Presentatie voor de gehele UvA van 27 oktober 2008 over de mogelijkheden van Pontifex voor portal oplossingen.

1. Programma Pontifex Context Intake Organisatie Demonstratie Admission Organisatie Demonstratie Pontifex Architectuur Voor- en nadelen Alternatieven Nabespreking

2. Know your Hippo…

3. Informatie asymmetrie Nijlpaarden Nederlandse toeristen genieten in Zimbabwe – 5 feb 2003 – 13:00 uur

4. Informatie asymmetrie Nijlpaarden Nederlandse toeristen ontsnappen aan levensgevaarlijk nijlpaard – 5 feb 2003 – 13:01 uur Very

5. Informatie asymmetrie

6. Theo knows the Hippo Niet zo, Maar zo! Zambezi BoozCruise

7. Informatie asymmetrie Kansen Risico’s Geestes- wetenschappen Collega’s binnen en buiten de UvA Bachelor Kansen Risico’s Kansen Risico’s Bestanden E-mails Telefoon Controles …Stress Voorlichting Brieven E-mail … Herhaling Studielink

8. Uw activiteiten om externe asymmetrie te verlagen Voorlichtingen op locatie Open dagen Meeloopdagen Alumni-netwerk Websites / brochures Brieven na aanmelding / Formulieren / Heel veel e-mail … Intake & admission  Pontifex Intake & Pontifex Masterapplication

9. Uw activiteiten om interne asymmetrie te verlagen Bestandsuitwisselingen / Interfaces E-mail / Telefoon Overleg Formulieren … Intake & admission  Pontifex Intake & Pontifex Masterapplication

10. Pontifex Intake

11. Informatie asymmetrie Kansen Risico’s Geestes- wetenschappen Collega’s binnen en buiten de UvA Bachelor Kansen Risico’s Kansen Risico’s Pontifex Intake Pontifex Intake Studielink

12. Doelstellingen “ Wegen voor talent” – Ministerie OC&W - dec 2007 Ambitie: verhoging kwaliteit (topopleiding) Selectie op excellentie Ambitie: verhoging rendement Selectie op motivatie Afstemming student en studie Zelfselectie door studenten is niet voldoende

13. Matching Matching student  opleiding Diploma’s leiden tot een optie op een opleiding Persoonlijke voorkeur leidt tot een keuze Matching opleiding  student Sluit de student aan bij de opleiding? Kan de opleiding in een vroeg stadium de excellente student vinden en verdere matching stimuleren?

14. Matchingsmomenten Bij toelating (voor de poort) Examen / Colloquium doctum Numerus fixus / decentrale selectie  Op basis van ingangseisen Tijdens en na het eerste jaar (na de poort) Tutoraat Negatief bindend studieadvies Differentiatie binnen het onderwijs Op basis van het volgen van de student Intakeprocessen

15. Selectie aan de poort Bij toelating (voor de poort) Examen / Colloquium doctum Numerus fixus Decentrale selectie  Op basis van ingangseisen Vooropleiding Bachelor Prop Bachelor

16. Selectie na de poort Tijdens en na het eerste jaar (na de poort) Tutoraat Negatief bindend studieadvies Differentiatie binnen het onderwijs (bijv. Werkgroepdifferentiatie, honoursprogramma’s) Op basis van studieresultaten van de student Vooropleiding Bachelor Prop Bachelor

17. Matching na de poort wordt aan de poort Intakeprocedure Herhaling voorlichting over inhoud, vorm en intensiteit van de opleiding Motivatie vooraf meten Informatie die niet kan worden afgeleid uit de standaard aanmeldprocedures zoals Studielink Op basis van het zelfbeeld van de student Vooropleiding Bachelor Prop Bachelor

18. Mogelijke doelen Intake Inhoudelijk Motivatie meten en beoordelen Zelf-assessment Informatievoorziening aan de student Basisgegevens ten behoeve van tutoraat Administratief Voorkeuren meten voor onderwijsindeling Mogelijkheden voor speciale faciliteiten (ivm topsport, dyslexie, 2 studies) Contactgegevens (gedurende de pre-student fase)

19. Pontifex Intake In gebruik sinds 2005 Doelgroepen: propedeusestudenten, minor studenten, schakelstudenten en masterstudenten Bij UvA (FGw, FNWI, FdR) en AHK voor intake Formulieren generator Ook ingezet voor andere doelgroepen en werkprocedures: Bureau Internationale Studenten (uitwisselingsstudenten) en Contractonderwijs BURN AFTER READING

20. Pontifex Intake - Kengetallen Meetdatum 16-10-2008 7.714 5.127 2008-2009 2.317 2007-2008 270 2006-2007 Intakes/Surveys

21. Bijzonderheden Aanmelding Layout aanpasbaar aan faculteit / instelling Formulieren kunnen zelf worden aangemaakt Vragen kunnen hergebruikt worden Vragen zijn instelbaar en contextgevoelig Beheer Automatische beoordeling Persoonlijke beoordeling door een coördinator Brieven Gelegenheid om gegevens te exporteren naar Excel  ISIS

22. Organisatie intakeprocedure (1) Voorbereiding Stel iemand verantwoordelijk Benoem doelen & doelgroepen Doelen bepalen in relatie tot onderwijsbeleid Doelgroepen vaststellen Vragen per doelgroep opstellen Communicatie per type student opstellen (brieven/e-mail) Stel een planning op Reken van achteren naar voren Houd rekening met de zomerperiode Stem tijdig af met overige instanties – communicatie, inschrijvingsbesluit, etc. Wat te doen met (te) late aanmeldingen?

