Fmmuttakin Hossen

1. ENGLISH TO BENGOLI
PRESENTATION

2. QUALITY MANAGEMENT SYSTEM GUIDELINES FOR SUPPLIERS
Introduction
Congratulations!
If you are not already working with a quality management system, you will now get some ideas about how you can improve
effectiveness and customer satisfaction in your company (যদি আপদি ইদিমধ্যে একটি মোধ্িজধ্মন্ট দ঴ধ্েধ্মর ঴াধ্ে কাজ িা কধ্রি,
আপদি এখি এ ঴ম্পধ্কে দকছু যারিা পাধ্বি দকভাধ্ব আপদি আপিার ককাম্পাদির মধ্যে কাযেকাদরিা এবং গ্রা঵ক ঴ন্তুদির জিে উন্নি করধ্ি
পাধ্রি। ))
H&M aims to build long-term co-operation with suppliers that take ownership in creating a sustainable system and
organisation to ensure the H&M group quality requirements and continuously improve the quality for the long term in
the factories (এইচএন্ড এম একটি ঴রবরা঵কারীর ঴ধ্ে িীঘেধ্মযািী ঴঵ধ্যাদগিা গধ়্ে িু ঱ধ্ি কিয যা একটি কেক঴ই দ঴ধ্েম তিদরর মাদ঱কািা পায এবং প্রদিষ্ঠাি
এইচএন্ডএম গ্রুপ মাধ্ির প্রধ্যাজিীয গুণমাি দিদিি এবং ক্রমাগি উন্নদি কারখািাগুদ঱ধ্ি িীঘেধ্মযািী জিে । দ঴ধ্েম এবং প্রদিষ্ঠাি এইচএন্ডএম গ্রুপ মাধ্ির
প্রধ্যাজিীযিা দিদিি এবং ক্রমাগি উন্নদি কারখািাগুদ঱ধ্ি িীঘেধ্মযািী জিে )
A management system is a complement to the RQS

3. SL. Contents সুচি঩ত্র
1. Definition of a Management system একটি বোবস্থাপ্ িা দ঴ধ্েধ্মর এর ঴ংো
2. Key success Factors ঴াফ঱ের চাদবকাঠীর উপািাি
3. Benefits ঴ুদবযা
4. Limitations ঴ীমাবব্ধিা
5. Foundation of H& M Management System এইচ এিড এম বোবস্থাপ্ িা দ঴ধ্েধ্মর দভদি
5.1. Plan পদরকল্পিা
5.2. Do করা
5.3. Check যাচাই করা
5.4. Action কমে - পদরকল্পিা
6. Element of a Management System বোবস্থাপ্ িা দ঴ধ্েধ্মর উপািাি ঴মু঵
7. Policy/Vision /Mission/Strategy দিদিমা঱া / ঱ক্ষ্ে / উধ্েলে / ককৌল঱
7.1. Definition ঴ংো
7.2. Purpose উধ্েলে
7.3. Key Points গুরুিপুিে দিক
7.4. Self-Assessment মু঱ো যি
8. Organization ঴ংঠিি ঵ওযা
8.1. Definition ঴ংো
8.2. Purpose উধ্েলে
8.3. Key points গুরুিপুিে দিক
8.4. Self-Assessments মু঱ো যি

4. SL Contents সুচি঩ত্র
9. Processes And Routines প্রদকযা এবং রুটিি
9.1. Definition ঴ংো
9.2. Purpose উধ্েলে
9.3. Key points গুরুিপুিে দিক
9.4. Self-Assessments মু঱ো যি
10. Communication & Implementation কযাগাধ্যাগ এবং বাস্তবাযি
10.1. Definition ঴ংো
10.2. Purpose উধ্েলে
10.3 Self - Assessments মু঱ো যি
11. Feedback & Improvement /Action প্রদিদক্রযা এবং উন্নযি / কমে
11.1. Definition ঴ংো
11.2. Purpose উধ্েলে
11.3. Key points গুরুিপুিে দিক
11.4. Self-Assessments মু঱ো যি
12. The System Must Suit Your Company আপিার ককা ম্পাদিধ্ক আবলেই উপযুক্ত দ঴ধ্েধ্ম তিদর করধ্ি
঵ধ্ব ।
13. Step by Step How to Start যাধ্প যাধ্প দকভাধ্ব শুরু করধ্ি ঵ধ্ব
13.1. Set Your Strategy আপিার ককৌল঱ ক঴ে ক্রু ি
13.2. Define Your Main Process to achieve the Strategy ককৌল঱ অজে ধ্ি আপিার প্রযাি প্রদকযা দিযোরি ক্রু ি
13.3. Set the Organization you need to achieve the
strategy/policy
ককৌল঱ অজে ধ্ি আপদি প্রযজধ্ি একটি ঴ংঠি ক঴ে ক্রু ি / ঱ক্ষ্ে
13.4. Document Your System আপিার দ঴ধ্েম িদেভু ক্ত ক্রু ি
13.5. Control , evaluate and improve দিযিত্রি , মু঱োযি এবং উন্নদি ।

5. 1. Definition of a Management System………………………….. ঴াফ঱ের চাদবকাঠীর উপািাি
A management system is the framework of policies/strategies, processes, routines and
responsibilities that organisations use to achieve their goals and fulfil customer requirements
(একটি মোধ্িজধ্মন্ট দ঴ধ্েম িীদি / ককৌল঱, প্রদক্রযা, রুটিি এবং িাদযধ্ের কাঠাধ্মা কয ঴ংস্থা িাধ্ির ঱ক্ষ্ে অজে ি এবং গ্রা঵ক
প্রধ্যাজিীযিা পূরণ করধ্ি বেব঵ার ঵য ।
It is a tool to successfully lead an organisation in a structured and systematic way and
constantly improve the processes in order to increase customer satisfaction and reach the
goals of the organisations . ( এটি একটি ঴ংগঠিি পদ্ধদি যা ঴ফ঱ভাধ্ব একটি কাঠাধ্মাগি এবং দিযমািুগ
পদ্ধদিধ্ি পদরচা঱িা কধ্র এবং ক্রমাগিভাধ্ব গ্রা঵ক ঴ন্তুদি বৃদদ্ধ এবং ঴ংগঠি এর ঱ধ্ক্ষ্ে অজে ি করধ্ি পারধ্ব.)
In short, an efficient tool for the management to get where they want. .
঴ংধ্ক্ষ্ধ্প, পদরচা঱িার জিে একটি িক্ষ্ ঴রঞ্জাম কযখাধ্ি িারা কপধ্ি চাি।
A picture of ISO 9001, a general standard for a management system
একটি বেবস্থাপিা দ঴ধ্েধ্মর জিে একটি ঴াযারণ মাি ISO 9001 এর একটি ছদব ।

