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Prozesse vereinfachen: Warum eInvoicing und warum jetzt?

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Deutschland hat die umsatzsteuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen
deutlich vereinfacht und liberalisiert. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen
Signatur ist demnach nicht weiter zwingend vorgeschrieben, weshalb nun auch
Rechnungen, die etwa als einfache E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug
berechtigen. Erfahren Sie, was die neue Rechtslage konkret fordert und wo die
Chancen und Risiken für die Unternehmen liegen.

Stefan Groß, Steuerberater / Certified Information System Auditor (CISA) –
Peters, Schönberger & Partner, München

2013 Ariba Commerce Summit Frankfurt

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Prozesse vereinfachen: Warum eInvoicing und warum jetzt?

  1. 1. Liberalisierung des elektronischenRechnungsversands aus steuerlicher SichtStefan GroßSteuerberaterCISA (Certified Information Systems Auditor)
  2. 2. Elektronischer Rechnungsaustausch 2Elektronische RechnungenDie Vorteile liegen auf der Hand !
  3. 3. Elektronischer Rechnungsaustausch 3Elektronische Rechnung als Mehrwert Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge Kosteneinsparungspotenzial Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche
  4. 4. Elektronischer Rechnungsaustausch 4Elektronische RechnungenWo lagen die Hemmnissein der Vergangenheit ?
  5. 5. Elektronischer Rechnungsaustausch 5Elektronische Rechnung - Die Hürden Akzeptanzprobleme Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten) Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig
  6. 6. Elektronischer Rechnungsaustausch 6Elektronische RechnungenWas galt bisher ?
  7. 7. Elektronischer Rechnungsaustausch 7Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen AUTHENTIZITÄT INTEGRITÄT Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts (Eindeutige Identifizierung (keine Veränderung der Daten) des Rechnungsausstellers) gewährleistet durch (1) qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung) (2) elektronischen Datenaustausch (EDI) (Sammelrechnung obsolet, Wegfall durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009)  Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers  Zustimmung bedarf keiner besonderen Form  Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend  Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
  8. 8. Elektronischer Rechnungsaustausch 8MehrwertsteuersystemrichtlinieWas geschah am 13. Juli 2010 ?
  9. 9. Elektronischer Rechnungsaustausch 9Was geschah am 13. Juli 2010 … Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, Verwendung aber weiterhin möglich „Gleichbehandlung Papier – elektronisch“, aber keine erhöhten Anforderungen für eine Papierrechnung Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012
  10. 10. Elektronischer Rechnungsaustausch 10Ablauf Rechnungsstellung bislang … Papier Rechnungs- Rechnungs- aussteller Elektronische Signatur empfänger EDI „Elektronische Rechnung“
  11. 11. Elektronischer Rechnungsaustausch 11Ablauf Rechnungsstellung zukünftig … Rechnung Rechnungs- Rechnungs- aussteller empfänger
  12. 12. Elektronischer Rechnungsaustausch 12Steuervereinfachungsgesetz 2011Die Umsetzung der MwStSysRLin nationales Recht !
  13. 13. Elektronischer Rechnungsaustausch§ 14 UStG gibt den Takt vor … Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Ist aufzubewahren Papier EDV
  14. 14. Elektronischer RechnungsaustauschFür JEDE Rechnung gilt … AUTHENTIZITÄT INTEGRITÄT Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts (Eindeutige Identifizierung (keine Veränderung der Daten) des Rechnungsausstellers) gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI  Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen auch künftig der Zustimmung des Empfängers  Zustimmung bedarf keiner besonderen Form  Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend  Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
  15. 15. Elektronischer Rechnungsaustausch 15Das innerbetrieblicheKontrollverfahrenEine unbekannte Größe ?
  16. 16. Elektronischer Rechnungsaustausch 16Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mitverlässlichem Prüfpfad „Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“  KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung?  Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen
  17. 17. Elektronischer Rechnungsaustausch 17Vorsteuerabzugsberechtigung  Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über  Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie  Besitz der Rechnung Vorsteuerabzugsberechtigung ist grundsätzlich unabhängig von der Übermittlung und der Aufbewahrung einer Rechnung PSP-Meinung: Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst grundsätzlich keine eigenständige Bedeutung mehr zu
  18. 18. Elektronischer Rechnungsaustausch 18Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen „Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.“ Kein zusätzliches Verfahren erforderlich …
  19. 19. Elektronischer Rechnungsaustausch 19LesbarkeitEine Frage der Darstellung !
  20. 20. Elektronischer Rechnungsaustausch 20Lesbarkeit Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: „Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.“ Eher gemeint: Bereitstellung von Hilfmitteln zur Lesbarmachung („Viewer“) Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …) elektronisch, strukturierte Daten  sinnvoll: geeigneter Viewer Rechnungsdatum: 31.12.2011  u. E. auch möglich: Ust-IdNr.: DE123456789  Darstellung der Inhalte Anschrift des Leistenden: Petra Mustermann  Darstellung der Musterfrauring 12 Pflichtfelder 45362 Ostenfelde  Listenform genügt usw.
  21. 21. Elektronischer Rechnungsaustausch 21DokumentationspflichtenWas ist zu beachten ?
  22. 22. Elektronischer Rechnungsaustausch 22Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden
  23. 23. Elektronischer Rechnungsaustausch 23AufbewahrungWie sind elektronische Rechnungenaufzubewahren ?
  24. 24. Elektronischer Rechnungsaustausch 24Aufbewahrung Papier- Original kann digitalisiert rechnung werden  GoBS optional, wenn  Aufbewahrung über digitalisiert 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)  Unveränderbarkeit Papieraufbewahrung elektronische ist gefordert, zu Aufbewahrung gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software elektronische „Originäres evtl. Rechnung Format“ Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig
  25. 25. Elektronischer Rechnungsaustausch 25Klärungsbedarf ?
  26. 26. Elektronischer Rechnungsaustausch 26Klärungsbedarf Signaturprüfung  Prüfung zwingend erforderlich, auch wenn innerbetriebliches Kontrollverfahren vorhanden ? Übermittlung per E-Mail  Gilt für eine E-Mail, mit der eine Rechnung transportiert wurde, die Aufbewahrungspflicht ?
  27. 27. Elektronischer Rechnungsaustausch 27Taxonomie als nächster Schritt
  28. 28. Elektronischer Rechnungsaustausch 28Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie Prozessoptimierung als Oberziel Potenzial steckt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten Rechnungscharakteristika bedürfen eines einheitlichen Schemas (Taxonomie) Ausgangspunkt: Pflichtangaben § 14 Abs. 4, § 14a UStG XML / XBRL als technische Möglichkeit Schrittweise Integration in ERP- und FiBu-Systeme Win Win für Alle ! (Wirtschaft und Finanzverwaltung)
  29. 29. Elektronischer Rechnungsaustausch 29Fazit
  30. 30. Elektronischer Rechnungsaustausch 30Fazit Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
  31. 31. Elektronischer Rechnungsaustausch 31Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß s.gross@psp.eu Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße 2 80539 München Tel.: (0 89) 3 81 72 - 0 Fax: (0 89) 3 81 72 - 204 E-Mail: psp@psp.eu Internet: www.psp.eu

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