A vuestra disposición los 10 consejos de Tiago Barro (Binary) para mejorar la productividad de vuestro equipo

1. Fridays
Seminars
10 x 10
Multiplica tu
productividad
implicando al
equipo

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3. ¿Productividad?
- Es la relación entre los
resultados y el tiempo
utilizado para obtenerlos
(Wikipedia).
- No confundir con
producción.

4. Beneficios
Reducción Aumento
Costes Beneficios
Ahorro Reducción
Tiempo Tiempo entrega
Incremento
satisfacción
personal y equipo

5. La productividad en equipo empieza por uno mismo.

6. Consejo
No es cuestión de trabajar más
sino de saber trabajar mejor

7. ¿Cómo?
-Evita multitareas. 3 veces + eficiente monotasking.
-Póngame un kilo de pomodoro por favor.
-Domina tu email
-Evita las interrupciones
-Imprevistos vs urgencias
-Optimiza las reuniones
-Conviértete en un knowledge worker!!!
-Lee a los que realmente saben: albertopena.com
Recuerda…
-Estar ocupado no implica ser productivo!!!

8. Consejo
Ponga un Pomodoro en su vida.

9. Pomodoro
- Crear lista de tareas
- Decidir la tarea a realizar
- Poner el pomodoro a 25 minutos
- Trabajar en tarea hasta que el reloj suene
- Pausa 5 minutos
-Cada cuatro "pomodoros“, pausa más larga
(15-20 minutos)

10. Consejo
Cuidado. El email siempre acecha.
Domínalo!!!

11. Email - Errores
- Comprobamos de forma impulsiva y compulsiva. Interrupciones.
- Abierto “en segundo plano” o aviso al móvil. Provoca Multitarea.
-
hacer con ellos. Relectura constante.
-Recibimos indistintamente mensajes personales y profesionales.
Falta de organización.
-Escribimos emails demasiado largos. Información irrelevante.
-Redactamos mal el Asunto. Obligando lectura total.
-Comunicamos urgencias. El email no es urgente.
Y un largo etc….

12. Email - Soluciones
- Desactivar avisos a móvil o en segundo plano.
- Fijar horas para revisar email.
- ¿Contestar < 1 minuto? HAZLO
¿Contestar > 1 minuto? Apúntalo como tarea y archívalo.
¿Delegar? Reenvíalo
- Crea cuentas personales y profesionales. Aplica filtros.
- Al escribir, sintetiza. Sé directo.
- Define un asunto que resuma el mensaje y su importancia.
- No mandes ni esperes respuestas urgentes.
- Cuando revises el email, ¡¡¡evita cualquier otra distracción!!!

13. Consejo
Evita las interrupciones!!!
“Disculpa, ¿estabas concentrado?”

14. Interrupciones
- Quitan el tiempo para hacer tareas.
- Interrumpen concentración.
Hasta 15 minutos para recuperarla!!!
- Promueven multitarea al traer
nuevas tareas.
- Fomentan los errores tras “perder el hilo”
- Efecto multíplicamente negativo para el equipo

15. Interrupciones Necesarias
Interrupciones que no pueden, por su urgencia, ser
enviadas por email o comentadas en el próximo
descanso:
- “Estoy bloqueado en una tarea
y necesito ayuda para continuar.”
- “Llamada de cliente con avería / fallo
que requiere acción inmediata.”

16. Interrupciones Innecesarias
- Después de volver del baño, comento el partido de ayer
- Leo un email de un cliente importante que quiere un cambio
para el mes que viene y aviso de inmediato a los implicados.
- Recibo por email el último vídeo de la Elsa Pataky y suelto fuerte
exclamación.
- Como jefe, necesito controlar qué están haciendo mis operarios
y les pregunto varias veces al día.

17. Interrupciones Innecesarias
Análisis:
-¿Es tan urgente que no lo puedo enviar por email?
-¿Puedo esperar a la próxima parada para el café?
Acciones:
- Identifica concentración con señales externas (cascos, pomodoro)
- Establecer momentos para la charla (café, paseo,..)
- Establecer horarios para minireuniones
- Agrupa varias consultas en una

18. ¿Y las interrupciones externas?
- Concentra las tareas de más concentración en momentos de
menos actividad (primera hora, por la tarde,…)
- Anticipar potenciales llamadas
programando las llamadas / reuniones.
-Procura que sea lo más breve posible.
Cuanto más dura la interrupción,
Más daño hace.
- Si es posible, desconectar móvil para
recuperar posteriormente llamadas
perdidas.

