SlideShare a Scribd company logo

HAMK_ePro_2014_ekirja

•
•
A
Ari Tölö
1 of 58
Download to read offline
HAMK Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) Helin(toim.):Sähköisenliiketoiminnankehittäminen–casekantahämäläisetpk-yritykset Tämä julkaisu on tuotettu osana ePro- kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen hanketta (HAMELY/916/05.02.07/2010), joka rahoitettiin Manner-Suomen ESR- ohjelman toimintalinjasta 1. Julkaisun tavoitteena on selventää kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan tämänhetkistä tasoa sekä antaa pk-yrittäjille malleja sähköisen lii- ketoiminnan kehittämiseen. Tässä julkaisussa käsitellään sähköisen liiketoiminnan pk-yrityksille luomia hyötyjä ja avataan sähköiseen liiketoimintaa liittyvää järjestelmäkenttää sekä niitä liiketoiminnallisia hyötyjä, joi- ta järjestelmien käyttöönotolla voidaan saavuttaa. Tämän lisäksi julkaisussa avataan Kanta- Hämeen alueella tehtyjen yritystoimeksiantojen sisältöä ja sitä ongelmakenttää, jossa yritykset painivat miettiessään liiketoimintansa sähköistämistä. Sähköinen liiketoiminta todentuu erilaisissa toiminnanohjausjärjestelmiin sisältyvissä ja linkitty- vissä ohjelmistoratkaisuissa. Esim. CRM (asiakkuuksienhallinta), varastonhallinta, tuotannon- ohjaus sekä palkka- ja taloushallinnon järjestelmät ovat esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan järjestelmistä, joiden avulla yrityksillä on mahdollisuus kasvattaa liiketoiminnan tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Kirjoittajina tässä julkaisussa ovat olleet Hämeen ammattikorkeakoulun yrittäjyyden ja liike- toimintaosaamisen koulutus- ja tutkimuskeskuksen henkilöstön edustajat: yliopettaja Minttu Lampinen (liiketalous), lehtori Tommi Saksa (tietojenkäsittely) sekä ePro hankkeen projekti- päällikkö Merja Helin (liiketalous). Kirjoitustyössä ovat avustaneet tietojenkäsittelyn opiskelijat Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö. painettu ISBN 978-951-784-667-7 ISSN 1795-4231 HAMKin julkaisuja 9/2014 e-julkaisu ISBN 978-951-784-668-4 (PDF) ISSN 1795-424X HAMKin e-julkaisuja 17/2014
Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) Hämeen ammattikorkeakoulu
Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) painettu ISBN 978-951-784-667-7 ISSN 1795-4231 HAMKin julkaisuja 9/2014 e-julkaisu ISBN 978-951-784-668-4 (PDF) ISSN 1795-424X HAMKin e-julkaisuja 17/2014 © Hämeen ammattikorkeakoulu ja kirjoittajat JULKAISIJA – PUBLISHER Hämeen ammattikorkeakoulu PL 230 13101 HÄMEENLINNA puh. (03) 6461 julkaisut@hamk.fi www.hamk.fi/julkaisut Ulkoasu: HAMK Julkaisut Taitto: Graafinen Idea Kuvitus: Sonja Salonen Painopaikka: Tammerprint Oy, Tampere Hämeenlinna, kesäkuu 2014
3 1. Esipuhe ja kiitokset (Merja Helin)...................................................................................... 5 2. Hankkeen päämäärä ja tavoitteet (Merja Helin)............................................................... 8 3. Case-esittelyt (Merja Helin, Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö)............................................11 3.1. Case Avainkustannus Häme Oy..................................................................................... 12 3.2. Case Biotus Oy...............................................................................................................13 3.3. Case Easy Fishing Ky......................................................................................................14 3.4. Case Envor Group Oy..................................................................................................... 15 3.5. Case Hatusen Liiketilat Oy / Hatusen Pyörä.................................................................. 16 3.6. Case Hämeen Tukikoti Oy.............................................................................................. 17 3.7. Case Kanta-Hämeen sairaskotisäätiö / Ilveskoti........................................................... 18 3.8. Case Kanta-Hämeen Autosuojaamo Oy........................................................................ 19 3.9. Case Kummityttö...........................................................................................................20 3.10. Case Kuulosirpakka Oy..................................................................................................21 3.11. Case Forssan Liivikeskus................................................................................................22 3.12. Case Mainiemen puutarha/ Maksiimi Oy......................................................................23 3.13. Case Oinonen tooling/ Yudo Nordic...............................................................................23 3.14. Case Opiferum...............................................................................................................24 3.15. Case Rengastamo Oy.....................................................................................................25 3.16. Case Semantic Solutions................................................................................................25 3.17. Case Suomen Tukkusähkö Oy........................................................................................26 3.18. Case Tambest Glass Solutions Oy..................................................................................27 3.19. Johtopäätökset..............................................................................................................28 4. Sähköinen liiketoiminta (Merja Helin, Minttu Lampinen ja Toni Järvinen).................................. 29 4.1. Sähköisen liiketoiminnan luomat hyödyt......................................................................29 4.2 Tiedon merkitys liiketoiminnassa..................................................................................31 4.2.1. Tiedon merkitys..............................................................................................32 4.2.2. Mitä tietoa tarvitaan......................................................................................32 4.2.3. Mitä tietoa yrityksesi tuottaa tai voi tuottaa..................................................33 5. Sähköinen markkinointi (Minttu Lampinen ja Tommi Saksa).................................................. 35 5.1. Yleistä sähköisestä markkinoinnista..............................................................................35 5.2. PK-yrityksen markkinointi sosiaalisessa mediassa.......................................................37 Sisällys
4 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 6. Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia (Tommi Saksa ja Anssi Päivinen).................. 39 6.1. Tietokanta......................................................................................................................40 6.2. Käyttöliittymä................................................................................................................40 6.3. Asennettu sovellus vai pilvipalvelusovellus?.................................................................. 41 6.4. Avoin lähdekoodi...........................................................................................................41 7. Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät (Merja Helin, Tommi Saksa, Anssi Päivinen ja Toni Järvinen)..............................................................43 7.1 Toiminnanohjausjärjestelmät........................................................................................44 7.2 Asiakkuudenhallintajärjestelmät..................................................................................45 7.3 Palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmät.....................................................................47 7.4. Projektien hallintajärjestelmät......................................................................................48 7.5 Tuotannonohjausjärjestelmä.........................................................................................49 7.6 Verkkokauppa...............................................................................................................49 8. Tietoturva (Tommi Saksa)................................................................................................. 52 9. Loppusanat (Merja Helin)................................................................................................. 55
5 ePro – kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoimin- nan kehittäminen hanke (HAMELY/916/05.02.07/2010) rahoitettiin Manner-Suomen ESR-ohjelman toimintalinjasta 1: Työorganisaatioiden, työssä olevan työvoiman ja yritysten kehittäminen sekä yrittäjyyden li- sääminen. Hanke toteutettiin ohjelmakaudella 2007–2013 ajanjaksolla 01.04.2011– 31.07.2014. Hankkeen hallinnoijana toimi Hämeen Ammatillisen Kor- keakoulutuksen Kuntayhtymän yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutus- ja tutkimuskeskus ja osatoteuttajana hankkeessa oli Innopark Programmes Oy. Hanketta kirjoitettaessa taustaselvitykset (vuonna 2010) osoittivat, että kantahämäläisten pk-yritysten suunnitelmat sähköisen liiketoiminnan eri osa-alueiden kehittämisessä kohdistuivat erityisesti myyntiin, mark- kinointiin ja asiakaspalveluun, joilla kaikilla on kiinteä suhde asiakkuuk- sien hallintaan. Yritysten rajoittunut kyvykkyys hyödyntää tietojärjestel- miä sähköisestä markkinoinnissa ja asiakaspalvelussa todettiin yhdeksi suurimmaksi sähköisen liiketoiminnan kehittämisen esteeksi. Taustasel- vityksellä siis todennettiin, että pk-yritysten asiakkuuksien hallintaan liit- tyvän osaamisen kehittäminen oli tarpeen. Hankkeen alkuvaiheessa pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittä- misessä nousi vahvasti esiin asiakkuuksien hallintaan tarkoitettujen eri- laisten CRM-järjestelmien ominaisuuksien ja käyttötarkoitusten kartoi- tukset. Hankkeen edetessä todettiin kuitenkin, että laajennus koskemaan kaikkia toiminnanohjausjärjestelmien osa-alueita oli tarpeen, sillä yri- tysten sähköisen liiketoiminnan kehittämisen haasteet ovat moninaiset. Hanke laajeni kattamaan vuoden 2012 alusta lähtien sähköisen liiketoi- minnan kehittämisen osa-alueista lähes kaikki toiminnanohjaukseen lin- kittyvät toiminnot. 1. Esipuhe ja kiitokset
6 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Hankkeen edetessä toiminnanohjausjärjestelmien tuntemus ja niihin lin- kittyvät ominaisuudet ovat siis tulleet tutuksi eri muodoissaan. Hankkeen suurin anti on ollut nimenomaan toiminnanohjauksen laaja-alaisen tun- temuksen lisääntyminen sekä hankkeessa toimineiden yritysten että han- kehenkilöstön osalta. Tämän tiedon kasvun merkitys on suuri sekä pk-yri- tysten että myös oppilaitoksen osaamiskartoitusten näkökulmasta. Haluankin tässä yhteydessä kiittää kaikkia niitä osapuolia, jotka mahdol- listivat hankkeen toteuttamisen. Ennen kaikkea kiitos hanketta rahoittaneille osapuolille: Hämeen ELY- keskukselle, erityisesti Johanna Jaloselle, sekä Hämeen Ammatillisen Korkeakoulutuksen Kuntayhtymän yrittäjyyden ja liiketoimintaosaami- sen kehittämis- ja tutkimuskeskukselle. Ilman tätä rahoitusta, emme oli- si kyenneet toteuttamaan hankkeen toimenpiteitä. Myös osatoteuttaja Innopark Programmes Oyn henkilöstölle iso kiitos yhteistyöstä. Hanke ei kuitenkaan olisi mahdollistunut ilman niitä 25 yritystä, jotka lähtivät hankkeeseen mukaan. Kiitos teille siitä, että saimme olla kehittä- mässä yrityksenne sähköistä liiketoimintaa. Kiitos myös siitä luottamuk- sesta, jota osoititte uskomalla opiskelijoidemme kykyyn ja taitoon tuottaa teille riittävästi hyötyä liiketoimintanne kehittämisessä. Oli ilo työsken- nellä kanssanne ja suurin toiveemme on, että kehittämistoimenpiteet, jois- sa saimme olla mukana, mahdollistavat liiketoimintanne kehittymisen ja kasvun myös jatkossa. Kiitos myös hankkeen ohjausryhmälle kannustavasta ja hankkeen toi- mintaa tukevasta ohjauksellisesta otteesta. Hankkeen ohjausryhmässä toimivat hankkeen loppuvaiheessa seuraavat henkilöt: Ari Räsänen, Ke- hittämiskeskus Oy Häme (ohjausryhmän puheenjohtaja), Mirja Ojantaus- ta (Hämeen Kauppakamari), Hannu-Heikki Saarinen, joka korvasi eläk- keelle jääneen alkuperäisjäsenen Timo Lindvallin syksyllä 2013 (Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy), Timo Simell (Tieke, Tietoyhteiskunnan Ke- hittämiskeskus), Olli Kausti (Hämeen Uusyrityskeskus), Timo Väliharju (Mediamaisteri Group), Markku Mäkelä (ELY-keskus), Johanna Jalonen (ELY-keskus), Marjatta Kariniemi (Hämeen Ammattikorkeakoulu) ja Ulla Bard (Hämeen Ammattikorkeakoulu). Yrityksille tehtyjen toimeksiantojen toteutuksesta ja hankkeen osittaises- ta markkinoinnista vastasivat HAMKin liiketalouden ja tietojenkäsittelyn koulutusohjelmien opiskelijat, jotka toimivat hankkeessa sekä assistent- ti että harjoittelija-rooleissa. Erityiskiitos tässä yhteydessä lähtee lähes koko hankkeen ajan mukana olleille tietojenkäsittelyn opiskelijoille Toni Järviselle, Anssi Päiviselle ja Ari Tölölle. Kyseisten opiskelijoiden omatoi- misuus ja henkilökohtainen innokkuus tiedon etsintään mahdollistivat tä-
7 män hankkeen toteuttamisen käytännössä. Kiitos myös kesällä 2013 har- joittelijoina toimineille, ja siitä assistenteiksi siirtyneille, Nico Heinimä- elle, Antti Kaukoharjulle ja Janne Remekselle panoksesta hankkeen lop- puvaiheen toimintoihin. Myös hetken aikaa hankkeen markkinointiassis- tenttina toiminut Saara Pyykkönen ansaitsee tässä yhteydessä ison kii- toksen. Tämän lisäksi haluan tottakai kiittää kaikkia teitä muita hanketta tuke- massa olleita henkilöitä. Kiitos kollegat: Minttu Lampinen ja Tommi Sak- sa sekä muut hankkeessa toimineet sekä HAMKin sisäiset että ulkoiset yhteistyökumppanit. Hämeenlinnassa 23.5.2014 Merja Helin ePro-hankkeen projektipäällikkö
8 Merja Helin 2. Hankkeen päämäärä ja tavoitteet Hankkeen tavoitteena oli Kanta-Hämeen alueen pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen. Sähköisellä liiketoiminnalla tarkoitetaan tässä julkaisussa tietotekniikan ja viestintätekniikan hyödyntämistä yri- tyksen liiketoiminnassa ja liiketoimintaprosesseissa. Eli kaikkea avoimi- en tietoverkkojen – kiinteiden ja langattomien – välityksellä tapahtuvaa kilpailuedun saavuttamiseen tähtäävää toimintaa. Pk-yritykset eivät usein näe tietoteknisiä ohjelmistoja ja sähköistä liiketoi- mintaa yrityksen strategian toteuttamisen välineeksi, jolla voidaan tukea liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Sähköinen liiketoiminta antaa kuitenkin pk-yrityksille mahdollisuuden tehostaa liiketoimintaa ja kohdata asiakkaita uudella tavalla. Sähköinen liiketoiminta todentuu erilaisissa toiminnanohjausjärjes- telmiin sisältyvissä ja linkittyvissä ohjelmistoratkaisuissa. Esim. CRM (asiakkuuksienhallinta), varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä palkka- ja taloushallinnon järjestelmät ovat esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan järjestelmistä, joiden avulla yrityksillä on mahdollisuus kasvattaa liiketoi- minnan tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Alkuperäiseen projektisuunnitelmaan oli kirjattu, että kaikki ePro-hank- keen kohdeyritykset pyritään hakemaan heti hankkeen aloitusvaihees- sa sekä Hämeen ammattikorkeakoulun että Innopark Programmes Oyn valmiiden kontaktien kautta. Käytännössä kävi kuitenkin niin, että koko hankkeen ajan kontaktoitiin kohtuullinen määrä yrityksiä, ja hankkeen yritykset valikoituivat suhteellisen sattumanvaraisesti. Yritykset edusti- vat hyvin laajaa toimialaskaalaa ja yrityskoko vaihteli suuresti. Pääasialli- sesti toimenpiteitä toteutettiin kuitenkin yrityksille joiden henkilöstömää- rä oli joko 1–5 tai 6–10 henkilöä. Hankkeen tavoitteena oli löytää n. 30 sähköisen liiketoiminnan kehittä- misestä kiinnostunutta kantahämäläistä pk-yritystä. Mukaan lähteneiden yritysten sähköisen liiketoiminnan taso kartoitettiin ja kehittämistoimen- piteet laadittiin heijastaen sähköisen liiketoiminnan kartoituksessa nous-
9Hankkeen päämäärä ja tavoitteet seita kipupisteitä. Hankkeessa luotiin myös sähköinen mittaristo asiak- kuuksien hallinnan tason tunnistamiseksi. Kehittämistoimet joita yrityksiin tehtiin, räätälöitiin yrityskohtaisesti ja niiden tavoitteena oli tuottaa yrityksen näkökulmasta mahdollisimman suuri hyöty käytännön liiketoiminnan kehittämiseksi, oli yrityksen tavoit- teena sitten tehostaa toimintaprosesseja tai luoda lisäpotkua markkinoin- tiin sähköisten ratkaisujen avulla. Toimeksiannot vaihtelivat laajuudeltaan ja niiden vaativuusasteessa oli suuria eroja, mutta yhteiseksi nimittäjäk- si niissä nousi aina yritysten liiketoiminnan tehokkuuden kasvattaminen. Hankkeen kautta Hämeen ammattikorkeakoulun opiskelijat lisäsivät val- miuksiaan toimia aidossa työympäristössä. Samalla pystyttiin myös hei- jastamaan opiskelijoiden kykyä ja valmiuksia toimia saamiensa oppien pe- rusteella sähköisen liiketoiminnan kehittämistoimenpiteissä. Myös oppi- laitoksen näkökulmasta lisääntynyt tieto sähköisen liiketoiminnan tasos- ta ja ongelmakohdista loi hyvän pohjan sekä liiketalouden että tietojenkä- sittelyn koulutusohjelmien osaamiskuvaustyöhön. Hankkeessa toteutetut keskeisimmät toimenpiteet olivat 1. Hankittiin 25 (projektisuunnitelman tavoite: 30) kohderyhmän kuuluvaa pk-yritystä, jotka halusivat kehittää sähköistä liiketoi- mintaansa. 2. Toteutettiin kohdeyrityksille sähköiseen asiakkuudenhallintaan kohdennettu kartoitus tarkoitukseen kehitetyn mittariston avulla. 3. Laadittiin yrityksille yksilöllinen toimenpidesuunnitelma valittu- jen osa-alueiden kehittämiseksi. 4. Toteutettiin yrityksille toimenpidesuunnitelmassa määritelty koko- naisuus harjoittelijana ja assistentteina toimivien Hämeen Ammat- tikorkeakoulun opiskelijoiden toimesta, asiantuntijaopettajien toi- miessa työn valvojina. 5. Rakennettiin alueellista, kansallista ja kansainvälistä verkostoa sähköisen liiketoiminnan kehittämisen osa-alueella. 6. Rakennettiin teoriatiedon ja käytännön työn toimeksiantojen kaut- ta työkalupakiksi kutsuttu hyvien käytänteiden kokoelma. 7. Viestittiin valmiista ratkaisuista ja hyvistä käytännöistä.
10 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Hankkeen aikana kerätyn kokemuksen ja teoriatiedon perusteella on siis luotu uusia ratkaisumalleja ja hyviä käytäntöjä sähköisen liiketoiminnan osa-alueelle. Lopputuloksena on työkalupakiksi kutsuttu kokonaisuus, joka ohjaa pk-yrityksiä kehitystoimenpiteissään oikeaan suuntaan. Työ- kalupakki tullaan jakamaan sähköisessä muodossa hankkeen kotisivuilla ja tämä julkaisu on myös yksi muoto kerätyn tiedon jakamisesta.
11 Merja Helin, Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö 3. Case-esittelyt Tässä luvussa kuvataan hankkeessa tehdyt toimeksiannot yleisellä tasolla valottaen sitä ongelmakenttää, jossa yrittäjät toimivat valitessaan toimintaansa tukevia sähköisiä järjes- telmiä. Tavoitteena on, että toimeksiantojen kuvauksissa nostetaan esiin juuri kyseiseen tapaukseen liittyvät haasteet ja niihin mahdollisesti löydetyt ratkaisut, kuitenkin säilyt- täen yritysten liiketoimintaan linkittyvät yksittäiset seikat toimeksiantojen kuvausten ul- kopuolella.
12 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.1. Case Avainkustannus Häme Oy Avainkustannus Häme Oy toimii sanomalehtien kustantajana. Yritys ha- lusi lehtien mainospaikkojen myyntiin soveltuvan asiakkuudenhallinta- järjestelmän, jota voidaan käyttää monesta eri toimipisteestä samaan ai- kaan. Järjestelmän valinnassa edullinen hinta ja suomenkielisyys olivat ratkaisevassa asemassa. Tämä tarkoitti sitä, että valinnan vaihtoehdoik- si muodostuivat avoimen lähdekoodin lisenssillä toteutetut järjestelmät. Yrityksen antama toimeksianto poikkesi muista hankkeessa tehdyistä toi- meksiannoista, sillä yritys halusi ainoastaan järjestelmän, eikä järjestel- mää haluttu ostaa palveluna. Yritykseltä itseltään löytyi riittävää tietotai- toa ylläpitää järjestelmää tukevia palvelimia ja palvelinohjelmistoja. Aikaisempien asiakkuudenhallintajärjestelmä kartoitusten perusteella kä- vimme läpi asiakkaan ohjelmistolle asettaman vaatimusmäärittelyn verra- ten sitä mahdollisiin ja soveltuviin järjestelmiin. Löysimme kolme Avain- kustannus Häme Oy:lle soveltuvaa järjestelmää. Näistä kaksi asensimme palvelimelle ja testasimme käytännössä ohjelmistojen toimivuuden. Suomenkielisyys oli toimeksiannon näkökulmasta haastava vaatimus. Al- kuvaiheessa asiakkaalle valitsemamme järjestelmät olivat kyllä saatavil- la suomenkielisenä, mutta suomenkielisen kieliversion saaminen oli mah- dollista ainoastaan palveluntarjoajien kautta. Järjestelmien oletuskielenä on yleensä englanti. Etsimme suomenkielistä pakettia laajasti, mutta totesimme että kielipa- kettia ei ollut saatavilla yksittäisenä ohjelmistona verkon kautta, ja pää- dyimme ottamaan yhteyttä niihin palveluntarjoajiin, joilla oli jo olemas- sa oleva suomenkielen kielipaketti. Selvitimme suomenkielisen kielipake- tin hinnan ja päädyimme ostamaan sen asiakkaan toimeksiannosta ja kus- tannuksella. Kysymys ei siis ollut suomenkielisestä järjestelmästä, vaan ainoastaan suomenkielen kielipaketista, jolla järjestelmän kieli voidaan muuttaa asentamalla järjestelmän mukana kyseinen kielipaketti. Asensimme valitsemamme järjestelmän uudelleen suomenkielen kielipa- ketin kera, luoden samalla järjestelmälle asennus- ja käyttöohjeet. Käy- tännössä yritys sai toimintansa tueksi muutamalla sadalla eurolla ammat- timaisen asiakkuuksienhallintajärjestelmän.
13Case-esittelyt 3.2. Case Biotus Oy Biotus Oy on kasvien haittaeliöiden torjuntaan keskittynyt yritys. ”Biotus Oy:n tuotevalikoimasta löytyvät kaikki yleisesti käytössä olevat biologiset torjuntaeliöt ammattiviljelijöille kasvihuoneisiin, tunneleihin ja avomaa- käyttöön sekä harrastajille.” (http//:biotus.fi) Yrityksen erikoisuutena on siis kasvattaa ja myydä torjuntaeliöitä haittaeliöiden torjumiseksi ja asi- akkaina ovat sekä yksityiset henkilöt että ammatinharjoittajat. Biotus Oy toivoi ratkaisua myyntiprosessinsa nopeuttamiseen. Yrityksen ydinliiketoiminta poikkeaa merkittävästi yleisesti tunnetuista haittaeli- öiden torjuntaan suuntautuneiden yritysten toiminnasta, ja tästä syys- tä yrityksen tuotteista ja niiden käytöstä käydään usein henkilökohtai- sia keskusteluja asiakkaan kanssa. Myyntiprosessin nopeuttamisen lisäk- si myös asiakaskontaktointiin toivottiin helpompaa ja informatiivisempaa tapaa toimia. Toimeksiannon aloitusajankohtana suurin osa informaatios- ta, joka asiakkaille jaettiin, tapahtui perinteisesti puhelinkeskusteluissa. Käytyämme alustavan keskustelun asiakkaan kanssa päädyimme siihen lopputulokseen, että verkkokauppa voisi tuoda ratkaisun yrityksen tämän- hetkisiin toiminnallisiin haasteisiin. Toimeksiannossa verkkokaupan edul- lisuus sekä monikielisyys olivat ensisijaiset valintakriteerit. Verkkokauppojen yleinen karkea kartoitus tehtiin yhtä aikaa toisen toi- meksiannon kanssa. Pelkästään Suomen tasolla verkkokauppapalvelun- tarjoajia löytyi karkeasti ottaen n. kuusikymmentä kappaletta. Palvelun- tarjoajien verkkosivujen ja referenssien avulla rajasimme tarkemmin tut- kittavien verkkokauppojen määrän kymmeneen. Lähetimme tarjouspyynnön, jossa oli mukana alustava vaatimusmääritte- ly, valituille kymmenelle palveluntarjoajalle. Onnistuimme saamaan kuu- si tarjousta eri palveluntarjoajilta. Karsimme kuudesta tarjouksesta hin- nan perusteella pois viisi eli yksi tarjous täytti asiakkaan toivomat ensisi- jaiset vaatimukset. Verkkokauppoja löytyy hyvin moneen eri tarkoitukseen ja vaihtelevilla ominaisuuksilla. Tästä syystä teimme asiakkaalle kaikista kuudesta tar- jotusta verkkokaupasta raportin, jonka perusteella asiakas pystyy vertaile- maan eri palveluntarjoajien verkkokauppojen ominaisuuksia ja tekemään mahdollisen oman valintansa verkkokaupasta näiden vaihtoehtojen jou- kosta.
14 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.3. Case Easy Fishing Ky Easy Fishing Ky on kalastusalan tukkuliike. ”Easy Fishing Ky tarjoaa laa- jan valikoiman kalastustarvikkeita, uistimia ja oman BrightBait tuotemer- kin” (http://www.easyfishing.net/) Yritys siis myy kalastukseen tarvitta- via välineitä ja syöttejä. Erikoisuutena ovat elävät syötit sekä fluorisoivat elävät syötit, jotka he tekevät itse. Yrityksen tilanne oli toimeksiannon aloitusajankohtana sellainen, että yri- tyksen tuotteille oli enemmän kysyntää kuin yritys pystyy markkinoille tarjoamaan. Tästä syystä haluttiin lähteä miettimään sitä, miten yrityk- sen toimintoja voitaisiin tehostaa niin, että aikaresurssit riittäisivät perus- toimintojen ylläpidon lisäksi myös enenevässä määrin yrityksen kehittä- miseen. Yrityksen tavoite on myös lähteä lähitulevaisuudessa kansainvä- lisille markkinoille. Haasteena yrityksen toiminnassa oli se, että yrityksen henkilöstön aika- resurssia sitoutui asiakastilauksien, -tietojen, postitustietojen, varastokir- janpidon ja yleisen asiakkuuksiin liittyvän hallinnan hoitamiseen suhteet- toman paljon. Yritys olikin jo harkinnut verkkokaupan perustamista ja sii- hen linkitettävää varastonhallintajärjestelmää, jossa olisi mahdollisesti myös taloushallinnon prosesseihin liittyviä ominaisuuksia. Myös puhdas toiminnanohjausjärjestelmä oli ollut mietinnässä. Tavoitteena meidän toimeksiannossamme oli siis löytää verkkokauppa-, varastonhallinta- ja toiminnanohjauspalveluntarjoaja, jonka järjestelmä/ järjestelmät mahdollistaisivat yrityksen toimintaan liittyvän tehokkuuden parantamisen. Myös mahdolliset uusien eri järjestelmien rajapintojen yh- teensopivuudet piti huomioida järjestelmävalinnoissa. Verkkokauppaan ominaisuusluettelo oli laaja. ”Normaalitoimintojen” li- säksi verkkokaupalta toivottiin mm seuraavia toimintoja: lähetyslistojen automaattinen luominen ja tulostus sekä mahdollisuus verkkomaksuihin. Tämä teki työstä entistä haastavampaa sillä työn alle tulivat myös maksu- palveluntarjoajien kartoitus sekä Itellan ja Matkahuollon tarjoamien pal- velujen kartoitus. Tämän lisäksi verkkokaupan liitettävyys kyseisiin pal- veluihin piti tarkastaa. Karkeatasoinen verkkokauppa-kartoitus tehtiin yhdessä Biotus Oy:lle teh- dyn verkkokauppatarkastelun kanssa. Palveluntarjoajia löytyi Suomesta n. 60 kpl, joista päädyimme valitsemaan tarkempaan tarkasteluun kym- menen. Näistä kymmenestä palveluntarjoajasta valittiin sellaisten verk- kokauppajärjestelmien tarjoajat, joiden verkkokaupoissa oli monipuoliset
15Case-esittelyt liitäntämahdollisuudet muihin haluttuihin järjestelmiin. Tällä tavoin saa- tiin rajattua palveluntarjoajat kuuteen. Pyysimme tarjoukset kuudelta palveluntarjoajalta ja saatujen tarjousten perusteella saimme rajattua vaihtoehdot kahteen. Kyseiset palveluntarjo- ajat tarjosivat molemmat sekä verkkokauppa- että toiminnanohjausjärjes- telmiä, joilla oli myös liitäntärajapinta toisiinsa. Verkkokauppapalveluntarjoajilla oli myös valmiit rajapinnat maksupalve- luntarjoajiin, joten teimme eri maksupalveluntarjoajista lyhyen yhteen- vedon asiakkaalle. Hinnoissa eri maksupalveluntarjoajien välillä ei ollut suurtakaan eroa vaan erot liittyivät lähinnä eri palveluntarjoajien hin- noittelumalleihin. Palveluntarjoajat poikkesivat toisistaan lähdekoodin avoimuuden, koke- muksen, referenssien ja hinnan mukaan selkeästi, joten näiden erojen pe- rusteella yritys pystyi tekemään lopullisen ratkaisunsa toimittajasta hel- posti. 3.4. Case Envor Group Oy Envor Group Oy on monipuolisia ja toisiaan tukevia ympäristöpalvelu- ja tarjoava yrityskokonaisuus. ”Liiketoimintamme keskittyy kokonais- valtaiseen jätehuoltoon, materiaalien kierrätykseen, teollisuuden puh- taanapitoon, kiinteistöhuoltoon sekä kuljetus- ja kuormauspalveluihin.” (http://envor.fi/yritysesittely/) Envor Group oli etsimässä yrityksen järjestelmäperheeseen kunnossapi- tojärjestelmää. Hankkeen tehtävänä oli arvioida Envor Groupin jo kar- toittamat järjestelmät ja tehdä vertailu eri järjestelmien ominaisuuksista. Kävimme Envorin kanssa läpi yrityksen keskeiset prosessit. Kartoitimme missä toiminnoissa ja millä linkityksillä muihin järjestelmiin uutta kun- nossapitojärjestelmää tulisi käyttää ja niitä vaatimuksia, joita uudelle jär- jestelmälle asetettiin. Keskustelun perusteella lähdimme arvioimaan meille valmiiksi annettu- ja järjestelmiä niiden ominaisuuksien perusteella. Arviointimme tavoit- teena oli antaa ulkopuolinen näkemys järjestelmien sopivuudesta yrityk- sen tarpeisiin. Laadimme kirjallisen dokumentin ja esittelyn yritykselle omasta arvioin- nistamme, jossa kävimme lävitse projektissa ilmenneet huomiota vaativat asiat ja ratkaisuvaihtoehdot.
16 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.5. Case Hatusen Liiketilat Oy / Hatusen Pyörä Hatusen Pyörä on Parolassa toimiva polkupyörien ja puutarhalaitteiden vähittäismyyntiin ja huoltoon erikoistunut liike. Yrityksen toiveena oli löytää toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää sekä asiakas- että varastonhallinnan. Lisäksi mahdollinen takuu yms. do- kumenttien säilytysjärjestelmä haluttiin liittää asiakashallintaan. Varas- tonhallintaan toivottuja ominaisuuksia olivat tuotteiden suora tilausmah- dollisuus, varastosaldojen lisääntyminen tavaran sisääntulossa ja poisto myydessä. Lisävaatimuksina vaatimusmäärittelyssä nousivat esiin edullinen hinta, helppokäyttöisyys, suomenkielisyys sekä tuotteiden viivakoodinlukumah- dollisuus ja mahdollisuus linkittää järjestelmä olemassa olevaan kassajär- jestelmään. Hinnan tuoman rajoitteen vuoksi päädyimme avoimen lähde- koodin järjestelmään. Kartoituksessa mahdollisia järjestelmiä löytyi n. kaksikymmentä ja näis- tä valittiin viisi tarkempaan tarkasteluun. Valinnat tehtiin järjestelmistä kertovien verkkosivujen perusteella. Näitä viittä järjestelmää tutkittiin tarkemmin olemassa olevien kirjallisten tutkimusten perusteella. Avoi- men lähdekoodin järjestelmät ovat yleisesti hyvin tutkittuja järjestelmiä, joten niistä on helppo löytää tietoa verkosta. Tarkemman tutkimuksen perusteella rajasimme järjestelmät kahteen. Ra- jaavana ominaisuutena nousi esiin suomenkielisyys. Vain toinen näistä kahdesta järjestelmästä oli suomenkielinen, ja toiseen sai suomenkielen kielipaketin. Asensimme nämä kaksi järjestelmää palvelimille ja testa- simme ne. Testauksessa löydettiin yrityksen vaatimuksiin sopiva järjes- telmä. Helppokäyttöisyys ja suomenkielisyys olivat testauksessa etusijalla. Vain kahden viikon kartoituksen ja testauksen kautta löytyi yritykselle so- veltuva avoimella lähdekoodilla lisensoitu suomalainen järjestelmä. Kaik- kien vaadittujen ominaisuuksien lisäksi järjestelmästä löytyi rajauksen ul- kopuolelle jääneistä ominaisuuksista mm. myyntimahdollisuus, alkeelli- nen asiakkuudenhallinta ja tuotteista saatavat lisätiedot, joten yritys sai käyttöönsä järjestelmän, jonka ominaisuudet olivat laajemmat kuin alun- perin vaatimusmäärittelyssä oli nostettu esiin.
