Het BHIC op weg naar het Zuidland, 29 oktober 2007

1. Op weg naar het Zuidland Christian van der Ven / Werkgroepen Limmen, Zeemeeuw en Bracq 29 oktober 2007 Terug in de haven

2. Op weg naar het Zuidland Programma 10.00 – Ontvangst met koffie/thee en cake 10.15 – Inleiding 10.30 – Een Second Life voor de archivaris Wat hebben wij in virtuele werelden te zoeken? 11.15 – koffie/theepauze 11.30 – Presentaties werkgroep “Limmen” 12.15 – Lunchpauze 13.15 – Presentaties werkgroep “Zeemeeuw” 14.00 – Presentaties werkgroep “Bracq” 14.45 – Samenvatting en gezamenlijke evaluatie 15.30 – Afsluiting

3. Op weg naar het Zuidland Inleiding Hoe de reis in september 2006 begon... en hoe de reis daarna verliep.

4. Als je snel vooruit wil Ga dan alleen Als je ver wilt komen Ga dan samen (Afrikaans spreekwoord)

6. Op weg naar het Zuidland Inleiding Schetsjes als die van Louis Pirenne hebben ervoor gezorgd dat we zijn waar we nu zijn. Wij hebben op onze beurt een schetsje proberen te maken van onze nieuwe, maar dan digitale studiezaal. Welke ontwikkelingen doen zich online voor, waarmee wij iets kunnen? Nu en in de toekomst? Welke rolverandering zien we voor onszelf? Van schatbewaarder naar historisch entertainer? Van producent naar consument?

11. Op weg naar het Zuidland Inleiding E-communities Het internet is de nieuwe ‘studiezaal’ van onze klanten. Het BHIC heeft daar ook een ‘zaaltje’ in. Hoe gaan we onze zaal inrichten?

12. Op weg naar het Zuidland Inleiding Danny Annemarie Rien Paul Piet Anton Annemarie Ton Wetzer Adrie Mariët Margot Saskia Ton Wetzer Alex Henk Rien Gineke Hanneke Ton de Looijer Digitale studiezaal Nieuwsgroep/forum Weblog/foto- en verhalenbank

13. Op weg naar het Zuidland Inleiding Brainstormen Zoeken, analyseren en bespreken van voorbeelden In sloepjes iets verder uitwerken van een thema Terugkoppelen van ervaringen en ideeën Leesclubje Zuidland-startpagina E-mailsignalering

14. Op weg naar het Zuidland Een Second Life voor de archivaris Wat hebben wij in virtuele werelden te zoeken?

15. Limmen Weblog/foto- en verhalenbank Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Hanneke en Alex Communities rond beeldbanken Gineke en Ton de Looijer Onderhoud van lokale pagina’s Henk en Ton Wetzer Websites als neverending stories Rien en Christian

16. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Hanneke en Alex

17. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Uitgangspunt Toegang tot de gegevens op de BHIC-site moet zo laagdrempelig mogelijk gebeuren. Geen onnodig opvragen van klantgegevens als dat voor de klant geen duidelijk zichtbare voordelen oplevert (en we er als organisatie ook niets mee doen). Maar wat als wij toch wat van de klant willen weten of een actie op een bepaalde doelgroep willen richten...?

18. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Dus... Bezoekers die alleen onze website willen raadplegen en doorzoeken moeten dit vrij van registratie kunnen uitvoeren. Deelname aan het forum, kunnen reageren op verhalen en foto’s moet zo laagdrempelig mogelijk kunnen plaatsvinden. Pas bij echte meerwaarde voor de klant is registratie verkoopbaar.

19. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Meerwaarde ‘Mijn BHIC’-account voor een klant Een persoonlijke BHIC-pagina: Te personaliseren omgeving. Mogelijkheid tot vastleggen van zoekresultaten, persoonlijk dossier. Mogelijkheid tot het kunnen presenteren van bijvoorbeeld stamboomonderzoek, verhalen, plaatsen van foto’s enzovoort. Mogelijkheden bieden dat bezoekers onder elkaar informatie kunnen uitwisselen. Kunnen raadplegen van bijzondere bronnen (bijvoorbeeld historische tijdschriften). Verkrijgen van een nieuwsbrief, informatie over laatste ontwikkelingen. Kunnen downloaden van bestanden, software, cursussen/workshops.

20. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Persoonlijke pagina’s

21. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Aandachtspunten ‘Mijn BHIC’-account Verplicht bij aanmelding een minimale hoeveelheid gegevens, bijv.: Naam/gebruikersnaam. E-mailadres. Vraag optioneel meer informatie, die wel bruikbaar is bij doelgroepenactie/onderzoek (meer en meer divers publiek), bijv.: Onderzoeksinteresses. Leeftijd enzovoort. Voer een account goed door in alle onderdelen van de website, zodat een gebruiker niet alsnog ergens moet aanmelden. Zorg voor MEERWAARDE voor de klant!!

22. Limmen Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’ Risico’s webonderdelen zonder registratie Een vervuilde website door onzin, spam en overbelasting moet worden voorkomen. Hierdoor wordt een website voor bezoekers niet meer interessant en sterft deze een zekere dood. Registratie kan hiervoor een mogelijke oplossing zijn, echter het stoot ook potentiële deelnemers af. Een andere mogelijkheid is het toepassen van een zogenaamd verificatieveld waarbij spam-robots in ieder geval worden uitgesloten.

23. Limmen Communities rond beeldbanken Gineke en Ton de Looijer

24. Limmen Communities rond beeldbanken http:// www.whoopy.com / Vrije beschrijvingen gekoppeld aan categorieën - eenvoudig en efficiënt. http:// www.steve.museum / Social tagging gekoppeld aan formele beschrijvingen - als onderdeel van de beschrijving voor ons misschien iets minder interessant omdat het hier ook gaat om een stukje 'beleving'. Dit neemt niet weg dat het heel aardig kan zijn om een ‘historisch gevoel’ te vangen in taggings. De collectie krijgt hiermee een heel andere benadering en toegang. http:// www.zoekplaatjes.nl / Ruim bekend.

25. Limmen Communities rond beeldbanken http:// www.pictureaustralia.org / Maakt onder andere gebruik van Flickr-groups. Heeft een geheel eigen look and feel in de wijze waarop de gegevens uit Flickr worden gepresenteerd. http:// www.flickr.com / groups / PictureAustralia _ ppe / http:// www.flickr.com / groups /pa_ ourtown / http:// www.pictureaustralia.org / trails / index.html http://bhic.castelmedia1.nl/

26. Limmen Onderhoud van lokale pagina’s Henk en Ton Wetzer

27. Limmen Onderhoud van lokale pagina’s Binnen het BHIC moet dienstbreed worden beleden dat dit een kerntaak is met personele en financiële consequenties. Voorstel Langzaam groeien naar een wiki-model. Contacten onderhouden met gemeenten en heemkundekringen, en zorgen voor linkjes. Een netwerk van correspondenten in elke gemeente is ideaal. Het projectenbureau is voorlopig verantwoordelijk voor de selectie, redactie en presentatie van het aangeboden materiaal.

28. Limmen Websites als neverending stories Rien en Christian

29. Limmen Websites als neverending stories Verschillende soorten links om te blijven klikken Vanuit de tekst en onder/naast de tekst (vaak gecategoriseerd). Intern en extern (nieuw venster). Handmatig leggen en automatisch gegenereerd. Naar andere pagina’s en naar afzonderlijke weetjes.

30. Limmen Websites als neverending stories Voorbeelden Iconen van de post De canon van Nederland De Oorlogsgids Regionaal Archief Tilburg Wikipedia > Noord-Brabant

31. Lunchpauze Eet smakelijk!! :-)

32. Zeemeeuw Nieuwsgroep/forum Eigen meerwaarde BHIC / Andere toon/stijl van communiceren Annemarie en Margot Grenzen in communitydienstverlening Saskia en Christian Omgaan met gebruikersreacties Ton Wetzer en Christian Duidelijkheid over en op forums Mariët en Saskia

33. Zeemeeuw Eigen meerwaarde BHIC Annemarie en Margot

34. Zeemeeuw Eigen meerwaarde BHIC Naamsbekendheid Afsluiting reactie ‘namens BHIC’. Één uniek e-mailadres als postbus voor deelname aan forums enzovoort en informatie zonder meerwaarde voor BHIC (bestelling, reservering archiefstukken, afspraak) terugkoppelen via info@bhic.nl. Praktijkervaring: soms lopen inlichtingen via info@bhic.nl, reacties op het prikbord en deelname aan forums door elkaar. Voorbeelden: Forum en inlichting . Prikbord en inlichting .

