Politiets registrering af den københavnske befolkning ved arkivar Karl Peder ...
Jeppe christensen præsentation
1. PolitietsRegisterblade.dk
- få brugerne engageret!
Oplæg ved projektleder Jeppe Christensen
www.ksa.kk.dk
KØBENHAVNS KOMMUNE
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Københavns Stadsarkiv 28. november 2011
3. Typisk daglig aktivitet
1.500 besøg (500 unikke)
7.000 søgninger
8.000 indtastninger
20-30 indlæg på forum
Andet: fejlretning, afstemninger, nyheder
4. Fakta om projektet
PolitietsRegisterblade.dk
drives af Købehavns
Stadsarkiv
2008 - ?
1,3 millioner registerblade
digitaliseret og nu søgbare
online
400 frivillige indtastere har
lagt mere end 20 årsværk!
Stadsarkivet har brugt 2 Eksempel på et registerblad
årsværk!
6. Metode: Crowdsourcing
Def.: Crowdsourcing is the act of outsourcing tasks, traditionally performed
by an employee or contrator, to an undefined, large group of people or
community (a "crowd"), through an open call.
Wikipedia
7. Evaluering: Den typiske indtaster
Kvinde (55%)
56-65 år gammel (42%)
Har en mellemlang videregående uddannelse (34%)
Bor i Hovedstadsområdet (51%)
Betegner sig selv som slægtsforsker (92%)
Er medlem af en slægsforskerforening (63%)
Er enten offentligt ansat (23%) eller på
pension/efterløn (42%)
9. Evaluering: Mere motivation…
Hvad vil gøre dig endnu mere motiveret som indtaster?
140
45,3%
120 39,4%
100
nter
27,5%
Antal responden
26,8%
80
60
40
8% 8%
20 5,6%
0
Jeg modtager en symbolsk Jeg deltager i Jeg får mulighed for at Jeg får mulighed for at Jeg får større indflydelse Andet Ved ikke
gave i form af et konkurrencer med møde de andre indtastere omsætte mine optjente på hvordan
pengebeløb/værdikupon præmier (i forbindelse personligt ved faglige og point til gaver indtastningsarbejdet
med indtastningsarbejdet) sociale arrangementer tilrettelægges
Det er rart at få påskønnelse i ord. Ikke i gaver. Det er ikke det. Men en eller
anden form for anerkendelse, vil man gerne have. Citat frivillig.
10. Evaluering: Pointsystemet
Det kan være motiverende med pointsystemet, det holder mig til
ilden, så jeg tænker: jeg tager lige fem til. Citat frivillig
Politietsregisterblade.dk's pointsystem
100%
90% 24.3%
80%
70% Ved ikke / ikke relevant
60% 31.7% I meget lav grad
50% I lav grad
40% I nogen grad
14.4%
30% I høj grad
I meget høj grad
20% 19.7%
10%
6.7%
0% 3.2%
I hvor høj grad er pointsystemet motiverende for dig som frivillig?
Det kan være motiverende med pointsystemet, det holder mig til ilden, så jeg
tænker: jeg tager lige fem til. Citat frivillig
11. Evaluering: Frivilligshedskultur
Frivillighedskultur - I hvor høj grad føler du, at du er en del af et
fælleskab med de andre frivillige indtastere på
politietsregisterblade.dk?
I meget høj grad
2%
Ved ikke
19% I høj grad
21%
I meget lav grad
10%
I lav grad
10%
I nogen grad
38%
12. Nogle af evalueringens anbefalinger
Bliv ved
Korte svartider på forum/mail
Udelegering af ansvar og opgaver
Tydelig projektledelse
Det er vigtigt, at projektgruppen svarer samme dag, som man skriver sit
spørgsmål. Ellers er det demotiverende. Citat frivillig.
13. Opgaver i 2012 og frem
Kvalitetssikring og gendigitalisering
Normalisering af indtastningerne
Historisk personnummer
Grafisk fremstilling af søgeresultater fx via google
maps
Mulighed for upload af brugerinformationer
At indtasterne bliver ved med at taste
Nyt indtastningsprojekt i 2013-14
14. Hvorfor er projektet er succes?
Startet af foreninger/brugere
Organisering
Metoder
Råd:
Ha’ en åben dialog med brugerne
Lad dem der bidrager få medbestemmelse
Beløn brugerne med anerkendelse og symbolske
gaver
15. Spørgsmål og idéer…
www.politietsregisterblade.dk
www.slideshare.net/politietsregisterblade/jeppe-christensen-prsentation
Editor's Notes
Tværfaglig baggrund som ba i etnologi og overbygning fra IT-Universitetet. Københavns Stadsarkiv som It-arkivar. Derudover arbejder jeg hvert år på Roskilde Festival, som leder for mere end 200 frivillige i en madbod.
Log ind Eksempel på søgning: Navn fra salen Golodnoff Pappe Kig på forum
Politiets registerblade er en personregistrering af alle københavnske indbyggere, som blev ført fra 1890-1923 af Københavns politi. Registerbladene blev i 1924 afløst af det landsdækkende folkeregister. Før digitaliseringen skulle en bruger møde op på læsesalen. Her skulle Mikrofilmene bladeres igennem indtil man fandt den ønskede person. Og det krævede at man vidste, hvilke adresse vedkommende boede på i 1923, ellers skulle man alle 9 politikredse igennem! Det var altså mildt sagt ikke et let tilgængeligt arkivalie.
