1. ОУ "Цар Симеон І" -
Варна гр.Варна 9000 ул.”Неофит Бозвели”№ 33 тел./факс 052/ 622
250; 0879/ 940 800
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА ПЛАНИРАНЕ, ВЪЗЛАГАНЕ, МОНИТОРИНГ
И ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ
НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ И КОНТРОЛ НА СКЛЮЧЕНИТЕ ДОГОВОРИ
І.Общи положения
Настоящите вътрешни правила са разработени в съответствие с чл.8”б” ал.1 от ЗОП.
1.Цели и принципи
1.1.Целта на настоящите вътрешни правила е уреждане на управлението на процеса за
разходване на бюджетните средства чрез обществени поръчки за доставки, услуги и
строителство.
1.2.Тези правила регламентират административното взаимодействие, както в сферата на
приложението на ЗОП, така и хипотезите на разходване на бюджетни средства извън
приложното поле на нормативната уредба на обществените поръчки, т.е. под праговете на чл.14
ал.5 от ЗОП.
1.3.Основни принципи при възлагане на обществени поръчки са:
- публичност и прозрачност
-свободна и лоялна конкуренция
-равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
2.Приложно поле
2.1.С вътрешните правила се:
-определят организацията и дейността в ОУ „Цар Симеон І” по планирането,
подготовката, провеждането и мониторинга на процедурите за възлагане на обществени
поръчки по реда на ЗОП.
-реда и условията за осъществяване на превантивен, текущ и последващ контрол по
отношение на всеки етап/фаза за възлагане на обществена поръчка по реда на ЗОП.
-вътрешните правила се прилагат при разходване на бюджетни средства във всички
случаи, при които ОУ „Цар Симеон І” е възложител по смисъла на чл.7 т.3 от ЗОП.
2.2.Възлагането на обществени поръчки се провежда в съответствие с разпоредбите на
ЗОП.
-обществените поръчки попадащи в стойностните граници на чл.14 ал.1 и ал.3 от ЗОП се
възлагат в зависимост от обекта и специфичните им характеристики чрез регламентираните в
чл.16 от ЗОП видове процедури. Тези по чл.14 ал.4 от ЗОП се провеждат по условията и реда на
глава 8 „а” от ЗОП.
2. -при наличие на хипотезите попадащи в стойностите по чл.14 ал.5 от ЗОП, обществените
поръчки могат да бъдат възложени и без провеждане на някоя от формалните процедури при
спазване на условията и изискванията регламентирани в настоящите правила.
2.3.Контрол за реализиране на реда и условията регламентирани с настоящите правила се
осъществява от директора на ОУ „Цар Симеон І”.
3. Публична информация на обществените поръчки „профил на купувача”
На интернет адреса на ОУ „Цар Симеон І” е създадена страница наречена „профил на
купувача”. Тук се публикуват всички документи свързани с обществените поръчки.
ІІ.Планиране на обществените поръчки
1.Определяне на потребностите
1.1.Ежегодно с разработване на бюджета за съответната календарна година се планират
средства въз основа на мотивирани и обосновани заявки до директора от помощник
директорите за потребността от съответната обществена поръчка.
1.2.Заявяването на потребностите се извършва чрез попълване на заявка по образец
/Приложение №1/. Към заявката задължително се посочват мотиви за направените
предложения.
1.3.Заявката има следното задължително съдържание:
а) подробно описание на обекта на поръчката
б) обща/ориентировъчна стойност на поръчката/
в)приблизителна начална дата за стартиране подготовката на процедурата
г)периода, в който трябва да се реализира договора по обществената поръчка
2.Определяне на бюджета на обществените поръчки
2.1.За определяне на прогнозната стойност на обществените поръчки, пом.директора по
АСД анализира стойността на предходни поръчки със същия обект, както и отчетените данни
от предходни години за разходваните бюджетни средства за аналогични дейности, като се
отчита и ръста на инфлацията. За дейности, за които такива данни не са налични,
пом.директорът по АСД може да изиска или да възложи на звено от администрацията на
училището да извърши предварително проучване за стойността на поръчката, включително и на
обособените позиции.