23. Organisatie intakeprocedure (2) Uitvoering Informeer de student Stel een algemene informatiepagina op binnen de website van de eigen onderwijsinstelling Beoordeel de antwoorden Informeer de student over de uitslag Voer eventueel gesprekken Stel een afrondend document samen Speciale behandeling van studenten die niet of te laat hebben deelgenomen

24. Stap 1 - Persoonsgegevens

25. Stap 2 - Vooropleiding

26. Stap 3 – Opleidingen en tijdsbesteding

27. Stap 4 - Voorlichting

28. Stap 5 - Motivatie

29. Stap 6 - Controle

30. Stap 7 - Bevestiging

31. Bevestiging per e-mail

32. Inloggen

33. Zoeken

34. Details

35. Beoordeling

36. Inhoudelijke knelpunten Wat zijn goede vragen? Wat zijn de beste indicatoren? Welk effect heeft het studiekeuzegesprek? Tijdsinvestering Studenten zijn niet verplicht deel te nemen aan de intake Studenten melden zich zeer laat aan (1 dag voor start academisch jaar)  Aanvraag SURF Tender Studiekeuzegesprekken

37. Pontifex Masterapplication

38. Informatie asymmetrie Kansen Risico’s Geestes- wetenschappen Collega’s binnen en buiten de UvA Kansen Risico’s Kansen Risico’s Pontifex Admission Pontifex Admission Studielink Master

39. Uitgangspunten Eenmalige invoer van informatie door de inhoudelijk eigenaar Beslisregels leiden tot op maat service Tracking & tracing Informatiedeling met de student èn collega’s Versnelt de procedure en biedt een hoger serviceniveau Maakt de UvA aantrekkelijker Master Master

40. Admissions Office FGw Online inschrijfformulier Student meldt zich aan Krijgt inschrijfpagina op maat Master Master

41. Voordelen (voor studenten) Informatie op maat Snellere doorlooptijden Minder fouten bij invoer (problemen met leesbaarheid van formulieren) Minder vragen per telefoon/brieven/faxen Alternatieve route voor informatievoorziening (naast post) Master Master

42. Voordelen (voor medewerkers) Dezelfde voordelen als voor de student + Koppeling met Back-Office voorkomt dubbel werk Tijd- en kostenbesparing Tevredener studenten

43. Masterapplication - Kengetallen Meetdatum 16-10-2008 1.205 2005-2006 4.548 102 2008-2009 1.705 2007-2008 1.536 2006-2007 Admissions

44. Nederlandse masterstudenten

53. Buitenlandse masterstudenten

63. Graduate School UvA Persoonlijk servicepagina Kan op persoonlijke servicepagina status van de aanvraag volgen Kan corresponderen via deze pagina Na aanname blijft dit het medium voor aanvullende praktische informatie Master Master

64. Nederlandse masterstudenten

76. Buitenlandse masterstudenten

81. Collega’s: Mastercoördinatoren

83. Pontifex Architectuur

84. Historie Bruggenbouwer: verbinding tussen informatiesystemen (23) Oorspronkelijke eigenaren van data beheren data (invoer en mutatie) Toegepast waar de grootste winst in efficiency en effectiviteit te behalen is of vanuit de behoefte in de reorganisatie

85. SIS-UvA v1.8 inschrijven

86. Functies (1) - Inschrijven Intake (FGw, FNWI, FdR, AHK) Propedeusestudenten Minorstudenten Overige formulieren (bijv. OR, studentvragen aan balie, etc.) Admission (FGw) Uitwisselstudenten Buitenlandse masterstudenten Masterstudenten Contractanten

87. Functies (2) – Onderwijs & BIV Uitvoeren onderwijs Cijfer- & Cursusadministratie Selfservice docenten Tekenhistorie / Cijferhistorie Controle op juiste inschrijving van de student Presentielijsten Blackboard koppeling Examencommissie Aanvraag vrijstellingen Tekenen voor docenten (bij ziekte of afwezigheid) Managementinformatie Voorspelling rendementen Controle op Admissions daadwerkelijke inschrijving in ISIS I&D, Masterinschrijvingen ipv Bachelorinschrijvingen

88. Kengetallen 880 gebruikers Meetdatum 16-10-2008 133.941 4.548 7.714 17 102 5.127 2008-2009 47.613 1.705 2.317 2007-2008 45.804 1.536 270 2006-2007 40.507 1.205 2005-2006 Studieresultaten Admissions Intakes/Surveys

89. Projectopzet Beheer IC (server en Oracle databases) Methodiek VMC-model Objectgeorienteerd Development / staging / productie Geautomatiseerde testscripts Testpool van keyusers Aansluiting bij UvA architectuur UvA huisstijl FGw ontwikkeling Ontwikkelteam (Eric van der Steen 0,8 FTE, Theo Bakker) Sommige delen extern ontwikkeld Ellipsis

90. Architectuur Beheer IC Oracle 10g database ontwikkeling staging live XML / XSLT Java SSL + LDAP

91. Voor- & nadelen Voordelen Bewezen voordelen in de werkpraktijk Meertaligheid Sluit aan bij UvA architectuur Potentie voor een portal Nadelen Klein ontwikkelteam Geen corebusiness van de FGw Beperkte CRM functionaliteiten Niet UvA-breed Smalle gebruikersbasis Overlapt op onderdelen mogelijk met CS functionaliteit

92. Mogelijke alternatieven Intake Niet bekend Admission ARAS (?) Embark OLAAS

93. Toekomstperspectief UvA brede portal: Doorgroei met functionaliteiten van ARAS, Embark, OLAAS, … Koppeling aan brokers Geen portal ?

94. Nabespreking