Deze SEPA starters kit geeft u alle informatie die u nodig heeft om ook uw organisatie SEPA proof te maken. Meer weten? Neem contact met ons op via 035 67 22 550.

1. SEPA Starters Kit
SINGLE EURO
PAYMENTS AREA

2. Introductie
Zoals u wellicht heeft vernomen, moet per 1 februari 2014 al het Usage of SCT as a percentage of all EURO CT transactions
betalingsverkeer aan SEPA standaarden voldoen. Dit vergt veel 100%
kennis en aanpassingen binnen uw organisatie. SEPA biedt ook 90%
kansen mits u op tijd start. Haalt u er alles uit wat er in zit, zoals 80%
bankkeuze, cash pool en procesverbetering? 70%
60%
Wat is SEPA 50%
SEPA staat voor “Single Euro Payments Area”. Door SEPA verandert het euro 40%
betalingsverkeer binnen de EU aangevuld met Noorwegen, IJsland,
Liechtenstein , Zwitserland en Monaco. SEPA duidt dus ook een gebied aan. 30%
Binnen dit gebied kan in de nabije toekomst met één rekening en één set 20%
betaalmiddelen naar euro rekeningen in eigen land en naar euro rekeningen in 10%
andere (SEPA) landen worden betaald. Er komen overschrijvingen, incasso’s en 0%
betaalpassen die voor binnenlandse en grensoverschrijdende euro betalingen in
het hele SEPA gebied te gebruiken zijn.
Waarom SEPA
Grensoverschrijdend betalingsverkeer is duurder en minder efficiënt dan 2010-H1 2010-H2 2011-H1 2011-H2
binnenlandse betalingen. Er zijn meerdere goedkopere Europese
betaalproducten, maar die worden niet efficiënt genoeg ingezet. Met de komst
van de euro is de roep om een efficiënter Europees betalingsverkeer groter
geworden. SEPA is hiervoor de oplossing. Voor 1 februari 2014 moeten alle
betalingen binnen de deelnemende landen aan de SEPA standaarden voldoen.
SEPA en uw organisatie Wat verandert er
Per 1 februari 2014 moet SEPA geïmplementeerd zijn in uw bedrijf. SEPA raakt op Door de invoering van SEPA veranderen er een aantal dingen. In eerste instantie
vele vlakken uw organisatie. Software moet worden aangepast, de financiële geldt de verandering alleen voor landen in het euro gebied . Iedereen gaat over
administratie moet aan de SEPA standaarden voldoen en interne processen voor het naar een internationaal bankrekeningnummer, IBAN. Deze bestaat in Nederland
betalingsverkeer dienen aangepast te worden. SEPA creëert ook mogelijkheden om uit 18 cijfers en tekens. Er zijn twee nieuwe betaalmiddelen geïntroduceerd: de
uw bankrekening- en cash pool structuur te optimaliseren. Daarnaast kan SEPA SEPA Credit Transfer (SCT) en de SEPA Direct Debit (SDD). Deze betaalmiddelen
impact hebben op uw bank- en klantrelatie. hebben een uniform bestandsformaat: XML. De terugkoppeling van banken
inzake verwerkte en niet verwerkte betaal- en incasso opdrachten zal in XML
Het aantal Nederlandse SEPA transacties loopt ver achter op andere landen, zie en/of MT940 formaat plaatsvinden.
grafiek hiernaast.

