1. STUDI KASUS
Case Study
No. 1
Auditor
:
Didalam Schedule Kalibrasi tahun 2008 yang bapak berikan ke saya, saya ingin memverifikasi
beberapa instrument yang sudah dilakukan kalibrasi. Bisa saya lihat bukti Micrometer, thermometer
dan Timbangan analitik yang sudah dikalibrasi ?
Mr. Albi
:
Bisa pak. Namun perlu saya informasikan perihal kegiatan kalibrasi di perusahaan kami. Selain
kalibrasi dilakukan eksternal, kami juga melakukan verifikasi internal. Untuk Micrometer dan
thermometer kami melakukan kegiatan eksternal kalibrasi. Dan untuk Timbangan analitik kami
lakukan verifikasi internal yaitu melakukan tera secara periodik dengan bantuan pihak eksternal.
Auditor : OK. Kalo begitu bisa saya lihat certificate kalibrasi untuk Micrometer dan Thermometernya.
Mr. Albi : Ini pak bukti kalibrasinya untuk Micrometer dan Thermometer.
Auditor
:
(Auditor melihat pada certificate kalibrasi thermometer (dated on 20 Agustus 2008, exp dated on 20
Agustus 2009) perihal adanya Data koreksi yang memiliki pengaruh yang sigjnificant 5°C)
Bp. Albi, Bisa saya verifikasi ke Lapangan terhadap implementasi hasil kalibrasi ini ?
Mr. Albi
:
Silahkan Pak. Thermometer digunakan untuk Kontrol suhu di Gudang Raw Material. Dimana tiap hari
ada bukti pengontrolannya. Standard suhu 18 - 20ºC
Auditor
:
Bp. Albi, Apakah sudah diimplementasikan Faktor koreksi dari hasil kalibrasi kepada tim bapak
dilapangan? Dimana untuk faktor koreksi kali ini memiliki pengaruh significant hingga 5ºC? Data yang
saya lihat sebelumnya (Record tgl 10 , 11, 12, 13 Sept 2008) hasil actual pemeriksaan suhu yaitu
antara 19 - 20ºC? berarti jika faktor koreksi ini kita implementasikan berarti data pemeriksaan suhu
selama ini out of standard?
Mr. Albi : ????
No. 2
Auditor
:
Sesuai dengan Prosedur Personel Hygiene (SOP-HP-01) par. 3 tgl effektif 08 Januari 2007
menjelaskan untuk malakukan kegiatan pengolahan di area Salad Bar, maka personil terkait harus
menggunakan perlengkapan Personel Hygiene yaitu Penutup Rambut(Topi or Harnet); Masker; dan
Sarung Tangan. Disamping itu Personil terkait tidak boleh memiliki Kuku yang Panjang.
Ibu Nia, bisakah ibu menemani saya untuk memverifikasi implementasi Prosedur ini di area Salad Bar
?
Ms. Nia
:
Boleh Pak. Silahkan. Perlu saya informasikan pula untuk area Salad Bar dimulai dari area Receiving,
Storage (Cool Room), Preparation/Pengolahan and Sales. Bapak akan saya antar ke semua area
tersebut.
Auditor : (Saat di area Preparation)
Saya akan sampling beberapa personel Bu Nia untuk meverifikasi Prosedur personel hygiene oleh
Personel sudah diimplementasikan secara konsisten. Saya ambil 2 orang dulu bu, yaitu yanto dan
santi.
Ternyata yanto sudah mengikuti prosedur dengan memelihara kukunya tidak panjang, namun santi
tidak. Ok… saya ambil 2 orang sampling lagi. Silahkan Tono dan Tini.
Ternyata Tono dan Tini tidak mengimplementasikan prosedur personel hygiene dengan konsisten,
yaitu untuk Tini diketahui tidak menggunakan Harnet penutup rambut dengan alasan harnet beliau
rusak sedangkan Tono sedang menggunakan Sarung Tangan yang sudah berlubang-lubang.
Ms. Nia : Jadi bagaimana pak findingnya? Apakah Minor ? Atau Major? Atau Observasi saja????

2. No. 3
Auditor : Bu Mita, bisa saya lihat Approved Vendor List yang paling Up dated ?
Mrs. Mita
:
Boleh Pak. Berikut Approved Vendor List yang updated (08 December 2007). Perlu diketahui untuk
evaluasi supplier dilakukan sekali dalam setahun, dimana terakhir dilakukan akhir tahun Desember
2007.
Auditor
:
Boleh saya sampling beberapa record hasil evaluasi supplier yang ibu lakukan? Nama - nama
supplier itu adalah : PT. CDE; PT. HGM dan PT. KLMN
Mrs. Mita
:
Ini pak record evaluasinya. Dimana kami melihat performance Supplier dari Parameter Quality,
Delivery dan After Sales Service. Dengan Criteria penilaian masing-masing parameter memiliki bobot
nilai 1 (Kurang); 2 (Cukup) dan 3 (Baik).
Untuk ke 3 supplier yang bapak sampling, semuanya masuk kriteria Diterima.
Auditor
:
Hasil evaluasi sudah baik dan dilakukan sesuai prosedur. Namun bisakah Ibu Mita jelaskan perihal
batasan dari bobot nilai 1 (kurang); 2 (Cukup) dan 3 (Baik) tersebut??
Mrs. Mita : Maaf Pak, untuk batasan atau criteria bobot tersebut tidak ada.
Auditor Lalu bagaimana cara memberikan kategori kurang, cukup atau Baik??
Mrs. Mita : Ya… sesuai apa yang saya lihat dan diinformasikan dari Department Terkait pak.
No. 4
Pada jadwal rinci audit mutu internal, bulan desember 2002, tercantum nama Bp. sigit sebagai auditor yang
mengaudit bagian produksi. Ketika ditelusuri kompetensi beliau, ternyata tidak ada sertifikat pelatihan internal
audit atas nama bp. Sigit.
Demikian pula bukti daftar hadir pelatihan internal audit tanggal 21-22 nopember 2002 ternyata bp. Sigit tidak
hadir pelatihan internal audit tersebut. Bagaimana menurut Auditor terhadap Problem ini ?
No. 5
Auditor : Kegiatan yang dilakukan di laboratorium anda meliputi apa saja?
Mrs. Ria : Kegiatan yang kami lakukan meliputi : uji kimia, Uji Mikrobiologi dan Uji Organoleptik
Auditor : Bisa saya lihat penyimpanan bahan-bahan kimia di sini?
Mrs. Ria
:
Silahkan Pak. Kami ada tempat penyimpanan bahan bahan kimia di tempat suhu ruang dan
di refrigerator
Auditor : Kalo begitu saya dapat diberikan MSDS salah satu bahan kimia tersebut, saya ambil
sample untuk MSDS bahan kimia : Lactose Broth (salah satu bahan kimia untuk
pembuatan media mikrobiologi)
Mrs. Ria : Ini pak MSDS dari lactose broth.
Auditor : Di MSDS ini dinyatakan untuk penyimpanannya ditempatkan dengan kondisi suhu 18°-
20°C, bisa kita buka refrigeratornya bu Ria, dan buktikan jika kondisi suhu di refrigerator
selalu dimonitoring setiap harinya.
Mrs. Ria
:
Kita monitoringnya sudah menggunakan thermometer yang diletakkan didalam refrigerator
tersebut.
Auditor : Bukti monitoringnya ada bu ria?
Mrs. Ria : (dengan tersenyum) hmmmm … belum ada pak.