Dossier per a la formació EinesTIC. Centre d'empreses de les Preses i Servei de Noves Tecnologies del Consell Comarca de la Garrotxa

1. Què és l'EinesTIC?

2. Introducció
 L'EinesTIC és un producte per cobrir les necessitats informàtiques
bàsiques en la gestió del negoci d'un autònom o una petita empresa.
 Està pensat per ser una base comuna sobre la qual construir o integrar
altres solucions particulars d'un negoci
3

3. Arquitectura
 L'EinesTIC és un conglomerat d'aplicacions basades en el software
lliure i unides mitjançant un tauler de control
Aplicació de gestió Base de dades
Terminal Punt de Venda
Generador de
documents
Tauler de control
Generador de formularis
d'Hisenda
Impressora
PDF
Navegador Retoc Correu
web fotogràfic electrònic
4

4. Funcionalitats
Creació de documents
Aplicació de gestió
Generador de
documents
Tauler de control
 Crear una carta, fax o informe
 Enviar una carta o fax a un contacte
 Enviar un correu a un contacte Impressora
PDF
Correu
electrònic
5

5. Funcionalitats
Gestió del negoci (I)
Aplicació de gestió
Generador de
documents
Tauler de control
 Gestió de productes
 Creació de pressuposts, comandes i albarans
 Creació de factures i despeses Impressora
PDF
6

6. Funcionalitats
Gestió del negoci (II)
Aplicació de gestió
Terminal Punt de Venda
Tauler de control
Generador de formularis
d'Hisenda
 Venda per TPV
 Impressió de models d'Hisenda Impressora
PDF
7

7. Funcionalitats
Eines adicionals
 Navegació per Internet
 Retoc d'imatges i fotografies
 Consulta del correu electrònic
Tauler de control
Navegador Retoc Correu
web fotogràfic electrònic
8

8. Funcionalitats
Altres funcionalitats
 Realització de còpies de seguretat de les dades
 Restauració de dades antigues
 Personalització amb les dades del negoci
Tauler de control
9

9. Abast i limitacions
 És un producte orientat a microempreses
– Treballadors autònoms
– Petites empreses (1-4 treballadors)
– Botigues
 Es desaconsella el seu ús per un entorn multiusuari
 És una gestió bàsica del negoci que no pretén substituir a sistemes
especialitzats
10

10. Com puc instal·lar l'EinesTIC?

11. Instal·lació. Consideracions generals
 Existeixen uns requeriments mínims identificats
 Especialment en sistemes Linux, la versio de la distribució és
especialment important:
– Ubuntu 8.04
– Debian 4
– OpenSUSE 11
– Linkat 2.0
– Fedora 9
 És bàsic llegir el manual d'usuari i seguir les instruccions al peu de la
lletra.
12

12. Instal·lació. Entorn Windows
Els passos inicials a seguir en un entorn Windows són els següents:
 Comprovar l'espai en disc
 Comprovar que les aplicacions instal·lades al sistema siguin
incompatibles amb l'EinesTIC (port 3307)
 Comprovar que el compte de l'usuari conectat té permisos
d'administrador i pot instal·lar programari.
 Desactivar el control de compte de l'usuari (Windows Vista)
 Obrir el port 3307 al tallafocs de Windows (si el tallafocs està activat)
 Seguir el procés d'instal·lació descrit al manual d'usuari
13

13. Instal·lació. Entorn Windows
El procés d'instal·lació en un entorn Windows té els següents passos:
 Inici de l'instal·lador
– Com s'inicia l'instal·lador?
 Acceptació de la llicència
– Per què una acceptació de llicència?
 Destí de la instal·lació
– Quin és el millor directori per instal·lar l'EinesTIC?
 Procés d'instal·lació de fitxers
– Quan pot trigar?
– Què passa si es produeix un problema?
 Fi de la instal·lació
– Com puc iniciar l'EinesTIC?
14

14. Instal·lació. Localització de les dades
El procés d'instal·lació instal·la els fitxers en dues localitzacions diferents:
 Programari
– Tauler de control
– Open Office
– Thunderbird Espai de sistema
– Firefox
– Gimp
– PDF Creator
– Aplicació de gestió i TPV
 Dades de l'usuari
– Dades de configuració de l'aplicació
– Dades de contactes, productes i facturació Espai d'usuari
– Plantilles de documents
15

15. Desinstal·lació. Entorn Windows
Els passos inicials per desinstal·lar l'EinesTIC són els següents:
 Reinicieu l'ordinador
 Inicieu el desinstal·lador
 Premeu Endavant
 Confirmeu que voleu desinstal·lar l'EinesTIC
La instal·lació esborra les dades de sistema, però NO les dades d'usuari:
 Dades de configuració de l'aplicació
 Dades de contactes, productes i facturació
 Plantilles de documents
 Documents creats per l'usuari
16

