Dokumen tersebut merangkum biografi dan pengalaman kerja Nur Annisa Istiqomah sebagai Kepala Bagian Manajemen Pengetahuan di PTDI. Dokumen tersebut juga menjelaskan metode-metode khas yang digunakan PTDI dalam menangkap pengetahuan karyawan berpengalaman, seperti job shadowing."

1. Knowledge
Capture
By : Nur Annisa Istiqomah
Head Of Knowledge
Management Section
PTDI
Sharing Best Practice From PTDI

2. Experience With Industry
2
• Bachelor Degree, Industrial Engineering Institut
Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya
• Master Business Administration, School Business
Management Institut Teknologi Bandung
• Nur Annisa Istiqomah, S.T., M.B.A
• Head Of Knowledge Management Section
PTDI
• BNSP Certified Human Resources Manager
• Working Experience
• Quality Assurance Aircraft Integration
• / 2013 - 2014
• Workforce Analyst / 2014 - 2016
• Organizational and System Management SPV /
2016 - 2017
• Head Of Knowledge Management Section /
2018 -Present
• Competencies :
◼ Organizational
Development
◼ Knowledge Management
◼ Performance Management
◼ Competency Management
◼ Manpower Planning
◼ Talent Management
• Human Capital Skill
◼ Job Evaluation
◼ Matrix skill
◼ Training Need Analysis
◼ Workload analysis
◼ Accountability Matrix
◼ Organizational Capability
Analysis
Research :
1. Knowledge Loss Risk Assesment –
Study Case PT PJB (2011)
2. Organizational Capability And
Knowledge Management Strategic
– Study Case PT DI (2017) with
Prof. Jann Hidajat Tjakraatmadja
Writing Experience :
1. Produktif Dirumah (2019)
2. Jelajah Perpustakaan 23 Negara
(2020)
3. 99 Quotes for happy soul (2020)
https://www.linkedin.com/in/nurannisa/
nurannisa.istiqomah@gmail.com
• Education :
Surabaya 24 Maret 1988

3. OUTLINE PRESENTASI
3
5. CASE : KNOWLEDGE
CAPTURE IN PTDI
6. CHALLENGE IN KNOWLEDGE
CAPTURE
7. LESSON LEARNED
8. KESIMPULAN & DISKUSI
1. WHAT & WHY KNOWLEDGE
CAPTURE
2. SECI & KM FRAMEWORK
3. JENIS-JENIS KNOWLEDGE
CAPTURE
4. HOW TO CAPTURING
KNOWLEDGE

4. • Apa kegunaan kamera?
• Bagaimana kamera
digunakan?
• Bagaimana Teknik memotret
yang tepat sesuai kondisi?
• Bagaimana Teknik memotret
dengan object yang lebih
focus?
• dll

5. 1. WHAT & WHY WE MUST CAPTURING KNOWLEDGE (1/2)
4
Busineess Target
(ROI, Profit, Loyalty Customer, Employee
productivity)
Accelerate Disruption
& Affect Business
Targets
Covid 19
DEFINISI
Cara mendokumentasikan tacit
knowledge.
• Knowledge capture adalah cara-
cara yang digunakan untuk
memperoleh aspek pengetahuan
teknis individu sehingga wawasan,
pengalaman, jaringan sosial dan
pembelajaran dapat dibagi untuk
mengurangi hilangnya pengetahuan
dan meningkatkan performa
organisasi.

6. 1. WHAT & WHY WE MUST CAPTURING KNOWLEDGE (2/2)
5
Tahun 2009 International Data Corporation
melaporkan bahwa di era digital informasi,
pertumbuhan pengetahuan di dunia bisa
mencapai 5X lipat dalam tempo 4 tahun. Apabila
organisasi tidak mampu dalam memperbarui atau
menambah pengetahuan, akan mengakibatkan
seluruh pengetahuan yang dimiliki menjadi tidak
relevan lagi dengan kondisi terkini.

