Dokumen ini menjelaskan implementasi e-formasi untuk penyusunan formasi pegawai negeri sipil mulai tahun 2015, yang harus dilakukan secara elektronik oleh semua daerah. Aplikasi ini memerlukan admin lokal untuk mengisi analisa jabatan dan kebutuhan formasi, serta mengikuti prosedur penggunaan aplikasi yang telah ditetapkan. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengharuskan penggunaan aplikasi ini untuk memastikan kebutuhan pegawai terpenuhi secara akurat.

1. e-FORMASI
(Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik)
Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 Tanggal 17 Desember 2014 tentang
Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Badan Kepegawaian Negara
Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan
Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS
Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.
Adapun aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara
Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus
menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi
CPNS 2015 tidak diberikan.
Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang
mempunyai tugas mengisi Analisa Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Fungsional
Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT), untuk jabatan yang memiliki
Eselon, pihak BKD telah menyiapkannya.
Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.
1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat
http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
Tampilan Awal e-Formasi
2. Setelah itu pilih Login Disini seperti gambar di samping.
3. Maka akan muncul menu login seperti gambar

2. Menu Login Aplikasi
4. Masukkan username dan password admin lokal yang telah diberikanoleh BKD.
Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT pada
Satuan Kerja masing-masing.
5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi, dalam
menu utama, kita akan menemukan menu-menu di atas, yaitu Profil, Struktur
Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna.
Menu Utama Aplikasi
6. Pilih menu Struktur Organisasi seperti gambar, maka akan
muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan
(membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang
ingin dilihat bawahannya).
7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus
pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT dan
JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).

3. 8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :
a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Tambah Bawahan Baru.
d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan
dibuat.
e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada
database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi
Birokrasi.
f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka
dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah
Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama
jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan
Bendahara.
g. Daftar Jabatan dapat diunduh pada website menpan
(http://www.menpan.go.id/) atau pada website sementara BKD
(www.xstetsa.web.id).
h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data
tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi
untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan,
kemudian pilih analisa jabatan.
i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi, Kementerian
PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai tersebut
memang dibutuhkan atau tidak.

4. Tampilan Memilih Analisa Jabatan
Tampilan Pengisian Analisa Jabatan
Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional
Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang
ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan
dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi.
Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form
formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun
saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.

5. Berikut tampilan form kebutuhan formasi :
Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada
jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK
pada baris data tersebut, seperti ini
Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,
sehingga data akan berubah seperti ini:
Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil JFU /
JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:

6. JFU Kepala Sub Bagian Tata Usaha
ABK 1
PNS 1
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 1
BUP 2015 0 Kekurangan 2015 0
BUP 2016 0 Kekurangan 2016 0
BUP 2017 1 Kekurangan 2017 1
BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1
BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1
Usul Formasi PNS 0
Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 0
Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :
Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut
akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang
mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan
data sebagai berikut :
JFT Pranata Komputer
ABK 1
PNS 0
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 0
BUP 2015 0 Kekurangan 2015 1
BUP 2016 0 Kekurangan 2016 1
BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1
BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1
BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1
Usul Formasi PNS 1
Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 1
Sehingga data yang terentry adalah seperti ini :