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揪出時間小偷的看板管理法
找出五個時間小偷,優化我們的工作流程
Derek Chen・Jan 2021
4
Dominica DeGrandis
大綱(Agenda)
• 概述(Overview)
• WIP 過多(Too Much WIP)
• 未知的依賴關係(Unknown Dependencies)
• 計畫外的工作(Unplanned Work)
• 優先度衝突(Conflicting Priority)
• 被忽略的工作(Neglected Work)
• 流程指標(Flow Metrics)
5
概述
6
偷竊當然是犯罪,而且很沒禮貌
7
然而,有一樣東西比皮夾、識別證
不見更加珍貴,大家卻不知道它被
偷了,那就是一去不復返的時間。
我們埋怨自己時間不夠,別人看起
來卻很閒。但我們每個人一天就只
有二十四小時。因此,問題在於我
們沒有防止時間被偷。
~《鬼魅的大窗子》
五個時間小偷
8
Source: Making Work Visible: Expose Time Theft by Dominica DeGrandis
WIP 過多 未知的依賴關係 計畫外的工作 優先度衝突 被忽略的工作
愛妻待辦清單
10
待辦事項
廚房牆面修補
主臥房壁面凸起
更換濾水器濾材
贈送二手小孩衣物
販售二手書籍
整理小孩玩具間
幫忙搶小老闆蘿蔔糕
過年前大掃除
頂樓地面防水補強處理
人類很難拒絕別人的原因有很多
11
#1 我們很有團隊精神
12
「我不想讓團隊失望」
#2 我們喜歡新鮮事情
13
比起作苦工、完成既複雜又無
趣的事情,新差事有趣多了。
#3 我們不知道需求有多大,直到我們開工為止
14
「喔,沒問題!我幾個小時
就能搞定了。」但這項差事
耗費的時間不止如此。
#4 老闆要求的
15
很難拒絕你的老闆,畢竟沒
有人可以很自在的拒絕你的
老闆,你說是嗎?
WIP 過多
16
WIP 過多(Too Much WIP)
17
WIP 過多來自於
我們總是說 Yes
「WIP 過多」有那麼嚴重嗎?
18
• 產能利用率 (capacity utilization)
100% 時,產量 (throughput) 是
最小的
• WIP 高意味著需求需要等待更長
的時間
• 影響等候大小 (queue size) 的最
重要因素是產能利用率 (capacity
utilization)
等候理論 (Queue Theory)
19
Source: An Introduction to Second Generation Lean Product Development
把「WIP 過多」暴露出來
20
• 將 WIP 視覺化
• 限制 WIP 數量
• 影響速度的最大因素
是 WIP 數量
21
“The difference between successful
people and very successful people is
that very successful people say “no”
to almost everything „
~ Warrant Buffet
説 Yes 前,先想三秒鐘
22
未知的依賴關係
23
未知的依賴關係(Unknown Dependencies)
24
• 組織越大,團隊越多,發生
未知的依賴關係機率越大
• 很少有團隊可以獨立運作
• 跨團隊的溝通是非常困難的
「未知的依賴關係」有那麼嚴重嗎?
25
大家猜猜看
有幾種不同的結果?
「未知的依賴關係」有那麼嚴重嗎?
26
準時
準時
準時
遲到
遲到
準時
遲到
遲到
準時
準時
遲到
遲到
準時
遲到
一切準時
遲到
遲到
遲到
遲到
遲到
遲到
遲到
依賴泳道 (dependence swimlane) 看板
27
看板卡片上的依賴標籤 (dependence tags)
28
秀出不同團隊之間的依賴
29
計畫外的工作
30
計畫外的工作(Unplanned Work)
31
有什麼因素會阻礙團隊
完成工作?團隊立刻回
答「經常被干擾」
「計畫外的工作」有那麼嚴重嗎?
