Inbound ing ing

1 Process Improvement Forum SPL&Technology | 8 September 2014
SPL&Technology – Process Improvement Forum 2014
Project : Inbound Productivity Improvement
Site : SPL-NCR
OPERATIONS EXCELLENCE

ORGANIZER
Nilobol W. (Director)
Kanittha K. (Sr. Contract Mgr)
Somporn A. (Operations Mgr)
• Wassawan J. (Sr. Warehouse Supervisor)
• Siriwan M. (Program Coordinator Executive)
• Somdej S. (Team Leader Operation)
• Kowit C, Akekaluk P,Wilaiporn S, Seksun W (Warehouse coordinator)
• Atsama T.(Logistic coorperation)

CONTENTS
 Process Background
 Business Case / Problem Statement
 Process and Data analysis
 Solution / Action
 Result and Summary

PROCESS BACKGROUND
Business Case
Regarding to NCR's goods receiving is so though complication that
consumes much time over standard given which effect to the work
operation cost and performance . So would like to launch the Productivity
Improvement activity to solve that matter under the efficiency set at 15% up
as target by the condition of one hour per person.
Objectives
The project objective is to improve Inbound productivity from baseline of
November 2013-February 2014. Improvement target 15% by applying
DMAIC process improvement methodology

TIMELINE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Plan
Actual
Due Date
Define and
contain the
problem
Measure the
Problem
Analyze the
data and
determine the
root cause
Improve
performance
Control and
Standardize
Example
DMAIC Phase
March April May June July
Week-Month-2014
Update new process in Sop /WI
Verify Action plan
Gate Review w ith Director
PI Workshop 30-Apr
Performance/Action tracking 31-Jul
Verify Data Analysis Meeting 21-Mar
Data Collection 28-Mar
Leading&Lagging indicator
Tangible /Intangible benefit
Baseline and Target 22-Mar
Sw im Lane/Process Flow 28-Mar
Kick-off Meeting PI Advisor 21-Mar
Charter/VOC/SIPOC/ Problem definition
tree
28-Mar
Activity 1 K.Owner
Activity
Responsi
bility
Plan
Actual
On going
Complete
Plan
Delay

BUSINESS CASE & PROBLEM STATEMENT
Customer Involvement or Critical to Business (Cost Saving)

Process in
inbound.
Receiving New buy
Rework Process(External &
Internal)
Receiving Return parts
PROCESS AND DATA ANALYSIS

Process Map : Receiving New buy
New Buy Process
Operation
Logistic
Coordinator
NCR
Replenishment
Team
Phase
S,M,L
InvoiceInvoice
, Invoice
Sticker
Receive
Report
Sticker
Label
Receive Report
WMET
GR Form
Location
Record
WMET
Repack Sticker Put
Away
Put
Away
GR Form
Goods
Receive Form
Invoice
START
END
Receive Report
WMETES
GR Form
Yes
No
Invoice
NCR
PO
PO

Tool used for process analysis are Time Observation sheet and value analysis
Receiving New buy
Portion of Value Analysis
Value
Analysis
•2 Value-added activities
•3 Non value-added
activities
•8 Value-enabling
activities
Total 13
Steps ( about
1.76 Hours)
Item
Steps Value Analysis
Avg
1
นำรถเข็น / พำเลท ลงลิฟท์เพื่อไปรับสินค ้ำที่ชั้น 1 บริเวณลำนโหลด
สินค ้ำ
220.2000 VE
2
ตรวจสอบสภำพสินค ้ำและจำนวนกล่องสินค ้ำกับ Sticker Air way bill บน
กล่องหรือ เอกสำรนำส่งสินค ้ำ
408.4000 VE
3
นำรถเข็น / พำเลท ขึ้นลิฟท์มำที่ชั้น 2 และนำสินค ้ำวำงไว ้ที่ Goods
Receive area
392.5000 VE
4
ตรวจสอบจำนวนของสินค ้ำจริงกับ Commercial Invoice พร ้อมระบุขนำด
สินค ้ำเป็น L,Mand S บนเอกสำร Invoice
578.0000 VE
5 เขียน Goods receive Form แนบไว ้กับ Commercial invoice 167.5000 VE
6
หำโลเคชั่นวำงสินค ้ำจำก Record ในระบบ Wmet เขียนลงบนเอกสำร
Invoice
307.1000 NVA
7 รับพำร์ทในระบบ ES จดเวลำที่ทำรับเสร็จลงใน Goods Receive Form 205.2000 VA
8 รับพำร์ทในระบบ Wmet จดเวลำที่ทำรับเสร็จลงใน Goods Receive Form 293.8000 NVA
9 พิมพ์ Sticker Receipt label ออกมำโดยอ ้ำงอิงจำก Receive report 541.7000 VE
10
ตรวจสอบ Sticker Receipt label กับ Receive report พร ้อมลงชื่อใน
Receive Report
254.7000 NVA
11 ลงชื่อบน Sticker Receipt Label และนำไปติดบนกล่องสินค ้ำ 627.5000 VE
Summari
zation

