Документ предоставляет рекомендации по организации мероприятий в Дубае, обращая внимание на важность получения необходимых разрешений, учета бюджета и особенностей местного рынка. Он подчеркивает необходимость четкой коммуникации с поставщиками и предупреждает о рисках, связанных с использованием платформ для сравнения цен. Также рассматриваются ключевые аспекты, такие как правовые аспекты договоров, подходящие форматы мероприятий и важность заблаговременного бронирования.

1. Как организовать ивент в Дубае
и не поседеть.
Памятка приезжему ивентеру.

2. Сергей Ларин
• 5-летний опыт директора по развитию в креативном
агентстве abd:Entertainment;
• Владелец собственного ивент-агентства;
• 1 год работы в дубайском агентстве Eclipse Event
Management, запуск с нуля;
• 15 реализованных проектов в ОАЭ за 6 месяцев.

3. Подготовка
Для начала узнайте, какие разрешения вам понадобятся, чтобы
организовать ивент. Что можно, а что нельзя.
Перед тем, как креативить, узнайте, есть ли это в этой стране, можно ли
так делать, уложитесь ли вы в бюджет.
Например, в разных эмиратах разное отношение к алкоголю. В Дубае
его можно употреблять на территории отелей и в этом плюс площадок
типа лужайки или бального зала, а в Шардже – нигде ни купить, ни
употребить. Все остальные эмираты находятся между этими
крайностями.

4. Оцените бюджет
В Дубае все дорого. Подумайте дважды, прежде чем выбирать это
направление для проведения недельного мероприятия с конференцией,
тимбилдингом и пляжной вечеринкой.
А то бывает – начали за здравие, закончили за упокой. Заказали полный
фарш, а потом из него вычеркнули все мясо.
Например, самые большие расходы на площадку и питание. Но не стоит
забывать и про то, что придется оплачивать получение разрешения на
проведение ивента.
Продумайте идею
Все мы любим получить четкоеТЗ. Но сами выступая в роли заказчика,
часто пренебрегаем составлением подробного технического задания.А
ведь когда нетТЗ, то и результат хз.
В Дубае есть все, просто нужно помнить о том, что все дорого!

5. Договоритесь о терминах
Лучше всего, когда вы говорите на одном языке с поставщиком.
Никакого расизма, просто так проще.
Говорите точно, что вам нужно и для чего.Читать мысли никто пока не
научился, возможно, на другом конце подразумевают совсем другое.
Если проектор, то лучше уточнить его характеристики, прислав ссылку
на сайт производителя и указать, что будете делать маппинг на
специально изготовленную стену размером X наY с расстояния Z.Тем
более, если план боллрума у Вас в наличии.
«Не лезьте со своим уставом»
Компании, которые работают на местном рынке, знают, что можно
сделать на месте, а чего делать не надо. Они лучше вас наладили
контакты с отелями и поставщиками. Не учите их работать и не
рассказывайте, что лучшие цены на booking.com и aviasales.

6. Не верьте сайтам
Прошу Вас не пользоваться сервисами типа Booking.com или Aviasales
для сравнения цен.
Авиасейлс предлагает низкую цену на невозвратные билеты в
минимальнейшей комплектации. Если у Вас будет перенос дат или кто-
то заболеет, то ничего с билетом сделать будет нельзя. Booking.com
предлагает цену не просто нетто, но и часто предоставляет неверную
информацию. Мы работаем с отелями напрямую и получаем очень
хорошую цену, потому что мы – агентство. Просто человеку с улицы
такое предложение не будет сделано. И не забывайте, что в стоимость
цены Booking.com нужно добавить 10% service charge +10%
муниципальный налог и 20 дирхам за ночь с каждой комнаты
(туристический налог).
Узнать все про отель. Но цена будет другой.
Например, Jood hotel прислал фото конференц-зала другого отеля, но с
отфотошопленным на экране лого.

