vastuunalaisen johtajan ajankohtaispäivä, toimittajasopimukset

1. Toimittaja- ja
kuljetussopimukset
Saima Joutsiniemi
Lääketukkukauppatiimin vetäjä
DRA Consulting Oy
Vastuunalaisen johtajan ajankohtaispäivä
Lääketietokeskus, 25.9.2014

2. Mitä miettii vastuunalainen johtaja?
• Mistä vastuuni alkaa ?
• Miten varmistun tuotteiden
laadusta ?
• Miten varmistun tuotteiden
saatavuudesta ?

3. Toimittaja- ja kuljetussopimukset
• Montako toimittajaa?
• Montako kuljetussopimusta?
• Kenen vastuulla kuljetukset?
14.10.2014 3

4. Sopimusten merkitys
• Toimittaja- ja kuljetussopimuksilla varmistutaan, että tuotteet
ostetaan lailliselta toimijalta ja että eri osapuolten vastuut on
kuvattu ja dokumentoitu
• EU GDP –ohjeessa näitä aiheita koskevat kohdat:
• 5.2 Tavaran tai palvelujen toimittajien kelpuuttaminen
• 7 Ulkoistetut toiminnot
• 9 Kuljetus
• Sopimukset ovat vastuunalaiselle johtajalle erittäin tärkeä
tapa varmistua, että tuotteiden laatu säilyy koko
hankinta- ja kuljetusketjun ajan
14.10.2014 4

5. Lääkkeiden toimitusketjut
• Lääkkeiden toimitusketjut vaihtelevat nykyisin huomattavasti
• Perinteisessä mallissa toimitukset tulevat Suomeen suoraan
erävapautuksen tehneeltä eurooppalaiselta tehtaalta
14.10.2014 5

6. Lääkkeiden toimitusketjut
• Nykyisin yleistyvä malli on niin sanottu 3PL (3rd party logistics),
joissa eri tehtailta tulee tuotteita eurooppalaiseen
keskusvarastoon ja sieltä toimituksia edelleen Suomeen
• Tällaisessa mallissa on tärkeä hahmottaa kuka on
sopimuskumppani, mistä asioista hän vastaa itse ja mitkä asiat on
ulkoistettuja
• Esim. keskusvaraston toiminta voi olla ulkoistettu.
• Vastuut ja ulkoistukset oltava selkeästi sopimuksessa mainittuna.
14.10.2014 6

7. Toimittajasopimukset,
mitä vastuunalaisen tulee tehdä
• Katselmoi toimittajasopimus läpi ja tarkasta seuraavat seikat:
1) Kuka on toimittaja?
• Etsi toimittajan toimilupa unionin tietokannasta.
• Jos et löydä lupaa tietokannasta selvitä luvan olemassaolo suoraan
toimittajalta.
• Dokumentoi luvan tarkastaminen.
• Toista vuosittain.
eudragmdp.ema.europa.eu
14.10.2014 7

8. Toimittajasopimukset,
mitä vastuunalaisen tulee tehdä
2) Tarkasta, että sopimustekstissä kerrotaan
• Osapuolten väliset vastuut toimittamista, toimituksen aikaista
varastoimista ja kuljetuksia koskien.
• Osa sopimuksista on laajoja yleissopimuksia, joissa määritellään
myyntilupien ylläpitoon tai pakkausmateriaaleihin liittyviä vastuita.
Oltava tarkkana, että tällöin toimittamisesta ja kuljetuksista on
todettu riittävällä tarkkuudella.
14.10.2014 8

9. Kuljetukset toimittajan vastuulla,
mitä vastuunalaisen tulee tehdä
• Tarkasta toimittajasopimuksesta mitä kuljetusvastuista todetaan
• Tyypillisimmin lähettäjä (=toimittaja) vastaa kuljetuksesta
• Kuljetuslauseke DDP (delivered duty paid)
• Tämä lause kertoo vain rahdin ja verojen maksajan. Lisäksi sovittava
kuljetukseen liittyvistä laatuvaatimuksista
• EU GDP-ohjeen luku 9 koskee kuljetuksia ja toimittajan vastatessa
kuljetuksista sopimuksesta tulisi löytyä maininta, että kuljetukset
suoritetaan EU GDP –ohjeen mukaisesti
14.10.2014 9

10. Kuljetukset toimittajan vastuulla,
mitä vastuunalaisen tulee tehdä
• Kuljetuksen aikaisen lämpötilaseurannan toteutus suunniteltava
yhteistyössä lähettäjän ja vastaanottajan kanssa
• Loggerien pysäyttäminen ja purkaminen
• Tietojen arviointi
• Erien myyntiin vapauttaminen tai myynnistä
pidättäminen selvitysten ajan
14.10.2014 10

11. Kuljetussopimukset yleisesti
• Kuljetusliike on erittäin
merkittävä kumppani
laatuasioissa, koska ongelmat
kuljetuksessa koskevat yleensä
isoa tuotemäärää kerralla ja
kuljetuksissa ilmenneet ongelmat
aiheuttavat helposti ongelmia
tuotteiden saatavuudessa.
• Sen vuoksi kuljetusjärjestelyjä on aiheellista arvioida kriittisesti
myös vastaanottajan toimesta, vaikka vastuu kuljetuksista
olisikin lähettäjällä.
14.10.2014 11

12. Kuljetukset vastaanottajan vastuulla
• Myös vastaanottaja voi vastata kuljetuksista
• Vaatii yleensä enemmän työtä toimintaa aloitettaessa, mutta
mahdollistaa sopimuskumppanin valinnan ja toiminnan suoran
ohjaamisen
• Solmittava sopimus jonkin kuljetusliikkeen kanssa
• Arviointi ja valinta
• Sopimuksen solmiminen ja vastuiden määrittely
• Toiminnan seuranta ja palaute säännöllisesti
• Poikkeamiin puuttuminen välittömästi
• Asianmukainen ohjeistus aiheesta toimintaohjeisiin
• Vastuunalaisen oltava aktiivisesti mukana toimintaa
käynnistettäessä sekä myöhemmin toiminnan seurannassa.
14.10.2014 12

13. Yhteenveto
• Toimittaja- ja kuljetussopimusten merkitys kasvanut
• Ovat vastuunalaiselle johtajalle tärkeitä dokumentteja, jotka
aiheellista tuntea
• Sopimusten laatimiseen, tarkastamiseen ja muokkaamiseen
käytetty aika voi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin,
koska hyvin laadittujen sopimusten avulla voidaan välttää
laatupoikkeamia.