Međunarodna arhivska konferencija „Tuzlanski ahrivski dani“, Tuzla, 27. i 28. septembar 2019. godine Tema: „Elektronski zapisi kao historijski izvori četvrte generacije – značaj, zaštita i korištenje“

1. E-zapisi
prednosti, nedostaci,
preporuke zaštite
Mr. Jasmin
JAJČEVIĆ
Tuzla, 27. i 28. 9. 2019.

2. • Institucije/ustanove sve više i više oslanjaju na digitalnu tehnologiju
za proizvodnju, obradu, pohranu, komunikaciju i korištenje
informacija u svojim aktivnostima, a količina zapisa koja se stvara u
elektronskom obliku eksponencijalno se poveća.
• Tehnološki izazov je popraćen stalnim širenjem informatičke
tehnologije, čineći zapise sve različitim i složenijim. To stvara utjecaj
ne samo na pojedinačne zapise, već i na arhivske fondove kao
strukturiranu cjelinu
• E-zapis, poput svojeg tradicionalnog oblika, je skup elemenata i
njihovih odnosa. On posjeduje brojne karakteristike koje je moguće
odrediti, a one uključuju nepromjenjiv dokumentarni oblik,
postojani sadržaj, arhivsku vezu s drugima zapisima bilo unutar ili
izvan sistema i prepoznatljiv kontekst.

3. • Pojava e-zapisa uvodi nove zahtjeve za zaštitom.
• Veću pažnju treba usmjeriti na zastarelost tehnologija. Izazov je ne
samo o tehničkoj zaštititi e-zapisa, već i o tome kako odabrati što će
se sačuvati i kako u budućnosti jamčiti pouzdanost i autentičnost e-
zapisa.
• Kombinovani problemi ogromne količine, nestabilnih medija za
pohranu i zastarjelog hardvera i softvera predstavljaju neke vrlo
teške probleme, koje je potrebno riješiti.
• Digitalno očuvanje postaje poslovno pitanje. Ne samo da su
historičari, bibliotekari i arhivisti alarmirani gubitkom raznih
kulturnih i historijskih i dr. zapisa zbog nedostatka digitalne
sačuvanosti, već su i neke druge ustanove, preduzeća, poput
industrije shvatile da podatke trebaju duže i duže čuvati iz
regulatornih ili poslovnih razloga.

4. Razlika između fizičkih i elektroničkih zapisa
• Suština problema s digitalnom zaštitom je kako podržati sposobnost
digitalne obrade i čitanja e-zapisa koji se danas stvaraju. Sa fizičkim
zapisima, informacije se nalaze na trajnim medijima koji se mogu čitati
vidom ili s relativno jednostavnim uređajima za pregled.
• Pogoršanje je vidljivo, a postoji vremenski okvir tokom kojeg se po potrebi
mogu poduzeti mjere zaštite. Nakon što su zapis ocijenjeni kao arhivski,
pohranjuje se u arhive, pronalaze pomoćna sredstva za njih i smještaju se u
prostor koji je pogodan za e-zapise. Zapisi bi trebali zadržati svoj integritet i
upotrebljivost mnogo decenija, pa i vijekova, u odgovarajućim fizičkim
uvjetima.
• E-zapis posve je različit jer mediji za snimanje nisu izdržljivi i zapisi nisu
razumljivi ljudima. Hardver i softver potrebni za čitanje e-zapisa imaju čak i
manji životni vijek od medija na kojima su snimljeni. Zadaci potrebni za
dugoročno čuvanje digitalnih zapisa tehnički su teški jer će biti potrebna
stručna ekspertiza, potrebna hardverska, softverska i sistemska
dokumentacija. Zadaci čuvanja podataka moraju se obavljati periodično sve
dok je potrebno trajno zadržavanje.

5. Čuvanje e-zapisa
E-zapis je sačuvan ako i samo ako i dalje postoji u obliku
koji omogućava njegovo korištenje, pružajući pouzdane i
vjerodostojne dokaze o aktivnosti koja je proizvela zapis.
Dokazivanje autentičnosti e-zapisa ovise o provjeri da:
ispravni podaci su pravilno stavljeni u skladište;
 ili se ništa nije dogodilo u skladištu radi promjene ovih
podataka ili su bilo kakve promjene podataka tijekom vremena
beznačajne;
 svi ispravni podaci i samo pravi podaci su preuzeti iz skladišta;
 primljeni podaci podvrgnuti su odgovarajućem postupku i
 obrada je izvršena pravilno kako bi se dobila autentična
reprodukcija zapisa.

