1. BULDAN ADLİYESİ
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
1) Dosyanızın şirketinize giriş ve çıkış süreci nasıldır?
Birime gelen her evrak ve dosya evrak kayıt sorumlusu tarafından imza
ile teslim alınır. Bilişim sistemleri kullanılarak gelen evrak kaydedilir.
Evrakın içeriği kontrol edilerek ilgili birimlere havale edilir. İşlem yapılacak
olan evrak işlem sürecine girer. Bilgi amaçlı gelen evrak ilgili personele
teslim edilir ve dosyasına kaldırılır. Cevap verilmesi gereken yazılar giden
kayıt defterine kaydedilerek ilgili kuruma posta veya elden zimmet yoluyla
teslim edilir.
2) Hangi dosyalama sistemini kullanıyorsunuz?
Nümerik sistem kullanılıyor. Çoğunlukla nümerik sistem ama mahkeme
dosyalarında tarihsel sistem kullanılıyor.

2. 3) Bu dosyalama sisteminin işiniz üzerinde ne gibi etkisi vardır?
Nümerik dosyalama sisteminde zamandan tasarruf edilir. Nümerik
dosyalama sistemi evraka ulaşma kolaylığı, şeffaflık ve hesap verilebilir,
daha basit ve kolaydır. Ancak her dosyalamada da nümerik sistem
uygulanamıyor. Belli bir süreç içerisindeki olayları kontrol etme açısından
tarihsel dosyalama sisteminde önemli avantajlara sahiptir. Örneğin
soruşturma ve dava dosyalarının belli sürece dayanmasından dolayı tarihsel
sistem nümerik sistemden daha avantajlıdır.
4) Evrak kaydı nasıl yapılıyor, nereden geldiğini nasıl ve nereye kayıt
olacağının aşamaları nelerdir?
Kuruma gelen her evrak birimlere posta yoluyla diğer kurum evrakları
ise elden zimmet defteriyle alınıyor. Evrakı teslim alış tarihi yazılır. Bu işleme
havale evrakın işlemin başlama süresidir. Kuruma gelen evrakların dağıtım
evrak kayıt birimince ilgili kişi tarafından kayıt edilir. İlgili birime kaydedilir.
Evrakların kayıt altına alınmasının sebebi evrakın doğru gönderildiğinin
tespiti ve evrakın içeriğiyle ilgili sorumluluğu kime ait tespiti ile yapılır.

3. 5) Evrak dosyalama sisteminiz karma bir sistem mi yoksa önemlerine göre
ayrılıyor mu neden?
Her evrak önemine göre ayrılır. Günlük, ivedi özel kişiye özel gizli gibi
evrakın önemini belirtir. Gizlilik derecesi resmi yazışmalarda her daim
kullanılır. Gizli ve özel evraklar birim yetkili amirince açılarak ilgili birime
havale edilir. Kişiye özel evraklar posta ve kurye tarafından kişiye imza
karşılığıyla teslim edilir.
6) İmha kararını kimler verir ve süreci ne kadardır?
İmha kararını birim yetkili amiri kurumunda imha edilecek evrakların
tespiti amacıyla yıllık periyotlarla denetim yapmak zorundadır. Denetim
sırasında imhası tespit edilen dosyalarla ilgili tutanaklarını hazırlar ve bağlı
bulunduğu bir üst amirliğe imha yapacağı işlemle ilgili tutanakları bildirmek
ve onay almak zorundadır. İmha edilecek dosya ve evraklar konusuna göre
tasnif edilir. Konusuna göre tasnif edilen dosyaların arşivde saklama
süreçleri kontrol edilerek zaman aşımına uğramış belge ve dosyalar imha
edilir. İmha süreci 5 ila 10 yıldır.

4. 7) Bu imha nasıl, nerede ve kimler tarafından yapılır?
Kurulan arşiv komisyonu üst birimine bildirildiği tarihlerde faaliyet göstermek
zorundadır. Buldan adliyesinin de yakın geçmişte arşiv imha ve ayıklama
komisyonu kurularak yaklaşık 12 ton dosya ve evrak kamu ihale kanununa
göre geri dönüşümü mümkün olacak şekilde firmalardan teklif alarak
ekonomiye kazandırmıştır. Birimlerde ilgili personellerle birlikte imha edilir.