Zarządzanie projektem jest jedną z kluczowych kompetencji współczesnego Menedżera/rki. Ważna jest oczywiście stosowana metodyka, lecz ważniejsza wydaje się filozofia zarządzania projektami wyrażana w planowaniu działań, uzasadnianiu ich, a także wyznaczaniu konkretnych celów do osiągnięcia. W prezentacji, która doskonale wprowadza w założenia matodyki zarządzania projektami, zaprezentowano Matrycę Logiczną Projektu - prostą metodykę opracowaną przez zespół pod kierownictwem Artura Smolik. Oparta jest ona na: sprawności, skuteczności, ekonomiczności i racjonalności działania. W prezentacji znajdziecie Państwo wstęp do metodyki projektowej oraz opis narzędzia wspierającego zarządzanie projektami MLP by A. Smolik. Prezentację opracowała Joanna Plata.

1. ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI LOGICZNIE, SKUTECZNIE, NIEŁATWO

2. Projekty Każdy realizuje Projekty. Jakkolwiek je nazwiemy – złożoną sytuacją, skomplikowanym zadaniem – każda praca wykonana z myślą realizacji celu w ograniczonym czasie i zakładanym budżecie to PROJEKT

3. Co to jest Projekt ? Kiedy planujemy wyjazd i udajemy się na wakacje – zarządzamy projektem Kiedy budujemy dom– zarządzamy projektem

4. Kiedy zmieniamy sposób w jaki pracują ludzie – zarządzamy projektem . Kiedy wprowadzamy do sprzedaży nowy produkt lub usługę – zarządzamy projektem . Co to jest Projekt ?

5. Zarządzanie projektami to zarówno organizacja imprezy, łączenie się przedsiębiorstw, opracowywanie katalogu, tworzenie nowego produkty czy strony www. W ramach projektów powstają procesy, organizacje, produkty… Co to jest Projekt ?

6. Definicja Projektu Problem przeznaczony do rozwiązania (Dr. J.M. Juran)

7. Czasowe przedsięwzięcie mające na celu wytworzenie unikatowego produktu lub usługi. Project Management Institute PMBOK Definicja Projektu

8. Określone w czasie działanie podejmowane w celu osiągnięcia konkretnego celu (…). Zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektu tak, by sprostać jego wymaganiom. Podręcznik Zarządzanie Cyklem Projektu, Komisja Europejska, EuropeAid Co-operation Office, 2001. Definicja Projektu

9. Najważniejsze cechy Projektu Tymczasowość Unikalność Projekt ma określony budżet Projekt polega na skoordynowaniu ze sobą podejmowanych działań Projekt jest odpowiedzią na konkretną potrzebę Projekt wymaga specjalnych metody przygotowania i realizacji Każdy projekt obarczony jest określoną dozą ryzyka

10. CELE Projektu Zasadniczym celem większości projektów biznesowych jest zarobienie pieniędzy lub ich zaoszczędzenie

11. CELE Projektu Celem każdego projektu jest także pożądana, zaplanowana zmiana

12. Zarządzanie projektem Nieprawidłowe zarządzanie projektami prowadzi do opóźnień, zwiększonych kosztów, niezadowolenia klientów, utraconych przychodów, itp. To wszystko wpływa na spadek efektywności.

13. Dobre zarządzanie projektem: zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu, prowadzi do lepszych wyników i niższych kosztów, krótszego czasu realizacji przedsięwzięć. Wpływa również na lepsze relacje oraz zdolności do większej wydajności w kolejnych projektach Zarządzanie projektem

14. Czym jest zarządzanie projektem ? Zarządzanie projektem to zastosowanie szerokiej gamy umiejętności do prawidłowego zainicjowania, zaplanowania, realizacji, kontrolowania i zamknięcia projektu. Do tego dochodzi radzenie sobie z ryzykiem, zarządzanie jakością, czasem, komunikacja z uczestnikami projektu.

15. Uczestnik projektu Uczestnik projektu to osoba zaangażowana w realizację projektu, biorąca udział w projekcie. Może nią być osoba z wnętrza organizacji lub z zewnątrz (dostawca).