6. 2. Key Success Factors……………………………………..
It is the supplier’s responsibility to work for continual improvements towards full and sustainable compliance with
the H&M quality requirements. This can only be achieved with the following factors: এটি এইচ ও এম মাধ্ির
প্রধ্যাজিীযিাগুদ঱র ঴াধ্ে ঴ম্পূণে এবং কেক঴ই ঴ম্মদির প্রদি ক্রমাগি উন্নদির জিে কাজ করার ঴রবরা঵কারীর িাদযে । এই শুযুমাত্র দিম্নদ঱দখি
কারধ্ণর ঴াধ্ে অজে ি করা ঴ম্ভব:
1.A committed
top management:
একটি প্রদিশ্রুদিবদ্ধ লী঳ে বেবস্থাপিা
The success of a management
system is highly dependent upon
the commitment and ownership of
top management. The top
management needs to ensure that
the MS is well functioning and that
the MS activities in the daily
operations are well integrated.
The top management must
work on the principle of
continual improvement,
meaning that it is an on-going
process. Revisions must be
made once the initial planned
system has been implemented
. একটি বেবস্থাপিা দ঴ধ্েধ্মর ঴াফধ্঱ের লী঳ে
বেবস্থাপিা অেীকার এবং মাদ঱কািা উপর
অিেন্ত দিভে রলী঱। উপধ্রর বেবস্থাপিাটি
দিদিি করধ্ি ঵ধ্ব কয এমএ঴টি ভা঱ কাজ
করধ্ছ এবং তিদিক অপাধ্রলিগুদ঱ধ্ি এমএ঴
কাযেক্রমগুদ঱ ভা঱ভাধ্ব ঴মদিি। উপধ্রর
বেবস্থাপিাটি ক্রমাগি উন্নদির িীদিধ্ি কাজ
করধ্ি ঵ধ্ব, অেোি এটি চা঱ু প্রদক্রযা।
প্রারদম্ভক পদরকদল্পি বেবস্থা বাস্তবাযি করা
঵ধ্যধ্ছ একবার পুিদবেধ্বচিা করা আবলেক।
2.A user-friendly
and simple system:
একটি বেব঵ারকারী বান্ধব এবং
঴঵জ দ঴ধ্েম:
To get the commitment and
involvement of all employees
they must understand the
system and the benefit. To
get a living management
system all employees should
feel involved and understand
their own contribution
প্রদিশ্রুদি এবং ঴ব কমেচারীধ্ির
জদ়েি োকার জিে িারা দ঴ধ্েম
এবং ঴ুদবযা বুঝধ্ি ঵ধ্ব। একটি
জীবন্ত বেবস্থাপিা দ঴ধ্েম কপধ্ি
঴মস্ত কমেচারী জদ়েি মধ্ি করা
উদচি এবং িাধ্ির দিজস্ব অবিাি
বুঝধ্ি।
3.Organisation with
clear responsibilities
and secured
competence:঴ুস্পি িাদযে
এবং ঴ুরদক্ষ্ি কযাগেিা ঴ধ্ে
঴ংস্থা:
Necessary and regular
training and resources are
given to the staff to perform
their work and constantly
improve. The choice of the
right person for the right
responsibility in the
management system affects
the outcome of the activities.
The person in charge of a
task should not have any
conflicts with other
responsibilities.
প্রধ্যাজিীয এবং দিযদমি প্রদলক্ষ্ণ
এবং ঴ম্পি িাধ্ির কমে ঴ঞ্চা঱ধ্ির
কমীধ্ির কিওযা এবং ক্রমাগি
উন্নদি ঵য।বেবস্থাপিা পদ্ধদিধ্ি
঴ঠিক িাদযধ্ের জিে ঴ঠিক
বেদক্তর পছন্দ কাযেক্রধ্মর
ফ঱াফ঱ধ্ক প্রভাদবি কধ্র। একটি
িাদযধ্ের িাদযধ্ে োকা বেদক্তর
অিোিে িাদযধ্ের ঴াধ্ে ককাি দ্বন্দ্ব
োকা উদচি িয।
4.Documentation:
িদেভু ক্ত
A well-documented system
together with employee’s
implementation is to be
evaluated as a fully
implemented system. The
documentation should be
there to secure
consistency and
traceability.
একটি ভা঱ িদেভু ক্ত দ঴ধ্েম
কমেচারী এর বাস্তবাযি ঴ধ্ে
এক঴ধ্ে একটি ঴ম্পূণেরূধ্প
বাস্তবাযি দ঴ধ্েম দ঵঴াধ্ব
মূ঱োযি এবং িৃঢ়িা করা
঵য।
 Evaluation of the system by different auditors becomes difficult if documents are not well maintained.
দবদভন্ন অদডের দ্বারা দ঴ধ্েধ্মর মূ঱োযি কঠিি ঵ধ্য ওধ্ঠ যদি িদে ভা঱ভাধ্ব পদরচাদ঱ি িা ঵য।

