Dokumen ini membahas tentang pentingnya sistem administrasi yang baik dalam organisasi, khususnya bagi dewan ambalan. Administrasi mencakup surat menyurat, kearsipan, penyusunan laporan, dan penyajian data yang mendukung komunikasi serta pengambilan keputusan. Berbagai jenis buku administrasi perlu disiapkan untuk menjaga keteraturan dan efisiensi pengelolaan organisasi.

1. ADMINISTRASI
GUGUS DEPAN

2. PENGANTAR
Salah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secara
terorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yang
dijalankan.
Namun, seringkali hal yang berhubungan dengan
administrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan sering
diremehkan. Padahal sistem administrasi yang baik akan
sangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuah
organisasi ingin maju. Lebih-lebih bagi Dewan Ambalan
yang setiap tahun berganti kepengurusan.
Secara khusus, administrasi menjadi tanggung jawab
kerani (sekretaris) dewan ambalan. Karena banyaknya
tugas keadministrasian, sebaiknya kerani membentuk
bidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian.

3. PENGERTIAN ADMINISTRASI
administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu
yang berhubungan dengan proses tulis menulis /
ketatausahaan.
Menurut KBBI, Administrasi adalah usaha dan
kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi.

4. KEGUNAAN ADMINISTRASI
Administrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk:
1) Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu
periode.
2) Mengetahui perkembangan dewan ambalan.
3) Mengetahui perkembangan anggota ambalan, seperti
keaktifan atau pencapaian SKU.
4) Data/arsip sejarah ambalan sebagai bahan masukan
pembuatan program kerja ke depan.

5. AKTIFITAS ADMINISTRASI
DI GUGUS DEPAN
1. Surat menyurat
2. Kearsipan
3. Penyusunan Laporan
4. Penyajian Data Satuan/Gugus Depan

6. 1. Surat Menyurat
Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang
disampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta/berita.
Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat,
bentuk surat dapat dipilih sesuai kebiasaan atau
kebutuhan satuan.
Bagian-bagian dalam bagan surat :
a. Kepala Surat/heading
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran
e. Perihal
f. Alamat dalam, kepada yang dituju
g. Salam pembuka
h. Isi Surat
i. Salam Penutup
j. Nama Jabatan, Penanggung jawab surat
k. Tembusan
l. Initial.

7. 2. Kearsipan
Adalah proses pengaturan dan penyimpanan surat-
surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akan
dapat diketemukan dengan cepat dan tepat.
Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam
suatu file atau filing kabinet yang disusun secara
teratur.
Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara
lain :
1. Sistim Abjad
2. Sistim Subyek
3. Sisitim Geografis
4. Sistim Nomor
5. Sistim Kronologis

8. 3. Penyusunan Laporan
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban
tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam
hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan
keputusan selanjutnya.
Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering
dipergunakan :
1. Pendahuluan
a. Menyangkut latar belakang
b. Masalah pokok laporan
c. Sistimatika pelaporan
2. Dasar hukum
3. Maksud dan Tujuan kegiatan
4. Waktu dan tempat pelaksanaan
kegiatan
5. Sistim penyelengaraan
6. Faktor Pendukung dan
Permasalahan yang
dihadapi
7. Kesimpulan
8. Saran
9. Lampiran/sumber
bahan.

9. 4. Penyajian Administrasi
dan Data Satuan/Gugus Depan
Administrasi dan data di gugus depan sangat
bermanfaat bagi seorang pembina maupun anggota,
yaitu :
1. Mempermudah dalam tata kerja maupun
mengambil keputusan.
2. Sebagai gambaran/visualisasi gugus depan.
3. Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding.
4. Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan
sesuai yang direncanakan.
5. Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang
dimiliki anggota Pramuka.
6. Sebagai alat mencapai tujuan Gerakan Pramuka

10. JENIS BUKU ADMINISTRASI
DALAM GUGUS DEPAN
Buku pegangan pengurus
Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh
pengurus dewan ambalan/ racana, khususnya yang
menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara
dan ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tata
laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas,
time shcedule program kerja dan petunjuk pengelolaan
kesekretariatan.
Buku induk anggota
Berisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/
data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU
(syarat kecakapan umum) atau SKG (syarat kecakapan
pramuka garuda), dll.

11. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN
Buku catatan harian/log book
Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebih
baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku
ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun
besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan.
Buku risalah rapat/pertemuan/Notula
Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh
pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikuti
oleh seluruh anggota ambalan. Meskipun ada banyak
bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu.
Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi
Untuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar.
Buku ekspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskan
pengurusnya untuk mengirim surat keluar.

12. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN
Buku inventaris dan peminjaman barang
Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal
setiap bulan dan hasilnya dicatat dalam buku ini.
Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memo
khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang
(misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian
inventaris).
Buku catatan keuangan
Catatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara)
dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat
pengurus harian.
Buku tamu
Untuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggota
ambalan/racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya
memasukkan surat edaran, meminjam alat, study banding

13. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN
Selain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk atau
keluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban
kegiatan. Organisasi yang memperhatikan administrasinya
dengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan berjalan
dengan baik juga.

14.  PENDAHULUAN
 LATAR BELAKANG
 DASAR KEGIATAN
 SASARAN KEGIATAN
 WAKTU DAN JENIS KEGIATAN
 WAKTU
 JENIS KEGIATAN
Proposal kegiatan
• Merupakan alat guna mengefektifkan dan mengefisienkan
Kegiatan Kepramukaan berupa proses penyusunan
perencanaan yang digunakan secara berkelanjutan.
• Bentuk proposal disusun berdasarkan sistematika sebagai
berikut :
 TEMA KEGIATAN
 PESERTA KEGIATAN
 PANITIA KEGIATAN
 SUSUNAN ACARA
 ANGGARAN KEGIATAN
 PENUTUP
 LAMPIRAN
ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN
KEGIATAN DAN PELAPORAN

15. ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN
KEGIATAN DAN PELAPORAN
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
DASAR KEGIATAN
SASARAN KEGIATAN
 PELAKSANAAN
JENIS KEGIATAN
WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
PESERTA KEGIATAN
SISTEM PENYELENGARAAN
Pelaporan Kegiatan
• Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban
tertulis yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal
mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan
selanjutnya.
• Pelaporan kegiatan rutin mengacu pada sistematika
sebagai berikut :
HASIL / OUTPUT KEGIATAN
FAKTOR PENDUKUNG DAN
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
 KESIMPULAN
SARAN
LAMPIRAN

16. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Program Kerja Tahunan
NO NAMA KEGIATAN
BULAN
KET.
6 7 8 9 10 11
1. Penyusunan Program Kerja
2. Penerimaan Tamu Ambalan
3. Dst.
Program Latihan Mingguan
Program Latihan Mingguan
Gudep : .....................................
No Waktu Kegiatan Sasaran Pencapaian Alat Petugas Acara
Selingan
Ket
SKU SKK
................, ....................
Dewan Ambalan
( ......................... )
Mengetahui
Pembina Gudep
( ......................... )

17. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Buku Induk Anggota
Buku presensi (kehadiran)
N
O
NTA
NAMA
ANGGOTA
AGAMA
TMP, TGL
LAHIR
ALAMAT
NAMA
ORTU/
WALI
PEKER-
JAAN
Dilantik
Tanggal
Mendapat TKK
Tanggal
R
a
m
u
R
a
k
i
t
T
e
r
a
p
1 2 3 4 5
Buku Kehadiran
Regu : .....................................
Hari / Tanggal : .....................................
NO NAMA JABATAN DALAM REGU HADIR S I A PARAF
1.
2.

18. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula
Notulen Rapat Pengurus Dewan Ambalan
Hari / Tanggal : .....................................
Waktu : .....................................
Tempat : .....................................
Yang Hadir : .....................................
Acara : 1. .................................
2. .................................
3. dst.
NO PERMASALAHAN PEMECAHAN KETERANGAN
1.
2.
3.
4.

19. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Buku Inventaris
Buku Catatan Harian/Log Book
NO TANGGAL CATATAN KETERANGAN
1.
2.
NO BARANG KLASIFIKASI JUMLAH
KEADAAN
SUMBER KET
B RR RB
1.
2.
Buku Tamu
No
Hari/
Tanggal,Wak
tu
Nama/ Alamat Jabatan
Maksud/
Tujuan
Kesan
dan
Pesan
Tanda
Tangan

20. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Buku catatan keuangan
Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gugus Depan
Bulan : ..................................
Tanggal Uraian No. Bukti
Penerimaan
(Rp)
Pengeluaran
(Rp)
Keterangan
..............., ...........................
Pembina Gugus Depan
( ................................ )

21. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA
Buku ekspedisi
Buku arsip surat masuk dan keluar
NO NO. SURAT
TANGGAL
SURAT
PERIHAL TUJUAN PARAF KET
1.
2.
NO NO. SURAT
TANGGAL
SURAT
PERIHAL/
ISI RINGKAS
TUJUAN /
DARI
KET
1.
2.