2.2.Пом.директорът по АСД изготвя план-график въз основа на подадените заявки за
обществените поръчки /Приложение№2/, който съдържа:
а) описание на обекта на поръчката
б) обща/ориентировъчна стойност на поръчката/
в) вид на процедурата съобразно стойността на обществената поръчка
г) месец от година, през който следва да бъде сключен договора
д) дейности свързани с подготовката и провеждането на процедурата за възлагането на
обществената поръчка
2.3.План-графикът се утвърждава от директора.
2.4.Контрол по изпълнение на план-графика се осъществява от пом.директора по АСД.
2.5.Възложител при провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки е
директорът и гл. счетоводител на училището.
2.6.В случай, че през годината възникне необходимост от възлагане на обществени
поръчки, които не са включени в утвърдения план-график, пом.-директора по АСД инициира
изменението му с докладна записка.
2.7.Изменението на план-графика се извършва по реда за неговото приемане
2.8.План-графикът на обществените поръчки не се изменя когато се налага възлагане на
доставка, услуга или строителство на стойност допускаща свободен избор на изпълнител.
2
3. ІІІ. Подготовка на документация за участие при възлагане на обществени с
процедура по ЗОП или публична покана
1.Документация за участие се изготвя за всяка обществена поръчка, която съгласно приетия
план-график предстои да се възлага с процедура по ЗОП или по реда на глава осем „а” от ЗОП
чрез публична покана.
2.Документацията за участие при провеждане на процедури по ЗОП има задължителното
съдържание по чл.28 от ЗОП
3.Документацията за участие при възлагане на ОП по реда на глава осем „а” от ЗОП включва
публична покана по образец - обект на поръчката, прогнозна стойност и източник на
финансиране,описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо и количество и
обем,критерий за възлагане, а когато изборът се извършва критерия „икономически най-изгодна
оферта” – и „методика за оценка на офертата” в съответствие чл.28 „а”, срок и място за
получаване офертите, дата, час и място на отваряне на офертите.
4.Отговорника за подготовката на обществените поръчки заедно с юрист изготвя задание,
което включва:
4.1.пълно описание на предмета на поръчката, включително и на обособените позиции,
ако има такива.
4.2.място и срок за изпълнение на поръчката, както и гаранционни условия, ако се
предвиждат.
4.3.технически спецификации
4.4.критерии за подбор на участниците /ако се предлагат такива/
4.5.условия и начин на плащане
4.6.критерии за оценка на офертите, а при критерии „икономически най-изгодна оферта”,
„показатели за оценка”, „относителна тежест” и „методика” съдържаща точно указание за
формиране на оценката по всеки показател.
5.Когато заданието е много сложно се привлича външен експерт с образование, квалификация и
опит в областта съобразно предмета на поръчката
6.Подготовка на документация за участие в процедура по ЗОП или за възлагане с публична
покана по реда на глава осем „а” от ЗОП се извършва от пом.директорът по АСД и/или юрист.
7.Изготвеното задание и документация се представят на директора за одобрение и съгласуване
8.След съгласуването, директорът подписва:
8.1.решение за откриване на процедура /при провеждане на процедура по ЗОП/
или
8.2.заповед за утвърждаване на публичната покана и съпътстващата я документация за
участие, както и за определяне на комисия за получаване, разглеждане и оценка на офертите
9.Когато процедура от ЗОП подлежи на предварителен контрол по чл.20 „а” от ЗОП се
подписва решение от директора след получаване на становище от изпълнителния директор на
Агенцията по обществените поръчки
ІV. Провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП
1.След подписване на решение за откриването на процедура на ОП по ЗОП се :
1.1.изпраща решението за вписване в регистъра на обществените поръчки
1.2.изпраща до АОП покана за участие при процедура на договаряне без обявление,
както и на утвърдената методика за оценка на офертите при процедури по ЗОП, на които е
упражнен предварителен контрол по чл.20 „а” от ЗОП
1.3.изпраща се покана за участие в процедура на договаряне без обявление до лицето или
лицата, посочено в решението за откриване на процедурата
1.4.след подписване на решението за откриване на процедурата, документацията се
публикува на официалната страница на училището, раздел „Профил на купувача”
3
4. 2.Когато до 10 дни след публикуване на обявлението в регистър на обществените поръчки
/РОП/ постъпят писмени предложения от заинтересовани лица за промени в обявлението и/или
документацията, поради наличие на незаконосъобразни условия, пропуски и явна фактическа
грешка, те незабавно се докладват от пом. директора по АСД на директора за преценка относно
наличието на основание за изготвяне на решение за промяна.