6. Autentičnost e-zapisa
• Općenito, što se više približimo originalnoj tehnologiji i
originalnom digitalnom formatu zapisa, manje je problema s
autentičnošću. Informacije se proizvode u sve većoj količini e-
zapisa u obliku e-pošte, e-dokumenata, e-oblika uključujući e-
časopise i e-zine, e-transakcije, baze podataka i web stranice,
što čini primjenu zapisa načela i prakse upravljanja sve su
hitnije.
• Kompleksnije jer će se, kako se tokom vremena i dalje gomilaju
zapisi, pojaviti sve više i više različitih tehnologija koje bi arhivi
morali održavati. To je nepraktičnije, jer, prvo, podrška
zastarjelim tehnologijama s vremenom će nestati, a drugo,
udaljenost i razlika između sačuvane tehnologije, uključujući
zapise i najbolju dostupnu tehnologiju za očuvanje, upravljanje,
preuzimanje i isporuku zapisa, povećat će se neprekidno.
• S druge strane, ako napredujemo s razvojem tehnologije, mogu
se ukloniti takvi praktični problemi i to može dovesti do gubitka
ili korupcije dokumenata.
• E-zapisi, za razliku od papirnih zapisa, podložni su neotkrivenim

7. Migracija e-zapisa
• Jedno rješenje problema propadanja medija je kopiranje podataka na
noviji medij za pohranu, ali ova vrsta migracije nije savršena.
Migracija podataka na najnovije medijske i softverske verzije može se
provesti u dvogodišnjem ili trogodišnjem ciklusu, ali zahtijevat će
značajna novčana ulaganja za svaku konverziju, stalnu ljudsku pažnju
i obuku osoblja.
• Digitalna migracija zahtijeva da osoblje ima znanje o starim
formatima kao i o novom, sposobnost da analizira i preporučuje
najbolje od novih formata, vrijeme za implementaciju i testiranje pilot
programa migracije te sposobnost za razvoj i kontinuirano
usavršavanje procesa migracije.
• Šta više, tokom svake konverzije datoteka je podložna oštećenju.
Formatiranje se može pomijerati i podaci mogu vremenom ispadati
malo po malo. To može biti rezultat mašinske, softverske ili ljudske
pogreške koja vodi čudnim ispravama dokumenata iz kojih se ne
mogu povratiti izvorni podaci. Potrebno je formulisati idealne
politike, standarde i strategije kojima će se osigurati očuvanje
autentičnih e-zapisa tokom dugog vremenskog perioda.

8. Pristupi u zaštiti e-zapisa
Digitalna zaštita postala je globalni problem upravljanja informacijama. Velika
arhivska skladišta, koja drže na nekoliko elektronskih sistema za zaštitu zapisa s
dugoročnim zahtjevima za zadržavanjem, ali ne postoje formalne politike ili prakse
za osiguranje njihove zaštite, iskusit će probleme čitanja i obrade starijih digitalnih
medija. Stalni napredak i brza opsesija informatičkim tehnologijama najčešće se
navodi, ali možda i nije najvažnije, izazovno arhivsko lice u nastojanju da sačuva e-
zapise.
Različiti su pristupi, a koji se mogu široko svrstati u pet kategorija:
 zaštita izvorne tehnologije koja je ranije korištena kreiranjem ili pohranjivanjem
zapisa;
 oponašanje originalne tehnologije na novim platformama;
 migracija softvera potrebnog za pohranjivanje, isporuku i korištenje zapisa;
 premještanje zapisa na najnovije formate; i
 pretvaranje zapisa u standardne obrasce.

9. Trenutno najbolje prakse u digitalnom očuvanju koje koriste mnoge arhivske
institucije uključuju:
 odabir najprikladnijeg medija za pohranu za dugoročno čuvanje podataka;
 pretvaranje podataka u standardne formate radi olakšavanja njegove
obrade na različitim komjuterskim sistemima;
 migracija podataka na novu tehnologiju platforme pri nadogradnji
kompjuterskog okruženja;
 čuvanje dokumentacije o sistemima, potreban za obradu podataka
kopiranja ili kopiranja podataka na nove medije za pohranu u redovitim
intervalima; i
 poduzimanje koraka za njihovo skladištenje i pravilno održavanje medija.
Ove su mjere intenzivne i skupe i moraju se provoditi periodično sve dok se
podaci štite i čuvaju, a dugoročna zaštita i čuvanje digitalnih podataka
predstavlja značajan poduhvat