3. Feiten
Feiten Toelichting Regelgeving Toelichting
Migratiedatum 1 Vanaf 1 februari 2014 mogen alleen SEPA producten Het SEPA proof Naast de SCT en SDD kunnen er tijdelijk een aantal
februari 2014 (SEPA Credit Transfers en SEPA Direct Debit) door de maken van lokale betaalproducten worden gebruikt. In een aantal landen zijn
banken worden verwerkt die worden aangeleverd op producten bepaalde betaalproducten ook na 2015 toegestaan zoals in
XML. Nederland de Acceptgiro.
Gestandaardiseerd Lokale bestandsformaten zoals ClieOp, GMU, DTA Overgang door Vanaf 1-2-2014 kan er alleen betaald worden met de IBAN
formaat voor data worden vervangen door de XML standaard. Dagafschrift banken naar IBAN als rekeningnummer. Momenteel moet bij veel banken bij
uitwisseling; XML en mag op MT-940 formaat na 2014 blijven worden only een SEPA betaling of incasso naast de IBAN ook de BIC
MT940 verstrekt. Sommige banken zullen de worden aangeleverd.
dagafschriftinformatie ook op XML gaan leveren.
1 rekeningnummer Tot 1-2-2014 is het mogelijk dat banken bij SEPA Belastingdiensten In diverse landen zijn er voor belastingbetalingen aparte
systematiek binnen betalingen naast de IBAN ook de BIC code van het overwegen eigen regels waardoor er gebruik moet worden gemaakt van een
SEPA gebied; IBAN rekeningnummer verwachten. betaalbank te lokale rekening, zoals de Nederlandse G-rekeningen. Vanaf
starten 1-2-2014 mag dit niet meer worden geëist door
Standaardisatie In het eurogebied hebben de banken straks 1 standaard belastingdiensten. Er moet rekening mee worden
betaalformaten voor het ontvangen van elektronische betaal- en gehouden dat belastingdiensten zelf een soort van
incasso-opdrachten; XML. Verwerkingsinformatie wordt betaalbank starten.
geleverd op XML en/of MT-940.
Mandaatmanage- De regels voor het mandaatmanagement bij SDD lijken
Standaardisatie De banken bieden twee SEPA producten aan: SEPA ment voor zwaarder te zijn dan wat nu in veel landen gebruikelijk is.
Europese Direct Debit (SDD) en SEPA Credit Transfers (SCT). Ook incasso’s richting Incassanten moeten zich afvragen of zich wel of niet te
betaalmogelijkheden mogen een beperkt aantal lokale betaalproducten debiteur anticiperen op een soepelere uitleg van de regels.
blijven worden aangeboden, zogenaamde niche
producten (zoals de Acceptgiro in Nederland of de RIBA Het juridische In Europa wordt verschillend omgegaan met de migratie
in Italië). Deze uitzonderingsproducten worden alleen kader bij incasso’s van de huidige incasso naar de SDD. Onduidelijk is wat de
door lokale banken aangeboden. impact is als een incassant of debiteur op een gegeven
Minder Europese Bijna alle betaalproducten in de landen worden moment van bank wisselt. Welke wetgeving en welke
betaalmogelijkheden vervangen door de SCT en SDD. Een beperkt aantal niche jurisprudentie is dan geldig?
producten blijven (tijdelijk) bestaan.
EUR 50k grens Her en der in de Europese wet wordt een bedraggrens van
Binnenlandse De “Bolkensteinverordening” blijft ook na 1-2-2014 van voor SEPA EUR 50k genoemd. Diverse banken hebben aangegeven
tarieven voor kracht. Een grensoverschrijdende SEPA betaling mag betalingen hier geen rekening mee te houden. Het is alleen de vraag
Europese betalingen niet duurder zijn dan een binnenlandse betaling. hoe de andere banken, degene die gelden ontvangen
boven dit bedrag, dan met de transactie omgaan.
Introductie van Met SDD kan elk rekeningnummer in het eurogebied
Europese incasso worden geïncasseerd indien er een machtiging is.