7. 2. SECI MODEL & LEARNING MODEL (1/3)
6
Tacit
Tacit
Tacit
Explisit
Explisit
Explisit
Explisit
Tacit
Dialog
Menghubungkan
Pengetahuan
Eksplisit
Belajar
melalui
tindakan
Membangun
Bidang
Sosialisasi
Internalisasi
Eksternalisasi
Kombinasi
Siklus Pengetahuan Konversi Pengetahuan
Siklus
Pengetahuan
Identifikasi ,
Menangkap,
Mendapatkan,
Menciptakan
Pemakaianulang
Perekaman
Pengukuran
Berbagi
,
Transfer,
Pendistribusian
Mensistematiskan ,
Menyimpan, ,
Mengakses
Perekaman,
Pengukuran
Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi (1995)

8. 2. SECI MODEL & LEARNING MODEL (2/3)
7
Michael Lombardo dan Robert Eichinger (2000)

9. 2. SECI MODEL & LEARNING MODEL (3/3)

10. 3. JENIS-JENIS KNOWLEDGE CAPTURE UNTUK KNOWLEDGE CREATION (1/2)
9
No Method Definisi Manfaat :
1. Interview sebuah kegiatan tanya jawab yang dilakukan dua individu atau lebih untuk
mendapatkan sebuah informasi, pendapat, data, dan keterangan secara
tatap muka
Mendapatkan informasi general sesuai dengan
konteksnya
2. Peer Asist Proses yang digunakan oleh tim proyek untuk meminta pendapat/masukan
dari para ahli sebelum dimulai proyek
Mereplikasi / mengembangkan pengalaman sukses
sehingga tidak perlu dari nol
3. After action
review
Proses yang digunakan oleh tim proyek untuk membantu individu selama
proses bekerja sehingga kesalahan dapat terdeteksi sedini mungkin
Mencegah kesalahan sedini mungkin
4 Project
Retrospect
Teknik untuk menangkap lesson learned dari penyeleseian proyek. Mendapatkan pedoman untuk mengerjakan
pekerjaan proyek dimasa mendatang
5 Delphi
Method
metode sistematis dalam mengumpulkan pendapat dari sekelompok pakar
melalui serangkaian kuesioner, di mana ada mekanisme feedbackmelalui
‘putaran’/round pertanyaan yang diadakansambil menjaga anonimitas
tanggapan responden (para ahli)
Mendapatkan informasi berupa pendapagt dan
penilaian para akhli
6 On-Site
Observation
Proses tentang pengamatan, penginterpretasian, dan perilaku pemecahan
masalah perekaman selagi diperlukan tempat
Mendapatkan data practical yang terjadi
dilapangan

11. 3. JENIS-JENIS KNOWLEDGE CAPTURE UNTUK KNOWLEDGE CREATION (2/2)
10
No Jenis Definisi Manfaat :
7 Concensus
Decision
Making
proses pengambilan keputusan kelompok di mana peserta
mengembangkan dan memutuskan proposal dengan tujuan, atau
persyaratan, penerimaan oleh semua. Fokus pada pembentukan
kesepakatan mayoritas dan menghindari pendapat yang tidak produktif,
membedakan konsensus dari kebulatan suara , yang mengharuskan semua
peserta untuk mendukung keputusan.
Mendapatkan hasil pengambilan yang lebih holistic
8 Mentoring Sebuah praktik berupa pendampingan untuk membantu dan menasihati
orang yang kurang berpengalaman selama periode waktu tertentu,
Menjalin relasi yang lebih baik, biasanya dilakukan
kepada karyawan yang membutuhkan pengalaman
dan pengetahuan lebih.
9 Coaching Hubungan partnering melalui proses kreatif dan membangkitkan
pemikiran yang menginspirasi orang untuk mendapatkan hasil memuaskan
dalam kehidupan personal maupun profesionalnya.
Membantu karyawan untuk meningkatkan motivasi
dan pemberdayaan dirinya untuk mencapai target
perusahaan
10 Knowledge –
based exit
interview
Proses mengambil pengetahuan dari orang yang akan keluar dari
perusahaan
Menjaga hilangnya pengetahuan khususnya
pengetahuan kritis organisasi, meminimumkan kurva
/ waktu belajar

12. 4. HOW TO CAPTURING KNOWLEDGE (1/2)
10
1
APO KM Framework
Mengidentifikasi Knowledge Yang Dibutuhkan / Kritis 2
Mengidentifikasi Expert Knowledge &
Penerima Pengetahuan
Receiver Giver

13. 4. HOW TO CAPTURING KNOWLEDGE (2/2)
10
3 Menetapkan media yang digunakan 4 Melaksanakan Proses Knowledge Capture
Interview
Peer Asist
After action review
Project Retrospect
Delphi Method
Mentoring
Coaching
Knowledge – based exit
interview , and etc
SKILL SET VIDEO
5
Menyimpan Hasil Dokumentasi Kedalam KM
System
JOURNAL

