.d. Eselon II di Kota
Salatiga
Pelaksana Tugas Kasubbag
Ortala 1988
Kasubbag Ortala 1989
Kabag Organisasi 1993
Kabag Sungram 1999
Kabag AP-3 2001
Kakan Inkom 2003
Kadin Kop dan UKM 2008
Kadisperindagkop dan UMKM 200
SAW 2011
Widyaiswara Juni 2011
Jl. Sadewa II/2 Perumnas Mapagan Ungaran
08122802631
Email : petrus.resi@yahoo.co.id

PERKANTORAN MODERN
TPU
Setelah pembelajaran
selesai, peserta mampu
menerapkan manajemen
perkantoran modern di
unit kerjanya dengan baik
dan benar

PRAJAB III- MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
1. Mendeskripsikan pengertian dan
prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern
2. Menguraikan pelaksanaan manajemen
perkantoran modern
3. Menerapkan teknik-teknik
korespondensi dengan baik dan benar
4. Menerapkan teknik mengarsipkan
surat dengan baik dan benar
5. Menyelenggarakan rapat dinas dengan
baik dan benar
6. Mempraktikkan tata cara pembuatan
laporan dengan baik dan benar
7. Menjelaskan teknologi informasi untuk
perkantoran modern
TPK : Peserta Diharapkan Mampu

wekawe
5
MEMAHAMI MAKNA MANAJEMEN PERKANTORAN

wekawe
6
TEORI MANAJEMEN
Dr. Ermaya Suradinata
M`anajemen adalah Suatu Proses Kegiatan Melalui
Kegiatan Orang Lain Sesuai Kemampuan dan
Keterampilan Untuk Mencapai Tujuan Yang Telah
Ditetapkan
GR. Terry
Dalam Bukunya “Principles of Management”
Mengemukakan :
Manajemen adalah Pencapaian Tujuan Yang Telah
Ditetapkan Melalui / Bersama Orang Lain

wekawe
7
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengawasan)

wekawe
8
Yang Digunakan
Dalam Menajemen
Untuk Mencapai
Tujuan :
1. Man
2. Money
3. Material
4. Machines
5. Methode
6. Market

PERKANTORAN MODERN

PERKANTORAN MODERN
Apa yang Anda
ketahui tentang
Kantor ?!

PERKANTORAN MODERN
Pengertian Kantor
Kantor ini tidak
baik, masa proposal
sudah disampaikan
sebulan yang lalu sampai
saat ini belum dijawab
Memang tidak mudah untuk
bertemu dengan dia, kita harus
minta waktu terlebih dahulu
beberapa hari sebelumnya,
ia orang kantor

PERKANTORAN MODERN
Pengertian Kantor
Lalu, apakah saya bisa
bertemu dengan pemilik
kantor ini….?!
Sebaiknya Bapak datang
lagi sekitar pukul 3 siang,
Sekarang Bapak Kepala sedang
tidak ada di kantor

PERKANTORAN MODERN
ck…ck…ck…. Katanya
mau pergi keluar negri
dek….
Alaah…..urusan kantor koq
Pak….tidak untuk tamasya….
Semuanya juga dibiayai kantor….
Pengertian Kantor

PERKANTORAN MODERN
Waah………
rumahnya bagus
Pak…..!!
Yaa……… Tapi
rumah ini bukan
milik kita… ini
hanya fasilitas
kantor lho Bu…..!!

PERKANTORAN MODERN
Waahh…..
kantornya bagus
Pak… besar,
bertingkat lagi…
Namanya juga kantornya
orang-orang penting……

PERKANTORAN MODERN
Ada surat dari
Kantor Pertanian
Semarang Dek…
Bapak dari
kantor Pos ya….
Kereeen….

PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Perkataan kantor berasal dari bahasa
Belanda “kantoor” yang bisa diartikan
sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang
tulis.
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana
seorang pengusaha beserta stafnya
menjalankan aktivitas – aktivitas
pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan
dari suatu administrasi,
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

PERKANTORAN MODERN
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Kewajiban, tugas, fugsi (duty, task, function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha
dan stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya (quarters, or staff or collective authority
of company, government, department, etc).
4. Jasa pelayanan (service, kind help).
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan
tertentu (the work which it is some body’s duty to
do, work, and duties).
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat
tempat kerja tata usaha (place, building, rooms,
of business and clerical work).
Sedang pengertian kantor dalam bahasa
Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai :

PERKANTORAN MODERN
Di Indonesia sendiri pengertian kantor
diartikan sebagai tempat, atau ruangan,
dan proses kegiatan penanganan data /
informasi.
Kantor
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data / informasi.
b.Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian / penyampaian data / informasi.
c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat
Administratif atau manajerial
Simpulan :

PERKANTORAN MODERN
 PENGUMPULAN
 PENCATATAN
 PENGOLAHAN
 PENYIMPANAN
 PENDISTRIBUSIAN
 PENYAMPAIAN
DATA/INFORMASI
PEMUSATAN
KEGIATAN
ADMINISTRATIF/
MANAJERIAL/
FASILITATIF
SASARAN UTAMA
KEGIATAN
PERKANTORAN
PENANGANAN
DATA /
INFORMASI
FUNGSI 2
MANAJ.
6M +
1T
TEMPAT
RUANGAN
(STATIS)
PROSES
KEGIATAN
(DINAMIS)
SARANA
(FUNGSIO
NAL)
K
A
N
T
O
R

PERKANTORAN MODERN
MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
1. Tulis Menulis
a. Surat Menyurat
b. Arsip
c. Pendiktean
d. Pelatinan
e. Pengetikan
f. Pengoreksian
g. Penandatangan
h. Penghitungan
i. Pembuatan Laporan
2. Bukan Tulis Menulis
a. Penggandaan
b. Tata Ruang Kantor
c. Tata Lingkungan Kantor
d. Pelayanan Tamu
e. Pelayanan Telepon

PERKANTORAN MODERN
DEFINISI MANAGEMENT
PERKANTORAN
1. Menurut Athur Grager
Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi
2. Menurut Edwin Robinson
Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan
dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran
3. Menurut The Liang Gie
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan, mengawasi, mengendalikan,
menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work)

PERKANTORAN MODERN
Neitbits dlm Megatrend 2000
Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap,
rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi
perangkat komputer yg terhubung dalam
dunia maya (internet)

MODERN
Ciri² Perkantoran Modern
1. Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik
2. Mengunakan alat dan perlengkapan tepat
3. Pegawai melaksanakan tugas secara profesional
dan disiplin
4. Cara berfikir pegawai modern
5. Menggunakan biaya secara efisien
6. Tata laksana demokratis dan produktif
Keuntungan Sistem Komputer
1. Kecepatan
2. Kecermatan
3. Handal
4. Keterkinian komunikasi
5. Pemrosesan data cepat dan
akurat

PERKANTORAN MODERN
ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN
DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK
MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN
TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN
HIERARKHIS”.
1. KELOMPOK ORANG
2. KERJASAMA
3. TUJUAN
4. KETERIKATAN FORMAL
5. SUSUNAN HIERARKHI

PERKANTORAN MODERN
Tugas pokok sering juga
disebut dengan tugas
substantif yaitu : tugas –
tugas yang mengenai
tujuan dari organisasi itu
sendiri.
Tugas penunjang adalah :
tugas – tugas yang bersifat
membantu, melayani,
memudahkan & melancarkan
tugas pokok, serta tugas –
tugas pimpinan.