16. Z opisu cech projektu oraz zarządzania projektem wynika, że każdy lub prawie każdy potrafi realizować projekty….

17. W jakim celu zatem systematyzować wiedzę dotyczącą zarządzania projektami ?

18. … ponieważ jedna osoba realizuje projekty sprawniej, a druga gorzej…

19. Zarządzanie projektem W przypadku dowolnego podchodzenia do projektów wyniki ich realizacji, czas, koszty, nakłady pracy nie będą możliwe do szacowania – tym samym projekty obarczone będą dużym ryzykiem, a ich realizacja dużą niewiadomą.

20. Zarządzanie projektem W biznesie nie możemy sobie pozwolić na dowolność w sposobie podchodzenia do realizacji projektów.

21. Podczas realizacji projektu dochodzi do zarządzania trzema elementami : CZAS ZASOBY JAKOŚĆ Zarządzanie projektem

22. Wzajemny stosunek pomiędzy Czasem, Jakością, Zasobami cechuje to, że zmiana któregokolwiek ww. parametru, wpływa na możliwą zmianę przynajmniej jednego z pozostałych . Zarządzanie projektem

23. ZASOBY JAKOŚĆ CZAS JAKOŚĆ ZASOBY Zarządzanie projektem

24. CZAS ZASOBY JAKOŚĆ Np. Skrócenie terminu często wymaga zwiększenia budżetu w celu zwiększenia zasobów, co może pozwolić na wykonanie tych samych prac w krótszym czasie. Jeśli zwiększenie budżetu nie jest możliwe, może dojść do zmniejszenia zakresu lub obniżenia jakości, aby zakończyć w ustalonym terminie. Zarządzanie projektem

25. Metodyka Zarządzania Projektami Jest wiele pomysłów na zarządzanie projektami…

26. Metodyka Zarządzania Projektami Dzięki MLP by A. Smolik możemy się upewniać, że projekty są pod kontrolą, ich planowanie odbywa się wg ustalonych zasad i wymogów, a te oparte są na logicznym myśleniu.

27. Projektem zarządza się od momentu zapoczątkowania – kiedy ktoś ogłasza ideę, która pewnego dnia może stać się projektem, do momentu zamknięcia, zakończenia projektu, kiedy idea stanie się projektem i zostanie zrealizowana. Zarządzanie projektem

28. Co to znaczy zarządzać projektem ?

29. Projekt jako zmiana Projekt zawsze wprowadza zmianę . Osoby z otoczenia projektu będą w sposób szczególny reagowały na zmianę i związane z nią konsekwencje. Znajdą się zwolennicy i przeciwnicy zmiany, ponieważ zawsze znajdzie się ktoś, kto traci i ktoś, kto zyskuje.

30. Niezrozumienie potrzeby i zasadności zmiany w odniesieniu do celów organizacji Obawa o obniżenie prestiżu zawodowego lub społecznego pracowników Obawa o nowe wymagania , czyli że zmiana spowoduje wzrost trudności lub ilości pracy Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian Na podst. J.Penc „ Motywowanie w zarządzaniu”

31. Obawa o potencjalne straty lub niewygody, na które zmiana narazi inne osoby Skłonność do trwania przy starych przyzwyczajeniach, wypróbowanych rozwiązaniach Obawa przed pogorszeniem relacji pomiędzy wysiłkiem na wynagrodzeniem za pracę Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian cd Na podst. J.Penc „ Motywowanie w zarządzaniu”

32. Obawa , że zmiana nie uwzględni nieformalnych wzorców i norm postępowania w organizacji „ Zachowanie twarzy” – niechęć do przyznania się do błędnych poglądów z przeszłości Konformizm, populizm – niechęć do przeciwstawianiu się zdaniu i poglądom większości Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian cd Na podst. J.Penc „ Motywowanie w zarządzaniu”

33. Procesy grupowe – wiara w nieomylność grupy jako inteligencji wyższej niż indywidualnej Przekonania, że zmiany prowadzone są dla samej zmiany a nie dobrze uzasadnione Niekorzystne warunki zmiany – gdy warunki i sposób realizacji zmiany są niekorzystne. Na podst. J.Penc „ Motywowanie w zarządzaniu” Najczęstsze przyczyny oporu wobec zmian cd