7. 3. Benefits ………… সুচিধা
Fulfilling all of the above and having a functioning Quality Management System will end up with the following benefits:
Business
benefits: বেব঴া
কবদিদফে
A company with a
well-functioning
management system
will be more
competitive through
increased customer
satisfaction and
trust. Effective
control of the
processes leads to
lower costs.
একটি ভা঱-কাযেকরী
বেবস্থাপিা দ঴ধ্েধ্মর ঴াধ্ে
একটি ককাম্পাদিধ্ক গ্রা঵ধ্কর
঴ন্তুদি এবং ট্রাধ্ের
মাযেধ্ম আরও
প্রদিধ্যাদগিামূ঱ক ঵ধ্ি
঵ধ্ব। প্রধ্঴ধ্঴র কাযেকর
দিযন্ত্রণ কম খরচ কধ্র।
Controlled
quality
performance:
দিযদন্ত্রি গুণমাধ্ির
কমেক্ষ্মিা:
Setting clear policies
in accordance with the
H&M requirements and
developing targets will
allow the supplier to
focus on the quality
issues in a more
structured and
efficient way and
increase performance.
Everyday problem-
solving will then be
systematic rather than
at jeopardy
. এইচ এোন্ড এম এর প্রধ্যাজিীযিা এবং
঱ক্ষ্েমাত্রা উন্নযধ্ির ঴াধ্ে ঴ুস্পি িীদি
দিযোরধ্ণ ঴রবরা঵কারীরা গুণমাধ্ির
দব঳যগুদ঱ আরও ঴ু঴ং঵ি ও কাযেকর ভাধ্ব
কফাকা঴ করধ্ি এবং কমেক্ষ্মিা বৃদদ্ধর
঴ুধ্যাগ কিধ্ব। প্রদিদিধ্ির ঴ম঴োর ঴মাযাি
িখি দবপধ্ির কচধ্য বরং দিযদমি ঵ধ্ব।
(বরং প্রদিদিধ্ির ঴ম঴োর দ঴ধ্েদমক
ভাধ্ব ঴মাযাি করা িখি ঝু দক (঴ম঴ো
) কম ঵ধ্ব ।)
Contribution
from all
employees: ঴ব
কমেচারী কেধ্ক অবিাি
When all employees
are committed and
understand their own
importance and the
quality goals, their full
potential will be used
for the benefit of the
organisation. Involved
and motivated
employees will create
a competitive
organisation always
working for
improvement
যখি ঴ব কমেচারী
প্রদিশ্রুদিবদ্ধ এবং িাধ্ির
দিজস্ব গুরুে এবং মাধ্ির
঱ক্ষ্ে বুঝধ্ি, িাধ্ির পূণে
঴ম্ভাবিা ঴ংগঠধ্ির ঴ুদবযার
জিে বেব঵ার করা ঵ধ্ব।
জদ়েি এবং কপ্রদরি
(উধ্েলেমূ঱ক) কমীরা ঴বেিা
উন্নদির জিে কাজ কধ্র এমি
একটি প্রদিধ্যাগী ঴ংগঠি
তিদর করধ্ব।
Secured
responsibility
for the future:
ভদব঳েধ্ির জিে ঴ুরদক্ষ্ি
িাদযে
Transparency:
স্বচ্ছিা
A well-functioning
MS lowers the risk
of people
dependency and
creates a
sustainable system.
The quality system
will not fall down
even if some key
people leave the
organisation
The increase in
transparency through a
well-functioning
management system
improves the ability to
respond to the H&M
requirements. This is the
foundation of long-term
business relationships. It
will, for example, help
everyone to find root
causes and limitations of a
problem and based on
earlier results find good
solutions more effectively
উপধ্রাক্ত ঴মস্ত পূরণ এবং একটি কাযেকরী গুণমাি বেবস্থাপিা দ঴ধ্েম োকার ঴ধ্ে কল঳ ঵ধ্ব দিম্নদ঱দখি ঴ুদবযাগুদ঱
একটি ঴ুষ্ঠু কাযেকরী
এম এ঴ মািুধ্঳র
দিভে রিা ঝুুঁ দক কমাধ্চ্ছ
এবং একটি কেক঴ই
দ঴ধ্েম তিদর কধ্র।
যদি দকছু প্রযাি বেদক্ত
প্রদিষ্ঠািটি কছধ়্ে যায
, এমিদক দ঴ধ্েমটি
মাি দিধ্চ পরধ্ি ঵ধ্ব
িা।
একটি ঴ুষ্ঠু কাযেকরী পদরচা঱ি
বেবস্থার মাযেধ্ম স্বচ্ছিা বৃদদ্ধর ফধ্঱
এইচ এন্ড এম এর প্রধ্যাজিীযিাগুদ঱
঴া়ো কিওযার ক্ষ্মিা উন্নি ঵য।
এটি িীঘেধ্মযািী বেব঴াদযক ঴ম্পধ্কে র
দভদি। উিা঵রণস্বরূপ, উিা঵রণস্বরূপ,
প্রধ্িেধ্করধ্ক ঴ম঴োটির মূ঱
কারণগুদ঱ এবং ঴ীমাবদ্ধিাগুদ঱
খুুঁজধ্ি ঴঵াযিা করধ্ব এবং আধ্গর
ফ঱াফ঱গুদ঱র উপর দভদি কধ্র ভা঱
঴মাযািগুদ঱ আরও কাযেকরীভাধ্ব
খুুঁধ্জ পাধ্ব

8. 4. Limitation (঴ীমাবব্ধিা )……….
(1)
Its size and
organizatio
nal
structure -
এর আকার
এবং
঴াংগঠদিক
কাঠাধ্মা
(2)
Its
geographi
cal area -
এর
কভৌগদ঱ক
এ঱াকা
(3)
Its
production
type - এর
উৎপািি
প্রকার
(4)Its
process
type etc -
এর প্রদক্রযা
প্রকার
ইিোদি
The design and implementation of an organisations management system is
influenced by: একটি প্রদিষ্ঠাি মোধ্িজধ্মন্ট দ঴ধ্েম িকলা এবং বাস্তবাযি দ্বারা প্রভাদবি ঵য
Each factory should take the aspects above into consideration when creating its own
management system. দিজস্ব বেবস্থাপিা তিদরর ঴ময প্রদিটি কারখািা দবধ্বচিায (অবস্থার)উপধ্র
দিদিি করা উদচি ।

9. 5. Foundation of H&Ms Management System (এইচ এিড এম বোবস্থাপ্ িা দ঴ধ্েধ্মর
দভদি)…………
H&M group’s Quality Management System is based on the PDCA tool. এইচএন্ডএম গ্রুধ্পর ককাযাদ঱টি
মোধ্িজধ্মন্ট দ঴ধ্েম PDCA েুধ্঱র উপর দভদি কধ্র।
PDCA (plan-do-check-act) is a commonly
used base of a repetitive four-step
problem-solving process typical for process
improvement. This tool is known as a flow
diagram for learning and for improvement
of a product and a process. PDCA (প্ল্োি -
ডু -কচক--অোক্ট) একটি পুিরাবৃদিমূ঱ক চার-
পিধ্ক্ষ্ধ্পর ঴ম঴ো ঴মাযাি প্রদক্রযার একটি
঴াযারণ বেবহৃি পদ্ধদি যা প্রদক্রযার উন্নদির
জিে আিলে। এই ঴রঞ্জাম কলখার জিে একটি পণে
এবং একটি প্রদক্রযা এবং একটি প্রদক্রযা জিে
প্রবা঵ দচত্র দ঵঴াধ্ব পদরদচি ঵য।
5.1. Plan:
Establish the objectives and processes
necessary to deliver results in
accordance with the expected
output. The expected output is the
focus, while the completeness and
accuracy of the specification is also
part of the improvement. পদরকল্পিা :
প্রিোদলি আউেপুে অিুযাযী ফ঱াফ঱ প্রিাি
করার জিে প্রধ্যাজিীয উধ্েলে ও
প্রদক্রযাগুদ঱ স্থাপি করুি। প্রিোদলি
আউেপুে কফাকা঴ ঵য, কস্পদ঴দফধ্কলি পূণেিা
এবং ঴ঠিকিা এছা়োও উন্নদি অংল।
5.2 Do :
Execute the plan to achieve
the objective. উধ্েলে অজে ধ্ির
পদরকল্পিাটি ঴ম্পািি করুি।
5.3 Check : Measure the
implementation and compare
the output against the expected
results to find out the
differences. পােেকে খুুঁধ্জ কবর
করার জিে বাস্তবাযি পদরমাপ এবং
প্রিোদলি ফ঱াফধ্঱র দবরুধ্দ্ধ আউেপুে
িু ঱িা করুি
5.4. ACT :
Measure the implementation
and compare the output
against the expected results
to find out the differences.
পােেকে খুুঁধ্জ কবর করার জিে
বাস্তবাযি পদরমাপ এবং প্রিোদলি
ফ঱াফধ্঱র দবরুধ্দ্ধ আউেপুে িু ঱িা
করুি

10. H&M’s management system defines the PDCA steps with the same approach in its own
“Five Elements”
The five elements of H&M’s Management System