MODERN
PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL
1. Perencanaan
What job, how, when, where, how faster finished the
job
2. Jadwal
tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain,
laksanakan walau sulit
3. Pelaksanaan
scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu,
tanpa keterlambatan yg tak perlu
4. Ukuran
kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi
masa lalu, prestasi organisasi lain
5. Imbalan
uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan,
pengembangan diri

PERKANTORAN MODERN
DEFINISI DATA
1. Menurut The LiangGie
Dataadalahhal peristiwakenyataan yangberisi pengertian untuk dasar
menyusun keterangan pembuatan kesimpulandan keputusan
2. Menurut Gorden
Dataadalahbahanmentah/bahan bakuinformasi yakni sekelompok
lambang tidak acak yangmenunjukan jumlahtindakan sesuatudsb.)
3. Menurut Webster’s
Fakta-fakta- bisatabel, grafik, statistikdari manakesimpulan dapat
ditarik)

MODERN
 DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diproses
dan mengandung arti untuk pimpinan dalam
pengambilan keputusan
Kegunaan Informasi tergantung pada
a. Tujuan Penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan Tempat
e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian
f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan
(sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?)

MODERN
FUNGSI KANTOR
Menurut : Mills & Standingford
1. Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan,
faktur
2. Merekam Informasi
a.Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan
pimpinan guna perencanaan dan pengendalian
b.Hasil negosiasi, transaksi
3. Mengatur Informasi
a.Memberi informasi untuk pimpinan
b.Penyiapan laporan
4. Memberi Informasi
Misal : Instruktur, laporan perkembangan
5. Melindungi Informasi
Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di
bank

PERKANTORAN MODERN
EFISIENSI PERKANTORAN MODERN
1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan
mempersulit diri
2. TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi
perkantoran
3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan
kegiatan dg sebaik-baiknya
4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang
penting dekat2 & buang barang tak berguna
5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan
beli barang yang cepat rusak

TOPIK DISKUSI
I. MEMBACA KORAN, MAIN GAME DAN
NGOBROL PADA JAM KANTOR
II. LINGKUNGAN KERJA YANG TIDAK
KONDUSIF
III. TIDAK ADANYA KETELADANAN
PIMPINAN
IV. PERILAKU TIDAK JUJUR, KORUPSI DAN
PENYALAHGUNAAN WEWENANG
PERKANTORAN MODERN

PRESENTASI
PENYAJI
KELOMPOK I
KELOMPOK VII
KELOMPOK III
KELOMPOK V
PEMBAHAS
KELOMPOK VIII
KELOMPOK II
KELOMPOK VI
KELOMPOK IV
PERKANTORAN MODERN

MODERN
Fungsi Surat Dinas
A. Umum
Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan
informasi
B.Khusus
 Wakil penulis berhadapan dengan
penerima surat
 Alat pengingat ( Arsip )
 Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi )
 Bukti Tertulis ( Perjanjian )
 Alat bukti ( Perkembangan instansi )

MODERN
TEKNIK-TEKNIK
KORESPONDENSI
Definisi Surat Menurut Zaenal
Arifin
 Surat adalah sarana
komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan dari
pihak satu (org, instansi)
kepada pihak kedua
 Surat adalah kertas yang
berisi bahan komunikasi
tertulis dari seseorang
kepada orang lain

MODERN
• Format Menarik & sesuai
ketentuan
• Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas,
Padat, Lengkap, Tepat, Sopan
• Harus bercirikan formal or
Kedinasan
• Penggunaan Bahasa Indonesia
Baku
Syarat Surat Dinas Yang Baik

MODERN
 SYARAT PENULIS SURAT
Menguasai :
1. Materi komunikasi
2. Bahasa
3. Pemikiran penerima surat
4. Posisi dalam hubungan kerja penulis dan pembaca
5. Tehnik korespondensi
 LANGKAH PENULISAN SURAT
1. Penegasan tujuan penulisan surat
2. Pengumpulan data / informasi
3. Perkiraan tentang pembaca
4. Penysunan konsep
5. Penyelesaian

MODERN
BAGIAN - BAGIAN SURAT
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. No surat
4. Sifat surat
5. Lampiran
6. Hal
7. Alamat
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10.Kalimat penutup
11.Nama jabatan
12.Nama, NIP, tanda
tangan
13.Tembusan
14.Initial