34. Etapy projektu

35. Zarządzanie projektem Współpraca i konsultacja PSR Zarządzanie wieloma projektami Zapoczątkowanie Ogłoszenie Idei Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik Planowanie Wykonanie Zamknięcie Stałe ulepszanie Kontrola

36. Cykl życia projektu Rozpoczęcie projektu Organizacja i przygotowywanie Wykonywanie pracy Zamykanie projektu Poziom ponoszonych kosztów i wykorzystywanych zasobów Rezultaty zarządzania projektem Matryca MLP Projektu Odebrane produkty cząstkowe projektu Harmonogram projektu Zarchiwizowane dokumenty, produkty projektu CZAS Typowy poziom ponoszonych kosztów i stopień zaangażowania zasobów (ludzi) w cyklu życia projektu wg. PMBOK GUIDE – Project Managemenr Institute

37. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik W celu uporządkowania procesu zarządzania projektami stworzone zostało bardzo proste narzędzie do skutecznego planowania, opisywania i realizowania projektów – Matryca Logiczna Projektu, opracowana przez zespół menedżerów z inspiracji i pod kierownictwem Artura Smolika

38. MLP jest metodą planowania, realizacji i oceny projektów, bazuje na zasadach logicznego myślenia oraz na elementach dostępnych metodyk zarządzania projektem. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

39. Struktura MLP została tak zaprojektowana, aby skłonić twórców projektu do przedstawienia logicznego związku między działaniami, a celami, których realizacji one służą. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

40. MLP służy nie tylko do syntetycznego przedstawienia projektu, ale również sama w sobie jest narzędziem podnoszenia jego jakości. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

41. Wypełniając MLP, przyszli beneficjenci „zmuszani” są do powtórnej analizy swojego pomysłu i do zaplanowania działań w taki sposób, aby związek przyczynowo-skutkowy między działaniami, a ich efektami był jak najbardziej oczywisty i prawdopodobny. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

42. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik NAZWA PROJEKTU FORMUŁA CELOWA PROJEKTU BENEFICJENCI (Kto korzysta na wdrożeniu projektu w sposób bezpośredni ?) BENEFICJENCI (Kto korzysta na wdrożeniu projektu w sposób bezpośredni ?) UZASADNIENIE BIZNESOWE PROJEKTU (Jakie potrzeby zaspokaja realizacja tego projektu ?) UZASADNIENIE BIZNESOWE PROJEKTU (Jakie potrzeby zaspokaja realizacja tego projektu ?) OPIS PROJEKTU (krótka charakterystyka, na czym polega projekt ?) OPIS PROJEKTU (krótka charakterystyka, na czym polega projekt ?) PLANOWANY CZAS REALIZACJI ROZPOCZĘCIE DATA ROZPOCZĘCIA ZAKOŃCZENIE DATA ZAKOŃCZENIA ETAPY REALIZACJI - HARMONOGRAM (wymagane) patrz załącznik ---> Wstępny harmonogram projektu

43. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik

44. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik WSKAŹNIKI MONITOROWANIA I SPODZIEWANE REZULTATY WSKAŹNIKI PRODUKTU PROJEKTU (wszystkie materialne produkty i usługi powstałe bezpośrednio w efekcie realizacji projektu) WSKAŹNIKI PRODUKTU PROJEKTU (wszystkie materialne produkty i usługi powstałe bezpośrednio w efekcie realizacji projektu) WSKAŹNIK REZULTATU (dotyczą bezpośrednich korzyści, jakie beneficjent otrzymuje w efekcie realizacji projektu i koncentrują się na zaistniałych zmianach) WSKAŹNIK REZULTATU (dotyczą bezpośrednich korzyści, jakie beneficjent otrzymuje w efekcie realizacji projektu i koncentrują się na zaistniałych zmianach) WSKAŹNIKI ODDZIAŁYWANIA (odnoszą się do szerszych konsekwencji efektów projektu) WSKAŹNIKI ODDZIAŁYWANIA (odnoszą się do szerszych konsekwencji efektów projektu)