Projektet PolitietsRegsterblade.dk blev startet af brugerne. To meget engagerede slægtsforskere fik 3 slægtshistoriske foreninger med på projektet og i 2008 kontaktede de Københavns Stadsarkiv med et tilbud om at donere 150.000 kr. til at digitalisere Københavns Politis Registerblade. Daværende Stadsarkivar Henrik Gautier sagde ja til et samarbejde, og dermed var projektet født. Organisering: Projektgruppe (programmør, fagekspert, projektleder) Referencegruppe (repræsentanter for foreninger, resursepersoner/eksperter) Brugergruppe (aktive indtastere) Styregruppe (ledelsen)
Udbyde en opgave som man normalt selv ville udføre eller købe nogen til at udføre, igenne en åben invitation til en stor mængde af personer eller en gruppe af personer. Fordele: Opgaver kan løses for få resurser og ofte meget hurtigt Betaling sker efter resultater eller slet ikke Udnyttelse af flere kompetencer end dem organisationen besidder Ved at lytte til brugerne får organisationen førstehåndskendskab til deres ønsker Brugerne kommer til at føle fællesskab med organisationen og ejerskab for opgaven Ulemper: Resultatet kan have svingende kvalitet Organisationen kan blive beskyldt for at udnytte gratis arbejdskraft Risiko for at projektet ikke når resultater pga. af manglende økonomisk motivation for deltagerne, for få deltagere, sprogbarriere og problemer med at lede store crownsoruce projekter
Evalueringen blev gennemført i sommer og bestod af 400 spørgeskemaer, 5 dybde interviews og 1 fokusgruppe. Hvad havde et øsnke om at klarlægge hvad der drev de frivillige således at vi kunne blive ved med at tilfredsstille dem og få dem over i nye indtastningsprojekter. 89 % er mere end 46+ år
Grafen viser, at det er indre motivationsfaktorer, som motiverer de frivillige. Motivationen er båret af: interesse, et ønske om at løse udfordringer og en altruistisk følelse af at hjælpe andre. Ydre motivationsfaktorer som kompetenceforøgelse, ydre anerkendelse som gaver og belønning samt muligheden for at skrive det frivillige arbejde på sit cv rangerer signifikant lavere end de indre motivationsfaktorer. De kommentarer respondenterne har angivet til spørgsmålet kan inddeles i tre kategorier: Demokratisering af viden: De ønsker at hjælpe til med at øge tilgængeligheden af informationer og viden. Eget udbytte via slægtsforskning: De får selv et stort udbytte ud af at hjælpe med indtastningen, fordi det hjælper dem i deres egen slægtsforskning. Et godt initiativ: De vil støtte op om initiativet af den simple grund, at det er et godt initiativ, som fortjener en hjælpende hånd.
Det er rart at få påskønnelse i ord. Ikke i gaver. Det er ikke det. Men en eller anden form for anerkendelse, vil man gerne have. Citat frivillig. Generelt motiveres de frivillige hverken af gaver eller af belønninger, men derimod af : Ros, feedback, anerkendelse, mindre erkendtligheder og mulighed for at komme til faglige arrangementer på Stadsarkivet. Muligheden for at få indflydelse på fremtidige projekter, der skal digitaliseres. Hele 43% svarer ”ved ikke” til motivationsspørgsmålet, hvilket støttes op af det kvalitative datamateriale, hvor det også har været svært at få de frivillige til at pege på, hvad der motiverer dem - de er jo allerede motiverede, som flere af dem siger.
Det kan være motiverende med pointsystemet, det holder mig til ilden, så jeg tænker: jeg tager lige fem til. Citat frivillig Pointsystemet som Stadsarkivet bruger synes ikke ifølge spørgeskemaundersøgelsen at have stor effekt på de frivilliges motivation. Interviews og fokusgruppe viser derimod, at pointsystemet kan være med til at motivere i øjeblikket og medvirke til konkurrence (positivt) mellem indtasterne, men at det ikke har nogen varig effekt på den overordnede motivation.
Der er en generel opfattelse blandt de frivillige af, at de er del af et (virtuelt) fællesskab. Flere af de frivillige udtaler i interviews og fokusgruppe, at de er en del af et fællesskab, men at de primært taster for dem selv.
Med at gøre alt det vi gør godt: give anerkendelse medindflydelse mv. Være garant for korte svartider i forbindelse med henvendelser betyder meget for de frivillige. De vil derfor gerne have en udmelding fra Stadsarkivet om, hvor lang svartid man generelt kan forvente. Uddele flere ansvarsområder til de frivillige, som gerne vil påtage sig flere opgaver udover tastearbejdet. Fx en webansvarlig, nyhedsansvarlig, repræsentant for de frivillige. Sørge for jævnlige opdateringer – særligt på hjemmesiden som er billedet udadtil, er det vigtigt at virke dynamisk frem for statisk. Stadsarkivet kunne fx poste sjove historier fra indtastningsarbejdet. Vær en tydelig projektleder: Stadsarkivet skal agere tydeligt som projektleder, være til stede og kommunikere med og projektlede sine frivillige.
Der var et klart behov, som blev artikuleret af brugerne selv igennem foreningerne. Vi har udfyldt det behov og givet dem mere end de regnede med. Vi er blevet ved med at have brugere og foreninger tæt på, og hele tiden lytte til de udfordringer og ønsker de har. Vi benytter agile udviklingsmetoder (protytyping, korte udviklingsrunder) /open source teknologier. Vi prøver så vidt muligt at udnytte alle de teknologiske fordele.
