Автоматизации документооборота на базе платформы Microsoft SharePoint. Автоматизация процесса согласования договоров. Система электронного документооборота – универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.

1. TechExpert Company
ІНФОРМАЦІЯ ВІД ДЕПАРТАМЕНТУ ІТ-АУТСОРСИНГУ КОМПАНІЇ TECHEXPERT
УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ
АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСУ ЗАТВЕРЖДЕННЯ КОНТРАКТІВ
ТА КОНТРАГЕНТІВ НА БАЗІ MICROSOFT SHAREPOINT

2. TechExpert Company
ОСНОВНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ РІШЕННЯ
• Єдина база договорів для всіх юридичних осіб
• Єдина база даних постачальників/клієнтів
• Інструмент налаштування маршрутів погодження
• Централізоване управління задачами погодження
• Можливість вести обговорення під час погодження
• Можливість зберігати пакети документів для контрактів та
постачальників/замовників

3. TechExpert Company
ГОЛОВНА СТОРІНКА
Головна сторінка - це сторінка, на якій відображається інформація про поточні задачі користувача та
ключові події в системі, а також навігаційна панель

4. TechExpert Company
ОСОБИСТИЙ КАБІНЕТ
Для швидкого доступу до своїх задач та контрактів у кожного користувача є особистий кабінет. Дані в
особистому кабінеті відображаються з урахуванням розмежування прав доступу

5. TechExpert Company
БАЗА ДАНИХ ПОСТАЧАЛЬНИКІВ / КЛІЄНТІВ
Централізоване зберігання інформації про контрагентів з можливістю синхронізації даних із сторонніми
системами (наприклад, 1С, SAP ERP). Картка також містить копії установчих документів та обговорень.

6. TechExpert Company
БАЗА ДАНИХ КОНТРАКТІВ
Управління централізованою базою договорів із диференційованим доступом до її елементів

7. TechExpert Company
КАРТКА ДОГОВОРУ
Картка договору містить:
• Основну інформацію
• Обговорення
• Вкладення
• Статусу затвердження з інформацією про всі
задачі затвердження поточного контракту
• Лист узгодження

8. TechExpert Company
ЗАДАЧІ З ПОГОДЖЕННЯ ДОГОВОРУ
Кожна задача має термін виконання і нагадування у разі її прострочення. Будь-яку задачу можна
виконати з веб-інтерфейсу системи або з повідомлення про задачу, отиманного електронною поштою.

9. TechExpert Company
ОБГОВОРЕННЯ В ПРОЦЕСІ ПОГОДЖЕННЯ
Користувачі можуть додавати адресні коментарі у процесі погодження. Коментарі супроводжуються
повідомленням на електронну пошту, на яке також можна дати відповідь прямо з цього повідомлення.

10. TechExpert Company
ЛИСТ ПОГОДЖЕННЯ
Лист погодження формується автоматично у процесі затвердження. Після закінчення процесу погодження
лист можна завантажити у форматі Word або PDF.

11. TechExpert Company
НАЛАШТУВАННЯ МАРШРУТІВ ПОГОДЖЕННЯ
У системі передбачено можливість налаштування маршрутів погодження контрактів. Для кожного типу
контракту можна вказати унікальний перелік погоджувачів

12. TechExpert Company
E-MAIL ПОВІДОМЛЕННЯ
E-mail повідомлення призначені для ключових подій у
системі:
• Початок погодження
• Призначення задачі
• Додавання нового коментаря
• Прострочення задачі
• Договір узгоджений
• Наближається дата закінчення договору
• Строк дії договору закінчився
• та інше

13. TechExpert Company
ЗВІТИ
Ми рекомендуємо використовувати Power BI для побудови звітів відповідно до поточних потреб компанії

14. TechExpert Company
ЕТАПИ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЕКТУ
1. Формування робочих груп проекту.
2. Аналіз поточних процесів роботи з документами:
 Документів що використовуються (типів, цілей, структури, прав доступу тощо)
 співробітників, які беруть участь у роботі з документами
 аналіз маршрутів руху документів
3. Планування та здійснення технічної реалізації:
 розробка необхідного функціоналу
 перенесення документів у SharePoint
 додаткова структуризація та налаштування
 планування резервного копіювання
4. Планування та реалізація організаційних питань:
 підготовка інструкцій
 навчання користувачів
 супровід на період міграції

15. TechExpert Company
НАШІ ЗАМОВНИКИ

16. TechExpert Company
Департамент ІТ-аутсорсингу
Компанія TechExpert
Навчальний центр «Мережеві технології»
Телефон: (044) 390-73-36
E-mail: sales@techexpert.ua
www.techexpert.ua, onbiz.biz, www.nt.ua
КОНТАКТНА ІНФОРМАЦІЯ