MODERN
Bagian surat
Contoh surat Bagian surat
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Sifat surat
5. Lampiran
6. Hal /perihal
7. Alamat dalam
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10. Kalimat penutup
11. Nama Jabatan
12. Nip /tanda tangan/cap
13. Tembusan
14. initial
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

PERKANTORAN MODERN
Jenis-Jenis Surat Dinas
1. Surat Undangan
2. Surat Pengantar
3. Surat Pemberitahuan
4. Surat Permohonan Bantuan
5. Surat Keterangan
6. Surat Tugas
7. Surat Edaran
8. Surat Pernyataan
9. Surat Pengumuman
10. Surat Peringatan
11. Surat Ucapan Terima Kasih
12. Surat Permohonan Izin
13. Surat Pemberian Izin
14. Surat Perintah Kerja
15. Surat Perjanjian Kerja
16. Surat Keputusan
17. Surat Pengusulan
18. Surat Susulan
19. Surat Kuasa
20. Surat Panggilan
21. Surat Berita Acara
22. Surat Laporan
23. Surat Rekomendasi
24. Surat Penunjukan
25. Surat Pemberi Bantuan

PERKANTORAN MODERN
 DEFINISI ARSIP
Naskah informasi yang dibuat dan diterima
lembaga negara / swasta dalam bentuk
tunggal / kelompok untuk kegiatan
administrasi
TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING)
TUJUAN ARSIP
1. Sebagai referensi
2. Memberikan data / informasi
pada pimpinan untuk
pengambilan keputusan
3. Memberi Keterangan Vital,
misal bukti hukum

PERKANTORAN MODERN
MACAM ARSIP
ARSIP DINAMIS
Langsung dipergunakan
dlm penyelenggaraan
Administrasi
ARSIP STATIS Tidak
dipergunakan secara langsung
dlm penyelenggaraan
Administrasi
Arsip InAktif
Frekwensi penggunaannya
mulai menurun
Arsip Aktif
Dipergunakan langsung
dan terus menerus
MACAM ARSIP

MODERN
NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
1. Administrative Value
KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES,
Kartu Keluarga
2. Legal Value
Akte Notaris, A. Kelahiran,
SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB
3. Fiscal Value
Buku Tabungan Bank, Kartu ATM,
Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan
4. Research Value
Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat
5. Educational Value
Ijazah, Sertifikat Training
6. Documentary Value
Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

PERKANTORAN MODERN
 SIKLUS ARSIP
1. Tahap penciptaan
a. Sebagai media informasi untuk perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan
b. Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi
c. Arsip Internal ( terkendali )
2. Tahap pemanfaatan
a. Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya tinggi
b. Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang
3. Tahap penyimpanan
To file and to find
4. Tahap pemindahan
Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif
5. Tahap pemusnahan
a. Dibuang ke tempat sampah
b. Menggunakan mesin

MODERN
GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF
a. Sulit mencari arsip yg diperlukan
b. Hilangnya arsip penting
c. Kondisi “Banjir Arsip”
d. Ruang Kantor Tersita untuk
menyimpan arsip
DEFINISI FILING
Proses klasifikasi,mengatur dan
menyimpan arsip agar mudah ditemukan
jika dibutuhkan

PERKANTORAN MODERN
1. Sistem Alphabetis
a. Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan
b. Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat,
barang
2. Sistem filing subjek
Masalah² dikelompokan jadi satu subjek.
misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji, lumpsum )
3. Sistem nomor
Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang /
instansi
4. Sistem geografis
Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis
5. Sistem kronologis
a. Arsip disusun menurut tanggal masukl dan keluar
b. Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan
5 Sistem Filling

MODERN
PERALATAN FILING
1. Filing cabinet ( Almari arsip )
a. Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal
berderet kebelakang
b. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar
masuknya arsip surat
2. Guide
Sebagai petunjuk dan pemisah
3. Folder
a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam file
b. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup

MODERN
PENYIMPANAN (FILING) ARSIP
Pemeriksaan arsip
a. Diperiksa apakah sudah ada instruksi untukk disimpan ( realse
mark, file, simpan ).
b. Surat yang masih dalam proses jangan disimpan.
1. Mengindeks
a. Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan
b. Sistem abjad nama pengirim
Sistem numerik angka, dsb
3. Memberi tanda
a. Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada
kata lengkap
b. Surat mudah disortir
4. Mensortir Arsip
Mengelompokan surat untuk disimpan
5. Menyimpan arsip di filing cabinet

PERKANTORAN MODERN
PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)
1. Peminjam Mengisi Formulir:
- nama peminjam
- nomor arsip
- tanggal harus kembali
- pengesahan petugas
2. Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder)
a. Identifikasi arsip sedang dipinjam
b. Penyimpanan mudah
3. Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang
simpan + ambil arsip
4. Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada
peminjam

MODERN
Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan
x 100%
Jumlah arsip
Arsip dicari = 60
Arsip ditemukan = 56
Ratio penemuan = 97,7 %
a. > 99,5 % = arsip disimpan baik
b. 97 % - 99,5% = arsip kondisi memuaskan
c. < 97 % = arsip perlu dibenahi

PERKANTORAN MODERN
PENYUSUTAN ARSIP
1. Dasar Pemindahan Arsip
Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang
dipakai). Ada Jadwal Retensi Arsip
2. Cara Pemindahan:
a. Pemindahan Kontinue
Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip
inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek
b. Pemindahan Periodik
Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu

PERKANTORAN MODERN
3. Pemusnahan Arsip diperhatikan =
a. Arsip tidak penting
Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan
sebaiknya dimusnahkan
mis : pengumuman, undangan
b. Arsip Yang Membantu
Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi,
misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun.
c. Arsip Penting
Berguna untuk kelangsungan usaha
misal: data laporan keuangan
d. Arsip Vital
Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat
dimusnahkan
misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak
cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta,
mahasiswa, murid
Pemusnahan Arsip

PERKANTORAN MODERN
Contoh Jadwal Retensi Arsip
GOL.
ARSIP
JENIS ARSIP
UMUR ARSIP
KET.
AKTIF INAKTIF
Vital 1. Akte Pendirian Perusahaan - - abadi
2. Daftar Saham - - abadi
3. Akta Tanah - - abadi
4. SK. Pengangkatan - - abadi
Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan 5 th 25 th musnah
2. Cek Bekas 5 th 25 th musnah
3. Surat Perjanjian Sesuai
keperluan
Sesuai
keperluan
musnah
Mem-
bantu
1. Laporan tahunan 2 th 10 th musnah
2. Neraca 2 th 10 th musnah
Tidak
Penting
1. Pengumuman 1 bulan - musnah
2. Undangan 1 bulan - musnah

PERKANTORAN MODERN
XVI. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
Rapat:
 Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka,
diselenggarakan oleh banyak organisasi.
 Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
 Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
 Komunikasi kelompok secara resmi.
 Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi.
 Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk
membahas kepentingan organisasi.

PERKANTORAN MODERN
Langkah-Langkah Penyiapan Rapat
 Mempersiapkan Ruangan
 Membuat Daftar Acara
 Membuat Undangan
 Mempersiapkan Bahan Rapat
 Mempersiapkan Peralatan Rapat
 Membuat Catatan Rapat
 Mengirimkan Catatan Hasil Rapat
 Melakukan Pekerjaan Tindak Lanjut

PERKANTORAN MODERN
Mempersiapkan Bahan Rapat
 Acara atau Agenda Rapat
 Hasil Rapat yg Lalu
 Kertas Kerja yg akan dibahas
 Bahan Referensi Rapat (peraturan2)
 Bahan2 bagi peserta Rapat