11. 7. Policy/Vision/Mission/Strategy 7. নীদিমা঱া / ঱ক্ষ্ে / উধ্েলে / ককৌল঱
An H&M QMS audit begins with an evaluation of the company quality policy. একটি এইচএন্ড এম QMS অদডে ককাম্পািী মাধ্ির িীদির
মূ঱োযি শুরু ঵য।
7.1. -
Definition
সংজ্ঞা
7.2.-
Purpose
উদ্দেিয
7.3. – Kye
Points
গুরুিপুিে দিক
The process of writing a policy is important for the management to make it clear what they are aiming for regarding
quality. What is the long-term goal and strategy for quality for the company? To write it down makes it clear to the
management and the whole company. িীদিমা঱া ক঱খার প্রদক্রযা পদরচা঱িার জিে এটি পদরষ্কার করধ্ি ঵ধ্ব কয িারা মাধ্ির দব঳ধ্য
মু঱ ঱ক্ষ্ে রাখধ্ছ। ককাম্পাদির জিে িীঘেধ্মযািী ঱ক্ষ্ে এবং মাধ্ির জিে ককৌল঱ দক? এটি দ঱খধ্ি এটি বেবস্থাপিা এবং ঴মগ্র ককাম্পাদি কেধ্ক
পদরষ্কার কধ্র কিাধ্঱। A Policy guide the employees in decisions and helps to achieve a long-term goal .একটি িীদি দিধ্িেদলকা
কমেচাদরধ্ির দ঴ব্ধান্ত এবং একটি িীঘে কমযািী ঱ক্ষ্ে অজে ি করধ্ি ঴া঵াযে কধ্র ।
The policy/strategy should help your company to reach your long, term goals. We have some key points that we want to see. িীদি / ককৌল঱ আপিার
িীঘেধ্মযািী ঱ক্ষ্েগুদ঱ কপৌুঁছাধ্িার জিে আপিার ককাম্পাদির ঴া঵াযে করা উদচি। আমরা কিখধ্ি চাদচ্ছ কয দকছু মু঱ পধ্যন্ট আধ্ছ।
The policy should: িীদিটিধ্ি যা োকা উদচি:
Include a target and a purpose that can be clearly explained by the top management একটি ঱ক্ষ্ে এবং একটি উধ্েলে অন্তভুে ক্ত করা যা পদরষ্কারভাধ্ব লী঳ে
বেবস্থাপিা দ্বারা বোখো করা কযধ্ি পাধ্র
Be written and authorised by the top management with a signature and date একটি স্বাক্ষ্র এবং িাদরধ্খর ঴াধ্ে লী঳ে পদরচা঱িার দ্বারা দ঱দখি এবং
অিুধ্মাদিি ঵ধ্ব
Should be a separate document and should not be more than 1-2 pages একটি পৃেক িস্তাধ্বজ ঵ওযা উদচি এবং 1-2 পৃষ্ঠাধ্ র কবদল ঵ওযা উদচি িয
Be known by all staff in the factory কারখািার ঴ব োফধ্ির দ্বারা পদরদচি ঵ি
Be spread to all staff effectively by general activities to enable a good implementation of the system. The top management needs to ensure that
these activities are well integrated in the daily operations and give the necessary support to its staff in authority. দ঴ধ্েধ্মর একটি ভা঱ বাস্তবাযি
঴দক্রয করধ্ি ঴াযারণ কাযেক্রম দ্বারা কাযেকরভাধ্ব ঴মস্ত োফধ্ির মযে ছদ়েধ্য োকুি। লী঳ে বেবস্থাপিাধ্ক দিদিি করধ্ি ঵ধ্ব কয এই দক্রযাক঱াপগুদ঱ তিদিক
অপাধ্রলিগুদ঱ধ্ি ভা঱ভাধ্ব ঴মদিি এবং কিৃে পধ্ক্ষ্র কমেচারীধ্ির প্রধ্যাজিীয ঴঵াযিা প্রিাি কধ্র।
Cover all necessary areas, depending on product type and production setup and be broken down to measurable goals for each related
department. Meaning that the policy should be existing or used as measurable goals/sub-goals in the following departments. পধ্ণের প্রকার এবং
উত্পািি ক঴েআধ্পর উপর দভদি কধ্র ঴ব প্রধ্যাজিীয এ঱াকার আবরণ, এবং প্রদিটি ঴ম্পদকে ি দবভাধ্গর জিে পদরমাপধ্যাগে কগা঱ গুদ঱ধ্ি দবভক্ত করা ঵ধ্ব। অেে এই
িীদিটি দিম্নদ঱দখি দবভাগগুদ঱ধ্ি দবিেমাি বা পদরমাপধ্যাগে কগা঱ / উপ-কগা঱ দ঵঴াধ্ব বেবহৃি ঵ওযা উদচি।
Material উপািাি
Sample িমুিা
Production উৎপািি
Customer focus গ্রা঵ক কফাকা঴
The policy/vision is a statement of will and commitment set by the top management. It shows the target which is aimed to be achieved and the
purpose behind it. It shows the strategy and long-term goal of the company’s quality work.িীদি/঱ক্ষ্ে লী঳ে বেবস্থাপিা দ্বারা দিযোদরি ইচ্ছা এবং প্রদিশ্রুদি একটি
দববৃদি।এটি঱ক্ষ্ে অজে ি করা ঱ক্ষ্ে এবং এটির দপছধ্ি উধ্েলেটি কিখায।এটি ককাম্পাদির গুণমাধ্ির কাধ্জর ককৌল঱ এবং িীঘেধ্মযািী ঱ক্ষ্ে প্রিলেি কধ্র।
The statement should be clear and complete so that measurable goals and plans can be developed. দববৃদি পদরষ্কার এবং ঴ম্পূণে ঵ওযা উদচি যাধ্ি
পদরমাপধ্যাগে ঱ক্ষ্ে ও পদরকল্পিাগুদ঱ দবকাল করা যায।
Policy and Routines should help the management to reach their own goals. িীদি ও রুটিি বেবস্থাপিাধ্ক িাধ্ির দিজস্ব ঱ক্ষ্েগুদ঱ধ্ি কপৌুঁছাধ্ি ঴া঵াযে করধ্ব।
7.4. – Self –
Assessment
মু঱োযি Think about the key points. Are they a part of your existing system? মু঱ পধ্যন্ট ঴ম্পধ্কে দচন্তা করুি িারা দক আপিার দবিেমাি দ঴ধ্েধ্মর একটি অংল?
Do you have a clear policy/strategy for quality and is it used in the daily work? Do you know if you are going in the right direction? আপিার দক একটি
গুণমাধ্ির জিে পদরষ্কার িীদি / ককৌল঱ আধ্ছ এবং এটি দক প্রদিদিধ্ির কাধ্জ বেব঵ার করা ঵য? আপদি দক জাধ্িি আপদি কয দিধ্ক যাধ্চ্ছি দিকটি ঴ঠিক ?