3.При постъпили в предвидения от ЗОП срок писмени искания за разяснения по
документацията за участие те се подготвят в срок от 2 дни от пом.директорът по АСД и се
предоставя на директора за подпис. Изпращат се писма по предвидения в закона ред и срок до
лицето отправило запитването, както и до всички лица получили документация за участие и
посочили данни за обратна връзка. След пописване на всяка дадено писмено разяснение по
документацията за участие, то става неразделна част от нея. Разяснения по документацията се
публикуват в „Профила на купувача”.
4.Офертите за участие във всяка процедура по ЗОП се приемат от техническия секретар и се
регистрират в „Регистър за оферти за участие в процедури по обществени поръчки”
4.1.не се приемат оферти, които са получени след изтичане на крайния срок за
подаването, както такива, които са в незапечатан или скъсан плик.
4.2.получените оферти за участие се съхраняват в касата на училището до датата на
първото заседание на комисията за провеждане на процедурата, когато се предават на
председателят й.
5.Когато в първоначално определения срок за подаване на оферти за участие не са постъпили
такива или е постъпила само една оферта, пом.директор по АСД уведомява директора за една
от следните възможности:
5.1.удължаване срока за подаване на оферти чрез публикуване на решение за промяна.
5.2.прекратяване на процедурата
5.3.назначаване на комисия за провеждане на процедурата-само в хипотезата на една
постъпила оферта
6.Комисията за провеждане на процедурата се назначава със заповед на директора
6.1.комисията не зависимо да ли за нея се прилагат общите или опростените правила се
състои от нечетен брой членове, не по-малко от петима включително и председател.
6.2.като членове на комисията се назначават служители на училището, които имат
професионална квалификация и опит в съответната област, правоспособен юрист, други лица,
включващи външни експерти, професионална квалификация и опит съответстващи на предмета
и сложността на поръчката
7.В заповедта за назначаване на комисията се определя срок за приключване на работата й
съобразен със сложността на обществената поръчка и броя на подадените оферти, но не по-
дълъг от срока на валидност на офертите
8.Всички членове на комисията и консултанти, ако има такива попълват декларация за
обстоятелствата по чл.35 ал.1 и ал.2 от ЗОП
9.След приключване работата на комисията, председателят й предава съответните протоколи и
доклад, кога е предвидено договаряне без обявление с участие на повече от едно лице на
директора
10.В срок от три дни, директорът може да упражни правото си на контрол върху работата на
комисията, като се произнесе по един от следните начини:
10.1.подпише заповед за класиране и определяне на изпълнител
10.2.да даде задължителни писмени указания към комисията за отстраняване на
установени в хода на работата й нарушения, които могат да бъдат отстранени без това да налага
прекратяване на процедурата
10.3.подпише решение за прекратяване на процедурата при наличие на основания на
чл.39 от ЗОП
4
5. 11. Копие на заповедта на директора за класиране и определяне на изпълнител или за
прекратяване на процедурата се предоставя лично срещу подпис или се изпраща на кандидатите
с препоръчано писмо с обратна разписка
На определения за изпълнител участник заедно с копието на заповедта се изпраща и писмо, с
което той се поканва за сключване на договор и се посочват документите, които трябва да бъдат
предоставени от него.
12.При постъпил в срока за обжалване на заповедта за класиране и определяне на изпълнител
или решение за прекратяване на процедурата писмено искане от участник за осигуряване на
достъп или предоставяне на копие от протоколите на комисията по разпореждане на директора,
необходимите действия се извършват от пом.директор по АСД при спазване на
законоустановения срок.
