e-Invoicing outbound

e-Invoicing & Digital Archiving
Adobe Livecycle Enterprise Suite
Keynectis
PostNL

e-Invoicing | Outbound
Antwerpen 17 maart 2013
Bert Jans
Bert JANS
Solution Consultant e-Invoicing
+32(0)475 20 99 50Consultant e-Invoicing
Solution
+32(0)475 209950
bert.jans@icredit.be
www.icredit.be
bert.jans@icredit.be
www.icredit.be

e-Invoicing & Digital Archiving

iCredit – in het kort
 Mensen, Processen & Technologie voor verbetering van de Order-to-Cash cyclus
 Totaal oplossing van Professionele Services & Software Toepassingen
 Sinds 2006 – kantoren in Kontich (B) en Houten (NL)
 > 50 klanten > 100 afgewerkte interim projecten
 > 20 software implementaties
 Maken deel uit van de Cronos Groep



Cronos – in het kort
 Innovatieve groep gericht op het integreren en leveren van ICT oplossingen
 Sinds 1991 – 100% Belgisch – financieel onafhankelijk
 Marktgerichte aanpak, ICT als middel
 End-to-end diensten / volledige value chain
 > 2500 medewerkers - € 300 mio omzet - 5% winst voor belastingen(2012)
 Partnerships met alle vooraanstaande ICT constructeurs

Enkele Referenties
Professional Leasing Logistics Manufacturing Chemicals
Services

iCredit - e-Invoicing Solution
 Document creatie gebruikmakend van het Adobe Lifecycle platform
 Electronic Document Signing door Keynectis met CDS certificatie
 Beheer/opmaak van templates
 Multi-channel afleveringsmethodes en follow up
 Wettelijk digitaal archief
 Onboarding consultancy & implementatie diensten

Opportunities e-Invoicing/e-Billing
□ Kostprijs handmatige factuur versus elektronische
(€ 60,00 personeelskost/uur incl. overhead, infrastructuur e.a.)

Benefits e-Invoicing/e-Billing

Complexere systemen 56%
PDF system: 47%
No e-Invoicing: 21%

PDF system: 28%
No e-Invoicing: 13%

PDF system: 22%
No e-Invoicing: 9%

Bedrijven die e-Invoicing uitbesteden aan een BSPer
spenderen overall meer tijd en middelen om hun
facturatieproces te optimaliseren en te verbeteren.

Gevolg: gevoelig meer benefits

□ Belgische markt

 Briefwisseling via post daalt jaarlijks met 3%. Deze is vooral voelbaar in
transactionele post – Facturen, herinnneringen,…

 Op 900 milj. facturen – 1% tot 3% via e-Invoicing

 Adoptiegraad 25% jaarlijks

 41% van alle facturen via KMO‟s

 12% worden verzonden van grote naar grote ondernemingen
e-Invoicing via EDI

 Telecom en nutsbedrijven pushen e-Invoicing naar consumer


 Inkomende facturen (inbound)

 Snellere verwerking mits gebruik van XML, UBL 2.0 – ERP onafhankelijk

 Eenvoudige archivering en retrieval

 Secured archiving – constantly updated

 Tijdsbesparing

 Uitgaande facturen (outbound)

 Klantvriendelijk mits gebruik van Secure Signed PDF in combinatie met

XML UBL2,0

 Snelheid levering – snellere betaling

 Track & trace: bewijs ontvangst, herzenden, opvolging,…

 Extra: online betaling, klantenarchief, anderen documenten meesturen,

marketing info toevoegen, …

 Beter debiteurenbeheer

 Milieu

 MUTCH CHEAPER


 Archivering

 Amazon Technologisch marktleider - up-to-date - onafhankelijk

 100% veilig in the cloud – Amazon S3 (simple storage server) or local

 Archivering in Europa (IRL) – volgens Europese richtlijn.

 Ook andere werelddelen als dit vereist is.

 Geen kasten, geen papier, geen infrastructuur, geen ruimte

 Veilig

 Overal consulteerbaar d.m.v. webservices (sender & receiver)

 Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening staat op
gelijke voet met een geschreven handtekening
De elektronische handtekening zorgt voor het omkeerbaar bewijs. Het is aan de fiscus is om
aan te tonen dat de handtekening niet geldig is.

 Iedere andere vorm van Authenticiteit en Integriteit dient aangetoond
te worden door de „sender‟ en/of „receiver‟ van de respectievelijke
factuur. Ook tijdens de periode waarin de documenten dienen
gearchiveerd te worden.
(België: 7+1 jaar voor handels– 15+1 jaar voor investeringsfacturen.)