10. Nove perspektive u zaštiti e-zapisa
• Svi navedeni pristupi zaštite e-zapisa zajednički su cilj rješavanja
tehnoloških problema vezanih za protek vremena. Nijedan se od
njih zapravo ne fokusira na cilj zaštite zapisa.
• Logično, arhivski principi i ciljevi trebaju diktirati zahtjeve koje
tehnička rješenja moraju zadovoljiti. Arhivski zahtjevi za čuvanje
moraju se temeljiti na koncepciji e-zapisa, ne kao proizvoda
kompjuterskih aplikacija, već kao instrumenata i nusproizvoda
praktične aktivnosti stvaraoca zapisa.
• Za uspjeh u očuvanju e-zapisa nije važno jesu li oni ostali vjerni
nekom datom tehnološkom materijalizaciji, nego dali oni i dalje
pružaju autentične dokaze o aktivnostima u kojima su nastali.

11. • Arhivska struka treba utvrditi posebne zahtjeve za očuvanjem
različitih vrsta zapisa, kao i za jamčenje poštivanja porijekla i
integriteta arhivskih fondova tokom vremena. Moraju se uskladiti
napori da se razgraniče posebni arhivski zahtjevi za zaštitu autentičnih
e-zapisa.
• Strogo govoreći, nije moguće sačuvati e-zapise, moguće je samo
održati sposobnost reprodukcije elektroničkih zapisa. Uvijek je
potrebno preuzeti iz pohrane binarne znamenke koje čine zapis i
obraditi ih pomoću nekog softvera za dostavu ili prezentaciju.
• Prioritetno postoji pomak u zaštiti e-zapisa iz njihovog pohranjivanja s
vremenom u integralne procese stavljanja zapisa u arhivsko skladište,
njihovog uklanjanja i skladištenja budućim istraživačima.
• Priznanje da se e-zapisi neminovno moraju reproducirati naglašava
važnost mogućnosti demonstriranja integriteta i autentičnosti zapisa.

12. Umjesto zaključka
• Tri razloga da su e-zapisi sigurniji od papirnih
• Kada institucije/ustanove pretvaraju zapise s papira u e-dokumente, mnogi zaposlenici odjednom postanu zabrinuti za
sigurnost ili privatnost svojih podataka ... čak i ako se institucija tradicionalno ne brine za sigurnost svojih zapisa na papiru.
Važno je, naravno, osigurati sigurnost e-zapisa. Ali mnogi ljudi ne shvaćaju da su e-zapisi sami po sebi sigurniji od papirnih
zapisa.
Ovdje su tri važna načina na koji su papirni zapisi ranjivi:
• Neprimjeren pristup: To se može dogoditi kada ljudi dobiju pristup otključanim prostorima za pohranu zapisa i ormarićima
datoteka. Do toga može doći i kada pronađu zapise ostavljene na šalterima, kanclarijama ili kopirajućim strojevima ili dobiju
pogrešno preslikane faks poruke. U stvari, kad god se papirni primjerak pošalje u druga mjesta - bilo da se radi o drugim
kancealrijama, osiguravajućim društvima ili vladinim agencijama - podatke o njima mogu čitati poštarski radnici,
administrativni pomoćnici i drugi neovlašteni pojedinci. Taj je pristup mogao biti slučajni ili namjerni, ali bilo kako bilo,
podaci o upravljanju papirnom dokumentacijom mogu biti ugroženi. Nasuprot tome, e-zapisi se podaci mogu kriptirati tako
da se, čak i ako su kopirani ili ukradeni, podaci mogu zaštititi. Također, e-zapisi mogu lakše imati osjetljive podatke za
određene namjene.
• Izmjena podataka: Svatko tko ima pristup papirnom zapisu može uklanjati stranice, dodavati unose, brisati ili na neki drugi
način mijenjati autentične unose. E-zapisi mogu imati digitalni potpis koji obaviještava ljude o tome kada se to dogodilo, kao
i vremensku oznaku koja označava svaki put kad se zapis prenosi ili mijenja.
• Gubitak: Budući da se papirne datoteke moraju premjestiti mogu se izgubiti. E-zapisi obično ostaju tamo gdje jesu, često s
revizijskim tragovima i drugim naznakama kojih su ih ljudi koristili. Postoje i druga ograničenja: Zapisi s papira obično se ne
kopiraju. Ako im se nešto dogodi, obično nema sigurnosnih kopija. Uništavanje papirnih zapisa predstavlja još jedan niz
problema: pogrešne ih stranke mogu često povratiti nakon što su ih navodno zbrinuli.