Simple værktøjer til at bruge 150 timer om året mindre på e-mails.

1. 28. JUNI 2012
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS
EMIL HORNUNG-NISSEN
PROJEKTØKONOM
Præsentati
on

2. AARHUS
UNIVERSITET
INDLEDNING
› Dette slideshow viderebringer det gode budskab fra
e-bogen, ”Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit
liv” (kan googles).
› Slideshowet kan læses i sig selv, men det største
udbytte fås hvis e-bogen læses først.
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 2

3. AARHUS
UNIVERSITET
SÅDAN BRUGER DU 150 TIMER MINDRE
PR. ÅR PÅ MAILS
Perspektiv:
› Frigør mere end 3 timers arbejdstid om ugen
› Meget mindre stress
› Større arbejdsglæde
› Besparelse for din virksomhed: 7,8 pct. af lønbudget
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 3

4. AARHUS
UNIVERSITET
15O TIMER ER ET KONSERVATIVT BUD
Potentiel besparelse op til 30 gange højere.
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 4

5. AARHUS
UNIVERSITET
4 SIMPLE TRIN
1. Tjek kun mail 2 gange om dagen
2. Håndter din indbakke
3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret
4. Få lavet en mailpolitik
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 5

6. AARHUS
UNIVERSITET
2 GANGE OM DAGEN
Problem:
› Hver gang du tjekker mail forsvinder 1-5 min.
› Læse, besvare og vende tilbage til opgave
› De fleste tjekker mail hvert 5. minut
› Koncentrationen ryger ved pop-up og «pling»
› Der kan gå 30 min. inden man er på samme koncentrationsniveau
› Tjekke mail som det første
› Slave af andres forespørgsler og opgaver
› Kommer ikke igang med det væsentlige
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 6

7. AARHUS
UNIVERSITET
2 GANGE OM DAGEN
Løsning:
› Tjek kun 2 gange
› Mindre pendulering. Mindre tidsspilde.
› Mere kontrol over din arbejdsdag. Mindre stress.
› Fjern notifikationer ved ny mail
› Filer – Indstillinger – Post – Modtagelse af meddelelse, og fjern alle flueben
› (Afbryd forbindelsen: Send/modtag – Arbejd offline)
(Stadig skeptisk? Læs s. 9 i «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv»)
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 7

8. AARHUS
UNIVERSITET
4 SIMPLE TRIN
1. Tjek kun mail 2 gange om dagen
2. Håndter din indbakke
3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret
4. Få lavet en mailpolitik
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 8

9. AARHUS
UNIVERSITET
HÅNDTER DIN INDBAKKE
A) Proces og systematik
1. Delete
› Slet mailen
2. Delegate
› Videresend mailen
3. Defer
› Læg til side (evt. i mappe)
4. Do it
› Besvar med det samme (max 2 minutter)
› Efter lidt træning tager det sekunder at behandle hver mail.
B) Besvarelse i afgrænset tidsrum
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 9

10. AARHUS
UNIVERSITET
HÅNDTER DIN INDBAKKE
Yderligere 3 råd
1. Eliminer forstyrrelser (nyhedsbreve, ...)
2. Send. Færre. Mails.
› (og modtag færre mails)
3. RING!
› Mail er uegnet til mange typer af informationer
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 10

11. AARHUS
UNIVERSITET
4 SIMPLE TRIN
1. Tjek kun mail 2 gange om dagen
2. Håndter din indbakke
3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret
4. Få lavet en mailpolitik
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 11

12. AARHUS
UNIVERSITET
Læst - og besvaret
For at få et (brugbart) svar på en mail, skal den:
› Indbyde til at læse
› NO-GO: «betonmur af tegn» (dette slide er et eksempel herpå)
› Luft og afsnit
› Punktopstillinger, indryk og underoverskrifter
› Indholde et klart budskab og en klar handlingsanvisning
› Type: T.o. / Spørgsmål / udbeder sig handling?
› Kom til sagen (smartphone-format: max to linjer)
› Handlingsanvisning skal skille sig ud, visuelt
› Strategisk placering: mails læses ofte i "F-mønster"
› Indbyde til at besvare
› Begræns antallet af spørgsmål
› Sproglige markeringer af hvordan besked skal forstås
› Benyt samme høflighedsmekanismer som vi bruger ansigt-til-ansigt («150 timer...», s. 18)
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 12

13. AARHUS
UNIVERSITET
Læst - og besvaret
Den mest effektive mail er den der ikke bliver sendt
› Vurder hver gang: er det strengt nødvendigt at sende?
› «Til...» og «Cc...» - hold på et minimum
Husk også
› «Den gode email» (oplæg af Ulla Krag, fællesmøde d. 14/6)
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 13

14. AARHUS
UNIVERSITET
4 SIMPLE TRIN
1. Tjek kun mail 2 gange om dagen
2. Håndter din indbakke
3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret
4. Få lavet en mailpolitik
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 14

15. AARHUS
UNIVERSITET
Mailpolitik
Forslag
› Kl. 10 og kl. 14 tjekker vi mail
› Undgå: «Har du ikke fået min mail?» og «Jeg har lige sendt dig en mail»
› Kulturændring – men nødvendig for at frigøre sig fra sin indbakke.
› Vi vil «Skrive mails der bliver læst – og besvaret» (jf. punkt
3)
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 15

16. AARHUS
UNIVERSITET
FAQ
› Hvor finder jeg belæg for de fremsatte påstande?
› E-bogen, «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv» - spækket med
videnskabelige kilder.
› Vil jeg være tilgængelig nok hvis jeg kun tjekker 2 gange
om dagen?
› JA: Du går jo også til møder eller frokost, hvor afsenderen må vente på
svar. Går verden under af det?
› Jeg har 2000 ulæste mails; hvordan får jeg hurtigt en tom
indbakke?
› Flyt dem til en mappe. Vend tilbage når du har brug for dem.
BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012
EMIL HORNUNG-NISSEN 16