 Juridisch - Authenticiteit en Integriteit

 Fiscus stelt papieren en elektronische facturen gelijk mits:
 De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud en leesbaarheid
gewaarborgd worden en dit gedurende de hele bewaringstermijn
(7 jaar voor handelsfacturen en 15 jaar bij de aankoop van onroerende goederen).

- Authenticiteit: het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur
- Integriteit: het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake
de facturering geen wijziging heeft ondergaan.

Deze voorwaarden moeten zowel door de leverancier als door de klant kunnen worden aangetoond.
…… het is bij deze bewijslast dat vaak het schoentje knelt….

 Voor een papieren factuur is het vaak voldoende dat men in het bezit is van de originele
factuur.

 Voor een elektronische factuur is dit iets anders.
. - Wat op het scherm staat kan gemanipuleerd worden
. - Een factuur in WORD of in PDF formaat is gemakkelijk aan te passen,


 VOOR 1/1/2013:
 De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud wordt gekenmerkt
door een elektronische versleuteling met een elektronische handtekening of via
EDI

 SINDS 1/1/2013: - three way matching
 Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur enerzijds
en een levering van een goed of een dienst anderzijds aantoont
Hét voorbeeld: three-way-matching.
• de bestelbon
• de leveringsbon of vervoersdocument
• de betaling

OF

 Door een elektronische versleuteling met een elektronische handtekening of via
EDI


 Vanaf 1/1/2013:
 Geen verplichting om met een Billing Service Provider (BSP) te werken
 De belastingplichtige is verantwoordelijk voor het uitreiken, ontvangen,
verwerken en/of bewaren van de geldige factuur.

 Grensoverschrijdende transacties
 Rekening houden met de lokale reglementering.
 Sommige landen eisen een expliciete en uitdrukkelijke toelating van de tegenpartij
om met e-facturatie te kunnen starten.
 Andere landen aanvaarden niet het gebruik van een „derden‟-methode
(onafhankelijk platform)
 Nog andere landen eisen een papieren kopie.

 Archivering
 Is gespecifieerd en verblijft in de digitale sfeer.
 Als document elektronisch verstuurd dan elektronisch archiveren
 Papieren verzending = papieren archivering of een legale omzetting
naar een elektronische versie.

iCredit Solution Architecture
SENDER iCREDIT Post/Print RECEIVER
Type
Invoice Auto Delivery
Additional PUSH . XML
Marketing . TECCOM PUSH
. UBL 2.x
SFTP ERP
Formats
. OB10
. EDI
SFTP
Custom Made . ….
Unpack
UBL 2.x
frequently Link to
OB10 iCmail . PDF
EDI . XML PUSH
csv, txt . UBL 2.x
… Y
. OB10
. EDI
. DocRef genereation . ….
XML(n) N . Transformation Templates
PDF
. Integration
PUSH
. PDF generation

. Digital Signing
. Timestamp PUSH
ERP sync PRINT
EIPP
MS/SQL PUSH
PUSH

Generation PUSH
Management FAX
Business Data
WebPortal
Intelligence Aanmelding

PUSH LOCAL
PRINT
Reporting Data

PULL

WebPortal
Archief
Invoice PULL
AmazonS3
Storage

Additionals

PULL Track & Trace
Metadata
Storage
WebPortal

□ Opmaak en beheer templates facturen

 Lay-out van de facturen wordt vastgelegd in templates en „gehosted‟ bij iCredit
 Flexibiliteit wordt aangeboden door de template(s) “dynamisch” te ontwerpen.
Non-data delen zijn variabel zoals:
• Logo en logo positie
• Kop- en voettekst
• Indeling van de tabellen
• Kleuren
 De template(s) zijn taalafhankelijk. In principe NED, ENG, FRA en DUI
 Lege tabellen worden „gerendered‟
 Marketingboodschappen kunnen toegevoegd worden zodat er
 XML is stuurt alle acties op basis van parameters van de „sender‟

□ Adobe Lifecycle Enterprise Solution

iCredit e-Invoicing Solution

 Best-of-breed, single system
 Flexibility for customization to customer needs
 One-Stop-Shop for the whole process from A to Z
 Full service, turn-key solution
 Professional 24/7 Service & Monitoring Desk

e-Invoicing outbound

More Related Content

What's hot

Similar to e-Invoicing outbound

e-Invoicing outbound