14. 5. Best
Practice
Knowledge
Capture
From PTDI

15. 5. BEST PRACTICE KNOWLEDGE CAPTURE PTDI (1/5)
EXECUTION
PERFORMANCE
12
Transformational Leadership
STRUCTURE, STRATEGY,
SYSTEM
BEHAVIOURS, VALUES, BELIEFS
Business Transformation
MISSION-VISION-GOALS
Culture Transformation
Needs Competency
(Knowledge, Skill, Attitude)

16. • Membantu proses adaptasi karyawan baru untuk memahami pekerjaan di
Lapangan melalui mentoring dan coaching sekaligus
• Mendapatkan tacit knowledge karyawan berpengalaman
• Mendapatkan database dokumentasi pengetahuan kritis yang dapat
digunakan karyawan
• Mendorong proses pembelajaran organisasi
• Mendorong karyawan untuk membaca ulang prosedur yang digunakan di
dalam pekerjaan
• Mendukung performance organisasi apabila dilakukan secara konsisten dan
ditindaklanjuti
• Dapat dimanfaatkan sebagai bukti portfolio track record pekerjaan.
Manfaat Job Shadowing
Mencari
GIVER
RECEIVER
GIVER
PKWT/Calon
Pensiunan
RECEIVER
Millenial
JOB SHADOWING
Membentuk tim terdiri dari PASANGAN Karyawan Junior &
Karyawan senior
Contoh Topik Job Shadowing : Dokumentasi Trouble
Shooting Engine & Propulsion
Credit : M. Taufik Aditya
Interview
Peer Asist
After action review
Project Retrospect
Delphi Method
Mentoring
Coaching
Knowledge – based exit
interview
5. BEST PRACTICE KNOWLEDGE CAPTURE PTDI (2/5)

18. 5. BEST PRACTICE KNOWLEDGE CAPTURE PTDI (3/5)
14
Source : Annisa, Humaira (2019), Dokumen KM PLANNING PTDI 2019
Instruksi
Job Shadowing
via KM APPS
Receiver
Mengerjakan laporan JS
Giver
Upload via KM
APPS
Persetujuan
Feed Back
Data JS
Laporan JS
Pengelola
Pengetahuan (SDM)
Manager

20. 5. BEST PRACTICE KNOWLEDGE CAPTURE PTDI (4/5)
14
Job Shadowing
1. PENDAHULUAN
1.1 Identifikasi Masalah
1.2 Tujuan
1.3 Dokumen, Prosedur, atau
Gambar terkait
1.4 Organisasi atau Pihak terkait
1.5 Nilai-Nilai Budaya “AKHLAK”
yang dibutuhkan
2. PENYEBAB PERMASALAHAN
3. HASIL JOB SHADOWING
4. PENUTUP
4.1 Lesson Learned
4.2 Usulan Perbaikan
5. KNOWLEDGE TRANSFERRED

21. Pertanyaan-pertanyaan yang dapat diajukan oleh Penerima Pengetahuan (knowledge receiver) kepada
Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) untuk menggali keilmuan, terdiri dari pertanyaan berikut, namun
tidak terbatas pada:
1. Prosedur apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dalam konteks topik job shadowing ini?
2. Bagaimana cara Bapak/Ibu melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien?
3. Apa tantangan yang pernah Bapak/Ibu alami selama bekerja? Bagaimana cara mengatasinya?
4. Apakah Bapak/Ibu pernah mengalami kegagalan dalam pekerjaan ini? Mengapa hal itu terjadi?
Bagaimana cara Bapak/Ibu mengatasi hal tersebut? Apa strateginya? Apa tools yang digunakan? Apa
lesson learned yang dapat dijadikan pembelajaran sehingga kegagalan tersebut tidak terulang kembali
di masa depan?
5. Apa keberhasilan yang pernah Bapak/Ibu capai dalam pekerjaan ini? Bagaimana cara/strategi untuk
mencapai keberhasilan tersebut? Apa faktor-faktor yang mendukung keberhasilan tersebut?
6. Dalam konteks topik job shadowing ini, apa yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan untuk saat ini dan
masa yang akan datang?
7. Apa yang ingin Bapak/Ibu sampaikan untuk generasi penerus agar dapat bekerja lebih baik lagi?
5. BEST PRACTICE KNOWLEDGE CAPTURE PTDI (4/5)