4. Euro kasstromen
Onderstaande vereenvoudigde schema’s geven de huidige binnenkomende Euro Kasstromen na SEPA migratie
en uitgaande euro kasstromen weer van een Nederlandse entiteit. In dit
voorbeeld zijn aparte bankrekeningen opgezet voor ontvangsten,
betalingen en specifieke betalingen (bijvoorbeeld salarissen en belastingen).
Deze schema’s zijn in principe van toepassing op alle entiteiten van uw
organisatie binnen het SEPA gebied.
Euro Kasstromen voor SEPA migratie
 Alle Europese Euro betalingen worden verwerkt via de SEPA Credit Transfer en
Direct Debit.
 Gelijke kosten voor alle SEPA betalingen en/of incasso’s.
 Incasseren van Europese klanten is mogelijk.
 Alle Europese belastingdiensten betalen vanuit 1 land. Eventueel dient er per
land een bankrekening geopend te worden voor het verwerken van
 Verschillende betaalformaten en betaalproducten voor lokale en Europese belastingbetalingen.
euro betalingen.  Geen verandering in euro betalingen buiten het SEPA gebied en geen
 Verschillende kosten voor lokale en Europese betalingen. veranderingen in niet euro betalingen binnen het SEPA gebied.
 Alleen lokale incasso mogelijkheden.
 In veel Europese landen moeten belastingdiensten betaald worden via een
lokale bankrekening. Alle Europese euro kasstromen zullen door SEPA onder het binnenlandse
betalingsverkeer vallen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om het aantal
bankrelaties en bankrekeningen binnen Europa te verminderen. Verder kan het
volledige Europese betaalvolume in euro’s ondergebracht worden bij 1 of 2
Europese (betaal)banken. Welke gevolgen hebben deze veranderingen voor uw
organisatie?

5. Cash pool
Onderstaande schema’s geven een vereenvoudigde weergave van een mogelijke Euro cash pool structuur na SEPA migratie
cash pool structuur van een internationale onderneming met het hoofdkantoor
in Nederland.
Euro cash pool structuur voor SEPA migratie
Euro bankrekeningen kunnen gecentraliseerd worden in 1 Europees land.
Dit resulteert in:
 Gecentraliseerde euro gelden
 Euro bankrekeningen in alle Europese landen.  Geen noodzaak om lokale bankrelaties aan te houden
 Hoge kosten verbonden aan het centraliseren en inzichtelijk krijgen van gelden.  Lagere bankkosten gecentraliseerde betalingen en minder actieve
 Lokale bankrelaties in Europese landen. bankrekeningen
 Cash pool technieken zijn relatief duur en arbeidsintensief.  24/7 real time betalingsverkeer binnen 1 bank mogelijk
 Beperking door ‘cut off’ tijden van banken.  Relatief makkelijk om Europese euro betalingen te centraliseren via
• Hoge bankkosten omdat alle Europese betalingen verdeeld worden een ‘payment centre’
over verschillende Europese banken.  Bankrekening structuur kan opgezet worden in het land waar een
• Relatief lastig om betalingen te centraliseren via een ‘payment centre’. organisatie de meeste voordelen kan halen.
Het centraliseren van de buitenlandse gelden naar Nederland kost geld. Met
SEPA is er in het SEPA gebied geen noodzaak meer euro’s te ontvangen of te
betalen in een ander land dan Nederland (of een ander SEPA land). Welke
gevolgen heeft dit voor uw organisatie?

