1. BAB V
ANALISA DAN PERANCANGAN
1.1. ANALISA PERMASALAHAN
GDLN Indonesia khususnya GDLN Universitas Riau adalah tempat pusat
pembelajaran bagi rakyat indonesia untuk meningkatkan pengetahuan melalui
sharing knowledge and experience dengan yang lain. Dalam menjalankan
kegiatannya, GDLN Universitas Riau didukung dengan fasilitas jaringan internet,
sehingga diharapkan dapat mendukung seluruh kegiatan tersebut.
Kebutuhan adanya email server jelas sekali terasa di GDLN Universitas
Riau ini, dapat dilihat dari aktifitas para karyawan yang setiap harinya memiliki
kesibukan dalam proses pengiriman file dokumen seperti laporan tertentu yang
sangat dibutuhkan cepat pelaporannya. Dan dalam pelaksanaan peran dan
tugasnya tersebut ditemukan beberapa masalah sebagai berikut:
1. Proses penyampaian informasi yang masih dilakukan secara face to
face atau melalui papan informasi menimbulkan permasalahan seperti
keterlambatan dan keakuratan informasi yang diterima oleh masing-
masing karyawan
2. Proses pengiriman beberapa file berukuran kecil yang diperlukan cepat
menjadi lambat karena jarak masing-masing ruangan serta tingkat
kesibukan karyawan yang tinggi.
3. Untuk membangun sebuah email server dibutuhkan harga yang mahal.
Pada Microsoft Windows 2003 Server terdapat sebuah metoda agar sebuah
email server dapat berjalan dengan baik yaitu dengan menggabungkan dari
aplikasi Active directory dan Microsoft Exchange. Active Directory merupakan
sebuah sarana untuk menampung semua account user sedangkan Microsoft
Exchange adalah engine yang bertugas menjalankan email server dan juga sebagai
interface email berbasis web (webmail). Oleh karena menimbang dari harga
pembelian software tersebut yang mahal, maka diambil solusi yaitu menggunakan
sebuah engine email server yang tidak kalah saingnya dengan Microsoft
V-1

2. V-2
Exchange yaitu Zimbra. Software ini berlisensi gratis dan aman untuk dipakai
untuk pembuatan email server.
Berikut ini merupakan tahap-tahap yang dilakukan dalam merancang
pembangunan sistem email server ini. Dapat dilihat pada gambar 5.1 blok
diagram.
Analisa dan perancangan
Pengumpulan Material
Instalasi Sistem
Konfigurasi Sistem
Uji Coba Sistem
Dokumentasi
Gambar 5.1 Blok Diagram pembangunan sistem email server
Prinsip kerja Blok diagram pembangunan sistem mail server di atas di
mulai dengan analisa dan perancangan sistem yaitu dalam tahapan ini dibuat
desain yang paling cocok dan mudah sehingga tidak akan mengalami
kesulitan yang berarti. Kemudian setelah perancangan, dilakukan pengumpulan
materi yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk membantu terselesaikannya
desain yang telah dibuat. Setelah itu dilakukan instalasi sistem sekaligus
konfigurasi sistem. Kemudian bisa dilakukan pengujian terhadap sistem dan
mendokumentasikannya.
1.2. ANALISA KEBUTUHAN
Kebutuhan menjelaskan rincian yang dikerjakan dalam sistem, dan
merupakan langkah pertama untuk menghasilkan solusi. Aktifitas kebutuhan juga

3. V-3
disebut analisa kebutuhan, definisi kebutuhan, kebutuhan sistem, spesifikasi
umum, spesifikasi fungsi dan analisa.
5.2.1. Fitur
Pada pembangunan sistem mail server ini fitur-fitur yang dibutuhkan
adalah:
1. Mailbox dan Search
Mailbox adalah fitur standard yang disediakan zimbra yang berisi seperti:
Inbox, Draft, dan bisa membuat label sendiri sesuai yang diinginkan.
Search adalah fitur pencarian email.
2. Shared Calender
Shared Calender adalah fitur kalender untuk penjadwalan kegiatan
staf/karyawan yang bisa diakses bersama.
3. Shared Document
Shared Document adalah fitur dokumen yang bisa diakses bersama.
4. Instant messaging
Instant messaging adalah fitur chating dengan sesama user yang online.
5.2.2. User / Pengguna
User adalah pengguna yang berhubungan langung dengan sistem, dalam
hal ini email server. Pengguna email server yang akan dibangun antara lain
sebagai berikut:
1. Administrator.
Administrator adalah pengguna yang bertugas mengelola sistem, seperti
maintenance, back up/restore data dan mengelola account user.
2. Pimpinan GDLN.
Pimpinan GDLN adalah pengguna yang memiliki hak dalam mengelola
fitur shared calender, Shared Document.
3. Staf/Karyawan GDLN.
Staf/Karyawan GDLN adalah pengguna yang diberi fasilitas email dan hak
untuk mengakes fitur shared calender dan shared document.

4. V-4
1.3. DESAIN SISTEM
Desain pembuatan mail server ini ditunjukkan dalam bentuk diagram blok
yang merupakan garis besar rangkaian tersebut. Diagram blok rangkaian tersebut
ditunjukkan pada gambar 5.1. Metode pembangunan sistem mail server ini
diantaranya yaitu analisis dan perancangan sistem mail server, pengumpulan
material, instalasi sistem, konfigurasi sistem, uji coba dan dokumentasi.
Dalam perancangan sistem, ada beberapa tahapan yang dilakukan, yaitu:
1) Desain sistem mail server
Desain mail server yang akan dibangun adalah sebuah sistem mail server
dengan biaya yang sedikit tapi tetap berkualitas dan handal dalam menangani
traffic pengiriman dan penerimaan email dalam suatu jaringan komputer dengan
menggunakan software Zimbra.
2) Pemilihan Sistem Operasi
Pembangunan mail server memanfaatkan sistem operasi Ubuntu 8.04 LTS
karena Ubuntu 8.04 LTS mudah didapatkan dan selain itu sistem operasi ini
mendukung untuk pemakaian Zimbra mail trnasfer agent.
3) Pemilihan MTA
Mamakai MTA (Mail Transfer Agent) Zimbra untuk melakukan
menejemen pengiriman dan penerimaan email seperti layaknya sebuah kantor pos
pada sistem pengiriman surat konvensional. Zimbra terkenal handal dalam
melakukan fungsi-fungsi server dibandingkan dengan MTA pesaingnya yang
sudah ada sebelumnya seperti Sendmail dan Qmail.
4) Pemilihan MUA
Semua mail akan disimpan di server, sehingga apabila user ingin
mengambil dan membaca maupun menejemen email untuknya, ia dapat
melakukannya dimanapun dan kapanpun user mau, selama masih terhubung
dengan server.
Dalam pembangunan mail server ini ada beberapa kebutuhan minimum
yang harus dipersiapkan, yaitu:
Kebutuhan alat:
a. Satu Unit Komputer dengan spesifikasi minimum:

5. V-5
Processor intel/AMD 32-bit CPU 1.5 GHz
RAM 1 GB
Harddisk 80 GB
VGA on board
Kebutuhan Software:
a. Sistem Operasi Ubuntu 8.04 LTS
b. BIND untuk mengimplementasikan DNS.
c. Zimbra sebagai MTA.
Koneksi:
Berikut ini adalah topologi jaringan yang menghubungkan mail server
Gambar 5.2. Topologi Jaringan.