1. Tài liệu hỗ trợ soạn thảo và trình diễn bài báo cáo bằng
PowerPoint đẹp mắt và hiệu quả
Là một trong những thành viên của bộ Microsoft Office, PowerPoint là công cụ hữu
ích dùng cho việc thuyết trình tại các buổi hội thảo, giảng dạy hay ít nhất là cho các buổi
thuyết trình, bảo vệ luận văn. Đây là phần mềm thông dụng nhất hiện nay đối với không chỉ
riêng các cán bộ quản lý, hay giáo viên mà còn cho cả những sinh viên.
Để đạt được những kết quả như ý muốn trong bài thuyết trình thì bạn cần nắm được
một số qui tắc cơ bản về làm Powerpoint như sau:
1. Cẩn thận với Powerpoint
Nếu chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không tự nhiên trở thành hoạ sĩ. Tương tự, nếu
chúng ta có 20 slides, chúng ta không hẳn có một bài báo cáo – mà chỉ là một loạt slides. Để
có một báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập rất nhiều.
Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng. Ba đặc điểm sau đây làm
cho báo cáo khó theo dõi:
Những slide đều có một format giống nhau.
Dùng điểm bullet trong mỗi slide.
Dùng một màu nền duy nhất.
Các đặc điểm trên có thể làm cho người theo dõi mệt mỏi, vì lặp đi lặp lại nhiều lần.
Nếu được, cố gắng sáng chế ra nhiều màu nền khác nhau để dùng trong bài báo cáo, nếu
không có nhiều màu nền thì chỉ dùng màu nền hết sức đơn giản.
Mỗi slide cần phải có một tựa đề. Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bản chỉ đường.
Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, tác giả cần phải suy
nghị cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở
đâu trong câu chuyện.

2. 2. Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng
Đây là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nét
hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu hoặc biểu đồ trong slide
chỉ nên dùng để hỗ trợ cho ý tưởng chính.
Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa để của slide. Nếu tựa để của slide không
chuyển tại được ý tưởng một cách nhanh chóng thí diễn giả sẽ phải tốn thì giờ giải thích và
có thể làm loãng hay làm cho khán giả lơ đãng vấn đề.
3. Slide trình bày theo công thức n x n
Một slide có quá nhiều chữ sẽ làm cho khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng. Mỗi
slide, nêu chỉ có chữ thì nên tuân theo công thức “n by n”. Công thức này có nghĩa là nếu
quyết điẹnh mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Một slide không nên có
quá 6 dòng chữ (n < 7).
4. Viết slide theo công thức telegraphic
Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?
Câu trả lời là đọc, bởi vì đọc đòi hỏi ít nỗ lực hơn là nghe. Nếu diễn giả soạn slide với
quá nhiều chữ thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe. Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe
hơn là đọc. Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán giá tiêu ra ít thì giờ đọc và dành nhiều
thì giờ lắng nghe diễn giả.
Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách viết ngắn gọn, như phóng
viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo nguyên tắc văn phạm,
không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể là tránh dùng các mạo từ, viết ngắn, bỏ
những chữ không cần thiết. Ngoài ra, cố gắng chọn những chữ ngắn nhất, những câu văn
ngắn nhất (nếu có thể) để trình bày báo cáo.
5. Dùng biểu đồ và hình ảnh
Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng
của biểu đồ và hình ảnh. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số
liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số. Biểu đồ

3. có giá trị rất lâu và người ta thường trích dẫn biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó,
cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.
Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt. Một
số hướng dẫn chung có thể tóm lượt như sau:
Loại biểu đồ
Mục đích
Hình tròn (Pie chart)
Phần trăm, cơ cấu
Biểu đồ thanh (Bar
Dùng để so sánh, tương
chart)
quan, xếp hạng
Biểu đồ tán xạ (Scatter
Mô tả biến đổi theo thời
plot)
gian, mối tương quan
Bảng số liệu
So sánh số liệu
Hình ảnh cartoons
Minh hoạ
Tối đa
3 – 5 slides
5 – 7 slides
1 – 2 slides
3 cột và 5 dòng
1 – 2 slides
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành
và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế đơn giản và “chiến lược” (tức là
nhắm vài điểm cần trình bày), không nên quá tham vọng và làm loãng chủ đề hay điểm
chính của bài nói chuyện.
Nêu tránh dùng hình hoạt hoạ vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng cả
bài báo cáo. Hình hoạt hoạ dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người xem
cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài báo cáo
6. Font và cỡ chữ
Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ không có chân (sans serif) và nhóm chữ có
chân. Nhóm san serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Nhóm font chữ có chân bao
gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng font chư
sans serif thường dễ đọc. Người đọc tiêu ra ít thời gian để đọc các font chữ như Arial hơn là
Times hay Times New Roman. Chính vì thế mà các “đại gia” Internet như Google, Yahoo,
Firefox, Amazon, Youtube, v.v. đều dùng font chữ Arial, hay các font tương tự.
Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ từ 18 trở lên. Nếu
dùng font chữ vơi cỡ dưới 18, khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường rộng. Riêng
phần tựa đề, cỡ font chữ phải từ 40 đến 50. Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài
liệu tham khảo thì font size khoảng 12-14 có thể chấp nhận được.

4. Không bao giờ dũng chữ viết hoa như DÒNG ĐIỆN FU-CÔ. Chữ viết hoa được hiểu
là la hết, mất lịch sự. Ngoài ra, chữ viết hoa cũng khó đọc và khó theo dõi. Tuy nhiên, có thể
viết nghiêng hay tô đậm nhưng đừng nên lạm dụng cách viết này. Chỉ dùng gạch dưới
(underline) khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng, nếu không thì nên tránh cách viết
này.
7. Màu
Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “high-energy”
nhưng rất khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển và nâu là những màu “ngọt dịu”
nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người mắc hội
chứng mù màu.
Cách chọn màu còn tuỳ thuộc và bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biện màu chữ
(text color) và màu nên (background color). Tựu chung lại, kinh nghiệm này cho thấy
Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy: chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ chữ màu đen
hay màu xanh đậm trên nền trắng.
Nếu hội trường rộng lớn: chọn màu chữ sáng trên nền tối như chữ màu trắng hay màu
vàng trên nền xanh đậm.
Tránh slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hoặc ngược lại), vì rất nhiều
người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu
“high-energy” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.