betterplace.org baut seit über einem Jahr ehrenamtliche Teams in verschiedenen deutschen Städten auf, die gemeinnützige Organisationen beim Fundraising mit betterplace.org unterstüzten und die Idee von betterplace.org in ihrer Stadt verbreiten sollen. Was funktioniert bisher in Hamburg gut? Und wo liegen die Herausforderungen? Diesen Fragen sind wir beim openTransfer Camp am 27.09.2014 nachgegangen.

1. Steffi Trabitzsch,
Tom Steinelt
Ehrenamtliche Botschafter betterplace.org Hamburg

2. Gliederung
1. betterplace.org goes local
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion
1

3. Über 7 Jahre am Markt
Genutzt von 10.100 Projekten
Über 17 Mio. EUR Spendengelder generiert
100 % Weiterleitung an die Projekte

4. Viele Vorteile für Spender
Mehr gute Projekte zur Auswahl
Mehr Transparenz
Mehr Nähe
„Web of Trust“

5. Kostenlose Tools für Organisationen

6. Betterplace.org goes local – wozu?
• Geldspenden ca. zu 50 %
lokal
• Ehrenamt zu nahezu 100 %
lokal
• Lokalen Hilfsprojekten
mangelt es an Ressourcen,
Sichtbarkeit und
Internetkompetenz – und
häufig jungen Spendern
*
Ehrenamtliche Städtebotschafter sollen:
• Lokale Organisationen beim Fundraising mit betterplace.org unterstützen
• Die Idee von betterplace.org in den Städten verbreiten

7. 6
Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter
HH-Portal, Blog,
Newsletter & Social media
Projektsprechstunde
1x / Monat

8. Suche nach ehrenamtlichen Botschaftern
Zeitspende auf
betterplace.org
7
Betterplace.org-Homepage im Blog
Facebook
Persönliche Ansprache,
persönliche Netzwerke

9. Loslegen – Ehrenamtliche an Bord holen
• Telefonische Erstkontakte
• Große Kick off Meetings in
den Städten
• Commitment per
Botschaftervereinbarung
• Einstiegsseminar in Berlin
8
Learning: Nicht die möglichst große Anzahl an Interessenten ist
entscheidend, sondern der persönliche Kontakt.

10. Gliederung
1. betterplace.org goes local
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion
9

11. 4 Herausforderungen für Städteteams
• Distanz
10
• Zeit
• Motivation
• Komplexität / breites Aufgabenspektrum

12. 1. Herausforderung: Distanz
11
Kommunikation
Wissenstransfer
Online Tools zur Zusammenarbeit
Materialbereitstellung
„Gefühlte“ Zugehörigkeit

13. Kommunikation
Sinnvolle Tools nutzen
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Teamviewer
Google
Hangout
 Persönlicher Kontakt ist der Beste, aber nicht immer möglich -
Zurückgreifen auf andere, nervigere Methoden notwendig

14. Kommunikation
Ein fester Ansprechpartner ist notwendig
13
Hamburg
Düsseldorf
Köln
Berlin
Frankfurt
Wiesbaden
Bremen
Wichtig: Gute Erreichbarkeit, offenes Ohr für alle Anliegen, Koordination
aller Teams, Sprachrohr der Ehrenamtlichen in die Zentrale, ....
 Persönliche Beziehung = Basis für gegenseitiges Vertrauen

15. Wissenstransfer
Botschafter Seminar in Berlin Juni 2013
14
Berlin
Hamburg
Köln
Düsseldorf
Wiesbaden
Frankfurt
Bremen
• Kennen lernen
• Wissenstransfer zu
betterplace.org & online
fundraising
• Aufgaben der Botschafter
• Zusammenarbeit

16. Wissenstransfer
Infomaterial auf Google Sites
15
Übersichtlich, aktualisierbar  aufwändig vorzubereiten und
Interaktion / gemeinsames Pflegen eher mühsam

17. Wissenstransfer
Workshops und Webinare
• Teilnahme an vorhandenen
Webinaren & Workshops
von betterplace.org und
betterplace lab
• Eigenes Webinar für neue
Botschafter
• Telefonische Einführung
• Einarbeitung durch
Botschafter
Webinare: Persönlich trotz Distanz, Teilnahme ortsunabhängig möglich
 aufwändig vorzubereiten, technikabhängig
16

18. Online Tools zur Zusammenarbeit
17
Online Tools betterplace.org intern
botschafter@hamburg.betterplace.org
Admin Rechte auf betterplace.org
Tools z.T. sehr hilfreich  jedes Tool erfordert Registrierung,
Einarbeitung, z.T. Download, persönliche Einstellungen …

