第3次憲簽
- 1. 提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商第 3 次會議紀錄
1、 開會時間:101 年 6 月 21 日(星期四)上午 10 時 00 分
2、 開會地點:永華市政中心二樓會議室
3、 主持人: 李主任秘書國榮
4、 出席人員:如后附簽到單
5、 主席致詞:(略)
6、 主辦單位報告:(詳如會場書面資料)
7、 討論議題:
議題一、如何提昇本局及公共工程處公文線上簽核比例。
說明:
(1) 第 1 次會議決議:近期目標(101 年 4 月底)提升至 30%,長
期目標(101 年底)則訂為 60%以上。
(2) 6 月 15 日線上簽核比例統計資料局平均 45%,工程處平均
51%。
決議:
有關線上簽核比例,請本局使用管理科與建築管理科配合加
(1)
速辦理。
(2) 另請本局秘書室將建築管理科曾科長鵬光之意見納入參酌辦
理,即請將前端作業做好,將人民申請案件書面掃描轉成電
子收文以利後續電子公文處理。
議題二、 本局公文簽核速度局處中評比排名落後,如何改進提升至中
間階段。
說明:
(一)目前公文逾期件數在資訊系統內明顯少很多,如果不含展期資
料,大部分顯示資料是到期或當日逾期案件。
(二)公文時效每月平均日數 1 月 2.46 日、 月 2.40 日、 月 3.09 日、
2 3 4
月 2.41 日、5 月 2.31 日。(正確資料以研考會為準)
決議:
(1) 由數據顯示,這幾個月來的公文處理時效(平均日數)有進
步,但幅度不大,尚有再進步之空間,所以相信 6 月份,本
局的評比成績應該會更好,期許本局 6 月份之公文處理時效
參數能降至 2.31 日以下,上開事項,請各科室配合辦理,另
請會計室、使用管理科、建築管理科以及政風室再加強。
議題三、 年 5 月 29 日府秘文字第 1010437276 號書函,請依
101 「電子
1
- 2. 公文節能減紙推動方案」加強提升電子交換比率於 101 年度
達到 82%目標。
說明:
(一)行政院為推動節能減碳,來文請機關加強提升電子公文交換比
率。
(二)工務局依據統計資料顯示電子公文交換目前:局 431 件/1065 件
約 40.46%、處 447 件/943 件約 47.40%。(6 月 18 日)
決議:本議題請本局秘書室研擬提升方案,以增進電子公文交換比
率,並請簽請局長核示或於局務會議報告。
八、臨時動議:
(一)秘書室提議:
單位收文後發覺非屬本單位承辦之公文,須辦理改分以致
公文簽辦延誤事宜,提請討論。
說明:
(一)因最近有一公文文號 1010471454 號案件,經局總收文後分文給
公共工程處,公共工程處總收文分文給業務科,業務科事隔 5
天即將逾期,發覺非本單位承辦公文,才移出給總收文分文,
造成最後承辦單位逾期或到期不合理的情況,提請討論改進。
決議:
(一)公文來文無法確認辨識所屬承辦科室時,請總收文或登記桌點
選公文系統,進入查看公文內容再行分文,尚無法確認承辦單
位則請上簽主任秘書核定。
(二)收文後非本單位應辦之公文請於收文 6 小時內提出分文需求,並
於簽內敘明原因並附承辦科室確認之資料,以避免公文延宕而
發生互推情形。
(三)未能於期限內或市政府規定期限內提出公文改分之需求,應敘
明理由,否則該收文單位必須自行辦理,不得請求改分以免造
成延宕。
(四)各科室登記桌應隨時上公文系統查看公文辦理情形,如發覺公
文異常、 延遲辦理或有疑問,請與承辦人查詢確認或向科室主管
反應,以減少人為疏失。
九、主席指示事項:
(1) 人民申請案件書面掃描轉成電子收文,請業務科盡可能克服
申請書圖等附件的問題,前開事項請秘書室再盡力配合辦理。
(2) 請本局(處)各科、室務必配合辦理,採用線上簽核系統及發電
子公文,減少紙張的使用,以達到節能減碳的目標,爾後連
2
- 3. 同局務會議一樣不要列印相關紙本,減少紙張的浪費。
(3) 有關科(室)會議之召開,請各單位切實落實,並於開會時
加強政風廉潔宣導。
(4) 有關公文書撰寫之相關細節,業於前兩次會議中說明過,惟
仍有多個科室未加遵守,例如:有公文附件時,請記得於公
文附件欄位將附件的全名填入,不要用 「如主旨 」
、
「如說明」 、
「如文」等,以及使用標準行距等等,請各科室務必參閱前次
會議紀錄再加強配合。
(5) 採購案件若達 500 萬元以上,必須敬會財政處、 主計處,現在
依「市府第 30 次各局處協調會議紀錄」改為 300 萬元採購金額,
請各科室配合辦理。
(6) 簽呈呈核上層時,其擬辦部分,不應再寫「是否妥適?請核
示」,此現象以公共工程處發生最多,請改進。
(7) 局內各科室的意見應儘量先整合綜簽後,方可上陳市府,前
開事項以養護工程二科問題最多,請張正工國淵回去轉告科
長知悉。
(8) 本局開會通知單,爾後請以線上簽核方式發文通知,另請主
辦單位於會議前提醒各相關科室開會時間,亦可以 email 方
式轉告各開會單位,請切實落實。
(9) 有關工程預算書圖或材料試驗送審書件附件,仍請相關科室
盡量配合線上簽核,公共工程處的部分,如有其他困難,請
自行協調辦理。
(10) 有關前次會議議題一、議題二的部分,公文線上簽核比例以
及公文處理時效(天數),爾後每月的成績若仍無法大幅提
升,最少亦應維持目前標準,倘若嚴重退步將報請局長追究
相關責任。前開事項,亦請秘書室查明本局之成績有無因為
展期的問題而有所影響,如果有影響,則請改以專案列管方
式辦理。
(11) 有關本局的檔案點收編卷事宜,經再次開會研擬後決議並經
簽核,本局七萬多件尚未掃描之公文檔案,改以委外發包的
方式進行掃描,請秘書室儘快辦理並且儘速進行簽約事宜,
並依秘書室石主任所言,從簽約起 4 個月內完成所有掃描。
另外使用管理科的編卷部分,亦請吳科長配合辦理。檔案管
理則請秘書室賡續執行。
(12) 開會的目的是要集思廣益,倘若各科室主管無法出席應指派
代理人來參加,請各科室與會同仁回去轉告主管並配合辦理。
(13) 有關本局 4 個科之新聞稿研擬,請各科室於每週一抽空與主
任秘書討論,以期提升新聞稿的吸引力與上報率。
3
- 4. (14) 有關局務會議資料,如上次未報告之單位的資料,則本次無
須再列印,僅需列印局長、副局長、李主任秘書、鄒副總工程
司、處長及王主任秘書等人即可。並請秘書室於局務會議召開
前一日,將議程及相關資料先送主任秘書過濾。前開事項,
請秘書室要再加強。
(15) 工務局網站資料,請工程企劃科再加強,提升特色。
(16) 公文須簽稿並陳時,應簽在上,稿在下,並於公文第 1 頁註
明簽稿並陳,請各科室主管特別注意,以避免長官漏蓋章而
延誤公文時效之情形發生。
(17) 近日市府將辦理環境整潔評比,除須秘書室的努力執行外,
最重要更需要各單位的戮力配合。
(18) 針對節能省電與省水部份,仍請秘書室努力推動,並且切實
落實。
十、散會:上午 12 時 20 分
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