22. 1. Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) akan memasuki usia pensiun/resign minimal 5 tahun mendatang
sejak tahun ditugaskan.
2. Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) memiliki lisensi khusus untuk melaksanakan pekerjaan.
3. Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) memiliki akumulasi pengetahuan atau keterampilan yang
didapatkan dari pengalaman kerja dan berhasil diimplementasikan untuk mencapai target-target project
atau KPI organisasi.
4. Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) akan mutasi/rotasi ke unit organisasi lain.
5. Pimpinan Unit Organisasi yang mampu memberikan insight dan lesson learned dari pengalamannya.
6. Pemberi Pengetahuan (knowledge giver) memiliki kemampuan untuk melaksanakan proses mentoring dan
coaching.
Dalam memilih dan menugaskan karyawan sebagai Pemberi Pengetahuan (knowledge
giver), Pimpinan Unit Organisasi perlu memperhatikan kriteria sebagai berikut

23. Challenges for implementation
1. Buy in Senior Staff
2. KM Event Timing VS Tight
Schedule
3. Empowering Employee to Use
Company Knowledge
4. Old Paradigma with KM
5. Across Generation
6. Technology
7. Talent war
8. Facility
9. KM Program gets boring
10.KM team working alone

24. 24
Credit : Gita Ismailia & Meyta Saraswati

25. Credit : Gita Ismailia & Meyta Saraswati

26. LESSON LEARNED & SIMPLE WAYS TO STARTING KM PROGRAM (Job Shadowing)
WITHIN YOUR ORGANIZATION
4. Membuat Poster
pengumuman, eksekusi secara
konsisten
3. Identifikasi siapa yang layak
memberikan pengetahuan
tersebut, breakdown kedalam
penjadwalan
5. Ukur, Analisa dan
Improvement kebutuhan
selanjutnya
1. Mulai dari yang mudah, mulai
dari yang sederhana,
Mulai dari kebiasaan setempat
2. Diskusikan knowledge yang
dibutuhkan organisasi untuk
mencapai kinerja dengan
atasan (Fokuskan pada nilai
bisnis tertinggi)

27. Great Minds Discuss an Ideas;
Average minds discuss events; Small
minds discuss people.
Eleanor Roosevelt
So Lets Discuss ….

29. Socialization atau sosialisasi merupakan proses berbagi pengalaman ada dalam benak seseorang, yang dapat menciptakan
tacit knowledge. Pada proses ini sebuah tacit knowledge diubah ke bentuk tacit knowledge lainnya. Seorang individu dapat
menangkap tacit knowledge secara langsung tanpa menggunakan bahasa. Kunci untuk menangkap tacit knowledge adalah
pengalaman. Proses ini membuat sesorang menjadi terasah knowledge-nya dan penting untuk peningkatan knowledge content
dalam diri seseorang.
Externalization atau eksternalisasi merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Externalization
biasanya muncul dalam proses penciptaan konsep dan dipicu oleh dialog atau proses refleksi. Proses ini dapat dilakukan
dengan cara menuliskan pengalaman yang didapatkan dalam bentuk dokumen sehingga dapat memudahkan untuk
pendistribusian knowledge kepada individu lain. Di antara ke empat bentuk konversi knowledge, externalization memegang
kunci dalam penciptaan knowledge karena proses ini menghasilkan konsep explicit dari tacit knowledge. Proses konversi dari
tacit knowledge ke explicit knowledge yang efektif adalah dengan membuat rangkaian metafora atau analogi, dan model.
Combination atau kombinasi merupakan proses penyatuan konsep menjadi sebuah sistem knowledge dengan melakukan
konversi dari explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru. Pengubahan menjadi explicit knowledge yang baru
dapat dilakukan dengan menambah, mengurutkan, mengombinasikan atau mengategorisasikan explicit knowledge yang telah
ada sebelumnya. Proses ini dapat menghasilkan explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat dari pengkombinasian
explicit knowledge yang sebelumnya ada.
Internalization atau internalisasi adalah sebuah proses mewujudkan explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Sebuah tacit
knowledge yang awalnya hanya berbentuk pengalaman, kemudian melalui proses socialization, externalization, dan
combination saat diinternalisasikan pada individu tertentu akan menjadi aset yang sangat berharga. Dokumentasi yang
dilakukan sebelumnya, memudahkan individu untuk memperkaya pengalaman dan tacit knowledge seseorang.