Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Selekcja i skontrum
- 1. SELEKCJA I SKONTRUM EWA RÓŻAŃSKA PBW FILIA SOPOT SOPOT 2012
- 2. Ewidencja ubytków (czyli materiałów wyłączonych ze zbiorów): • Sumaryczna : • zapisy w rejestrach ubytków , prowadzonych oddzielnie dla każdej grupy zbiorów (czyli: ile rodzajów ksiąg inwentarzowych, tyle osobnych rejestrów) • Szczegółowa : • protokoły ubytków dla materiałów niezwróconych, za które otrzymano inne materiały lub zapłatę • protokoły komisji w sprawie ubytków dla zbiorów: • niezwróconych, za które nie otrzymano ekwiwalentu • wycofanych w wyniku selekcji • spisanych jako braki bezwzględne
- 3. SELEKCJA Wzór protokołu ubytków Wzór protokołu komisji
- 4. REJESTR UBYTKÓW czyli informacja o: • ilości materiałów przeprowadzonych przez ubytek • ogólnej wartości tych materiałów • przyczynach powstawania ubytków
- 5. Dopuszczalne przyczyny ubytkowania: • zniszczone (zaczytane lub zniszczone przez czytelnika) • niezwrócone (brak możliwości wyegzekwowania od czytelnika zwrotu książki) • wycofane jako zbędne w bibliotece: • zdezaktualizowane • wieloegzemplarzowe • nieodnalezione w czasie skontrum (braki bezwzględne) • inne (przyczyna podana w protokole selekcji)
- 6. KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ: • wyselekcjonowanie grupy materiałów do ubytkowania: • wspólna przyczyna • wspólny czas zainwentaryzowania: • przed 1995 rokiem (łączna wartość protokołu podlega denominacji) • po 1995 roku (bez potrzeby denominacji) • sporządzenie protokołu (wg podanych wzorów) • przekazanie protokołu do zatwierdzenia • przekazanie ubytkowanych materiałów zgodnie z decyzją dyrektora (makulatura, inna biblioteka itp.) • nadanie pozycjom z protokołu kolejnych numerów ubytków • wykreślenie ubytków z ksiąg inwentarzowych • zapis w rejestrze
- 7. SKONTRUM Nazwy: • Skontrum zbiorów bibliotecznych • Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych • Rewizja zbiorów bibliotecznych Znaczenie: KONTROLA ZBIORÓW
- 8. CELE: • Porównanie zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym • Stwierdzenie różnic • Wyjaśnienie tych różnic (korekta) • Ustalenie ewentualnych braków • Wyciągnięcie wniosków (jak przeciwdziałać dalszym brakom)
- 9. Podstawa (niezbędne materiały i dokumenty) do przeprowadzenia porównania ze stanem faktycznym zbiorów: • Księgi inwentarzowe (lub ich odpowiedniki – komputerowe bazy danych, katalogi topograficzne itp.) • Dokumentacja książek wypożyczonych i przeniesionych (karty książek, karty czytelników, rewersy, dowody przekazania do introligatora, spisy materiałów przekazanych do pracowni itp.) • Dokumentacja ubytków (rejestry ubytków, protokoły)
- 10. KIEDY? • „wolny dostęp do półek” – co najmniej raz na 5 lat • inny system udostępniania w wypadku zbiorów, które nie przekraczają 100 tysięcy – co najmniej raz na 10 lat • inny system udostępniania w wypadku zbiorów przekraczających 100 tysięcy – kontrola ciągła (etapami)
- 11. KTO? Komisja skontrowa • minimum 2 osoby (ale nie bibliotekarz przekazujący zbiory) • przewodniczący (nie osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości) • członek (lub kilku członków) • skład ustala/zatwierdza dyrektor szkoły
- 12. JAK? ................................ Pieczęć nagłówkowa szkoły ...................... znak pisma REGULAMIN Komisji Skontrowej w Szkole .................... w .................... 1. Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli • całości materiałów bibliotecznych • części materiałów bibliotecznych* .............................. w terminie od .......... do .......... . 2. Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach Według przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom. 3. Podczas skontrum należy: • porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów, • ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice miedzy zapisami inwentarzowymi a stanem faktycznym zbiorów, zatwierdzonego przez • ustalić ewentualne braki. 4. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w: • księgach inwentarzowych, • komputerowej bazie danych dyrektora szkoły • katalogu topograficznego, • innych dokumentach, jakich? ..............................* a dla materiałów wypożyczonych: • karty czytelników, REGULAMINU • karty książki, • inne dokumenty, jakie? ..............................* 5. Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia .......... . Na czas trwania tych skontrum czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów bibliotecznych. 6. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach protokół, który powinien zawierać: • ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; • stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, • wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków materiałów. 7. Do protokołu należy dołączyć: • wykaz braków względnych, • wykaz braków bezwzględnych, • zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, • regulamin Komisji Skontrowej. .............................. .............................. data podpis i pieczęć dyrektora szkoły