19. Consejo
¿Es urgente o es un imprevisto?
Diferéncialos.
“¿Es para hoy?
Ah vale, pensaba
que era urgente.”

20. Imprevistos vs Urgencias
Definición:
- Imprevisto: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer
próximamente.
- Urgencia: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer ya.
Acciones:
- Enfría tus emociones y analiza si es realmente urgente.
- ¿Qué margen de tiempo tengo realmente?
- Si es un imprevisto, reajusta tu plan de trabajo.
- Si es urgente, hazlo.

21. Consejo
¿Reuniones? Las justas!!!
“¿Y si hacemos una reunión para
preparar la próxima reunión?”

22. Reuniones - Errores
- Objetivo y orden del día no definido
- La conversación deriva
- Duran demasiado
- Material no preparado
- Distracciones (móviles)
- Demasiada “reunionitis”
- Sin concretar próximas acciones

23. Reuniones - Soluciones
- Evalúa si es realmente necesaria
- Define tiempo de duración
- Previamente, informa del motivo y orden del día a los asistentes
- Prepara bien todo el material a presentar
- Sigue escrupulosamente el orden del día
- Móviles apagados!!!
- Concreta acciones a realizar. “¿Todos tenemos
claro lo que tenemos que hacer?”
Recuerda:
- Involucran a x personas, x tiempo que no serán productivos.
- Mientras te reúnes, no haces; mientras te reúnes, no consigues

24. Consejo
No eres el único de tu equipo,
pero en tu equipo eres único.
(Dr. Gregory House)

25. Motivación - Errores
- “Esto se hace así porque yo lo digo”
- Tratar a las personas como “recursos”
- Falta de cordialidad y respeto
- Pensar que con compensación económica
se compensa cualquier cosa
- No informar de los objetivos a cumplir

26. Motivación - Soluciones
- El jefe es una pieza más del equipo, no el centro de todo
- Reconoce en voz alta los logros del equipo
- No traspasar preocupaciones al equipo.
- Educación y respeto. Gracias y por favor.
- Celebra fiestas / comidas para fortalecer la
relación de equipo.
-Informar del qué espera de ti la empresa y qué
te ofrece.
- Escuchar y compartir ideas con todo el equipo

27. Consejo
¿Trabajas en equipo para la creación
de proyectos? Apadrina un Scrum!!!

28. Metodologías ágiles: Scrum

31. Daily Planning
- Máx. 5 min.
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Qué vas a hacer hoy?
- ¿Hay algo que lo impida?

32. BurnDown

33. Retrospectiva
¿Qué ha ido bien?
¿Qué debemos mejorar?
NO ES UNA CAZA DE BRUJAS!!!

34. Beneficios
- Mayor productividad
- Cumplimiento expectativas
- Flexibilidad a cambios
- Reducción Time To Market
- Maximiza ROI gracias a priorización
prestaciones.
- Reducción riesgos evaluando avance proyecto.

35. Consejo
Tu empresa tiene que ser
profesional, no seria.

36. http://www.youtube.com/v/VR71iRkBpOs

37. “Somos conscientes que para lograr nuestra
meta necesitamos un equipo de
personas amables e íntegras, que
transmitan alegría”.
- Un día al año, la dirección sirve a los operarios.
- 1 Fisioterapeuta visita semanalmente para realizar ejercicios.
- Realizan una fiesta al final de temporada.
- Solicitaron voluntarios para limpieza hotel y se apuntaron todos.

38. Consejo
Piensa en positivo y busca siempre la mejora continua
10
“Si es difícil lo hacemos enseguida,
Si es imposible tardaremos un poco.”

39. Gracias
Santiago Barro Caules
Binary Menorca S.L.
Desarrollo de software
email: santiagobarro@binarymenorca.com
Twitter: @tiagobarro
Nota: Muchas gracias a Alberto Pena
por permitir indicar muchos de sus fantásticos
consejos en esta presentación. albertopena.com