Elektronikus dokumentum menedzsment

Elektronikus dokumentum menedzsment
(nem csak) létesítménygazdáknak
2016.05.22.

Bemutatkozás
 Kolesár András
 UniOffice Rendszerház Kft
 Alapító, tulajdonos
2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak

Miről beszélünk?
 Üzleti munkakörnyezet
 Vállalatirányítás
 Dokumentumok kezelése
 Feladatok kezelése
 Munkafolyamatok kezelése
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium

Az elefánt és a vak emberek

Dokumentum-
kezelési modellek

Papír alapú dokumentumkezelés

E-mail / file szerver / desktop szoftverek

A DMS rendszerek főbb jellemzői
 Imaging, capturing
 Elektronikus konténer
 Visszakeresés és megosztás
 Üzleti folyamatok automatizálása
 Biztonságos távoli, vagy mobil elérés
 További opciók

Imaging, capturing
 Imaging
– Papír dokumentumok digitalizálása
 Capturing
– File-ok rendszerbe foglalása

Elektronikus konténer használat
 Részben strukturált információ kezelés
– Tartalom
– Metaadatok
 Template-ek
 Kategorizálás
 Dokumentum kapcsolatok

Tárolás, archiválás központosítása

Visszakeresési és megosztási szolgáltatások
 Indexelés
 Teljes szöveges keresés
 Dinamikus hozzáférési modellek
 Értesítők

Üzleti folyamatok automatizálása - workflow

Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment

Biztonságos távoli, vagy mobil elérés

További opcionális szolgáltatások
 Enterprise Content Manager
 Records Management

A DMS szintjei
 Hardver
 Operációs rendszer, hálózat
 DMS alaprendszer (adatbázis,
adatbáziskezelő rendszer, DMS rendszer)
 DMS alkalmazások
 DMS kapcsolatok más rendszerekkel

Általános folyamat elemek
 jóváhagyás
 szignálás
 feladatkezelés
 eseménykezelés
 tájékoztatás/értesítés

Folyamat kezelés technikái
 Programozott munkafolyamat kezelés
(workflow)
 Spontán munkafolyamat kezelés

Dokumentumkezelő alkalmazások
 Ügykövetési rendszer
 Szerződéskezelési rendszer
 Beszerzési rendszer
 Minőségirányítási rendszer
 Műszaki dokumentációs rendszer
 CRM rendszer
 Projekt menedzsment alkalmazás
 Iratkezelő alkalmazások
 Űrlapkezelő alkalmazások
 Bejelentéskezelés

Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
 Szelektív hozzáférés
 Titkosítás
 Hitelesítés
 Verzió kezelés
 Tartalom kezelés
 Csoportmunka támogatás
 Nyomonkövetés (ld. következő dia)

Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
 Nyomonkövetés
– ügyek követése
– ügyfelek követése
– folyamatok nyonkövetése
– dokumentumok megtekintésének ellenőrzése
– események nyonkövetése
– feladatok elvégzésének nyomonkövetése

Miért érdemes DMS-t bevezetni
 1. A papír már régen túlhaladott
 2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan
 3. DMS előnyei
– Időt takarít meg
– Nyereséget termel
– Növeli a hatékonyságot
– Javítja a kommunikációt és az együttműködést
– Lehetővé teszi az automatizációt

Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az
 Élő rendszer, nem múzeum
 Felső vezetés megérti, akarja és aktívan
használja (példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika).
Negatív példa: jogászok, titkárnők
 Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem
alkalmazások használata üzleti folyamatokban:
 A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az
EGYÜTTMŰKÖDÉS
 Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra,
tréningre

Modellek összehasonlítása(1)
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Információmegosztás korlátozott
mértékben
igen
Információ tárolás és
visszakeresés
korlátozott
mértékben
igen

Modellek összehasonlítása (2)
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Folyamat követés nem igen
Munkafolyamat
kezelés,
felelősök,
határidők
kezelése
nem igen

Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Közös
információbázis
nem igen
Vezetői áttekintés,
nyomonkövetés
és ellenőrzés
megoldása
nem igen

Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
A hozzáférési
rendszer árnyalt
és dinamikus
kialakítása
nem igen
Dokumentumok
verziókövetése,
változások
naplózása és
archiválása
nem igen

Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Iktatás, érkeztetés nem igen
Az együttműködés,
a csoportmunka
támogatása
nem igen
Partner illetve
ügyfél kezelés
nem igen

Mit nyerünk? (1)
 Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb
űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás,
feladat, emlékeztető stb.)
 Folyamatkövetést
 Üzleti dokumentumok biztonságos és
visszakereshető tárolását
 Hatékony, sokoldalú visszakeresést

Mit nyerünk? (2)
 Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők
kezelését
 Közös információbázist
 Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és
azellenőrzés megoldását
 Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert

Mit nyerünk? (3)
 Dokumentumok verziókövetését, változások
naplózását és archiválását
 Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és
érkeztetést
 Együttműködést, aktív csoportmunkát
 Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést

Néhány alkalmazási példa
 Országos Vízügyi Főigazgatóság országos
rendszere (4.000 felhasználó)
 Országos Atomenergia Hivatal
 Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft.
 Allianz Biztosító ZRt
 77 Elektronika ZRt

Letöltések
 Prezentáció:
http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_doku
mentum_menedzsment_FM.ppt
 Videó:
https://youtu.be/N7PyBexCTfY
2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak

Elektronikus dokumentum menedzsment

More Related Content

More from Hungarian Facility Management Society

Elektronikus dokumentum menedzsment