13.Когато в хода на процедурата са изискани и представяне гаранции за участие,
пом.директорът по АСД следи за изтичане срока на обжалване на заповедта за класиране и
определяне на изпълнител и незабавно уведомява гл.счетоводител за необходимостта да бъдат
освободени или задържани гаранциите на отстранените участници на класираните на трето и
следващо място
14.Пом.директорът по АСД незабавно уведомява директора за всяка жалба подадена срещу
действие, бездействие или решение свързано с провеждане на процедура за възлагане на
обществена поръчка
V. Сключване на договор за обществена поръчка
1.Когато в резултат на проведена процедура по ЗОП и издаване на заповед за класиране и
определяне на изпълнител пом.директорът по АСД изготвя проект на договор, който
съответства на приложения към документацията за участие проект на договор и включва
всички предложения от офертите на участника въз основа, на които той е определен за
изпълнител
2.След изтичане срока по чл.41 ал.3 от ЗОП и при условията чл.41 ал.5 от ЗОП, проекта на
договор се представя на директора за подпис
3.При проведена на процедура на договаряне без обявление по ЗОП, която е подлежала на
предварителен контрол на чл.20”б” от ЗОП, договорът не се подписва преди да е публикувано
становището на директора на АОП и то да потвърждава законосъобразния избор на процедура.
4.Когато в хода на процедурата са искани и предоставени гаранции за участие, незабавно след
подписване на договора се освобождават гаранциите на класираните на първо и второ място
участници
5.След подписване на договора, пом.директорът по АСД подготвя информация за сключен
договор по образец, която се подписва от директора и я изпраща за вписване в РОП в
законоуставения седемдневен срок.
VІ.Правила за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана по реда на
глава осем „а” от ЗОП
1.Когато в план-графика на ОП е предвидено възлагане на доставки, услуги или строителство
по реда на глава осем „а” от ЗОП чрез публична покана, подготовката на документацията за
участие се извършва по следния ред:
1.1. Пом. директорът по АСД изготвя покана за възлагане на обществена поръчка по
образец утвърден от изпълнителния директор на АОП, която съдържа следната информация:
а) наименование и адрес на възложителя
б) обект на поръчката, прогнозна стойност и източник на финансиране
в) описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо и количествен обем
5
6. г) критерий за възлагане, а когато изборът се извършва критерия „икономически най-
изгодна оферта” – и „методика за оценка на офертата” в съответствие чл28 „а”
д) срок и място за получаване офертите
е) дата, час и място на отваряне на офертите
1.2. Директорът издава заповед за утвърждаване на публичната покана и съпътстващата я
документация за участие.
2.Публичната покана се публикува на портала за обществени поръчки и в „Профила на
купувача” в един и същи ден. В профила на купувача заедно с поканата се публикуват и
приложенията към нея.
3.В деня на публикуването, пом.директорът по АСД изпраща поканата до средствата за масово
осведомяване. В съобщението не може да се съдържа информация в повече от тази, която е в
поканата публикувана на портала.
4.Срокът за получаване на офертите не може да бъде по-кратък от 7 работни дни и започва да
тече от деня, който следва деня на публикуването на поканата в профила на купувача
5.Директорът е длъжен отново да приложи реда за събиране на оферти, когато поканата е
оттеглена, поради необходимост от промяна на първоначално обявените условия
6.При писмено искане направено до 3 дни преди изтичане на срока за получаване на оферти, се
публикуват най-късно на следващия ден в „Профила на купувача” писмени разяснения по
условията на обществената поръчка.
7.Офертата за участие трябва да съдържа:
7.1.данни за лицето, което прави предложението
7.2.техническо предложение
7.3.ценово предложение
7.4.срок на валидност на офертата
Офертата се представя в запечатан, непрозрачен плик
8. Офертите за участие се приемат от техническия секретар и се регистрират в „Регистър за
оферти за участие в процедури по обществени поръчки”
8.1.не се приемат оферти, които са получени след изтичане на крайния срок за
подаването, както такива, които са в незапечатан или скъсан плик
8.2.техническия секретар, отбелязва върху плика поредния номер, дата и час на
получаване и издава документ с входящ номер
8.3.получените оферти за участие се съхраняват в касата на училището до датата на
заседанието на комисията за провеждане на процедурата, когато се предават на председателят й
от техническият секретар.