7. Не тяните и не пропадайте
Помните, у каждого предложения есть срок годности. Нельзя через
полгода написать письмо как ни в чем не бывало с принятием той сметы,
что была последней.Такого предложения уже нет, нужно заново всех
запрашивать и пересчитывать.
Особенно это касается таких предложений, которые ориентированы на
ближайшие даты. Могут закончиться билеты, могут измениться цены на
номера или не окажется нужных номеров. Конференц-зал также могут
занять на эту дату.
Если Вы сделали запрос, а потом перестали отвечать на письма, то
это как минимум некрасиво.
Бронируйте заранее все, что можно.

8. Скупой платит дважды
ВТурции и ОАЭ на выездных мероприятиях сталкивался с желанием
компаний сэкономить за счет организации перелета и проживания
своими силами. В итоге у агентства оставался очень маленький спектр
задач и минимальный бюджет. Вы же не ожидаете, что агентство будет
решать Ваши проблемы бесплатно? А сюрпризом окажется то, что на
месте туроператор или отель сдерет с вас три шкуры.
Дешевые вещи не дадут того комфорта, как нормальные. Можно
немного добавить и купить хорошую добротную, качественную вещь.
Вы же не станете делать операцию на сердце у дешевого хирурга?
Не забывайте про правовой аспект.
Старайтесь использовать двуязычные договоры основанные на
международном праве. Это универсальное решение.
Обратите внимание, что лондонское право - немного другое, чем
российское.

9. Сделайте сами
Дубайской компании гораздо проще провести ивент самой. Можно
приехать в парк и привезти свои колонки и с помощью своего
сотрудника организовать тимбилдинг на поляне.Так многие и делают.Не
нужно разрешение, не нужно платить в DTCM.
Агентство же при организации такого мероприятия столкнется с
необходимостью регистрировать ивент и платить взнос. И оплачивать
ведущего, оборудование, еду ( также требуются лицензии).
Делитесь подробностями.
Не стесняйтесь делиться информацией. Шанс, что у Вас украдут
умопомрачительную идею невелик. Зато от непонимания целой картины
могут возникнут совершенно непредсказуемые проблемы, которые
придется решать сообща.

10. Созерцание, но не участие
Некоторые форматы для местной публики не подходят совсем. Они их
просто не понимают. Самодеятельность, телеигры, любое вовлечение
минимально.Только на тимбилдинге можно постараться увлечь всех
сразу.В основе созерцательный формат, даже в тимбилдинге.
Подходящие концепции: «фестиваль», «гастрономическое
путешествие», «один мир», «ярмарка».
Картинка решает всё
Все, что заказывается должно сопровождаться фотографией объектов.
Даже самая маленькая деталь, типа микрофона.Так что займитесь
каталогом, а не ищите референсы в интернете. Иначе, может случиться
так, что найденный объект изготавливается в Китае под заказ.

11. Коротко
«Принимая заявки из заграницы, мы отметили затрудненную
коммуникацию.»
«Когда приходят заявки от частных лиц, видно, что будет низкий
заработок.»
«Если бюджет еще не выделен, то лучше и не браться.»
«Российские компании не стали хорошей целевой аудиторией. Кризис и
сокращение затронул даже таких, как Лукойл Оверсиз.»
«Удивляет, когда обращаются с запросом на мероприятие и просят
сделать предложение на маленький бюджет. Даже не указывая цену.
Ребята, мы на первой странице Google. Вы думаете, мы мечтаем
сделать мероприятие в стиле лоу баджет?Точно нет.»

12. 2 типа ивентеров
1. Авантюристы. Отвечают быстро, предлагают решения, ошибаются,
предлагают исправления. Вы можете позвонить им в 10 вечера,
чтобы уточнить строчку в смете.
2. 20 лет на рынке. Ответ через три дня, работают с 9 до 2. С креативом
туго.
С кем работать – решать вам))
Рынок меняется, меняется способ реализации проектов, подходы,
механизмы. Компании должны отказаться от старых методов работы с
ивенторами. Сменить косность и заорганизованность на упрощение и
открытость.

13. Контакты
Хотите обсудить этот материал?
Заходите ко мне:
https://www.linkedin.com/in/sergeylarin
Или напишите:
sergey@eventmania.moscow