17Case-esittelyt 3.6. Case Hämeen Tukikoti Oy Hämeen Tukikoti Oy on Hämeenlinnassa toimiva palveluasumista tarjoa- va hoitokoti erityisapua tarvitseville lapsille, nuorille ja aikuisille. Hämeen Tukikodilla oli jo olemassa oleva järjestelmä erilaisia yrityksen prosesseja varten, mutta järjestelmää ei hyödynnetty riittävällä tasol- la. Lisäksi yrityksessä tällä hetkellä käytössä olevassa järjestelmässä ja sen käyttömahdollisuuksien hahmottamisessa oli epäselvyyksiä. Tämä ja verkkosivujen mahdollinen uudistamistarve sekä sisällön että ulkoasun osalta nousivat ensisijaisiksi kehittämiskohteiksi keskusteluissamme asi- akkaan kanssa. Rajasimme toimeksiannon yrityksen nykyisen järjestelmän käyttömah- dollisuuksien tutkimiseen. Ensisijaisesti lähdimme kartoittamaan järjes- telmän käyttöä: millaisissa prosesseissa sitä käytetään ja miten sitä hyö- dynnetään arkipäivän toiminnan tukena. Kävimme yhdessä asiakkaan kanssa läpi järjestelmässä suoritettavat toimenpiteet ja sen miten järjes- telmää käytetään tällä hetkellä. Kartoitimme myös niitä ominaisuuksia, joita järjestelmästä puuttui, jotta se toimisi paremmin yrityksen päivit- täisessä käytössä Näiden keskustelujen perusteella teimme vaatimusmäärittelyn, jonka avulla lähdimme selvittämään palveluntarjoajan avustuksella, mitä jär- jestelmän käytön edistämiseksi voisi tehdä. Kysymys tässä toimeksiannossa oli enemmänkin siitä, että olemassa ole- vaa järjestelmää ei osattu käyttää optimaalisella tavalla ja sen kaikkia ole- massa olevia ominaisuuksia ei osattu hyödyntää mahdollisimman hyvin. Tässä toimeksiannossa korostui siis se, että mikäli jokin tietty järjestelmä otetaan käyttöön, kannattaa varmistaa että henkilöstö osaa myös käyttää kyseistä järjestelmää riittävällä tasolla, jotta järjestelmästä saadaan suu- rin mahdollinen hyöty irti.
18 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.7. Case Kanta-Hämeen sairaskotisäätiö / Ilveskoti ”Ilveskoti hoitaa ja kuntouttaa sotainvalideja, muita sotiemme veteraane- ja, heidän puolisoitaan ja leskiään, sekä hämeenlinnalaisia kuntoutujia.” (http//:www.iveskoti.com) Tapasimme Ilveskodin edustajan ja kävimme läpi yrityksen kehitystarpei- ta. Kehitystarpeita löytyi runsaasti, joten totesimme, että meidän on täs- sä toimeksiannossa keskityttävä hankkeen aikaresurssin puitteissa vain osaan yrityksen tarvitsemista kehitystoimenpiteistä. Tapaamisemme jälkeen saimme listauksen Ilveskodin käyttämistä palve- luntarjoajista ja niistä järjestelmistä, joita Ilveskodilla on käytössä tällä hetkellä sekä järjestelmistä, joihin kaivattiin uudistusta tai päivittämis- tä. Tämän listauksen perusteella teimme alkukartoituksen, jonka perus- teella määrittelimme, mihin kehittämistoimenpiteisiin tulemme pureutu- maan jatkossa. Ensimmäisenä tutkimme potilastietojärjestelmiä. Suomessa oli tämän hankkeen aikana potilastietojärjestelmien osalta käynnissä voimakas murros (kesä 2013). Sähköiset potilastietojärjestelmät, jotka ovat liitet- tävissä KanTa-arkistoon tulivat juuri pakollisiksi kaikkiin alan yrityksiin. Tästä johtuen niiden hinnat eivät olleet vielä vakiintuneet. Totesimme- kin, että potilastietojärjestelmäkartoitus olisi ollut liian suuritöinen ePro- hankkeen aikaresurssiin nähden. Yllä oleva huomioiden tutkimme järjestelmiä, joita voisi potilastietojär- jestelmästä riippumatta ottaa käyttöön. Päädyimme tarkastelemaan palk- ka- ja henkilöstöhallintojärjestelmiä. Kartoitimme niiden osalta mahdol- lisuutta hyödyntää lisenssipohjaista palvelua tai mahdollisuutta hankkia kyseinen palvelu palveluntuottajan tuottamana. Toiminnan tasolla kartoitimme palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmien palveluntarjoajia, joita löytyi kuusitoista kappaletta. Aikaisemmista töis- tä viisastuneena lähestyimme palveluntarjoajia ennen tarjouspyynnön lä- hettämistä. Kyselimme mitä tietoja he tarvitsevat laaja-alaisen, mutta ver- tailukelpoisen tarjouksen antamiseen. Tästä saatujen palautteiden perus- teella teimme tarkemman vaatimusmäärittelyn ja lähetimme tarjouspyyn- nön tarkemmalla vaatimusmäärittelyllä täydennettynä palveluntarjoajille. Tarjouksen lähetti kahdeksan palveluntarjoajaa. Huolimatta lähettämäs- tämme vaatimusmäärittelystä moni palveluntarjoaja jätti huomiotta mää- rittelyssä vaadittuja ominaisuuksia. Myös kokonaishinnoittelu ja lisätoi- mintojen hinnoittelu oli ilmaistu epämääräisesti muutamissa tarjouksissa.
19Case-esittelyt Valitsimme kolme tarjousta lähempään tarkasteluun. Kaikilla kolmella tarjoajalla tarjoukset olivat vaatimusmäärittelyn mukaisia, ja niissä oli huomioitu myös tietoturvaan ja vastuisiin liittyviä asioita. (Huomautuk- sena: kyseiset järjestelmät ovat hyvin kriittisiä tietoturvan näkökulmas- ta ja laki velvoittaa niitä.) Laadimme hinta-arviot kaikista kolmesta järjestelmästä sekä lisenssinä että palveluna. Hinnoittelu oli kaikilla kolmella erilainen, mutta tarjouk- set mahdollistivat kuitenkin vertailukelpoisen tiedon kokoamisen. Suosittelimme että yritys ottaisi käyttöön yhden näistä järjestelmistä. Loppudokumentissa kävimme laajasti ja tarkasti läpi projektin etenemi- sen, ja jokaisesta tarjouksesta kävimme kohta kohdalta läpi syyt, joiden vuoksi tarjoukset hylättiin. Annoimme loppudokumentin ja kaikki tarjo- ukset asiakkaalle tulevaisuuden käyttöä varten. Yritys sai huomattavan säästön tämän kartoituksen avulla. 3.8. Case Kanta-Hämeen Autosuojaamo Oy Kanta-Hämeen autosuojaamo on Hämeenlinnassa sijaitseva autojen ruos- tesuojausta, vahausta sekä autovuokrausta tarjoava yritys. Yrityksen yhtenä tavoitteena oli saada markkinointiviestintään lisää te- hokkuutta tekstiviestimarkkinoinnin avulla. Kartoitimme massateksti- viestien lähettämiseen tarkoitettuja järjestelmiä sekä kyseistä palvelua tarjoavia yrityksiä. Tavoitteenamme oli myös löytää yrityksen tarpeisiin soveltuva suomenkielinen avoimella lähdekoodilla toteutettu asiakkuu- denhallintajärjestelmä. Asiakkudenhallintajärjestelmistä meillä oli jo aika kattava käsitys ja vaa- timus suomenkielisestä ohjelmistosta rajasi mahdolliset järjestelmät mel- ko suppeaksi joukoksi. Teimme kuitenkin varmuuden vuoksi vielä lisäkar- toituksia asiakkuudenhallintajärjestelmiin liittyen, jotta saatoimme olla varmoja siitä, että olimme tietoisia kaikista suomenkielistä avoimen läh- dekoodin järjestelmistä. Löysimme useita sopivia sekä massatekstiviesti että asiakkuudenhallinta- järjestelmiä niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Osa tekstiviestipalveluis- ta oli suoraan yhteensopivia sen asiakkuudenhallintajärjestelmän kans- sa, johon päädyimme valinnassamme. Osassa massatekstiviestipalveluis- ta löytyi myös sisäänrakennettuna alkeellinen asiakkuuksienhallintajär- jestelmä.
20 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Asiakkuuksienhallintajärjestelmän lisäksi esittelimme yritykselle vaihto- ehtoisena palveluna myös massatekstiviestipalveluntarjoajien eri järjestel- miä, joista löytyi alkeellinen asiakkuudenhallintajärjestelmä. Yritykselle valitsemamme asiakkuudenhallintajärjestelmä sopii tarjo- amiensa eri toimintojen vuoksi hyvin pk-yrityksen tarpeisiin. Valitusta järjestelmästä löytyy asiakkuudenhallinnan lisäksi myös mm. tuotehallin- taosio, markkinoinnin tukijärjestelmä, laskutusmoduuli sekä pienimuo- toinen mahdollisuus raportointiin. 3.9. Case Kummityttö Kummityttö on ikäihmisten yksilöllisiä kotipalveluja tarjoava yritys. Kum- mitytön palveluihin kuuluvat mm. päivittäinen asioiminen eri muodois- saan, arjen askareet, kodin siisteys sekä ikäihmisten ulkoiluttaminen ja seuranpito heille. Kummitytön tavoitteena oli lisätä hakukoneoptimoinnin avulla verkkosi- vujensa hakukonenäkyvyyttä ja ottaa käyttöön sosiaalisen median väli- neitä markkinoinnin tueksi. Lähdimme toteuttamaan hakukoneoptimointia verkkosivuille (www.kum- mitytto.fi) sekä loimme yritykselle Facebook-sivut. Verkkosisällön opti- moinnin tuloksena saimme sivuston näkymään Googlen orgaanisessa haussa ensimmäisellä sivulla ajasta ja hakusanasta riippuen ensimmäi- sen ja viidennen hakutuloksen välissä. Totesimme, että optimoinnin kaut- ta näkyvyys lisääntyi olennaisesti ja orgaanisten hakutulosten paranemi- nen oli huomattavaa. Asensimme verkkosivuille myös Google Analytics -analyysityökalun kä- vijöiden seuraamista varten ja opetimme asiakasta käyttämään kyseis- tä ohjelmaa. Koska sosiaalinen media oli uutta yrittäjälle, kävimme hänen kanssaan läpi sosiaalisen median teoreettista taustaa ja opastimme yrittäjää use- aan otteeseen Facebook-sivujen käytössä. Opastuksen yhteydessä määrittelimme yhdessä asiakkaan kanssa yrityk- sen Facebook-sivujen osalta mahdollista sisältöä ja sivustolla esiin nos- tettavaa markkinoinnin näkökulmaa. Yrityksen Facebook-sivusto raken- nettiin hyvin pitkälle opastuksen aikana vastaamaan yrittäjän haluamaa yrityskuvaa.
21Case-esittelyt 3.10. Case Kuulosirpakka Oy Kuulosirpakka on Hämeenlinnassa toimiva kuulopalveluja tarjoava yritys. Yrityksen palveluihin kuuluu asiakaskohtaisten kuulolaitteiden toimitta- minen, kuulontutkimukset sekä esim. yksilölliset kuulonsuojaimet. Yritys toimii Hämeenlinnassa Mehiläisen yhteydessä. Yrityksen kehittämiskohteiksi nousivat sähköisten järjestelmien kehittä- minen ja verkkosivujen luominen. Päätimme lähteä hankkeen hengen mu- kaisesti kehittämään sähköisiin järjestelmiin liittyviä haasteita. Keskei- simmät kehittämiskohteet löytyivät varastonhallinnasta, potilastieto/asi- akkuudenhallinnasta ja laskutuksesta. Yritys lainaa varastostaan yksittäisille henkilöille kuulemiseen liittyviä apuvälineitä. Lainausten hallinta hoidetaan tällä hetkellä kömpelöllä jär- jestelmällä, joten varastonhallinnan kehittämien nousi yhdeksi yrityksen kehittämiskohteeksi. Yrittäjä on toiminut aiemmin julkisella sektorilla ja niinpä yrittäjällä oli selkeä käsitys myös siitä, mitä ominaisuuksia mahdollisen potilastieto/ asiakkuuksienhallintajärjestelmän tulisi sisältää. Myös Kuulosirpakalla, kuten aiemmin myös Ilveskodin casessa, linkitettävyys KanTa-järjestel- mään nousi yhdeksi kriteeriksi, joka aiheutti järjestelmien uudelleen mie- tintää. Yrittäjällä itsellään olisi ollut selkeä kuva siitä, minkä potilastieto- järjestelmän hän olisi halunnut ottaa käyttöön, mutta kysymyksessä oli julkiselle sektorille tarkoitettu järjestelmä, joten se oli liian kallis pk-yri- tyksen hankittavaksi. Keskustelimme yrittäjän kanssa tarkemmin tarpeista, joiden pohjalta loimme vaatimusmäärittelyn. Vaatimusmäärittelyn kanssa lähdimme tut- kimaan järjestelmiä, jotka sopisivat parhaiten Kuulosirpakan tarpeisiin. Toimeksiannon aikana kartoitimme Kuulosirpakan tarpeisiin sopivia po- tilastietojärjestelmiä sekä asiakuudenhallintajärjestelmiä, jotka voisi to- teuttaa potilastietojärjestelmien kriteerien mukaan. Teimme järjestelmistä tarkemmin erotellun yhteenvedon, jonka esittelim- me Kuulosirpakalle.
22 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.11. Case Forssan Liivikeskus Forssan Liivikeskus on naisten alus- ja uima-asuja myyvä yritys. Yritys halusi kehittää sekä markkinointiaan että asiakkuudenhallintaan- sa. Asiakkuudenhallinnassa yrityksellä oli toimeksiannon aloitushetkellä käytössään kassajärjestelmään linkittyvä tietopankki, jossa näkyi asiak- kaiden yhteystietojen lisäksi heidän ostamansa tuotteet. Tätä rekisteriä ei kuitenkaan pystynyt hyödyntämään markkinoinnissa, vaan yksittäisten kampanjoiden tekeminen esim. kuppikoon tai liivimerkin perusteella ei- vät onnistuneet. Yrityksellään oli myös käytössään Facebook-sivustot ja verkkokauppa oli työstön alla. Lähdimme kartoittamaan yritykselle erilaisia tekstiviesti- ja sähköposti- markkinoinnin työkaluja. Toimeksiannossamme otimme huomioon yri- tyksen olemassa olevat järjestelmät ja niiden rajapinnat tiedonsiirron nä- kökulmasta. Kartoitimme yrityksen tarpeet markkinointikampanjoiden osalta: millaisia kampanjoita yritys haluaa tehdä, miten ne kohdennetaan, miten asiakkaat segmentoidaan, millaisia toimenpiteitä kampanjointiin linkittyy sekä millä resursseilla yritys on valmis markkinointikampanjoi- ta tekemään. Tämän jälkeen olimme yhteydessä jo käytössä olevien järjestelmien palve- luntarjoajiin. Lähinnä kontaktoimme yrityksen kassajärjestelmä- ja verk- kokauppatoimittajia. Kävimme molempien järjestelmätoimittajien kanssa keskustelun mahdollisuudesta integroida olemassa olevia järjestelmiä eri markkinointiyökaluihin. Keskustelujen jälkeen lähdimme kartoittamaan tähän toimeksiantoon sopivaa markkinointityökalua. Etsimme sopivia työkaluja Liivikeskuksen tarpeisiin ja koostimme niis- tä yhteenvedon. Yhteenvedossa käsittelimme jokaisen työkalun erikseen tarkemmin tutkittuna. Lopullinen valintamahdollisuuksien arviointi nii- den hyödyllisyyden näkökulmasta ja päätöksenteko jäi yritykselle itselleen.
23Case-esittelyt 3.12. Case Mainiemen puutarha / Maksiimi Oy Mainiemen puutarha / Maksiimi Oy on Lammilla ja Tuuloksessa toimiva puutarha-alan tukkukauppa. Yrityksen kehittämistarpeisiin kuuluivat verkkosivujen uudistaminen sekä sisällön että ulkonäön osalta ja sähköisen markkinoinnin uudista- minen sosiaalisen median ja massasähköpostiviestien näkökulmasta. Suunnittelimme ja toteutimme verkkosivustoille uuden sisällön ja ulko- asun yhdessä yrittäjän kanssa. Ulkoasun suunnittelu tapahtui tietojenkä- sittelyn opiskelijan toimesta, joka ei varsinaisesti kuulunut projektiryh- määmme, mutta antoi suuren lisäarvon toimintaamme. Sosiaalisen median työkaluista yritys oli kiinnostunut ottamaan käyttöön- sä Facebook-sivuston. Loimme yritykselle Facebook-sivut sekä opastimme yrittäjiä riittävästi niiden käytössä ja hallinnoinnissa, jotta yritys pystyy jatkossa hyödyntämään paremmin sosiaalista mediaa markkinoinnissaan. Tutkimme erinäisen määrän suoramarkkinointiin tarkoitettuja massasäh- köpostiviestipalveluja, joiden yksittäisiä ominaisuuksia vertasimme yri- tyksen määrittelemiin käyttötarpeisiin. Testasimme muutaman massa- sähköpostiviestipalvelun käytännön toimivuutta asiakastarpeiden näkö- kulmasta ja päädyimme suosittelemaan asiakkaalle meidän mielestäm- me yritykselle parhaiten soveltuvaa massasähköpostiviestipalvelua. Opas- timme myös yrityksen henkilöstöä palvelun käytössä ja tuimme palvelun käyttöönottoa yrityksessä. 3.13. Case Oinonen tooling / Yudo Nordic Oinonen Tooling / Yudo Nordic on teollisuuden tarvikkeiden ja laitteiston maahantuoja ja maastaviejä. Yrityksen tuotteisiin kuuluvat mm. silikoni- valujärjestelmällä tuotetut osat, kuumasuuttimet, kuumapalkit sekä ruis- kupuristetut muoviosat. Yritys toimii kansainvälisillä markkinoilla. Yritys oli jo jonkin aikaa etsinyt käyttöönsä asiakkuudenhallintajärjestel- mää, ennenkuin he ottivat yhteyttä projektiryhmäämme. Määriteltäessä yhdessä asiakkaan kanssa tulevaa järjestelmää koskevia kriteerejä kriitti- sinä tekijöinä nousivat esiin ajasta ja paikasta riippumaton käyttömahdol- lisuus ja windows-mobiilikäyttöjärjestelmän olemassaolo sekä ProCoun- tor- ja Outlook-rajapinnat.
24 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Teimme vaatimusmäärittelyn mukaisen kartoituksen yrityksen käyttöön soveltuvista asiakkuudenhallintajärjestelmistä ja -toimittajista, jotka täyt- tivät asiakkaan kriteerit. Työstä toimitettiin asiakkaalle dokumentointi, jossa käsiteltiin mm. tut- kitut järjestelmät sekä järjestelmätoimittajien hinta-arviot esitetyistä rat- kaisuista. Lopullinen päätös käyttöönotettavasta järjestelmästä jäi yrittä- jille itselleen. 3.14. Case Opiferum Opiferum on Hämeenlinnassa sijaitseva verkkopalveluihin erikoistunut ohjelmointitalo. Kyseinen yritys halusi meidän tutkivan erilaisia avoimella lähdekoodil- la tehtyjä asiakkuudenhallintajärjestelmiä ja erityisesti vTiger-asiakkuu- denhallintajärjestelmää. Toimeksiannon tavoitteena oli kartoittaa asiakkuudenhallintajärjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yleisellä tasolla sekä kiinnittää erityistä huomio- ta asiakkuudenhallintaan ja projektinhallintaan liittyviin ominaisuuksiin. Kartoitimme käyttötarkoitukseen sopivat asiakkuudenhallintajärjestel- mät, ja niistä parhaimmat asensimme laajempaa testausta varten omal- le palvelimelle. Testauksen lopputuloksena siirryimme kohti vTigerin sy- vempää tutkimista, laajempaa kokeilua ja toimintojen kattavampaa esit- telyä Opiferumille. Projektista luotiin dokumentaatio ja esittely, jossa käsittelimme vTiger- järjestelmää syvällisemmin järjestelmän toimintojen osalta.
25Case-esittelyt 3.15. Case Rengastamo Oy Rengastamo on Hämeenlinnassa toimiva käytettyjä renkaita ja vanteita myyvä yritys. Kyseisen yrityksen toimeksiannossa syvennyimme verkkosivujen uudis- tamiseen, kartoitimme verkkokauppamahdollisuuksia sekä mietimme markkinoinnin näkökulmasta sosiaalisen median käyttöä. Suunnittelimme ja toteutimme yritykselle uudet verkkosivut yhteistyössä asiakkaan kanssa. Teimme verkkokauppakartoituksen asiakkaan kanssa luodun vaatimusmäärittelyn pohjalta sekä loimme yritykselle Facebook- sivut. Facebook-sivujen käyttöön kirjoitimme dokumentaation ja opastim- me yrittäjää käyttämään Facebook-sivuja. Projektista luotiin lisäksi kirjallinen dokumentaatio ja suullinen esitys, jossa käsittelimme verkkokauppojen kustannuksia, verkkosivujen raken- netta ja Facebookin käyttöä. 3.16. Case Semantic Solutions Semantic Solutions on vanhojen postimerkkien ostoa ja myyntiä harjoit- tava yritys. Yritys halusi yksinkertaisen ja helposti hallittavan, internetis- tä automaattisesti tietoa hakevan järjestelmän, jonka avulla he voivat itse seurata tällä hetkellä verkossa myynnissä olevia postimerkkejä. Tämä toi- meksianto olikin puhdasta koodaustyötä. Tavoitteena oli rakentaa Internet-sivu, jota käytetään myyntitietojen tal- lentamiseen ja selaamiseen. Sivuston ulkoasu toteutettiin HTML & CSS- kielillä ja toiminnot rakennettiin PHP-kielellä. Sivusto käyttää MySQL- tietokantaa tiedon säilyttämisessä. Sivustolle rakennettuja ominaisuuksia ovat mm. kirjautuminen ja käyttä- jätunnusten hallinta, tiedon tallennus ja selaus sekä selattavan tiedon suo- dattaminen erilaisin kriteerein. Sivuston jatkokehittämistä ajatellen päädyimme siihen, että kaikki sisäl- tö on tietokannassa, jolloin esim. käännöksen tekeminen on mahdollista ilman sivuston muokkaamista. Kaikkien tiedostojen koodi on pidetty selkeänä ja ne on kommentoitu kat- tavasti, joten jatkokehittäjä voi tehdä muutoksia nykyisiin tiedostoihin mahdollisimman kustannustehokkaasti.
26 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.17. Case Suomen Tukkusähkö Oy ”Suomen Tukkusähkö Oy on puolueeton sähkönhankinnan asiantun- tijakumppani, joka auttaa yrityksiä sähkökustannusten minimoinnis- sa modernilla ja tehokkaalla hankintamenetelmällä. Sähkön ostamisen suuri volyymi, innovatiiviset järjestelmät ja erilainen tapa ajatella tuot- tavat asiakkaille merkittäviä kustannussäästöjä sähkönhankinnassa.” (http://www.suomentukkusahko.fi/) Suomen Tukkusähköllä oli useita eri tarpeita. Meidän toimeksiantomme rajautui tiedonsiirtoon liittyvien haasteiden ratkaisemiseen. Suomen Tukkusähkö hakee useiden yritysten sähköä myyvien yritysten järjestelmistä tiedostoja, jotka sisältävät tietoa sähkön hinnoittelusta. On- gelman muodostaa se, että jokaisella sähköä tarjoavan yrityksen järjestel- mällä on oma muotonsa tiedoston sisällössä. Useat muodoltaan erilaiset sisällöt luovat haasteen, kun tiedostoja muokataan Suomen Tukkusähkön järjestelmään sopivaksi. Lähdimme hakemaan tähän ongelmaan helpotusta siten, että loimme yri- tyksen kannalta tärkeimmille tiedostoille automatiikan tiedostojen muun- tamiselle. Automatiikan avulla luetaan ennalta määrätyt tiedostot ja ne käsitellään oikeaan muotoon muutaman napin painalluksella. Tämän jäl- keen käsitellyt tiedostot ovat valmiita vietäväksi Hämeen tukkusähkön omaan järjestelmään. Automatiikan tarkoituksena on vapauttaa aikaa muihin työtehtäviin ja vä- hentää virheiden mahdollisuuksia tiedostojen käsittelyssä.
27Case-esittelyt 3.18. Case Tambest Glass Solutions Oy Tambest Glass Solutions Oy on yksi Euroopan johtavista turvalasituot- teiden kokonaistoimittajista. Yritys sijaitsee Forssassa. Tambestin erityis- osaamista ovat monipuoliset tasomaiset turvalasit sekä taivutettu turva- lasi. Toimeksiantoa tehdessämme vertasimme Tambestille kolmea eri tuotan- nonohjausjärjestelmää. Jokaisesta tuotannonohjausjärjestelmästä kuun- telimme erilliset järjestelmätoimittajien suorittamat esittelyt. Esittelyssä olivat yrityksen senhetkinen käytössä oleva järjestelmä sekä kaksi muuta kilpailevaa järjestelmäratkaisua. Loimme yhdessä yrityksen edustajien kanssa vaatimusmäärittelyn, joka perustui Tambestin tuotannon prosessien vaatimuksiin sekä meidän omaan tekniseen näkökulmaamme. Keskeisimmät asiat, joita painotet- tiin vertailussa, olivat tilauksen käsittely, tuotantoprosessin oikeat työka- lut, varastonhallinnan ominaisuudet sekä tuotannon seuranta- ja rapor- tointityökalut. Vertailussa ominaisuuksien lisäksi otimme huomioon myös järjestelmien käytettävyyden. Vertasimme yrityksen vanhan järjestelmän ominaisuuksia ja käytettä- vyyttä kahteen uudempaan järjestelmään ja pyrimme antamaan ulkopuo- lisen näkökulman päätöksenteon tueksi. Vertailussa annoimme oman nä- kemyksemme uusien järjestelmien käytettävyydestä, ominaisuuksista ja laajennettavuudesta heijastaen sitä vanhaan järjestelmään. Päätöksente- ko valittavasta järjestelmävalinnasta jäi yritykselle itselleen.
28 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.19. Johtopäätökset Projektiryhmämme sai siis olla mukana hyvinkin erilaisissa toimeksian- noissa. Kaikkia hankkeessa tehtyjä toimeksiantoja ei ole kuvattu näissä case-kuvauksissa, sillä osa toimeksiannoista tehtiin ensimmäisen projek- tipäällikön hallinnoidessa hanketta ja tällä hetkellä koossa oleva projekti- ryhmä ei ollut mukana kyseisten toimeksiantojen työstössä. Hankkeen edetessä asiakkudenhallintajärjestelmätietous laajeni kohti toiminnanohjausjärjestelmiä. Tästä siirryimme kohti yrityksen toimin- taa tukevia ja arkipäivää helpottavia järjestelmiä kuten massasähköposti ja -tekstiviestipalvelut sekä maksupalvelu- ja kassajärjestelmiin. Eri jär- jestelmistä ja niiden ominaisuuksista kerätty tieto sekä järjestelmistä han- kitut käyttökokemukset antoivat meille mahdollisuuden jakaa järjestelmä- tietoutta myös kantahämäläisten pk-yritysten kanssa. Oppilaitoksen nä- kökulmasta tämän kolmen vuoden aikana kerätyn järjestelmätiedon mer- kitys on äärimmäisen suuri. Olemme kyenneet hyödyntämään tietoa sekä opetuksessa että myös uusien liiketalouden ja tietojenkäsittelyn osaamis- kuvausten kirjoittamisessa.
29 Merja Helin, Minttu Lampinen ja Toni Järvinen 4. Sähköinen liiketoiminta 4.1. Sähköisen liiketoiminnan luomat hyödyt Sähköisen liiketoiminnan määritelmät vaihtelevat kirjoittajan ja näke- myksen mukaan. Yksinkertaistetusti sanottuna sähköisellä liiketoimin- nalla tarkoitetaan tietotekniikan ja viestintätekniikan hyödyntämistä yri- tyksen liiketoimintaprosesseissa. Teknisesti sähköiseen liiketoimintaan voidaan ajatella kuuluvan erilaiset tietotekniset laitteet ja niihin kuuluvat ohjelmistot, tietojärjestelmät ja verkot, kotisivut, extranet- ja intranet-pal-
30 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset velut sekä sähköiset yhteydet yrityksen sovelluksista kumppanien sovel- luksiin sekä sähköpostin ja matkapuhelimen käyttö. Toiminnanohjausjärjestelmällä (ERP) integroidaan yrityksen eri toiminto- ja. Siihen voi sisältyä monia eri sovelluksia, esim. palkanlaskenta, myyn- ti, kirjanpito, reskontrat, varastonhallinta, tuotannonohjaus ja projektien hallinta. Eri moduuleita (sovelluksia) voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, mahdollistaen näin olemassa olevan järjestelmän laajentamisen. Järjestelmien luomat mahdollisuudet tehokkuuden lisäämiseen mahdol- listavat liiketoiminnan kehittämisen ja antavat mahdollisuuden laajem- paan toimintojen integrointiin yrityksen sisällä. Myös asiakkaisiin linkit- tyvä tieto on helpommin hallittavissa ja jaettavissa eri osastojen ja hen- kilöiden kesken. Ydinliiketoimintaprosesseja muokkaamalla koko yrityksen liiketoimintaa voidaan hallitusti kehittää ja tehostaa. Liiketoimintaprosessien sähköisty- misen seurauksena on mahdollisuus karsia kustannuksia siirtämällä osa toiminnoista asiakkaiden tehtäväksi tai automatisoimalla toimintoja. Tietoverkkojen käytön yleistymisen myötä yritysten maantieteellisen si- jainnin merkitys kutistuu ja yhteistyöverkostojen käyttö mahdollistaa te- hokkaan työskentelyn globaalisti. Tehokkaampien tietotekniikan sovel- lusten ja laitteiden myötä yritys pystyy keskittymään entistä paremmin omaan ydinliiketoimintaansa ja tätä kautta vapautuvien resurssien kaut- ta yritys pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja vaatimuksiin entis- tä paremmin. Sähköisen liiketoiminnan järjestelmien hyödyntämisestä saatava tehok- kuuden kasvu voi olla ratkaisevassa roolissa johdettaessa ja selkeytettä- essä sekä yrityksen sisäisiä että ulkoisia prosesseja. Yrityksen liiketoimin- taprosessien määrittelyyn käytetty aika maksaa itsensä useimmiten mo- ninkertaisesti takaisin, joten määrittelyn merkitystä ei voi missään olo- suhteissa väheksyä. Sähköinen liiketoiminta ei siis tarkoita vain erityisiä tietojärjestelmiä tai verkkokauppaa, vaan paljon arkipäiväisempiä asioita, kuten matkapuhe- limen ja sähköpostin käyttöä, yrityksen kotisivuja, tietoverkon hyödyntä- mistä sekä esim. viranomaisten sähköisiä palveluja. Sähköisen liiketoiminnan hyötyjä ovat esim. jo aiemmin mainittu toimin- nan tehostuminen, seurattavuuden ja raportoinnin kehittyminen sekä laa- dun ja palvelujen parantuminen. Sähköisen liiketoiminnan merkitys ko- rostuu yrityksen kasvaessa ja maantieteellisen toiminta-alueen laajetes- sa, mutta myös pienelle yritykselle sähköinen liiketoiminta voi tuoda kil- pailuetua ja mahdollistaa esim. laajemman asiakaskunnan saavuttamisen.
31Sähköinen liiketoiminta Teknisten valmiuksien kehittäminen ei kuitenkaan yksin riitä vaan oleel- lista on myös yrityksen toimintatapojen kehittäminen. Sähköisen liiketoi- minnan käyttöönotto ja sen hyödyntäminen yrityksessä edellyttää joh- don ehdotonta sitoutumista asiaan sekä työntekijöiden halua muutokseen, sekä riittävä tieto- ja taitotasoa uudella tavalla toimimiseen. Liiketoiminnan sähköistyminen etenee kovaa vauhtia. Kansainvälisissä vertailuissa suomalaiset pk-yritykset eivät ole kärjessä sähköisen liiketoi- minnan hyödyntäjinä, joten taivalta on vielä edessä. Jokaisen yrityksen, jopa hyvin pienenkin, kannattaa pohtia, mitä etua sähköisen liiketoiminnan käyttöönotosta voisi olla oman yrityksen kan- nalta ja miten tarjolla olevia työkaluja voisi hyödyntää tarkoituksenmu- kaisesti oman liiketoiminnan tehostamisessa. Vaikka sähköisen liiketoi- minnan kehittämishankkeet eivät omalla kohdalla tuntuisikaan ajankoh- taiselta juuri sillä hetkellä, kannattaa asioista kuitenkin pysyä ajan tasalla ja hyödyntää tarjolla olevia tilaisuuksia oman tietotaidon kartuttamiseen. Liiketoimintaa kehitettäessä tulisi kuitenkin muistaa, että sähköisen lii- ketoiminnan oikeanlaisella hyödyntämisellä on kiistaton yhteys yrityksen kilpailukyvyn kehittymiseen. 4.2. Tiedon merkitys liiketoiminnassa Liiketoiminnassa tärkeinä resursseina ovat aika ja raha. Sekä tuote- että palveluliiketoiminnassa taustalla on ydinajatus myydä osaamista asiak- kailleen. Oppimisen taidon merkitys korostuu nykypäivänä. Työ muuttuu, ja työntekijän on muututtava sen mukana. Työntekijältä odotetaan, että hän on valmis toimimaan uudella tavalla ja vieläpä siirtymään pois omal- ta mukavuusalueelta. Erityisesti asiantuntijatyössä mukavuusalue häiriin- tyy silloin, kun on uskaltauduttava yhteistyöhön erilaisten ihmisten kans- sa, jotka toimivat ja ajattelevat eri tavalla. Lisäksi on kyettävä tekemään yhdessä työtä niin, että tiedon jakamisen lisäksi myös tietämättömyyttä uskalletaan jakaa avoimesti. Taitoa ei voi periaatteessa olla ilman tietoa ja tiedon hankkimiseen kuluu aikaa ja/tai rahaa. Tietoa pitää jatkuvasti kehittää, mutta se on onneksem- me kulumatonta ja potentiaalisesti arvokasta, sillä tiedolla voidaan esi- merkiksi tuottaa lisäarvoa palvelulle tai nopeuttaa työprosesseja ja saa- da liiketoiminnasta kannattavaa. Nykypäivänä ongelmana ei niinkään ole tiedon puute tai sen saatavuus vaan enemmänkin sen suuri määrä. Tietoa, erityisesti oleellista tietoa, pitäisi pystyä jollakin tavoin suodattamaan ja pystyä keskittymään yritykselle tärkeisiin asioihin ja tekemiseen.
32 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Yritys tuottaa myös tietoa koko ajan. Myyntiin liittyviä, asiakkaisiin liit- tyviä, irtaimistoon liittyviä jne. Usein tämä tieto koetaan vain välttämät- tömäksi pahaksi, joka pitää varastoida tietyksi ajaksi. Nousevina trendei- nä big data ja ns. internet of things, tavaroiden liittäminen tietoverkkoon, mahdollistavat osaltaan hyödyn esiinkaivamisen, data miningin, suures- ta määrästä tietoa, joka liikkuu erilaisissa tietoverkoissa. PK-yrittäjä saat- taa laskea, milloin asianmukaiseen tietojärjestelmään ja tiedon hyväksi- käyttöön kannattaisi investoida. Järjestelmät voivat olla kalliita tai edul- lisia riippuen millä aikavälillä sen laskee. Hyvänä mittarina voidaan pitää järjestelmistä saatua lisähyötyä ja lisäarvoa. Asiakkuudenhallintajärjestelmissä on tietoa asiakkaista. Tätä tietoa voi- daan käyttää hyödyksi esimerkiksi suoramarkkinoinnissa tai valikoiman ja hinnoittelun suuntaamisessa toivotulle kohderyhmälle. Toinen esimerk- ki on löytää toiminnanohjausjärjestelmän avulla tuotteet, joita menee hy- vin harvoin kaupaksi, ja ottaa nämä pois tuotevalikoimista. Toiminnanoh- jausjärjestelmät tehostavat tutkitusti ajankäyttöä mitä suuremmaksi toi- minnan volyymi kasvaa. Yritys pystyy tekemään enemmän ja vähemmäl- lä, kun toiminnan fokus on oikeissa asioissa. Aikaa jää muihin tehtäviin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen. 4.2.1. Tiedon merkitys Tulevaisuuden työstä tehty tutkimus osoittaa, että juuri kehitystehtävät ja muutoksen hallinta ovat tulevaisuuden työtehtäviä. Suomessa eletään vuoteen 2020 saakka rakennemuutosta, jossa talous muuttuu kohti infor- maatio- ja palvelutaloutta. Nykyaikainen työ ei ole ohjeiden vastaanotta- mista ja niiden mukaan toimimista. Työntekijältä odotetaan, että hän itse määrittelee yhdessä muiden kanssa, mitkä ovat työn tavoitteet, ja kuinka niihin päästään. Työlle tunnusomaisia piirteitä ovat tiedon tuottaminen, vastaanottaminen ja käsittely. Usein tähän liittyy myös tieto- ja viestintä- tekniikan hyödyntäminen. Työtä tullaan tekemään yhä enemmän teknologisoituneissa ympäristöis- sä. Aineettomien tuotteiden ja palvelujen lisääntyminen sekä tuotannossa että kulutuksessa ja ekologisuuden ja tehokkuuden vaatimusten yhdistä- minen tulevat voimistumaan. Kehitys johtaa osaltaan siihen, että aineet- toman pääoman merkitys kuten verkosto-osaamisen taito ja luovuus kas- vavat tulevaisuudessa. 4.2.2. Mitä tietoa tarvitaan Joltain tasolla on hyvä miettiä mitä tietoa yritys tarvitsee välttämättömäs- ti. Näihin yleensä luokitellaan kaikki myyntiin ja ostoon liittyvät sopimuk- set, laskut, muut sopimukset ja viranomaisten vaatimat dokumentit. Seu-
33Sähköinen liiketoiminta raavilla tasoilla olisi asiakastiedot, tuotetiedot, varastojen tämän hetkinen tilanne jne. Näistä tulisi valita vain välttämättömimmät tiedot joita mah- dollisesti halutaan järjestelmään. Yhdellä tasolla voisi miettiä minkälaista informaatiota tiedosta halutaan muodostaa. Ei riitä pelkästään, että järjestelmät osaa lokeroida ja näyt- tää tietoa loogisella tavalla. Myös näiden tietojen yhteenvetoja voi käyttää hyväkseen antamaan suuntaa yritystoiminnan suunnittelussa. Useimmi- ten järjestelmiä hankitaan sen takia kun koetaan resurssien olevan riittä- mättömiä nykyisten tietojen käsittelemiseen. Kuitenkin edellä mainittuja tasoja jo hyvä miettiä. Aikaresursseja voidaan saada muun tiedon käsitte- lemisen automatisoinnilla. 4.2.3. Mitä tietoa yrityksesi tuottaa tai voi tuottaa Useammat pienyritykset keskittyvät hyvin intensiivisesti omaan liike- toiminnan ydinosaamiseen ja kehittävät vain tämän osaamista ja tietä- mystä. Kuitenkin yrityksen pyörittämisessä on muitakin asioita joita tu- lee ymmärtää, tietää ja kehittää. Näitä ovat mm. liiketoimintasuunnitel- ma, markkinointi, myynti, taloushallinto, viestintä, tila- ja laitehankin- nat, huolto jne. Listaa on lähes päättymätön ja vaatii yksityisyrittäjää ole- maan monen alan mestari samanaikaisesti. Tietotekniikka ja ohjelmat voi- vat kuitenkin auttaa lähes jokaisessa osa-alueessa. Ne nopeuttavat, hel- pottavat ja parantavat päämäärien toteutumista. Järjestelmien kehittyes- sä moni yrittäjä on valinnut avukseen erityisesti datan visualisoinnin, jol- la voidaan luoda helposti tarkasteltavia kaavioita ja lukuja. Tämä auttaa nykytilanteen kokonaiskuvan luomisessa ja tulevaisuuden suunnittelussa. Vaikka tulevaisuutta ei voi ennustaa, todennäköisiä mahdollisuuksia voi- daan tehdä datasta, jota on kerätty. Tietojohtaminen on 1990-luvulla syntynyt tieteenala, joka tarkastelee tie- don hyödyntämistä liiketoiminnassa. Sen kehittyminen on kiihtynyt tieto- yhteiskuntakehityksen myötä ja tieto- ja viestintäteknologian edistymisen kautta. Uusia työkaluja tietojohtamiseen syntyy jatkuvasti ja kosketuspin- ta käytännön toimiin paranee. Liiketoiminnan tiedonhallinnassa tarkas- tellaan erityisesti yrityksen keinoja optimoida toimintaansa esimerkiksi teknologian tai markkinoiden kehityksen suhteen käyttäen systemaattista data-analyysia päätöksenteon tueksi. Aineettoman pääoman (tiedon) joh- taminen auttaa tunnistamaan organisaation tärkeimmät osaamisen re- surssit ja kehittämään niitä kohti strategian mukaisia tavoitteita. Eräs kes- keinen tietojohtamisen näkökulma liittyy yritysten tietohallintoon. Tähän alueeseen kuuluu yrityksen käyttämien tietojärjestelmien ja ohjelmistojen hallinta ja kehittäminen tukemaan liiketoiminnallisia tavoitteita. Vedetään lopuksi kaikki nämä määreet samaan yhtälöön: aika, raha ja tieto ja lisätään vielä määränpää, joka halutaan saavuttaa näitä käyttä-
34 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset mällä. Tästä näkökulmasta voidaan yrityksen toiminnan ja sen kehittä- misen ajatella olevan prosessi. Prosessilla tarkoitetaan kärjistäen edisty- mistä eli mitä toimenpiteitä pitää suorittaa, jotta päästään haluttuun lop- putulokseen. Yritystoiminnasta tiedon ja prosessien määrä on suuri ja niiden hallitsemi- nen voi olla vaivalloista. Erilaiset sähköiset tietojärjestelmät on suunnitel- tu auttamaan yrittäjää hallitsemaan ja suunnittelemaan eri prosesseja ja mahdollisesti vielä yhdistämään prosesseja saaden vielä tehokkaammak- si näiden hallinnan ja suunnittelun. Koska yrittäjät ja yritykset toimivat kukin omalla tavallaan, myös järjestelmiin kohdistuu erilaisia vaatimuk- sia. Harkittu järjestelmien vertailu ja tarvittaessa asiantuntija-avun käyt- tö vertailun apuna maksaa itsenä takaisin onnistuneina investointeina.
35 Minttu Lampinen ja Tommi Saksa 5. Sähköinen markkinointi 5.1. Yleistä sähköisestä markkinoinnista Markkinoinnin ala on muuttunut ja edelleen muuttumassa eniten koko historiansa aikana. Perinteiset markkinoinnin ja viestinnän keinot ku- ten lehtimainonta, tv-mainonta ja radiomainonta ovat vuosi vuodelta jou- tuneet siirtymään taka-alalle markkinoijien mediavalinnoissa. Mediasta olemme saaneet lukea suomalaisten suurten mediatalojen murtumises- ta ja suurista henkilöstömuutoksista, joiden taustalla osasyynä on kulut- tajien ostopäätöstottumusten siirtyminen yhä enemmän digitaalisiin ka- naviin ja myös ulkomaisiin palveluntarjoajiin internetin kautta. Toisaal- ta murros on avannut kansainvälisen kaupan ovia monelle suomalaiselle yritykselle, kuten menestystarinat Supercellista ja Rovion vihaisista lin- nuista kertovat.
36 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Sähköinen markkinointi käsittää yrityksen kaikki internetin välityksel- lä tapahtuvat markkinointitoimenpiteet ja esimerkiksi sähköposti- ja mo- biilimarkkinoinnin. Se on kasvanut merkittävästi ja samalla markkinoin- ti ja markkinointiviestintä pirstaloituu digitaalisiin kanaviin. On Facebook, Twitter, Pinterest, Instragram, Flickr ja paljon muita, pääasiassa ilmaisia alustoja sähköisen markkinoinnin käyttöön. Sähköisestä markkinoinnista onkin tullut monelle yritykselle tärkeä tekijä asiakasviestintää ja -hankin- taa ajatellen. Markkinointia on monenlaista; www-sivut, bannerit, sähkö- postimainonta, mobiilimarkkinointi, sosiaalinen media tai vaikkapa haku- konemainonta. Huomattavaa on, että tämä kaikki on ”tavallisen” markki- noinnin tekijän ulottuville, joten moni käytännön markkinoinnin tekijä on uskaltautunut kokeilemaan uusia digikanavia ja tuottamaan sisältöä. Täs- tä esimerkkinä suositut kuluttaja- ja yritysblogit, joita pelkästään Suomes- ta löytyy jo tuhansittain. Missä markkinoida? Tähän kysymykseen törmäämme aina. Yrityksen ydin- tehtävä saattaa olla esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa ja pk-yrityk- sessä resurssien ja työtä tekevien käsiparien määrä on rajallinen. Pitääkö kaikkien tänä päivänä mainostaa myös Facebookissa? Vakiovastaukseni, ja toimivaksi sellaiseksi koettu, on, että mene sinne, missä asiakkaasi ovat. Samanmieliset löytävät aina toisensa, olkoon kanava sitten ICT- ja viestin- täalan rakastama Twitter, esteetikkojen Pinterest tai suurten massojen Fa- cebook. Puhumattakaan maakohtaisista sovelluksista, kuten vKontaktesta Venäjällä, Kiinalla on omat some-alustansa ja esimerkiksi ranskalaiset kes- kustelevat pääsääntöisesti äidinkielellään omissa kanavissaan. Tämä kär- jistettynä esimerkkinä kanavien monimuotoisuudesta ja sirpaloitumisesta. Markkinointi on paljon muutakin kuin mainontaa. Monipuoliset, osittain toistensa kanssa päällekkäiset mediakanavat antavat suuret mahdollisuu- det persoonalliselle, sisältöä korostavalle markkinoinnille. Puhutaankin si- sältömarkkinoinnista ja kuinka mainonnan ja viestinnän sisältö on edelleen se kuningas, ratkaiseva asia. Erityistä hyötyä saadaan, jos markkinoinnis- taan pystyy tekemään yksilöllisen ja asiakasryhmälle tärken, uniikin. Säh- köistymisen ja globalisoitumisen kautta olemme saaneet nähdä aivan uu- denlaisten heimokulttuurien nousun, kun samanmieliset ovat löytäneet toi- sensa iästä, sukupuolesta ja kansalaisuudesta riippumatta sähköisten kana- vien kautta. Markkinoijalle ja erityisesti pk-yrityksille tämä avaa mielen- kiintoisia mahdollisuuksia uuden markkinoiden avaamiselle. Tutkitusti yksisuuntaisen markkinoinnin ja viestinnän aikaansaama osuus asiakkaan kokemasta arvosta tai sen aiheuttamista ostopäätöksistä on mel- ko vähäinen. Olemme jo niin kyllästettyjä ”osta heti” tarjousten tulevaan sekä perinteisissä että sähköisen markkinoinnin kanavissa. Suurin osa asi- akkaalle syntyvästä arvosta tuotetaan asiakaskohtaamisissa, olkoon se esi- merkiksi fyysinen asiakaspalvelu tai neuvonta netin ja sähköpostin kautta. Tässäkin sisältö nousee keskeiseksi välineeksi vaikuttaa asiakkaisiin asia- kassuhteen eri vaiheissa. Sähköisen markkinoinnin avulla varmistetaan tie- don monipuolisuus, ajantasaisuus ja että se saavuttaa asiakkaan nopeasti
37Sähköinen markkinointi ja vaivattomasti. Näitä asiakaskohtaamisia voi mallintaa ns. palvelumuo- toilulla. Jokaisen yrityksen on tuottavuuden ja asiakashankinnan kannalta löydet- tävä oma kanavansa, sillä kaikki ei voi toimia jokaisella yrityksellä. Tämä vaatii kuitenkin ammattitaitoa sekä kärsivällisyyttä, jotta oikea kanava löy- tyy. Tärkeimpänä sähköisenä kanava pintansa on edelleen pitänyt yrityk- sen www-sivut. Toimivat, ajankohtaiset ja tyylikkäästi toteutetut kotisi- vut antavat yrityksestä luotettavan toimijan kuvan ja ovat tärkeä element- ti brändiviestinnälle. Varsinainen asiakasdialogi käydään kuitenkin luul- tavasti muissa medioissa, kuten keskustelupalstoilla, chat-huoneissa ja so- me-kanavissa. Sähköisissä kanavissa kauppaa käydään 24/7. Sähköinen markkinointivies- tintä on vuorovaikutteista ja helposti haluttuun kohderyhmään kohdistetta- vissa. Se on ajasta ja paikasta riippumaton ja mahdollistaa vuorovaikuttei- sen dialogin asiakkaiden ja yrityksen välillä. Tavaroiden kauppa on siirtynyt isolta osin nettikaupaksi ja palveluliiketoiminnan alueet ovat nyt samalla itsepalvelua korostavalla kehityspolulla kuin mitä pankkisektorin sähköis- tyminen aikanaan merkitsi. Sähköisten sisältöjen, kuten musiikin ja eloku- vien, kauppa on jo ohittanut monessa paikassa perinteiset jakeluratkaisut. Printatut postimyyntikuvastot korvataan jatkuvasti sisältöään päivittävil- lä verkkokaupoilla, sähköisillä mainoskirjeillä ja kauniiden kokonaisuuksi- en esittelyllä some-kanavissa kuten Facebook ja Pinterest. Suomalainen osaaminen on korkealla tasolla sähköisessä markkinoinnis- sa. Digitaalisista palveluista voi syntyä meille uusi kasvun ja viennin kas- vun moottori! 5.2. PK-yrityksen markkinointi sosiaalisessa mediassa Lähes poikkeuksetta yrityksen www-sivujen lisäksi on hyvä perustaa yri- tykselle virallinen Facebook-sivu (Facebook Page). Tämä sivusto ei korvaa www-sivustoa, mutta vie yrityksen asiakkaiden keskuuteen, mahdollistaa vuorovaikutuksen asiakkaiden kanssa ja lisää yrityksen näkyvyyttä. Face- book-sivun näkevät myös asiakkaat, joilla ei ole Facebook-tiliä. Facebook-sivun tekeminen on ilmaista ja prosessina nopea. Sivu ei myös- kään ole koskaan valmis, vaan sitä voi ja pitää kehittää jatkuvasti. Eilisen sosiaalisen median uutinen on jo vanha uutinen. Tämä tarkoittaa, että yri- tyksen tulee olla aktiivinen Facebook-viestinnässä. Se ei tarkoita, että joka päivä tulisi kertoa jotain, mutta viestinnän tulisi olla säännöllistä. Face-
38 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset bookissa on mahdollista esimerkiksi tiedottaa, järjestää kilpailuja, antaa käyttövinkkejä ja vastata asiakaspalautteisiin. Facebook-sivun uutisvirta on myös mahdollista sisällyttää yrityksen www-sivuille, mikä usein saat- taa korvata www-sivuille tyypillisen ajankohtaista-osion. Hakukonenäkyvyys tarkoittaa sitä, kuinka hyvin yritys ja yrityksen pal- velut ovat löydettävissä hakukoneilla. Suomessa ja länsimaissa tämä käy- tännössä tarkoittaa Googlea. Hakukoneoptimoinnilla pyritään paranta- maan yrityksen hakukonenäkyvyyttä. Hakukoneoptimoinnin keinoja ovat esimerkiksi: • Yrityksen www-sivujen tekstien muokkaus niin, että tekstistä löytyy todennäköisiä hakusanoja. • Www-sivujen sisältöjen muokkaaminen aktiivisesti. • Sivun otsikkotiedon asettaminen sivun sisältöä vastaavaksi. Lisäksi ot- sikoissa on hyvä käyttää todennäköisiä hakusanoja. • Lisätä muilta www-sivuilta yrityksen sivulle johtavia linkkejä. Etenkin asiantuntijayrityksille on tyypillistä blogin käyttäminen markki- nointitarkoituksiin. Blogeissa ei yleensä suoranaisesti markkinoida yritys- tä tai sen palveluja, vaan julkaistaan asiantuntija-artikkeleita, jotka liitty- vät yrityksen toimialaan. Tällä tavalla yritys saa näkyviin omaa asiantun- temustaan. Lisäksi blogiteksti sisältää usein hyviä hakusanoja ja lisää näin merkittävästi yrityksen hakukonenäkyvyyttä. Blogimarkkinointi on kuiten- kin kohtuullisen haastavaa, sillä jotta blogi olisi oikeasti yritykselle eduksi, yrityksellä tulee löytyä hyviä asiantuntevia kirjoittajia. Hakukone- ja Facebook-mainonta ovat kustannuksiltaan kohtuullisen edul- lista ja helposti ennakoitavissa olevaa markkinointia. Käytännössä yritys maksaa vain niistä mainoksista, joita käyttäjä on klikannut. Lisäksi on mahdollista määritellä mainonnassa käytettävät päivä- ja kuukausibudje- tit. Yhden klikkauksen hinta vaihtelee toimialasta ja kilpailutilanteesta riip- puen muutamasta sentistä kymmeniin euroihin. Sekä hakukone- että Facebook-mainonta perustuvat mainonnan tehokkaa- seen kohdentamiseen. Hakukonemainonnassa yrityksen mainos näkyy, jos käyttäjä etsii tietoa hakusanalla, jonka yritys on määrittänyt omaa mainos- ta vastaavaksi hakusanaksi. Facebook-mainonnan kohdistaminen on viety erityisen pitkälle. Yritys voi esimerkiksi valita, että mainos näkyy naispuo- lisille 30–40-vuotiaille Facebookkia tällä hetkellä iPadillä käyttäville koti- eläimistä kiinnostuneille käyttäjille. Jos verrataan normaalia banner-mai- nontaa esimerkiksi hakukonemainontaan, hakukonemainonnan etu on se, että tietoa hakeva käyttäjä on jo lähtökohtaisesti kiinnostunut hakemas- taan tuotteesta. Banner-mainontaa voidaan kohdentaa lähinnä vain osta- malla banner-mainostilaa sivustolta, jolla oletetaan vierailevan yrityksen pontentiaalisia asiakkaita.
39 Tommi Saksa ja Anssi Päivinen 6. Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia Jotta on mahdollista tehdä oikeita ohjelmistohankintaratkaisuja, on hyvä tietää hiukan tietojärjestelmien anatomiasta – eli mistä eri osatekijöistä tietokoneohjelmat ja -palve- lut koostuvat.
40 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 6.1. Tietokanta Yleisimmin tiedot tallennetaan tietokantaan. Tietokantaa voi hyvin yksin- kertaistaen ajatella ”digitaalisena” mappina, jossa on esimerkiksi laskuja. Yksittäiset laskut taas koostuvat tarkemmista tiedoista kuten eräpäivästä tai laskutusosoitteen postinumerosta. Tietokanta kuitenkin mahdollistaa ”fyysiseen mappiin” verrattuna monia etuja: • Laskuja voidaan hakea tietyn tiedon mukaan. Esimerkiksi tulostaa kaikki laskut, joiden eräpäivä on mennyt. • Koko tietokanta jäljennetään varmuuskopioksi säännöllisesti ja auto- maattisesti. • Tietokantaa voidaan käsitellä paikasta riippumatta, eli tietokannan tie- toihin pääsee käsiksi vaikka kotisohvalta mobiililaitteen avulla. • Tietokannan käyttöä voidaan rajoittaa esimerkiksi siten, että toimitus- johtaja voi nähdä kaikki tietokannan tiedot, mutta asiakas näkee vain omat laskunsa. Keskeistä tietojärjestelmähankintojen näkökulmasta on, että missä tieto- kanta sijaitsee ja kuka siitä huolehtii. Tietokanta voi sijaita yksinkertaisim- millaan työtekijän koneella tai monikäyttöisemmin verkossa. Hoitaminen taas tarkoittaa esimerkiksi varmuuskopiointiprosessin huolehtimisesta. 6.2. Käyttöliittymä Tietokoneohjelmia käytetään käyttöliittymien avulla. Käyttöliittymä taas koostuu esimerkiksi painikkeista ja tekstikentistä. Jotkut ohjelmat vaati- vat, että ne asennetaan tietokoneelle (esimerkiksi kuvankäsittelyohjelma). Joitain ohjelmia ei asenneta, vaan niiden käyttöliittymä on Internet-sivu, joka taas vaatii Internet-yhteyden toimiakseen. Tällaista palvelua sano- taan pilvipalveluksi. Tietojärjestelmään on usein useampia käyttöliittymiä riippuen kyseisen käyttäjän tarpeista. Esimerkiksi verkkokaupan tuotteita voi selailla ja os- taa käyttäen Internet-selainta tai mobiiliapplikaatiota. Verkkokaupan ti- laustenkäsittelijä käyttää käyttöliittymää, jolla uudet tilaukset ovat nähtä- vissä ja kuitattavissa toimitetuiksi helposti. Tämä käyttöliittymä voisi olla työntekijän koneelle asennettu tietokoneohjelma. Toimitusjohtaja taas saa tulostettua tablettinsa ruudulle helposti erilaisia reaaliaikaisia tilastoja to- teutuneista myynneistä.
41Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia 6.3. Asennettu sovellus vai pilvipalvelusovellus? Käytännöllisintä usein on, että käyttöliittymä toimii Internetissä joko verk- kosivuna ja/tai mobiiliapplikaationa (pilvipalvelu). Tällä tavoin järjestel- mää voidaan käyttää ajasta ja paikasta riippumatta – vaikka puutarhas- ta älypuhelimella. Verkossa oleva palvelu mahdollistaa usein myös yhteis- käytön. Esimerkiksi useampi käyttäjä voi samanaikaisesti muokata teksti- tiedostoa. Dokumentit voi myös tallentaa verkkoon, jolloin ne usein löytä- vät myös paremmin, kuin että niitä etsittäisiin työntekijöiden tietokoneilta, muistitikuilta tai yrityksen lähiverkon sopukoista. Aikanaan verkossa ole- vat ohjelmat tai pikemminkin palvelut olivat usein yksinkertaisempia kuin asennettavat ”isoveljensä”, mutta koko ajan verkossa käytettävät ohjelmat monipuolistuvat. Esimerkiksi täysin selainpohjaiset kuvankäsittelyohjelmat ovat lähes yhtä monipuolisia kuin niin sanotut asennettavat työpöytäversiot. Huonoja puolia verkossa oleville palveluille on esimerkiksi se, että mitä jos palveluntarjoaja lopettaa toimintansa. Entä kuinka voimme varmistua, että dokumenttimme, joita olemme verkkopalvelussa luoneet ja tallentaneet pil- veen, ovat varmasti luottamuksellisesti ja turvallisesti tallennettu. Entä mi- ten työskentely onnistuu, jos palvelu onkin suljettu tai Internet-yhteys poik- ki. Yritykset ovat näihin riskitekijöihin varautuneet erilailla. Osa yrityksistä ohjeistaa, että vain tietyt dokumentit saa tallentaa verkkoon. Lisäksi usein suositaan tunnettuudeltaan hyviä palveluntarjoajia. Riskit ovat kyllä todel- lisia, mutta vastakysymyksenä voisi esittää, että kuinka hyvin yrityksen si- säiset dokumentit ovat suojattu ja kuka itse asiassa pääsee niihin käsiksi. Saattaa hyvinkin olla, että verkossa toimiva palvelu on turvallisempi kuin yrityksen oma IT-ympäristö. 6.4. Avoin lähdekoodi Avoimen lähdekoodin lisenssillä julkaistu ohjelmisto on kaikkien halukkai- den käytettävissä. Lisäksi jokainen voi muokata koodia omiin tarkoituksiin- sa sopivaksi. Eli jos ohjelmistosta puuttuu jokin yritykselle tärkeä toimin- to, tämän lisäominaisuuden kehittäminen on käytännössä mahdollista. Esi- merkiksi Firefox-selain ja Linux-käyttöjärjestelmä ovat tunnettuja avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Usein avoimen lähdekoodin ohjelmistoja kehittää kehittäjäyhteisö, joka saattaa olla hyvin isokin kansainvälinen yhteisö. Kehitysyhteisön ansios- ta järjestelmän kehittämiseen voi osallistua kuka tahansa. Vaikka kehityk-
42 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset seen voi osallistua kuka tahansa, alkuperäisten kehittäjien parissa on eri- laisia ydinryhmiä, joiden tarkoituksena on pitää ohjelmisto toivottujen vaa- timusten mukaisena. Ohjelmistoissa, jotka ovat tuotettu suljetulla lisenssillä, ei ole tätä mahdolli- suutta. Tällaisten omisteisten ohjelmistojen kehitystyö tapahtuu pääasiassa asiakkailta kerättyjen palautteiden perusteella ja ohjelmiston julkaisijat te- kevät mahdolliset muutokset. Esimerkiksi Microsoft Officen tuoteperheen sovellukset ovat omisteisia ohjelmistoja, joiden lähdekoodi on siis suljettua. Avoimen lähdekoodin lisenssejä on useita ja kaikissa on pieniä eroja. Kaik- kien avoimen lähdekoodilla julkaistujen ohjelmistojen tulee kuitenkin täyt- tää seuraavat kymmenen suositusta: 1. Avoimen lähdekoodin lisenssillä julkaistu ohjelmisto on oltava va- paasti saatavissa ja jaettavissa. 2. Ohjelmiston lähdekoodi tulee olla vapaasti saatavilla. 3. Ohjelmistosta saa luoda muutoksia ja omia teoksia. Lisäksi muunnel- lun ohjelmiston jakelu saa tapahtua samoilla lisenssiehdoilla kuin al- kuperäisessä teoksessa. 4. Muunnellun ohjelmiston jakelua saa rajoittaa vain siltä osin, mitä oh- jelman avoimen lähdekoodin lisenssi sallii. Lisenssistä riippuen voi- daan vaatia muunnellun ohjelmiston uudelleen nimeämistä ja versio- numeroinnin muuttamista. 5. Ohjelma ei saa syrjiä henkilöitä tai henkilöryhmiä. 6. Ohjelma ei saa syrjiä toimialoja. Esimerkiksi ohjelma ei saa rajoittaa vain yrityksen liiketoimintaan käytettäväksi. 7. Kaikilla ohjelman käyttäjillä on samat lisenssiehdot, erillisiä lisens- sejä ei saa muodostaa eri organisaatioille samasta ohjelmasta. 8. Ohjelmiston käyttöehdot ei muutu, vaikka se liitettäisiin toiseen tuotteeseen. 9. Ohjelmisto ei saa rajoittaa muita tuotteita. 10. Ohjelmaa voi levittää myös tuotteiden yhteydessä, jotka eivät ole avoimen lähdekoodin lisenssin alla. Avoimen lähdekoodin ohjelman voi jakaa vapaasti avoimella lisenssillä sekä maksullisella lisenssillä. Maksullisessa versiossa on se ehto, että kehitys- työn tulokset ovat jaettava kehitysyhteisölle, jolloin avoimen lähdekoodin versioon on saatavilla samat muutokset, mitä yksityiset tahot ovat kehit- täneet.
43 Merja Helin, Tommi Saksa, Anssi Päivinen ja Toni Järvinen 7. Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät Tämä luku keskittyy yrityksen erilaisiin sähköisiin järjestelmiin.
44 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 7.1. Toiminnanohjausjärjestelmät Ajatellaanpa yritystä, jonka myyntivolyymi on lähtenyt jyrkkään nousuun. Jossain vaiheessa liiketoiminnan laajentuessa huomataan, että asiakas- tiedot ovat excel-taulukossa yhtenä listana, laskutustiedot ovat toisessa excel-taulukossa ja yrityksen tuotteet tai palvelut löytyvät yrittäjän pääs- tä. Tilanne on tuttu monelle pienelle yritykselle, jossa toimii työntekijöi- nä yrittäjä ja mahdollisesti joku yksittäinen palkattu henkilö. Asiat ovat hyvin hallinnassa, mutta yritystoiminnan tehokkuus on täysin riippuvai- nen yrittäjän oman työn organisoinnista. Yrittäjän lähtiessä laskuttamaan myyntiään hänen täytyy kasata kaikki asiakas-, tuote- ja palvelu- sekä hinnoittelutiedot yhteen laskupohjaan eri exceleistä ja oman muistinsa sopukoista. Jossain yrityksen kasvuvaihees- sa tämä ei enää onnistu. Tässä vaiheessa yrittäjä yleensä huomaa, että tarjolla on laskutusohjel- misto, joka poistaa excel-taulukot kokonaan. Nämä ohjelmistot helpotta- vat huomattavasti arkea, mutta entä jos laskutuksen lisäksi pitää pystyä segmentoimaan asiakkaita ja saada jälkimarkkinointikirjeitä lähtemään sähköpostilla. Laskutusohjelma ei taivu enää tähän. Vaihtoehtoisena ratkaisuna laskutusohjelmalle on hankkia asiakkuuden- hallintajärjestelmä. Tällä ohjelmistolla saadaan ehkä sekä laskutus että asiakkuuksienhallinta hoidettua. Toisaalta yrittäjä on voinut hankkia kak- si erillistä ohjelmaa, toisen laskutukseen ja toisen asiakkuuksienhallin- taan. Ongelmaksi nousee niiden yhteensopivuus, ns järjestelmien rajapin- ta. Mahdollista on, että nämä ohjelmat eivät keskustele keskenään, jol- loin esimerkiksi asiakkaan tiedot pitää päivittää kumpaankin ohjelmis- toon aina erikseen, mikäli niihin tulee muutoksia. Ratkaisuksi nousevat toiminnanohjausjärjestelmät (ERP). Toiminnanoh- jausjärjestelmä, ERP, tulee sanoista Enterprise Resource Planning, jolla tarkoitetaan saumatonta toiminnanohjausjärjestelmää. Kyseisten järjes- telmien avulla voidaan hoitaa lähes kaikki yrityksen toiminnot: ostores- kontra, myyntireskontra, kirjanpito, asiakkuuksienhallinta, tuotehallinta, myynti ja markkinointi, varastonhallinta ja tuotannonohjaus yms. Toiminnanohjausjärjestelmään saadaan siis tarvittaessa sisällytettyä yri- tyksen kaikki liiketoimintaprosessit, oli kyse sitten myynti- tai ostopro- sesseista, markkinoinnin prosesseista, tuotannon suunnittelusta tai tuo- tannonohjauksesta. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kautta yrityksen ei enää tar- vitse pyöritellä epämääräisiä papereita ja useita excel-listoja. Oikein käy- tettynä työntekijän hiljainen tieto pääsee leviämää yrityksen sisällä muil-
45Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät le yrityksen työntekijöille. Kaikki yrityksen liiketoimintaan liittyvä tieto on saatavissa samassa paikassa ja kaikki tietoa tarvitsevat työntekijät saa- vat tiedon samasta järjestelmästä. Saumattomuutensa ansiosta eri osiot, kuten esimerkiksi asiakasrekisteri ja laskutus keskustelevat keskenään jolloin tietoa ei tarvitse kirjata kuin kerran. Kun tietoa tarvitaan uudestaan, sitä vain haetaan järjestelmästä. Kaiken tämän tavoitteena on luoda liiketoiminnan prosesseista virtavii- vaisempia ja tehostaa työntekijöiden työskentelyä. Usein kuitenkin jo sana toiminnanohjausjärjestelmä tuo mielikuvan hy- vin monimutkaisesta ohjelmistosta, jota kukaan ei halua käyttää. Koska toiminnanohjausjärjestelmän on kallis investointi ja tavoitteena on saa- da yrityksen liiketoimintaan tehokkuutta, monimutkaisuus ja vaikeakäyt- töisyys saattavat olla esteenä investoinnin tekemiselle. Järjestelmää han- kittaessa yrityksen tulisikin huomioida omien prosessiensa ja toiminnan- ohjausjärjestelmän yhteensopivuus. Myös ohjelmien räätälöinti yrityksen tarpeisiin on mahdollista, mutta se on yleensä melko kallista. Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä on monipuolinen työka- lu, jonka avulla saadaan tehostettua yrityksen toimintaa. On kuitenkin muistettava, että toiminnanohjausjärjestelmä on vain työkalu ja käyttäjät ovat niitä, jotka luovat järjestelmän käytöllä yritykselle tehokkuuden kaut- ta kilpailuetua. Tästä syystä on tärkeää, että tarvittavat tiedot on syötet- ty järjestelmään oikein ja työntekijät ovat sitoutuneet käyttämään järjes- telmää yrityksessä sovitulla tavalla. 7.2. Asiakkuudenhallintajärjestelmät Jokaisen yrityksen tavoite, on palvella asiakkaitaan mahdollisimman yksi- löllisesti ja tehokkaasti, jotta jo olemassa olevien asiakkaiden asiakassuh- teiden jatkuminen ja kehittyminen varmistuu. Samanaikaisesti jo olemas- sa olevien asiakkaiden palvelemisen rinnalla yritykset pyrkivät hankki- maan tietoa uusista mahdollisista asiakkaista ja heidän tarpeistaan. Tämä tavoite on saavutettavissa vain tehokkaan ja järjestelmällisen tiedonhal- linnan kautta. Asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM = customer relationship manage- met -järjestelmät, myöhemmin vain CRM-järjestelmät) nähdään helpos- ti pelkkinä teknisinä järjestelminä ja yritysten asiakastiedon varastoina, eräänlaisina excelin jatkeina, siinä vaiheessa, kun huomataan, että asiak- kuuksia ja asiakastietoa on kertynyt jo niin paljon, että excel-taulukko ei enää riitä hallinnoimaan toimintaa asiakasrajapinnassa. Oikein käytetty-
46 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset nä asiakkuudenhallinnassa ja siihen liittyvissä järjestelmissä on kuiten- kin kysymys paljon enemmästä. Asiakkuudenhallintaan on tarjolla runsaasti erilaisia ohjelmistoja. Ohjel- mistoja käytetään pääasiassa asiakastietojen tallennukseen ja yrityksen oman toiminnan ohjaamiseen sekä analysointiin ja kehittämiseen. Monet ohjelmistot tarjoavat myös tukea markkinointityöhön ja kampanjoiden ja myynnin toimintojen yhdistämiseen. Ohjelmistoilla hoidetaan tavanomai- sesti esim. seuraavia asioita: • Asiakasrekisterit, yhteystiedot, asiakkaiden segmentointi • Myynnin asiakasyhteydet, myynnin budjetit, myyntiennusteet, tarjouskannan hallinta • Markkinointikampanjoiden suunnittelu ja toteutus • Sähköpostikampanjat ja niiden toteutus • Toimitusten ja projektien hallinta sekä • Tuntikirjaukset Ottaessaan kaiken hyödyn irti CRM-järjestelmien toimintamahdollisuuk- sista, järjestelmään kerääntyy yrityksen näkökulmasta merkityksellistä asiakastietoa eri lähteistä esim. eri osastojen tuottamaa ja käyttämää asia- kastietoa. Järjestelmästä löytyvää tietoa pystytään hyödyntämään joka- päiväisissä asiakaspalvelutehtävissä (tilaukset, toimitukset, maksut ja rek- lamaatiot) tai dataa voidaan jalostaa raportoinnin kannalta merkityksel- lisemmäksi tiedoksi. Toimintojen tasolla järjestelmien avulla pyritään siis • kohdentamaan markkinointia paremmin • tarkentamaan asiakkaiden profilointia ja segmentointia • löytämään lisämyyntimahdollisuuksia • nostamaan kauppojen syntymisen todennäköisyyttä • lisäämään osuutta asiakkaiden hankinnoista (share of wallet) • parantamaan markkinoinnin ja myynnin yhteistyötä • kehittämään asiakaspalvelua • parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja vähentämään asiakaspoistumaa
47Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät Yrityksen näkökulmasta CRM-järjestelmässä oleva tieto mahdollistaa sy- vemmän näkemyksen asiakkaan käyttäytymisestä ja antaa pohjatietoa esim. personoitujen markkinointikampanjoiden pohjaksi. Asiakasymmär- ryksen kautta yritys pystyy yksinkertaistamaan sen asiakasprosesseja ja näin ollen se säästää kustannuksia. CRM-järjestelmä toimii myös strategisena asiakkuuksien johtamisen ja hallinnoinnin välineenä sillä sinne kirjataan asiakkaan yrityksen suun- taan indikoimat tarpeet, asiakasaktiviteetit ja asiakkaan kanssa käyty dialogi sekä asiakastyytyväisyyteen liittyvät kommentit. Tämä tieto toi- mii pohjana asiakasymmärryksen lisäämisessä sekä asiakasuskollisuuden kasvattamisessa. Laajasti käytettynä ja yrityksen strategiaan linkittäen, CRM-ohjelmistot tuottavat yrityksen liiketoimintaan lisäarvoa ja antavat hyvän työkalun toteuttaa asiakaskeskeistä liiketoimintaa. Yhteen summattuna CRM-järjestelmät helpottavat yritystä ymmärtä- mään asiakkaan tarpeita ja räätälöimään tuotteita ja palveluja, jotta yri- tys saavuttaa paremman liiketoiminnallisen tuloksen. 7.3. Palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmät Palkka- ja henkilöstöhallintajärjestelmillä hallinnoidaan nimensä mukai- sesti työntekijöiden palkanmaksuun ja henkilöstöhallintoon liittyviä pro- sesseja. Henkilöstöhallintojärjestelmään voidaan tallentaa kaikki tarvittavat hen- kilöstön perustiedot sekä tiedot erityisosaamisesta. Näiden tietojen avul- la voidaan suunnitella helpommin henkilöstöstrategian toteuttamista ja sitä peilaavaa käytännön toteutusta. Nämä tiedot on integroitavissa myös palkkahallintajärjestelmään. HRM-järjestelmään liittyviä toimintoja voivat olla mm. rekrytointi, henki- lörekisteri ja sen ylläpito, henkilöprofiilit, kehityskeskustelujen dokumen- tointi, matkalaskutus, kulutositteet, työajan kirjaus, työajan leimaus, liu- kumien käsittely työvuorosuunnittelu ja palkanlaskenta. Kun yritys on kasvu-uralla, sen kehitys tarvitsee tuekseen suunnitelmal- lisia palkka- ja henkilöstöhalintoprosesseja. Kokonaisvaltainen HRM-jär- jestelmä mahdollistaa henkilöstöä koskevien tietojen ja prosessien tehok- kaan hallinnan, jolloin yrityksen sisällä erilaiset käytännöt ja hajanaiset tiedot pystytään harmonisoimaan ja keskittämään. Parhaimmillaan HRM-järjestelmä sähköistää, automatisoi ja tehostaa tie- donkeruuta, palkanlaskentaa, henkilöstöhallintoa ja rekrytointia, jolloin tiedonkulku paranee ja saadaan aikaan kustannussäästöjä.
48 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Yritysjohdon ja esimiesten toimintaa HRM-järjestelmät tukevat hajaute- tulla raportoinnilla ja ajantasaisella tiedolla. Tästä syystä etenkin tieto- jen keräämistä, saatavuutta ja kulkua pyritään helpottamaan näiden jär- jestelmien avulla. 7.4. Projektien hallintajärjestelmät Nykypäivän trendi projektityöskentelyssä on niinsanottujen kevyiden me- netelmien yleistyminen. Projektityöskentelyyn pitäisi myös pystyä osallis- tumaan paikasta ja ajasta riippumattomasti. Projektidokumentteja tuote- taan vähemmän ja tästä vapautuva aika käytetään itse projektitoimintaan. Sähköisiä projektityöskentelyyn soveltuvia palveluja löytyy paljon. Usein nämä palvelut toimivat selain- tai mobiilikäyttöliittymän kautta ja tieto- ja säilytetään keskitetysti palveluntarjoajan palvelimilla, jolloin ajasta ja paikasta riippumaton työskentely mahdollistuu. Projektien hallintajärjestelmät tuovat selkeää hyötyä organisaation toi- mintaan vapauttamalla ajankäyttöä turhasta hallinnoinnista toimintaan. Toiminta tehostuu myös siksi, että projektinhallintaohjelmistot antavat mahdollisuuden monistaa toimivia projektimalleja parhaiksi käytänteiksi. Projektinhallintaohjelmiston tarkoitus on myös tehostaa yritysten päätök- sentekoa. Ohjelmiston avulla päätöksentekoon tarvittava tieto on parem- min käytettävissä ja hallinnoitavissa. Suunnitelmallisen projektinhallin- nan avulla voidaan yritysten yksittäiset projektit linkittää strategiaan ja siitä johdettuihin operatiivisiin suunnitelmiin Projektinhallintaohjelmisto lisää organisaation sisäistä läpinäkyvyyttä, joten luonnollisesti ohjelmisto toimii myös valvonnan työkaluna. Projek- tinhallintaohjelmistolla parannetaan kokonaisuuksien hallintaa ja niiden avulla yritykset näkevät resurssiensa kuormitustilanteen tarkasti ja reaa- liaikaisesti, jolloin yritykset voivat seurata henkilöstön kapasiteetin käyt- töä. Projektipäällikkö hyötyy projektinhallintatyökalun käytöstä siten, että hä- nellä on kaikki tarvittava tieto käytettävissään Nämä ohjelmistot tarjoavat myös erilaisia raportointi- ja analysointityökaluja, joiden avulla projektien seuranta ja havainnollistaminen onnistuvat luontevasti. Tutustumisen arvoisia palveluja ovat esimerkiksi Asana (tiimin työtehtä- vien kätevä hallinta) tai hiukan monipuolisempi TeamworkPM (tehtävien hallinta, tiimin sisäinen viestintä, projektitiedostot yms.).
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja
HAMK_ePro_2014_ekirja

Recommended

Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQ
Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQLecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQ
Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQDenis Wong
 
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDF
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDFKMA RESUME REVISED 632016A reduced PDF
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDFKim Anderson
 
Goal setting
Goal settingGoal setting
Goal settingSmart Chicago Collaborative
 
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015rierjarv
 
Juvenile Expungement Help Desk Flyer
Juvenile Expungement Help Desk FlyerJuvenile Expungement Help Desk Flyer
Juvenile Expungement Help Desk FlyerSmart Chicago Collaborative
 
Ejemplo
EjemploEjemplo
Ejemploel26407
 
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...Denise Linn Riedl
 
Civc Tech + Digital Inclusion
Civc Tech + Digital InclusionCivc Tech + Digital Inclusion
Civc Tech + Digital InclusionSmart Chicago Collaborative
 

Recommended

Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQ
Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQLecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQ
Lecture 8 Automatic and Continuous Monitoring of IAQDenis Wong
 
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDF
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDFKMA RESUME REVISED 632016A reduced PDF
KMA RESUME REVISED 632016A reduced PDFKim Anderson
 
Goal setting
Goal settingGoal setting
Goal settingSmart Chicago Collaborative
 
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015
Kuinka selvitä IT-kaaoksesta 17.9.2015rierjarv
 
Juvenile Expungement Help Desk Flyer
Juvenile Expungement Help Desk FlyerJuvenile Expungement Help Desk Flyer
Juvenile Expungement Help Desk FlyerSmart Chicago Collaborative
 
Ejemplo
EjemploEjemplo
Ejemploel26407
 
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...
Learn How to Get Your Residents Online: Digital Inclusion Leadership Awards S...Denise Linn Riedl
 
Civc Tech + Digital Inclusion
Civc Tech + Digital InclusionCivc Tech + Digital Inclusion
Civc Tech + Digital InclusionSmart Chicago Collaborative
 
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...Panu Kekäle
 
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...Päivi Hietanen
 
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassaArvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassaTuija Aalto
 
Työmarkkina-avain
Työmarkkina-avainTyömarkkina-avain
Työmarkkina-avainSuomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK
 
Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012dewitec
 
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...Palkansaajien tutkimuslaitos
 
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...Suomen Ekonomit
 

More Related Content

Similar to HAMK_ePro_2014_ekirja

Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...Panu Kekäle
 
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...Päivi Hietanen
 
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassaArvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassaTuija Aalto
 
Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012dewitec
 
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...Palkansaajien tutkimuslaitos
 
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...Suomen Ekonomit
 

Similar to HAMK_ePro_2014_ekirja (7)

Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
Hämeenlinnan ja seudun matkailullinen tapahtumastrategia ja toimenpideohjelma...
 
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympärist...
 
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassaArvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
Arvo syntyy yhdessä tekemisestä – Ylen arvoa arvioimassa
 
Työmarkkina-avain
Työmarkkina-avainTyömarkkina-avain
Työmarkkina-avain
 
Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012Insinoori 03 2012
Insinoori 03 2012
 
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
Liikenneverkot ja kilpailutuksen vaikutukset – esimerkkinä bussiliikenteen ki...
 
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
Vuosina 2010 2011 kauppatieteiden tohtoreiksi valmistuneiden uran alku - suvi...
 

HAMK_ePro_2014_ekirja

  • 1. HAMK Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) Helin(toim.):Sähköisenliiketoiminnankehittäminen–casekantahämäläisetpk-yritykset Tämä julkaisu on tuotettu osana ePro- kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen hanketta (HAMELY/916/05.02.07/2010), joka rahoitettiin Manner-Suomen ESR- ohjelman toimintalinjasta 1. Julkaisun tavoitteena on selventää kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan tämänhetkistä tasoa sekä antaa pk-yrittäjille malleja sähköisen lii- ketoiminnan kehittämiseen. Tässä julkaisussa käsitellään sähköisen liiketoiminnan pk-yrityksille luomia hyötyjä ja avataan sähköiseen liiketoimintaa liittyvää järjestelmäkenttää sekä niitä liiketoiminnallisia hyötyjä, joi- ta järjestelmien käyttöönotolla voidaan saavuttaa. Tämän lisäksi julkaisussa avataan Kanta- Hämeen alueella tehtyjen yritystoimeksiantojen sisältöä ja sitä ongelmakenttää, jossa yritykset painivat miettiessään liiketoimintansa sähköistämistä. Sähköinen liiketoiminta todentuu erilaisissa toiminnanohjausjärjestelmiin sisältyvissä ja linkitty- vissä ohjelmistoratkaisuissa. Esim. CRM (asiakkuuksienhallinta), varastonhallinta, tuotannon- ohjaus sekä palkka- ja taloushallinnon järjestelmät ovat esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan järjestelmistä, joiden avulla yrityksillä on mahdollisuus kasvattaa liiketoiminnan tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Kirjoittajina tässä julkaisussa ovat olleet Hämeen ammattikorkeakoulun yrittäjyyden ja liike- toimintaosaamisen koulutus- ja tutkimuskeskuksen henkilöstön edustajat: yliopettaja Minttu Lampinen (liiketalous), lehtori Tommi Saksa (tietojenkäsittely) sekä ePro hankkeen projekti- päällikkö Merja Helin (liiketalous). Kirjoitustyössä ovat avustaneet tietojenkäsittelyn opiskelijat Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö. painettu ISBN 978-951-784-667-7 ISSN 1795-4231 HAMKin julkaisuja 9/2014 e-julkaisu ISBN 978-951-784-668-4 (PDF) ISSN 1795-424X HAMKin e-julkaisuja 17/2014
  • 2. Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) Hämeen ammattikorkeakoulu
  • 3. Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Merja Helin (toim.) painettu ISBN 978-951-784-667-7 ISSN 1795-4231 HAMKin julkaisuja 9/2014 e-julkaisu ISBN 978-951-784-668-4 (PDF) ISSN 1795-424X HAMKin e-julkaisuja 17/2014 © Hämeen ammattikorkeakoulu ja kirjoittajat JULKAISIJA – PUBLISHER Hämeen ammattikorkeakoulu PL 230 13101 HÄMEENLINNA puh. (03) 6461 julkaisut@hamk.fi www.hamk.fi/julkaisut Ulkoasu: HAMK Julkaisut Taitto: Graafinen Idea Kuvitus: Sonja Salonen Painopaikka: Tammerprint Oy, Tampere Hämeenlinna, kesäkuu 2014
  • 4. 3 1. Esipuhe ja kiitokset (Merja Helin)...................................................................................... 5 2. Hankkeen päämäärä ja tavoitteet (Merja Helin)............................................................... 8 3. Case-esittelyt (Merja Helin, Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö)............................................11 3.1. Case Avainkustannus Häme Oy..................................................................................... 12 3.2. Case Biotus Oy...............................................................................................................13 3.3. Case Easy Fishing Ky......................................................................................................14 3.4. Case Envor Group Oy..................................................................................................... 15 3.5. Case Hatusen Liiketilat Oy / Hatusen Pyörä.................................................................. 16 3.6. Case Hämeen Tukikoti Oy.............................................................................................. 17 3.7. Case Kanta-Hämeen sairaskotisäätiö / Ilveskoti........................................................... 18 3.8. Case Kanta-Hämeen Autosuojaamo Oy........................................................................ 19 3.9. Case Kummityttö...........................................................................................................20 3.10. Case Kuulosirpakka Oy..................................................................................................21 3.11. Case Forssan Liivikeskus................................................................................................22 3.12. Case Mainiemen puutarha/ Maksiimi Oy......................................................................23 3.13. Case Oinonen tooling/ Yudo Nordic...............................................................................23 3.14. Case Opiferum...............................................................................................................24 3.15. Case Rengastamo Oy.....................................................................................................25 3.16. Case Semantic Solutions................................................................................................25 3.17. Case Suomen Tukkusähkö Oy........................................................................................26 3.18. Case Tambest Glass Solutions Oy..................................................................................27 3.19. Johtopäätökset..............................................................................................................28 4. Sähköinen liiketoiminta (Merja Helin, Minttu Lampinen ja Toni Järvinen).................................. 29 4.1. Sähköisen liiketoiminnan luomat hyödyt......................................................................29 4.2 Tiedon merkitys liiketoiminnassa..................................................................................31 4.2.1. Tiedon merkitys..............................................................................................32 4.2.2. Mitä tietoa tarvitaan......................................................................................32 4.2.3. Mitä tietoa yrityksesi tuottaa tai voi tuottaa..................................................33 5. Sähköinen markkinointi (Minttu Lampinen ja Tommi Saksa).................................................. 35 5.1. Yleistä sähköisestä markkinoinnista..............................................................................35 5.2. PK-yrityksen markkinointi sosiaalisessa mediassa.......................................................37 Sisällys
  • 5. 4 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 6. Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia (Tommi Saksa ja Anssi Päivinen).................. 39 6.1. Tietokanta......................................................................................................................40 6.2. Käyttöliittymä................................................................................................................40 6.3. Asennettu sovellus vai pilvipalvelusovellus?.................................................................. 41 6.4. Avoin lähdekoodi...........................................................................................................41 7. Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät (Merja Helin, Tommi Saksa, Anssi Päivinen ja Toni Järvinen)..............................................................43 7.1 Toiminnanohjausjärjestelmät........................................................................................44 7.2 Asiakkuudenhallintajärjestelmät..................................................................................45 7.3 Palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmät.....................................................................47 7.4. Projektien hallintajärjestelmät......................................................................................48 7.5 Tuotannonohjausjärjestelmä.........................................................................................49 7.6 Verkkokauppa...............................................................................................................49 8. Tietoturva (Tommi Saksa)................................................................................................. 52 9. Loppusanat (Merja Helin)................................................................................................. 55
  • 6. 5 ePro – kantahämäläisten pk-yritysten sähköisen liiketoimin- nan kehittäminen hanke (HAMELY/916/05.02.07/2010) rahoitettiin Manner-Suomen ESR-ohjelman toimintalinjasta 1: Työorganisaatioiden, työssä olevan työvoiman ja yritysten kehittäminen sekä yrittäjyyden li- sääminen. Hanke toteutettiin ohjelmakaudella 2007–2013 ajanjaksolla 01.04.2011– 31.07.2014. Hankkeen hallinnoijana toimi Hämeen Ammatillisen Kor- keakoulutuksen Kuntayhtymän yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutus- ja tutkimuskeskus ja osatoteuttajana hankkeessa oli Innopark Programmes Oy. Hanketta kirjoitettaessa taustaselvitykset (vuonna 2010) osoittivat, että kantahämäläisten pk-yritysten suunnitelmat sähköisen liiketoiminnan eri osa-alueiden kehittämisessä kohdistuivat erityisesti myyntiin, mark- kinointiin ja asiakaspalveluun, joilla kaikilla on kiinteä suhde asiakkuuk- sien hallintaan. Yritysten rajoittunut kyvykkyys hyödyntää tietojärjestel- miä sähköisestä markkinoinnissa ja asiakaspalvelussa todettiin yhdeksi suurimmaksi sähköisen liiketoiminnan kehittämisen esteeksi. Taustasel- vityksellä siis todennettiin, että pk-yritysten asiakkuuksien hallintaan liit- tyvän osaamisen kehittäminen oli tarpeen. Hankkeen alkuvaiheessa pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittä- misessä nousi vahvasti esiin asiakkuuksien hallintaan tarkoitettujen eri- laisten CRM-järjestelmien ominaisuuksien ja käyttötarkoitusten kartoi- tukset. Hankkeen edetessä todettiin kuitenkin, että laajennus koskemaan kaikkia toiminnanohjausjärjestelmien osa-alueita oli tarpeen, sillä yri- tysten sähköisen liiketoiminnan kehittämisen haasteet ovat moninaiset. Hanke laajeni kattamaan vuoden 2012 alusta lähtien sähköisen liiketoi- minnan kehittämisen osa-alueista lähes kaikki toiminnanohjaukseen lin- kittyvät toiminnot. 1. Esipuhe ja kiitokset
  • 7. 6 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Hankkeen edetessä toiminnanohjausjärjestelmien tuntemus ja niihin lin- kittyvät ominaisuudet ovat siis tulleet tutuksi eri muodoissaan. Hankkeen suurin anti on ollut nimenomaan toiminnanohjauksen laaja-alaisen tun- temuksen lisääntyminen sekä hankkeessa toimineiden yritysten että han- kehenkilöstön osalta. Tämän tiedon kasvun merkitys on suuri sekä pk-yri- tysten että myös oppilaitoksen osaamiskartoitusten näkökulmasta. Haluankin tässä yhteydessä kiittää kaikkia niitä osapuolia, jotka mahdol- listivat hankkeen toteuttamisen. Ennen kaikkea kiitos hanketta rahoittaneille osapuolille: Hämeen ELY- keskukselle, erityisesti Johanna Jaloselle, sekä Hämeen Ammatillisen Korkeakoulutuksen Kuntayhtymän yrittäjyyden ja liiketoimintaosaami- sen kehittämis- ja tutkimuskeskukselle. Ilman tätä rahoitusta, emme oli- si kyenneet toteuttamaan hankkeen toimenpiteitä. Myös osatoteuttaja Innopark Programmes Oyn henkilöstölle iso kiitos yhteistyöstä. Hanke ei kuitenkaan olisi mahdollistunut ilman niitä 25 yritystä, jotka lähtivät hankkeeseen mukaan. Kiitos teille siitä, että saimme olla kehittä- mässä yrityksenne sähköistä liiketoimintaa. Kiitos myös siitä luottamuk- sesta, jota osoititte uskomalla opiskelijoidemme kykyyn ja taitoon tuottaa teille riittävästi hyötyä liiketoimintanne kehittämisessä. Oli ilo työsken- nellä kanssanne ja suurin toiveemme on, että kehittämistoimenpiteet, jois- sa saimme olla mukana, mahdollistavat liiketoimintanne kehittymisen ja kasvun myös jatkossa. Kiitos myös hankkeen ohjausryhmälle kannustavasta ja hankkeen toi- mintaa tukevasta ohjauksellisesta otteesta. Hankkeen ohjausryhmässä toimivat hankkeen loppuvaiheessa seuraavat henkilöt: Ari Räsänen, Ke- hittämiskeskus Oy Häme (ohjausryhmän puheenjohtaja), Mirja Ojantaus- ta (Hämeen Kauppakamari), Hannu-Heikki Saarinen, joka korvasi eläk- keelle jääneen alkuperäisjäsenen Timo Lindvallin syksyllä 2013 (Forssan Seudun Kehittämiskeskus Oy), Timo Simell (Tieke, Tietoyhteiskunnan Ke- hittämiskeskus), Olli Kausti (Hämeen Uusyrityskeskus), Timo Väliharju (Mediamaisteri Group), Markku Mäkelä (ELY-keskus), Johanna Jalonen (ELY-keskus), Marjatta Kariniemi (Hämeen Ammattikorkeakoulu) ja Ulla Bard (Hämeen Ammattikorkeakoulu). Yrityksille tehtyjen toimeksiantojen toteutuksesta ja hankkeen osittaises- ta markkinoinnista vastasivat HAMKin liiketalouden ja tietojenkäsittelyn koulutusohjelmien opiskelijat, jotka toimivat hankkeessa sekä assistent- ti että harjoittelija-rooleissa. Erityiskiitos tässä yhteydessä lähtee lähes koko hankkeen ajan mukana olleille tietojenkäsittelyn opiskelijoille Toni Järviselle, Anssi Päiviselle ja Ari Tölölle. Kyseisten opiskelijoiden omatoi- misuus ja henkilökohtainen innokkuus tiedon etsintään mahdollistivat tä-
  • 8. 7 män hankkeen toteuttamisen käytännössä. Kiitos myös kesällä 2013 har- joittelijoina toimineille, ja siitä assistenteiksi siirtyneille, Nico Heinimä- elle, Antti Kaukoharjulle ja Janne Remekselle panoksesta hankkeen lop- puvaiheen toimintoihin. Myös hetken aikaa hankkeen markkinointiassis- tenttina toiminut Saara Pyykkönen ansaitsee tässä yhteydessä ison kii- toksen. Tämän lisäksi haluan tottakai kiittää kaikkia teitä muita hanketta tuke- massa olleita henkilöitä. Kiitos kollegat: Minttu Lampinen ja Tommi Sak- sa sekä muut hankkeessa toimineet sekä HAMKin sisäiset että ulkoiset yhteistyökumppanit. Hämeenlinnassa 23.5.2014 Merja Helin ePro-hankkeen projektipäällikkö
  • 9. 8 Merja Helin 2. Hankkeen päämäärä ja tavoitteet Hankkeen tavoitteena oli Kanta-Hämeen alueen pk-yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittäminen. Sähköisellä liiketoiminnalla tarkoitetaan tässä julkaisussa tietotekniikan ja viestintätekniikan hyödyntämistä yri- tyksen liiketoiminnassa ja liiketoimintaprosesseissa. Eli kaikkea avoimi- en tietoverkkojen – kiinteiden ja langattomien – välityksellä tapahtuvaa kilpailuedun saavuttamiseen tähtäävää toimintaa. Pk-yritykset eivät usein näe tietoteknisiä ohjelmistoja ja sähköistä liiketoi- mintaa yrityksen strategian toteuttamisen välineeksi, jolla voidaan tukea liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Sähköinen liiketoiminta antaa kuitenkin pk-yrityksille mahdollisuuden tehostaa liiketoimintaa ja kohdata asiakkaita uudella tavalla. Sähköinen liiketoiminta todentuu erilaisissa toiminnanohjausjärjes- telmiin sisältyvissä ja linkittyvissä ohjelmistoratkaisuissa. Esim. CRM (asiakkuuksienhallinta), varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä palkka- ja taloushallinnon järjestelmät ovat esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan järjestelmistä, joiden avulla yrityksillä on mahdollisuus kasvattaa liiketoi- minnan tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Alkuperäiseen projektisuunnitelmaan oli kirjattu, että kaikki ePro-hank- keen kohdeyritykset pyritään hakemaan heti hankkeen aloitusvaihees- sa sekä Hämeen ammattikorkeakoulun että Innopark Programmes Oyn valmiiden kontaktien kautta. Käytännössä kävi kuitenkin niin, että koko hankkeen ajan kontaktoitiin kohtuullinen määrä yrityksiä, ja hankkeen yritykset valikoituivat suhteellisen sattumanvaraisesti. Yritykset edusti- vat hyvin laajaa toimialaskaalaa ja yrityskoko vaihteli suuresti. Pääasialli- sesti toimenpiteitä toteutettiin kuitenkin yrityksille joiden henkilöstömää- rä oli joko 1–5 tai 6–10 henkilöä. Hankkeen tavoitteena oli löytää n. 30 sähköisen liiketoiminnan kehittä- misestä kiinnostunutta kantahämäläistä pk-yritystä. Mukaan lähteneiden yritysten sähköisen liiketoiminnan taso kartoitettiin ja kehittämistoimen- piteet laadittiin heijastaen sähköisen liiketoiminnan kartoituksessa nous-
  • 10. 9Hankkeen päämäärä ja tavoitteet seita kipupisteitä. Hankkeessa luotiin myös sähköinen mittaristo asiak- kuuksien hallinnan tason tunnistamiseksi. Kehittämistoimet joita yrityksiin tehtiin, räätälöitiin yrityskohtaisesti ja niiden tavoitteena oli tuottaa yrityksen näkökulmasta mahdollisimman suuri hyöty käytännön liiketoiminnan kehittämiseksi, oli yrityksen tavoit- teena sitten tehostaa toimintaprosesseja tai luoda lisäpotkua markkinoin- tiin sähköisten ratkaisujen avulla. Toimeksiannot vaihtelivat laajuudeltaan ja niiden vaativuusasteessa oli suuria eroja, mutta yhteiseksi nimittäjäk- si niissä nousi aina yritysten liiketoiminnan tehokkuuden kasvattaminen. Hankkeen kautta Hämeen ammattikorkeakoulun opiskelijat lisäsivät val- miuksiaan toimia aidossa työympäristössä. Samalla pystyttiin myös hei- jastamaan opiskelijoiden kykyä ja valmiuksia toimia saamiensa oppien pe- rusteella sähköisen liiketoiminnan kehittämistoimenpiteissä. Myös oppi- laitoksen näkökulmasta lisääntynyt tieto sähköisen liiketoiminnan tasos- ta ja ongelmakohdista loi hyvän pohjan sekä liiketalouden että tietojenkä- sittelyn koulutusohjelmien osaamiskuvaustyöhön. Hankkeessa toteutetut keskeisimmät toimenpiteet olivat 1. Hankittiin 25 (projektisuunnitelman tavoite: 30) kohderyhmän kuuluvaa pk-yritystä, jotka halusivat kehittää sähköistä liiketoi- mintaansa. 2. Toteutettiin kohdeyrityksille sähköiseen asiakkuudenhallintaan kohdennettu kartoitus tarkoitukseen kehitetyn mittariston avulla. 3. Laadittiin yrityksille yksilöllinen toimenpidesuunnitelma valittu- jen osa-alueiden kehittämiseksi. 4. Toteutettiin yrityksille toimenpidesuunnitelmassa määritelty koko- naisuus harjoittelijana ja assistentteina toimivien Hämeen Ammat- tikorkeakoulun opiskelijoiden toimesta, asiantuntijaopettajien toi- miessa työn valvojina. 5. Rakennettiin alueellista, kansallista ja kansainvälistä verkostoa sähköisen liiketoiminnan kehittämisen osa-alueella. 6. Rakennettiin teoriatiedon ja käytännön työn toimeksiantojen kaut- ta työkalupakiksi kutsuttu hyvien käytänteiden kokoelma. 7. Viestittiin valmiista ratkaisuista ja hyvistä käytännöistä.
  • 11. 10 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Hankkeen aikana kerätyn kokemuksen ja teoriatiedon perusteella on siis luotu uusia ratkaisumalleja ja hyviä käytäntöjä sähköisen liiketoiminnan osa-alueelle. Lopputuloksena on työkalupakiksi kutsuttu kokonaisuus, joka ohjaa pk-yrityksiä kehitystoimenpiteissään oikeaan suuntaan. Työ- kalupakki tullaan jakamaan sähköisessä muodossa hankkeen kotisivuilla ja tämä julkaisu on myös yksi muoto kerätyn tiedon jakamisesta.
  • 12. 11 Merja Helin, Toni Järvinen, Anssi Päivinen ja Ari Tölö 3. Case-esittelyt Tässä luvussa kuvataan hankkeessa tehdyt toimeksiannot yleisellä tasolla valottaen sitä ongelmakenttää, jossa yrittäjät toimivat valitessaan toimintaansa tukevia sähköisiä järjes- telmiä. Tavoitteena on, että toimeksiantojen kuvauksissa nostetaan esiin juuri kyseiseen tapaukseen liittyvät haasteet ja niihin mahdollisesti löydetyt ratkaisut, kuitenkin säilyt- täen yritysten liiketoimintaan linkittyvät yksittäiset seikat toimeksiantojen kuvausten ul- kopuolella.
  • 13. 12 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.1. Case Avainkustannus Häme Oy Avainkustannus Häme Oy toimii sanomalehtien kustantajana. Yritys ha- lusi lehtien mainospaikkojen myyntiin soveltuvan asiakkuudenhallinta- järjestelmän, jota voidaan käyttää monesta eri toimipisteestä samaan ai- kaan. Järjestelmän valinnassa edullinen hinta ja suomenkielisyys olivat ratkaisevassa asemassa. Tämä tarkoitti sitä, että valinnan vaihtoehdoik- si muodostuivat avoimen lähdekoodin lisenssillä toteutetut järjestelmät. Yrityksen antama toimeksianto poikkesi muista hankkeessa tehdyistä toi- meksiannoista, sillä yritys halusi ainoastaan järjestelmän, eikä järjestel- mää haluttu ostaa palveluna. Yritykseltä itseltään löytyi riittävää tietotai- toa ylläpitää järjestelmää tukevia palvelimia ja palvelinohjelmistoja. Aikaisempien asiakkuudenhallintajärjestelmä kartoitusten perusteella kä- vimme läpi asiakkaan ohjelmistolle asettaman vaatimusmäärittelyn verra- ten sitä mahdollisiin ja soveltuviin järjestelmiin. Löysimme kolme Avain- kustannus Häme Oy:lle soveltuvaa järjestelmää. Näistä kaksi asensimme palvelimelle ja testasimme käytännössä ohjelmistojen toimivuuden. Suomenkielisyys oli toimeksiannon näkökulmasta haastava vaatimus. Al- kuvaiheessa asiakkaalle valitsemamme järjestelmät olivat kyllä saatavil- la suomenkielisenä, mutta suomenkielisen kieliversion saaminen oli mah- dollista ainoastaan palveluntarjoajien kautta. Järjestelmien oletuskielenä on yleensä englanti. Etsimme suomenkielistä pakettia laajasti, mutta totesimme että kielipa- kettia ei ollut saatavilla yksittäisenä ohjelmistona verkon kautta, ja pää- dyimme ottamaan yhteyttä niihin palveluntarjoajiin, joilla oli jo olemas- sa oleva suomenkielen kielipaketti. Selvitimme suomenkielisen kielipake- tin hinnan ja päädyimme ostamaan sen asiakkaan toimeksiannosta ja kus- tannuksella. Kysymys ei siis ollut suomenkielisestä järjestelmästä, vaan ainoastaan suomenkielen kielipaketista, jolla järjestelmän kieli voidaan muuttaa asentamalla järjestelmän mukana kyseinen kielipaketti. Asensimme valitsemamme järjestelmän uudelleen suomenkielen kielipa- ketin kera, luoden samalla järjestelmälle asennus- ja käyttöohjeet. Käy- tännössä yritys sai toimintansa tueksi muutamalla sadalla eurolla ammat- timaisen asiakkuuksienhallintajärjestelmän.
  • 14. 13Case-esittelyt 3.2. Case Biotus Oy Biotus Oy on kasvien haittaeliöiden torjuntaan keskittynyt yritys. ”Biotus Oy:n tuotevalikoimasta löytyvät kaikki yleisesti käytössä olevat biologiset torjuntaeliöt ammattiviljelijöille kasvihuoneisiin, tunneleihin ja avomaa- käyttöön sekä harrastajille.” (http//:biotus.fi) Yrityksen erikoisuutena on siis kasvattaa ja myydä torjuntaeliöitä haittaeliöiden torjumiseksi ja asi- akkaina ovat sekä yksityiset henkilöt että ammatinharjoittajat. Biotus Oy toivoi ratkaisua myyntiprosessinsa nopeuttamiseen. Yrityksen ydinliiketoiminta poikkeaa merkittävästi yleisesti tunnetuista haittaeli- öiden torjuntaan suuntautuneiden yritysten toiminnasta, ja tästä syys- tä yrityksen tuotteista ja niiden käytöstä käydään usein henkilökohtai- sia keskusteluja asiakkaan kanssa. Myyntiprosessin nopeuttamisen lisäk- si myös asiakaskontaktointiin toivottiin helpompaa ja informatiivisempaa tapaa toimia. Toimeksiannon aloitusajankohtana suurin osa informaatios- ta, joka asiakkaille jaettiin, tapahtui perinteisesti puhelinkeskusteluissa. Käytyämme alustavan keskustelun asiakkaan kanssa päädyimme siihen lopputulokseen, että verkkokauppa voisi tuoda ratkaisun yrityksen tämän- hetkisiin toiminnallisiin haasteisiin. Toimeksiannossa verkkokaupan edul- lisuus sekä monikielisyys olivat ensisijaiset valintakriteerit. Verkkokauppojen yleinen karkea kartoitus tehtiin yhtä aikaa toisen toi- meksiannon kanssa. Pelkästään Suomen tasolla verkkokauppapalvelun- tarjoajia löytyi karkeasti ottaen n. kuusikymmentä kappaletta. Palvelun- tarjoajien verkkosivujen ja referenssien avulla rajasimme tarkemmin tut- kittavien verkkokauppojen määrän kymmeneen. Lähetimme tarjouspyynnön, jossa oli mukana alustava vaatimusmääritte- ly, valituille kymmenelle palveluntarjoajalle. Onnistuimme saamaan kuu- si tarjousta eri palveluntarjoajilta. Karsimme kuudesta tarjouksesta hin- nan perusteella pois viisi eli yksi tarjous täytti asiakkaan toivomat ensisi- jaiset vaatimukset. Verkkokauppoja löytyy hyvin moneen eri tarkoitukseen ja vaihtelevilla ominaisuuksilla. Tästä syystä teimme asiakkaalle kaikista kuudesta tar- jotusta verkkokaupasta raportin, jonka perusteella asiakas pystyy vertaile- maan eri palveluntarjoajien verkkokauppojen ominaisuuksia ja tekemään mahdollisen oman valintansa verkkokaupasta näiden vaihtoehtojen jou- kosta.
  • 15. 14 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.3. Case Easy Fishing Ky Easy Fishing Ky on kalastusalan tukkuliike. ”Easy Fishing Ky tarjoaa laa- jan valikoiman kalastustarvikkeita, uistimia ja oman BrightBait tuotemer- kin” (http://www.easyfishing.net/) Yritys siis myy kalastukseen tarvitta- via välineitä ja syöttejä. Erikoisuutena ovat elävät syötit sekä fluorisoivat elävät syötit, jotka he tekevät itse. Yrityksen tilanne oli toimeksiannon aloitusajankohtana sellainen, että yri- tyksen tuotteille oli enemmän kysyntää kuin yritys pystyy markkinoille tarjoamaan. Tästä syystä haluttiin lähteä miettimään sitä, miten yrityk- sen toimintoja voitaisiin tehostaa niin, että aikaresurssit riittäisivät perus- toimintojen ylläpidon lisäksi myös enenevässä määrin yrityksen kehittä- miseen. Yrityksen tavoite on myös lähteä lähitulevaisuudessa kansainvä- lisille markkinoille. Haasteena yrityksen toiminnassa oli se, että yrityksen henkilöstön aika- resurssia sitoutui asiakastilauksien, -tietojen, postitustietojen, varastokir- janpidon ja yleisen asiakkuuksiin liittyvän hallinnan hoitamiseen suhteet- toman paljon. Yritys olikin jo harkinnut verkkokaupan perustamista ja sii- hen linkitettävää varastonhallintajärjestelmää, jossa olisi mahdollisesti myös taloushallinnon prosesseihin liittyviä ominaisuuksia. Myös puhdas toiminnanohjausjärjestelmä oli ollut mietinnässä. Tavoitteena meidän toimeksiannossamme oli siis löytää verkkokauppa-, varastonhallinta- ja toiminnanohjauspalveluntarjoaja, jonka järjestelmä/ järjestelmät mahdollistaisivat yrityksen toimintaan liittyvän tehokkuuden parantamisen. Myös mahdolliset uusien eri järjestelmien rajapintojen yh- teensopivuudet piti huomioida järjestelmävalinnoissa. Verkkokauppaan ominaisuusluettelo oli laaja. ”Normaalitoimintojen” li- säksi verkkokaupalta toivottiin mm seuraavia toimintoja: lähetyslistojen automaattinen luominen ja tulostus sekä mahdollisuus verkkomaksuihin. Tämä teki työstä entistä haastavampaa sillä työn alle tulivat myös maksu- palveluntarjoajien kartoitus sekä Itellan ja Matkahuollon tarjoamien pal- velujen kartoitus. Tämän lisäksi verkkokaupan liitettävyys kyseisiin pal- veluihin piti tarkastaa. Karkeatasoinen verkkokauppa-kartoitus tehtiin yhdessä Biotus Oy:lle teh- dyn verkkokauppatarkastelun kanssa. Palveluntarjoajia löytyi Suomesta n. 60 kpl, joista päädyimme valitsemaan tarkempaan tarkasteluun kym- menen. Näistä kymmenestä palveluntarjoajasta valittiin sellaisten verk- kokauppajärjestelmien tarjoajat, joiden verkkokaupoissa oli monipuoliset
  • 16. 15Case-esittelyt liitäntämahdollisuudet muihin haluttuihin järjestelmiin. Tällä tavoin saa- tiin rajattua palveluntarjoajat kuuteen. Pyysimme tarjoukset kuudelta palveluntarjoajalta ja saatujen tarjousten perusteella saimme rajattua vaihtoehdot kahteen. Kyseiset palveluntarjo- ajat tarjosivat molemmat sekä verkkokauppa- että toiminnanohjausjärjes- telmiä, joilla oli myös liitäntärajapinta toisiinsa. Verkkokauppapalveluntarjoajilla oli myös valmiit rajapinnat maksupalve- luntarjoajiin, joten teimme eri maksupalveluntarjoajista lyhyen yhteen- vedon asiakkaalle. Hinnoissa eri maksupalveluntarjoajien välillä ei ollut suurtakaan eroa vaan erot liittyivät lähinnä eri palveluntarjoajien hin- noittelumalleihin. Palveluntarjoajat poikkesivat toisistaan lähdekoodin avoimuuden, koke- muksen, referenssien ja hinnan mukaan selkeästi, joten näiden erojen pe- rusteella yritys pystyi tekemään lopullisen ratkaisunsa toimittajasta hel- posti. 3.4. Case Envor Group Oy Envor Group Oy on monipuolisia ja toisiaan tukevia ympäristöpalvelu- ja tarjoava yrityskokonaisuus. ”Liiketoimintamme keskittyy kokonais- valtaiseen jätehuoltoon, materiaalien kierrätykseen, teollisuuden puh- taanapitoon, kiinteistöhuoltoon sekä kuljetus- ja kuormauspalveluihin.” (http://envor.fi/yritysesittely/) Envor Group oli etsimässä yrityksen järjestelmäperheeseen kunnossapi- tojärjestelmää. Hankkeen tehtävänä oli arvioida Envor Groupin jo kar- toittamat järjestelmät ja tehdä vertailu eri järjestelmien ominaisuuksista. Kävimme Envorin kanssa läpi yrityksen keskeiset prosessit. Kartoitimme missä toiminnoissa ja millä linkityksillä muihin järjestelmiin uutta kun- nossapitojärjestelmää tulisi käyttää ja niitä vaatimuksia, joita uudelle jär- jestelmälle asetettiin. Keskustelun perusteella lähdimme arvioimaan meille valmiiksi annettu- ja järjestelmiä niiden ominaisuuksien perusteella. Arviointimme tavoit- teena oli antaa ulkopuolinen näkemys järjestelmien sopivuudesta yrityk- sen tarpeisiin. Laadimme kirjallisen dokumentin ja esittelyn yritykselle omasta arvioin- nistamme, jossa kävimme lävitse projektissa ilmenneet huomiota vaativat asiat ja ratkaisuvaihtoehdot.
  • 17. 16 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.5. Case Hatusen Liiketilat Oy / Hatusen Pyörä Hatusen Pyörä on Parolassa toimiva polkupyörien ja puutarhalaitteiden vähittäismyyntiin ja huoltoon erikoistunut liike. Yrityksen toiveena oli löytää toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää sekä asiakas- että varastonhallinnan. Lisäksi mahdollinen takuu yms. do- kumenttien säilytysjärjestelmä haluttiin liittää asiakashallintaan. Varas- tonhallintaan toivottuja ominaisuuksia olivat tuotteiden suora tilausmah- dollisuus, varastosaldojen lisääntyminen tavaran sisääntulossa ja poisto myydessä. Lisävaatimuksina vaatimusmäärittelyssä nousivat esiin edullinen hinta, helppokäyttöisyys, suomenkielisyys sekä tuotteiden viivakoodinlukumah- dollisuus ja mahdollisuus linkittää järjestelmä olemassa olevaan kassajär- jestelmään. Hinnan tuoman rajoitteen vuoksi päädyimme avoimen lähde- koodin järjestelmään. Kartoituksessa mahdollisia järjestelmiä löytyi n. kaksikymmentä ja näis- tä valittiin viisi tarkempaan tarkasteluun. Valinnat tehtiin järjestelmistä kertovien verkkosivujen perusteella. Näitä viittä järjestelmää tutkittiin tarkemmin olemassa olevien kirjallisten tutkimusten perusteella. Avoi- men lähdekoodin järjestelmät ovat yleisesti hyvin tutkittuja järjestelmiä, joten niistä on helppo löytää tietoa verkosta. Tarkemman tutkimuksen perusteella rajasimme järjestelmät kahteen. Ra- jaavana ominaisuutena nousi esiin suomenkielisyys. Vain toinen näistä kahdesta järjestelmästä oli suomenkielinen, ja toiseen sai suomenkielen kielipaketin. Asensimme nämä kaksi järjestelmää palvelimille ja testa- simme ne. Testauksessa löydettiin yrityksen vaatimuksiin sopiva järjes- telmä. Helppokäyttöisyys ja suomenkielisyys olivat testauksessa etusijalla. Vain kahden viikon kartoituksen ja testauksen kautta löytyi yritykselle so- veltuva avoimella lähdekoodilla lisensoitu suomalainen järjestelmä. Kaik- kien vaadittujen ominaisuuksien lisäksi järjestelmästä löytyi rajauksen ul- kopuolelle jääneistä ominaisuuksista mm. myyntimahdollisuus, alkeelli- nen asiakkuudenhallinta ja tuotteista saatavat lisätiedot, joten yritys sai käyttöönsä järjestelmän, jonka ominaisuudet olivat laajemmat kuin alun- perin vaatimusmäärittelyssä oli nostettu esiin.
  • 18. 17Case-esittelyt 3.6. Case Hämeen Tukikoti Oy Hämeen Tukikoti Oy on Hämeenlinnassa toimiva palveluasumista tarjoa- va hoitokoti erityisapua tarvitseville lapsille, nuorille ja aikuisille. Hämeen Tukikodilla oli jo olemassa oleva järjestelmä erilaisia yrityksen prosesseja varten, mutta järjestelmää ei hyödynnetty riittävällä tasol- la. Lisäksi yrityksessä tällä hetkellä käytössä olevassa järjestelmässä ja sen käyttömahdollisuuksien hahmottamisessa oli epäselvyyksiä. Tämä ja verkkosivujen mahdollinen uudistamistarve sekä sisällön että ulkoasun osalta nousivat ensisijaisiksi kehittämiskohteiksi keskusteluissamme asi- akkaan kanssa. Rajasimme toimeksiannon yrityksen nykyisen järjestelmän käyttömah- dollisuuksien tutkimiseen. Ensisijaisesti lähdimme kartoittamaan järjes- telmän käyttöä: millaisissa prosesseissa sitä käytetään ja miten sitä hyö- dynnetään arkipäivän toiminnan tukena. Kävimme yhdessä asiakkaan kanssa läpi järjestelmässä suoritettavat toimenpiteet ja sen miten järjes- telmää käytetään tällä hetkellä. Kartoitimme myös niitä ominaisuuksia, joita järjestelmästä puuttui, jotta se toimisi paremmin yrityksen päivit- täisessä käytössä Näiden keskustelujen perusteella teimme vaatimusmäärittelyn, jonka avulla lähdimme selvittämään palveluntarjoajan avustuksella, mitä jär- jestelmän käytön edistämiseksi voisi tehdä. Kysymys tässä toimeksiannossa oli enemmänkin siitä, että olemassa ole- vaa järjestelmää ei osattu käyttää optimaalisella tavalla ja sen kaikkia ole- massa olevia ominaisuuksia ei osattu hyödyntää mahdollisimman hyvin. Tässä toimeksiannossa korostui siis se, että mikäli jokin tietty järjestelmä otetaan käyttöön, kannattaa varmistaa että henkilöstö osaa myös käyttää kyseistä järjestelmää riittävällä tasolla, jotta järjestelmästä saadaan suu- rin mahdollinen hyöty irti.
  • 19. 18 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.7. Case Kanta-Hämeen sairaskotisäätiö / Ilveskoti ”Ilveskoti hoitaa ja kuntouttaa sotainvalideja, muita sotiemme veteraane- ja, heidän puolisoitaan ja leskiään, sekä hämeenlinnalaisia kuntoutujia.” (http//:www.iveskoti.com) Tapasimme Ilveskodin edustajan ja kävimme läpi yrityksen kehitystarpei- ta. Kehitystarpeita löytyi runsaasti, joten totesimme, että meidän on täs- sä toimeksiannossa keskityttävä hankkeen aikaresurssin puitteissa vain osaan yrityksen tarvitsemista kehitystoimenpiteistä. Tapaamisemme jälkeen saimme listauksen Ilveskodin käyttämistä palve- luntarjoajista ja niistä järjestelmistä, joita Ilveskodilla on käytössä tällä hetkellä sekä järjestelmistä, joihin kaivattiin uudistusta tai päivittämis- tä. Tämän listauksen perusteella teimme alkukartoituksen, jonka perus- teella määrittelimme, mihin kehittämistoimenpiteisiin tulemme pureutu- maan jatkossa. Ensimmäisenä tutkimme potilastietojärjestelmiä. Suomessa oli tämän hankkeen aikana potilastietojärjestelmien osalta käynnissä voimakas murros (kesä 2013). Sähköiset potilastietojärjestelmät, jotka ovat liitet- tävissä KanTa-arkistoon tulivat juuri pakollisiksi kaikkiin alan yrityksiin. Tästä johtuen niiden hinnat eivät olleet vielä vakiintuneet. Totesimme- kin, että potilastietojärjestelmäkartoitus olisi ollut liian suuritöinen ePro- hankkeen aikaresurssiin nähden. Yllä oleva huomioiden tutkimme järjestelmiä, joita voisi potilastietojär- jestelmästä riippumatta ottaa käyttöön. Päädyimme tarkastelemaan palk- ka- ja henkilöstöhallintojärjestelmiä. Kartoitimme niiden osalta mahdol- lisuutta hyödyntää lisenssipohjaista palvelua tai mahdollisuutta hankkia kyseinen palvelu palveluntuottajan tuottamana. Toiminnan tasolla kartoitimme palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmien palveluntarjoajia, joita löytyi kuusitoista kappaletta. Aikaisemmista töis- tä viisastuneena lähestyimme palveluntarjoajia ennen tarjouspyynnön lä- hettämistä. Kyselimme mitä tietoja he tarvitsevat laaja-alaisen, mutta ver- tailukelpoisen tarjouksen antamiseen. Tästä saatujen palautteiden perus- teella teimme tarkemman vaatimusmäärittelyn ja lähetimme tarjouspyyn- nön tarkemmalla vaatimusmäärittelyllä täydennettynä palveluntarjoajille. Tarjouksen lähetti kahdeksan palveluntarjoajaa. Huolimatta lähettämäs- tämme vaatimusmäärittelystä moni palveluntarjoaja jätti huomiotta mää- rittelyssä vaadittuja ominaisuuksia. Myös kokonaishinnoittelu ja lisätoi- mintojen hinnoittelu oli ilmaistu epämääräisesti muutamissa tarjouksissa.
  • 20. 19Case-esittelyt Valitsimme kolme tarjousta lähempään tarkasteluun. Kaikilla kolmella tarjoajalla tarjoukset olivat vaatimusmäärittelyn mukaisia, ja niissä oli huomioitu myös tietoturvaan ja vastuisiin liittyviä asioita. (Huomautuk- sena: kyseiset järjestelmät ovat hyvin kriittisiä tietoturvan näkökulmas- ta ja laki velvoittaa niitä.) Laadimme hinta-arviot kaikista kolmesta järjestelmästä sekä lisenssinä että palveluna. Hinnoittelu oli kaikilla kolmella erilainen, mutta tarjouk- set mahdollistivat kuitenkin vertailukelpoisen tiedon kokoamisen. Suosittelimme että yritys ottaisi käyttöön yhden näistä järjestelmistä. Loppudokumentissa kävimme laajasti ja tarkasti läpi projektin etenemi- sen, ja jokaisesta tarjouksesta kävimme kohta kohdalta läpi syyt, joiden vuoksi tarjoukset hylättiin. Annoimme loppudokumentin ja kaikki tarjo- ukset asiakkaalle tulevaisuuden käyttöä varten. Yritys sai huomattavan säästön tämän kartoituksen avulla. 3.8. Case Kanta-Hämeen Autosuojaamo Oy Kanta-Hämeen autosuojaamo on Hämeenlinnassa sijaitseva autojen ruos- tesuojausta, vahausta sekä autovuokrausta tarjoava yritys. Yrityksen yhtenä tavoitteena oli saada markkinointiviestintään lisää te- hokkuutta tekstiviestimarkkinoinnin avulla. Kartoitimme massateksti- viestien lähettämiseen tarkoitettuja järjestelmiä sekä kyseistä palvelua tarjoavia yrityksiä. Tavoitteenamme oli myös löytää yrityksen tarpeisiin soveltuva suomenkielinen avoimella lähdekoodilla toteutettu asiakkuu- denhallintajärjestelmä. Asiakkudenhallintajärjestelmistä meillä oli jo aika kattava käsitys ja vaa- timus suomenkielisestä ohjelmistosta rajasi mahdolliset järjestelmät mel- ko suppeaksi joukoksi. Teimme kuitenkin varmuuden vuoksi vielä lisäkar- toituksia asiakkuudenhallintajärjestelmiin liittyen, jotta saatoimme olla varmoja siitä, että olimme tietoisia kaikista suomenkielistä avoimen läh- dekoodin järjestelmistä. Löysimme useita sopivia sekä massatekstiviesti että asiakkuudenhallinta- järjestelmiä niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Osa tekstiviestipalveluis- ta oli suoraan yhteensopivia sen asiakkuudenhallintajärjestelmän kans- sa, johon päädyimme valinnassamme. Osassa massatekstiviestipalveluis- ta löytyi myös sisäänrakennettuna alkeellinen asiakkuuksienhallintajär- jestelmä.
  • 21. 20 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Asiakkuuksienhallintajärjestelmän lisäksi esittelimme yritykselle vaihto- ehtoisena palveluna myös massatekstiviestipalveluntarjoajien eri järjestel- miä, joista löytyi alkeellinen asiakkuudenhallintajärjestelmä. Yritykselle valitsemamme asiakkuudenhallintajärjestelmä sopii tarjo- amiensa eri toimintojen vuoksi hyvin pk-yrityksen tarpeisiin. Valitusta järjestelmästä löytyy asiakkuudenhallinnan lisäksi myös mm. tuotehallin- taosio, markkinoinnin tukijärjestelmä, laskutusmoduuli sekä pienimuo- toinen mahdollisuus raportointiin. 3.9. Case Kummityttö Kummityttö on ikäihmisten yksilöllisiä kotipalveluja tarjoava yritys. Kum- mitytön palveluihin kuuluvat mm. päivittäinen asioiminen eri muodois- saan, arjen askareet, kodin siisteys sekä ikäihmisten ulkoiluttaminen ja seuranpito heille. Kummitytön tavoitteena oli lisätä hakukoneoptimoinnin avulla verkkosi- vujensa hakukonenäkyvyyttä ja ottaa käyttöön sosiaalisen median väli- neitä markkinoinnin tueksi. Lähdimme toteuttamaan hakukoneoptimointia verkkosivuille (www.kum- mitytto.fi) sekä loimme yritykselle Facebook-sivut. Verkkosisällön opti- moinnin tuloksena saimme sivuston näkymään Googlen orgaanisessa haussa ensimmäisellä sivulla ajasta ja hakusanasta riippuen ensimmäi- sen ja viidennen hakutuloksen välissä. Totesimme, että optimoinnin kaut- ta näkyvyys lisääntyi olennaisesti ja orgaanisten hakutulosten paranemi- nen oli huomattavaa. Asensimme verkkosivuille myös Google Analytics -analyysityökalun kä- vijöiden seuraamista varten ja opetimme asiakasta käyttämään kyseis- tä ohjelmaa. Koska sosiaalinen media oli uutta yrittäjälle, kävimme hänen kanssaan läpi sosiaalisen median teoreettista taustaa ja opastimme yrittäjää use- aan otteeseen Facebook-sivujen käytössä. Opastuksen yhteydessä määrittelimme yhdessä asiakkaan kanssa yrityk- sen Facebook-sivujen osalta mahdollista sisältöä ja sivustolla esiin nos- tettavaa markkinoinnin näkökulmaa. Yrityksen Facebook-sivusto raken- nettiin hyvin pitkälle opastuksen aikana vastaamaan yrittäjän haluamaa yrityskuvaa.
  • 22. 21Case-esittelyt 3.10. Case Kuulosirpakka Oy Kuulosirpakka on Hämeenlinnassa toimiva kuulopalveluja tarjoava yritys. Yrityksen palveluihin kuuluu asiakaskohtaisten kuulolaitteiden toimitta- minen, kuulontutkimukset sekä esim. yksilölliset kuulonsuojaimet. Yritys toimii Hämeenlinnassa Mehiläisen yhteydessä. Yrityksen kehittämiskohteiksi nousivat sähköisten järjestelmien kehittä- minen ja verkkosivujen luominen. Päätimme lähteä hankkeen hengen mu- kaisesti kehittämään sähköisiin järjestelmiin liittyviä haasteita. Keskei- simmät kehittämiskohteet löytyivät varastonhallinnasta, potilastieto/asi- akkuudenhallinnasta ja laskutuksesta. Yritys lainaa varastostaan yksittäisille henkilöille kuulemiseen liittyviä apuvälineitä. Lainausten hallinta hoidetaan tällä hetkellä kömpelöllä jär- jestelmällä, joten varastonhallinnan kehittämien nousi yhdeksi yrityksen kehittämiskohteeksi. Yrittäjä on toiminut aiemmin julkisella sektorilla ja niinpä yrittäjällä oli selkeä käsitys myös siitä, mitä ominaisuuksia mahdollisen potilastieto/ asiakkuuksienhallintajärjestelmän tulisi sisältää. Myös Kuulosirpakalla, kuten aiemmin myös Ilveskodin casessa, linkitettävyys KanTa-järjestel- mään nousi yhdeksi kriteeriksi, joka aiheutti järjestelmien uudelleen mie- tintää. Yrittäjällä itsellään olisi ollut selkeä kuva siitä, minkä potilastieto- järjestelmän hän olisi halunnut ottaa käyttöön, mutta kysymyksessä oli julkiselle sektorille tarkoitettu järjestelmä, joten se oli liian kallis pk-yri- tyksen hankittavaksi. Keskustelimme yrittäjän kanssa tarkemmin tarpeista, joiden pohjalta loimme vaatimusmäärittelyn. Vaatimusmäärittelyn kanssa lähdimme tut- kimaan järjestelmiä, jotka sopisivat parhaiten Kuulosirpakan tarpeisiin. Toimeksiannon aikana kartoitimme Kuulosirpakan tarpeisiin sopivia po- tilastietojärjestelmiä sekä asiakuudenhallintajärjestelmiä, jotka voisi to- teuttaa potilastietojärjestelmien kriteerien mukaan. Teimme järjestelmistä tarkemmin erotellun yhteenvedon, jonka esittelim- me Kuulosirpakalle.
  • 23. 22 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.11. Case Forssan Liivikeskus Forssan Liivikeskus on naisten alus- ja uima-asuja myyvä yritys. Yritys halusi kehittää sekä markkinointiaan että asiakkuudenhallintaan- sa. Asiakkuudenhallinnassa yrityksellä oli toimeksiannon aloitushetkellä käytössään kassajärjestelmään linkittyvä tietopankki, jossa näkyi asiak- kaiden yhteystietojen lisäksi heidän ostamansa tuotteet. Tätä rekisteriä ei kuitenkaan pystynyt hyödyntämään markkinoinnissa, vaan yksittäisten kampanjoiden tekeminen esim. kuppikoon tai liivimerkin perusteella ei- vät onnistuneet. Yrityksellään oli myös käytössään Facebook-sivustot ja verkkokauppa oli työstön alla. Lähdimme kartoittamaan yritykselle erilaisia tekstiviesti- ja sähköposti- markkinoinnin työkaluja. Toimeksiannossamme otimme huomioon yri- tyksen olemassa olevat järjestelmät ja niiden rajapinnat tiedonsiirron nä- kökulmasta. Kartoitimme yrityksen tarpeet markkinointikampanjoiden osalta: millaisia kampanjoita yritys haluaa tehdä, miten ne kohdennetaan, miten asiakkaat segmentoidaan, millaisia toimenpiteitä kampanjointiin linkittyy sekä millä resursseilla yritys on valmis markkinointikampanjoi- ta tekemään. Tämän jälkeen olimme yhteydessä jo käytössä olevien järjestelmien palve- luntarjoajiin. Lähinnä kontaktoimme yrityksen kassajärjestelmä- ja verk- kokauppatoimittajia. Kävimme molempien järjestelmätoimittajien kanssa keskustelun mahdollisuudesta integroida olemassa olevia järjestelmiä eri markkinointiyökaluihin. Keskustelujen jälkeen lähdimme kartoittamaan tähän toimeksiantoon sopivaa markkinointityökalua. Etsimme sopivia työkaluja Liivikeskuksen tarpeisiin ja koostimme niis- tä yhteenvedon. Yhteenvedossa käsittelimme jokaisen työkalun erikseen tarkemmin tutkittuna. Lopullinen valintamahdollisuuksien arviointi nii- den hyödyllisyyden näkökulmasta ja päätöksenteko jäi yritykselle itselleen.
  • 24. 23Case-esittelyt 3.12. Case Mainiemen puutarha / Maksiimi Oy Mainiemen puutarha / Maksiimi Oy on Lammilla ja Tuuloksessa toimiva puutarha-alan tukkukauppa. Yrityksen kehittämistarpeisiin kuuluivat verkkosivujen uudistaminen sekä sisällön että ulkonäön osalta ja sähköisen markkinoinnin uudista- minen sosiaalisen median ja massasähköpostiviestien näkökulmasta. Suunnittelimme ja toteutimme verkkosivustoille uuden sisällön ja ulko- asun yhdessä yrittäjän kanssa. Ulkoasun suunnittelu tapahtui tietojenkä- sittelyn opiskelijan toimesta, joka ei varsinaisesti kuulunut projektiryh- määmme, mutta antoi suuren lisäarvon toimintaamme. Sosiaalisen median työkaluista yritys oli kiinnostunut ottamaan käyttöön- sä Facebook-sivuston. Loimme yritykselle Facebook-sivut sekä opastimme yrittäjiä riittävästi niiden käytössä ja hallinnoinnissa, jotta yritys pystyy jatkossa hyödyntämään paremmin sosiaalista mediaa markkinoinnissaan. Tutkimme erinäisen määrän suoramarkkinointiin tarkoitettuja massasäh- köpostiviestipalveluja, joiden yksittäisiä ominaisuuksia vertasimme yri- tyksen määrittelemiin käyttötarpeisiin. Testasimme muutaman massa- sähköpostiviestipalvelun käytännön toimivuutta asiakastarpeiden näkö- kulmasta ja päädyimme suosittelemaan asiakkaalle meidän mielestäm- me yritykselle parhaiten soveltuvaa massasähköpostiviestipalvelua. Opas- timme myös yrityksen henkilöstöä palvelun käytössä ja tuimme palvelun käyttöönottoa yrityksessä. 3.13. Case Oinonen tooling / Yudo Nordic Oinonen Tooling / Yudo Nordic on teollisuuden tarvikkeiden ja laitteiston maahantuoja ja maastaviejä. Yrityksen tuotteisiin kuuluvat mm. silikoni- valujärjestelmällä tuotetut osat, kuumasuuttimet, kuumapalkit sekä ruis- kupuristetut muoviosat. Yritys toimii kansainvälisillä markkinoilla. Yritys oli jo jonkin aikaa etsinyt käyttöönsä asiakkuudenhallintajärjestel- mää, ennenkuin he ottivat yhteyttä projektiryhmäämme. Määriteltäessä yhdessä asiakkaan kanssa tulevaa järjestelmää koskevia kriteerejä kriitti- sinä tekijöinä nousivat esiin ajasta ja paikasta riippumaton käyttömahdol- lisuus ja windows-mobiilikäyttöjärjestelmän olemassaolo sekä ProCoun- tor- ja Outlook-rajapinnat.
  • 25. 24 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Teimme vaatimusmäärittelyn mukaisen kartoituksen yrityksen käyttöön soveltuvista asiakkuudenhallintajärjestelmistä ja -toimittajista, jotka täyt- tivät asiakkaan kriteerit. Työstä toimitettiin asiakkaalle dokumentointi, jossa käsiteltiin mm. tut- kitut järjestelmät sekä järjestelmätoimittajien hinta-arviot esitetyistä rat- kaisuista. Lopullinen päätös käyttöönotettavasta järjestelmästä jäi yrittä- jille itselleen. 3.14. Case Opiferum Opiferum on Hämeenlinnassa sijaitseva verkkopalveluihin erikoistunut ohjelmointitalo. Kyseinen yritys halusi meidän tutkivan erilaisia avoimella lähdekoodil- la tehtyjä asiakkuudenhallintajärjestelmiä ja erityisesti vTiger-asiakkuu- denhallintajärjestelmää. Toimeksiannon tavoitteena oli kartoittaa asiakkuudenhallintajärjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yleisellä tasolla sekä kiinnittää erityistä huomio- ta asiakkuudenhallintaan ja projektinhallintaan liittyviin ominaisuuksiin. Kartoitimme käyttötarkoitukseen sopivat asiakkuudenhallintajärjestel- mät, ja niistä parhaimmat asensimme laajempaa testausta varten omal- le palvelimelle. Testauksen lopputuloksena siirryimme kohti vTigerin sy- vempää tutkimista, laajempaa kokeilua ja toimintojen kattavampaa esit- telyä Opiferumille. Projektista luotiin dokumentaatio ja esittely, jossa käsittelimme vTiger- järjestelmää syvällisemmin järjestelmän toimintojen osalta.
  • 26. 25Case-esittelyt 3.15. Case Rengastamo Oy Rengastamo on Hämeenlinnassa toimiva käytettyjä renkaita ja vanteita myyvä yritys. Kyseisen yrityksen toimeksiannossa syvennyimme verkkosivujen uudis- tamiseen, kartoitimme verkkokauppamahdollisuuksia sekä mietimme markkinoinnin näkökulmasta sosiaalisen median käyttöä. Suunnittelimme ja toteutimme yritykselle uudet verkkosivut yhteistyössä asiakkaan kanssa. Teimme verkkokauppakartoituksen asiakkaan kanssa luodun vaatimusmäärittelyn pohjalta sekä loimme yritykselle Facebook- sivut. Facebook-sivujen käyttöön kirjoitimme dokumentaation ja opastim- me yrittäjää käyttämään Facebook-sivuja. Projektista luotiin lisäksi kirjallinen dokumentaatio ja suullinen esitys, jossa käsittelimme verkkokauppojen kustannuksia, verkkosivujen raken- netta ja Facebookin käyttöä. 3.16. Case Semantic Solutions Semantic Solutions on vanhojen postimerkkien ostoa ja myyntiä harjoit- tava yritys. Yritys halusi yksinkertaisen ja helposti hallittavan, internetis- tä automaattisesti tietoa hakevan järjestelmän, jonka avulla he voivat itse seurata tällä hetkellä verkossa myynnissä olevia postimerkkejä. Tämä toi- meksianto olikin puhdasta koodaustyötä. Tavoitteena oli rakentaa Internet-sivu, jota käytetään myyntitietojen tal- lentamiseen ja selaamiseen. Sivuston ulkoasu toteutettiin HTML & CSS- kielillä ja toiminnot rakennettiin PHP-kielellä. Sivusto käyttää MySQL- tietokantaa tiedon säilyttämisessä. Sivustolle rakennettuja ominaisuuksia ovat mm. kirjautuminen ja käyttä- jätunnusten hallinta, tiedon tallennus ja selaus sekä selattavan tiedon suo- dattaminen erilaisin kriteerein. Sivuston jatkokehittämistä ajatellen päädyimme siihen, että kaikki sisäl- tö on tietokannassa, jolloin esim. käännöksen tekeminen on mahdollista ilman sivuston muokkaamista. Kaikkien tiedostojen koodi on pidetty selkeänä ja ne on kommentoitu kat- tavasti, joten jatkokehittäjä voi tehdä muutoksia nykyisiin tiedostoihin mahdollisimman kustannustehokkaasti.
  • 27. 26 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.17. Case Suomen Tukkusähkö Oy ”Suomen Tukkusähkö Oy on puolueeton sähkönhankinnan asiantun- tijakumppani, joka auttaa yrityksiä sähkökustannusten minimoinnis- sa modernilla ja tehokkaalla hankintamenetelmällä. Sähkön ostamisen suuri volyymi, innovatiiviset järjestelmät ja erilainen tapa ajatella tuot- tavat asiakkaille merkittäviä kustannussäästöjä sähkönhankinnassa.” (http://www.suomentukkusahko.fi/) Suomen Tukkusähköllä oli useita eri tarpeita. Meidän toimeksiantomme rajautui tiedonsiirtoon liittyvien haasteiden ratkaisemiseen. Suomen Tukkusähkö hakee useiden yritysten sähköä myyvien yritysten järjestelmistä tiedostoja, jotka sisältävät tietoa sähkön hinnoittelusta. On- gelman muodostaa se, että jokaisella sähköä tarjoavan yrityksen järjestel- mällä on oma muotonsa tiedoston sisällössä. Useat muodoltaan erilaiset sisällöt luovat haasteen, kun tiedostoja muokataan Suomen Tukkusähkön järjestelmään sopivaksi. Lähdimme hakemaan tähän ongelmaan helpotusta siten, että loimme yri- tyksen kannalta tärkeimmille tiedostoille automatiikan tiedostojen muun- tamiselle. Automatiikan avulla luetaan ennalta määrätyt tiedostot ja ne käsitellään oikeaan muotoon muutaman napin painalluksella. Tämän jäl- keen käsitellyt tiedostot ovat valmiita vietäväksi Hämeen tukkusähkön omaan järjestelmään. Automatiikan tarkoituksena on vapauttaa aikaa muihin työtehtäviin ja vä- hentää virheiden mahdollisuuksia tiedostojen käsittelyssä.
  • 28. 27Case-esittelyt 3.18. Case Tambest Glass Solutions Oy Tambest Glass Solutions Oy on yksi Euroopan johtavista turvalasituot- teiden kokonaistoimittajista. Yritys sijaitsee Forssassa. Tambestin erityis- osaamista ovat monipuoliset tasomaiset turvalasit sekä taivutettu turva- lasi. Toimeksiantoa tehdessämme vertasimme Tambestille kolmea eri tuotan- nonohjausjärjestelmää. Jokaisesta tuotannonohjausjärjestelmästä kuun- telimme erilliset järjestelmätoimittajien suorittamat esittelyt. Esittelyssä olivat yrityksen senhetkinen käytössä oleva järjestelmä sekä kaksi muuta kilpailevaa järjestelmäratkaisua. Loimme yhdessä yrityksen edustajien kanssa vaatimusmäärittelyn, joka perustui Tambestin tuotannon prosessien vaatimuksiin sekä meidän omaan tekniseen näkökulmaamme. Keskeisimmät asiat, joita painotet- tiin vertailussa, olivat tilauksen käsittely, tuotantoprosessin oikeat työka- lut, varastonhallinnan ominaisuudet sekä tuotannon seuranta- ja rapor- tointityökalut. Vertailussa ominaisuuksien lisäksi otimme huomioon myös järjestelmien käytettävyyden. Vertasimme yrityksen vanhan järjestelmän ominaisuuksia ja käytettä- vyyttä kahteen uudempaan järjestelmään ja pyrimme antamaan ulkopuo- lisen näkökulman päätöksenteon tueksi. Vertailussa annoimme oman nä- kemyksemme uusien järjestelmien käytettävyydestä, ominaisuuksista ja laajennettavuudesta heijastaen sitä vanhaan järjestelmään. Päätöksente- ko valittavasta järjestelmävalinnasta jäi yritykselle itselleen.
  • 29. 28 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 3.19. Johtopäätökset Projektiryhmämme sai siis olla mukana hyvinkin erilaisissa toimeksian- noissa. Kaikkia hankkeessa tehtyjä toimeksiantoja ei ole kuvattu näissä case-kuvauksissa, sillä osa toimeksiannoista tehtiin ensimmäisen projek- tipäällikön hallinnoidessa hanketta ja tällä hetkellä koossa oleva projekti- ryhmä ei ollut mukana kyseisten toimeksiantojen työstössä. Hankkeen edetessä asiakkudenhallintajärjestelmätietous laajeni kohti toiminnanohjausjärjestelmiä. Tästä siirryimme kohti yrityksen toimin- taa tukevia ja arkipäivää helpottavia järjestelmiä kuten massasähköposti ja -tekstiviestipalvelut sekä maksupalvelu- ja kassajärjestelmiin. Eri jär- jestelmistä ja niiden ominaisuuksista kerätty tieto sekä järjestelmistä han- kitut käyttökokemukset antoivat meille mahdollisuuden jakaa järjestelmä- tietoutta myös kantahämäläisten pk-yritysten kanssa. Oppilaitoksen nä- kökulmasta tämän kolmen vuoden aikana kerätyn järjestelmätiedon mer- kitys on äärimmäisen suuri. Olemme kyenneet hyödyntämään tietoa sekä opetuksessa että myös uusien liiketalouden ja tietojenkäsittelyn osaamis- kuvausten kirjoittamisessa.
  • 30. 29 Merja Helin, Minttu Lampinen ja Toni Järvinen 4. Sähköinen liiketoiminta 4.1. Sähköisen liiketoiminnan luomat hyödyt Sähköisen liiketoiminnan määritelmät vaihtelevat kirjoittajan ja näke- myksen mukaan. Yksinkertaistetusti sanottuna sähköisellä liiketoimin- nalla tarkoitetaan tietotekniikan ja viestintätekniikan hyödyntämistä yri- tyksen liiketoimintaprosesseissa. Teknisesti sähköiseen liiketoimintaan voidaan ajatella kuuluvan erilaiset tietotekniset laitteet ja niihin kuuluvat ohjelmistot, tietojärjestelmät ja verkot, kotisivut, extranet- ja intranet-pal-
  • 31. 30 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset velut sekä sähköiset yhteydet yrityksen sovelluksista kumppanien sovel- luksiin sekä sähköpostin ja matkapuhelimen käyttö. Toiminnanohjausjärjestelmällä (ERP) integroidaan yrityksen eri toiminto- ja. Siihen voi sisältyä monia eri sovelluksia, esim. palkanlaskenta, myyn- ti, kirjanpito, reskontrat, varastonhallinta, tuotannonohjaus ja projektien hallinta. Eri moduuleita (sovelluksia) voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, mahdollistaen näin olemassa olevan järjestelmän laajentamisen. Järjestelmien luomat mahdollisuudet tehokkuuden lisäämiseen mahdol- listavat liiketoiminnan kehittämisen ja antavat mahdollisuuden laajem- paan toimintojen integrointiin yrityksen sisällä. Myös asiakkaisiin linkit- tyvä tieto on helpommin hallittavissa ja jaettavissa eri osastojen ja hen- kilöiden kesken. Ydinliiketoimintaprosesseja muokkaamalla koko yrityksen liiketoimintaa voidaan hallitusti kehittää ja tehostaa. Liiketoimintaprosessien sähköisty- misen seurauksena on mahdollisuus karsia kustannuksia siirtämällä osa toiminnoista asiakkaiden tehtäväksi tai automatisoimalla toimintoja. Tietoverkkojen käytön yleistymisen myötä yritysten maantieteellisen si- jainnin merkitys kutistuu ja yhteistyöverkostojen käyttö mahdollistaa te- hokkaan työskentelyn globaalisti. Tehokkaampien tietotekniikan sovel- lusten ja laitteiden myötä yritys pystyy keskittymään entistä paremmin omaan ydinliiketoimintaansa ja tätä kautta vapautuvien resurssien kaut- ta yritys pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja vaatimuksiin entis- tä paremmin. Sähköisen liiketoiminnan järjestelmien hyödyntämisestä saatava tehok- kuuden kasvu voi olla ratkaisevassa roolissa johdettaessa ja selkeytettä- essä sekä yrityksen sisäisiä että ulkoisia prosesseja. Yrityksen liiketoimin- taprosessien määrittelyyn käytetty aika maksaa itsensä useimmiten mo- ninkertaisesti takaisin, joten määrittelyn merkitystä ei voi missään olo- suhteissa väheksyä. Sähköinen liiketoiminta ei siis tarkoita vain erityisiä tietojärjestelmiä tai verkkokauppaa, vaan paljon arkipäiväisempiä asioita, kuten matkapuhe- limen ja sähköpostin käyttöä, yrityksen kotisivuja, tietoverkon hyödyntä- mistä sekä esim. viranomaisten sähköisiä palveluja. Sähköisen liiketoiminnan hyötyjä ovat esim. jo aiemmin mainittu toimin- nan tehostuminen, seurattavuuden ja raportoinnin kehittyminen sekä laa- dun ja palvelujen parantuminen. Sähköisen liiketoiminnan merkitys ko- rostuu yrityksen kasvaessa ja maantieteellisen toiminta-alueen laajetes- sa, mutta myös pienelle yritykselle sähköinen liiketoiminta voi tuoda kil- pailuetua ja mahdollistaa esim. laajemman asiakaskunnan saavuttamisen.
  • 32. 31Sähköinen liiketoiminta Teknisten valmiuksien kehittäminen ei kuitenkaan yksin riitä vaan oleel- lista on myös yrityksen toimintatapojen kehittäminen. Sähköisen liiketoi- minnan käyttöönotto ja sen hyödyntäminen yrityksessä edellyttää joh- don ehdotonta sitoutumista asiaan sekä työntekijöiden halua muutokseen, sekä riittävä tieto- ja taitotasoa uudella tavalla toimimiseen. Liiketoiminnan sähköistyminen etenee kovaa vauhtia. Kansainvälisissä vertailuissa suomalaiset pk-yritykset eivät ole kärjessä sähköisen liiketoi- minnan hyödyntäjinä, joten taivalta on vielä edessä. Jokaisen yrityksen, jopa hyvin pienenkin, kannattaa pohtia, mitä etua sähköisen liiketoiminnan käyttöönotosta voisi olla oman yrityksen kan- nalta ja miten tarjolla olevia työkaluja voisi hyödyntää tarkoituksenmu- kaisesti oman liiketoiminnan tehostamisessa. Vaikka sähköisen liiketoi- minnan kehittämishankkeet eivät omalla kohdalla tuntuisikaan ajankoh- taiselta juuri sillä hetkellä, kannattaa asioista kuitenkin pysyä ajan tasalla ja hyödyntää tarjolla olevia tilaisuuksia oman tietotaidon kartuttamiseen. Liiketoimintaa kehitettäessä tulisi kuitenkin muistaa, että sähköisen lii- ketoiminnan oikeanlaisella hyödyntämisellä on kiistaton yhteys yrityksen kilpailukyvyn kehittymiseen. 4.2. Tiedon merkitys liiketoiminnassa Liiketoiminnassa tärkeinä resursseina ovat aika ja raha. Sekä tuote- että palveluliiketoiminnassa taustalla on ydinajatus myydä osaamista asiak- kailleen. Oppimisen taidon merkitys korostuu nykypäivänä. Työ muuttuu, ja työntekijän on muututtava sen mukana. Työntekijältä odotetaan, että hän on valmis toimimaan uudella tavalla ja vieläpä siirtymään pois omal- ta mukavuusalueelta. Erityisesti asiantuntijatyössä mukavuusalue häiriin- tyy silloin, kun on uskaltauduttava yhteistyöhön erilaisten ihmisten kans- sa, jotka toimivat ja ajattelevat eri tavalla. Lisäksi on kyettävä tekemään yhdessä työtä niin, että tiedon jakamisen lisäksi myös tietämättömyyttä uskalletaan jakaa avoimesti. Taitoa ei voi periaatteessa olla ilman tietoa ja tiedon hankkimiseen kuluu aikaa ja/tai rahaa. Tietoa pitää jatkuvasti kehittää, mutta se on onneksem- me kulumatonta ja potentiaalisesti arvokasta, sillä tiedolla voidaan esi- merkiksi tuottaa lisäarvoa palvelulle tai nopeuttaa työprosesseja ja saa- da liiketoiminnasta kannattavaa. Nykypäivänä ongelmana ei niinkään ole tiedon puute tai sen saatavuus vaan enemmänkin sen suuri määrä. Tietoa, erityisesti oleellista tietoa, pitäisi pystyä jollakin tavoin suodattamaan ja pystyä keskittymään yritykselle tärkeisiin asioihin ja tekemiseen.
  • 33. 32 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Yritys tuottaa myös tietoa koko ajan. Myyntiin liittyviä, asiakkaisiin liit- tyviä, irtaimistoon liittyviä jne. Usein tämä tieto koetaan vain välttämät- tömäksi pahaksi, joka pitää varastoida tietyksi ajaksi. Nousevina trendei- nä big data ja ns. internet of things, tavaroiden liittäminen tietoverkkoon, mahdollistavat osaltaan hyödyn esiinkaivamisen, data miningin, suures- ta määrästä tietoa, joka liikkuu erilaisissa tietoverkoissa. PK-yrittäjä saat- taa laskea, milloin asianmukaiseen tietojärjestelmään ja tiedon hyväksi- käyttöön kannattaisi investoida. Järjestelmät voivat olla kalliita tai edul- lisia riippuen millä aikavälillä sen laskee. Hyvänä mittarina voidaan pitää järjestelmistä saatua lisähyötyä ja lisäarvoa. Asiakkuudenhallintajärjestelmissä on tietoa asiakkaista. Tätä tietoa voi- daan käyttää hyödyksi esimerkiksi suoramarkkinoinnissa tai valikoiman ja hinnoittelun suuntaamisessa toivotulle kohderyhmälle. Toinen esimerk- ki on löytää toiminnanohjausjärjestelmän avulla tuotteet, joita menee hy- vin harvoin kaupaksi, ja ottaa nämä pois tuotevalikoimista. Toiminnanoh- jausjärjestelmät tehostavat tutkitusti ajankäyttöä mitä suuremmaksi toi- minnan volyymi kasvaa. Yritys pystyy tekemään enemmän ja vähemmäl- lä, kun toiminnan fokus on oikeissa asioissa. Aikaa jää muihin tehtäviin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen. 4.2.1. Tiedon merkitys Tulevaisuuden työstä tehty tutkimus osoittaa, että juuri kehitystehtävät ja muutoksen hallinta ovat tulevaisuuden työtehtäviä. Suomessa eletään vuoteen 2020 saakka rakennemuutosta, jossa talous muuttuu kohti infor- maatio- ja palvelutaloutta. Nykyaikainen työ ei ole ohjeiden vastaanotta- mista ja niiden mukaan toimimista. Työntekijältä odotetaan, että hän itse määrittelee yhdessä muiden kanssa, mitkä ovat työn tavoitteet, ja kuinka niihin päästään. Työlle tunnusomaisia piirteitä ovat tiedon tuottaminen, vastaanottaminen ja käsittely. Usein tähän liittyy myös tieto- ja viestintä- tekniikan hyödyntäminen. Työtä tullaan tekemään yhä enemmän teknologisoituneissa ympäristöis- sä. Aineettomien tuotteiden ja palvelujen lisääntyminen sekä tuotannossa että kulutuksessa ja ekologisuuden ja tehokkuuden vaatimusten yhdistä- minen tulevat voimistumaan. Kehitys johtaa osaltaan siihen, että aineet- toman pääoman merkitys kuten verkosto-osaamisen taito ja luovuus kas- vavat tulevaisuudessa. 4.2.2. Mitä tietoa tarvitaan Joltain tasolla on hyvä miettiä mitä tietoa yritys tarvitsee välttämättömäs- ti. Näihin yleensä luokitellaan kaikki myyntiin ja ostoon liittyvät sopimuk- set, laskut, muut sopimukset ja viranomaisten vaatimat dokumentit. Seu-
  • 34. 33Sähköinen liiketoiminta raavilla tasoilla olisi asiakastiedot, tuotetiedot, varastojen tämän hetkinen tilanne jne. Näistä tulisi valita vain välttämättömimmät tiedot joita mah- dollisesti halutaan järjestelmään. Yhdellä tasolla voisi miettiä minkälaista informaatiota tiedosta halutaan muodostaa. Ei riitä pelkästään, että järjestelmät osaa lokeroida ja näyt- tää tietoa loogisella tavalla. Myös näiden tietojen yhteenvetoja voi käyttää hyväkseen antamaan suuntaa yritystoiminnan suunnittelussa. Useimmi- ten järjestelmiä hankitaan sen takia kun koetaan resurssien olevan riittä- mättömiä nykyisten tietojen käsittelemiseen. Kuitenkin edellä mainittuja tasoja jo hyvä miettiä. Aikaresursseja voidaan saada muun tiedon käsitte- lemisen automatisoinnilla. 4.2.3. Mitä tietoa yrityksesi tuottaa tai voi tuottaa Useammat pienyritykset keskittyvät hyvin intensiivisesti omaan liike- toiminnan ydinosaamiseen ja kehittävät vain tämän osaamista ja tietä- mystä. Kuitenkin yrityksen pyörittämisessä on muitakin asioita joita tu- lee ymmärtää, tietää ja kehittää. Näitä ovat mm. liiketoimintasuunnitel- ma, markkinointi, myynti, taloushallinto, viestintä, tila- ja laitehankin- nat, huolto jne. Listaa on lähes päättymätön ja vaatii yksityisyrittäjää ole- maan monen alan mestari samanaikaisesti. Tietotekniikka ja ohjelmat voi- vat kuitenkin auttaa lähes jokaisessa osa-alueessa. Ne nopeuttavat, hel- pottavat ja parantavat päämäärien toteutumista. Järjestelmien kehittyes- sä moni yrittäjä on valinnut avukseen erityisesti datan visualisoinnin, jol- la voidaan luoda helposti tarkasteltavia kaavioita ja lukuja. Tämä auttaa nykytilanteen kokonaiskuvan luomisessa ja tulevaisuuden suunnittelussa. Vaikka tulevaisuutta ei voi ennustaa, todennäköisiä mahdollisuuksia voi- daan tehdä datasta, jota on kerätty. Tietojohtaminen on 1990-luvulla syntynyt tieteenala, joka tarkastelee tie- don hyödyntämistä liiketoiminnassa. Sen kehittyminen on kiihtynyt tieto- yhteiskuntakehityksen myötä ja tieto- ja viestintäteknologian edistymisen kautta. Uusia työkaluja tietojohtamiseen syntyy jatkuvasti ja kosketuspin- ta käytännön toimiin paranee. Liiketoiminnan tiedonhallinnassa tarkas- tellaan erityisesti yrityksen keinoja optimoida toimintaansa esimerkiksi teknologian tai markkinoiden kehityksen suhteen käyttäen systemaattista data-analyysia päätöksenteon tueksi. Aineettoman pääoman (tiedon) joh- taminen auttaa tunnistamaan organisaation tärkeimmät osaamisen re- surssit ja kehittämään niitä kohti strategian mukaisia tavoitteita. Eräs kes- keinen tietojohtamisen näkökulma liittyy yritysten tietohallintoon. Tähän alueeseen kuuluu yrityksen käyttämien tietojärjestelmien ja ohjelmistojen hallinta ja kehittäminen tukemaan liiketoiminnallisia tavoitteita. Vedetään lopuksi kaikki nämä määreet samaan yhtälöön: aika, raha ja tieto ja lisätään vielä määränpää, joka halutaan saavuttaa näitä käyttä-
  • 35. 34 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset mällä. Tästä näkökulmasta voidaan yrityksen toiminnan ja sen kehittä- misen ajatella olevan prosessi. Prosessilla tarkoitetaan kärjistäen edisty- mistä eli mitä toimenpiteitä pitää suorittaa, jotta päästään haluttuun lop- putulokseen. Yritystoiminnasta tiedon ja prosessien määrä on suuri ja niiden hallitsemi- nen voi olla vaivalloista. Erilaiset sähköiset tietojärjestelmät on suunnitel- tu auttamaan yrittäjää hallitsemaan ja suunnittelemaan eri prosesseja ja mahdollisesti vielä yhdistämään prosesseja saaden vielä tehokkaammak- si näiden hallinnan ja suunnittelun. Koska yrittäjät ja yritykset toimivat kukin omalla tavallaan, myös järjestelmiin kohdistuu erilaisia vaatimuk- sia. Harkittu järjestelmien vertailu ja tarvittaessa asiantuntija-avun käyt- tö vertailun apuna maksaa itsenä takaisin onnistuneina investointeina.
  • 36. 35 Minttu Lampinen ja Tommi Saksa 5. Sähköinen markkinointi 5.1. Yleistä sähköisestä markkinoinnista Markkinoinnin ala on muuttunut ja edelleen muuttumassa eniten koko historiansa aikana. Perinteiset markkinoinnin ja viestinnän keinot ku- ten lehtimainonta, tv-mainonta ja radiomainonta ovat vuosi vuodelta jou- tuneet siirtymään taka-alalle markkinoijien mediavalinnoissa. Mediasta olemme saaneet lukea suomalaisten suurten mediatalojen murtumises- ta ja suurista henkilöstömuutoksista, joiden taustalla osasyynä on kulut- tajien ostopäätöstottumusten siirtyminen yhä enemmän digitaalisiin ka- naviin ja myös ulkomaisiin palveluntarjoajiin internetin kautta. Toisaal- ta murros on avannut kansainvälisen kaupan ovia monelle suomalaiselle yritykselle, kuten menestystarinat Supercellista ja Rovion vihaisista lin- nuista kertovat.
  • 37. 36 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Sähköinen markkinointi käsittää yrityksen kaikki internetin välityksel- lä tapahtuvat markkinointitoimenpiteet ja esimerkiksi sähköposti- ja mo- biilimarkkinoinnin. Se on kasvanut merkittävästi ja samalla markkinoin- ti ja markkinointiviestintä pirstaloituu digitaalisiin kanaviin. On Facebook, Twitter, Pinterest, Instragram, Flickr ja paljon muita, pääasiassa ilmaisia alustoja sähköisen markkinoinnin käyttöön. Sähköisestä markkinoinnista onkin tullut monelle yritykselle tärkeä tekijä asiakasviestintää ja -hankin- taa ajatellen. Markkinointia on monenlaista; www-sivut, bannerit, sähkö- postimainonta, mobiilimarkkinointi, sosiaalinen media tai vaikkapa haku- konemainonta. Huomattavaa on, että tämä kaikki on ”tavallisen” markki- noinnin tekijän ulottuville, joten moni käytännön markkinoinnin tekijä on uskaltautunut kokeilemaan uusia digikanavia ja tuottamaan sisältöä. Täs- tä esimerkkinä suositut kuluttaja- ja yritysblogit, joita pelkästään Suomes- ta löytyy jo tuhansittain. Missä markkinoida? Tähän kysymykseen törmäämme aina. Yrityksen ydin- tehtävä saattaa olla esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa ja pk-yrityk- sessä resurssien ja työtä tekevien käsiparien määrä on rajallinen. Pitääkö kaikkien tänä päivänä mainostaa myös Facebookissa? Vakiovastaukseni, ja toimivaksi sellaiseksi koettu, on, että mene sinne, missä asiakkaasi ovat. Samanmieliset löytävät aina toisensa, olkoon kanava sitten ICT- ja viestin- täalan rakastama Twitter, esteetikkojen Pinterest tai suurten massojen Fa- cebook. Puhumattakaan maakohtaisista sovelluksista, kuten vKontaktesta Venäjällä, Kiinalla on omat some-alustansa ja esimerkiksi ranskalaiset kes- kustelevat pääsääntöisesti äidinkielellään omissa kanavissaan. Tämä kär- jistettynä esimerkkinä kanavien monimuotoisuudesta ja sirpaloitumisesta. Markkinointi on paljon muutakin kuin mainontaa. Monipuoliset, osittain toistensa kanssa päällekkäiset mediakanavat antavat suuret mahdollisuu- det persoonalliselle, sisältöä korostavalle markkinoinnille. Puhutaankin si- sältömarkkinoinnista ja kuinka mainonnan ja viestinnän sisältö on edelleen se kuningas, ratkaiseva asia. Erityistä hyötyä saadaan, jos markkinoinnis- taan pystyy tekemään yksilöllisen ja asiakasryhmälle tärken, uniikin. Säh- köistymisen ja globalisoitumisen kautta olemme saaneet nähdä aivan uu- denlaisten heimokulttuurien nousun, kun samanmieliset ovat löytäneet toi- sensa iästä, sukupuolesta ja kansalaisuudesta riippumatta sähköisten kana- vien kautta. Markkinoijalle ja erityisesti pk-yrityksille tämä avaa mielen- kiintoisia mahdollisuuksia uuden markkinoiden avaamiselle. Tutkitusti yksisuuntaisen markkinoinnin ja viestinnän aikaansaama osuus asiakkaan kokemasta arvosta tai sen aiheuttamista ostopäätöksistä on mel- ko vähäinen. Olemme jo niin kyllästettyjä ”osta heti” tarjousten tulevaan sekä perinteisissä että sähköisen markkinoinnin kanavissa. Suurin osa asi- akkaalle syntyvästä arvosta tuotetaan asiakaskohtaamisissa, olkoon se esi- merkiksi fyysinen asiakaspalvelu tai neuvonta netin ja sähköpostin kautta. Tässäkin sisältö nousee keskeiseksi välineeksi vaikuttaa asiakkaisiin asia- kassuhteen eri vaiheissa. Sähköisen markkinoinnin avulla varmistetaan tie- don monipuolisuus, ajantasaisuus ja että se saavuttaa asiakkaan nopeasti
  • 38. 37Sähköinen markkinointi ja vaivattomasti. Näitä asiakaskohtaamisia voi mallintaa ns. palvelumuo- toilulla. Jokaisen yrityksen on tuottavuuden ja asiakashankinnan kannalta löydet- tävä oma kanavansa, sillä kaikki ei voi toimia jokaisella yrityksellä. Tämä vaatii kuitenkin ammattitaitoa sekä kärsivällisyyttä, jotta oikea kanava löy- tyy. Tärkeimpänä sähköisenä kanava pintansa on edelleen pitänyt yrityk- sen www-sivut. Toimivat, ajankohtaiset ja tyylikkäästi toteutetut kotisi- vut antavat yrityksestä luotettavan toimijan kuvan ja ovat tärkeä element- ti brändiviestinnälle. Varsinainen asiakasdialogi käydään kuitenkin luul- tavasti muissa medioissa, kuten keskustelupalstoilla, chat-huoneissa ja so- me-kanavissa. Sähköisissä kanavissa kauppaa käydään 24/7. Sähköinen markkinointivies- tintä on vuorovaikutteista ja helposti haluttuun kohderyhmään kohdistetta- vissa. Se on ajasta ja paikasta riippumaton ja mahdollistaa vuorovaikuttei- sen dialogin asiakkaiden ja yrityksen välillä. Tavaroiden kauppa on siirtynyt isolta osin nettikaupaksi ja palveluliiketoiminnan alueet ovat nyt samalla itsepalvelua korostavalla kehityspolulla kuin mitä pankkisektorin sähköis- tyminen aikanaan merkitsi. Sähköisten sisältöjen, kuten musiikin ja eloku- vien, kauppa on jo ohittanut monessa paikassa perinteiset jakeluratkaisut. Printatut postimyyntikuvastot korvataan jatkuvasti sisältöään päivittävil- lä verkkokaupoilla, sähköisillä mainoskirjeillä ja kauniiden kokonaisuuksi- en esittelyllä some-kanavissa kuten Facebook ja Pinterest. Suomalainen osaaminen on korkealla tasolla sähköisessä markkinoinnis- sa. Digitaalisista palveluista voi syntyä meille uusi kasvun ja viennin kas- vun moottori! 5.2. PK-yrityksen markkinointi sosiaalisessa mediassa Lähes poikkeuksetta yrityksen www-sivujen lisäksi on hyvä perustaa yri- tykselle virallinen Facebook-sivu (Facebook Page). Tämä sivusto ei korvaa www-sivustoa, mutta vie yrityksen asiakkaiden keskuuteen, mahdollistaa vuorovaikutuksen asiakkaiden kanssa ja lisää yrityksen näkyvyyttä. Face- book-sivun näkevät myös asiakkaat, joilla ei ole Facebook-tiliä. Facebook-sivun tekeminen on ilmaista ja prosessina nopea. Sivu ei myös- kään ole koskaan valmis, vaan sitä voi ja pitää kehittää jatkuvasti. Eilisen sosiaalisen median uutinen on jo vanha uutinen. Tämä tarkoittaa, että yri- tyksen tulee olla aktiivinen Facebook-viestinnässä. Se ei tarkoita, että joka päivä tulisi kertoa jotain, mutta viestinnän tulisi olla säännöllistä. Face-
  • 39. 38 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset bookissa on mahdollista esimerkiksi tiedottaa, järjestää kilpailuja, antaa käyttövinkkejä ja vastata asiakaspalautteisiin. Facebook-sivun uutisvirta on myös mahdollista sisällyttää yrityksen www-sivuille, mikä usein saat- taa korvata www-sivuille tyypillisen ajankohtaista-osion. Hakukonenäkyvyys tarkoittaa sitä, kuinka hyvin yritys ja yrityksen pal- velut ovat löydettävissä hakukoneilla. Suomessa ja länsimaissa tämä käy- tännössä tarkoittaa Googlea. Hakukoneoptimoinnilla pyritään paranta- maan yrityksen hakukonenäkyvyyttä. Hakukoneoptimoinnin keinoja ovat esimerkiksi: • Yrityksen www-sivujen tekstien muokkaus niin, että tekstistä löytyy todennäköisiä hakusanoja. • Www-sivujen sisältöjen muokkaaminen aktiivisesti. • Sivun otsikkotiedon asettaminen sivun sisältöä vastaavaksi. Lisäksi ot- sikoissa on hyvä käyttää todennäköisiä hakusanoja. • Lisätä muilta www-sivuilta yrityksen sivulle johtavia linkkejä. Etenkin asiantuntijayrityksille on tyypillistä blogin käyttäminen markki- nointitarkoituksiin. Blogeissa ei yleensä suoranaisesti markkinoida yritys- tä tai sen palveluja, vaan julkaistaan asiantuntija-artikkeleita, jotka liitty- vät yrityksen toimialaan. Tällä tavalla yritys saa näkyviin omaa asiantun- temustaan. Lisäksi blogiteksti sisältää usein hyviä hakusanoja ja lisää näin merkittävästi yrityksen hakukonenäkyvyyttä. Blogimarkkinointi on kuiten- kin kohtuullisen haastavaa, sillä jotta blogi olisi oikeasti yritykselle eduksi, yrityksellä tulee löytyä hyviä asiantuntevia kirjoittajia. Hakukone- ja Facebook-mainonta ovat kustannuksiltaan kohtuullisen edul- lista ja helposti ennakoitavissa olevaa markkinointia. Käytännössä yritys maksaa vain niistä mainoksista, joita käyttäjä on klikannut. Lisäksi on mahdollista määritellä mainonnassa käytettävät päivä- ja kuukausibudje- tit. Yhden klikkauksen hinta vaihtelee toimialasta ja kilpailutilanteesta riip- puen muutamasta sentistä kymmeniin euroihin. Sekä hakukone- että Facebook-mainonta perustuvat mainonnan tehokkaa- seen kohdentamiseen. Hakukonemainonnassa yrityksen mainos näkyy, jos käyttäjä etsii tietoa hakusanalla, jonka yritys on määrittänyt omaa mainos- ta vastaavaksi hakusanaksi. Facebook-mainonnan kohdistaminen on viety erityisen pitkälle. Yritys voi esimerkiksi valita, että mainos näkyy naispuo- lisille 30–40-vuotiaille Facebookkia tällä hetkellä iPadillä käyttäville koti- eläimistä kiinnostuneille käyttäjille. Jos verrataan normaalia banner-mai- nontaa esimerkiksi hakukonemainontaan, hakukonemainonnan etu on se, että tietoa hakeva käyttäjä on jo lähtökohtaisesti kiinnostunut hakemas- taan tuotteesta. Banner-mainontaa voidaan kohdentaa lähinnä vain osta- malla banner-mainostilaa sivustolta, jolla oletetaan vierailevan yrityksen pontentiaalisia asiakkaita.
  • 40. 39 Tommi Saksa ja Anssi Päivinen 6. Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia Jotta on mahdollista tehdä oikeita ohjelmistohankintaratkaisuja, on hyvä tietää hiukan tietojärjestelmien anatomiasta – eli mistä eri osatekijöistä tietokoneohjelmat ja -palve- lut koostuvat.
  • 41. 40 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 6.1. Tietokanta Yleisimmin tiedot tallennetaan tietokantaan. Tietokantaa voi hyvin yksin- kertaistaen ajatella ”digitaalisena” mappina, jossa on esimerkiksi laskuja. Yksittäiset laskut taas koostuvat tarkemmista tiedoista kuten eräpäivästä tai laskutusosoitteen postinumerosta. Tietokanta kuitenkin mahdollistaa ”fyysiseen mappiin” verrattuna monia etuja: • Laskuja voidaan hakea tietyn tiedon mukaan. Esimerkiksi tulostaa kaikki laskut, joiden eräpäivä on mennyt. • Koko tietokanta jäljennetään varmuuskopioksi säännöllisesti ja auto- maattisesti. • Tietokantaa voidaan käsitellä paikasta riippumatta, eli tietokannan tie- toihin pääsee käsiksi vaikka kotisohvalta mobiililaitteen avulla. • Tietokannan käyttöä voidaan rajoittaa esimerkiksi siten, että toimitus- johtaja voi nähdä kaikki tietokannan tiedot, mutta asiakas näkee vain omat laskunsa. Keskeistä tietojärjestelmähankintojen näkökulmasta on, että missä tieto- kanta sijaitsee ja kuka siitä huolehtii. Tietokanta voi sijaita yksinkertaisim- millaan työtekijän koneella tai monikäyttöisemmin verkossa. Hoitaminen taas tarkoittaa esimerkiksi varmuuskopiointiprosessin huolehtimisesta. 6.2. Käyttöliittymä Tietokoneohjelmia käytetään käyttöliittymien avulla. Käyttöliittymä taas koostuu esimerkiksi painikkeista ja tekstikentistä. Jotkut ohjelmat vaati- vat, että ne asennetaan tietokoneelle (esimerkiksi kuvankäsittelyohjelma). Joitain ohjelmia ei asenneta, vaan niiden käyttöliittymä on Internet-sivu, joka taas vaatii Internet-yhteyden toimiakseen. Tällaista palvelua sano- taan pilvipalveluksi. Tietojärjestelmään on usein useampia käyttöliittymiä riippuen kyseisen käyttäjän tarpeista. Esimerkiksi verkkokaupan tuotteita voi selailla ja os- taa käyttäen Internet-selainta tai mobiiliapplikaatiota. Verkkokaupan ti- laustenkäsittelijä käyttää käyttöliittymää, jolla uudet tilaukset ovat nähtä- vissä ja kuitattavissa toimitetuiksi helposti. Tämä käyttöliittymä voisi olla työntekijän koneelle asennettu tietokoneohjelma. Toimitusjohtaja taas saa tulostettua tablettinsa ruudulle helposti erilaisia reaaliaikaisia tilastoja to- teutuneista myynneistä.
  • 42. 41Tietokoneohjelmien ja -palveluiden anatomia 6.3. Asennettu sovellus vai pilvipalvelusovellus? Käytännöllisintä usein on, että käyttöliittymä toimii Internetissä joko verk- kosivuna ja/tai mobiiliapplikaationa (pilvipalvelu). Tällä tavoin järjestel- mää voidaan käyttää ajasta ja paikasta riippumatta – vaikka puutarhas- ta älypuhelimella. Verkossa oleva palvelu mahdollistaa usein myös yhteis- käytön. Esimerkiksi useampi käyttäjä voi samanaikaisesti muokata teksti- tiedostoa. Dokumentit voi myös tallentaa verkkoon, jolloin ne usein löytä- vät myös paremmin, kuin että niitä etsittäisiin työntekijöiden tietokoneilta, muistitikuilta tai yrityksen lähiverkon sopukoista. Aikanaan verkossa ole- vat ohjelmat tai pikemminkin palvelut olivat usein yksinkertaisempia kuin asennettavat ”isoveljensä”, mutta koko ajan verkossa käytettävät ohjelmat monipuolistuvat. Esimerkiksi täysin selainpohjaiset kuvankäsittelyohjelmat ovat lähes yhtä monipuolisia kuin niin sanotut asennettavat työpöytäversiot. Huonoja puolia verkossa oleville palveluille on esimerkiksi se, että mitä jos palveluntarjoaja lopettaa toimintansa. Entä kuinka voimme varmistua, että dokumenttimme, joita olemme verkkopalvelussa luoneet ja tallentaneet pil- veen, ovat varmasti luottamuksellisesti ja turvallisesti tallennettu. Entä mi- ten työskentely onnistuu, jos palvelu onkin suljettu tai Internet-yhteys poik- ki. Yritykset ovat näihin riskitekijöihin varautuneet erilailla. Osa yrityksistä ohjeistaa, että vain tietyt dokumentit saa tallentaa verkkoon. Lisäksi usein suositaan tunnettuudeltaan hyviä palveluntarjoajia. Riskit ovat kyllä todel- lisia, mutta vastakysymyksenä voisi esittää, että kuinka hyvin yrityksen si- säiset dokumentit ovat suojattu ja kuka itse asiassa pääsee niihin käsiksi. Saattaa hyvinkin olla, että verkossa toimiva palvelu on turvallisempi kuin yrityksen oma IT-ympäristö. 6.4. Avoin lähdekoodi Avoimen lähdekoodin lisenssillä julkaistu ohjelmisto on kaikkien halukkai- den käytettävissä. Lisäksi jokainen voi muokata koodia omiin tarkoituksiin- sa sopivaksi. Eli jos ohjelmistosta puuttuu jokin yritykselle tärkeä toimin- to, tämän lisäominaisuuden kehittäminen on käytännössä mahdollista. Esi- merkiksi Firefox-selain ja Linux-käyttöjärjestelmä ovat tunnettuja avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Usein avoimen lähdekoodin ohjelmistoja kehittää kehittäjäyhteisö, joka saattaa olla hyvin isokin kansainvälinen yhteisö. Kehitysyhteisön ansios- ta järjestelmän kehittämiseen voi osallistua kuka tahansa. Vaikka kehityk-
  • 43. 42 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset seen voi osallistua kuka tahansa, alkuperäisten kehittäjien parissa on eri- laisia ydinryhmiä, joiden tarkoituksena on pitää ohjelmisto toivottujen vaa- timusten mukaisena. Ohjelmistoissa, jotka ovat tuotettu suljetulla lisenssillä, ei ole tätä mahdolli- suutta. Tällaisten omisteisten ohjelmistojen kehitystyö tapahtuu pääasiassa asiakkailta kerättyjen palautteiden perusteella ja ohjelmiston julkaisijat te- kevät mahdolliset muutokset. Esimerkiksi Microsoft Officen tuoteperheen sovellukset ovat omisteisia ohjelmistoja, joiden lähdekoodi on siis suljettua. Avoimen lähdekoodin lisenssejä on useita ja kaikissa on pieniä eroja. Kaik- kien avoimen lähdekoodilla julkaistujen ohjelmistojen tulee kuitenkin täyt- tää seuraavat kymmenen suositusta: 1. Avoimen lähdekoodin lisenssillä julkaistu ohjelmisto on oltava va- paasti saatavissa ja jaettavissa. 2. Ohjelmiston lähdekoodi tulee olla vapaasti saatavilla. 3. Ohjelmistosta saa luoda muutoksia ja omia teoksia. Lisäksi muunnel- lun ohjelmiston jakelu saa tapahtua samoilla lisenssiehdoilla kuin al- kuperäisessä teoksessa. 4. Muunnellun ohjelmiston jakelua saa rajoittaa vain siltä osin, mitä oh- jelman avoimen lähdekoodin lisenssi sallii. Lisenssistä riippuen voi- daan vaatia muunnellun ohjelmiston uudelleen nimeämistä ja versio- numeroinnin muuttamista. 5. Ohjelma ei saa syrjiä henkilöitä tai henkilöryhmiä. 6. Ohjelma ei saa syrjiä toimialoja. Esimerkiksi ohjelma ei saa rajoittaa vain yrityksen liiketoimintaan käytettäväksi. 7. Kaikilla ohjelman käyttäjillä on samat lisenssiehdot, erillisiä lisens- sejä ei saa muodostaa eri organisaatioille samasta ohjelmasta. 8. Ohjelmiston käyttöehdot ei muutu, vaikka se liitettäisiin toiseen tuotteeseen. 9. Ohjelmisto ei saa rajoittaa muita tuotteita. 10. Ohjelmaa voi levittää myös tuotteiden yhteydessä, jotka eivät ole avoimen lähdekoodin lisenssin alla. Avoimen lähdekoodin ohjelman voi jakaa vapaasti avoimella lisenssillä sekä maksullisella lisenssillä. Maksullisessa versiossa on se ehto, että kehitys- työn tulokset ovat jaettava kehitysyhteisölle, jolloin avoimen lähdekoodin versioon on saatavilla samat muutokset, mitä yksityiset tahot ovat kehit- täneet.
  • 44. 43 Merja Helin, Tommi Saksa, Anssi Päivinen ja Toni Järvinen 7. Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät Tämä luku keskittyy yrityksen erilaisiin sähköisiin järjestelmiin.
  • 45. 44 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset 7.1. Toiminnanohjausjärjestelmät Ajatellaanpa yritystä, jonka myyntivolyymi on lähtenyt jyrkkään nousuun. Jossain vaiheessa liiketoiminnan laajentuessa huomataan, että asiakas- tiedot ovat excel-taulukossa yhtenä listana, laskutustiedot ovat toisessa excel-taulukossa ja yrityksen tuotteet tai palvelut löytyvät yrittäjän pääs- tä. Tilanne on tuttu monelle pienelle yritykselle, jossa toimii työntekijöi- nä yrittäjä ja mahdollisesti joku yksittäinen palkattu henkilö. Asiat ovat hyvin hallinnassa, mutta yritystoiminnan tehokkuus on täysin riippuvai- nen yrittäjän oman työn organisoinnista. Yrittäjän lähtiessä laskuttamaan myyntiään hänen täytyy kasata kaikki asiakas-, tuote- ja palvelu- sekä hinnoittelutiedot yhteen laskupohjaan eri exceleistä ja oman muistinsa sopukoista. Jossain yrityksen kasvuvaihees- sa tämä ei enää onnistu. Tässä vaiheessa yrittäjä yleensä huomaa, että tarjolla on laskutusohjel- misto, joka poistaa excel-taulukot kokonaan. Nämä ohjelmistot helpotta- vat huomattavasti arkea, mutta entä jos laskutuksen lisäksi pitää pystyä segmentoimaan asiakkaita ja saada jälkimarkkinointikirjeitä lähtemään sähköpostilla. Laskutusohjelma ei taivu enää tähän. Vaihtoehtoisena ratkaisuna laskutusohjelmalle on hankkia asiakkuuden- hallintajärjestelmä. Tällä ohjelmistolla saadaan ehkä sekä laskutus että asiakkuuksienhallinta hoidettua. Toisaalta yrittäjä on voinut hankkia kak- si erillistä ohjelmaa, toisen laskutukseen ja toisen asiakkuuksienhallin- taan. Ongelmaksi nousee niiden yhteensopivuus, ns järjestelmien rajapin- ta. Mahdollista on, että nämä ohjelmat eivät keskustele keskenään, jol- loin esimerkiksi asiakkaan tiedot pitää päivittää kumpaankin ohjelmis- toon aina erikseen, mikäli niihin tulee muutoksia. Ratkaisuksi nousevat toiminnanohjausjärjestelmät (ERP). Toiminnanoh- jausjärjestelmä, ERP, tulee sanoista Enterprise Resource Planning, jolla tarkoitetaan saumatonta toiminnanohjausjärjestelmää. Kyseisten järjes- telmien avulla voidaan hoitaa lähes kaikki yrityksen toiminnot: ostores- kontra, myyntireskontra, kirjanpito, asiakkuuksienhallinta, tuotehallinta, myynti ja markkinointi, varastonhallinta ja tuotannonohjaus yms. Toiminnanohjausjärjestelmään saadaan siis tarvittaessa sisällytettyä yri- tyksen kaikki liiketoimintaprosessit, oli kyse sitten myynti- tai ostopro- sesseista, markkinoinnin prosesseista, tuotannon suunnittelusta tai tuo- tannonohjauksesta. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kautta yrityksen ei enää tar- vitse pyöritellä epämääräisiä papereita ja useita excel-listoja. Oikein käy- tettynä työntekijän hiljainen tieto pääsee leviämää yrityksen sisällä muil-
  • 46. 45Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät le yrityksen työntekijöille. Kaikki yrityksen liiketoimintaan liittyvä tieto on saatavissa samassa paikassa ja kaikki tietoa tarvitsevat työntekijät saa- vat tiedon samasta järjestelmästä. Saumattomuutensa ansiosta eri osiot, kuten esimerkiksi asiakasrekisteri ja laskutus keskustelevat keskenään jolloin tietoa ei tarvitse kirjata kuin kerran. Kun tietoa tarvitaan uudestaan, sitä vain haetaan järjestelmästä. Kaiken tämän tavoitteena on luoda liiketoiminnan prosesseista virtavii- vaisempia ja tehostaa työntekijöiden työskentelyä. Usein kuitenkin jo sana toiminnanohjausjärjestelmä tuo mielikuvan hy- vin monimutkaisesta ohjelmistosta, jota kukaan ei halua käyttää. Koska toiminnanohjausjärjestelmän on kallis investointi ja tavoitteena on saa- da yrityksen liiketoimintaan tehokkuutta, monimutkaisuus ja vaikeakäyt- töisyys saattavat olla esteenä investoinnin tekemiselle. Järjestelmää han- kittaessa yrityksen tulisikin huomioida omien prosessiensa ja toiminnan- ohjausjärjestelmän yhteensopivuus. Myös ohjelmien räätälöinti yrityksen tarpeisiin on mahdollista, mutta se on yleensä melko kallista. Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä on monipuolinen työka- lu, jonka avulla saadaan tehostettua yrityksen toimintaa. On kuitenkin muistettava, että toiminnanohjausjärjestelmä on vain työkalu ja käyttäjät ovat niitä, jotka luovat järjestelmän käytöllä yritykselle tehokkuuden kaut- ta kilpailuetua. Tästä syystä on tärkeää, että tarvittavat tiedot on syötet- ty järjestelmään oikein ja työntekijät ovat sitoutuneet käyttämään järjes- telmää yrityksessä sovitulla tavalla. 7.2. Asiakkuudenhallintajärjestelmät Jokaisen yrityksen tavoite, on palvella asiakkaitaan mahdollisimman yksi- löllisesti ja tehokkaasti, jotta jo olemassa olevien asiakkaiden asiakassuh- teiden jatkuminen ja kehittyminen varmistuu. Samanaikaisesti jo olemas- sa olevien asiakkaiden palvelemisen rinnalla yritykset pyrkivät hankki- maan tietoa uusista mahdollisista asiakkaista ja heidän tarpeistaan. Tämä tavoite on saavutettavissa vain tehokkaan ja järjestelmällisen tiedonhal- linnan kautta. Asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM = customer relationship manage- met -järjestelmät, myöhemmin vain CRM-järjestelmät) nähdään helpos- ti pelkkinä teknisinä järjestelminä ja yritysten asiakastiedon varastoina, eräänlaisina excelin jatkeina, siinä vaiheessa, kun huomataan, että asiak- kuuksia ja asiakastietoa on kertynyt jo niin paljon, että excel-taulukko ei enää riitä hallinnoimaan toimintaa asiakasrajapinnassa. Oikein käytetty-
  • 47. 46 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset nä asiakkuudenhallinnassa ja siihen liittyvissä järjestelmissä on kuiten- kin kysymys paljon enemmästä. Asiakkuudenhallintaan on tarjolla runsaasti erilaisia ohjelmistoja. Ohjel- mistoja käytetään pääasiassa asiakastietojen tallennukseen ja yrityksen oman toiminnan ohjaamiseen sekä analysointiin ja kehittämiseen. Monet ohjelmistot tarjoavat myös tukea markkinointityöhön ja kampanjoiden ja myynnin toimintojen yhdistämiseen. Ohjelmistoilla hoidetaan tavanomai- sesti esim. seuraavia asioita: • Asiakasrekisterit, yhteystiedot, asiakkaiden segmentointi • Myynnin asiakasyhteydet, myynnin budjetit, myyntiennusteet, tarjouskannan hallinta • Markkinointikampanjoiden suunnittelu ja toteutus • Sähköpostikampanjat ja niiden toteutus • Toimitusten ja projektien hallinta sekä • Tuntikirjaukset Ottaessaan kaiken hyödyn irti CRM-järjestelmien toimintamahdollisuuk- sista, järjestelmään kerääntyy yrityksen näkökulmasta merkityksellistä asiakastietoa eri lähteistä esim. eri osastojen tuottamaa ja käyttämää asia- kastietoa. Järjestelmästä löytyvää tietoa pystytään hyödyntämään joka- päiväisissä asiakaspalvelutehtävissä (tilaukset, toimitukset, maksut ja rek- lamaatiot) tai dataa voidaan jalostaa raportoinnin kannalta merkityksel- lisemmäksi tiedoksi. Toimintojen tasolla järjestelmien avulla pyritään siis • kohdentamaan markkinointia paremmin • tarkentamaan asiakkaiden profilointia ja segmentointia • löytämään lisämyyntimahdollisuuksia • nostamaan kauppojen syntymisen todennäköisyyttä • lisäämään osuutta asiakkaiden hankinnoista (share of wallet) • parantamaan markkinoinnin ja myynnin yhteistyötä • kehittämään asiakaspalvelua • parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja vähentämään asiakaspoistumaa
  • 48. 47Liiketoimintaa ohjaavat järjestelmät Yrityksen näkökulmasta CRM-järjestelmässä oleva tieto mahdollistaa sy- vemmän näkemyksen asiakkaan käyttäytymisestä ja antaa pohjatietoa esim. personoitujen markkinointikampanjoiden pohjaksi. Asiakasymmär- ryksen kautta yritys pystyy yksinkertaistamaan sen asiakasprosesseja ja näin ollen se säästää kustannuksia. CRM-järjestelmä toimii myös strategisena asiakkuuksien johtamisen ja hallinnoinnin välineenä sillä sinne kirjataan asiakkaan yrityksen suun- taan indikoimat tarpeet, asiakasaktiviteetit ja asiakkaan kanssa käyty dialogi sekä asiakastyytyväisyyteen liittyvät kommentit. Tämä tieto toi- mii pohjana asiakasymmärryksen lisäämisessä sekä asiakasuskollisuuden kasvattamisessa. Laajasti käytettynä ja yrityksen strategiaan linkittäen, CRM-ohjelmistot tuottavat yrityksen liiketoimintaan lisäarvoa ja antavat hyvän työkalun toteuttaa asiakaskeskeistä liiketoimintaa. Yhteen summattuna CRM-järjestelmät helpottavat yritystä ymmärtä- mään asiakkaan tarpeita ja räätälöimään tuotteita ja palveluja, jotta yri- tys saavuttaa paremman liiketoiminnallisen tuloksen. 7.3. Palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmät Palkka- ja henkilöstöhallintajärjestelmillä hallinnoidaan nimensä mukai- sesti työntekijöiden palkanmaksuun ja henkilöstöhallintoon liittyviä pro- sesseja. Henkilöstöhallintojärjestelmään voidaan tallentaa kaikki tarvittavat hen- kilöstön perustiedot sekä tiedot erityisosaamisesta. Näiden tietojen avul- la voidaan suunnitella helpommin henkilöstöstrategian toteuttamista ja sitä peilaavaa käytännön toteutusta. Nämä tiedot on integroitavissa myös palkkahallintajärjestelmään. HRM-järjestelmään liittyviä toimintoja voivat olla mm. rekrytointi, henki- lörekisteri ja sen ylläpito, henkilöprofiilit, kehityskeskustelujen dokumen- tointi, matkalaskutus, kulutositteet, työajan kirjaus, työajan leimaus, liu- kumien käsittely työvuorosuunnittelu ja palkanlaskenta. Kun yritys on kasvu-uralla, sen kehitys tarvitsee tuekseen suunnitelmal- lisia palkka- ja henkilöstöhalintoprosesseja. Kokonaisvaltainen HRM-jär- jestelmä mahdollistaa henkilöstöä koskevien tietojen ja prosessien tehok- kaan hallinnan, jolloin yrityksen sisällä erilaiset käytännöt ja hajanaiset tiedot pystytään harmonisoimaan ja keskittämään. Parhaimmillaan HRM-järjestelmä sähköistää, automatisoi ja tehostaa tie- donkeruuta, palkanlaskentaa, henkilöstöhallintoa ja rekrytointia, jolloin tiedonkulku paranee ja saadaan aikaan kustannussäästöjä.
  • 49. 48 Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen – case kantahämäläiset pk-yritykset Yritysjohdon ja esimiesten toimintaa HRM-järjestelmät tukevat hajaute- tulla raportoinnilla ja ajantasaisella tiedolla. Tästä syystä etenkin tieto- jen keräämistä, saatavuutta ja kulkua pyritään helpottamaan näiden jär- jestelmien avulla. 7.4. Projektien hallintajärjestelmät Nykypäivän trendi projektityöskentelyssä on niinsanottujen kevyiden me- netelmien yleistyminen. Projektityöskentelyyn pitäisi myös pystyä osallis- tumaan paikasta ja ajasta riippumattomasti. Projektidokumentteja tuote- taan vähemmän ja tästä vapautuva aika käytetään itse projektitoimintaan. Sähköisiä projektityöskentelyyn soveltuvia palveluja löytyy paljon. Usein nämä palvelut toimivat selain- tai mobiilikäyttöliittymän kautta ja tieto- ja säilytetään keskitetysti palveluntarjoajan palvelimilla, jolloin ajasta ja paikasta riippumaton työskentely mahdollistuu. Projektien hallintajärjestelmät tuovat selkeää hyötyä organisaation toi- mintaan vapauttamalla ajankäyttöä turhasta hallinnoinnista toimintaan. Toiminta tehostuu myös siksi, että projektinhallintaohjelmistot antavat mahdollisuuden monistaa toimivia projektimalleja parhaiksi käytänteiksi. Projektinhallintaohjelmiston tarkoitus on myös tehostaa yritysten päätök- sentekoa. Ohjelmiston avulla päätöksentekoon tarvittava tieto on parem- min käytettävissä ja hallinnoitavissa. Suunnitelmallisen projektinhallin- nan avulla voidaan yritysten yksittäiset projektit linkittää strategiaan ja siitä johdettuihin operatiivisiin suunnitelmiin Projektinhallintaohjelmisto lisää organisaation sisäistä läpinäkyvyyttä, joten luonnollisesti ohjelmisto toimii myös valvonnan työkaluna. Projek- tinhallintaohjelmistolla parannetaan kokonaisuuksien hallintaa ja niiden avulla yritykset näkevät resurssiensa kuormitustilanteen tarkasti ja reaa- liaikaisesti, jolloin yritykset voivat seurata henkilöstön kapasiteetin käyt- töä. Projektipäällikkö hyötyy projektinhallintatyökalun käytöstä siten, että hä- nellä on kaikki tarvittava tieto käytettävissään Nämä ohjelmistot tarjoavat myös erilaisia raportointi- ja analysointityökaluja, joiden avulla projektien seuranta ja havainnollistaminen onnistuvat luontevasti. Tutustumisen arvoisia palveluja ovat esimerkiksi Asana (tiimin työtehtä- vien kätevä hallinta) tai hiukan monipuolisempi TeamworkPM (tehtävien hallinta, tiimin sisäinen viestintä, projektitiedostot yms.).