35. Zeemeeuw Eigen meerwaarde BHIC Continuïteit Selectie uit forums, nieuwsgroepen enzovoort die BHIC structureel bedient (niet alleen genealogisch). Personeel inzetten tijdens piekuren. Snelheid van reactie geeft inhoud aan missie BHIC Dwingt tot nadenken over interne procedure signalering en stroomlijning reacties op discussiegroepen, forums enzovoort. Vergelijk omgeving normale inlichtingenprocedure via info@bhic.nl. Deskundigheid en betrouwbaarheid Kwaliteit antwoord. Bronvermelding van informatie via vast format.

36. Zeemeeuw Andere toon/stijl van communiceren Annemarie en Margot

37. Zeemeeuw Andere toon/stijl van communiceren Deze sluit aan bij de missie en identiteit van het BHIC. Informele, laagdrempelige en toegankelijke schrijfstijl (geen jargon). Ons op uniforme wijze presenteren (huisstijl BHIC). Aansluiten bij taal van de klant. Proberen om digitale klant aan ons te binden. Proberen om niet ‘belerend’ over te komen. Beledigend taalgebruik niet tolereren op forum (moderator-functie). Voorbeeld: Pastoors van Huisseling op het BHIC-prikbord

38. Zeemeeuw Grenzen in communitydienstverlening Saskia en Christian

39. Zeemeeuw Grenzen in communitydienstverlening Waarom stellen mensen hun vraag in een community (bv. een forum)? Het is gratis. Het is laagdrempelig. Je krijgt vrijwel altijd een antwoord, vrijwel altijd het goede. Kortom: het werkt! Gaat het BHIC als professionele instelling deelnemen aan communities? Vragen die we onszelf moeten stellen: Principieel: is dit ons werk wel? (Dus: hoe pro-actief moeten we zijn?) Praktisch: welke grenzen moeten we vervolgens stellen? Welke communities en welke dienstverlening. (Dus: hoe ver gaan we?)

40. Zeemeeuw Grenzen in communitydienstverlening Welke communities ga je volgen (als organisatie, niet als personen)? Genealogie Benelux Genealogy Noord-Brabant Stamboom Forum > Hulp gevraagd/aangeboden ?? Eventueel samenwerking met beheerders van andere forums/discussiegroepen, zoals van collega-archiefdiensten. Onze eigen forums zijn sowieso onze eigen verantwoordelijkheid!!

41. Zeemeeuw Grenzen in communitydienstverlening Welke dienstverlening ga je geven? We reageren altijd in het geval van: Klachten over het BHIC ( antwoord ), onze dienstverlening etcetera. Vragen over het BHIC, onze dienstverlening , collecties enzovoort. Verkeerde informatie over het BHIC enzovoort. Reacties op berichten van het BHIC zelf, zoals een persbericht . Bij vervolgvragen vrijblijvend aanbieden om dit als normaal inlichtingenwerk verder af te handelen. Geen hulp bij vragen als “wie kan dit opzoeken” of “wie weet wat dat is”, tenzij het in één moeite doorgaat met ander werk.

42. Zeemeeuw Omgaan met gebruikersreacties Ton Wetzer en Christian

43. Zeemeeuw Omgaan met gebruikersreacties Twee soorten reacties: Vrije reacties op forums, discussiegroepen etc. (vragen, oproepen etc.) Reacties op bestaand materiaal (bronnen, verhalen, foto’s etc.) Omgaan met reacties Vrije reacties met weinig inmenging door beheerder: Streekarchief Land van Heusden en Altena Regionaal Archief Tilburg Reacties op bestaand materiaal met weinig inmenging door beheerder: Het Geheugen van Tilburg (in tegenstelling tot de Hoogenveense bieb ) Your Archives

44. Zeemeeuw Omgaan met gebruikersreacties Gegevens aanpassen (fouten en info), en reacties verwijderen: Nationaal Archief: fotonr. 928_6852 Gegegevens aanpassen (alleen fouten), en reacties laten staan (voor info): Regionaal Archief Tilburg: fotonrs. 003531 en 017452 Het is goed om gebruikersparticipatie zichtbaar te houden. Verbeter de informatie in je eigen gegevens, maar laat alle reacties staan. Dynamische inhoud is nodig: afbeeldingen, links, smilies. Voorbeeld: Zoekplaatjes Een goed beheersysteem is noodzakelijk voor het houden van overzicht en het in teamverband kunnen verwerken van reacties!

