THCS_W02_BaiGiang_CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (2)
THCS_W14_BaiDocThem
1. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH EXCEL
5.1. KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
Dữ liệu (Hay cơ sở dữ liệu viết tắt là CSDL) là tập hợp các dữ liệu, thông tin được tổ
chức theo cấu trúc dạng bảng để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu
thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra
các vùng Database (vùng cơ sở dữ liệu), Criteria (vùng tiêu chuẩn) và Extract (vùng trích dữ
liệu).
Vùng Database (vùng cơ sở dữ liệu):
gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa
các tiêu đề cột, mỗi tiêu đề trên một cột,
không trùng lặp. Các tiêu đề này được gọi
là tên trường (Field name) của cơ sở dữ
liệu. Từ dòng thứ hai trở đi chứa dữ liệu
của cơ sở dữ liệu, mỗi dòng là một bản ghi
(Record) của CSDL.
Vùng Criteria (vùng tiêu chuẩn):
chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích.. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: Dòng đầu tiên
chứa các tiêu đề các cột, các dòng còn lại chứa điều kiện.
Vùng Extract (vùng trích dữ liệu): chứa các bản ghi của vùng Database thoả mãn điều
kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề các cột
muốn rút trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác rút trích, còn các
thao tác tìm kiếm xoá.. thì không cần dùng đến vùng này. Quản trị cơ sở dữ liệu bao gồm
các công việc như sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất và các thao tác trực tiếp với bản ghi và trường
của CSDL.
Trong bảng tính “Lương giáo viên” ở trên, vùng A1:D8 là vùng Database, F1:F2 là
vùng Criteria, vùng A10:D13 là vùng Extract
5.2. CÁC DẠNG VÙNG TIÊU CHUẨN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Dạng 1 Dạng 2 Dạng 3 Dạng 4
1
DONVI
T*
LUONG
<100000
0
TEN_M
TRUE
=LEFT(B2,1)
DONVI LUONG
Tư nhiên <=1000000
=Left(b2,1)><“M”
2. SỐ
CON
2
5.2.1. Tiêu chuẩn số hay chuỗi: ô điều kiện có kiểu số, hay kiểu chuỗi (dạng 1)
Ví dụ: Cách viết như dạng 1, là tiêu chuẩn DONVI bắt đầu bằng “T”
(trong tiêu chuẩn có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc *)
Ví dụ: tiêu chuẩn số con bằng 2 ta viết như sau:
5.2.2. Tiêu chuẩn so sánh
- Ô điều kiện có chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm:
> (lớn hơn); <(nhỏ hơn); >=(lớn hơn hoặc bằng): <=(nhỏ hơn hoặc bằng); =( bằng); <>
(khác);
Ví dụ: dạng 2: Lương nhỏ hơn 1000000 đồng.
5.2.3. Tiêu chuẩn dạng công thức. (Ô điều kiện có chứa công thức)
Trong trường hợp có chứa dạng tiêu chuẩn này cần chú ý:
- Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng
Database.
- Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong bản ghi đầu tiên để so sánh.
Ví dụ: trong dạng 3, công thức trong ô điều kiện là
=LEFT(B2,1) ><“M”
5.2.4. Tiêu chuẩn liên kết
Có thể tìm kiếm, xoá hay rút trích các mẫu tin trong vùng Database bằng cách dùng
các phép AND và OR của nhiều điều kiện khác nhau.
Nếu các ô điều kiện nằm khác cột và cùng dòng là thể hiện hàm và (AND).
Dạng tiêu chuẩn 4 ở trên là một ví dụ của tiêu chuẩn thể hiện hàm AND.
Tìm những bản ghi có đơn vị là “Tự nhiên”
và lương <=1000000
Nếu các ô điều kiện nằm khác dòng, khác cột là thể hiện hàm hoặc (OR)
Ví dụ:
5.3. THAO TÁC TÌM KIẾM, RÚT TRÍCH VÀ XOÁ
5.3.1. Tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện
Trong thao tác này chỉ cần tạo vùng Database, vùng Criteria, không cần tạo vùng
Extract. Các bước tìm kiếm như sau:
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database
- Chọn Data/Filter /Advanced Filter xuất hiện hộp thoại: (như hình bên)
2
LUONG
<100000
0
DONVI LUONG
Tư nhiên
>=1100000
Tìm những bản ghi có tên DONVI =“Tự
nhiên” hoặc có lương >=1100000. Ta viết
tiêu chuẩn như bảng bên
DONVI LUONG
Tự nhiên <=1000000
3. Trong mục Action
- Chọn
- Xác định địa chỉ của cơ sở dữ liệu vào hộp
List range: gõ trực tiếp hoặc kiểm tra lại địa chỉ.