- 13. JAK? METODY: Wybraną przez komisję • Arkusze skontrowe metodą (tradycyjna) uzależnioną od: • Katalog topograficzny (bardzo rzadka) • Programy biblioteczne • wielkości zbiorów np. MOL (coraz częstsza) • ich organizacji • Programy komputerowe, • ich ustawienia np. Excel • Metoda mieszana (arkusze + kartki, dawniej najczęstsza)
- 14. KOLEJNE KROKI: • Sprawy formalne (skład komisji, Regulamin, Zarządzenie) • Wybór metody • Porównanie zapisów ewidencyjnych ze stanem faktycznym (według wybranej metody): • odnotowanie ubytków (chociaż ubytki warto uzgodnić z protokołami i księgami inwentarzowymi przed zamknięciem biblioteki ze względu na czas) • odnotowanie książek poza biblioteką (wypożyczone, przekazane do pracowni, u introligatora itp.) • odnotowanie książek z półek • sporządzenie sumarycznego zestawienia zbiorów
- 15. • ustalenie i spisanie braków: • względnych (nieodnalezione podczas trwającego skontrum po raz pierwszy) • bezwzględnych (uznanych w czasie poprzedniego skontrum za braki względne, czyli nieodnalezionych ponownie) • sporządzenie protokołu kontroli zbiorów • wykreślenie z księgozbioru braków bezwzględnych (po zatwierdzeniu protokołu) • ewentualne ponowne zainwentaryzowanie odnalezionych dokumentów (a przed skontrum uznanych za ubytki)
- 16. METODA TRADYCYJNA • Sprawy formalne jak przy innych metodach • Ponumerowanie arkuszy kontrolnych • Ustalenie znaków umownych - najczęściej kolorowe kreski ukośne, np.: • czerwona – ubytek • zielona – dokument poza biblioteką (wypożyczenie itp.) • niebieska – dokument na półce • czarna – numery pominięte w księdze • brak kreski – dokument nieodnaleziony
- 17. • Odznaczenie na arkuszach kontrolnych: • ubytków • numerów pominiętych w księgach inwentarzowych • dokumentów znajdujących się poza biblioteką • dokumentów znajdujących się w bibliotece • zdjęcie książki z półki i odczytanie numeru inwentarzowego, autora i tytułu • sprawdzenie tych danych z zapisem w inwentarzu • wykreślenie umownym znakiem numeru na arkuszu • Podliczenie kolumn poszczególnych arkuszy w pionie i poziomie • Zsumowanie danych ze wszystkich arkuszy Ciąg dalszy jak przy innych metodach
- 18. METODA MIESZANA (arkusze + kartki) • Sprawy formalne jak przy innych metodach • Przygotowanie arkuszy, ustalenie znaków i odnotowanie ubytków, numerów pominiętych i dokumentów poza biblioteką jak w metodzie tradycyjnej • Ponumerowanie regałów i półek 1 2 1 2 3 4 5
- 19. • Spisywanie po kolei książek z półek na osobnych karteczkach • u góry numer inwentarzowy • niżej pierwszy wyraz tytułu • na dole numer regału / numer półki • Uporządkowanie kartek numerami inwentarza • Sprawdzanie zgodności z zapisem z ksiąg, ewentualna korekta • Wykreślanie na arkuszach kontrolnych Ciąg dalszy jak przy innych metodach
- 20. METODA KATALOGU TOPOGRAFICZNEGO • Warunek – posiadanie katalogu topograficznego, czyli katalogu pomocniczego: • na kartach katalogowych skrócone opisy bibliograficzne, w miejscu sygnatury wyraźny numer inwentarzowy • karty książek, będących ubytkami, przekreślone czerwoną kreską, u dołu numer ubytku • wszystkie karty uszeregowane numerami inwentarza • Porównujemy stan faktyczny księgozbioru z dokumentacją ewidencyjną, wyciągając z katalogu karty sczytywanych dokumentów • Przekładamy wyciągnięte karty do pudełek: • pudełko dla kart ubytków • pudełko dla dokumentów poza biblioteką • pudełko dla dokumentów z półek • Karty, które zostaną w katalogu, uznaje się za braki Czynności rozpoczynające, podsumowujące i zamykające skontrum – jak w innych metodach
- 21. METODY wspomagane KOMPUTEREM • Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza) • postępujemy zgodnie z instrukcją, właściwą dla danego programu • Programy komputerowe, np. Excel • metoda omówiona w „Bibliotece w Szkole”: www.bibliotekawszkole.pl DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ („to już jest koniec, możemy iść, jesteśmy wolni, bo nie ma już nic”)