45. Zeemeeuw Duidelijkheid over en op forums Mariët en Saskia

46. Zeemeeuw Duidelijkheid over en op forums Een forum: Moet direct zichtbaar zijn, liefst ook via eigen domein Fout www.bhic.nl (niet makkelijk te vinden) Goed www.breikraam.nl (meteen vanaf de homepage te zien; plus je kunt zien waar anderen mee bezig zijn) www.stamboomforum.nl (als homepage) Moet niet te veel en niet te weinig rubrieken hebben Fout www.babybrabbel.net (veel onderwerpen en rubrieken, daardoor erg onoverzichtelijk) Goed www.kassa.vara.nl (veel rubrieken, maar toch duidelijk)

47. Zeemeeuw Duidelijkheid over en op forums Een forum: Moet vantevoren duidelijkheid geven over de kwaliteit Fout www.marktplaats.nl (nergens iets over kwaliteit) www.salha.nl (geen duidelijkheid over sterren) Goed www.ouders.nl (forumredactie) Moet duidelijkheid geven over wat er wel en niet mag Fout www.breikraam.nl (geen duidelijke regels) Goed www.kassa.vara.nl (spelregels) www.babybrabbel.nl (spelregels en moderator)

48. Bracq Digitale studiezaal Virtuele archivaris Christian Virtuele publieksruimten: Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen, snackbar/vitrines Annemarie en Paul Virtuele publieksruimten: Naslagwerken en hulpmiddelen Anton en Rien

49. Bracq Virtuele archivaris Christian

50. Bracq Virtuele archivaris Het gaat niet om digitale poppetjes in een digitaal gebouw. De virtuele archivaris is: het geheel van functies om (potentiële) bezoekers van de virtuele studiezaal te helpen; overal aanwezig in de virtuele studiezaal, alleen in verschillende verschijningsvormen (chatbox, hulptekstje, faq, wizard etc.). Je krijgt een virtuele archivaris door: de mens naar het digitale te brengen; de dingen die de mens doet te vertalen naar het digitale; een combinatie.

51. Bracq Virtuele archivaris De mens naar het digitale brengen Virtuele werelden. Chat/VoIP, voorbeelden chat: KB (verkeerde boek, niet gereageerd op probleem, wel followup). Al@ din (goede, landelijke dekking). SOShulp (veel tijden, veel systemen). Wanneer? Tijdens kantoortijden? Wanneer zitten mensen op onze site? Voordelen chat: geen vervanging van telefoon, e-mail etc., maar een aanvulling; laagdrempelig, ook qua taalgebruik; live contact, dus fijn voor vraag verhelderen, structureren etc.; versturen van links, afbeeldingen, documenten etc.. Nadelen chat: niet voor ingewikkelde vragen; beperkt in aantal vragen.

52. Bracq Virtuele archivaris De dingen die de mens doet vertalen naar het digitale Zoekmachines, gidsen en sitemaps, faqs (gestructureerd). Expertsystemen, virtuele assistenten, wizards (interactief). Voorbeelden: Microsoft Help (Clippie), Halli in SL, Anna van Ikea . Voordelen: altijd beschikbaar, ook als er geen personeel is; geen limiet aan aantal gelijktijdige vragen. Nadelen: alleen voor lineaire vraag/antwoordpatronen; roept ergernis op.

53. Bracq Virtuele archivaris De dingen die de mens doet vertalen naar het digitale Voorbeelden van hulp: Infobladen (opgeknipt voor digitaal gebruik), instructievideo’s, tooltips/korte toelichtingen, contextgevoelige hulp bij zoekresultaten. Vóór het ontwikkelen van dit soort systemen: Bedenk eerst hoe het gebruiksgemak van de website is te verbeteren! Een combinatie Voorbeeld: Eerst een personal assistant, als laatste redding een mens in chat, met altijd die mogelijkheid al vanaf de start.