12. Organisation refers to people working together in a structure of relationships, power, objectives, roles etc. to achieve a common purpose. ঴ংস্থাগুদ঱
঴ম্পকে , লদক্ত, উধ্েলে, ভূ দমকা প্রভৃ দির কাঠাধ্মার ঴াধ্ে জদ়েি বেদক্তধ্িরধ্ক কবাঝায। একটি ঴াযারণ উধ্েলে অজে ধ্ির জিে
The organisational structure should be clearly defined so that each member of staff knows their responsibilities and task(s). It is very important that a
person has the right competence for their responsibility. The quality organisation must have the authority to take decisions regarding quality. To have a
sustainable organisation there must also be a plan to secure the competence in case of staff turnover. ঴াংগঠদিক কাঠাধ্মা স্পিভাধ্ব ঴ংজ্ঞাদযি করা উদচি
যাধ্ি কমীধ্ির প্রদিটি ঴ি঴ে িাধ্ির িাদযে এবং কমে (গুদ঱) জাধ্ি। এো খুবই গুরুেপূণে কয একজি বেদক্তর িাদযধ্ের জিে উপযুক্ত কযাগেিা রধ্যধ্ছ। গুণমাধ্ির দব঳ধ্য দ঴দ্ধান্ত
কিওযার জিে মাি঴ম্মি ঴ংগঠিটির কিৃে ে োকা আবলেক। একটি কেক঴ই ঴ংস্থা আধ্ছ যাধ্ি োফ োিেওভাধ্রর কক্ষ্ধ্ত্র কযাগেিা দিদিি করার জিে অবলেই একটি পদরকল্পিা
োকা উদচি।
8.1. -
Definition
সংজ্ঞা
8. Organisation ( ঴ংস্থা )
8.2.-
Purpose
উদ্দেিয
8.3. – Kye
Points
গুরুিপুিে দিক
8.4. – Self –
Assessment
মু঱োযি
Employees at all levels are the most important resource of the company. An engaged and competent problem-solving workforce creates a competitive
and strong organisation. ঴ক঱ স্তধ্রর কমেচারীগণ ককাম্পাদির ঴বধ্চধ্য গুরুেপূণে ঴ম্পি। একটি দিযুক্ত এবং ঴ক্ষ্ম ঴ম঴ো ঴মাযাি কমী একটি প্রদিধ্যাদগিামূ঱ক এবং
লদক্তলা঱ী ঴ংস্থা তিদর।
An organisation chart and job descriptions make the responsibilities clear to everyone. Together with a structured training and competence securing
plan it makes the system more sustainable and not dependent on people. একটি ঴ংস্থা চােে এবং কাধ্জর দববরণ িাদযেগুদ঱ ঴কধ্঱র কাধ্ছ পদরষ্কার কধ্র কিয।
এক঴ধ্ে পদরকদল্পি প্রদলক্ষ্ণ এবং িক্ষ্িার ঴ুরক্ষ্ার পদরকল্পিার ঴াধ্ে এটি দ঴ধ্েমধ্ক আধ্রা কেক঴ই কধ্র কিাধ্঱ এবং জিগধ্ণর উপর দিভে রলী঱ িয।
The quality organisation should suit your company. গুণগি মাি ঴ম্পুিে সংগঠি আপিার ককাম্পাদির োকা উদচি।
We have some key points that we want to see: আমরা দকছু মু঱ পধ্যন্ট আধ্ছ যা আমরা কিখধ্ি চাই:
A written organisation chart with a clear delegation of responsibilities and who reports to whom একটি দ঱দখি ঴ংস্থার িাদ঱কা যা িাদযধ্ের একটি ঴ুস্পি
প্রদিদিদযর ঴াধ্ে এবং কক কাধ্ক িা জািায ।
People responsible for external parts (secure that quality requirements are understood/ followed/controlled, evaluation and development of e.g.
material suppliers, wash mill, print house etc.) included in the chart বদ঵মুেখী অংলগুদ঱র জিে িাযী বেদক্তগণ (দিদিি করুি কয গুণমাধ্ির প্রধ্যাজিীযিা
কবাঝা যায / অিু঴ৃি / দিযদন্ত্রি, মূ঱োযি এবং উন্নযি কযমি উপকরণ ঴রবরা঵কারী, ওযাল ক঱, দপ্রন্ট ঵াউ঴ ইিোদি) ক঱খদচধ্ত্রর অন্তভুে ক্ত।
People responsible for customer focus (secure that quality requirements are understood/ followed/controlled, customer relations and feedback)
included in the chart . গ্রা঵ক কফাকাধ্঴র জিে িাযী বেদক্ত (চাধ্েে অন্তভুে ক্ত মাধ্ির প্রধ্যাজিীযিাগুদ঱ কবাঝা / অিু঴রণ / দিযদন্ত্রি, গ্রা঵ক ঴ম্পকে এবং প্রদিদক্রযা) ঴ুরদক্ষ্ি
Independent quality organisation, not reporting to the production manager স্বাযীি মাধ্ির ঴ংগঠি, উৎপািি বেবস্থাপধ্কর কাধ্ছ প্রদিধ্বিি িা করা
Job descriptions for all personnel ঴মস্ত কমীধ্ির জিে কাধ্জর বণেিা
Training plan for continual training to secure competence and records কযাগেিা এবং করকডে গুদ঱ দিরাপি করার জিে দিযদমি প্রদলক্ষ্ধ্ণর জিে প্রদলক্ষ্ণ
পদরকল্পিা
Written or verbal back-up plan for key quality positions প্রযাি মাি-঴ম্পিে অবস্থাধ্ির জিে দ঱দখি বা কমৌদখক বোক আপ প্ল্োি
Overall, there should be no conflict of responsibilities in the organisation. However, in case the appointed personnel have multiple responsibilities
in small factories, the factory has to ensure and provide evidence that quality issues have not been compromised. ঴ামদগ্রকভাধ্ব, ঴ংস্থায িাদযে ককাি দ্বন্দ্ব
঵ওযা উদচি িা । যাইধ্঵াক, যদি দিযুক্ত কমীধ্ির কছাে কারখািায বহু িাযবদ্ধিা োধ্ক িধ্ব কারখািা দিদিি করধ্ি এবং প্রমাণ উপস্থাপি করধ্ি পাধ্র কয গুণমাধ্ির
঴ম঴োগুদ঱র ঴াধ্ে আধ্পা঴ করা ঵যদি।
Think about the key points. Are they part of your existing system? Do you have a structured way to work with organisation, responsibilities and
competence? Is your quality organisation stable and secured for staff turnover? মু঱/প্রযাি পধ্যন্ট ঴ম্পধ্কে দচন্তা করুি . িারা দক আপিার দবিেমাি দ঴ধ্েধ্মর
অংল? আপিার প্রদিষ্ঠাি, িাদযে এবং িক্ষ্িা ঴ধ্ে কাজ করার একটি কাঠাধ্মাবদ্ধ উপায আধ্ছ? আপিার গুণ প্রদিষ্ঠাধ্ির দস্থদিলী঱ এবং োফ োিেওভার জিে ঴ুরদক্ষ্ি ঵য .