9.Директорът на училището издава заповед, с която назначава комисия за получаването,
разглеждането и оценката на офертите. В комисията се включва най-малко едно лице
притежаващо професионална компетентност свързана с предмета на поръчката и правоспособен
юрист.
9.1.след получаване на офертите, членовете на комисията подписват декларации за
обстоятелствата по чл.35 ал.1 т.2-4 от ЗОП
9.2.отварянето но офертите се извършва при условията на чл.68 ал.3 от ЗОП –
отварянето на офертите е публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата
или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово
усведомяване, както и на други лица при спазване на установения режим за достъп до сградата
на училището.
9.3.след отварянето на офертите, комисията обявява ценовите предложения и
предлага на един от представителите на присъстващите участници да подпише техническите и
ценовите предложения
9.4.комисията съставя протокол за получаването, разглеждането и оценката и
класирането на офертите
6
7. 9.5.протоколът се представя на директора за утвърждаване от председателя на
комисията
9.6.протоколът в един и същи ден се изпраща на участниците и се публикува в
„Профила на купувача” като се заличава информацията, за която участниците са приложили
декларации за конфиденциалност по чл.33 ал.4, както и информацията, която е защитена със
закон. На мястото на заличената информация се посочва правното основание за заличаването й
10.Директорът издава заповед за класиране на учатниците и определяне на изпълнител.
11.Изпълнението на поръчката може да се възложи и в случаите когато е подадена само една
оферта, ако същата е в съответствие с техническите спецификации.
12.Когато не е подадена нито една оферта, директорът може да възложи изпълнението на
поръчката след провеждането на преговори с избран от него изпълнител. В тези случаи,
директорът е обвързан от прогнозната стойност посочена в поканата по чл.101 „б” ал.1 от ЗОП
и от техническите спецификации и проекта на договор приложени към поканата.
13. На участниците в процедурата се предоставят писма с информация на кое място са
класирани лично срещу подпис или се изпращат на кандидатите с препоръчано писмо с обратна
разписка.
14. На определения за изпълнител участник се изпраща и писмо, с което той се поканва за
сключване на договор и се посочват документите, които трябва да бъдат предоставени от него.
15.Сключва се писмен договор, който включва всички предложения от офертата на класирания
на първо място участник
16.При сключване на договор класираният на първо място участник представя:
16.1.документи издадени от компетентния орган, за удостоверяване липсата на
обстоятелствата по чл.47 ал.1 т.1, освен когато законодателството на държавата, в която е
установен, предвижда включването на някое от тези обстоятелства в публичен регистър или
предоставянето им служебно на възложителя
16.2.декларации за липса на обстоятелства по чл.47 ал.5, освен в случаите, когато
поръчката се възлага от възложител по чл.7 т.2
17.Директорът може последователно да предложи сключване на договор ри условията на ал.1 и
ал.2 от ЗОП с участника, класиран на второ и на следващо място, когато участникът, който е
имал право да сключи договора:
17.1.откаже да сключи договор
17.2.не представи някой от документите задължителни за сключването му
17.3.не отговаря на изискванията на чл.47 ал.1 т.1 или ал.5
18. Публикува в „Профила на купувача” при условията на чл.226 ал.3 договора и
допълнителните споразумения към него.
19. Всички документи, свързани с възлагане на поръчките по глава осем „а” от ЗОП се
зъхраняват, за срок от три години след приключване изпълнението на договора.
VІІ. Правила за възлагане на обществени поръчки при свободен избор на
изпълнител
1.Когато стойността на обществената поръчка не изисква изборът на изпълнител да се извърши
с процедура по ЗОП или чрез публична покана, възлагането се извършва свободно.