54. Bracq Virtuele archivaris Semantische web (web 3.0) Het ‘betekenisvolle web’ heeft als idee om etiketten te plakken op gegevens, zodat ook de computer snapt waar het over gaat. Vereenvoudigd voorbeeld Rood, wit, blauw Voor ons zijn dit duidelijk de kleuren van de Nederlandse vlag. Voor een computer is het gewoon een verzameling letters en leestekens. <Kleuren van de Nederlandse vlag>Rood wit, blauw</> Nu snapt ook de computer waar het over gaat. Het gegeven heeft een etiket gekregen.

58. Bracq Virtuele publieksruimten Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen Snackbar/vitrines Annemarie en Paul

59. Bracq Virtuele publieksruimten Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen Beleid BHIC: Papieren archief overnemen, stimuleren aanmaak en beheer digitale kopieën door gemeenten. Werkzame index (op huidig adres) is voldoende, dus niet zelf digitaliseren. Wél: Samenwerken met gemeenten met GIS-applicaties: Sint-Michielsgestel . Linken naar gemeenten met online bouwarchieven. Bouwarchieven: Nijmegen (alleen op adres te zoeken, tekeningen genummerd). Coevorden (ook op postcode etc. te zoeken, tekeningen naar soort).

60. Bracq Virtuele publieksruimten Snackbar/vitrines: nadruk op vorm, niet op inhoud Meest geschikt voor snackers: plaatjes en verhalen (inclusief films, gesproken woord, en muziek). Andere presentatie fotoalbums: diavoorstelling. Geen nadruk op culturele hoogstandjes, maar op aantrekkelijke presentaties van ‘tentoonstellinkjes’ over lokale thema’s. Voorbeelden: Koninklijke Bibliotheek: Het Gruuthuse handschrift (rondleiding). Nationaal Archief: Vitrines (woord en beeld). Universiteitsbibliotheek Groningen: Digitale vitrine (presentatie standaardwerken op lokale pagina’s).

61. Bracq Virtuele publieksruimten Naslagwerken en hulpmiddelen Anton en Rien

62. Bracq Virtuele publieksruimten Naslagwerken Bibliografie: Brabant databank Taalkunde Paleografie: Scottish handwriting Geografie/topografie: Van der Aa, Aardrijkskundig woordenboek Biografie/genealogie Tijdrekenkunde: Grotefend Numismatiek Heraldiek Enzovoort Startpagina studiezaal

63. Bracq Virtuele publieksruimten Hulpmiddelen Informatiebladen: Nationaal Archief Onderzoeksgidsen

64. Samenvatting en evaluatie

65. Samenvatting en evaluatie De ambitie was niet groter dan... een beeld krijgen van wat e-communities zijn; het besef krijgen dat we daar ‘iets’ mee moeten; aan de slag gaan... heel voorzichtig. Zijn we daarin geslaagd??

66. Samenvatting en evaluatie We hebben met z’n allen... heel veel websites gezien en laten zien; nieuwe toepassingen van internet ontdekt en uitgeprobeerd; over de schutting van het archiefwezen gekeken; zelf ervaringen opgedaan met forums, discussiegroepen, chat etc.; ideeën met elkaar besproken en bediscussieerd; input geleverd voor onze huidige en nieuwe website; stevig nagedacht over digitaal inlichtingenwerk; allerlei nieuwe inzichten opgedaan over ons, ons werk en ons archief.

67. Altijd als je denkt Dit is het einde Sta je op de grens Van wat begint (Stef Bos, Duizend Jaar)

68. Samenvatting en evaluatie We hebben met z’n allen... … nieuw land ontdekt!! :-) We hebben enkele kustlijnen in kaart gebracht, wat vreemde vogels mee naar huis genomen en wat stormen doorstaan. Moet er een vervolgexpeditie komen?? Indien het geval… Welke schepen? Welke bemanning? Welke koerswijziging?

69. Een jaartje Zuidland... Bedankt voor jullie inzet!!!