10
Process Map : Rework Process(External)

11
Rework Process(External)
Value
Analysis
•1 Non value-added activities
•18 Value-enabling activities
Total 23 Steps
( about 34
Hours)
Item
Steps Value Analysis
Avg
1 นำพำเลท ลงลิฟท์เพื่อไปรับสินค ้ำที่ชั้น 1 บริเวณลำนโหลดสินค ้ำ 194.0000 VE
2
ตรวจสอบจำนวนกล่องสินค ้ำ, Part no.และ Serial no.กับเอกสำรนำส่งสินค ้ำของ
Repair Vendor โดยละเอียด 536.9000 VE
3
นำสินค ้ำเรียงใส่พำเลทขึ้นลิฟท์มำชั้น 2 ยัง NCR operation โดยวำงในบริเวณ
Goods Receive area 435.6000 VE
4 เขียน Goods receive Form แนบไว ้กับเอกสำรนำส่งสินค ้ำของ Repair Vendor 60.2000 VA
5
หำโลเคชั่นวำงสินค ้ำจำก Record ในระบบ wmet เขียนลงบนเอกสำรนำส่งสินค ้ำ
ของ Repair Vendor 307.5000 NVA
6 รับพำร์ทในระบบ ES จดเวลำที่ทำรับเสร็จลงใน Goods Receive Form 507.5000 VA
7 รับพำร์ทในระบบ Wmet จดเวลำที่ทำรับเสร็จลงใน Goods Receive Form 585.6000 VE
8
พิมพ์ Receive Report จำก Wmet ออกมำ 1 ชุด ตรวจสอบกับเอกสำรนำส่ง
สินค ้ำของ Repair Vendor
180.6000 VE
9 พิมพ์ Sticker Receipt label ออกมำโดยอ ้ำงอิงจำก Receive report 208.1000 VE
10
ตรวจสอบ Sticker Receipt label กับ Receive report พร ้อมลงชื่อใน Receive
Report 200.5000 VE
11 ลงชื่อบน Sticker Receipt label และนำไปติดบนกล่องสินค ้ำ 248.5000 VE
12 นำสินค ้ำไป Put away ขึ้น Location 494.4000 VA
13 จดเวลำที่ Put away สินค ้ำเสร็จลงใน Goods Receive Form 64.2000 VE
กรณีรับเข ้ำระบบลูกค ้ำไม่ได ้ 0.0000
รับสินค ้ำเข ้ำ Wmet โดยพิมพ์ Invoice no.,Supplier name , Part No.,PO
140.0000 VE
Summariz
ation Data

12
Rework Process(Internal)
Value
Analysis
activities
•11 Value-enabling
activities
Total 24
Steps ( about
1.8 Hours)
VE,
67%
NVA,
23%
VA, 10%

Process Map :Receiving Return parts

Receiving Return parts
Value
Analysis
activities
Total 43
Steps ( about
29 Hours)

VE,
75.18%
VA, 14.50%
NVA, 10.58%
Portion of average Value Analysis all of
Inbound process.
The inbound time from VE part
mostly (75.18%). However, NVA is
10.58% and VA is 14.50% which can
eliminate and improve process.
Value
Analysis
•26 Non value-added activities
Total 103
Steps ( about
66.56 Hours)

FISH BONE DIAGRAM
MAN MACHINE
METHODS MATERIAL ENVIRONMENT
Why each day
we can not
receiving goods
24.6 unit per
man per hour?
Double system
(ES&WMET)
Too slow network
Complicate system
ES systemerror
WMET system
disable edit
Operator absence
fromwork
Workers are
without expertise
Technicians don't return
goods into system
Technicians don't
stick in order
Complicate
receiving process
More receiving steps
Documents more
than are necessary
Waste time in
packing process
Customer return
wrong goods
Return goods is not
identical in system
Part code on goods
Old packing box
Receiving table is
not suitable
Insufficient
lay area