13. 9.1. -
Definition
সংজ্ঞা
9.2.-
Purpose
উদ্দেিয
9.3. – Kye
Points
গুরুিপুিে দিক
9.4. – Self –
Assessment
মু঱োযি
A process is a set of activities where input gives an output by using different resources. A process can be defined at different levels. একটি প্রদক্রযা
কাযেক্রধ্মর একটি ক঴ে কযখাধ্ি ইিপুে দবদভন্ন ঴ম্পি বেব঵ার কধ্র একটি আউেপুে কিয। একটি প্রদক্রযা দবদভন্ন স্তধ্র ঴ংজ্ঞাদযি করা কযধ্ি পাধ্র।
“Routines and procedures” is a specific way of performing an activity which describes the who, what, when, how and why of any operation. A relevant
document ensures consistency, compliance and uniformity of a performance. "রুটিি এবং পদ্ধদিগুদ঱" একটি কাযেক঱াপ ঴ম্পািধ্ির একটি দিদিেি উপায যা বণেিা
কধ্র কয কক, কখি, কখি, দকভাধ্ব এবং ককি ককাি অপাধ্রলি। একটি প্রা঴দেক িদে একটি কমেক্ষ্মিা িৃঢ়িা, ঴ম্মদি এবং অদভন্নিা দিদিি কধ্র।
9. Processes and Routines9. প্রদক্রযা এবং রুটিি
Identifying the main processes in a flow chart makes the system and product flow visible and clear and makes it easier to find, for example, critical or
inefficient parts of the process or the interaction between processes. The desired result will be reached more effectively. একটি কলা চাধ্েে প্রযাি প্রধ্঴঴
঴িাক্ত করা দ঴ধ্েম এবং পণে প্রবা঵ িৃলেমাি এবং পদরষ্কার কধ্র কিাধ্঱ এবং এটি ঴঵ধ্জ খুুঁধ্জ কবর কধ্র কিাধ্঱, উিা঵রণস্বরূপ, প্রধ্঴ধ্঴র জটি঱ বা অিক্ষ্ অংল বা প্রধ্঴ধ্঴র
মধ্যে দমেদিযা। পছন্দ঴ই ফ঱াফ঱ আধ্রা কাযেকরভাধ্ব কপৌুঁছাধ্ি ঵ধ্ব।
When important quality routines are written down and gathered in a manual, it is easy for everyone to understand the system. The manual also secures
a system in case of staff turnover for key quality personnel. যখি গুরুেপূণে গুণমাধ্ির রুটিিগুদ঱ দ঱দখি ঵য এবং মোিুযাধ্঱ ঴ংগৃ঵ীি ঵য, িখি ঴বাই দ঴ধ্েমটি
বুঝধ্ি ঴঵জ ঵য। প্রযাি মাধ্ির কমীধ্ির জিে োফ োিেওভাধ্রর কক্ষ্ধ্ত্র মোিুযা঱টি একটি দ঴ধ্েম দিরাপি কধ্র।
A written routine (or shown with pictures etc.) ensures consistency. একটি দ঱দখি রুটিি (বা ছদব ঴঵ প্রিদলেি) ঴ু঴ংগিিা দিদিি কধ্র।
The processes and routines should suit your company. Based on your policy/strategy, production type, etc., you decide which processes and routines
are critical and need to be documented. প্রধ্঴঴ এবং রুটিিগুদ঱ আপিার ককাম্পাদির পধ্ক্ষ্ উদচি। আপিার িীদি / ককৌল঱, উত্পািি প্রকার, ইিোদি উপর দভদি
কধ্র। আপদি দ঴দ্ধান্ত কিি যা প্রদক্রযাগুদ঱ এবং রুটিি গুরুেপূণে এবং িদেভু ক্ত করা প্রধ্যাজি।
Key points regarding processes and routines that we want to see: আমরা কিখধ্ি চাই কয প্রদক্রযা এবং রুটিি ঴ংক্রান্ত মূ঱ পধ্যন্ট:
A documented and complete quality manual (might be the same as the RQS and the Supplier Lab Manual) including the most important routines
(should not be complicated, easy to read), securing: একটি িদেভু ক্ত এবং ঴ম্পূণে মাধ্ির মোিুযা঱ (RQS এবং ঴রবরা঵কারী ঱োব মোিুযা঱ দ঵঴াধ্ব একই ঵ধ্ি পাধ্র)
঴বধ্চধ্য গুরুেপূণে রুটিি ঴঵ (জটি঱ করা উদচি িয, প়ো ঴঵জ), ঴ুরদক্ষ্ি:
quality policy/strategy of the supplier ঴রবরা঵কারীর মাি িীদি / ককৌল঱
quality of external parties বাদ঵েক ি঱গুধ্঱ার গুণমাি
quality of customers (H&M group quality requirements) in the long term িীঘেধ্মযাধ্ি গ্রা঵কধ্ির গুণগি মাি(এইচএন্ডএম গ্রুধ্পর প্রধ্যাজিীযিা)
documentation of “processes and routines” in different forms such as a flow chart, কলা চােে কযমি দবদভন্ন প্রদক্রযায "প্রধ্঴঴ এবং রুটিি" এর
ডকুধ্মধ্ন্টলি,
pictures, written documents, hard or soft copy, reports, records, graphs, signs and posters, including: ছদব, দ঱দখি িদে, ঵াডে বা িরম কদপ,
দরধ্পােে , করকডে , গ্রাফ, ঱ক্ষ্ণ এবং কপাোর ঴঵,
o interaction between processes প্রধ্঴঴গুদ঱র মধ্যে দমেদিযা
o how decisions are taken o দ঴দ্ধান্ত কিওযা মু঱ভাধ্ব করা ঵য
o action in the event of failure of বেেেিা ঘেিার ঴ময কমে
Think about the key points. Are they part of your existing system? মু঱ পধ্যন্ট ঴ম্পধ্কে দচন্তা করুি িারা দক আপিার দবিেমাি দ঴ধ্েধ্মর অংল?
Have you identified your most important processes and routines? Are they documented enough and effective? Can you easily explain your system to a
new employee? Have you identified the important interactions between processes? আপদি দক আপিার ঴বধ্চধ্য গুরুেপূণে প্রদক্রযা এবং রুটিিগুদ঱ দচদিি কধ্রধ্ছি
. িারা যধ্েি এবং কাযেকর িদেভু ক্ত? আপদি ঴঵ধ্জই একটি িিু ি কমেচারী আপিার দ঴ধ্েম বোখো করধ্ি পাধ্রি? আপদি প্রধ্঴ধ্঴র মধ্যে গুরুেপূণে দমেদিযা দচদিি কধ্রধ্ছি?