PERKANTORAN MODERN
Mempersiapkan Peralatan Rapat
 Papan Tulis dan Spidol
 Flip Chart
 OHP or LCD Proyektor and Laptop
 Blok Note dan pulpen bagi peserta
 Tape Recorder untuk merekam jalannya
rapat

PERKANTORAN MODERN
Notulen / risalah rapat Catatan singkat tentang pembicaraan
Ditandatangani Ketua rapat
• Ringkas, jelas & tegas.
• Ditulis pokoknya saja.
• Dibuat oleh seorang penulis
yang cakap/mampu.
Susunan notulen rapat :
 Judul Notulen.
 Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai).
 Pemimpin (ketua dan sekretaris).
 Jumlah yang diundang:
Hadir :
Tidak hadir :
 Acara rapat (sebut secara berurutan).
 Jalannya rapat.
(Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat).
 Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
 Pembuat notulen (Sekretaris).
 Pengesahan notulen oleh ketua.

PERKANTORAN MODERN
1. Menurut E. Zainal Arifin, laporan adalah “bentuk
penyajian fakta tentang suatu kegiatan”.
2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah “setiap
tulisan yg berisi hasil pengolahan data-informasi”.
3. Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah “segenap
hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian
ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga
komunikasi adm. (administrative communication)”.

PERKANTORAN MODERN
Peranan Laporan dalam Administrative
Communication sangat strategis, sebagai :
1. Pertanggungjawaban & pengawasan / pengendalian
2. Penyampaian informasi
3. Bahan pengambilan keputusan
4. Alat pembina kerjasama
5. Alat pengembang cakrawala wawasan
1. Harus benar dan obyektif
2. Harus jelas dan cermat
3. Harus langsung mengenai sasaran
4. Harus lengkap
5. Harus tegas dan konsisten
6. Harus diusahakan secepat-cepatnya
7. Harus tepat penerimanya

PERKANTORAN MODERN
SYARAT LAPORAN YG BAIK
BENAR & OBYEKTIF
Didukung data
lengkap, akurat, sahih
tdk kadaluarsa.
Analisis sec. Obyektif.
Mudah dimengerti.
Mengacu pada tuj lap.
JELAS
Kalimat sederhana
Gunakan istilah pop.
Tata bhs & ejaan
benar
Gunakan klmt logis.
Gunakan klmt logis
yg bukan ungkapan
LENGKAP
Mrp resume singkat
Tdk timbulkan mslh
Sertai data penunjang
(Statistik, gambar,
skema, bagan dll.)
TEGAS & KONSISTEN
Tdk ada kontroversi
Ket. Tdk ber ubah2
Gaya tulisan stabil.
LANGSUNG SASARAN
Lap singkat, tepat,
padat, jelas & langs
mengenai sasaran.
TEPAT WAKTU
Pimp terima lap pada
waktunya
Lap dpt mencpai tuj.
Perencanaan tepat
TEPAT PENERIMA
Diterima ol yg berkep
Tdk slh alamat/kirim

PERKANTORAN MODERN
Ada beberapa bentuk cara penyajian dari laporan tertulis, yaitu
sebagai berikut :
Bentuk Memo / Nota
Bentuk Surat
Bentuk Memograf
Bentuk Matriks
Bentuk Buku
Ada bermacam - macam teknik penyajian data, yaitu
diantaranya adalah sebagai berikut :
Bentuk Bagan :Bagan Organisasi, Bagan Proses, Bagan Arus,
Bagan Perbandingan, Bagan Gambar, & Bagan
Pohon.
Bentuk Grafik : Grafik Garis, Grafik Lajur, & Grafik Lingkaran.
Bentuk Tabel : Variabel (untuk memudahkan analisis).
Bentuk Matematik : Statistik (metodenya mean, median,
& mode).