16. Instal·lació de l'EinesTIC a altres entorns
Per a instal·lar correctament l'EinesTIC a altres entorns (GNU/Linux o
MacOS X) es recomana seguir rigurosament el procés d'instal·lació
descrit al manual d'usuari
En entorns Linux, cal tenir en compte que:
 La instal·lació de les utilitats de l'EinesTIC (Open Office, Gimp,
Thunderbird, Firefox) es realitza mitjançant dependències i, per tant, no
es desinstal·len automàticament
En entorns Mac, cal tenir en compte que:
 L'EinesTIC serà una aplicació únicament i el procés de desinstal·lació
desinstal·larà totes les utilitats relacionades amb l'EinesTIC
17

17. Com puc treballar amb l'EinesTIC?

18. Iniciar l'EinesTIC
Si durant la instal·lació tot ha anat correctament, podeu iniciar l'EinesTIC
a partir del menú Inicia:
19

19. El tauler de control
El tauler de control és el punt d'entrada a l'aplicació. Conté:
 Un primer nivell de menú situat al costat lateral esquerra
 Un segon nivell de menú a l'àrea de la dreta
 Un àrea d'accés ràpid a la part superior
20

20. El tauler de control
En primer lloc cal configurar el tauler de control. Si és la primera vegada
que s'inicia l'aplicació, apareix la finestra de configuració directament:
Cal que indiqueu les següents
dades:
 Dades del negoci
 Grup de plantilles
21

21. Aplicació de gestió
L'aplicació de gestió és l'aplicació Abanq amb unes modificacions per
adaptar-la a l'EinesTIC. L'opció escollida al tauler de control portarà
directament a la funcionalitat de l'aplicació corresponent a aquella
acció.
És possible accedir a l'aplicació de tres formes diferents:
 Per qualsevol de les opcions del menú Contactes
 Per la majoria de les opcions del menú Facturació
 Mitjançant la icona de Gestió de la barra d'accés directe
22

22. Aplicació de gestió. Configuració
Tot i que algunes dades ja venen configurades per defecte a la
instal·lació, és necessari que us assegureu que les següents dades
estan correctament configurades:
 Divises
 Formes de pagament
 Magatzems
 Sèries de facturació
 Tipus d'IVA
23

23. Aplicació de gestió. Aspectes generals
La interfície d'Abanq és molt coherent en totes les funcionalitats:
 Llistat d'items (pressupostos, albarans, comandes, factures, clients...)
Crea un nou ítem
Modifica l'ítem seleccionat
Esborra l'ítem seleccionat
Consulta l'ítem seleccionat
Duplica l'ítem seleccionat
Imprimeix l'ítem seleccionat
24

24. Aplicació de gestió. Aspectes generals
 Formularis de creació, consulta o modificació de dades
Desa els canvis i crea un nou item
Desa els canvis i tanca el formulari
Tanca el formulari sense desar
Escriure una carta al contacte
Escriure un fax al contacte
Enviar un mail al contacte
25

25. Aplicació de gestió. Contactes
Particularitats de la gestió de contactes
 Per clients i proveïdors, les dades de Contacte principal són les que
apareixeran als documents impresos
26

26. Aplicació de gestió. Contactes
Particularitats de la gestió de contactes
 Cal que el contacte tingui almenys una adreça per tal que les dades de
la plantilla s'omplin correctament
 Assigneu una sèrie de facturació al contacte
27

27. Aplicació de gestió. Vendes
El circuit de vendes proposat a l'aplicació de gestió és el següent:
 Ofertes (pressupostos)
 Comandes
 Albarans
 Factures
Existeixen dues maneres de crear els documents:
 Manual. Podem crear en qualsevol moment qualsevol document.
Només creem aquells documents que interessin al nostre negoci sense
restriccions.
 Automàtica. Genera un document a partir de l'anterior. Existeixen dues
possibilitats de circuit:
– Oferta, comanda, albarà i factura
– Oferta, comanda i factura
28

28. Aplicació de gestió. Vendes
A l'àrea de vendes de l'aplicació de gestió podeu accedir-hi mitjançant el
menú Facturació del tauler de control:
29

29. Aplicació de gestió. Vendes
Creació manual d'un pressupost, comanda, albarà o factura:
30

30. Aplicació de gestió. Vendes
Cicle automàtic de facturació:
31

31. Aplicació de gestió. Vendes
Particularitats:
 Casos especials de factura (automàtiques, TPV, abonaments)
 Despeses (factura de proveïdor)
32

32. Aplicació de gestió. Productes
 Els productes es gestionen de la mateixa forma que els contactes
 Si useu el TPV, els productes definits a l'aplicació de gestió també es
trobaran en el TPV
 Es pot mantenir un estoc del producte
 És convenient configurar correctament l'IVA de cada producte
33