14. 10.1. -
Definition
সংজ্ঞা
10.2.-
Purpose
উদ্দেিয
10.3.– Self –
Assessment
মু঱োযি
Communication is a process of information flow to create a shared understanding of activities within a system. Implementation is the execution of
planned activities to achieve compliance in accordance with routines and/or procedures. কযাগাধ্যাগ একটি দ঴ধ্েধ্মর মধ্যে কাযেক্রম একটি কলযাডে কবাঝার তিদর
করধ্ি িেে প্রবা঵ একটি প্রদক্রযা। বাস্তবাযি ঵ধ্চ্ছ রুটিি এবং / বা পদ্ধদি অিুযাযী অিুলা঴ি অজে ধ্ির পদরকদল্পি কাযেক্রম বাস্তবাযি।
10.Communication and Implementation (কযাগাধ্যাগ এবং বাস্তবাযি )………..
The management system must be a living system and not only on paper. To reach the goal, management wants to reach and make everyone clear
about the goal and their own task. মোধ্িজধ্মন্ট দ঴ধ্েম একটি জীবন্ত দ঴ধ্েম এবং িা শুযুমাত্র কাগজ উপর ঵ধ্ি ঵ধ্ব। ঱ক্ষ্ে কপৌুঁছাধ্িার জিে, বেবস্থাপিা কপৌুঁছাধ্িার
এবং ঴বাই ঱ক্ষ্ে এবং িাধ্ির দিজস্ব োস্ক পদরষ্কার করধ্ি চায।
When all employees feel involved and see the benefit of the system, their full potential will be used to reach the company goal.যখি ঴মস্ত কমেচারীরা
জদ়েি োধ্ক এবং দ঴ধ্েধ্মর ঴ুদবযা কিখধ্ি পায িখি িাধ্ির পূণে ঴ম্ভাবিা বেব঵ার করা ঵ধ্ব ককাম্পাদির ঱ক্ষ্ে কপৌুঁছাধ্িার।
In the communication flow between departments – information about, for example, fabric, colours, mistakes, focus areas, etc. – there is often big
potential to improve the effectiveness of the system. দবভাগগুদ঱র মধ্যে কযাগাধ্যাধ্গর প্রবাধ্঵র মধ্যে - উিা঵রণস্বরূপ, ফোদিক, রং, ভু ঱, কফাকা঴ এ঱াকা ইিোদির িেে
- দ঴ধ্েধ্মর কাযেকাদরিা উন্নি করার জিে প্রাযই ব়ে ঴ম্ভাবিা রধ্যধ্ছ।
In our audit we will talk to employees to understand if policy, organisation and processes and routines are well understood and implemented. আমাধ্ির
দিরীক্ষ্াধ্ি আমরা িীদি, ঴ংগঠি এবং প্রদক্রযা এবং রুটিিগুদ঱ কবাঝার জিে কমেচারীধ্ির ঴াধ্ে কো ব঱ব ভা঱ কবাঝা এবং প্রধ্যাগ করা ঵য।
Do you have a living management system? Have all employees understood what you want? আপদি একটি জীবন্ত বেবস্থাপিা দ঴ধ্েম আধ্ছ? ঴ব কমেচারী দক চাি
আপদি বুঝধ্ি চাি?
Have you communicated the policy/strategy, responsibilities and routines clearly and do you know if all
employees have understood? আপদি দক িীদি / ককৌল঱, িাদযে এবং রুটিি পদরষ্কারভাধ্ব কযাগাধ্যাগ কধ্রধ্ছি এবং আপদি যদি ঴ব জাধ্িি িা঵ধ্঱ কমেচারীরা বুধ্ঝধ্ছি?
Do the employees follow set routines? কমেচারী ক঴ে রুটিি অিু঴রণ কধ্র?

15. 11.1. -
Definition
সংজ্ঞা
11.2.-
Purpose
উদ্দেিয
11.3. – Kye
Points
গুরুিপুিে দিক
11.4. – Self –
Assessment
মু঱োযি
Think about the key points. Are they part of your existing system? মু঱ পধ্যন্ট ঴ম্পধ্কে দচন্তা করুি িারা দক আপিার দবিেমাি দ঴ধ্েধ্মর অংল?
Do you work on the constant improvement of your processes and system? আপদি আপিার প্রধ্঴঴ এবং দ঴ধ্েধ্মর ধ্রুবক উন্নদি কাজ?
Are your employees involved and work for quality improvements? আপিার কমীধ্ির জদ়েি এবং মাধ্ির উন্নদির জিে কাজ কধ্র?
Do you work in a systematic way to evaluate and improve your external parties? আপদি দক আপিার বাদ঵েক ি঱গুদ঱র মূ঱োযি এবং উন্নি করার পদ্ধদিগি
পদ্ধদিধ্ি কাজ কধ্রি?
Do you use customer feedback to improve? আপদি উন্নি গ্রা঵ক প্রদিদক্রযা বেব঵ার করধ্বি?
Feedback and improvement/action define the activities “check-record-analyse” data of a system to determine the necessary corrective and preventive
action for continual improvements (both of the quality result and the management system itself). প্রদিদক্রযা এবং উন্নদি / কমে ক্রমাগি উন্নদি (উভয মাি
ফ঱াফ঱ এবং বেবস্থাপিা দ঴ধ্েম দিধ্জই) জিে প্রধ্যাজিীয ঴ংধ্লাযিমূ঱ক এবং প্রদিধ্রাযকারী কমে দিযোরণ একটি দ঴ধ্েধ্মর িেে "কচক-করকডে -দবধ্ে঳ণ" কাযেক্রম ঴ংজ্ঞাদযি।
Once the areas of improvements have been determined, factories need to decide on preventive/corrective action and keep a record of it. একবার
উন্নদির কক্ষ্ত্র দিযোরধ্ণর পর, কারখািাগুদ঱ধ্ক প্রদিধ্রাযকারী / ঴ংধ্লাযিমূ঱ক কধ্মের দ঴দ্ধান্ত দিধ্ি ঵ধ্ব এবং এর একটি করকডে রাখধ্ব।
When using facts to identify areas of improvement, the supplier knows exactly where action is needed. It is the most effective way and also gives proof
of whether the action has given the desired result or not. উন্নদির এ঱াকায ঴িাক্ত করার জিে িেেগুদ঱ বেব঵ার করার ঴ময,঴রবরা঵কারী ঠিক জাধ্িি কয ককাোয
কমে প্রধ্যাজি। এটি ঴বধ্চধ্য কাযেকরী উপায এবং এটিও প্রমাণ কিয কয, কমেটি পছন্দ঴ই ফ঱াফ঱ দিধ্যধ্ছ দক িা।
Using feedback from employees, the workers are often the ones who have the best ideas for doing a task in a better and more effective way. কমীধ্ির
কাছ কেধ্ক প্রদিদক্রযা বেব঵ার করা, শ্রদমকধ্ির প্রাযই এমি ঵য যারা একটি ভা঱ এবং আধ্রা কাযেকর উপায একটি কাজ করার জিে ক঴রা যারণা আধ্ছ।
When employees have ideas about how to improve their work operation or the system, it means they are committed and see the benefit. It means that
the management system is living and has reached a higher level. যখি কমেচারীরা িাধ্ির কাধ্জর অপাধ্রলি বা দ঴ধ্েমধ্ক উন্নি করার দব঳ধ্য যারণা রাধ্খ, িখি
িারা প্রদিশ্রুদিবদ্ধ এবং উপকার ঱াভ কধ্র। এর মাধ্ি ঵঱ কয বেবস্থাপিা বেবস্থা জীদবি এবং উচ্চির স্তধ্র কপৌুঁধ্ছধ্ছ।
You should use feedback in the smartest way for your company. It can be used in many different ways. The key points that we want to see: আপদি
আপিার ককাম্পািীর জিে ঴বধ্চধ্য স্মােে উপায প্রদিদক্রযা বেব঵ার করা উদচি। এটি দবদভন্ন উপাধ্য বেব঵ার করা কযধ্ি পাধ্র। আমরা কিখধ্ি চাই কয মু঱ পধ্যন্ট:
Policy: িীদি
Data and statistics analysis to follow up goals ঱ক্ষ্েগুদ঱ অিু঴রণ করধ্ি কডো এবং পদর঴ংখোি দবধ্ে঳ণ
Organisation: ঴ংগঠি:
Quality to be used in the performance evaluation of employees কমীধ্ির কমেক্ষ্মিা মূ঱োযধ্ি বেবহৃি গুণমাি
Feedback system about quality and between employees/managers in the factory কারখািার কমেচারীধ্ির মধ্যে গুণমাি এবং কমীধ্ির / মোধ্িজারধ্ির মধ্যে
প্রদিদক্রযা দ঴ধ্েম
Improvement ideas from employees are encouraged and used কমীধ্ির কাছ কেধ্ক উন্নদির যারণা উত্঴াদ঵ি এবং বেব঵ার করা ঵য প্রদক্রযা এবং রুটিি:
Processes and routines: প্রদক্রযা এবং রুটিি:
Regular and written evaluation of the quality system (processes), strategy, customer feedback and feedback regarding external parties মাধ্ির
দ঴ধ্েধ্মর দিযদমি ও দ঱দখি মূ঱োযি (প্রদক্রযা), ককৌল঱, গ্রা঵ক প্রদিদক্রযা এবং বাদ঵েক ি঱গুদ঱র ঴ম্পধ্কে প্রদিদক্রযা
All:
Corrective and preventive action to be documented িদেভু ক্ত করা ঴ংধ্লাযিমূ঱ক এবং প্রদিধ্রাযমূ঱ক বেবস্থা
In case of corrections that are needed according to the analysis of the results of the feedback, the factory needs to provide additional evidence
showing all necessary action has been taken প্রদিদক্রযা ফ঱াফ঱ দবধ্ে঳ণ অিুযাযী প্রধ্যাজি ঵য ঴ংধ্লাযধ্ির কক্ষ্ধ্ত্র, কারখািার ঴ব প্রধ্যাজিীয পিধ্ক্ষ্প কিওযা ঵ধ্যধ্ছ
কিখাধ্িার অদিদরক্ত প্রমাণ প্রিাি করা প্রধ্যাজি
11.Feedback and Improvement/Action (প্রদিদক্রযা এবং উন্নযি / কমে ) :……….