32
計畫外的工作
• 會延遲原本的計畫內工作
• 也會影響原本的預估時程
把「計畫外的工作」暴露出來
33
「計畫外的工作」泳道看板 被干擾次數標籤
規劃產能
34
u = 計畫外
p = 計畫內
10 月
50%
11 月
75%
12 月
40%
• 處理計畫外工作的時候,
你可以追蹤計畫外與計畫
內工作的比例
• 知道計畫外工作的比例,
你就能規劃產能,預留時
間來處理計畫外的工作
計畫外工作總是延遲計畫內工作
35
流程時間
• 工作從開始到完成所
需要的時間
產生營收的工作
保護營收的工作
計畫外的工作
優先度衝突
36
優先度衝突(Conflicting Priority)
37
做一件事情的決定就是
推遲其他事情的決定。
WIP 過多型小偷是工作問題的根源
38
• 每件事都是最優先,代表沒有
一件事是優先的,而且讓所有
事情更耗時
• 人在沒有排好優先順序時,會
勉強自己一次做太多事,結果
每件事都更花時間
「優先度衝突」有那麼嚴重嗎?
39
• 計畫外工作、專案工作、
維運工作,全部都混在一
起,看不出哪一類工作的
優先序比較高
• 更慘的是,高階主管臨時
的插件,造成第五泳道的
的工作停擺
把「優先度衝突」暴露出來
40
新增 Top 3 欄,裡面依序擺放最優
先的三個項目,當團隊進行中的項
目完成時,直接從 Top 3 欄做挑選
優先序排序策略
• 最高薪人員的意見(Highest paid person’s opinion,簡稱 HiPPO):最高
階主管替每個工作分配優先度。
• 先進先出(First-in, first-out,簡稱 FIFO):先接到的工作先完成。
• 延遲成本(Cost of delay,簡稱 CoD):當我們需要某一項功能,卻無法取
得時,計算其所損失的金錢,就是該項功能的價值預估值。
• 最短工作優先(Weighted shortest job first,簡稱 WSJF):優先選擇耗時
最短、CoD 最高的工作。
41
被忽略的工作
42
被忽略的工作(Neglected Work)
43
「被忽略的工作」有那麼嚴重嗎?
44
項目名稱 優先度
上次處理
日期
狀態
持續時間/
平均值
修復
IP Filter
1 2017.1.10 已批准
更新
HAPROXY
2 2017.1.14 進行中
更換
主機名稱
1 2017.1.22 準備部署
安裝
Tableau 10
1 2017.26 審查中
0 30
10 20 天
平均值
持續時間
超過平均時間
過舊工作報告 (Aging Report)
工作項目目前的持續時
間,與平均時間做比較
把「被忽略的工作」暴露出來
45
• 每天開站時,如果進行中
的工作未完成,在卡片上
新增一個黑色小圓點
• 隨著時間的累積,累積的
黑色小圓點也會增加,直
到工作項目被完成
流程指標
46
5 Flow Metrics – focused on business outcome
• Flow Time – a measure of speed
• Flow Velocity – a measure of throughput/productivity
• Flow Efficiency – work vs. wait ratio
• Flow Load – amount of Work-in-Progress (WIP)
• Flow Distribution – work-item type allocation
47
Flow Time – a measure of speed
48
Flow Time:
The duration from when
work enters the value
stream to its completion
Flow Velocity – a measure of throughput/productivity
49
Flow Velocity:
The number of items
completed during a
given time frame
Flow Efficiency – expose wait time
50
Flow Efficiency:
The percentage of time
where work is in an
active state vs. a wait
state.
Benefit: Learn how much wait time exists in Value Stream to drive
discussion to improve decisions on prioritization, capacity & utilization
Flow Load – a measure to balance demand & capacity
51
Flow Load:
All the partially
complete work. All the
work-in-progress (WIP)
in the value stream
Flow Distribution – work-item type allocation
52
Make tradeoffs clear – set strategic direction
Flow distribution allocation example
53
回顧
• 將工作項目視覺化
• 時間很重要,找出時間小偷
• 持續實驗並且追蹤成果
54
哪個看板最好?
(A) (B)
(C) (D)
56
我的團隊看板
Special Thanks
We are grateful to the author of Making Work Visible, Dominica DeGrandis.
She provides lots of slides in Speaker Deck and videos on YouTube.
If you are interested in theses materials, please visit here:
• Dominica DeGrandis | Speaker Deck
• Dominica DeGrandis | YouTube
• Dominica DeGrandis (@dominicad) | Twitter
57
有沒有問題要提問呢?
58

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