PERKANTORAN MODERN
1. Menetapkan perihal (subyek), & judul laporan
2. Mengumpulkan data dan fakta
3. Evaluasi data
4. Pengolahan data
5. Memberi kode / menandai data
6. Tabulasi
7. Membuat kerangka laporan
1. Pendahuluan
2. Batang tubuh
3. Kesimpulan, saran & rangkuman
4. Daftar pustaka
5. Lampiran

PERKANTORAN MODERN
Pendahuluan
1. Memperkenalkan seluruh isi scr sepintas
2. Latar Belakang Persoalan/masalah
3. Menerangkan motivasi dan tujuan dr
pembuat dlm menyusun laporan.
4. Pendekatan dan Sistematika Laporan scr ringkas
5. Mengemukakan harapan.
6. Prinsipnya mengajak pembaca untuk terus
membaca isinya

PERKANTORAN MODERN
Batang Tubuh
1. Jumlah Bab Tergantung Pada Kebutuhan
2. Menyajikan Dasar Teori Pembuatan
Laporan. Bisa juga Merupakan Hasil-Hasil
Pada Tahun Yang Lalu
3. Menyajikan Materi dan Metode Yang
Dipergunakan Dalam Menyusun Laporan
4. Menyajikan Data dan Fakta Yang
Ditemukan di Lapangan.
5. Lebih Baik Ditambahkan Hasil Analisis
Data beserta Pembahasannya

PERKANTORAN MODERN
Kesimpulan.
• Kesimpulan adalah
proses penyimpulan
yg didasarkan atas
data/fakta yg sdh
di analisis dan
menghasilkan
pembuktian/penilai
an thd masalah yg
diteliti.

PERKANTORAN MODERN
Saran-Saran
• Langkah yg akan dijalankan terkait
dgn pemecahan masalah
• Sifatnya Harus Dinamis & Logis
• Dapat berasal dr yg disajikan maupun
diluar hal tsb.

PERKANTORAN MODERN
Daftar Pustaka
Disusun menurut abjad latin dg :
1. Sumber sbg acuan, ditulis secara leng
kap, pengarang, judul buku, penerbit, ko
ta, tahun penerbitan.
2. Sumber berupa surt kabar, nama sk, tg
terbit, kolom beritanya.
3. Dokumen/surat Kep lengkap nama, no.
tanggalnya.
4. Contoh:
Munandar. 1992. Administrasi Perkantoran
Modern. Grasindo, Jakarta.

PERKANTORAN MODERN
Lampiran Lampiran.
1. Merupakan data pendukung uraian isi
laporan.
2. Berupa : Peraturan per uu an,
surat surat, bagan, diagram,
tabel, gambar, poto, denah,
daftar, peta, dan lain lain.

PERKANTORAN MODERN
1. Gordon B. Davis
Integrasi manusia & mesin guna menyajikan
informasi yg dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan
2. Mc. Leod Turban & Watherbe
Sekelompok komponen yg mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisa dan
menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu
3. Teknologi Informasi Merupakan Sub Sistem dr
Sistem Informasi
4. TI bagian dr seluruh komponen yg berhubungan
dgn data/informasi via komputer. Mis: LAN,
Homepage, Multimedia dll.
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
PERKANTORAN MODERN
DEFINISI SISTEM INFORMASI

PERKANTORAN MODERN
Customers
Government
Customers
Business
Government
Business
C2C
B2C
G2B
G2G
G2C
B2B
Pengembangan E-Goverment

PERKANTORAN MODERN
PENTINGNYA INFORMASI BAGI PIMPINAN
1. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Kerja
2. Jalur Birokrasi menjadi semakin ringkas
3. Memperluas akses thd pihak lain
4. Memudahkan kontrol/pengawasan
langsung pada bawahan
5. Melakukan evaluasi setiap saat untuk
perencanaan ke depan
6. Memberikan Keputusan yg lebih pasti