45. Matryca Logiczna Projektu by A. Smolik PLANOWANY, CAŁKOWITY KOSZT REALIZACJI (podać całkowity planowany koszt projektu jeżeli na tym etapie jest on znany) (LUB) PLANOWANY, POTRZEBNY CZAS NA PRZYGOTOWANIE KOSZTÓW REALIZACJI (podać całkowity czas potrzebny na konsultacje potrzebne do zaplanowania realnego harmonogramu czasowego i kosztu projektu - jeżeli na tym etapie nie jest on jeszcze znany) ODNIESIENIE DO AKTUALNEGO BUDŻETU (czy budżet projektu jest zgodny z planem, jeżeli nie to dlaczego i jaka jest różnica) ODNIESIENIE DO AKTUALNEGO BUDŻETU (czy budżet projektu jest zgodny z planem, jeżeli nie to dlaczego i jaka jest różnica) ŹRÓDŁO FINANSOWANIA (z jakiego źródła będą pieniądze do realizacji projektu, z budżetu działu, pionu, firmy) ŹRÓDŁO FINANSOWANIA (z jakiego źródła będą pieniądze do realizacji projektu, z budżetu działu, pionu, firmy) SZACUNKOWE, BIEŻĄCE KOSZTY UTRZYMANIA SZACUNKOWE, BIEŻĄCE KOSZTY UTRZYMANIA UWAGI, INNE, WAŻNE INFORMACJE UWAGI, INNE, WAŻNE INFORMACJE

46. Jest pomocna w procesie tworzenia szkicu projektu Skupia uwagę na realizacji projektu, a zespołowi realizującemu pozwala skupić się na celu i rezultatach projektu Identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego i sposoby weryfikacji osiągnięć projektu Używa wskaźników Określa nadrzędny cel projektu Precyzuje do czego dążymy w projekcie Określa kluczowe rezultaty projektu i grupuje działania, które są niezbędne do ich osiągnięcia Korzyści ze stosowania Matrycy Logicznej Projektu by A. Smolik

47. Brak dużych możliwości eksperymentowania w czasie realizacji projektu Problemy z przystosowaniem się do zmieniających się warunków Problemy we wnoszeniu innowacji do projektu w czasie jego realizacji Utrudnienia w realizacji projektu, kiedy otwarta analiza problemu jest kłopotliwa oraz kiedy poszczególne strony, które mają brać udział w projekcie nie zgadzają się co do charakteru problemu. Wady występujące podczas stosowania Matrycy Logicznej Projektu by A. Smolik

48. Etapy Projektu Inicjacja – ogłoszenie idei Planowanie Realizacja – wykonanie Monitorowanie i kontrola Zamknięcie

49. 1. Inicjacja – ogłoszenie idei Inicjacja – ogłoszenie idei projektu to etap polegający na zaprezentowaniu idei, która poprzez przemianę w projekt ma na celu wprowadzenie zmiany. Etapy Projektu

50. 2. Planowanie projektu Planowanie projektu to ustalenie kolejności zadań i relacji pomiędzy zadaniami z uwzględnie nie m dostępności zasobów, przyporządk ow anie zadań w czasie do ko nkretnych wykonawców. Etapy Projektu

51. 3. Wykonanie projektu Wykonanie projektu to właściwe rozpoczęcie oraz realizowanie zaplanowanych zadań w projekcie. W skład tego etapu wchodzi również radzenie sobie z pojawiającymi się przeszkodami przy realizacji. Etapy Projektu

52. 4. Monitorowanie i kontrola Monitorowanie projektu to ciągle śledzenie przebiegu projektu oraz nieustająca kontrola zgodności stanu prac z planem, zarządzanie ryzykiem, odchyleniami, zmianami w wymaganiach i ciągłe działanie korygujące. Jest to zarządzanie planowanymi i nieplanowanymi wydarzeniami. Etapy Projektu

53. 5. Zamkniecie projektu Zamknięcie projektu to rozliczenie się ze zleconej pracy, zamknięcie procesów komunikacyjnych, zamknięcie i przekazanie dokumentacji oraz zwolnienie zasobów projektu. To początek życia produktów projektu oraz czas na kapitalizację wiedzy. Etapy Projektu