- Xác định vùng tiêu chuẩn vào hộp Criteria
range
- Chọn OK
Kết quả: các bản ghi không thoả mãn điều kiện
trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, bảng tính chỉ còn lại
các bản ghi thoả mãn điều kiện.
* Nếu sau đó muốn hiện lại toàn bộ bảng tính:
Thực hiện Data /Filter /show all
5.3.2. Rút các bản ghi thoả mãn điều kiện sang vùng khác
Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria, vùng Extract.
Các bước thực hiện như sau:
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database
- Chọn Data /Filter /Advanced Filter xuất hiện hộp thoại
Ta thực hiện xử lý hộp thoại:
Trong mục Action
Chọn
Thực hiện khai báo trong hộp thoại:
- Xác định vùng địa chỉ Database vào hộp
List range: gõ trực tiếp địa chỉ vào hoặc kiểm tra
lại địa chỉ.
- Xác định địa chỉ vùng tiêu chuẩn tại hộp
Criteria range
- Xác định địa chỉ của vùng Extract vào hộp
COPY TO (chỉ cần chỉ ra ô góc trên bên trái của
vùng Extract).
- Chọn OK.
Kết quả: Các bản ghi thoả mãn điều kiện trong
vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract.
* Nếu chọn Unique records only: các bản ghi giống nhau trong vùng rút trích chỉ tồn
tại một bản ghi.
* Nếu không chọn Unique records only: trích đầy đủ các bản ghi thoả mãn điều kiện
của vùng tiêu chuẩn.
5.3.3. Xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria, không cần tạo trước
3
4. vùng Extract.
- Thực hiện các bước như thao tác tìm kiếm để liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện.
- Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria,
chọn các các dòng cần xoá.
- Chọn Edit / Delete Row
* Thực hiện Data /Filter /show all để trình bày trở lại các mẫu tin bị dấu đi trong khi
thực hiện thao tác.
5.3.4. Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
Lọc các bản ghi là chỉ cho hiện các bản ghi thoả mãn một điều kiện nhất định. Ta thực
hiện các bước như sau:
- Đặt con trỏ ô vào vùng Database hoặc di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.
- Nhấn chuột vào menu Data /Filter /Autofilter
Excel tự động chèn những mũi tên thả xuống (Drop-Down
arrows) vào bên phải của các tên trường trong CSDL (như hình sau
đây)
- Kích vào mũi tên bên phải tại cột chứa dữ liệu cần làm tiêu
chuẩn để lọc thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của
trường này đồng thời thêm 2 mục ALL (tất cả), TOP 10 (chọn 10 bản
ghi có giá trị trường này lớn nhất, chỉ dùng cho trường số, số 10 này
có thể thay đổi tuỳ ý), Custom (để nhập điều kiện lọc phức tạp).
Ví dụ:
- Chọn một trong các lựa chọn tại Drop-Down menu:
+ All: Hiện toàn bộ các bản ghi.
+ Blanks: Chỉ hiện những bản ghi trống.
+ NonBlanks: Chỉ hiện những bản ghi không trống.
+ Custom...: Lựa chọn với những toán tử so sánh (sẽ được trình bày chi tiết trong mục
tạo Custom Auto Filter ở dưới).
Phần còn lại là danh sách các giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó (Khi cần
chọn hiển thị các bản ghi theo một giá trị cụ thể nào đó ta chỉ việc kích vào giá trị đó trong
danh sách).