16. 12.The System Must Suit Your Company
There are many different kinds of management systems and quality models.
You can find more general information in:
ISO 9001: 2008 – sets out the requirements of a quality management system
ISO 9004: 2009 – focuses on how to make a quality management system more efficient and effective
ISO 9000: 2005 – covers the basic concepts and language
At www.iso.org you can read more about the 8 Quality Management Principles.
H&M will not require a full ISO 9001 system, but this is a very general standard which is used globally
and can be read as a reference.
There is also a lot of information to find regarding different quality concepts and theories. Here are
some examples:
Lean (customer focus, flow efficiency in processes, what is value-adding for the end customers, all
employees involved)
Kaizen (customer focus, mind-set: all employees should think improvements, small steps in a continuous
process)
Six Sigma (specialised team for improvement projects, often in big companies, control and improve
processes based on analysed facts, must be controllable factors)
Toyota systems (in many ways the base of Lean, the famous “Toyota string” – every employee has the
responsibility and authority to stop production if they notice a problem).
Learn more and get inspired!
Many parts overlap in the different concepts. You should pick the parts that suit your company and
production type in the best way.
A quality management system that is made according to your needs will be used by the employees.
H&M will check for some key points that are important for us.
A quality management system is a complement to routines mentioned in our RQS and Supplier Lab
Manual.

17. 13.Step by Step How to Start
13.1.
Set your strategy
 What do you want to achieve with your quality?
 Where do you want to be quality-wise in 3-5 years?
 Where do you want to focus? How do you want to prioritize
Your resources?
 How do you want your employees to think about quality?
 Break it down to measurable goals for related departments
13.2.
Define your main
process to achieve
the strategy
13.3.
Set the organization
you need to achieve
the strategy/policy
13.5.
Communicate
13.6.
Control, Evaluate
and improve
13.4.
Document your
system
 Start at a general level, not too detailed
 Based on the strategy work more detailed on related and
critical process, involve employees
 Think about communication/interaction between processes
 Define your important routines to secure the quality
strategy, quality of external parties and customer
requirements in the long term
 Clear responsibilities
 The authority they need
 Make a plan for how to secure competence for the long term (short term,
back-up plan, long term – systematic education plan)
 How would you explain the “heart” of your quality system?
 Which routines do you want to secure in case of staff turnover?
Gather policy/strategy, most important processes, routines etc. in a ”Quality Manual” (max 20
pages)
 Don’t make it too detailed and complicated.
 Processes and routines should be simple and understandable.
 A management system should not be on paper. Communicate
 to all employees and make sure that the purpose and routines
are understood
 Start step by step and make sure routines and processes are
implemented
 Better with a few routines that are implemented and followed
than many routines that are not followed
 Define where you want to evaluate and measure your processes and system
 Analyse the data and take action accordingly, to improve the quality result but also the quality
system itself
 Record all corrective and preventive action to have all facts when evaluating the results
 Create an atmosphere for all employees to feel involved in the quality system and for everyone
to think about improvements

18. 14.Appendix
Top Management All decision-makers in a system who set a policy/strategy and
take decisions e.g. on resources.
Continuous improvement An on-going effort to improve a performance
Continual improvement An action to eliminate the cause of an existing problem to
avoid it from happening again.
Corrective action An action to eliminate the cause of an existing problem to
avoid it from happening again
Preventive action An action to eliminate the cause of a potential problem to
avoid it from happening again.
Documentation A representation of information in any form such as a
written document, a flow chart, hard or soft copy files,
etc.
Record A type of document which provides evidence that
activities have been performed or results have been
achieved. A record always documents the past.
Evidence Any information that is used to determine or
demonstrate the truth of an argument.
External parties E.g. material & trim suppliers, dye, print and wash mills,
subcontractors
Process A systematic series of actions/set of activities which give a
specific result. Input gives an output by using different
resources (e.g. Sewing – input: e.g. checked material,
customer requirements. Resources: operators, machines.
Output: sewed garments).
The process has added value for the customer.
Verification Process to seek for objective evidence to confirm that the
specified requirements have been met.
Review Analyze a status to find out if the objective has been
: পদরদলি