2.Когато се извършват разходи, доставки и услуги на стойности, допускащи свободен избор на
изпълнител, отчитането се извършва с първични платежни документи и/или с писмен договор.
При необходимост от сключване на писмен договор, пом.директорът по АСД представя проекта
на договор на директора.
3.Когато се възлага строителство по смисъла на чл.23 от ЗОП, независимо от стойността му с
изпълнителя се сключва писмен договор
7
8. 4.Пом.директорът по АСД организира изготвянето и изпращането на обобщена информация по
образец за обществените поръчки от гл.счетоводител, възложени през предходната календарна
година по реда на глава осем „а” от ЗОП или свободно.
4.1.обобщената информация се подготвя в срок до 15 март на годината следваща
отчетната на базата на изплатените суми по:
- сключени договори след възлагане с публична покана
- сключени писмени договори за строителство възложени свободно
- сключени писмени договори и/или фактури за доставки и услуги възложени
свободно
4.2.информацията се представя на директора за подпис
4.3.след подписването на обобщената информация по утвърдения образец,
пом.директорът по АСД и гл.счетоводител я изпращат до АОП в срок до 31 март
VІІІ. Контрол по изпълнение на договорите
1.Контрол по изпълнение на всички договори за доставка, услуги или строителство независимо
от прилежащия ред за избор на изпълнител се осъществява от гл.счетоводител
2.Плащанията по договорите за възлагане на ОП се осъществяват в предвидените от тях срокове
след представяне на необходимите документи указани в договора
3.При неизпълнение на клаузи от договора, пом.директорът по АСД и гл.счетоводител
уведомяват директора и се предприемат необходимите действия за търсене на отговорност на
контрагента.
4.След приключване на изпълнението на всеки договор за обществена поръчка, сключен след
проведена процедура по ЗОП или при предсрочно прекратяване на такъв договор в едномесечен
срок от настъпване на съответното обстоятелство пом.директорът по АСД изпраща за вписване
в РОП информация по образец
ІХ. Съхранение на документация за възложени обществени поръчки
1.Съставя се досие за всяка обществена поръчка, която включва:
1.1.всички документи съставени от откриване на процедурата до сключване на
договора, включително документите изискуеми при сключване на договор
1.2.уведомленията до РОП
1.3.офертите на кандидатите
1.4.предявените жалби
1.5.договор за възлагането на обществената поръчка
2.Досиетата на обществените поръчки се съхраняват в съответствие със сроковете определени в
ЗОП от домакина
Досиетата по процедури по ЗОП, които са прекратени се съхраняват в предвидения от закона
срок, считано от датата на решението за прекратяване
8
9. Приложение № 1
ЗАЯВКА
за потребностите от доставка на стоки, услуги и строителство за период от 12 месеца,
считано от 1 март 20..... г.
на ..........................................................................................................................................
№ Обект
(доставка,
услуга,
строителство)
Предмет
(описание на необходимите
стоки, услуги или СМР)
Брой/количество/обем Мотиви
(обосновка на
необходимостта)
Дата: ......................... 20....г. Заявител: …………….
(име, длъжност, подпис)
9
10. Приложение № 2
ПЛАН-ГРАФИК
на обществените поръчки в ОУ „Цар Симеон І” за периода от ........................г. до ............................г.
№ Предмет на
обществената
поръчка, вкл.
обособени позиции
Прогнозна
стойност
Ред за
възлагане1
Период за
подготовка
на заданието2
Служители,
отговорни за
подготовка
на заданието3
Срок за
окончателно
комплектоване
на
документацията
от дирекция
„ПНО”4
Период/дата за откриване
на
процедурата/публикуване
на публичната покана5
Период/дата
на сключване
на договора
1
Процедура по ЗОП, вкл. договаряне без обявление, чрез публична покана по реда на глава осем „а” от ЗОП или чрез свободен избор на изпълнител.
2
Попълва се само за процедури по ЗОП и възлагане с публична покана
3
Попълва се само за процедури по ЗОП и възлагане с публична покана
4
Попълва се само за процедури по ЗОП и възлагане с публична покана
5
Попълва се само за процедури по ЗОП и възлагане с публична покана