* Đặt lọc theo một trường
Giả sử chỉ muốn lọc các bản ghi có tên DONVI là “tự nhiên” thì ta
tiến hành nháy chuột vào giá trị “tự nhiên” trong hộp thoại. Bảng tính chỉ
giữ lại các giá trị thoả mãn điều kiện như hình sau:
4
5. Kết quả trên màn hình hiện ra:
* Ta cũng có thể đặt điều kiện lọc phức tạp trên một trường
Chẳng hạn, nếu muốn giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện
900000<=lương<=1150000 đồng ta tiến hành như sau:
- Nháy chuột vào mũi tên sau trường Lương
- Chọn custom autofilter xuất hiện hộp thoại
Trong đó có 2 hộp bên trái dùng để ghi các tiêu chuẩn so sánh. Ta chọn một tiêu chuẩn
nào đó bằng cách kích vào mũi tên của hộp này dùng để chọn các toán tử so sánh gồm:
+ Equals: Bằng (=)
+ Does not equal:
Không bằng (< >)
+ Is greater than: Lớn hơn (>)
+ Is greater than or equal to:
Lớn hơn hoặc bằng (> =)
+ Is less than: Nhỏ hơn (<)
+ Is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc
bằng (<=)
+ Begins with: Bắt đầu với
+ Does not begin with: Không bắt đầu
với
+ Ends with: Kết thúc với
+ Does not begin with: Không kết thúc
với
Ta nhập vào hộp thoại biểu thức logic LUONG>=90000 AND LUONG<= 1150000
như trình bày trong hộp thoại. Rồi nhấn nút OK
* Ta chọn 2 tiêu chuẩn:
Đặt tiêu chuẩn thứ nhất: Chọn các toán tử so sánh trong phần bên trái và chọn giá trị
định so sánh ở phần bên phải của hộp trên.
Chọn nút And hoặc Or
Đặt tiêu chuẩn thứ hai: Chọn toán tử so sánh ở phần bên trái và chọn giá trị định so
sánh ở phần bên phải của hộp dưới.
5
6. G
1 LUONG
2 >100000
0
Kích OK.
5.3.5. Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Tất cả các hàm dữ liệu đều có các đối là Database, N, Criteria
Trong đó:
Database: Vùng dữ liệu của bảng tính.
N: Số thứ tự của trường dữ liệu cần tính toán, cột đầu tiên trong cơ sở dữ liệu bắt đầu
từ bên trái được đánh số 1.
Criteria: Vùng tiêu chuẩn.
a. Hàm DAVERAGE
Cú pháp: DAVERAGE(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả giá trị trung bình trên cột thứ N của những bản ghi trong
vùng CSDL (Database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính trung bình lương của những giáo viên ở tổ tự nhiên:
Ta đưa con trỏ ô đến vị trí đặt kết quả
Gõ công thức:
= DAVERAGE (A1:D8, 4,F1:F2)
b. Hàm DSUM
Cú pháp: DSUM(Database, N,Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị là tổng dữ liệu số
trên cột thứ N trong Database thoả mãn các điều kiện của
vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tính tổng lương của những giáo viên thuộc tổ tự nhiên
= Dsum(A1:D8, 4,F1:F2)
c. Hàm DCOUNT
6
7. Cú pháp: DCOUNT(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm đếm số ô chứa trị số trên cột thứ N (fields) của những bản ghi trong
vùng CSDL (Database) thoả mãn các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria)
Ví dụ: Đếm những người có lương >1000000. Ta viết công thức:
= DCOUNT (A1:D8, 4,G1:G2)
d. Hàm DCOUNTA
Cú pháp: DCOUNTA(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm đếm số ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng
CSDL(Database) thoả mãn các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria.)
Ví dụ: Đếm số người thuộc tổ tự nhiên
= DCOUNTA(A1:D8, 3,F1:F2)
e. Hàm DMAX
Cú pháp: DMAX(Database, N, Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị lớn nhất của trường thứ N trong Database thoả
mãn các điều kiện của vùng Criteria.
Ví dụ: Tính giá trị lương cao nhất của những người thuộc tổ tự nhiên
= DMAX(A1:D8, 4,F1:F2)
f. Hàm DMIN
Cú pháp: DMIN(Database,N,Criteria)
Chức năng: Hàm cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trên cột thứ N của những mẫu tin
trong vùng CSDL (Database) thoả mãn các điều kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Ví dụ: Tìm giá trị lương thấp nhất trong những người thuộc tổ tự nhiên
= DMIN(A1:D8, 4,F1:F2)
7