19. Materialbereitstellung
Material wie z.B.:
• Visitenkarten
• Flyer
• T-shirts
• Trendreport &
Leitfaden für
NGOs
• Aufsteller,
Plakate
18
Materialbereitstellung auch über Distanz problemlos möglich

20. „Gefühlte“ Zugehörigkeit schaffen
• Botschafter wollen offiziell
erkennbar sein
• Gute Verfügbarkeit der
Zentrale, Ideen & Anliegen
ernst nehmen
• Proaktive Kommunikation &
Information seitens der
Zentrale
• Zugang zu internen
Dokumenten & Tools der
Zentrale
• Danke sagen
19
http://youtu.be/G3wSLDFxsME
Nicht einfach, aber sehr wertvoll für die Motivation der Ehrenamtlichen

21. 2. Herausforderung: Zeit
20

22. Voraussetzung für Win Win:
Die knappe Zeit sinnvoll einsetzen
21
Organisation:
• Sinnvolle
Aufgaben für die
Ehrenamtlichen
definieren
• Unterstützung
gewährleisten
• Strukturen
vorgeben (z.B.
Regeltermine,
Aufgabenteilung)
Ehrenamtliche:
• Fairness der
Organisation und
dem Team
gegenüber
• Nur zum Ehrenamt
anmelden, wenn
wirklich freie Zeit
dafür vorhanden
ist
 Unsere Erfahrung: Häufige Wechsel der Teammitglieder kosten
Zeit und Energie. Wie kann das verbessert werden?

23. Hilft auf jeden Fall:
Know How teilen & Synergien herstellen
Beispiel:
Die gute Kooperation
der betterplace.org
Hamburg Botschafter
mit der Social media
Sprechstunde HH
wurde auch in Köln
umgesetzt
Voraussetzungen: Persönlicher Kontakt, Tools & Steuerung durch Zentrale
22

24. 3. Herausforderung: Motivation
23
Doch selbst wenn wir alle dieser Empfehlung folgen, handeln wir ganz
unterschiedlich!

25. Unterschiedliche Motivation & Erfahrung
führen zu unterschiedlichen Rollen im Team
24
Planer
Macher
Experten
Netzwerker
Trittbrettfahrer
Ideengeber
Interessierte
 Balance muss stimmen
 Aufgabenverteilung an Rollen anpassen

26. 4. Herausforderung:
Komplexität / breites Aufgabenspektrum
25

27. Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter
führt zu hohem
26
• Breites Aufgaben-spektrum
Einarbeitungs-,
Planungs- und
Abstimmungsaufwand
• Zu viele Themen für zu
wenige Leute:
Frustrationspotenzial
durch unerledigte
Aufgaben, wenig
Erfolgserlebnisse
 Wichtig sind eine klare (und klar eingegrenzte) Aufgabe, klare
Prioritäten und realistische Ziele

28. Learnings – die Checkliste
Management der Lokalisierung durch Ehrenamtliche
• Ein fester Ansprechpartner mit Zeit für die Ehrenamtlichen. Persönlicher
Kontakt ist essentiell.
• Klare & begrenzte Aufgabenstellung, Prioritäten vorgeben, erreichbare
Ziele
• Materialien & Schulungen vorbereiten (online und offline)
• Anbindung an Zentrale durch Zugang zu internen Tools und
Informationen
• Synergien & Austausch der lokalen Teams zentral steuern
• Einen (inoffiziellen) „Hutaufhaber“ pro Stadt finden
• Nur realistische Versprechen geben
• DANKE sagen 
27

29. Learnings aus Botschaftersicht
Orga des Botschafterteams
• Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufschreiben
• Aufgabenteilung – nicht immer alle informieren („Schweigen ist
Zustimmung“)
• Heterogenität und unterschiedliche Rollen nutzen & voneinander lernen
• Regeltermine helfen gegen Terminabstimmungswahnsinn besser als
Doodle 
• Kostenlose, gute Tools wie Google Docs, Skype etc. nutzen
• Persönliche Beziehung und Vertrauen aufbauen – Schwierigkeiten offen
ansprechen
• Bilaterale Kontakte aufbauen, auch zu Botschaftern aus anderen Städten
28

30. Gliederung
1. betterplace.org goes local
2. Erfahrungen des Hamburger betterplace.org Teams
3. Aufgaben der Städteteams: Diskussion
29

31. 30
Aufgaben der ehrenamtlichen Botschafter
HH-Portal, Blog,
Newsletter & Social media
Projektsprechstunde
1x / Monat
Diskussion:
• Worauf sollen wir uns
fokussieren?
• Welche Angebote wären
aus NGO-Sicht die
wichtigsten?

32. Vielen Dank!
gut.org gemeinnützige Aktiengesellschaft
Steffi Trabitzsch, Tom Steinelt
Ehrenamtliche Botschafter von betterplace.org Hamburg
botschafter@hamburg.betterplace.org