6. Strategie keuzes
Item Tijdslijn Impact
SEPA eindsituatie Huidige Uiterlijk 1-2- Geen; huidige situatie wordt gemigreerd.
betalingsverkeer 2014
SEPA compliant
De banken en overheid leggen in hun communicatie over SEPA vooral de nadruk
op het migreren van de huidige situatie naar SEPA betalingsverkeer. Door alleen Bankonafhankelijk Uiterlijk 1-2- XML interface is niet uniform bij banken. De verschillen
interface / 2014; zijn vergelijkbaar met de verschillen in de MT-940
de SEPA migratie uit te voeren, levert de migratie alleen maar kosten op en geen
bestandsformaat afhankelijk berichten. Een uniforme opzet van de XML interface is
voordelen. Het is echter wel de bedoeling dat SEPA voordelen oplevert. XML mogelijk. Hierdoor worden kosten bespaard bij het
Om uiteindelijk de voordelen van SEPA te krijgen, moet u bepalen wat de meest implementatie aanhouden van meerdere banken en bij toekomstige
ideale situatie voor uw organisatie is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opzet van bankmigraties.
uw Europese cashpool, aantal banken, uw backoffice of IT platform. Vanwege de
IBAN only Uiterlijk 1-2- Banken verwachten momenteel IBAN en BIC. Uiterlijk 1-2-
korte doorlooptijd om SEPA proof te worden, zal hoogstwaarschijnlijk deze 2014; 2014 moeten de banken IBAN only zijn. De SEPA migratie
ideale situatie niet voor 1 februari 2014 te realiseren zijn. Wel is het van belang afhankelijk van uitvoeren wanneer de bank(en) IBAN only kan verwerken
om vanaf het begin van uw SEPA project rekening te houden met de door u de voorkomt een tijdelijke systeemaanpassing; geen
gewenste ideale eindsituatie. In het bijgaande overzicht met strategische betaalbank(en) implementatie van BIC code noodzakelijk.
keuzes, hebben wij een aantal items benoemd die door SEPA worden beïnvloed.
Concern brede Na of tijdens SEPA biedt mogelijkheid om 1 betaalbank te hebben voor
Daarbij zijn ook tijdslijnen aangegeven wanneer u het item kan gaan benutten.
bankstrategie SEPA migratie alle werkmaatschappijen in het eurogebied; afhankelijk
van SEPA migratiedatum, mogelijkheden bankselectie.
Concentratie bij minder banken zorgt voor lagere kosten
per transactie, lagere interface kosten en lagere
(bank)relatiekosten.
Betaalbank met Na of tijdens Afhankelijk van huidig contract; bankselectie kost 3 - 6
beste SEPA migratie; maanden, bankmigratie kost 3 - 6 maanden. Voor
prijs/kwaliteit afhankelijk van bulkbetalers zullen de transactiekosten rond de 0,005
(SEPA) het huidige euro per transactie uitkomen. Er zijn grote prijsverschillen
betalingsverkeer contract tussen de banken in het eurogebied.
Optimale cashpool Na of tijdens Rekeningen van alle werkmaatschappijen kunnen bij 1
structuur in SEPA migratie bank en in 1 pool. De cash die op de rekeningen staat kan
eurogebied te allen tijde worden benut.
Zero balancing Na of tijdens 7*24 zero balancing transacties binnen 1 betaalbank
eenvoudig en SEPA migratie; mogelijk. Bij zerobalancing minder risico bij default.
goedkoop afhankelijk van Kosten per transactie gaan van euro's naar eurocenten.
bankeuze Afweging in keuze notional pooling en zero balancing
blijft.
Shared Service Na of tijdens Concentratie van account payable op centraal niveau,
Centre voor SEPA migratie voor zowel verwerking als betaling; bij overgang naar
account payable SEPA betaling, meer control op uitgaande gelden;
concentratie van activiteiten in 1 centrum; optimalisatie
verwerkingskosten.

7. Impact
Impact van SEPA Een project als SEPA
De impact van SEPA op uw organisatie kan groter zijn dan u in eerste instantie zou Om een dergelijk project als SEPA in uw organisatie te implementeren, volgen wij
verwachten. Onderstaande Matrix helpt u de impact van Sepa op uw organisatie te een aantal fasen . Hieronder volgt een korte omschrijving.
bepalen.
Initiatie: scope, impact, plan van aanpak en mijlpalen worden in kaart gebracht.
Deze fase beslaat ± 10% van de totale projectinspanning.
Acceleratie: ontwerp, communicatie en projectsturing staan centraal in deze fase.
Gebruik wordt gemaakt van de COPAFIJTH inrichtingsaspecten. Deze fase beslaat ±
20% van de totale projectinspanning.
Realisatie: aanpassingen worden gebouwd en getest op niveau van processen,
producten, organisatie en ICT. Ook worden nieuwe afspraken met klanten en
leveranciers voorbereid. Deze fase beslaat ± 60% van de totale projectinspanning.
Consolidatie: de aanpassingen worden ingebed in de organisatie en er vindt
opleiding en kennisoverdracht plaats. Deze fase beslaat ±10 % van de totale
projectinspanning.
* COPAFIJTH staat voor: Commercie & Communicatie, Organisatie, Personeel, Administratieve
organisatie, Financiën, Informatievoorziening, Juridisch, Technologie en Huisvesting.