Responsibility Due Date: Completion Date:
Percent
Complete:
Comments:
1.1 K.Kanittha 30 May'14 31/May/2014 100%
1.2
1.3
1.4
1.5
2.1 Wasawan 9 June'14 09/Jun/2014 100%
2.2 Somporn 9 June'14 09/Jun/2014 100%
2.3 Wasawan
2.4
2.5
3.1 Seksan,Wilaipor
n,Kowit
28/Jul/2014
3.2 Wasawan 31/Jul/2014
3.3
3.4
3.5
4.1 Somdej 12/Jun/2014
4.2 Kowin
4.3
4.4
4.5
5.1 Somporn
Wasawan
21/Jul/2014 21/May/2014 100%
5.2
5.3
5.4
5.5
6.1 K.Somporn 09/May/2014
Apply Incentive
Action Step:
TITLE พนักงานขาดงาน บริษัทประกำศแจ ้งกำรจ่ำยเบี้ยขยัน
Incentive Level 1 มีผลบังคับใช ้เริ่ม 1
มิย 2557
TITLE ช่างไม่ทาคืนในระบบ
จัด Ranking จัดทำกรำฟลำดับควำมผิดพลำดของช่ำงในกำรคืนสินค ้ำประเภท Return
จัดประชุมและแจ ้งให ้ลูกค ้ำทรำบทุกเดือน เพื่อหำแนวทำงปรับปรุงให ้ปญหำนี้ลดลง
TITLE ระบบ ES Error
เก็บ Record ปัญหำที่พบ ช่วงเวลำที่พบว่ำ ES ผิดปกติ เช่นระบบช ้ำผิดปกติ
นำรำยละเอียดปัญหำของระบบตำมที่ Record แจ ้ง IT ES และ IT DHL
TITLE การนับและแพ็คสินค้าชิ้นเล็กเพื่อทารับเข้าระบบใช้เวลามาก
Group พำร์ทชิ้นเล็กสำหรับเตรียมจัดส่งให ้Internal repair
เปลี่ยนวิธีกำรแพ็คสินค ้ำชิ้นเล็ก แพ็คที่ละ 1 ชิ้น เปลี่ยนเป็น แพ็คละ 10 ชิ้น จัดส่งให ้Internal
repair
TITLE ขั้นตอนการทารับสินค้าซ้าซ้อนเนื่องจากมี 2 ระบบ IT ทำระบบ support NCR มำ
ทดแทนระบบ Wmet ไม่ต ้อง control
inventory
1. สำมำรถบันทึกกำรรับสินค ้ำในระบบ
2. พิมพ์ Stick Label Bar code มำ
ติดที่สินค ้ำ
3. ระบุบ Location สถำนที่นำไปเก็บ
4. ลดขั้นตอนกำรคีย์รับเข ้ำระบบ
Wmet
5. ลดกำรทำ Transfer Location and
Adjust stock ในระบบ Wmet
ตัดระบบ Wmet เพื่อ Control Inventory ระบบลูกค ้ำเพียงระบบเดียว
ขอให ้ทำง IT ช่วยทำ โปรแกรมในกำรบันทีกกำรรับสินค ้ำ (Inbound) และสำมำรถพิมพ์ Stick
Lable Bar code เพื่อนำมำติดที่สินค ้ำ แทนระบบ Wmet
Implement ระบบใหม่แทน Wmet เพื่อลดขั้นตอนกำรคีย์รับที่ซ้ำซ ้อนกับระบบลูกค ้ำ
TITLE ใช้เวลาในการรอรับสินค้าจาก Internal repair
SOLUTION / ACTION PLAN ใช้File update ที่ส่งไปให้เมื่อวาน

