Curso Taller de MS Project 2010 - Control del Proyecto usando el Valor Ganado

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Sesión 07:
Respuesta del Proyecto a los cambios
Control del Proyecto usando el Valor
Ganado
CURSO TALLER DE
MS PROJECT 2010

Objetivo de la sesión
 Monitorizar y ajustar la carga de trabajo
de los recursos del proyecto.
 Comprender el Valor Ganado, seguir el
progreso del cronograma y generar
informes del Valor Ganado.

Contenido de la Sesión 07
7.1 Respuesta del Proyecto a los cambios.
7.1.1 Monitorizar y ajustar la carga de trabajo de los
recursos.
7.2 Control del proyecto usando el Valor Ganado.
7.2.1 Comprender el Valor Ganado.
7.2.2 Seguir el progreso del cronograma.
7.2.3 Generar informes de Valor Ganado.

7.1 RESPUESTA DEL
PROYECTO A LOS
CAMBIOS

7.1.1 MONITOREO Y
AJUSTE DE LA CARGA
DE TRABAJO DE LOS
RECURSOS

Monitoreo y ajuste de la carga de trabajo de los recursos
Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es
mantener la carga de trabajo de los recursos, se ha de
monitorearla para ver si alguno de ellos está sobre o infra
asignado.
A medida que se recibe información de los recursos, sobre sus
tareas asignadas e introduce los valores reales, puede ver si se
necesitará tomar alguna Acción Preventiva para resolver
problemas en la asignación de los recursos en un futuro.

Monitoreo de la carga de
trabajo de los recursos

Monitoreo de la carga de trabajo de los recursos
Se utilizará una o más de las siguientes técnicas para ajustar la
programación y conseguir una carga de trabajo equilibrada de los
recursos:
• Revisar la carga de trabajo de los recursos.
• Ajustar la disponibilidad de los recursos.
• Ajustar las asignaciones.
• Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para
cuando los recursos tengan tiempo disponible.
• Redistribuir las asignaciones.

Análisis de Recursos en la vista Hoja de recursos
Se puede añadir columnas dando clic derecho
a cualquier titulo de columna y seleccionando
insertar columna.
Recursos en rojo significa
que están sobreasignados.
Si se agrega trabajo y costo, podrá
ver el total de cada recurso.

1. Revisión de la información del trabajo general
Hay dos formas de revisar la información total del trabajo
general. Son las siguientes:
Revisar las estadísticas del proyecto.
Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o
en cualquier otra vista.

2. Revisión de las variaciones de trabajo
Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo
programado, puede aplicar la tabla Trabajo.

3. Revisión del trabajo sobrepresupuestado
Se podrá aplicar un filtro para ver las tareas con trabajo
sobrepresupuestado.

4. Revisión de la sobreasignación de los recursos
Si un recurso está sobreasignado, su nombre aparecerá en rojo
en la hoja de recursos y un indicador de redistribución se
mostrará al lado del nombre del recurso.

4. Revisión de la sobreasignación de los recursos
Existen muchas formas de revisar la sobreasignación de los
recursos, algunas de ellas son las siguientes:
Para ver la extensión de un recurso sobreasignado o
infraasignado, utilizará la vista Gráfico de recursos.
También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones
afectan y pueden producir sobreasignaciones de los recursos (o
infraasignaciones) utilizando la vista Uso de recursos.
También puede usar la vista Asignación de recursos para ver
la vista Uso de recursos en combinación con el Gantt de
redistribución, esto ayuda a ver qué recursos están
sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan.

EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto
para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, puede hacer
lo siguiente:
Ajustar la disponibilidad de los recursos.
Ajustar las asignaciones.
Utilizar las características de redistribución de Microsoft
Project para equilibrar la carga de trabajo.
Ajustar el alcance.

7.2 CONTROL DEL
PROYECTO USANDO
EL VALOR GANADO

7.2.1 COMPRENDIENDO
EL VALOR GANADO

Comprendiendo el Valor Ganado
El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto
(Project Manager) usa para evaluar el progreso basado en el
costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del
Proyecto.
Cuando MS Project calcula el Valor Ganado, por defecto
compara los costos estimados originales con el costo real para
mostrar si su proyecto está en el presupuesto.

Uso del Valor Ganado
El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente:
Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.
Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro
de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha (útil
para la gestión de costos y recursos).
Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y
calculando las magnitudes de las variaciones.

¿Por qué Gestión del Valor Ganado?
La Gestión del Valor Ganado (EVM) tiene numerosos
beneficios incluyendo la medición continua del performance,
el costo y el estado del proyecto.
Usando las técnicas de medición del performance, se puede
estimar la performance futura del proyecto, y tomar las
acciones correctivas o preventivas, para asegurarse que el
proyecto es completado dentro del cronograma y con el
presupuesto y alcance planeado.

Comprendiendo los campos
de Valor Ganado

Comprendiendo los campos del Valor Ganado
Los campos del Valor Ganado son campos monetarios que miden
varios aspectos, el MS Project usa los siguientes:

Usando el Método del % Físico completado para calcular el Valor Ganado
Por defecto, los cálculos del
Valor Ganado son basados en
el Porcentaje completado,
que a su vez se basa en la
duración de la tarea o
trabajo.
Sin embargo, si su proyecto
es dirigido al uso de
materiales, el número de
unidades producidas o
alguna otra medida física que
no es basada en la cantidad
de tiempo o trabajo
invertido; entonces podría
tener más sentido, para los
cálculos de Valor Ganado,
que se base en % Físico
completado.

Usando tablas de Valor
Ganado

Usando Tablas de Valor Ganado
El Project presenta 4 tablas de Valor Ganado, que se usan para
comparar los costos planeados con los costos reales.
Las 4 tablas de Valor Ganado son:
• Valor Ganado para las Tareas.
• Valor Ganado para los Recursos.
• Indicadores de Costo del Valor Ganado.
• Indicadores de Programación de Valor Ganado.

