Zeiterfassungspflicht und HCL NotesDomino - DNUG Stammtisch Hamburg

1. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

2. Hinweis Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Die Inhalte dieser Präsentation stellen keine Rechtsberatung dar.

3. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Über uns • Gründung 1997 • Produktentwicklung und Projektumsetzung im Lotus Notes Umfeld, mit und ohne Produktbezug • Zeiterfassungslösungen seit dem Jahr 2000 • Spezialisierung auf Zeiterfassungshardware von Datafox seit 2008 • SAP HCM– Schnittstellen seit 2010 • SAP Business ByDesign (Cloud) seit 2014 • SAP Cloud for Customers und S/4 HANA Cloud seit 2019 • Anwesenheitszeiterfassung, Projektzeiten, Rückmeldungen auf Produktionsaufgaben und Serviceaufträge und mehr

4. EuGH / BAG-Urteile Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erwächst aus jeweils einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG). • Bisher war nur das Aufzeichnen von Überstunden und Sonntagsarbeit erforderlich. • Künftig gilt dies auch für Arbeitsbeginn und –ende, sowie die Arbeitsdauer.

5. Ziel und Zweck Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Grundsätzlicher Schutz des Arbeitnehmers • Vermeidung überlanger Arbeitszeiten • Vermeidung zu vieler Überstunden (erhöhtes Unfallrisiko) • Schutz der Gesundheit von Beschäftigten • Vermeidung unbezahlter Überstunden (bisher lag Beweislast auf Seite des Arbeitnehmers) • Generelle Fairness gegenüber Angestellten

6. Pflichten des AG Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Der Arbeitgeber ist für die exakte Aufzeichnung von Zeiten gegenüber Behörden und dem Betriebsrat verantwortlich. • Der Arbeitgeber hat ein einfaches und leicht zugängliches System zur Verfügung zu stellen. • Auf welche Art und Weise bzw. mit welchem System die Erfassung zu erfolgen hat, wird allerdings nicht vorgeschrieben.

7. Ausnahmen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung sind Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern. Es muss jedoch eine Erfassung erfolgen, alternativ in Papierform. • Ausgenommen sind Führungskräfte. • Ausnahmen von elektronischer Zeiterfassung sind per Tarifvertrag möglich.

8. Fristen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung: a) Mehr als 250 Mitarbeiter: 1 Jahr b) 50 bis 250 Mitarbeiter: 2 Jahre c) Weniger als 50 Mitarbeiter: 5 Jahre

9. Bußgelder Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Im Moment werden bei Verstößen keinerlei Bußgelder verhängt. • Im aktuellen Referentenentwurf ist allerdings von Strafen von bis zu 30.000 Euro die Rede. • Es besteht die Gefahr, dass entsprechende Gesetzes- anpassungen dieses Jahr noch beschlossen werden.

10. Pragmatischer Ansatz Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Ganz unabhängig von drohenden Bußgeldern oder einzuhaltenden Fristen folgende Frage:

11. Pragmatischer Ansatz Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Wie ist es um meine Nachweis- und Beweisfähigkeit (AG) bestellt, wenn eine juristische Auseinandersetzung drohen sollte ? • Beispiel: Kündigungsschutzklage

12. Hinweis zu Fallstricken Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino • Stempelzeiten sollten generell nicht verändert werden. • Beispiel: automatisches Runden zu Ungunsten des Mitarbeiters (Kommen 08:50  09:00 Uhr) • Beim Einsatz von Zeiterfassungslösungen am PC sind dessen Zeit zum Hochfahren und sonstiges generelle Rüstzeiten zu beachten (im Laborbetrieb Anlegen von Schutzkleidung, sonstiges Arbeitsvorbereitung etc.) • Explizite Hinweise zur Fragestellung: Wann beginnt die Arbeitszeit ?

13. Vorteile Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Elektronische Zeiterfassungssysteme haben u.a. diese Vorteile: • Automatische Saldenermittlung (GZ, AZ, ÜZ, …) • Automatischer Hinweis bei Über-/oder Unterschreitungen • Automatische Datenübergabe an Lohnbuchhaltung • Überblick über anwesende Mitarbeiter • Korrektur fehlender Buchungen durch Mitarbeiter • Entlastung der Personalabteilung und der Vorgesetzten

14. Voraussetzungen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Was wird als Zeiterfassungsbasis, außer einem Domino Server, noch benötigt ?

15. Voraussetzungen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino Nichts !

16. Installationsbeispiel „Zeit & Zutritt“ Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

17. Architektur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

18. Standortunabhängigkeit Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

19. Anbindung el. Klinken und Beschläge Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

22. Zeiterfassungsterminals Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

24. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de IndustriePCs Unterschiedliche Größen, variable Ausstattung, ansprechend und robust:

30. • Erfassung per Notes Client • Erfassung per Zeiterfassungsterminal • Erfassung per Industrie-PC • Erfassung per Software Terminal/Browser • Erfassung per Tablet • Erfassung per Smartphone Erfassungsvarianten Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de

31. Funktionen • Abwesenheitskalender • Anwesenheits- und Evakuierungslisten • Anwesenheitserfassung • Erfassung auf Innenaufträge, Produktionsaufgaben, Projekte • Erfassung von Fehlzeiten • Excel Export • Genehmigungsworkflow • Kostenstellenwechsel • Monats- und Jahresübersicht für jeden Mitarbeiter • Mehrspachigkeit: DE, EN, IT, FR • Reisekostenabrechnung • SAP ECC Integration • SAP Business ByDesign - Integration • SAP S/4 HANA Cloud - Integration (in Arbeit) • SAP SuccessFactors - Integration • Schnittstellen zu DATEV, SBS – Lohn, Abacus und anderen • Webfrontend Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de

32. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de Zeiterfassungsportal Beispiel für Zeiterfassung via Browser, Inhalt und Funktionen sind anpassbar:

33. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de Projektzeiterfassung Beispiel für Projektzeiterfassung:

34. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de Betriebsdatenerfassung Beispiel für Portalvariante „BDE“ inkl. Anwesenheitsliste:

35. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de BDE Erfassung Nachfolgend ein Beispiel für die Erfassung von Rückmeldungen auf Produktions- aufgaben. Erfassungsmaske und zu erfassende Daten sind anpassbar:

36. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de Fehlzeitanträge Beispiel für Erfassung eines Urlaubsantrages:

37. Kontakt +49 30 863 29 412-0 Cobalt Software GmbH Friedrichstraße 171 10117 Berlin, Germany www.cobalt.de Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

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