Migración de file system a SharePoint. Estrategia y recomendaciones por Ariel García Sobrino (Consultor Senior en Microsoft).

1. Migración File System
a SharePoint
Estrategia y Recomendaciones
Ariel García Sobrino

2. • Consultor Senior en Microsoft
Ariel García
Sobrino
@arielgsobrino
• Administrador de las Comunidades
SharePoint de Argentina, Chile y
Panamá.
• Trabajando con SharePoint desde el
año 2001.
• Perfil en LinkedIn

3. Agenda

Objetivos

Ventajas
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Desventajas
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Qué Información migrar

Qué Información no migrar
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Estrategia recomendada
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Definición de requerimientos

Relevamiento del File Server
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Depuración y Clasificación

Arquitectura de la información

Métodos

POC de Migración

Capacitación

Caracteres inválidos

Servicio de Búsqueda - Rastreo

4. Objetivos
 El objetivo de la presentación es describir las ventajas y desventajas de migrar contenidos
desde un File System a SharePoint, los métodos de migración existentes, y la estrategia
recomendada.

5. Ventajas
 Funcionalidades de Administración de Documentos y Colaboración
 Librerías de documentos
 Tipos de Contenido y Columnas personalizadas
 Versionado de documentos
 Protección y Desprotección
 Seguridad
 Políticas de Administración de la Información
 Integración con Office
 Navegación por Metadatos y Filtros
 Organizados de Contenidos
 Conjuntos de Documentos
 Plantilla de Centro de Documentos
 Ratings
 Audiencias
 Mejora en la búsqueda de la información

6. Desventajas
 Proceso de migración
 Impacto en el almacenamiento
 Límite de tamaño de archivos
 Restricciones en el uso de caracteres para los nombres de sitios, archivos y carpetas

7. ¿Qué tipo de información se recomienda
migrar?
 Documentos de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Visio, Project) en todas sus
versiones.
 Documentos PDF (Acrobat)
 Archivos de texto
 Imágenes

8. ¿Qué tipo de información NO se
recomienda migrar?
 Archivos de gran tamaño (el máximo tamaño de archivo que se puede cargar en los
sitios SharePoint es de 50 MB. Se puede extender hasta 2 GB.)
 Archivos de backups (.bak)
 Código fuente de aplicaciones.
 Archivos multimedia de gran tamaño (DVDs, CDs, Música, Video, etc.)
 Puntos de distribución de paquetes de instalación de software (productos y
actualizaciones)
 Archivos de bases de datos (Ejemplos: .mdf, .ldf, .db, .mdb, etc.)
 Scripts (.js, .vbs, etc.), Batch files, ejecutables, Assemblies (.DLL), etc.
 Archivos comprimidos (zip, rar, etc.), Logs (.log) y Dumps de memoria (.dmp)
 Archivos con extensiones desconocidas (.W00, RT1, etc.) o sin extensión.
 Carpetas con información temporal.

9. Estrategia recomendada
 Definir los requerimientos con respecto a la migración de los contenidos
 Relevamiento del File System a migrar
 Realizar una depuración y clasificación de los contenidos de los contenidos
 Definir la estructura de destino de los archivos en SharePoint
 Elegir el método de migración de la información y la herramienta a utilizar.
 Realizar una POC de Migración con los usuarios
 Capacitar a los usuarios en el uso de SharePoint.
 Ejecutar la migración en el ambiente productivo.