PERKANTORAN MODERN
JENIS-JENIS APLIKASI TI PADA
PERKANTORAN MODERN
1. Spread Sheets
a. Software untuk pekerjaan kantor dgn penggunaan
baris dan kolom
b. Misal : Lotus, symphony, Excel
2. Word Processing
a. Software untuk pekerjaan kantor ketik mengetik
b. Misal : Word for Windows, Chi Writer, Linux
3. Desktop Publishing
a. Software untuk pekerjaan kantor yg terkait
pembuatan desain dan grafik
b. Misal : Power Point, Photo Shop, Correl Draw
4. Communication
a. Software untuk pekerjaan kantor yg berhubungan
dg komunikasi antar komputer
b. Misal : LAN, Internet, Winpop, E-mail

MODERN
MANFAAT TI BERBASIS INTERNET
1. Dapat saling tukar informasi
2. Dapat Mengetahui perkembangan terkini
3. Dapat download informasi
4. Dapat mengurangi penggunaan kertas yg
bertumpuk

MODERN
Manfaat TI Terhadap Kantor
Keuntungan:
1. Penangan informasi cepat
2. Pekerjaan rutin beralih ke mesin
3. Perbaikan kesalahan pekerjaan menjadi mudah
4. Penghematan biaya gaji karena pegawai terbatas
5. Penghematan biaya tak usaha karena penyimpanan
data disk lebih praktis
6. Untuk pengambilan keputusan, data cepat diperoleh
7. Produktivitas kerja meningkat
Kerugian :
1. Masalah kesehatan akibat radiasi komputer
2. Kehilangan kontak personal karena serba mesin
3. Perubahan dari manual ke elektronic butuh waktu
4. Pegawai jadi “machine minders”(pemelihara mesin)

PERKANTORAN MODERN
DAMPAK TI KARYAWAN
A. Keuntungan
1. Mendorong untk belajar
2. Menghilangkan kejenuhan
3. Mempermudah dan mempercepat
Informasi
4. Mempermudah memperbaiki
kesalahan
5. Berkesempatan untuk berinovasi

PERKANTORAN MODERN
B. Kerugian
1. Cenderung karyawan machine
minded
2. Radiasi komputer
3. Kehilangan kontak pesonal
4. Implikasi terhadap pemberi kerja
5. Perlu waktu
6. Menimbulkan kecemburuan
karyawan

PERKANTORAN MODERN
end
Trima Kasih atas
perhatiannya….
Mohon Ma’af
Yang Sebesar-
besarnya

PERKANTORAN MODERN
Materi Diskusi
1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ?
(tatacara mengawal surat masuk)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ?
2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ?
(tatacara mengawal surat keluar)
dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?
dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga
menyebabkan arsip susah ditemukan ?

PERKANTORAN MODERN
4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?
dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga
menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang
masih dibutuhkan ?
5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ?
dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali
terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan
perkantoran di unit kerja Saudara ?

PERKANTORAN MODERN
7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ?
dilakukan PNS saat menyusun laporan ?
8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat
menyelenggarakan kegiatan rapat ?
9. a. Apa saja manfaat teknologi komunikasi (telephon) dalam kegiatan perkantoran modern ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat
memanfaatkan telephon di tempat kerja ?

PERKANTORAN MODERN
Materi UNTUK Diskusi
1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat mengawal surat masuk ?
2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan
pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?
4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat melakukan penyusutan arsip
sehingga kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?
5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi
informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?
7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?
8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyelenggarakan
kegiatan rapat ?

PERKANTORAN MODERN
PESTA PERTANYAAN
1. Tata cara pengiriman surat (Bab IV)
2. Tata cara pengelolaan arsip (Bab V)
3. Tata cara rapat dinas (Bab VI)
4. Tata cara pembuatan laporan (Bab VII)
5. Teknologi informasi dalam pemerintahan
(Bab VIII)

PERKANTORAN MODERN
PESTA PERTANYAAN
25. Jelaskan perbedaan antara penanganan
informasi yang dilakukan pada masa lalu
dan teknik penanganan informasi pada masa
sekarang !

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Similar to MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN (6)

More from DoniArif1

More from DoniArif1 (6)

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN