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![19_2[Google文件]內的試算表如何發佈](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/0792google-1226423683120742-9-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Google試算表與大量信件發送
- 1. 聯合勸募 數 位 應⽤用 輔 導 計 畫 數 位 應⽤用 基礎課程 G oo g le 試 算表整合信件發送 主 辦 單 位 ： 中 華社 會福利聯合勸募協會 執 ⾏行 單 位 ： 社 團法 ⼈人臺灣數位⽂文化協會
- 2. 前言 Google應⽤用服務 課程的⺫⽬目標 Google應⽤用服務(Google APP)為 藉由簡單的介⾯面介紹以及操作，讓 知名搜尋引擎公司Google⾕谷歌所提供 各位了解Google雲端硬碟當中的試算 之免費網路應⽤用程式，提供多種服 表操作，並整合網友開發之Gmail⼤大 務，包括信箱(Gmail)、即時通訊 量信件寄送程式，我們將會運⽤用肯納 (Gtalk)、視訊會議(Hangout)、 的會員資料表作為範例，讓各位實際 Google⾏行事曆等服務。 的練習發送準確的會員電⼦子信件。 本講義的學習⺫⽬目標： 登⼊入Google帳號與雲端硬碟 線上試算表設計會員資料表 多重篩選找出⺫⽬目標會員信箱 Mail MergeHD程式操作 Gmail介⾯面基礎操作 Google服務的優勢 設計批次發送會員電⼦子信 我們選⽤用Google的服務來進⾏行操 作 是 因 為 其 可 擴 充 之 彈 性 ， 運 ⽤用 Google App Script可在既有的服務中 運⽤用程式進⾏行整合，以本講義來說我 們練習運⽤用Google雲端硬碟建構線上 版的(Excel)試算表，再整合具有 Script的試算表與Gmail進⾏行⼤大量發 信。 -1- 容易遇到的問題 1. 信件合併的時候名稱合併失敗 2.沒有設定⽇日後練習⺫⽬目標導致今天 學的都忘光
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- 4. 建立線上「試算表」 雲端硬碟的主畫⾯面介紹 1.「建⽴立」按鈕：建⽴立⽂文件、簡報、試算表、表單、繪圖等等⽂文件 2.「上載」按鈕：上傳現有之Word、Excel、Power point等格式交由Google 代為轉檔成線上⽂文件，但表格，排版可能會有許多誤差。 3. 搜尋列：搜尋功能，Google三本柱（我亂講的，其他兩個我覺得是Gmail 跟Adsense）之⼀一，好好運⽤用，事半功倍，沒在⽤用.....我也不能強迫你⽤用XD 4.「排序依據」按鈕：根據「上次修改時間」來檢視所有與我分享及⾃自⼰己擁 有的⽂文件列表。 5. 「設定」按鈕：調整「顯⽰示密度」到⾃自⼰己喜歡的設定。 6.星號標記：標記常⽤用⽂文件或者當做備忘錄使⽤用。 7.本⼈人擁有：完全掌握⽂文件權限控管。 8.所有項⺫⽬目：亂七⼋八糟的⽂文件。 9.⽂文件集（資料夾）：職務交接時的好幫⼿手，快速修改⼤大量⽂文件權限。 10.與我共⽤用的⽂文件集：不在⾃自⼰己掌控的⽂文件集，但可以檢視或修改⽂文件集內 的所有⽂文件。 -3-
- 5. 建立試算表 線上試算表的主畫⾯面介紹 1. 建⽴立表單：點選「建⽴立」後將會出現所有可 以建⽴立的⽂文件類型。 2. 點選「試算表」：開始建⽴立⼀一份試算表。 1 3.點選「無標題的試算表」更改試算表名稱 2 4. 新增「欄位標題」：A1「諮詢編號」、 B1「學員編號」、C1「姓名」、D1「⾝身分證 字號」、E1「E-mail」...等等。 5.拖曳「凍結條」，設定凍結欄位：有兩條可 以控制橫的或者直的凍結欄位。 5 3 4 -4-
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- 7. 文件共用 1 1.取得⽂文件的⽅方式：⾃自⼰己 建之後分享給同事、要求同 事分享已經完成的⽂文件給你 2 2.在「新增使⽤用者」欄位 內輸⼊入遇共⽤用之⼈人的gmail信 箱 帳 ⼾戶， 對 ⽅方 就 可 以 在 其 Google雲端硬碟內看到此試 算表。 3.今天各位的練習檔案不 會成為正式的會員資料，我 們期待每位同仁都具備上線查閱⽂文件資料的能⼒力與概念。 -6-
- 8. Mail Merge HD信件批次發送程式 2 1.開啟網址http://tinyurl.com/puncarmailmerge 或 http://www.labnol.org/internet/personalized-mail-merge-in-gmail/20981/ 2. 點選「this spreadsheet」 -7-
- 9. 建立「副本」與「授權存取」 1.點 選 上⼀一 ⾴頁 的 This spreadsheet 後，點選「是，建 ⽴立副本」 2.點 選 「 M a i l M e r g e 」 內 的 「Start Mail 1 Merge」 2 3 4 3. 點選「確定」 4. 點選「授與存取權」 -8-
- 10. 在Gmail中建構寄送郵件樣本 1 2 1. 進⼊入Gmail主畫⾯面，點選「撰寫」 2. 在郵件內⽂文或者標題中運⽤用$%First Name% 作為控制碼，將樣本信件準 備好，包含放⼊入附件檔案等 3.「不要」按傳送，就這樣把信件儲存在草稿夾內。 -9-
- 11. 正式使用Start Mail Merge 2 1 1.預設有三欄可以⽤用作取代之⽤用： FirstName、Executive Name以及Meeting Date，為了避免出問題，我不建 議更改這些預設的名稱，就在寫mail的時候使⽤用控制碼$%First Name%、 $%Execute Name%、 $%Meeting Date%撰寫即可在後續的郵件中⾃自動代換。 另外Email Address則需填⼊入收件者的信箱，另外Mail Merge Status則是會顯⽰示 3 寄送狀況。 2.輸⼊入完相關資料也準備 好寄件樣本後，即可按下 Start Mail Merge。 3.在寄送前我們需選擇使 ⽤用的信件樣本，另外可以⾃自 定寄件者姓名，另外最下⾯面 則是勾選是否寄送密件副本 給⾃自⼰己備份。 - 10 -