54. Sponsor Projektu – to osoba powołująca projekt do życia. Ma ona uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji, w tym również decyzji mogących re-definiować zakres, budżet lub czas realizacji budżetu. Role w Projekcie

55. Klient projektu – to osoba najbardziej zainteresowana realizacją projektu lub produktami powstającymi przy realizacji projektu. Role Sponsora projektu i Klienta projektu mogą się łączyć. Role w Projekcie

56. Kierownik projektu – Project Manager uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Role w Projekcie

57. Kierownik projektu – Project Manager - Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń. Role w Projekcie

58. Project Manager – konieczne uprawnienia 1. Decyzyjność 2. Wyznaczanie zadań w zespole 3. Dysponowanie środkami projektu 4. Komunikowanie się z partnerami projektu 5. Nadzorowanie prac 6. „Zatrudnianie” członków zespołu 7. Ustalanie priorytetów 8. „Wywracanie” projektu, czyli redefiniowanie założeń projektu, żeby osiągnąć cel (przy akceptacji sponsora). Role w Projekcie

59. Zasady planowania projektowego

60. Planowanie projektowe - kolejność

61. Określenie F ormuły C elowej Po wody i C ele Zakre s – W yłączenia - Inter fejsy Prod ukty Projektu A naliza r yzyk Harmonogram prac nad projektem Planowanie projektowe - kolejność

62. Formuła Celowa Formuła Celowa - [ zrobić] [coś] [w czasie] [w budżecie] [wg specyfikacji] [na zasobach własnych/obcych ] 1.

63. Powody i Cele Powody Cele Z jakiego powodu chcemy realizować dany projekt ? Co chcemy osiągnąć poprzez realizację projektu? Powody są zawsze osadzone w przeszłości Cel osiągamy na skutek realizacji projektu – w przyszłości 2.

64. Zakres, Wyłączenia, Interfejsy Zakres 3. Czym będziemy się zajmowali w projekcie Wyłączenia Interfejsy Czym nie będziemy się zajmowali podczas realizacji projektu Co zrobimy w związku z rzeczami, którymi się nie będziemy zajmowali w projekcie

65. Produkty projektu Produkty Projektu 4. Są to wszystkie pożądane produkty powstałe podczas realizacji projektu ( raporty / zestawienia / certyfikaty / oferty / klasyfikacje itp.)

66. Analiza ryzyk Analiza Ryzyk 5. W tym etapie analizujemy wszystkie możliwe ryzyka, które mogą wystąpić podczas realizacji projektu, określamy prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz ich wpływ na realizację projektu.

67. Harmonogram Harmonogram 6. Na podstawie planowania projektu, określenia zakresu projektu oraz ustaleniu zadań do zrealizowania Project Manager generuje Harmonogram realizacji projektu – wspólny oraz dla poszczególnych osób biorących udział w realizacji projektu. Jest to zarówno narzędzie do planowania jak i do kontroli realizacji

68. Harmonogram NAZWA PROJEKTU NAZWA PROJEKTU DATA ROZPOCZĘCIA PROJECT MANAGER - REALIZATOR KIEROWNIK PROJEKTU DATA ZAKOŃCZENIA TYDZIEŃ ---> 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 ETAP/Opis zadania 1 PLANOWANIE 2 ZATWIERDZANIE PLANU 3 REALIZACJA 4 ZAKOŃCZENIE PROJEKTU 5 OCENA ODDZIAŁYWANIA PROJEKTU

69. LOGICZNIE SKUTECZNIE NIEŁATWO MLP by A. Smolik Twój sposób na opanowanie projektów

70. W prezentacji wykorzystano Matrycę Logiczną Projektu by A. Smolik MLP to autorskie narzędzie do zarządzania projektami, opracowane przez zespół menedżerów z inicjatywy i po kierownictwem Artur Smolika. MLP inspirowana była także na spojrzeniu, na zarządzanie projektami prezentowane w roku 2007 przez Energy Group Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com , www.microsoft.com Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.