18
Responsibility Due Date: Completion Date:
Percent
Complete:
Comments:
6.1
จัดประชุมกับลูกค ้ำเพื่อแจ ้งปัญหำกำรรับสินค ้ำจำก Interanl repair
K.Somporn 09/May/2014
6.2
6.3
6.4
6.5
7.1 Nattapol 30/Jul/2014 14/Jul/2014 100%
7.2 02/Jul/2014
7.3
7.4
7.5
8.1 Atsama 02/May/2014 02/May/2014 100%
8.2 Wilaiporn,Kowit 02/Jun/2014 02/Jun/2014 100%
8.3 Name
8.4 Name
8.5 Name
8.1 Somporn
Nantaporn
01/Jul/2014 14/Jul/2014 100%
8.2
8.3
8.5
9.1 Wasawan 31/Jul/2014 14/Jul/2014 100%
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Action Step:
แจ ้งลูกค ้ำเรื่องพื้นที่จัดวำงสินค ้ำที่แน่นจนเกินไป ไม่เพียงพอสำหรับกำรเข ้ำไปรับสินค ้ำคืน
กำรคืนสินค ้ำ Rework โดยขอให ้ลูกค ้ำจัดโซนนิ่ง Area ที่ห ้อง Internal repair
TITLE ใช้เวลาในการรอรับสินค้าจาก Internal repair
TITLE Re lay out and Re location 1.เปลี่ยนเครื่อง คอมพิวเตอร์ จำก
Desktop มำเป็น laptop
2. วำงLaptop บนรถเข็น เพื่อไปscan
สินค ้ำที่วำงบนพำเลท สะดวกในกำร
เคลื่อนไหว
ทีมจะทำกำรวิเครำะห์เพื่อวำงโต๊ะรับสินค ้ำรีเทิร์นให ้สะดวกในกำรเคลื่อนไหวในกำรทำงำน
ทำกำร Relocation สินค ้ำ Fast moving และ Slow moving
TITLE มีการถ่ายเอกสารหลายชุด Re lay out and Re location 1.อัสมำ ลดกำรถ่ำยสำเนำเอกสำร
New buy โดยกำรใช ้วิธี Scan
เอกสำรเหล่ำนั้นเก็บไว ้ในระบบ
2.โกวิท/วิไลพร ไม่ต ้องถ่ำยสำเนำ
Good Receipt Form มำปะหน้ำ
เอกสำรกำรรับสินค ้ำ ใช ้ตรำงยำงส
แต็มป์ ในกำรบันทีกเวลำกำรรับสินค ้ำ
ลดกำรถ่ำยสำเนำ เอกสำร Invoice (New Buy) โดยกำรใช ้Scan เอกสำรนั้น Save เข ้ำ File
ลดกำรใช ้Good Receipt Form (New Buy, Receipt rework)
TITLE Sticker Lable Barcode มีขนาดใหญ่มาก 1. ปัจจุบัน Sticker lable รำคำดวงละ
0.50 บำท size 4 x 7 นิ้ว
2. ลดขนำดลงใช ้size 4 x 2 นิ้ว
รำคำดวงละ 0.17 บำท
3, สำมำรถลดรำคำ sticker lable ได ้
ดวงละ 0.33 ปีละ 173976 x0.33 =
57,412.08 บำท
3. สำมำรถลด Ribbol ควำมยำว 5 นิ้ว
(12.5 cm) รำคำเมตรละ = 0.82 บำท
(365B/450M) Ribbol saving cost
(12.5x0.82/100) =0.1025 บำทต่อ
ดวง
ลดขนด sticker lable ให ้เหมำะสมและติดได ้กับสินค ้ำทุกขนำด
ปรึกษำ IT แก ้ไขในกำรพิมพ์ Barcode ลงบน sticker lable ที่เล็กลง
ขนำดที่ต ้องกำรลดลง จำกเดิม 4x7 นิ้ว ลดลง เป็น 4x2 นิ้ว (ลดลง 2/3 ส่วน)
ลดต ้นทุน Stick lable (P/L cost saving)
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_001_R1_Goods Receiving(New Buy)
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_002_R1_Goods Receiving(New Buy) in system
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_003_R1_Goods Receiving(Rework Repair)
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_004_R1_Goods Receiving(Rework Repair) in system
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_005_R1_Receiving Part Return From CE
THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_006_R1_Receiving Part Return From CE in system
TITLE ทาการ Updateขั้นตอนต่างๆของเอกสารปฏิบัติงาน Review site Manual and all QSOP
send to QA on 14 Jul 2014
SOLUTION / ACTION PLAN

Before After
Problem : Counting and packing products spend more
time when put a way
Root cause : Customer request to individual pack
Counting and packing small part
Action : Discuss with customer how to pack small part
Customer accept to pack 10-50 pcs per pack for
shipment to Internal Repair .
Benefit : Reduce time for counting and packing small part