10. Definición de requerimientos
 ¿Se requiere mantener los autores de los documentos en SharePoint? (¿y otras
propiedades?)
 Versionado de documentos
 Auditoria.
 ¿Los file servers reciben documentación de otros orígenes en forma automática?
 Archivo y retención de la información.
 Cuotas de espacio
 ¿Existe alguna regla adicional para la migración de los contenidos? (Ejemplo: se migrarán
sólo los contenidos de un área)

11. Relevamiento – Revisión del File Server
 Plataforma (Ejemplo: Windows Server)
 Ubicación
 Volumen (tamaño aproximado)
 Cantidad de archivos.
 ¿Tamaño máximo de archivo a migrar? ¿Tamaño promedio?
 Longitud máxima de los nombres de carpetas y archivos
 Tipos de archivos (extensiones)
 Estructura de carpetas del file server (Niveles de carpetas)
 Caracteres especiales en los nombre de las carpetas y los archivos
 Seguridad

12. Depuración y clasificación de los
contenidos
 Se recomienda depurar los contenidos de acuerdo al uso de los mismos (Ejemplo:
depurar los contenidos no accedidos en el último año)
 Revisar las contenidos del File System y clasificarlos de acuerdo a si serán migrados o no
(Clasificación por Tipo de Contenidos)

13. Arquitectura de la información
 Se deberá definir la estructura a crear en SharePoint y que almacenará los
archivos provenientes del File System.
 Ejemplos:
 Site Collection
 Site Collection y Sub- Sitios
 Site Collection y Librerías
 Etc.
 La estructura debería ser consensuada con las áreas propietarias de la
información a migrar.

14. Métodos
 Migración manual
 Relevamiento de permisos de acceso en las carpetas del file server
 Diseño de estructura de repositorios para almacenar el contenido (Ejemplo: sitio-subsitiolibrerías-carpetas)
 Creación de la estructura de repositorios
 Movimiento de los archivos desde las carpetas en el File Server a la estructura en
SharePoint
 Vista Explorador de las librerías.
 Mapeo del sitio como Web Folder.
 Asignación de permisos de acceso en los distintos niveles de la estructura
 Migración automatizada
 Creación de script para cargar automática de documentos (Ejemplo: Powershell)
 Migración usando una herramienta de terceros: se deberá evaluar las funcionalidades
provistas por este tipo de herramientas.

15. Prueba de Migración
 Utilizar un ambiente de Testing para la Prueba de concepto.
 Crear la estructura de destino de los archivos en SharePoint (Sitio-Librería-Carpeta)
 Copiar los documentos desde el File System a SharePoint (manualmente o utilizando una
aplicación)
 Asignar los Grupos de seguridad correspondientes
 Brincar acceso a los usuarios
 Presentar los contenidos migrados al usuario
 Relevar y analizar comentarios

16. Capacitación
 Se recomienda capacitar a los usuarios en el uso de SharePoint para que puedan
beneficiarse de las funcionalidades de Gestión de Documentos y Colaboración provistas
por la plataforma.
 Transmitir a los usuarios las políticas de administración de la información definidas en la
organización.

17. Caracteres inválidos para nombres de
sitios, carpetas y archivos
 No se puede utilizar los siguientes caracteres en cualquier parte en un nombre de sitio, en un nombre de
sub-sitio, en un sitio, nombre de grupo de Active Directory, carpeta, nombre de servidor, o archivo
 Tilde (~)
 Signo de número (#)
 Porcentaje (%)
 "Y" comercial (&)
 Asterisco (*)
 Llaves ({})
 Dos puntos (:)
 Corchetes angulares (<>)
 Signo de interrogación (?)
 Barra diagonal (/) y diagonal inversa
 Signo más (+)
 Barra vertical (|)
 Comillas (")

18. Servicio de Búsqueda - Rastreo de los
documentos
 Otra manera de integrar los archivos de un File System a SharePoint es utilizando el
servicio de Búsqueda de SharePoint.
 El mismo permite rastrear los contenidos de una o más carpetas compartidas en el File
System.
 Una vez rastreados e indexados, los archivos pueden ser encontrados utilizando la
búsqueda integrada a los sitios de SharePoint.
 Este mecanismo tiene como ventaja el no generar un impacto en el almacenamiento de
las bases de SharePoint.
 Además, mejora en la experiencia del usuario en lo que refiere a la búsqueda de la
información (en comparación con la búsqueda en el File System)

19. Muchas gracias!