33. Aplicació de gestió. TPV
Particularitats del TPV:
 Es crearà automàticament una base de dades
 Sincronitza automàticament els productes
 Actualitza les factures conforme a les vendes realitzades
34

34. Aplicació de gestió. TPV
Perfils d'usuari al TPV:
Pot realitzar qualsevol opció. Recomanat per
configurar el TPV
Pot realitzar totes les tasques excepte configurar el
TPV
Pot realitzar vendes i moviments de caixa
Pot realitzar vendes
35

35. Aplicació de gestió. TPV
Àrea de treball:
36

36. Aplicació de gestió. TPV
Casos d'ús:
 Realitzar una venda
 Dividir un pagament
 Realitzar una venda paral·lela
 Tornar a una venda anterior
 Eliminar una venda
 Consultar una venda anterior
 Realitzar moviments de caixa
 Tancar caixa
 Obtenir un informe de tancament
 Configurar
– Usuaris
– Taules i plantes
37

37. Generació de documents
Existeixen dues formes de generar documents:
 Amb dades del contacte:
– Carta o fax dirigida a un contacte en particular
– Pressupost, comanda, albarà o factura
 Sense dades del contacte
38

38. Generació de documents
Per personalitzar les plantilles de documents:
 Seleccioneu el joc de plantilles desitjat a la configuració del tauler de
control
– L'annex del manual d'usuari conté una mostra dels dissenys de les
plantilles
 Canvieu en les plantilles del joc seleccionat la imatge o logotip
– Obriu amb Open Office la plantilla
(<espai_usuari>/einestic/plantilles/<numero_del_joc_de_plantilles>)
– Esborreu el logotip anterior
– Insereix  Imatge...  Des d'un fitxer...
– Seleccioneu el fitxer
– Modifiqueu la mida de la imatge
• Botó dret
• Gràfics...  Pestanya Tipus (alçada i amplada)
39

39. Generació de formularis d'Hisenda
Els formularis d'Hisenda que pot generar l'aplicació són els següents:
 Formularis trimestrals:
– 300 (Declaració trimestral d'IVA)
– 110 (Resum trimestral d'IRPF per societats)
– 115 (Resum trimestral d'IRPF per arrendaments)
 Formularis anuals:
– 180 (Resum anual d'IRPF per arrendaments)
– 190 (Resum anual d'IRPF per professionals)
– 347 (Operacions anuals amb tercers)
– 390 (Resum anual d'IVA)
40

40. Generació de formularis d'Hisenda
Formularis trimestrals
41

41. Generació de formularis d'Hisenda
Formularis anuals
42

42. Generació de formularis d'Hisenda
Consideracions sobre els formularis
 És molt important haver configurat correctament les sèries de facturació
per a cada client i proveïdor
 És molt important tenir ben configurat l'IVA
 Les dades que s'omplen automàticament al formulari es calculen a
partir de les dades de facturació de l'aplicació de gestió
 Les dades proposades poden no ser correctes i CAL REVISAR-LES!
43

43. Utilitats
El menú Utilitats recull:
 L'aplicació de retoc fotogràfic (Gimp)
 El navegador d'Internet (Firefox)
 El client de correu electrònic (Thunderbird)
 Les còpies de seguretat
 La configuració del tauler
44

44. Utilitats. Còpies de seguretat
L'opció de còpies de seguretat permet:
 Realitzar còpies de seguretat
 Restaurar còpies antigues
45

45. Utilitats. Còpies de seguretat
Consideracions sobre les còpies de seguretat:
 El lloc on es guarden les còpies és configurable
 És recomanable que el lloc on es guardin les còpies sigui un disc dur
extern o un altre ordinador
 Es recomana desar els documents generats a algun dels directoris dels
que es fa còpia (així la còpia de seguretat també copiarà els documents
generats: factures, cartes a contactes...)
 Només recórrer a la recuperació de dades en cas de màxima
necessitat.
46

46. I si tinc algun problema?

47. El portal de l'EinesTIC
El portal de l'EinesTIC és el lloc on:
 Es publicaran les notícies relacionades
 Es mostraran les novetats del producte
 S'avisarà de les actualitzacions de versió
 S'actualitzarà el manual d'usuari
 S'obriran fòrums de discussió
 Es mantindrà actualitzada una llista de preguntes freqüents
El portal de l'EinesTIC hauria de ser el primer recurs per a la resolució de
qualsevol tipus de dubte o problema amb l'eina
48

48. El portal de l'EinesTIC
http://einestic.pimestic.cat
49

49. El portal de l'EinesTIC
Preguntes freqüents:
50

50. El portal de l'EinesTIC
El fòrum pot tenir un accés com a convidat o com a usuari registrat
51

51. El portal de l'EinesTIC
Per registrar-vos al fòrum cal omplir un formulari, validar-lo i fer login
52

52. El portal de l'EinesTIC
Un usuari registrat pot realitzar aportacions al fòrum
53

53. Preguntes
?
54