8. dutch en Orchard
Wie is dutch? Wie is Orchard?
Samenwerken aan blijvend beter resultaat Finance & Treasury
dutch slaat de brug tussen advies èn implementatie met een blijvend resultaat; Orchard Finance is een vooraanstaande Nederlandse adviesorganisatie op het
wij noemen dit ‘resultancy’. Al bijna 12 jaar werkt dutch succesvol aan het gebied van Finance en Treasury. Wij zijn volledig onafhankelijke financiële
verbeteren van duurzame bedrijfsvoering met een focus op waardecreatie met professionals sinds onze oprichting in 2003.
zichtbare resultaten. Daarvoor kiezen wij voor een intensieve samenwerking
met onze opdrachtgevers en verbinden wij ons, bij voorkeur tot en met onze Consultancy, project management en interim services
beloning, aan de door de klant gewenste resultaten. dutch kent en beheerst een Orchard Finance levert consultancy, project management, interim operationele
unieke werkwijze die besloten ligt in onze filosofie Building Better Business. ondersteuning en opleidingen. Onze professionals hebben een langjarige
reputatie opgebouwd gebaseerd op onze ervaringen binnen corporate finance
Building Better Business en treasury management & control omgevingen.
Met Building Better Business creëren we waarde waarmee we het verschil
maken in de markt. Met duurzame servicegerichtheid, prikkelende Bewezen track record
eigenzinnigheid en ondernemende doelgerichtheid willen wij meerwaarde Orchard Finance's opdrachtgevers variëren van internationale ondernemingen
realiseren voor onze opdrachtgevers. Door ons vanuit een verregaande en financiële dienstverleners tot (semi-) publieke organisaties en financiële
partnerrelatie te committeren aan een succesvol resultaat. Juist hierin schuilt de autoriteiten.
kracht van dutch.
Uitgesproken ervaring
dutch als implementatie- en projectpartner Ons team van 30 professionals heeft een brede en diepe kennis van vragen van
Steeds vaker worden organisaties geconfronteerd met complexe ontwikkelingen opdrachtgevers op het snijvlak van financiering- en treasury vraagstukken. Wij
in de directe of indirecte omgeving. Dit geldt speciaal voor vernieuwde wet- en leveren hoogwaardige bijdrages in de professionalisering van de financiële en
regelgeving en aanscherping van interne of externe compliancy regels als gevolg treasury operaties van onze opdrachtgevers.
van strengere toezichthouders of toenemende druk vanuit de markt.
Finance & Treasury diensten
dutch is uitstekend in staat om de klantorganisatie tijdens de implementatie te Orchard Finance gelooft in oplossingen die de uitvoering van de financiële
ontzorgen en te verrijken. Wij kunnen snel capaciteit leveren, voor zowel strategie werkbaar maken. In samenwerking met onze klanten bieden wij end-
operationele werkzaamheden als projectmanagement rollen tegen een scherpe to-end oplossingen. Wij helpen onze klanten met het ontwikkelen van het juiste
prijs kwaliteit verhouding. Met de focus op een blijvend beter resultaat stellen finance- en treasury beleid, het opzetten van en solide organisatie en adequate
we de klant in staat om verder in de toekomst te kijken. informatiesystemen die afgestemd zijn op de business van de klant.
Enkele referenties
Onze klanten bevinden zich in de Top 300 van Nederlandse bedrijven. dutch en Orchard bieden u het beste alternatief
Enkele referenties van ons zijn: KPN, Eneco, Achmea, Gemeente Amsterdam, De combinatie van Orchard als inhoudelijke specialist en dutch als implementatie partner is het
ANWB, Ziggo, ABN Amro, Oxxio, Gemeente Rotterdam, Connexxion, DHL en beste alternatief om ook uw organisatie SEPA proof te maken. Wij bieden de oplossing voor uw
DUO. organisatie om voor 1 februari 2014 niet alleen aan de standaarden te voldoen, maar ook de
kansen die SEPA u biedt optimaal te benutten.

9. SEKA Starters Kit
Meino Zandwijk
office@dutch.com
Tel.: +31 (0)35 67 22 550
www.dutch.com
Jaap Ringnalda
jaap.ringnalda@orchardfinance.com
Tel.: +31 (0)346 29 07 40
www.orchardfinance.com