Before After
Receiving return part
Problem : Sticker Label is too large (size 4x7 inch)
Root cause : Not suitable for small box.
Cost @ 0.50 Baht
Action : Decrease size of sticker label to 4x2 inch
Cost @ 0.17 Baht
Benefit : 1. Cost saving @ 0.33 x 173,976 pcs/year
57,412.08 Baht per year
2. Ribbon Cost saving @ 0.12025 x 173,976
pcs/year. 20,920.61 Baht per year

Before After
Problem : Desk for receiving return part inconvenience
Root cause : Staff loose time for moving to computer desk
to entry the system
Receiving return part
Action : Setting Laptop on Trolley for scanning
barcode
Benefit : Efficiency receiving increase

Before After
Problem :
 The returned doesn’t match with Physical order
 Part code unidentified with the Global Return tag
 No Global Return Tag attached.
 Different type with Physical order.
 Customer Engineer incorrect debrief return part in
system
 Root cause : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Receiving part from Customer Engineer
Action :
 To discussed with customer every month
 To escalate the problem
to top management
 To inform NCR IT system
to review
 To report ICS for swap part
taking action
Benefit : Reduce volume problem return
Part returned can not receive in system
Feb'14 Mar Apr
15% 9% 20%
15%
9%
20%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Feb'14 Mar Apr
Part return
Result : Part returned can not receive in system
Feb'14 Mar Apr Jun Jul
15% 9% 20% 19% 19%

Before After
Problem :
Employee absence
Action :
 Announced pay Incentive Attendance effective on
1st Jun 2014
Benefit :
NCR : Summary employee LATE / VOCATION / BUSINESS /SICK (DAY)
Categories/ Month Jan Feb Mar Apr May
Late 50 24 34 30 34
Annual Leave 14.5 24 32 21 31
Business 8 6 3.5 0 5
Sick 15.5 12.5 10.5 7.5 6
Total days 88 66.5 80 58.5 76
NCR : Summary employee LATE / VOCATION / BUSINESS /SICK (DAY)
Categories/ Month Jan Feb Mar Apr May Jun Jul
Late 50 24 34 30 34 39 20
Annual Leave 14.5 24 32 21 31 11.5 14
Business 8 6 3.5 0 5 1.5 0
Sick 15.5 12.5 10.5 7.5 6 11.5 10
Total days 88 66.5 80 58.5 76 63.5 44
Description Jun Jul
Empolyee get Incentive Attendance (Persons) 9 10
Ratio 41% 45%

Before: After:
NCR Tool

Before: After:

Before After
Problem : Lose time on Photo copiers Invoice
Root cause : Customer request dispatch Original Invoice
return to customer.
Copies Invoice before send Original Invoice
to customer for reference
Loose time on Photo copiers
Problem : Lose time on copiers Good Receipt Form
Root cause : When goods arrive warehouse, we must
make note “Good Receipt Form” for record
time, receiving date and receiver sign
Action :
 Change from Photo copy to Scan Invoice and
save in Share Drive
Action :
 Mare rubber stamp for record time receiving date and
receiver sign

Before After
Benefit : Reduce distance and time for picking and put away
No Part No. From Location Distance (M) Time Used (Sec) New Location New Distanc(M) Time Used (Sec) Diff (Meter) Time diff (Sec) Avg. ORD/M Reduce Distance (M) Reduce Time Used (Sec)
1 4450664130 C03B 41.54 12.71
2 4450628834 C06B 41.54 12.71
3 4450738284 E04B 40.43 17.91
4 0090028271 F01B 40.43 24.71
5 4450728233 E05B 40.43 17.91
6 4450742032 F02B 40.40 24.71 691.88
2257.2
1520.22
184.15
978.88
1351
833.56
Conclusion per month
762.6
495.69
89.55
790.72
626.85
60
39
35
28
37.62
38.98
36.83
30.59
38.60
29.7763.62
A01B
A01B
A02B
A02B
A02B
A03B
51.62
51.62
56.82
63.62
56.82
3,457.29 7,125.01
38.91
79.16
80.52
77.26
71.02
79.03
70.17
38.91
38.91
38.91
38.91
38.91
5
32
Relocation Fast moving
Problem : Loose time for walking to pick up fast moving
Root cause : Loose time for walking to pick up fast moving
Action : Relocation Fast moving 6 items

RESULT & SUMMARY
Guide Line
 Show your performance before & after
 Show your cost saving calculation (Efficiency , customer or P&L ?)

THANKS YOU

Inbound ing ing

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

Inbound ing ing