Usando la Tabla de Valor Ganado para las Tareas
Compara las relaciones entre el trabajo y el costo de las
tareas. Esta tabla evalúa el presupuesto para estimar las
necesidades futuras de presupuesto y preparar un estado
de la situación del proyecto.
La información de la tabla de Valor Ganado de las tareas
sirve para evaluar si el dinero que está gastando en una
tarea es suficiente, mucho, poco, o quizás ha sido un
despilfarro de dinero.

Usando la Tabla de Valor Ganado para las Tareas
Vista Diagrama de Gantt, Tabla de Valor Acumulado.

Usando la Tabla de Valor Ganado para los Recursos
Compara las relaciones entre el trabajo y los costos de los
recursos. Esta tabla evalúa el presupuesto para estimar
las necesidades futuras de presupuesto y preparar una
declaración de la situación de el proyecto
Se puede usar la información de la tabla para determinar
si el dinero que se está pagando a un recurso en
particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo
realizado.

Usando la Tabla de Valor Ganado para los Recursos
Vista Hoja de Recursos, Tabla de Valor Acumulado.

Usando la Tabla de Indicadores de costos y de cronograma del
Valor Ganado
La tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado
permite comparar varios factores de costo con relación a
las tareas del proyecto.
La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado
para las tareas nos permite enfocarnos en los efectos de
la variación del Cronograma dentro de los costos del
proyecto.

Usando la Tabla de Indicadores de costo y de Programación del
Valor Ganado
Dependiendo que tabla quiera utilizar, seleccione cualquiera
de las dos tablas Indicadores.

Usando la Tabla de Indicadores de Costo del Valor Ganado

Usando la Tabla de Indicadores de Programación del Valor
Ganado

7.2.2 SEGUIMIENTO
DEL PROGRESO EN EL
CRONOGRAMA

Seguimiento del Progreso
en el MS Project

Seguimiento del progreso en MS Project
El seguimiento del progreso en Microsoft Office
Project 2010 puede realizarse de diferentes formas y
en diferentes niveles. El método y el rigor del nivel
dependen del proyecto. Los tres métodos son:
Seguimiento a nivel de resumen.
Seguimiento a nivel de tareas por día (o períodos).
Seguimiento a nivel de recursos por día (o períodos).

Seguimiento de las tareas resumen
• Los valores son continuamente actualizados, mediante la vista
de Gantt de Seguimiento, hasta que las tareas son
completadas.
• La información que se actualiza es el % completado, la
duración real, el costo real y el trabajo real.
• Para cada periodo se actualiza los valores de las tareas, pero si
alguna tarea no es completada y es llevada al período
siguiente, la tarea se actualizará en el siguiente período con un
valor acumulativo para el valor real.

Seguimiento de las tareas resumen
Vista Gantt de Seguimiento, Tabla de Seguimiento.

Seguimiento diario de las tareas
• Este método consiste en hacer un seguimiento a la
programación a nivel de las tareas.
• Los valores reales son ingresados en el cronograma por
días o por otro periodo que se especifique.
• El seguimiento diario o periódico de las tareas es el método
de seguimiento más exacto, aunque también consume más
tiempo.
• Se ingresa la información mediante la Vista Uso de Tareas,
y se modifica el contenido en las columnas de costo real y
trabajo real.

Seguimiento diario de las tareas
Vista Uso de Tareas, Tabla Trabajo
Se puede aumentar o disminuir el período de tiempo utilizando los botones de Zoom para
coincidir con el período de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).

Seguimiento diario de los recursos
• Sigue el progreso del cronograma por recursos y por tareas
realizadas para cada recurso durante el período reportado.
• Los valores reales por recurso y tarea son ingresados según
el período elegido.
• En este método los recursos son el grupo principal para
realizar el seguimiento del progreso del cronograma.
• Se utiliza la Vista Uso de Recursos, y se actualiza la
información del trabajo real.

Seguimiento diario de los recursos
Vista Uso de Recursos, Tabla Trabajo

Ajustando el cronograma durante el seguimiento
La mayoría de tareas en el cronograma no son completadas
como originalmente se planificó. Esto se debe a que el trabajo
real y la duración real de las tareas dependen de diferentes
recursos.
Las causas más comunes para ajustar el cronograma son:
• Más tiempo que el planeado.
• Menos tiempo que el planeado.
• Más esfuerzo que el planeado.
• Cambios en el nivel de utilización.

7.2.3 GENERACIÓN DE
INFORMES DE VALOR
GANADO

1. Generando Informes de Valor Ganado
Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor
Acumulado.
Cada tarea que no es resumen se encuentra en la lista, junto
con sus cálculos de los campos de valor acumulado CPTP,
CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF.

1. Generando Informes de Valor Ganado

2. Generación de Informe Visual del Valor Acumulado
Es un informe visual en excel que dibuja una línea para los
valores de CPTP o PV, CPTR o EV y CRTR o AC.
Es en función de los datos de las tareas del campo de tiempo
que las líneas se dibujan a los largo del tiempo, de acuerdo a
la escala de tiempo definida.

2. Generación de Informe Visual del Valor Acumulado (Curva S)

Se deberá dar clic a T1 (trimestre), para
que de esa forma se desglose los datos
de las semanas, pues por defecto
Project solo muestra la semana 1; lo
cual se proyecta también en el gráfico,
por tal motivo se deberá desglosar T1
también para que el gráfico también se
vea de manera semanal.
Tener cuidado con estos
valores, deberán estar
marcados, para que los
datos puedan ser vistos
en la tabla dinámica y el
gráfico

Caso Práctico Nº 07

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